Base de datos

Administración de la
producción
Sesión 10: Gestor de Base de Datos
(Access)
Contextualización
Microsoft Access es un sistema de gestión de
bases de datos, creado para uso personal y de
pequeñas organizaciones, que posee buenas
herramientas para la solución en el manejo de
volúmenes de datos, su organización, tratamiento
y presentación.
Podemos crear listas distintas para atender las
necesidades de cada persona y mediante
Microsoft Access, instaurar relaciones entre éstas,
obteniendo información precisa con los datos de
las listas.
.
Introducción
¿Sabes qué es una base de datos?
Una base de datos no es más que un conjunto de
información recopilada, organizada sistemáticamente
con la finalidad de atender necesidades de un grupo
de usarlos, este conjunto se almacena en un
ordenador por registros, Microsoft Access permite
agregar una gran cantidad de texto, modificar datos
existentes, eliminar información, etc.
En esta sesión los alumnos Identificarán los
elementos más importantes de la estructura y
funcionamiento de Access, describirán el uso de las
aplicaciones disponibles.
Componentes de la interfaz de Microsoft
Access
¿En qué consisten los gráficos e imágenes?
Entre las principales funciones de Access se
encuentran: crear tablas de datos indexadas,
modificar tablas de datos, relaciones entre
tablas
(creación de bases
de datos
relacionales), creación de consultas y vistas,
consultas referencias cruzadas y las consultas
de acción (INSERT, DELETE, UPDATE),
formularios, informes.
La interfaz de Access es similar, en cuanto a
estructura y contenido, a las demás aplicaciones
estudiadas en este curso.
Conceptos básicos
Base de datos. Conjunto de datos organizados para un uso determinado; al conjunto
de programas que permiten gestionarlos se le denomina Sistema Gestor de Bases de
Datos. Access almacena y trata la información, utilizando el modelo de gestión de
bases de datos relacional.
Tabla. Forma de organización de elementos en una base de datos relacional. Las
tablas almacenan información sobre un tema (nombres de alumnos, calificaciones,
etcétera) y se relacionan de forma que, a partir de los datos de la tabla de alumnos,
podamos obtener información sobre las calificaciones de éstos. Una tabla es un objeto
que se define y se utiliza para almacenar los datos
Conceptos básicos
Campos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el
código del alumno, su nombre, dirección y otros. Al conjunto de campos para un mismo
objeto de la tabla se le denomina registro o fila.
Registro. Los campos de un alumno forman un registro, los datos de otro, forman otro
registro y así sucesivamente.
Consulta. Objeto que proporciona una visión de los datos almacenados en las tablas ya
creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, entre
otras funciones; pero, en principio, se utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.
Conceptos básicos
Formulario. Objeto de Access que sirve para introducir, visualizar y modificar los datos
de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios aunque los más comunes tienen
forma de pestañas de datos para la introducción, por ejemplo, de los diferentes
alumnos de la tabla Alumnos.
Informe. Objeto de Access que permite dar formato, calcular, imprimir y resumir los
datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentarlos de forma
impresa.
¿Cómo crear una base de datos?
Access 2010 se iniciará, por su configuración original, solicitando que se
abra una base de datos en blanco o que se seleccione una plantilla. Sin
embargo, en cualquier momento se puede seleccionar la ficha Archivo, el
menú Nuevo y seleccionar, ya sea la base de datos en blanco o una
plantilla.
Para crear una nueva base de datos debemos:
• Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.
• Elegir entre una en blanco o una plantilla
• Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar.
No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.
• Para cambiar la ubicación establecida por su configuración original (la
carpeta Mis documentos), se debe hacer clic en la pequeña carpeta que
hay junto a la caja de texto
• Posteriormente se deberá pulsar el botón Crear para instituir la base de
datos. Automáticamente se creará la nueva base de datos a la que
Access asignará la extensión .ACCDB
• Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar
a rellenar sus datos.
¿Para qué sirven las tablas?
En cualquier caso, se debe elegir la ventana Abrir para seleccionar
la carpeta donde se encuentra la Base de datos y hacer doble clic
sobre la misma, para que se abra.
Operaciones básicas
Crear una tabla de datos: Para crear una tabla de datos se debe
hacer clic en la ficha Crear.
La clave principal: Antes de guardar la tabla es necesario asignar
una clave principal. Ésta proporciona un valor único para cada fila de
la tabla y sirve de identificador de registros, de forma que con ella se
pueda saber, sin ningún tipo de duda, el registro al que identifica. No
podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener
una compuesta por más de un campo.
Campos: Cada campo de una tabla dispone de una serie de
características que proporcionan un control adicional sobre la forma
de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista
Diseño cuando tenemos un campo seleccionado.
Concepto de relaciones
Una base de datos relacional es una colección de datos interrelacionados
compartida que permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de
una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos y se ahorra
memoria y espacio en el disco.
Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que
contenga el mismo valor en las dos tablas. Dicho campo será clave principal en una
de ellas. Se relacionan de dos a dos; una de ellas será la principal (de la que parte
relación) y la otra será la secundaria (destino de la relación).
Las consultas
Una consulta es un objeto de la base de datos que
permite recuperar datos de una tabla, modificarlos e
incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
De selección. Son aquellas que extraen o muestran
datos de una tabla que cumplen los criterios
especificados. Una consulta de selección genera una
tabla lógica (se llama así porque no está físicamente en
el disco duro, sino en la memoria del ordenador y cada
vez que se abre se vuelve a calcular).
De acción. Aquellas que realizan cambios a los registros.
Existen varios tipos de consultas de acción: de
eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas.
Conclusión
En esta semana identificaste y describiste las diferentes
aplicaciones de Microsoft Access. Se describió su
naturaleza, en donde éste es un sistema de gestión de
bases de datos, creado para uso personal y de
pequeñas organizaciones, que posee buenas
herramientas para la solución en el manejo de
volúmenes de datos, su organización, tratamiento y
presentación.
Para aprender más
¿Sabes cómo asignar una clave principal a un
campo?
Para asignar una clave principal a un campo se deben seguir los siguientes pasos:
• Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
• En la ficha Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave
principal del grupo Herramientas.
•
•
•
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave que indica que es
la clave principal de la tabla.
Si se quiere que el sistema se encargue automáticamente de generar los
valores del campo, que es clave principal, se puede utilizar el tipo de datos
Autonumeración.
Si se desea definir una clave principal compuesta, es decir, que esté
basada en varios campos, se deberán seleccionar los campos, pulsando
simultáneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar.
Para aprender más
¿Sabes cómo asignar una clave principal a un
campo?
Para aprender más
Una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón:
Importante: Es necesario recordar que un campo o combinación de éstos que
forman la clave principal de una tabla no pueden contener valores nulos,
además de que no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el
campo/s clave principal.
Cuando se intente insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos
reglas, el sistema no permitirá crear la nueva fila y devolverá un mensaje de
error.
Referencias
Microsoft Corporation (2011). Microsoft Office 2010. Consultado en noviembre
2011 en: http://www.aulaclic.es/access-2010/index.htm