GUIA 3_2014 COMBINAR CORRESPONDENCIA

WORD AVANZADO
TEMA 3
informática aplicada I
COMBINAR CORRESPONDENCIA
INTRODUCCION
Se utiliza para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos
exclusivos.
Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el
texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas
en cada una de ellas.
La combinación de correspondencia permite crear los siguientes elementos:
Etiquetas o sobres
El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino
es única en cada uno de ellos.
Cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes
El contenido básico es el mismo en todas
las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario,
como el nombre, la dirección o cualquier otro dato personal.
Cupones numerados
Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un
número exclusivo.
Para usar la combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la información
que es exclusiva de cada versión.
2014
Ing. Sergio Eyman
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Envío de cartas impresas
INICIO DEL DOCUMENTO
Comenzamos abriendo un nuevo documento y seleccio-namos la pestaña correspon-dencia.
Aparece una primer ventana
que explica la función del
procedimiento.
Seleccionamos paso a paso para
combinar correspondencia. De
esta manera habrá una guía
desde donde debemos seguir
los pasos.
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PRIMER PASO
.
Seleccionar el tipo de documento que se
quiere preparar de las distintas posibilidades
que se presentan.
Nosotros vamos a seleccionar una carta.
Si seleccionamos una lista de direcciones, y
seguimos avanzando llegaríamos a la ventana que está más abajo donde nos permite
cargar los datos de las personas a quienes
queremos hacer el envío. Armando una base
de datos en Word.
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SEGUNDO PASO
Seleccionamos el documento que
será la carta propiamente dicha.
El documento actual es el que está
en pantalla. Y debemos tenerlo
abierto.
Si estamos en una organización
donde hay un formato para las
cartas supone que debe existir una
plantilla con un formato que debe
ser utilizado siempre para elaborar
cartas institucionales.
Vamos a empezar desde un documento preexistente.
En este ejemplo utilizaremos el
documento carta.docx, lo seleccionamos del directorio y se abre en la
ventana activa.
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TERCER PASO
Hasta ahora tenemos
la carta abierta y preparada con el texto
que tenemos que enviar.
Ahora vamos a seleccionar los destinatarios, que se encuentran en una lista que
está en una hoja de
Excel.
Desde examinar llegamos al libro llamado de Excel llamado clientes.xlsx y lo abrimos seleccionando la hoja
que contiene los datos desde la siguiente ventana:
En este ejemplo seleccionamos Hoja 1, y
aparecerá la tabla con
los valores que queremos utilizar.
Ahora nos va a mostrar los datos de los destinatarios a los que enviaremos las cartas personalizadas.
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Todos los destinatarios que están tildados recibirán su carta. Podemos eliminarlos manualmente, pero además podemos utilizar los criterios de restricción:
1) Ordenar: utilizando el criterio por
campo.
2) Filtrar: seleccionando por ejemplo
el campo trat, podemos enviarlos solamente a los Dr. de la tabla de destinatarios.
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CUARTO PASO
A partir de ahora se escribirá la carta, colocando los destinatarios en el bloque de direcciones, se ven todos
los componentes de la lista. Seleccionamos más elementos para poder insertar los campos de combinación.
Entonces aparecerá la ventana que mostramos más arriba. Que permite insertar los distintos campos para
las cartas.
Esto mismo lo podemos hacer desde el menú correspondencia:
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QUINTO PASO
Realizamos la vista previa de las cartas efectuando, en el
caso de que sea necesario, alguna corrección a las mismas.
Utilizamos la ventana donde podemos pasar carta por
carta
Podemos buscar un destinatario específico para agregar
algo específico en su carta
Para corregir datos del destinatario debemos editar la lista.
Si se indica no mandar la carta a algún destinatario.
SEXTO PASO
Completamos la combinación.
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Envío de correo electrónico
http://office.microsoft.com/es-ar/word-help/usar-la-combinacion-de-correspondencia-para-enviarmensajes-de-correo-electronico-personalizados-a-la-lista-de-direcciones-de-correo-electronicoHA010109162.aspx
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