Manual de Procedimientos Para el Control de Mobiliario Equipo de

HAruffiMNA$
Bancsffiaeional
Fl3blirs$
$,H.fi.
de Sbrasy Servteilar
MANUALDE PROCEDIMIENTOS
PARAEL CONTROL
Y
DE MOBILIARIO
EQUIPOENOFICINAS
Y
CENTRALES
DELEGACION
ES ESTATALES
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPR191400028
Q7t1AO7
Versldn04
(2007\
@DerechosReservados
BancoNacional
de Obrasy Servicios
Prjblicos,
S.N.C.
Direcci6nde Administraci6n
Gerenciade ServiciosGenerales
Subgerencia
de Activose inventarios
Av.JavierBarrosSierraNo 515,Col.Lomasde SantaFe
M6xico,
D.F.,C.P.01219,TeL52-70-12-00
La reproducci6n
total o parcialde este documentopodr6 efectuarsemediantela autorizaci6n
expresade la Direcci6n
y ddndoleel cr6ditocorrespondiente.
de Administraci6n
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR191400028
avl'NO7
Versi6nM
BANqBRAS CONTROLDEMOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
Ban@iladonal d. Obrsy 'eruidos ldbli.s S.N.C,
ESTATALES
CENTRALES
Y DELEGACIONES
HOJA DE AUTORIZACION
Elabo16
Guti6rrez
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPR19140001B
. Jorge CarreraPrieto
rectorde RecursosHumanosy
Pdgina1 de 13
o7l1a2N7
VersidnO4
BANqBRAS CONTROLDEMOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
lans Nrdoml de O6rd y s!rui.tor ptjbli(6 S.N.C,
ESTATALES
CENTRALES
Y DELEGACIONES
DECONTROL
SECCION
DECAMBIOS
02
Pigina (s)
Modificada (s)
02
03
03
07y10
03
0 8 , 0 9 y 1a11 3
03
03
15y16
Revisi6n
04
Todas
14
1
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPR191400018
Descripci6ndelCambio
Se modific6el domicilioactual a Javier Barros Sierra No. 515,
Primer Piso, Colonia Lomas de Santa Fe, Delegaci6nAlvaro
Obreo6n.C.P.01219.M6xico.D.F.:Tel. 52-70-12-00.
Se modific6C6diqode ldentificaci6n.
Los dos Diagramasde Flujo se integraronen uno solo (P6gina
7).
Fecha de
Emisi6n
01/06/03
05/1012005
05/'t0/2005
LasdosDescripciones
se inlegraron
en unasola
de Actividades
(Pdqinas
8 a 10).
05110/2ao5
Se aumentaun eventoen el Diaoramade Fluio.
05/10/2005
05/10/2005
DelPunto4, se eliminanloseventosde Acopio,portratarsede
un procedimiento
de Bienes.
distintoa la Cartade Liberaci6n
Reqistrode Firmas
P6gina2 de 13
07/12107
07t1?J2007
Versi6nM
BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
8.ne
Nacio@l dle Obre y ServKos Pdbticos S.N.(,
CENTRALES
Y DELEGACIONES
ESTATALES
CONTENIDO
Nf mero
Tema
P6qina
1
Objetivo
4
2
Alcance
4
3
Referencias
4
4
Politicas
4
5
Responsabilidades
5
6
Definiciones
6
7
M6todode Trabajo
7
7.1
Diagramasde Flujo
7
7.2
Descripcion
de Actividades
I
8.
Registros
19
9.
Anexos
19
DIRECCION
DEADMINISTFACION
MPRl9140001
B
Pdgina3 de 13
wlrzlffi7
Versi6nM
BANqBRAS CONTROLDEMOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
8an(o Nrdonal do Obis y teruidor rubli(s S.N.(,
CENTRALES
Y DELEGACIONES
ESTATALES
1. OBJETIVO
Mantenerel control y registrode los bienes mueblesde la institucionpara su mejor
aprovechamiento
en lasactividades
cotidianas
e institucionales.
2.
ALCANCE
Aplicaa todaslas actividades
desdela adquisici6n
hastala asignaci6n
de los bienesmuebles
a las diferentes
6reasdel Banco.
3.
4.
REFERENCIAS
3.1
Gu[aparala Elaboracion
de Manuales
de Procedimientos
GUI10110001120101A.
3.2
ManualdeProcedimientos
parala Elaboraci6n
PGC19000001B.
de Documentos
3.3
Norma ISO-9001:2000
(NMX-CC-9001-IMNC-2000),
requisito7, Realizaci6ndel
Servicio.
3.4
Manualde la Calidadde la Direcci6nde Administraci6n,
secci6n7, Realizaci6n
del
Servicio.
3.5
Ley Generalde BienesNacionales,
Normasparael Registro,Afectaci6n,Disposici6n
FinalyBajade BienesMuebles
de Banobras,
S.N.C.
POLIT|CAS
Este Manualde procedimientos
es obligatoriopara la realizaci6nde la actividadaqui
descrita.
Es facultaddel 6reaoperativadetectarla necesidadde modificaresteManualcadavez
que se requiera,de acuerdo con el Manual de Procedimientos
de Control de
Documentos
(PGC1
90000021
10101B).
Verificaque el personalasignadoen el 6rea,conserveen buenestadoel mobiliarioy
equipoquetienea su cargo.
Movimientos
y consultasde mobiliario
y equipodeberdnser solicitadas,
a la Gerenciade
ServiciosGenerales,
porel encargado
exclusivamente
del 6rea.
Solicitasus requerimientos
y equipomedianteoficio,a la Gerenciade
de mobiliario
ServiciosGenerales,
por el titulardel 6rea,indicando
autorizada
en la mismaa qui6nse
le asignard
y/oequipo.
el mobiliario
Transferir
y equipoentreunidades
mobiliario
de la Inslituci6n,
se deberacomunicar
a la
Subgerencia
de Activose inventarios,
mediante
oficiofirmadoporeltitulardel6rea.
Verificaque los empleadosque causenbajade su area,le entreguenal titulardelArea
el mobiliarioy/o equipoque tienenasignado,en buenascondiciones
y de conformidad
con los registrosqueaparecenen los resguardos
correspondientes.
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPRI9140001B
Pdgina4 de 13
07t1u2@7
Versi6n04
Y EOUIPOEN OFICINAS
CONTROLDE MOBILIARIO
BANNNBRAS
Ban@ llacifial
.
d6 Obd!
y t.rykio!
Ptbli(4
s.il.C.
ESTATALES
Y DELEGACIONES
CENTRALES
de
recibiry analizarsolicitudes
Es facultadde la Subgerencia
de Activose inventarios
y equipode las dreas;si los bienesexistenen el Almac6naulorizaen su caso
mobiliario
su asignacion
dandocumplimiento
a lo siguiente:
.
tantoen al
y equipoque se recibede los proveedores,
Supervisaque el mobiliario
Almac6ncomo en las Areas, cumplacon las especificaciones
t6cnicasy de
cantidadrequeridas.
o
Asignary colocaroportunamente
la placa con el nilmero de inventarioque
y registrarsu
y equipoadquiridopor la lnstituci6n
corresponda
a todoel mobiliario
que los registros
alta en el Sistemade Activo Fijo, verificandoposteriormente
correspondan.
.
y equipose mantengan
Coordina
conel titulardel6reaquelosresguardos
del mobiliario
actualizados.
o
y equipo,asignadoa las 6reasde
Realizarverificaciones
fisicasselectivas
del mobiliario
porlo menosunavezal afro.
la Instituci6n
o
Atenderlas solicitudes
en relaci6ncon la
de Personal,
de la Gerenciade Administraci6n
liberaci6nde mobiliarioy equiporesguardado
o empleadocause
cuandoel funcionario
bajade la lnstitucion.
POL1TICAS
GENERALES
.
5.
Solicitarmedianteoficiofirmadopor Subgerenteo superior,el retiroo asignaci6nde
bienesmuebles.
RESPONSABILIDADES
Gerentede ServiciosGenerales
Aprobare instruirla aplicaci6n
de estemanualde procedimientos.
Subgerentede Activose inventarios
Revisary mantener
actualizado
estemanualdeprocedimientos.
y controlde las actividades
objetode este
Manteneruna adecuadasupervisi6n
manual.
Experto T6cnico
Aplicarestemanualde procedimientos.
Informartodocambioo mejoraquepuedarealizarse
a estemanual.
EspecialistaT6cnico
Aplicarestemanualde procedimientos.
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPR19140001B
Piigina5 de 13
y Eoutpo
ENoFtctNAs
coNrRoL
DEMoBrLtARto
BAN$B
RAS
B'n@Nati&ard'obisvs€ryidospibrios'Nc
CENTRALES
6.
y DELEGACIoNES
ESTATALES
DEFINICIONES
Movimiento.-Traslado
de bienes.
Almac6n.-Recinto
a dondese encuentran
losbienes.
Asignaci6n.-Entrega
de bienes.
ACTIF.-Sistema
y ControldeActivoFijo.
de Loglstica
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR191400018
oiidaw
Pdgina6 de 13
Vepi6n O4
BANqBRAS CONTROLDEMOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
Sane Nadonal de Obrs y Seruidor Albti$
7.
S.ft.C,
CENTRALES
Y DELEGACIONES
ESTATALES
METODODETRABAJO
Este diagramapresentade formagenerallas actividades
para elaborardocumentos.Para
mayordetallever el punlo7.2.
OIAGRAMA
DE FLUJO
Subgerentede Activose
inventarios
1. Recibecopiadel Pedido.
ExpertoT6cnico
8. Recibe documentaci6n.
verificafirmas v nrocerle,
archivar.
Oficio y Relaci6n
de bienes
transferidos
FIN
ExpertoT6cnicoy
Esoecialista
T6cnico
4. Validaaceptaci6ny da
de alta en el ACTIF.
DIHECCION
DEADMINISTRACION
MPR191400018
P6gina7 de 13
07l1u2M7
VersidnM
BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
Itn@ Nadsd d. Ot{is y t.ruldoi Ptbli@s 9.N.C.
7.2
ESTATALES
CENTRALES
Y DELEGACIONES
DESCRIPCIoN
DE ACTIVIDADES
Responsable Paso
Subgerentede 1 .
Activos e
inventarios
1.1
Actividad
Copiade
Pedido
Copiade
Pedido
Recibede la Gerencia
de Adquisiciones
copia
y equipo.
delPedidode mobiliario
Revisael contenido
del Pedidoy turnacopia
del mismo al Experto T6cnico para su
y control
seguimiento
1.3
Recibey turna al Especialista
T6cnicoy
archivaprovisionalmente
hasta la recepci6n
de losbienesmuebles.
Recibeel mobiliarioy equipo
2.1
Recibela copiadel Pedidohastala recepci6n
de los bienes.
2.2
Extrae del archivo provisionalcopia del
Pedidoy recibedel Proveedorel mobiliarioy
equiposolicitado.
Verifica que la Factura o Remisi6n
corresponda
con lo especificado
del Pedido,
si no coinciden rechaza el mobiliarioe
informa al Subgerente de Activos e
inventarios,aclara con el Proveedor lo
pertinente
y si el mobiliario
y equipocumple
conlo solicitado,
firmay sellaen el originalde
la Facturao Remisi6n.
2.3
Entregable
Recibe copia de pedido.
't.2
Especialista 2 .
T6cnico
Documento
de Trabajo
Factura
Entregaal Proveedorcopia de la Facturao
Remisi6ny el originallo turna al Experto
T6cnicoparasu conocimiento.
Area
Solicitante
2.4
Procedea informaral AreaSolicitante
de los
bienesmueblesrecibidosen el Almac6npara
quea su vez acudana revisary recabarfirma
de vistobueno.
3
Verificamobiliariosolicitado
3.1
Verificaque el mobiliario
y equipocumplan
con las caracteristicasy condiciones,si
cumpletramita requisitospara pago; si no
cumple.tramitasu devolucion.
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR1914000'tB
Pdgina8 de 13
o7l12lN7
Versi6n04
BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
Bqn@Nadonal d. Obrd y tailkioi
hlbliG
t.N.C
CENTRALESY DELEGACIONES
ESTATALES
Responsable Paso
Experto
4
T6cnicoy
Especialista
T6cnico
4.1,
Subgerentede 5
Activos e
inventarios
5.1
Experto
T6cnico
Documento
de Trabajo
Entregable
Validaaceptaciriny da de alta en el ACTIF
Extrae del expedienteoriginaldel Pedido,
Factura para proceder a efectuar el
emplacamiento
con el Nrimerode Inventario
correspondiente,
tomandoen cuentael monto
de la inversion,firmay sellael originalde la
Facturay lo iurnaa la Subgerencia
de Activos
e inventarios.
Recibeoficio
Recibeoficioa dondese indicael personalo
Delegaci6n
Estatalal que se asignar6el bien
muebfe,el cualrevisay analizay lo entregaal
Experto T6cnico para su trdmite
correspondiente.
Oficio
6
Registraen el ACTTF
6.1
Emite Movimientode Salida del Almac6n Resguardo
anexandolos resguardoscorrespondientes,
recabando la firma de autorizaci6ndel
movimiento.
RecibeMovimientode Salida
Especialista 7
T6cnico
Experto
T6cnico
Actividad
7.1
Recibey verificalos datosdel Movimiento
de
Salidaparaenvfode losbienes.
7.2
Preparael envfode los bienesy procedea la
entregade los mismos.
7.3
Recaba firma del Usuario en el Movimiento
de Saliday entregalos bienes.
7.4
Devuelvelos documentosfirmadospor el
Usuarioal ExpertoT6cnico.
8
Recibedocumentaci6n
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPRI 9140001B
o?ltxzwz
Piigina9 de 13
V:ersi6fr04
BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
8an(o l{adonalds Obr6ry !€rvks Pdbtier 5.N.(,
Responsable Paso
ESTATALES
CENTRALES
Y DELEGACIONES
Actividad
8.1
Verifica que los documentos est6n
debidamente
firmadosy procedea archivar.
8.2
Preparaoficio,en caso de que los bienes
hayan sido asignados a Delegaciones
Estatales,para informara la Gerenciade
Contabilidadde la transferenciade los
mismos,paraefectosde registrocontable.
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR19140001B
Pdgina10 de 13
Documento
de Trabajo
Entregable
Oficioy
Relacionde
Bienes
Transferidos
a7l1i,u2w7,
Versi6n,04
BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
Eano Nadonal deObilcy
7.
S€ryido! Frbliss
5.U.(.
ESTATALES
CENTRALES
Y DELEGACIONES
METODODETRABAJO
Este diagramapresentade formagenerallas actividades
para elaborardocumentos.Para
mayordetallever el punto7.2.
7.1.1 DIAGRAMA
DEFLUJO
1. Recibe oficio
asignaci6no acopio.
de
4. Reciberesguardo
autorizadoparatremite.
5. EmiteCartade
Liberaci6nde Bienes
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR19140001B
a7nz2sa7
Piigina11 de 13
Versi6n04
BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
Sans Nrdonal do Ota.r y S.rvidoi Prlblies l.N.C,
ESTATALES
Y DELEGACIONES
CENTRALES
7.1.2 DESCRIPCIoN
DEACTIVIDADES
Responsable Paso
Subgerentede 1 .
Activos e
inventarios
Experto
T6cnico
Recibepetici6nde resguardodel Empleado
o Funcionario que causa baja de la
Instituci6n.
2
Recibey verificaen el ACTIF
2.1
Emitereporteescritode los bienesmuebles
asignadosal Empleado
verifica
o Funcionario,
el reportede los bienescontra resguardos
firmadosy se entrega
Entregable
Reporte
Recibereportede bienesmuebles
3.1
Procedea la localizaci6n
de los bienesen el
drea respectivay hace entregaa quien su
jefe inmediato
superiorle instruya.
4
Reciberesguardoautorizado
4.1
Opera en el ACTIF la reasignacion
de los
bienes.
4.2
PreparaCartade Liberaci6n
de Bienes
Subgerentede 5
Controlde
Activos
Documento
de Trabajo
Recibepetici6nde asignaci6no acopio
1.1
Empleadoo 3
Funcionario
Experto
T6cnico
Actividad
EmiteCartade Liberaci6n
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPR19140001B
Cartade
Liberaci6n
de
Bienes
avn2/w7
Pdgina12 de 13
Ver.si6n'04
BANqBRAS CONTROLDE MOBILIARIOY EQUIPOENOFICINAS
Brn@ t{a{ional d. Ob6 y t€ryklo. Priblies S.N.C.
8.
ESTATALES
CENTRALES
Y DELEGACIONES
REGISTROS
No. de Control
S/N
S/N
Nombre
Factura
Movimientode Mobiliariov Eouioo
Responsablede
Conservarlo
ExpertoT6cnico
ExoertoT6cnico
Tiempode
Conservaci6n/
Disoosici6n
Cinco affos
Dosafros
9. ANEXOS
Anexo
1
2
Nombre
Factura
Movimiento
de Mobiliario
v Equipo
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR19140001B
No. De Control
S/N
S/N
o7n2lno7
Piigina13 de 13
Versi6n04