Instructivo mensajería

MENSAJERIA PARA USUARIOS DEL SISTEMA
En esta sección del instructivo se dan a conocer aquellas funcionalidades que están
disponibles para todos los usuarios del sistema, y que permiten llevar a cabo el envío,
recepción y administración de mensajes.
Registrar Firma de mensajes
Esta funcionalidad permite registrar la firma del remitente para los mensajes enviados
a los diferentes usuarios o grupos que disponen de una cuenta de usuario en la
aplicación.
Para incluir la firma, solo es necesario digitarla y oprimir el botón Registrar.
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Escribir Mensaje
Esta funcionalidad permite enviar mensajes a diferentes usuarios o grupos que
disponen de una cuenta de usuario en la aplicación.
Enviar Mensaje a Usuario
Si se desea enviar el mensaje a un solo destinatario, se debe seleccionar la opción
“Usuario” como se indica en y luego hacer clic en el más; con ello, el sistema
desplegará una ventana emergente como la siguiente:
Para buscar el usuario al cual se desea enviar el mensaje, se debe ingresar el nombre
del usuario o una sección del mismo y luego hacer clic en el botón Buscar. Una vez
que se realice la búsqueda, se listarán todos los usuarios que coincidan con el nombre
especificado; para enviar el mensaje a un usuario, es necesario seleccionarlo y dar clic
en el botón Aceptar.
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Para los usuarios que son estudiantes, aparecerá al frente el nombre de su Acudiente;
si se desea enviar el mensaje a un acudiente, solo bastará con chequear su casilla
(como en).
IMPORTANTE: en ésta página, para enviar un mensaje de forma satisfactoria, es
obligatorio seleccionar al menos uno de los usuarios de los mostrados en la columna
izquierda de la búsqueda; si se seleccionan sólo acudientes (columna derecha) el
sistema no permitirá enviar el mensaje.
Para borrar uno o varios destinatarios agregados, se deben seleccionar los nombres
que desea eliminar y oprimir sobre el menos.
Para continuar con el proceso de Escribir Mensaje, es necesario ingresar el asunto y el
mensaje que desea enviar. Si desea anexar documentos al mensaje, a continuación se
muestran los pasos:
1. Dar clic sobre.
2. Elegir el archivo en la ubicación donde se encuentra guardado el documento.
3. Hacer clic en el botón Abrir y luego en el botón Agregar.
Para eliminar un archivo adjunto, es suficiente con chequear el registro como se
muestra en y presionar el botón Eliminar.
Después de seleccionado el archivo a adjuntar, con oprimir el botón Registrar basta
para enviar el mensaje satisfactoriamente.
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Enviar Mensaje a Grupo
Si desea enviar el mensaje a un grupo de destinatarios es necesario seleccionar la
opción grupo como se indica en y luego hacer clic en el más, el sistema desplegará
una ventana emergente como la siguiente:
Para buscar el grupo de usuarios al cual se desea enviar el mensaje, es suficiente con
seleccionar el nombre en alguna de las listas de grupos que aparecen en la parte
superior delineada en color rojo, con lo cual se desplegará inmediatamente el listado
de usuarios que pertenecen a ese grupo; luego se deben seleccionar los usuarios a los
cuales se desea enviar el mensaje y hacer clic en el botón Aceptar. Si desea enviar el
mensaje a todos los usuarios listados de los grupos seleccionados, se puede chequear
la casilla como se muestra en y presionar Aceptar.
Si los usuarios listados son Estudiantes, el nombre del acudiente será mostrado en la
columna más a la izquierda del listado, por lo que si se quiere enviar el mensaje a
alguno de ellos, se puede seleccionar como se hace en.
Para continuar con el proceso de Escribir Mensaje, se puede seguir el procedimiento
de la misma manera como se describió anteriormente.
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IMPORTANTE:
La lista que aparece en la parte izquierda corresponde a los roles del sistema, es
decir, la lista de usuarios generales, por ejemplo, si se chequea el rol Acudiente, el
mensaje se enviará a todos los acudientes de la institución; la lista de la parte derecha
corresponde a los grupos particulares y públicos, es decir, los grupos de usuarios
Acudientes y Estudiantes por Curso, por ejemplo si selecciona el grupo Acudientes 9C,
el mensaje será enviado solo a los acudientes que tengan hijos en el curso 9C de la
Institución.
En la página donde se listan los estudiantes y al frente su respectivo acudiente, para
enviar un mensaje de forma satisfactoria, es obligatorio seleccionar al menos uno de
los usuarios de los mostrados en la columna izquierda de la búsqueda; si se
seleccionan sólo acudientes (columna derecha) el sistema no permitirá enviar el
mensaje.
Mensajes Enviados
Esta funcionalidad permite al usuario revisar los mensajes que ha enviado a cualquier
destino.
Esta parte de la funcionalidad muestra el listado de mensajes enviados ordenados por
fecha de envío, desde los más recientes hasta los más antiguos; adicionalmente, en la
columna Leídos es posible verificar cuántos usuarios han leído cada uno de los
mensajes que se han enviado.
Si se desea eliminar o ver cualquier mensaje, es necesario seleccionar el mensaje y
hacer clic en el botón Eliminar o Ver según lo requiera. Si se desea eliminar
permanentemente todos los mensajes Enviados, basta con dar clic en el botón
Eliminar Todos.
Ver Mensaje
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Esta parte de la funcionalidad muestra el detalle del mensaje enviado a uno o varios
contactos; aquí será posible Reenviar o Eliminar el mensaje, así como ir al Anterior
o Siguiente mensaje. El botón Imprimir permite generar un archivo PDF del
contenido del mensaje.
Mensajes Recibidos
Esta funcionalidad permite al usuario revisar los mensajes recibidos.
Esta parte de la funcionalidad muestra el listado de mensajes recibidos ordenados por
fecha de envío, desde los más recientes hasta los más antiguos; para cada uno de
ellos se describe el estado revisado () o no revisado (). Si desea ver o eliminar un
mensaje recibido, se debe seleccionar el mensaje como se indica en y luego hacer clic
en el botón Ver o Eliminar según lo requiera.
Con el botón Mover Todo a Papelera se enviará todos los mensajes recibidos a la
papelera de reciclaje, aún cuando solo algunos estén seleccionados; para mover un
mensaje a otras carpetas se debe chequear el mensaje (Ver ) y luego ubique la
carpeta a donde desea moverlo seleccionando una opción en el cuadro .
Ver Mensaje
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La opción Ver de esta funcionalidad muestra el contenido del mensaje recibido; es
posible Eliminar, Reenviar y Responder el mensaje, o ir a un mensaje Anterior o
uno Siguiente haciendo uso de los botones correspondientes. Para mover el
mensaje, basta con ubicar la carpeta a donde se desea moverlo seleccionando una
opción en el cuadro. Mover a ^
Administrar Carpetas
Esta funcionalidad permite clasificar los archivos recibidos de cada usuario a través de
la creación de carpetas.
Esta parte de la funcionalidad contiene los botones de Agregar, Modificar o
Eliminar las diferentes carpetas.
Agregar Carpeta
Para agregar una carpeta, solo se debe especificar el nombre que se desea colocar a
la carpeta y hacer clic en el botón Registrar para realizar el proceso
satisfactoriamente.
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Administrar Grupos
Esta funcionalidad permite clasificar los contactos de cada usuario a través de la
creación de grupos de usuario.
Esta parte de la funcionalidad contiene los botones de Ver, Agregar, Modificar o
Eliminar los diferentes grupos.
Agregar Grupo
Para agregar un grupo, se debe especificar el nombre que se desea colocar al grupo, y
luego seleccionar el rol al que pertenece el usuario que se desea agregar;
posteriormente, haciendo clic en, se desplegará una lista como la que se muestra a
continuación:
Para añadir el usuario al grupo, se debe dar clic sobre el mismo y luego hacer clic en
el botón Agregar; este procedimiento debe realizarse para cada uno de los usuarios
que se desee agregar al grupo.
Si desea eliminar un usuario ya agregado, basta con chequearle como se indica en y
presionar el botón Eliminar. 20
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Para realizar el proceso satisfactoriamente, se debe hacer clic en el botón Registrar.
IMPORTANTE: Se debe tener en cuenta que este grupo solo lo podrá utilizar el
usuario que lo registre. Si se desea crear grupos públicos, es decir, grupos que puedan
ver todos los usuarios del sistema, se puede hacer en la funcionalidad Gestionar
Grupos del módulo General.
Los grupos que agregue por cualquiera de las opciones antes mencionadas, podrán
ser visualizarlos en la lista de grupos de usuarios que aparecen en la parte derecha al
momento de escribir un mensaje; estos grupos se ordenan alfabéticamente.
Papelera
Esta funcionalidad permite al usuario revisar, eliminar o restaurar un mensaje que ha
sido movido de los mensajes recibidos o de cualquier otra carpeta a la papelera.
Esta parte de la funcionalidad visualiza los mensajes movidos a la papelera, para Ver,
Eliminar o Vaciar Papelera. También se pueden mover estos mensajes a cualquier
otra carpeta de la mensajería seleccionando una opción en el cuadro.
Si se desea seleccionar todos los mensajes listados, se puede chequear el cuadro
como se muestra en y realice la acción que requiera.
Ver Mensaje
La opción ver de esta funcionalidad muestra el contenido del mensaje. Contiene los
botones Eliminar, Reenviar, Responder, Anterior y Siguiente. Con estos dos
últimos botones podrá ver los mensajes siguientes o anteriores a éste. 22
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Buscar Mensajes
En todas las interfaces de Mensajería, en la parte superior derecha se muestra la
opción Buscar Mensajes, que permite ubicar un mensaje de acuerdo a diferentes
criterios.
Una vez que se ha ingresado a la funcionalidad, en el campo Búsqueda se puede
digitar la palabra o palabras con las que se desea ubicar el mensaje, y las mismas
serán buscadas en el Asunto, en los Remitentes de los mensajes recibidos y en los
Destinatarios de los mensajes enviados; de esta forma se pueden ingresar palabras
que correspondan al nombre de un usuario o el asunto de un mensaje.
Para limitar la búsqueda a unas fechas específicas, se pueden utilizar los campos Fecha Inicio y
Fecha Fin, en los que se podrá incluir un período de tiempo específico y se listarán los
mensajes enviados o recibidos entre esas
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