CAPÍTULO 1: Escuela Superior de Ingeniería Mecánica

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA PARA REALIZAR EL PROCESO DE
IDENTIFICACIÓN Y EXPURGO A LOS EXPEDIENTES
DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA ESCUELA
SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA
DEL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
TESINA
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA
P R E S E N T A :
MIREYA IVONNE SALCEDO
RODRÍGUEZ
ASESOR: Lic. María Mercedes Fernández Carbajal
Lic. Arturo Hernández Rojas
MÉXICO, D. F.
2008
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PREFACIO
I
INTRODUCCIÓN
III
CAPÍTULO 1
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA
DEL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
1.1 Antecedentes Generales y Evolución de la Escuela Superior de Ingeniería
1
Mecánica y Eléctrica
1.2 Antecedentes, Unidad Profesional Ticomán
13
1.3 Misión y Visión de la ESIME Ticomán
16
1.4 Organigrama
17
1.5 Políticas de ESIME Ticomán
18
1.6 Plan de mejora de la ESIME Ticomán
20
CAPÍTULO 2
SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
2.1 Definición del Sistema Integral de Archivo
2.1.1 Objetivos del Sistema Integral de Archivo
2.2 Áreas que componen el Sistema Integral de Archivo
23
23
24
2.2.1 Área Normativa
24
2.2.2 Área Operativa
25
2.3 Concepto de Archivo
26
2.3.1 Ciclo Vital del Documento
27
2.3.2 Principio de Procedencia y Orden Original
30
2.3.3 Organización Documental
30
2.3.4 Documento de Archivo
31
2.3.5 Características del Documento de Archivo
32
2.4 Agrupación Documental
33
2.4.1 Fondo
33
2.4.2 Sección
33
2.4.3 Serie
34
2.5 Archivo de Trámite
34
2.5.1 Funciones
35
2.5.2 Objetivos
36
2.5.3 Expediente
36
2.5.4 Apertura de Expediente
37
2.5.5 Integración del Expediente
37
2.5.6 Registro del Expediente
38
2.6 Concepto de Expurgo
38
2.6.1 Ventajas del Expurgo
40
2.6.2 Valoración
40
2.6.3 Transferencia Primaria
41
2.7 Archivo de Concentración
42
2.8 Archivo Histórico
42
CAPÍTULO 3
PROPUESTA DE IDENTIFICACIÓN Y EXPURGO DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE DE LA ESIME DEL IPN
3.1 Estructura Orgánica del Archivo de Trámite
43
3.1.1 Jefatura de la Unidad
44
3.1.2 Subunidad de Recepción
44
3.1.3 Subunidad de Clasificación y Préstamo
44
3.1.4 Subunidad de Expurgo y Transferencia
45
3.2 Condiciones del Archivo
46
3.3 Organización del Archivo
48
3.4 Identificación de la Documentación al Interior del Expediente
48
3.5 Expurgo de la Documentación
51
3.6 Préstamo del Expediente
52
3.7 Instalación y Equipo del Archivo
54
CONCLUSIONES
56
BIBLIOGRAFÍA
58
ANEXOS
61
62
PREFACIO
Con la participación de representantes de los archivos de la ESIME, Unidad Ticomán
después de un arduo convencimiento por la mejora de sus Acervos, se tuvo una exposición
sobre la situación, las condiciones, herramientas, limitaciones, necesidades, objetivos,
servicios, problemas y logros que existen en los Acervos, sin embargo se quedó solo en
palabras y la meta que se busca es ejecutar un plan de trabajo para beneficio institucional.
De inicio, se hizo hincapié en las necesidades de atender a las urgencias y los mínimos
indispensables de los archivos y se planteó que es de suma importancia comenzar con
tareas elementales de organización y conservación de los archivos.
Esta exposición que tiene como objetivo principal el matizar notablemente y resolver los
problemas que se manifiestan constantemente como la infraestructura, falta de apoyo, falta
de instrumentos archivísticos, y las carencias que se presentan; busca trabajar
cotidianamente con entusiasmo, determinación y creatividad para lograr desarrollar
proyectos de beneficio para los documentos.
El interés por hablar de la identificación y expurgo de los expedientes es de suma
importancia ya que los procesos y actividades que se lleven a cabo tendrán como finalidad
la satisfacción de necesidades del archivo hasta llegar a su adecuado funcionamiento.
Con esto se tendrá una estructura funcional que cubra con lo requerido dentro de la
Institución de tal forma que se garantice el trato digno a la documentación. Y por lo tanto
se tenga un control del archivo.
Es por ello, que la implementación de un sistema archivístico para la homogeneidad de
éste, nos facilitará las actividades archivísticas de tal forma que el archivo tenga procesos
sistemáticos y de retroalimentación en base a fundamentos y con apoyo de herramientas
como instrumentos descriptivos y los instrumentos de consulta, al igual que la
optimización de recursos técnicos, materiales, financieros y humanos.
Finalmente estas actividades archivísticas tendrán como meta principal un archivo cien por
ciento funcional para la Institución.
I
Es importante redefinir el papel de los archivístas, hacer uso de la capacidad de
investigadores, reforzar y enriquecer nuestros conocimientos, tener avances sólidos hacia
una
planeación
integral,
considerando
aspectos
de
un
sistema,
organización,
administración, servicios y planes a corto y mediano plazo para resolver problemas
rezagados.
Agradezco las facilidades otorgadas por la Institución para poder realizar la propuesta y
llevarla a cabo en un futuro; a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía por
apoyarme en todo momento y sobre todo a mis asesores por la paciencia y constancia que
tuvieron para conmigo.
II
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo, muestra un panorama general de las ventajas de tener un archivo de
trámite en condiciones adecuadas.
Las acciones llevadas a cabo dentro del archivo son de alto impacto y de importancia
social. Por lo anterior las personas encargadas de los archivos tienen la responsabilidad de
actuar con transparencia en sus actividades y así mismo, dejar constancia de los asuntos
que se llevan en la Institución.
Los archivos son memoria histórica y por ello conforman parte importante en la sociedad y
del patrimonio de la humanidad del país.
Por lo tanto se debe hacer hincapié en la responsabilidad de constituir un fondo documental
y tener la información organizada para agilizar la buena toma de decisiones no cayendo en
errores que a futuro perjudiquen, documentar acciones y garantizar la documentación.
El método utilizado en la tesina para la investigación de la misma fue el inductivo pues se
parte de datos particulares para llegar a conclusiones generales, de esta forma se llega a la
lógica que conduce a un conocimiento amplio.
El primer capítulo describe los antecedentes de la Escuela Superior de Ingeniería Mecánica
y Eléctrica del Instituto Politécnico Nacional, contemplando así las transformaciones que
la Institución ha tenido tanto el nombre, los directores que han estado a cargo y los planes
de trabajo con los cuales han realizado sus actividades.
Cabe mencionar que se hace referencia del sistema político y el contexto histórico por la
cual ha pasado la Institución.
De igual forma se describen las actividades, el plan de estudios que actualmente cuenta la
Sede de ESIME Ticomán.
III
El segundo capítulo se refiere al marco teórico. Es de importancia destacar un Sistema
Integral de Archivo para el mejor manejo de la documentación, el llevar a cabo una
unificación de las actividades que son destinadas a la organización documental para tener
un control de la producción, circulación y disposición final.
El establecimiento de políticas, criterios y técnicas archivísticas de forma homogénea para
el funcionamiento de los archivos, la delimitación de la participación y las atribuciones de
las unidades administrativas implicadas, es básico para la vigilancia de los mismos.
Con esto, se garantiza la integridad, la localización ágil y la conservación de los
documentos en los archivos.
En el capítulo tercero, se realiza la propuesta en base a un Sistema Integral de Archivos
para llevar un control adecuado de la documentación haciendo uso óptimo de los recursos
archivísticos y las tareas adecuadas que se llevan a cabo para la mejora del mismo.
Un mecanismo adecuado para la identificación y el expurgo de la documentación de los
expedientes del archivo de trámite del área de Control Escolar de la ESIME.
Realizando un proceso coherente y de forma consistente dentro del tratamiento de los
documentos para su uso y conservación.
Se presentan algunas perspectivas en el manejo documental para el funcionamiento
pertinente y el apoyo que se debe tener en los archivos contemplando las condiciones que
éste deberá tener.
IV
CAPÍTULO 1
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA
DEL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
En el primer capítulo se describen los antecedentes de la Institución, las carencias que ha
sobrellevado, los procesos por los cuales ha pasado para su mejora continua, las personas
que han estado a cargo, los diferentes nombres que tuvo la Institución en principio y la
búsqueda de alternativas de progreso para formar estudiantes de primer nivel.
1.1 Antecedentes Generales y Evolución de la Escuela Superior de Ingeniería
Mecánica y Eléctrica
“La transformación de la ENAO (Escuela Nacional de Artes y Oficios) en escuela de
ingeniería no fue un hecho inmediato a la toma del poder por los revolucionarios” 1
Es considerable decir que al momento en el que Victoriano Huerta tenía el control y poder
no se hizo cargo, es más hizo caso omiso de cualquier ajuste o innovación a la educación
en nuestro país.
Con la existencia de la Escuela Nacional de Artes y Oficios, fue que se impartieron cursos
a todos aquellos obreros en la rama de mecánica automovilista y por lo tanto era lógico no
ser iniciativa del gobierno de Victoriano Huerta, pues ya eran proyectos establecidos,
además de otorgar becas de suma importancia y de necesidad para la gente a la cual se le
impartía el curso, sin embargo el monto no era el esperado.
Al momento de el arribo de Venustiano Carranza a la Ciudad de México, hubieron
cambios trascendentales; en Coahuila hizo un muy buen gobierno al conceder a los
municipios independencia y funciones de libertad, ya con esto, se expidió un decreto sobre
el Municipio Libre de 26 de diciembre de 1914, sobre el cual se refiere a la
descentralización en la administración educativa y posteriormente se plasma en la Carta
Magna de 1917.
1
FLORES PALAFOX, Jesús. La ESIME en la historia de la enseñanza Técnica, México. 2002, p. 120.
1
El 29 de enero de 1915, se hizo la expedición de un decreto para la organización de la
Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes. Fue entonces que Venustiano Carranza
comenzó a realizar reajustes dentro de la administración educativa y a varias dependencias
les dio autonomía.
El Departamento Universitario asumió el control de todas las escuelas dependientes de la
Universidad, las escuelas de Bellas Artes, Música y Declamación, de Artes Gráficas, de
Archiveros y Bibliotecarios, Fomento de Artes y Ciencias, Congresos Científicos, así como
todos los demás establecimientos docentes de investigación que se creen en lo futuro.
La educación primaria en el Distrito Federal y Territorios de la Federación se dejó bajo la
responsabilidad “exclusiva” de los ayuntamientos; los otros niveles educativos quedarían al
cargo de direcciones o departamentos de educación en el Distrito Federal y los estados. La
Escuela Nacional Preparatoria, el Internado Nacional, las escuelas normales y las de
enseñanza técnica, se agruparían en la Dirección General de Instrucción Pública en el
Distrito Federal, de nueva creación.
El responsable de llevar a la práctica este proyecto, y en cierto sentido su principal
impulsor, fue el Ing. Félix Fulgencio Palavicini, quien fungiría como encargado de
Despacho de la SIPBA hasta 1917, año en que este organismo desaparece.
Al asumir la responsabilidad de reestructurar el sistema educativo, Palavicini no
incursionaba en un campo que le fuera ajeno; pues tenía conocimientos y sabía lo que
hacía en el ámbito educativo, comisionado por el ministro Justo Sierra, ya había viajado
por Europa con la encomienda de estudiar los sistemas educativos y en particular las
escuelas industriales. Uno de los sistemas por el cuál se vio atraído fue el Suizo por su alto
nivel de educación.
Su nombramiento en la SIPBA le dio oportunidad para poner en práctica las ideas
recogidas durante aquellos años y trató de adaptarlas a la realidad de México atrasado de
entonces.
2
“Para Palavicini, descentralizar no significaba abandonar las principales tareas educativas;
es decir, aquellas que tenían carácter nacional, por ejemplo: el combate al analfabetismo, la
formación de obreros aptos y técnicos competentes” 2
Ya entonces dentro de la SIPBA, Palavicini hizo una reorganización por completo del
sistema educativo que estaba en esos momentos, cubriendo así una enseñanza básica
contemplando la primaria industrial y la enseñanza técnica, que en ese entonces eran las
mas completas del nivel educativo.
Posteriormente en la ENAO, Palavicini encontró todas las adecuaciones para cambiar esta
escuela en una que formara más que técnicos, a ingenieros con carácter preponderante para
realizar sus labores.
La ENAO cambia su nombre a EPIME, sin embargo una fecha exacta no se tiene bien
definida, aunque es toda una tradición saber que es el 26 de febrero de 1916, sin embargo
hay opiniones que no coinciden con esta fecha y se resume en el año de 1915.
Existe una placa conmemorativa del XXV aniversario de la ESIME, donde se considera la
fecha del 10 de marzo de 1915 como fecha de creación de la EPIME-ME.
Palavicini comisiona y asigna cargos a diversas personas, al profesor Enrique Garduño
primeramente lo hace partícipe de un proyecto de reglamento de la Dirección General de
Bellas Artes y al profesor Juan León Olivares para participar en el proyecto de Reglamento
de la Dirección General de la Enseñanza Técnica.
El reglamento aparece fechado el 10 de marzo de 1915, cabe mencionar que este
documento no hace ninguna mención de la ENAO y, en cambio, aparece por vez primera
el nombre de la Escuela Práctica de Ingenieros Mecánicos, Electricistas y MecánicosElectricistas como una institución autónoma de la Dirección General de la Enseñanza
Técnica.
El profesor Juan León Olivares afirmó que el nombre de la Escuela Nacional de Artes y
Oficios se conservó hasta el gobierno de la Convención y que el gobierno
constitucionalista, al tomar el poder público en la ciudad de México, puso en vigor toda su
2
FLORES PALAFOX Jesús, Op. Cit. p. 122-127.
3
legislación educativa por lo cual ya no hubo algún impedimento para que la Escuela
modificara su nombre nuevamente.
Por otro lado el nombre de Escuela Práctica de Ingenieros Mecánicos, Electricistas y
Mecánicos- Electricistas tuvo una vigencia muy breve pues el Ing. Manuel L. Stampa ya a
los pocos días de tener ingerencia dentro de la Dirección de la Escuela (nombrado como
director el 1 de octubre de 1915, tomando su cargo el día 8 del mismo mes) propone a la
Dirección General de Enseñanza Técnica el cambio de nombre (esta propuesta está fechada
el 30 de octubre de 1915.
Dando a conocer sus motivos el Ing. Stampa propuso un nuevo nombre: Escuela Práctica
de Ingenieros Mecánicos y Electricistas (EPIME)
El profesor Juan León Olivares, en ese momento director general de Enseñanza Técnica,
no tiene inconveniente en la propuesta y en la existencia de un oficio fechado el 9 de
noviembre de 1915 autoriza el nombre de Escuela Práctica de Ingenieros Mecánicos y
Electricistas. El cambio de nombre no necesito de la expedición de un decreto, únicamente
fue suficiente con la firma del Director General de Enseñanza Técnica; no fue firmado por
el Ing. Palavicini. Esta situación, empero y no debe llevarse a la idea de pensar que la
transformación de la ENAO se hizo al margen del Ing. Palavicini, por cuestiones lógicas,
el responsable de la política educativa carrancista no podía estar al margen de una decisión
de tal naturaleza y más aún, León Olivares estima que esta propuesta de cambio de ENAO
en EPIME-ME partió del Ing. Félix F.
En el informe de labores que rinde el Ing. Manuel L. Stampa, referente al año 1915, se da
cuenta de lo realizado en una escuela que oficialmente ya no existe, y quien informa es el
director de la Escuela llamada a sucederle, pero que aún no termina de nacer. Por lo demás,
los datos que reporta corresponden estrictamente a la ENAO.
La inscripción en 1915 fue de 232 alumnos para los cursos de obreros mecánicos, 26 para
los de electricistas, 20 para obreros decoradores y 70 para los obreros generales. Total: 348
alumnos. Los cursos se inauguraron el 2 de enero pero fueron muy irregulares.
El Ing. Stampa, en este informe fechado 15 de diciembre de 1915, se lamenta de la
carencia de recursos, equipo y materiales para talleres y laboratorios; además, la escuela
contaba con una biblioteca cuyos acervos eran obsoletos para la enseñanza.
4
El 14 de octubre de 1915, a seis días de tomar posesión como director de la EPIME, el Ing.
Manuel L. Stampa recibe instrucciones de elaborar un proyecto de reglamento interior de
la Escuela. Concluido el documento, Stampa lo envía el 31 de julio de 1916, para su
estudio y en caso de que proceda, para su aprobación. Curiosamente, no espera una
respuesta afirmativa, y con esta misma fecha también lo remite a los profesores y
empleados de la Escuela con una circular en la que se indica: Comenzará a surtir sus
efectos el día 1º del entrante mes de agosto.
Creado entonces el plan de estudios se dio a la tarea de la organización y funcionamiento
de la EPIME. El Ing. Palavicini lo expidió el 26 de febrero de 1916 y se publicó el 2 de
agosto de este año en el Diario Oficial, órgano del Gobierno Provisional de la República
Mexicana.
El anterior plan de estudios, vigente hasta 1915, fue diseñado a formar obreros en cuatro
particularidades: obreros en tres años, obreros decoradores en tres años, obreros mecánicos
y obreros electricistas, ambos en cuatro años. El nuevo plan de estudios en cambio, además
de formar obreros que era lo que ya hacían, también contempló la formación de maestros
de taller e ingenieros. La formación de los obreros por ejemplo en herrería, tornería,
fundición y carpintería continuaría en tres años. El plan para los obreros automovilistas (de
nueva creación), los mecánicos y electricistas estableció una duración de cuatro años y de
seis para los estudios de ingeniería mecánica e ingeniería eléctrica, haciendo pues una
formación completa y satisfactoria.
Los estudios para maestro de taller, los de obrero mecánico, electricista y de automóviles
eran iguales, no tenían diferencia. Para inscribirse como obreros se pedía como antecedente
académico el haber terminado la educación primaria elemental, misma que tenía una
escolaridad de cuatro años. Y entonces ya inscritos, era suficiente con que los alumnos se
distinguieran por su aprovechamiento en sus cuatro años de estudio para recibir el diploma
correspondiente y debían tener un promedio que llenara con los requisitos solicitados para
permanecer dentro de la escuela.
Las oportunidades de estudio que ofrecía la EPIME ya eran amplias y se extendían al
público en general, había más posibilidades para estudiar dentro de la EPIME, creciendo
entonces su matrícula y dándose a conocer día con día. Cualquier persona que así lo
5
deseara podía inscribirse en alguna clase o taller, para ello bastaba con firmar una solicitud
y presentar un certificado de buena conducta.
Al siguiente año, en 1916, entro en vigor un nuevo plan de estudios y se inscribieron las
primeras cuatro personas para cursar estudios de ingeniería, éste plan de estudios al
suponer permaneció en vigor únicamente dos años.
En 1917 empezó a regir el nuevo orden constitucional. Como parte de este proceso la
SIPBA desaparece y sus funciones educativas se distribuyen entre los gobiernos
municipales y el Distrito Federal. Como parte de este proceso, la Dirección General de la
Enseñanza Técnica y la EPIME se incorporan a la Dirección General de Educación Pública
del Distrito Federal a partir del 1º. de marzo de 1917.
El 26 de febrero de 1917 el Ing. Miguel Bernard tiene el privilegio de ser nombrado
director de la Escuela y por supuesto que inmediatamente hizo modificaciones en el plan
de estudios.
“En efecto, pronto entró en vigor un nuevo reglamento, en este documento se definió la
formación académica de los maestros mecánicos, electricistas y automovilistas” 3
En el plan de estudios de 1916 se revelaba que los obreros mecánicos, electricistas o de
automóviles que se hubieran distinguido por su aprovechamiento en sus cuatro años de
estudio, eran aspirantes para la obtención de un diploma que los distinguiera como
maestros de taller, quiere decir que los acreditaba para obreros especializados y también en
maestros. Con la existencia de un nuevo reglamento, el curso que se impartía para obreros
fue reducido a solo dos años a diferencia del anterior que era de una duración de tres años,
desapareció el curso de obreros especializados en mecánica, electricidad y de automóviles,
fueron creados los estudios de maestros mecánicos, electricistas y automovilistas con un
tiempo de cuatro años. Significa así pues que los estudios impartidos para obrero
mecánico, electricista y automovilista que, de acuerdo con el decreto de 1916 tenía una
duración de cuatro años, y se convirtieron en estudios para maestros especializados.
En el mismo orden de ideas, la EPIME se esforzó para formar a profesionales que tuvieran
el deseo de servir y ser leales a su patria. La inquietud del Ing. Miguel Bernard, su segundo
3
FLORES PALAFOX Jesús, Op. Cit. p. 138.
6
director, fue la de convertirla en un centro de trabajo y estudio, en una institución única en
su género, con profundo ímpetu y engrandecidos ideales. No se conformaba que fuera una
escuela más, escuelas sin resultados, progresos, etc.
La EPIME, tuvo magníficos profesores de la época, por ejemplo, impartían clase
universitarios, ingenieros militares y a parte de todo extranjeros con buena educación y
principios.
Lo único que le preocupaba a la EPIME era el de obtener cada día la mejor educación para
sus alumnos, una calidad prestigiada y un reconocimiento extraordinario, por lo tanto la
relación de profesor alumno era la más adecuada pues era un tipo de enseñanza casi
tutorial.
Durante los años 20s, existieron demasiados cambios que transformaron a la EPIME.
Principalmente, se hicieron La ola de cambios que se desatan al despuntar los años veinte,
impactaron a la EPIME. Básicamente, se producen transformaciones en dos aspectos
fundamentalmente. Tenemos como primer lugar la supresión de la palabra “Práctica”, esta
palabra la consideraban como un exceso pues no se concibe con una profesión de la
ingeniería sin la práctica en campo, o ya en talleres o laboratorios adecuados, se argumenta
que tanto valor e importancia tienen las asignaturas teóricas como las prácticas; en segundo
lugar, se reforma el plan de estudios, pues se considera que un ingeniero mecánico no debe
ignorar los principios y aplicaciones de la electricidad y viceversa.
Además de que los planes de estudio para ambas carreras diferían sólo en unas cuantas
asignaturas, por lo que se decide en el nuevo plan una sola carrera de siete años de
duración, la de ingeniero mecánico y electricista.
Fue entonces como nuevamente significo que el trayecto de la escuela concluía en otro
ciclo y se iniciaba una etapa nueva con otro nombre, Escuela de Ingeniería Mecánica y
Eléctrica (EIME). Si bien no se ha localizado documentación que precise una fecha exacta
en la cual se cambia el nombre oficialmente, es lógico que el cambio se arraiga con el
surgimiento de la SEP, pues en los documentos oficiales del año 1921, en forma indistinta
se le denomina ya EPIME, ya EIME. Es interesante observar que mucha de la papelería
oficial que usó la EPIME y posteriormente la EIME en sus primeros años, correspondía
7
aún a la desaparecida Escuela Nacional de Artes y Oficios; otro argumento más que habla
del estrecho parentesco entre los eslabones precedentes de la ESIME.
La innovación curricular implicó la fusión de los planes de estudio de las dos carreras, con
lo cual unas materias se fusionaron y otras desaparecieron por completo, otras fueron de
nueva creación. En el nuevo plan de estudios la carga académica creció de
aproximadamente 47 cursos a 58, con lo que 11 entraban en el nuevo plan de estudios, con
esto se contemplaba cubrir con el aumento de tiempo que se requería en dos años y no
como se manejaba antes, en horas a la semana, al mismo tiempo se redujeron las horas en
los talleres en beneficio de las horas dedicadas a las disciplinas científico-técnicas, hasta
llegar a más del 80 por ciento de las horas académicas en el séptimo año.
La EIME conservó el doble carácter de la formación que tenía la EPIME: el de ser una
escuela propedéutica y Terminal, o sea, los alumnos no culminaban los cursos de
ingeniería, sino que podían obtener una formación de obreros o técnicos; pero el nuevo
plan, a diferencia de la EPIME de 1916, ya no daba prioridad a los talleres, sino que se
preocupaba más por las disciplinas científico-técnicas.
“Por lo tanto, no sólo se modificó el nombre de la Escuela y se fusionaron las carreras de
ingeniería mecánica e ingeniería eléctrica, sino que fue otra la orientación y el contenido;
ya no se insiste en la formación de obreros y técnicos, por el contrario, se plantea que la
Escuela no se quede en ese nivel y contemple como una necesidad la formación de
ingenieros, que provistos de conocimientos de utilidad inmediata estén en aptitud de
establecer o dirigir con éxito un taller o plantas mecánicas o eléctricas” 4
Se tomó la decisión de formar a profesionales distintos, técnicos creativos y audaces,
capaces de tener ideas propias y desarrollar conocimientos innovadoras para aplicación de
prácticas.
Al cambio de dirección del Ing. Miguel Bernard, entrando el Ing. Simón Sierra, ya a la
dirección de la EIME, informando sobre las actividades correspondientes al periodo del 1
de agosto de 1924 al 30 de junio de 1925, se reporta una inscripción de 961 alumnos para
1924 y 908 al año correspondiente de 1925 con una asistencia de 780 y 688 alumnos
4
FLORES PALAFOX Jesús, Op. Cit. p. 139.
8
proporcionalmente, siendo mayor en proporción la asistencia en le turno diurno; la
calificación media de los dos turnos fue de siete.
Los números anteriores hablan de una presencia regular de alumnos, una constancia y
perseverancia, sin embargo el promedio general de aprovechamiento no es alto.
Entra el 16 de diciembre de 1928 a la dirección de la EIME el Ing. Luis Victor Massieu,
sustituyendo al Ing. Simón Sierra. Con relación al año lectivo 1928-1929, el Ing. Massieu
informó al Subsecretario de Educación Pública, Moisés Sáenz, que durante ese periodo la
inscripción de alumnos, tanto para el turno diurno como para el nocturno, se había
incrementado de manera significativa.
“Como se advierte, con relación a los años 1924 y 1925, el número de alumnos se
incrementó considerablemente; al respecto el Ing. Massieu señaló que era tal la cantidad de
solicitudes de ingreso, que la inscripción se suspendía a los pocos días de iniciada, y que
para atender a los alumnos inscritos se organizaban grupos de sesenta y hasta setenta
personas, por lo que hubo necesidad de contratar más personal docente y ampliar la planta
física para atender la creciente demanda” 5
En referencia al perfil del técnico que la EIME preparaba, el Ing. Massieu escribió a cerca
de ello y definía que los conocimientos ahí impartidos en un lapso corto, durante 7 años
máximo, eran de suma importancia y tenían que ser aplicados de inmediato al campo
laboral pues eran conocimientos más que teóricos, conocimientos con capacitación para el
trabajo y por ende el título obtenido los acreditaba como personas capaces en el ramo de la
ciencia.
El deslinde es claro con respecto a viejas ideas de orden filantrópico, que veían en las
escuelas técnicas la alternativa para que el joven de escasos recursos obtuviera un conjunto
de habilidades, un oficio que lo convirtiera en un ente socialmente útil; la EPIME, y más
claro aún la EIME, adquieren un perfil distinto que se deriva del nuevo papel social que se
le asigna al técnico.
A nivel de la sociedad y el Estado comienzan a madurar algunas ideas de gran
trascendencia para el futuro inmediato; el desarrollo nacional se torna impensable sin la
5
FLORES PALAFOX Jesús, Op. Cit. p. 141.
9
industria, y ésta a su vez, sin los técnicos nacionales está condenada a permanecer en
manos extranjeras; la EIME con directivos como los ingenieros militares Bernard, Sierra y
Massieu, genera una fuerte conciencia nacionalista en el técnico mexicano. El proyecto
cultural de la Revolución también se expresa en este inusitado desarrollo de las carreras
técnicas, que tienen en la EIME su posición de avanzada.
Ya para el año de 1929, existe un movimiento por una autonomía universitario y los
estudiantes universitarios viven cambios trascendentales, los estudiantes de la EIME se
sumaron solidariamente a este movimiento; sobre este hecho el Ing. Massieu da cuenta a
las autoridades de la SEP. En ese mismo año ya se contaba con mas de 1,000 alumnos y
entonces fueron formadas cinco cooperativas escolares dentro de la producción de autos,
electricidad, fundición, herrería y taller de mecánica, también fue creada la cooperativa
general de consumo.
“La EIME (Escuela de Ingeniería Mecánica y Eléctrica) mantuvo el carácter Terminal de
los diferentes ciclos de formación; cursados tres años se expedía diploma de oficial de
taller, y después de cuatro diploma de maestro de taller; pero paulatinamente se
introdujeron mayores cargas teóricas. Si bien es cierto que se insiste en la necesidad de
fortaleces la formación práctica, las necesidades crecientes de profesionales de la
ingeniería con mayores conocimientos teóricos sobre el proceso productivo, van
orientando las modificaciones que convierten a la EIME en un avance de gran importancia
para la escuela técnica mexicana” 6
En el año de 1931, se contempla una nueva organización de las escuelas técnicas que
concluyen el 5 de abril de 1932 con la creación de la Escuela Politécnica Nacional, idea
primordial del Lic. Narciso Bassols, en ese entonces titular de la SEP (Secretaría de
Educación Pública) y Luis Enrique Erro, jefe del Departamento de Enseñanza Técnica.
Con estas reformas la antigua Dirección General de Educación Técnica se convirtió en un
departamento autónomo, con lo cual se puso de relieve el creciente interés del gobierno por
este tipo de enseñanza.
6
FLORES PALAFOX Jesús, Op. Cit. p. 144.
10
En el segundo semestre del año de 1931, la EIME trabaja con la revisión del reglamento y
el plan de estudios para la introducción de una serie importante de reformas que finaliza
después de varias juntas y acuerdos en cambios importantes para la escuela.
El día 8 de abril de 1932 la Escuela de Ingeniería Mecánica y Eléctrica deja de existir. El
Ing. Carlos Vallejo Márquez envía al director de la EIME, Ing Massieu, un oficio donde se
consigna que el nuevo nombre será “Escuela Superior de Mecánica y Electricidad”
(ESME), perecedero nombre que únicamente dura 44 días, el 21 de mayo, con la
autorización y firma del jefe del departamento Luis Enrique Erro, se comunica el acuerdo
del Secretario del Ramo, Lic. Naciso Bassols, que cambia el nombre de ESME a ESIME,
Escuela Superior de Ingeniería Mecánica y Eléctrica como actualmente se conoce.
“Los estudios para la carrera de ingeniero mecánico electricista se dividieron en dos ciclos:
el primero de ellos comprendía los estudios correspondientes a los cuatro primeros años y
preparaba a los estudiantes para ejercer la carrera de maestros mecánicos técnicos; recibió
el nombre de Preparatoria Técnica. El segundo, abarcó los últimos tres años, propiamente
la formación profesional, y recibió el nombre de altos Estudios” 7
“La transformación de la EIME en ESIME está relacionada con las nuevas tareas
planteadas a la educación técnica. El cambio ocurre en un momento de gran complejidad
caracterizado por la crisis a nivel mundial, a cuyos efectos nuestro país no fue ajeno" 8
En el año de 1933, el 1 de enero el Ing. Platón Gómez Peña ocupo la dirección de la
ESIME y suplantó al Ing. Luis V. Massieu, por la enfermedad de este mencionado pero
anteriormente se había ocupado la dirección en interinato por el Ing. Carlos Vallejo
Márquez.
El Ing Gómez Peña a principios del año de 1933 desarrolla una organización y
modificaciones a la escuela para su mejora, implanta un reglamento realizado por la SEP
para todos aquellos planteles que integral la Escuela Politécnica Nacional, se concentra en
la revisión del plan de estudios para preparatoria técnica y el ciclo de altos estudios,
también en programas de asignaturas que constituían con estos planes de estudio.
7
8
FLORES PALAFOX Jesús, Op. Cit. p. 152.
Ibíd. p.153.
11
Estos cambios tuvieron como objetivo primordial el aprovechamiento máximo del esfuerzo
oficial, y para esto se procuraba una selección rigurosa de los estudiantes. La razón
fundamental del cambio de la estructura y el nombre, se basa en la creciente
profundización de las áreas impartidas la de mecánica y electricidad, el propósito no fue
separar las carreras sino brindar atención particular de cada especialidad.
“De 1933 a 1936, la ESIME realiza modificaciones en su organización académica con el
objeto de contribuir a la configuración de un verdadero sistema nacional de educación
técnica” 9
Para el periodo 1933-1934 hacen crisis los problemas de irregularidad de muchos
estudiantes, situación que se venía arrastrando desde la EIME. El Ing. Gómez Peña, de
acuerdo con las autoridades de la SEP, se propuso realizar la vida de la Escuela, reordenar
y superar los problemas de conducta y desempeño académico de los alumnos irregulares. A
las facilidades y medidas de persuasión siguieron las disciplinarias, incluidas las más
drásticas. Para finales de 1933 son expulsados 168 estudiantes renuentes a regularizarse.
Con el nombramiento del Ing. Gómez Peña se consolidó una preparación escrupulosa para
el trabajo, una integridad excepcional y un sentido de responsabilidad inigualables.
“El Ing. Cerillo estuvo al frente de la Escuela del 10 de enero de 1935 al 31 de agosto de
1937. Plazo en realidad breve; más aún si consideramos la impresionante suma de
realizaciones que revelan la visión y capacidad organizativa de su dirigente. Este periodo
elevó el prestigio de la ESIME a un nuevo peldaño” 10
“Durante la gestión del Ing. Cerillo el registro de inscripción fue el siguiente: en 1935 se
inscribieron un total de 1,105 estudiantes y 259 concluyeron los diferentes niveles. Para
1936 se inscribieron 916 alumnos de nuevo ingreso y 258 en 1937” 11
“Y entre este periodo la ESIME se afirmó como pilar de la ingeniería mecánica y eléctrica.
La creación del Instituto Politécnico Nacional la fortalecería, al tiempo que consolidaría la
educación técnica a nivel nacional” 12
9
FLORES PALAFOX Jesús, Op. Cit. p. 154.
Ibíd. p. 155.
11
Ibíd. p. 156.
12
Ibíd. p. 157.
10
12
A la primera ley orgánica del IPN aprobada en 1949, y que generó problemas en demasía,
siguió la expedición de una nueva ley orgánica en 1956, la cual estableció de manera más
definida las funciones y objetivos del Instituto. Aunque en realidad fue hasta el 9 de marzo
de 1959 cuando se expidió su reglamento. De acuerdo con los nuevos ordenamientos, la
estructura del IPN en 1959 era la siguiente:
- Director General
- Secretario General
- Subdirector Técnico
- Subdirector Administrativo
- Jefes de Departamento
- Directores de la Escuela
Contaba asimismo con el Consejo Técnico Consultivo General; las Comisiones
Permanentes del Consejo (planes y programas, becas y comisiones de honor).
“Ya para el mismo año de 1959, fue entonces que el Presidente Adolfo López Mateos
inaugura los edificios de la ESIME, los primeros en Zacatenco. Se traslada la ESIME de
Allende 38, a la Unidad Profesional Zacatenco” 13
1.2 Antecedentes, Unidad Profesional Ticomán
Cuando se inició la carrera de Ingeniero en Aeronáutica que actualmente se estudia en
Ticomán, se fundó en el año de 1937 por iniciativa del entonces director de la ESIME, Dr.
Manuel Cerrillo Valdivia (1935-1937), con objeto de impulsar el desarrollo tecnológico en
este ramo, cuya dependencia del exterior ya desde entonces agobiaba al país.
En referencia a los planes de estudio originales fueron implementados por el Ing. León
Ávalos y Vez, quien recibió ayuda de los ingenieros Ángel S. Calvo Mijangos y Jean
Roger Joseph Brelivet Goez, egresados ambos de la Escuela Superior de Ingeniería
Aeronáutica de París, Francia. Para ello solicitaron y obtuvieron asesoría del Departamento
de Ingeniería Aeronáutica del Instituto Tecnológico de Massachusetts de los E.U.A.
Durante los años 1936 a 1958, la carrera se impartió en la calle de Allende 38 en el ahora
13
FLORES PALAFOX Jesús, Op. Cit. p. 210.
13
Centro Histórico de la Ciudad de México. Posteriormente, cuando se fundó la Unidad
Profesional Zacatenco del I.P.N., se trasladó a un anexo del edificio uno, el 9 de abril de
1974. Con la reubicación de Escuelas en la Unidad Zacatenco en 1986, Ingeniería
Aeronáutica se distribuyó en varios edificios de Zacatenco y en un pequeño edificio de
laboratorios en la avenida Ticomán.
La Unidad Profesional de Ticomán se crea en 1988, para cubrir la demanda de estudios de
la carrera de Ingeniería Aeronáutica y toma el nombre de ESIME TICOMAN, con la
siguiente estructura:




Jefe de Carrera
Subjefe Académico
Subjefe Técnico
Subjefe Administrativo
En noviembre de 1988, se eleva el rango de Dirección Adjunta, siendo su primer director
fue el Ing. Manuel Quintero Quintero, con la siguiente estructura:




Dirección Adjunta
Subdirección Académica
Subdirección técnica
Subdirección administrativa
Por todo ello, y con el afán de contar con estructuras ágiles y eficientes que garanticen el
trabajo académico, y de la elevación a un nivel óptimo en el uso de los recursos humanos,
materiales y financieros, el Consejo General Consultivo del Instituto Politécnico Nacional,
en su sesión ordinaria del 16 de agosto de 1990, tomó el acuerdo donde se otorga las
facultades para funcionar como Unidad responsable, modificándose su estructura de la
siguiente manera:








Dirección
Unidad de Asistencia Técnica
Consejo Técnico Consultivo Escolar
Comité Interno de Desarrollo Administrativo
Subdirección Académica (con seis departamentos)
Sección de Graduados e Investigación
Subdirección Técnica (con tres departamentos)
Subdirección Administrativa (con tres departamentos)
14
DIRECTORES






Ing. Manuel Quintero Quintero (1990-1996)
Ing. Cesar Augusto Cuesta Escobar (1996-1998)
Ing. Mario Alfredo Batta Fonseca (1999 - 2003)
Dr. Carlos Manuel Rodríguez Román (2003-2004)
Ing. Oscar R. Guzmán Caso (interino 2004-2005)
Ing. Miguel Álvarez Montalvo (director actual)
Evolución del Plan de Estudios a nivel Licenciatura
Las primeras generaciones de Ingenieros en Aeronáutica, cursaron la carrera en un período
de cuatro años en un plan de estudios anual, cuyas características principales eran el área
técnica y de diseño. En el período de 1950 a 1955 el Ing. Jorge Pérez y Bouras fue
nombrado director de la ESIME, siendo el primer Ingeniero en Aeronáutica en ocupar ese
cargo. A partir de 1960, el plan de estudios se modifica aumentando de cuatro a cinco
años.
En el año de 1968 los planes de estudio de las distintas carreras de la ESIME se cambian
del plan anual al semestral, modificándose su duración a nueve semestres.
En 1983 se da inicio a la revisión y actualización de los planes de la carrera de Ingeniería
Aeronáutica, llevando a cabo una serie de reuniones de trabajo con egresados, empresas,
así como foros con el fin de definir el perfil del ingeniero requerido por el sector
productivo.
En el segundo periodo escolar del año 1987, se pone en vigor el nuevo plan de estudios con
duración de nueve semestres, iniciando con éste el servicio en el turno matutino.
Desde diciembre de 1997, se inicia una nueva reforma curricular en todos los planes y
programas de estudio de la carrera, con el fin de enfocarla hacía la especialización de
nuestros egresados en las distintas áreas de la aeronáutica como son: Optimización en la
Operación de la Aviación Civil, Administración y Planeación del Transporte Aéreo,
Diseño y Construcción de Aeronaves, Mantenimiento de Aeronaves, Control Automático,
Simulación de Flujos Computacionales, Energética, Diseño Mecánico, entre otras.
15
“El 28 de junio de 2000, el plan de estudios es acreditado por el Consejo de Acreditación
de la Enseñanza de la Ingeniería (C.A.C.E.I.), con lo cual se identifican las potencialidades
y debilidades del plan de estudios, a raíz de la reciente acreditación se redoblan los
esfuerzos para acelerar los trabajos de reforma curricular bajo un enfoque más productivo
que coadyuve a que los egresados sigan siendo competitivos y pertinentes a las
necesidades de cambio” 14
1.3 Misión y Visión de la ESIME Ticomán
Misión
“El Instituto Politécnico Nacional en su Unidad Académica Ticomán de la rama de
Ingeniería y Ciencias Físico-Matemáticas, forma integralmente profesionistas en los
niveles superior y postgrado en el campo de la Ingeniería Aeroespacial, con lo cual,
contribuye al desarrollo de la industria aeronáutica y espacial del país; con calidad,
pertinencia, responsabilidad, ética, tolerancia, compromiso social y ambiental. Esta rama
de la ingeniería surge a la par que el Instituto Politécnico Nacional, con lo cual se han
desarrollado conocimientos, investigaciones y tecnología en respuesta a su entorno” 15
Visión
Dentro de la Unidad Académica del Instituto Politécnico Nacional, es importante la
vanguardia científica y tecnológica, flexible e innovadora, centrada en el aprendizaje, con
capacidad de colaboración en redes educativas y de investigación intra y extra
Institucional, inmersa en el ámbito educativo virtual dentro de la evolución de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación. Con una gestión de la calidad que le
garantice la continuidad de la acreditación en sus programas académicos, con movilidad
académica y empresarial.
Ser reconocida nacional e internacionalmente en la formación de profesionistas e
investigadores en el ámbito aeroespacial y aéreas afines, participando eficientemente en el
desarrollo sustentable, y contribuyendo al bienestar social del País bajo estándares de
competitividad del conocimiento en apoyo a la micro, pequeña y mediana empresa.
14
ARCINIEGA ORDUÑA, Nancy B. ESIME Ticomán. [en línea]. [consultado el 19 junio 2007] disponible
en www.esimetic.ipn.mx.
15
Ibíd.
16
1.4 Organigrama
El organigrama es una herramienta que sirve para describir las áreas que se conforman en
una Institución, constituye así mismo el análisis de los componentes, las funciones, los
niveles de jerarquía, las líneas de autoridad y responsabilidad.
El organigrama de la ESIME se conforma por áreas que regulan la Institución, tomando en
cuenta una administración adecuada y conforme a las actividades y funciones que se
realizan en la misma.
Fuente: ARCINIEGA ORDUÑA, Nancy B. Op. Cit.
17
1.5 Políticas de ESIME Ticomán
“Las políticas que a continuación se presentan tienen como finalidad la versatilidad
educativa contemplando desde el programa de estudios hasta la difusión con el fin de
satisfacer necesidades tanto de alumnos como de profesores y administrativos para un
prestigio y calidad no solo a nivel nacional sino a nivel internacional de igual forma” 16
Entre estas políticas se encuentran las siguientes:
o Incursionar en un 20% en el Nuevo Modelo Educativo en el Programa de
Licenciatura.
o Ampliar la oferta educativa de la unidad con ingreso diferido en Licenciatura y en
el Postrado mediante una mayor difusión y cobertura.
o Contar con un Programa de actualización y formación del docente, acorde a la
actualización del programa académico, con base en el nuevo modelo educativo.
o Implementar las acciones académicas, que conlleven a incrementar la eficiencia
Terminal en un 10% anual.
o Ampliar la cobertura educativa, a través de las distintas modalidades que los
recursos permitan y contando con otras licenciaturas u opciones terminales.
o Establecer salidas laterales dentro de la formación del egresado a requerimiento del
sector aeroespacial establecido en el país.
o Implementar la gestión de evaluación del trabajo colegiado encaminado al nuevo
modelo educativo.
o Dotar de espacios al personal docente para el cabal cumplimiento de las acciones
inmersas en el programa de tutorías.
16
ARCINIEGA ORDUÑA, Nancy B. Op. Cit.
18
o Conformar un centro de lenguas extrajeras dentro de la Unidad de Tecnología
Educativa y Campus Virtual.
o Impulsar la actividad de prácticas de laboratorio acorde con los modelos de
equipamiento adquiridos recientemente. Acorde con el modelo de equipamiento y
las necesidades cambiantes.
o Ampliar el servicio de la biblioteca mediante la modalidad de estantería abierta.
o Contar con un estudio de factibilidad de las empresas, que permita determinar las
necesidades de egresados en el reciente crecimiento y establecimiento de la
industria aeroespacial.
o Desarrollar un programa de seguimiento y atención de egresados.
o Ampliar el menos dos convenios de colaboración que incrementen el grado de
aceptación de alumnos a los programas de servicio social y prácticas profesionales
relacionados al campo ocupacional.
o Consolidar al menos tres clubes de formación integral de alumnos en disciplinas
recreativas.
o Incrementar en un 10% el número de alumnos con algún tipo de beca académica.
o Fomentar la disciplina en el ámbito de la salud física y mental entre alumnos,
docentes y personal de apoyo mediante talleres conferencias, torneos deportivos y
múltiples campaña.
o Acercar a la comunidad a la cultura y las artes con la presencia de la orquesta
sinfónica del IPN en la unidad.
o Incursionar en el desarrollo de al menos, dos proyectos de investigación aplicada
con Instituciones Públicas y Privadas
19
1.6 Plan de mejora de la ESIME Ticomán
“El plan de mejora es de suma importancia pues se busca la continua innovación y
estructuras confortables para nuestros estudiantes y asimismo podremos caracterizarnos
por ser una escuela en constante cambio” 17
o Continuar con la adecuación e implantación del Nuevo Modelo Educativo. Ampliar
la demanda de servicios educativos con calidad y pertinencia, procurando capacitar
a nuestros egresados para ser más competitivos, comprometidos e innovadores.
Aumentar la capacidad de atención ofertando nuevo ingreso dos veces al año bajo
un esquema innovador y flexible.
o Verificar la calidad de la enseñanza procurando que el personal docente cumpla con
los requerimientos mínimos de CACEI, aprovechando al máximo la edad corta de
nuestros profesores para lograr establecer planes de vida académica y personal, así
como la experiencia de los mayores.
o Involucrar con mayor fuerza a la comunidad docente en el desarrollo de
investigación educativa y aprovechamiento de sus resultados; en la capacitación
didáctica en el marco del Nuevo Modelo Educativo y para el desarrollo de material
didáctico, con el objeto de ampliar la cobertura e incrementar la oferta, disminuir
los índices de reprobación, mejorar la eficiencia terminal y fomentar el
autoaprendizaje de los alumnos y el interés por la investigación.
o Fortalecer en forma notable los procesos de aprendizaje a efecto de que la
educación impartida sea de calidad y pertinencia. Continuar con la formación de
tutores y consolidar la operación del comité de evaluación para el seguimiento del
Programa de Tutorías.
o Como única escuela de aeronáutica en el país se potencializarán los nichos de
oportunidad que existen hoy en día y que se amplían conforme el sector productivo
se renueva.
17
ARCINIEGA ORDUÑA, Nancy B. Op. Cit.
20
o Se realizarán evaluaciones y acciones remediales con la mira de mantener al día las
acreditaciones a nivel licenciatura y en el postgrado para lograr la excelencia,
colaborando con ello en mantener y acrecentar la calidad y el prestigio con que
cuenta el IPN.
o Se fomentarán los programas de tutorías para orientar a los alumnos en la elección
de su trayectoria formativa y dar seguimiento a las mismas aprovechando los
intereses y talentos del individuo, que se deberán reflejar en aprendizajes
significativos, y por lo tanto en calidad en la formación.
o Contar al interior de la Unidad con un programa que fomente la realización de
actividades deportivas, culturales y recreativas que involucre a la comunidad de la
ESIME Ticomán, con el objeto de enriquecer la formación integral de los
estudiantes.
o En cuanto a la vinculación se dará impulso procurando la innovación tecnológica,
buscando aumentar los convenios de intercambio con instituciones y empresas
nacionales y extranjeras de los sectores productivos y de servicios, proyectando una
imagen de proveedor de iniciativas.
o En referencia a la investigación, se procurará la difusión de los resultados de los
proyectos de investigación de la Unidad y de las actividades culturales, para
fomentar el interés en estas áreas, construyendo el capital del conocimiento que
necesita la sociedad del País, en materia de ciencias aeroespaciales.
o De los servicios bibliotecarios, procurar contar con el número de títulos mínimo por
libro y asignatura.
o Por otro lado se realizarán acciones para aumentar la conciencia de salud, cuidado,
respeto, ética y protección civil en toda la comunidad.
o Establecer y contar con los planes de mantenimiento de los inmuebles, equipos e
instalaciones para que se mantengan en óptimo funcionamiento y se encuentren
disponibles cuando se les requiera.
21
o Optimizar recursos humanos, materiales, financieros, técnicos para contar con
archivos dignos de ser consultados.
o Capacitar continuamente al personal en cuanto a los archivos para concientizarlos
de la importancia de los mismos.
o Adecuar un sistema que conserve los archivos en buenas condiciones.
o Contar con inmuebles adecuados para la instalación de los archivos con todas las
condiciones que protejan a los documentos del medio ambiente, animales roedores,
etc.
o Relacionarse con distintas Instituciones y centros culturales para la difusión de los
archivos.
22
CAPÍTULO 2
SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
El segundo capítulo describe el marco teórico, de esta forma se hace énfasis del buen
manejo, control y organización que la documentación debe tener, desde el origen hasta el
destino final de la misma teniendo en cuenta una unificación de actividades para evitar
duplicidad de tareas dentro de los archivos.
2.1 Definición Sistema Integral de Archivo
Se le llama Sistema Integral de Archivos porque cumple con la función de tener un control
integral de toda la documentación, desde la producción, hasta el destino final, llevando una
organización adecuada e integración al archivo. Tiene como objetivo fundamental el
optimizar todos los recursos con los cuales cuenta el archivo para que de esta forma se
haga un uso racional de ellos (recursos humanos, materiales, financieros, técnicos, etc)
Es el conjunto de normas, políticas y de procedimientos técnicos; teniendo un seguimiento
del documento desde su ingreso, gestión, conservación, hasta su destino final, tiene como
base primordial todos aquellos procesos esenciales a los archivos de trámite, concentración
e histórico.
2.1.1 Objetivos del Sistema Integral de Archivo
Se encarga de llevar un control y seguimiento de toda la documentación que es producida y
recibida por parte de la Institución para tener un control y localización ágil de la misma,
debe al documento conservarlo por sus referencias de origen.
Tiene la función de regular todos los ingresos, registros, planear una buena organización,
realizar una descripción, llevar a cabo todas las transferencias de la documentación, tomar
en cuenta un seguimiento amplio hasta su destino final.
23
2.2 Áreas que componen el Sistema Integral de Archivo
El Sistema Integral de Archivos, busca tener un buen control de la documentación, desde el
inicio, hasta el final, así mismo se conforma por dos unidades o áreas que lo regulan, estas
a su vez deben tener una interacción que ofrecerá operaciones funcionales para un buen
sistema.
Se compone por área normativa y área operativa, estas áreas tienen a su cargo diversas
coordinaciones que son las encargadas de realizar las tareas archivísticas.
ÁREA NORMATIVA
o Comité
Técnico
Interno
ÁREA OPERATIVA
de
o Unidad de Correspondencia
Administración de Documentos
(COTECIAD)
o Coordinación Archivística
o Archivo de trámite
o Archivo de concentración
o Archivo histórico
Fuente: Elaborado por la tesista a partir de varias fuentes.
Las unidades componentes realizan diversas funciones y se le encomiendan tareas que
debe llevar a cabo para el buen control documental.
2.2.1 Área Normativa
En lo que se refiere a las áreas normativas como lo son el Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos (COTECIAD) y la Coordinación archivística, deberán ser
responsables de controlar y normar todo el proceso documental para su mejora en cuanto a
producción, turnado, conservación, uso, selección y control dentro de la Institución.
El COTECIAD deberá tener una relación estrecha con el área de planeación estratégica y
evaluación, área de operación, área de finanzas, área de tecnología de información, área de
contabilidad y normatividad financiera, área jurídica, área social, área de control integral
de riesgos y el órgano interno de control; cabe mencionar que las áreas citadas con
anterioridad varían dependiendo a la Institución, o posiblemente cambie el nombre.
24
Las funciones principales del COTECIAD son las de tener actualizadas todas las políticas
internas en cuanto se refiere a la administración documental, debe resolver todos los
problemas suscitados con la documentación y buscar solución de las mismas, cuidar la
aplicación de todas las políticas dentro de las unidades administrativas, vigilar la
aplicación y la actualización sistemática de los instrumentos descriptivos, tener en
constante actualización en cuanto a las actividades archivísticas al personal que labora en
la Institución, implantar procedimientos y criterios de valoración y selección documental
con la normatividad correspondiente y autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público y el Archivo General de la Nación, tener actualizados los inventarios de
transferencia primaria (cuando finaliza la vigencia administrativa dentro de las unidades de
los archivos de trámite, se deberá transferir al archivo de concentración) y secundaria
(cuando finaliza la vigencia legal, contable, fiscal, de la documentación del archivo de
trámite que deberá ser transferida al archivo histórico o en su defecto deberá ser dada de
baja para su depuración en el archivo de trámite) al igual que las bajas documentales,
revisar que las unidades de archivo de concentración lleven a cabo en tiempo y forma el
registro de control y seguimiento de los expedientes y finalmente participar en el desarrollo
de los recursos materiales, financieros y humanos con el objetivo de llevar una
funcionalidad del sistema y operación de los archivos de trámite, concentración e histórico.
La coordinación archivística es una de las unidades responsables de conjuntar todos los
procedimientos archivísticos de las unidades administrativas con el fin de tener un buen
funcionamiento; esta se encuentra conformada por los responsables de los archivos de
trámite, concentración e histórico.
Deberá tener una comunicación con el COTECIAD para el cumplimiento del Sistema
Integral de Archivos, actualizar los instrumentos descriptivos, efectuar acciones de los
responsables de las unidades de los archivos para el buen control del documento por medio
de soportes electrónicos.
2.2.2 Área Operativa
Unidad de Correspondencia, se encarga de recibir, registrar y despachar la
correspondencia que llega a la institución, es la responsable de llevar el control de entrada
25
y salida por medio de la recepción y el registro documental, asimismo turnarla al lugar
correspondiente.
Archivo de Trámite, se encarga de la conservación y administración de los documentos que
son de uso cotidiano y que son necesarios para el desempeño de las actividades de las
unidades administrativas; tienen como finalidad el dar seguimiento y control a los
documentos que llevan algún trámite, custodia y conserva los documentos originales que
son generados y recibidos por la Institución de tal forma que estos estén organizados e
integrados.
Archivo de Concentración, es la unidad en la cual se concentran los expedientes que han
concluido su vigencia operacional y su guarda es precautoria, tiene la finalidad de
garantizar el tratamiento adecuado de la documentación para su transferencia y
conservación de los expedientes semiactivos, asimismo realizar la valoración y selección
final de los expedientes inactivos con el propósito de que éstos sean conservados
permanentemente en el Archivo Histórico o dados de baja.
En el archivo de concentración se reciben de forma directa y exclusiva de los responsables
de las unidades de archivo de trámite, los expedientes cuya utilidad operativa haya
concluido.
Archivo Histórico, se encarga de proteger y conservar el patrimonio histórico, en este
archivo normalmente se encuentra la documentación cuyo trámite ha finalizado y se queda
como testimonio, evidencia y para informar de los hechos de cualquier institución o
persona. La información concentrada en estos archivos, es de mucho interés pues es
consultada cotidianamente para investigaciones.
La documentación que es consultada en este tipo de archivos, es consultada para todo tipo
de usuarios y sin restricciones.
2.3 Concepto de Archivo
“Son aquellos registros de cualquier Institución pública o privada que hayan sido
considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para
26
referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una Institución
archivística”18
El archivo se describe como área local o mueble en la cual se custodian los documentos y
por otro lado es el conjunto de documentos que se encuentran generados por algún trámite
ya sea de alguna Institución o persona.
En el archivo los documentos se encuentran de forma ordenada y están reunidos con una
finalidad en específico que es la de cumplir con algún asunto.
Cabe mencionar que el conjunto de documentos se encuentran acumulados durante un
proceso de gestión de ya sea una entidad, persona física, privada y moral y por medio de
esta documentación se cubre con un trámite que sirve posteriormente como referencia,
testimonio y finalmente como documento informativo.
2.3.1 Ciclo Vital del Documento
“Hasta la segunda mitad del siglo XX aproximadamente, se consideraba que los archivos
servían principalmente o casi exclusivamente a la investigación histórica, de ahí que la
naturaleza de los documentos conservados iba a estar determinada por tal interés y que se
definiera como documentos de archivo aquellos que reunían las condiciones para su
conservación permanente, independientemente de las circunstancias de su origen,
producción y circulación en el marco de la gestión de las instituciones o de la actuación de
los individuos en carácter de personas jurídicas” 19
En la actualidad se dice que dependiendo de la índole del documento en referencia a su
función u origen en la estructura administrativa y del servicio a la entidad, se debe realizar
un trato adecuado desde su naturaleza y por lo tanto el archivo tendrá que intervenir en la
génesis del documento.
18
SCHELLENBERG, Theodoore R. Archivos Modernos, Principios y Técnicas. 1987, p.44.
STECKLER, Hernán. Gestión y organización documental. [En línea] [Consultada el 4 Octubre 2007]
disponible en www.archivos/hernán/archiverosdesantafe.com.
19
27
Por ello, es de suma importancia conocer y analizar todas las etapas que se avocan al
documento como tal para así establecer un flujo documental adecuado y definir la etapas
documentales haciéndose partícipe de el seguimiento del documento para cumplir con el
objetivo por el cual fue creado.
El Ciclo Vital del Documento se le conoce también como el principio de las tres edades, el
autor Wyffels así lo reconoció, el objetivo primordial de esta teoría fue para mejorar tareas
administrativas dentro del archivo y para no caer en el cúmulo documental que se puede
generar normalmente en las Instituciones, haciendo fácil la tarea del resguardo de
información en los archivos.
Ahora bien, se sabe que el documento es la identidad y la memoria de cualquier institución
pues allí se reflejan todas las actividades que se realizan al día.
Comenzaremos a hablar a cerca de las etapas del Ciclo Vital del Documento para entender
el por qué de la importancia del documento.
Todos los documentos tienen origen desde el momento de su gestión administrativa en la
entidad productora la cual es a la única que le sirven; ya en esta etapa, los documentos se
encuentran físicamente y se tiene el acceso al contenido; a esto se le llama archivo de
trámite.
“En esta etapa al igual que en la segunda que es la semiactiva, la documentación es de
carácter administrativo, legal, fiscal y contable (valores primarios). Para que un documento
pueda pasar de una fase a otra debe hacerse por medio de una transferencia, en este caso la
primaria” 20
“La segunda etapa llamada semiactiva se relaciona con una de las técnicas documentales
de archivo, la selección documental y se refiere a la decantación de los valores de
documento luego de que deja de interesar a la entidad productora” 21
20
21
STECKLER, Hernán, Op. Cit.
Ibíd.
28
A esta etapa se le llama archivo de concentración y la base principal de las actividades que
se desempeñan en ella es la valoración documental. Ya finalizado el plazo precaucional, la
documentación es trasferida al archivo de concentración y queda a disposición y custodia.
La importancia de la valoración y el buen análisis de la misma, dará lugar a identificar la
utilización de la información, de esta forma se determina si el documento únicamente
contiene un valor mas que el administrativo, y si este es el caso, se conservará tanto
físicamente como por la información que contiene ya que es de suma importancia para la
buena toma de decisiones.
De otra forma ya analizado el contenido del documento y al no encontrarse con mayor
problema de utilización de la información se procederá a su depuración, pero en este
sentido se tomará en cuenta una evaluación exhausta de la utilidad del mismo en base a
diversas técnicas de determinación para que nos garantice que la documentación realmente
amerita su depuración.
“La documentación es esporádicamente consultada. Al ir perdiendo sus valores primarios,
por medio de la valoración se determina si es factible su transferencia al Archivo Histórico
o la eliminación. Por último se encuentra el Archivo Histórico o inactivo en donde los
documentos retoman otro tipo de valor para su permanente conservación” 22
Nos encontramos con el documento ya en la última fase en la cual ya no tiene caracteres
administrativos, se dice que ya cumplió con el origen de su nacimiento.
Tenemos tres valores de suma importancia para el documento como son el evidencial,
testimonial e informativo.
El evidencial es aquel en donde se revela todo origen, organización, desarrollo o cambios
de los organismos públicos y privados, también los cambios institucionales orgánicos, las
normas de trabajo, funcionamiento de sus áreas administrativas, etc.
22
STECKLER, Hernán, Op. Cit.
29
Testimonial, la misma palabra lo dice, dan testimonio de la evolución y los cambios más
trascendentes que desde el punto de vista legal sufre la institución como por ejemplo las
directrices, políticas, programas, proyectos, etc.
El informativo se refiere a revelar fenómenos particulares de la institución como lo son los
expedientes del personal, organigramas, correspondencia, etc.
2.3.2 Principios de Procedencia y Orden Original
“Sus antecedentes datan del 24 de abril de 1841, por Natalis de Wailly, este principio es
definido como aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo
documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen y junto a estos todos los
documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Este origen y este orden
no son otra cosa que la consecuencia de la naturaleza jurisdiccional del archivo y de su
fondo” 23
Cabe mencionar que en los Principios de Procedencia y Orden Original se respeta la
estructura que establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la
organización y no alterar la misma.
2.3.3 Organización Documental
“Es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal
manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo” 24
En este caso se le llama fondo documental.
La organización documental no es más que una operación mecánica e intelectual donde las
diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios
orgánicos o ya sea funcional para revelar el contenido y la información.
23
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Introducción a la organización de archivos, módulo II. 2004,
p. 7.
24
Ibíd. p. 37.
30
Es un conjunto de procedimientos archivísticos en el cuál se respeta el fondo basado en la
misma estructura y función de la Institución productora con el fin de facilitar el control, y
la localización de la información que se encuentra en el archivo.
Podemos hablar de una clasificación contemplando la división o separación de un conjunto
de elementos separando por clases, grupos o series y de esta forma queden integrados
formando parte de la estructura de un todo.
Por otro lado tenemos también la ordenación “Es la segunda operación dentro de la
organización, que ha de aplicarse con independencia, a cada serie documental dentro de un
fondo o de una sección de archivo o bien a un conjunto de documentos relacionados por su
asunto o por su tipología al tratar de preparar un catálogo” 25
La ordenación es un proceso archivístico que engloba y relaciona aquellos elementos que
constituyen las series documentales conforme a un criterio ya establecido; es el siguiente
paso a la clasificación dentro de la organización de un fondo, es entonces que el expediente
está incluido en un grupo o clase conforme al lugar correspondiente.
Existen diversos métodos de ordenación como el alfabético, numérico, cronológico,
onomástico, alfanumérico, etc.
2.3.4 Documento de Archivo
Un documento de archivo es aquel testimonio material de un hecho o acto realizado a
través del ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de
acuerdo con unas características de tipo material y formal.
Son por lo tanto el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor.
La finalidad recae en servir como prueba testimonial y material de la actividad
encaminadas a administrar las funciones de los diferentes órganos productores.
En conclusión se puede decir que el documento de archivo es aquel que contiene
información registrada no importando su soporte ni tipo documental, pero que se ha creado
25
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. 1989, p. 103.
31
por una Institución pública o privada, persona física o moral y que refleja el desempeño de
sus actividades.
Todo lo anterior lleva a que los documentos de archivo deben cumplir con obligaciones
legales o administrativas en el ejercicio de cualquier actividad o función que se realice.
Ahora bien, el documento de archivo es aquel que se caracteriza por la gestión
administrativa que contiene, pues deja testimonio en cualquier soporte y que ha sido
recibido o surgió por el ejercicio de funciones legales, administrativas, fiscales y da prueba
y seguimiento de su trámite.
Dentro de este tipo de documentación es necesario e importante el saber quién produjo el
documento, por qué y para qué, en pocas palabras, con qué finalidad y para quién va
destinado pues de esta forma tendremos un control específico de la documentación sin caer
en la desorganización y el descontrol de la misma.
“Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan
atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o
privados. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y
eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas” 26
2.3.5 Características del Documento de Archivo
Contienen diversos caracteres:
Se considera como primer punto el que es seriado pues es el reflejo de actividades
realizadas por órganos que lo producen, la condición de exclusivo pues todos los
documentos de archivo aunque responde a una actividad en concreto del productor, se
enfoca a un asunto o a una persona diferente, finalmente la condición de que es original es
principalmente a que contiene los elementos de validación indispensables como son las
firmas, rúbricas, registros o sellos.
26
ROO GUZZIE, Javier. Conformación de documentos. 1997. p. 16.
32
2.4 Agrupación Documental
Primeramente se debe entender el Principio de Procedencia y Orden Original para después
partir con lo que es la agrupación documental pues este Principio nos da la pauta para
hacer la misma agrupación las cuales son el fondo, sección y serie.
2.4.1 Fondo
“Está definido por el principio de procedencia y lo compone la totalidad de la
documentación producida o recibida por una Institución o persona en el tiempo en que
desarrolla su actividad. Debemos tomar en cuenta que un archivo puede contener varios
fondos” 27
Ahora bien un fondo en sí se constituye como el conjunto de series de una misma
procedencia u origen y que se encuentran reunidos por alguna persona o Institución en
largo tiempo, se encuentra determinado al principio de procedencia y orden original y tiene
su razón de ser en la necesidad de mantener separado y diferente el conjunto de los
documentos producidos por la Institución que mantiene entre sí relación.
Los fondos tienen una organización independiente y una programación completa en el
sentido de su descripción y se basa en sus funciones.
2.4.2 Sección
“Es la división primaria del fondo, establecida en función de las líneas de acción de la
entidad.
Las divisiones de los documentos que corresponden a las grandes unidades productoras
dentro de una institución se han llamado tradicionalmente en el archivo secciones, que
cuando tienen bajo su autoridad otras menores se titulan subsecciones. Estas divisiones
repiten organizadamente la estructura funcional del productor” 28
27
28
RUÍZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Manual de Archivística. 1995, p.43.
Ibíd. p. 44.
33
Dentro de la sección podemos hablar de la subsección que se refiere a la división de la
misma sección que es realizada en base a la función que desarrolla la Institución.
2.4.3 Serie
“Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo emanados de
un mismo órgano o sujeto productor como resultado del ejercicio de sus funciones y los
soportes de información específicos, permanece en el tiempo y puede cambiar o perder su
valor durante su ciclo vital. Puede estar constituida por el conjunto de documentos de una
misma tipología o varias” 29
Estos documentos pertenecen a una organización en base al resultado de una gestión
realizada y siguen una tipología en relación a la creación del documento o por el cual fue
utilizado.
Su objetivo principal es el dar un testimonio del soporte en referencia a la actividad
administrativa agrupando los documentos de una misma función y permitiendo una
adecuada investigación, finalmente permite la creación de los expedientes en forma física.
Las series son creadas en oficinas con un orden administrativo adecuado y son integradas
por un tipo o varios tipos documentales, por lo tanto siguen el mismo orden de
procedencia.
En resumen una serie es el conjunto de documentos que son producidos continuamente
como el resultado de una actividad y de cualquier magnitud.
2.5 Archivo de Trámite
El archivo de trámite es el primero dentro del Ciclo vital del Documento, pues es en el
archivo de trámite donde se genera la información conforme a todas aquellas actividades
que se desempeñan dentro de una Institución, cabe mencionar que la Institución puede ser
pública o privada.
29
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA DE BOGOTÁ. Las series documentales en la
organización de los archivos de oficina o de gestión. 2002, p. 16.
34
En este archivo la documentación es generada continuamente y por ende su volumen
documental crece a velocidad y en ese sentido se tienen algunos problemas con la
organización documental y en ocasiones con la recuperación de la información si no se
tiene un control adecuado de la documentación.
Muchas instituciones recurren a la administración de documentos para la mejora del
archivo y el buen control, que sea óptimo y cubra las necesidades continuas de las áreas de
la institución.
El archivo de trámite es el que está conformado por aquellos documentos que han sido
resueltos y que deben estar en un lugar de fácil acceso para todas las áreas de la Institución,
también es indispensable conservarlos hasta que terminen su gestión administrativa.
“Los archivos de trámite también son denominados como inmediatos, de gestión o de área,
contiene como su nombre lo indica asuntos que están en gestión y su consulta es muy
frecuente” 30
Ahora bien, el archivo de trámite también se le conoce como archivo de gestión pero es
más conocido de esta forma en otros países como los europeos.
“De esta forma se gira progresivamente hacia una posición más integral, en la que entran
en juego no sólo las ventajas derivadas de la intervención en la etapa pre-archivística, sino
también el beneficio general que para las administraciones y para los productores de la
documentación administrativa tienen esas intervenciones” 31
2.5.1 Funciones
Los archivos de trámite tienen como funciones primordiales las siguientes:
- Tener en servicio aquella documentación administrativa para la adecuada toma de una
decisión.
30
31
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA DE BOGOTÁ. Op. Cit. p. 5.
NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y gestión de archivos. 1999, p. 165-169.
35
- Considerar todos los instrumentos descriptivos en los archivos para facilitar la
información.
- Tener toda la documentación en un local físico adecuado para que se garantice la
conservación documental.
- Mantener una buena organización de la documentación, para así se cumplan tanto con el
control y servicio.
- Actualizar los instrumentos descriptivos
- Tener un registro de la documentación manejada por la entidad administrativa
2.5.2 Objetivos
Todo archivo necesita un buen funcionamiento para llevar a cabo todas sus actividades con
eficacia y finalmente para cubrir las necesidades del mismo, dentro de los objetivos es de
suma importancia aquellos que nos permitan atender características específicas de las
oficinas, diversas organizaciones, y los usuarios.
2.5.3 Expediente
“Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivística:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto” 32
Es un conjunto de documentos que se encuentran agrupados y organizados entre sí para su
utilización dentro de trámite del generador o ya sea en el proceso de organización
archivística pues su relación es que el documento pertenece a un mismo asunto, trámite o
actividad.
Todo expediente se refiere a una serie documental en específico, es homogéneo pues trata
de un mismo asunto ya que el fin de un expediente es la buena identificación de toda la
documentación para facilitar y hacerlo útil.
32
NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Op. Cit. p. 23.
36
“Una gran ventaja del expediente es que como se tiene la documentación agrupada, no hay
forma de que un documento no se encuentre, pues en el expediente deberán encontrarse
conformados los documentos” 33
2.5.4 Apertura de Expediente
Se debe considerar el que no existan antecedentes de un expediente para poder hacer la
apertura del mismo y se contemplan los siguientes puntos:
o “Cuando se trate de un asunto o materia nuevos.
o Cuando la materia o asunto de que se trate el documento exista en el archivo pero
no corresponda a la gestión gubernamental actual como programas, proyectos o
informes que reflejan las tareas de un periodo determinado” 34
El tener el control sobre la documentación y cumplir con las tareas archivísticas, reducirá
el problema en saber si el expediente ya se ha abierto o no y por ende el óptimo y sobre
todo el buen manejo del archivo.
2.5.5 Integración del Expediente
En un archivo cuando se manejan expedientes documentales, es básico comprender que
estos se integran por el asunto que contiene, la materia, el tipo documental, el carácter
técnico sustantivo o ya sea conforme a sus funciones administrativas dentro de la
Institución, al trámite o gestión y es importante tener en cuenta que son el reflejo de
cualquier obligación o responsabilidad.
Los expedientes deben estar integrados por documentos que tengan relación entre sí en
base al asunto, tipo documental o materia, que se integren de forma secuencial conforme se
generen ya sea copia del mismo documento o los originales que se reciben.
Es importante también contemplar que las copias de los oficios cuenten con un número de
oficio, fecha o firma, si existen borradores, estos deben ser integrados con la fecha de
33
34
NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Op. Cit. p. 25.
SECRETARÍA DE SALUD. Guía para la organización y control del expediente de archivo. 2002, p. 17.
37
elaboración, no duplicar copias o borradores de un mismo documento. Son algunas de las
actividades que como archivistas debemos tomar en cuenta para la homogeneidad de un
archivo.
2.5.6 Registro del Expediente
Es una de las tareas que no hay que dejar atrás pues su finalidad es el asentar que éste
forma parte de los mismos archivos Institucionales que contiene información relevante
para amparar las actividades realizadas.
El registro de un expediente de archivo comprende el describir en la carátula la mayor
información para el óptimo manejo y para el desarrollo de algún instrumento descriptivo.
“El registro de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación y
facilitará el control y ubicación dentro de la unidad administrativa en particular y dentro de
la dependencia en lo general, al incorporarse su registro a una base de datos de la
dependencia” 35
2.6 Concepto de Expurgo
Es un gran conflicto la palabra „expurgo‟, pues se define de diferente forma, en México la
palabra expurgo es la extracción de copias, anotaciones, etc. de un expediente con el fin de
evitar la duplicidad y el aumento documental; en este sentido en otros países como en
España, la palabra „expurgo‟, se refiere a una definición totalmente diferente a la que
tenemos aquí; la definen como la selección sistemática de todos aquellos documentos que
son producidos y recibidos en el ejercicio de las actividades de cualquier Institución,
aquella selección que se realiza en función de valores que determinan ya sea la
conservación o la eliminación del documento. En ese sentido y no saliendo de la misma
idea, ese concepto está bien realizado pero mal dirigido en nuestro país (México), pues eso
es lo que se conoce como „Valoración Documental‟
35
SECRETARÍA DE SALUD, Op. Cit. p. 21.
38
Cabe señalar que el expurgo es una tarea de cierta forma fácil para los archivístas, pero que
se debe conocer muy bien el significado para no caer en equivocaciones y se debe tomar en
cuenta que únicamente el expurgo es la selección de información duplicada,
y
posiblemente el retiro de aquel material oxidante como grapas, clips, broches, etc. que así
mismo no conviene que permanezca dentro del expediente.
Este concepto se maneja en cualquier Institución pues la finalidad de la misma es la mejora
del archivo, la interacción del usuario con el documento y que el documento se encuentre
en buenas condiciones.
Tal vez la palabra „expurgo‟ suene un poco agresiva para la actividad que se aplica dentro
de esta concepción de pensamiento y no sea muy importante como la valoración
documental pero el realizar esta actividad es de vital importancia pues se evita y no se cae
en la duplicidad documental, para ello se debe evitar el sacar copias innecesarias que al fin
de cuentas hacen volumen y complican el espacio que bien puede ser utilizado para
documentación que realmente lo amerite.
Ahora bien cabe mencionar que la valoración documental es un proceso arduo y que
conlleva a una operación intelectual, racional y de mucho análisis pues se trabaja con
documentación que puede tener valores vigentes y se debe estar conciente de esto pues lo
que hace la valoración es tomar un juicio naturalmente de la esencia del documento y por
el cuál fue creado.
Existen diversas Leyes, las cuales se puede basar para determinar la eliminación del
documento o la conservación de la misma.
Ya con esto tenemos que la valoración responsable nos lleva a criterios de funcionalidad en
todo sentido para la entidad productora.
“Por tanto hoy, se considera a la valoración como un momento cualificativo de la
protección de los derechos de administradores y administrados, por un lado, y de las
39
futuras fuentes historiográficas por otro. Aunque puede haber quien piense que tutelando
los derechos administrativos en la valoración, se hace lo legítimo para la historia” 36
2.6.1 Ventajas del Expurgo
 Se tiene principalmente la buena optimización del archivo
 Se evita la gran cantidad documental
 El incremento de espacio innecesario dentro del archivo
 La fácil adecuación del archivo en el sentido de no caer con equivocaciones al
momento de retirar de forma oportuna las copias que no son necesarias.
 La conservación de documentos que si tengan importancia para la Institución
 Tener el archivo en buenas condiciones sin documentación duplicada y que al
fin de cuentas no tiene sentido conservar.
 La clasificación y ordenación adecuada de la documentación
 La administración de documentos racional y ágil que pretenda una buena
adecuación de la misma.
 Evita que al momento de la valoración se tenga bien definido el proceso de qué
documentación ya será destruida y no caer en confusiones.
Finalmente con estas actividades se llegará a una normalización de carácter material e
intelectual adecuado para el fácil proceso que lleva el expurgo.
2.6.2 Valoración
La valoración es aquella que determina los valores que contiene cada serie documental, es
una actividad que se realiza con demasiada cautela pues el determinar los valores a un
documento no es tarea fácil y al momento de realizar la destrucción del documento puede
ser irreversible si no se tomaron medidas con anticipación como la de la digitalización por
ejemplo.
Esta se debe realizar de manera objetiva para garantizar que la retención y disposición del
documento.
36
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos: soportes, edificio y organización. 1997, p.
369-370.
40
Nos hace pensar en la utilidad del documento como tal pues el documento es memoria de
la humanidad, es la identidad de una persona o de un pueblo y bajo este concepto nos
avocamos a que el documento es referencia primordial.
2.6.3 Transferencia Primaria
Las transferencias son todos los procesos documentales en base a las series que pasan de
un archivo a otro y cubren con el fin de la institución.
Tienen como finalidad el evitar el rezago en los archivos de trámite.
Toda transferencia tiene un proceso que se debe seguir adoptando la reglamentación
adecuada para no hacer equivocaciones al momento de transferir la documentación.
“La Transferencia primaria es aquella transferencia controlada y sistemática de la
documentación archivada en el Archivo de Trámite que deja de tener utilidad inmediata
para la gestión y trámites de la Unidad Administrativa, y se envía al Archivo de
Concentración” 37
De manera general se explica el procedimiento para la transferencia primaria:
Al momento de efectuar este proceso, la revisión de los expedientes que integra el archivo,
debe ser basta para identificar los expedientes cuya consulta y uso han finalizado,
posteriormente se retiran previo control por medio de un formato en el cual se indique la
baja del documento con los datos del responsable de la transferencia, la fecha y la hora
para así agruparlos de acuerdo a la serie documental correspondiente y no se pierda el
control ni el orden cuando sea el arribo al archivo de concentración.
“De igual forma se elabora un inventario en el cuál se especifique cuales y cuantos
expedientes son los que causan baja. Se espera la autorización y se realiza respetando la
fecha y la hora indicada, establecida previamente” 38
37
ISSSTE, Lineamiento en los archivos administrativos, [en línea] [consultado el 18 Octubre 2007]
disponible en www.issste.gob.mx/administracion/mensajes/lectura2.html
38
Ibíd.
41
2.7 Archivo de Concentración
El archivo de concentración se encuentra conformado con la documentación de consulta
esporádica y su uso es poco frecuente. Es el lugar donde se concentran los expedientes que
han finalizado su vigencia operativa para su guardia precaucional.
Se encuentran en la segunda fase del ciclo vital del documento. El archivo de
concentración se encarga de la recepción y custodia de la documentación que ha sido
transferida por todos los archivos de trámite de una Institución y que concluyó su trámite.
Este archivo es responsable estar en constante comunicación con el archivo Histórico pues
una vez que sus valores primarios han caducado, mantienen valores secundarios como el
evidencial, testimonial e informativo.
2.8 Archivo Histórico
El archivo Histórico es el encargado de almacenar la documentación que contiene valores
evidenciales, testimoniales e informativos y tiene como tarea principal el organizar,
conservar, administrar, describir y divulgar la memoria de la humanidad.
Ahí están las transferencias secundarias y las series documentales que ya se encuentran en
la tercera etapa del ciclo vital del documento.
La documentación que se encuentra en el archivo histórico pasará a ser parte de la
memoria documental de la Institución y su papel primordial es el de informar a los
usuarios. Esta puede ser consultada por cualquier tipo de usuario que se interese en la
información contenida en el documento.
42
CAPÍTULO 3
PROPUESTA DE IDENTIFICACIÓN Y EXPURGO DEL ARCHIVO DE
TRÁMITE DE LA ESIME DEL IPN
El tercer capítulo, describe una propuesta de mejora para el archivo, garantizando la
integridad, localización y conservación de los documentos.
El uso óptimo de los recursos archivísticos, facilitará todas las tareas realizadas mejorando
los procesos para el tratamiento de la documentación dentro de los archivos.
3.1 Estructura Orgánica del Archivo de Trámite
El archivo de trámite es muy importante pues tiene como objetivo el resguardo de los
documentos, es una fuente de información y consulta para la toma de decisiones y realiza
una labor social en cuanto a la investigación, la custodia de los documentos es cautelosa
pues garantiza con ello la conservación de los documentos en cuanto a los soportes.
Todas las entidades administrativas, para el buen funcionamiento y manejo, además del
aprovechamiento de los recursos, deberá estar perfectamente delimitada en cuanto a su
organización y de igual forma en las actividades que se realizan con el objetivo de evitar la
duplicidad del trabajo, por ello, es indispensable que en un archivo de trámite se lleven a
cabo acciones implantando un organigrama de las áreas que lo conforman.
JEFATURA DE LA UNIDAD
SUBUNIDAD
DE
RECEPCIÓN
SUBUNIDAD DE
CLASIFICACIÓN
Y PRÉSTAMO
SUBUNIDAD DE
EXPURGO Y
TRANSFERENCIA
Fuente: Elaborado por la tesista a partir de varias fuentes.
43
3.1.1 Jefatura de la Unidad
Es la base de un archivo de trámite, pues se encarga de el control y funcionamiento, es la
coordinadora de las subunidades, éstas dependerán de las actividades adjudicadas por la
jefatura como lo son el tratamiento documental, la recepción, el control, los servicios que
se ofrecen y las transferencias documentales. La jefatura será la representante ante otras
instancias cuando sea necesario. Tiene como finalidad el planear, organizar y coordinar
todas aquellas actividades de las áreas que integran la unidad, el control de la
documentación y el servicio, se encarga de administrar de forma óptima los recursos
técnicos, humanos, financieros y materiales para tener su buen funcionamiento y promover
medios adecuados para su fácil adquisición y optimización, cumple y hace cumplir todas
las normas vigentes en referencia a la conservación, control y uso de la documentación que
se encuentra en el archivo de trámite e informa constantemente a la supervisión sobre los
resultados obtenidos de las actividades realizadas.
3.1.2 Subunidad de Recepción
Esta área se encarga de la adaptación documental que recién entra al archivo, sus
principales funciones son las de recibir la documentación que es enviad del área
administrativa en la cual se encuentra adscrito el archivo o en las que se proporcione el
servicio, establece y somete los instrumentos de control de la documentación activa, realiza
los prestamos a las áreas de trámite dentro de la institución y turna para las consultas en
base a las normas y políticas establecidas.
3.1.3 Subunidad de Clasificación y Préstamo
Esta área es la encargada de la clasificación y descripción del documento de archivo en
base al cuadro de clasificación ya especificado de la unidad administrativa, se encarga de
la identificación y agrupación de las unidades documentales por asuntos, todos los tipos
documentales que pertenecen a la dependencia tomando en cuenta las series y subseries,
posteriormente se describe en un registro y en su caso, establece el plazo de reserva del
documento. En cuanto al préstamo, se deberá contar con un vale de préstamo, el cual es
44
uno de los instrumentos de control más importante pues se lleva un registro adecuado de la
documentación que es solicitada, de igual forma con éste instrumento, se identifican
algunas descripciones y se tendrá detectada la información que fue pedida.
3.1.4 Subunidad de Expurgo y Transferencia
Está área se identifica como la más importante en el archivo de trámite, pues con está se
evita la conservación de los documentos innecesarios para el archivo, haciendo el flujo
documental más ágil.
Es la encargada de la eliminación de los documentos recibidos con materiales oxidables
como lo son las grapas, clips, broches, establece elementos de identificación de los
documentos en base a las políticas ya establecidas, elabora catálogos de vigencias
documentales necesarios para el archivo de concentración, de esta forma el archivo sabrá si
se realiza el proceso de depuración o su guarda es permanente, integra y mantiene
actualizado el catálogo de las vigencias documentales con campos requeridos para que la
documentación sea conservada o en se realice la transferencia en base a plazos, extrae toda
la documentación innecesaria de tal forma que se cuente con un expediente completo y
homogéneo y que coincida con el catálogo de vigencias documentales y a las políticas
establecidas por el archivo de trámite y mantiene un lugar adecuado para evitar la
saturación de espacio extrayendo oportunamente los documentos que a futuro serán
sometidos a la depuración.
En cuanto a la transferencia, se encarga del desahogo de los documentos en el archivo de
trámite para determinar la correcta y oportuna conservación de los documentos teniendo en
cuenta el año de los expedientes, realiza el análisis para las selecciones del documento y
determina también qué documentación será transferida o se resguarda de forma precautoria
en el archivo de concentración, analiza detalladamente la documentación que cuyos valores
ya hayan prescrito en una primera etapa, aplicando de forma adecuada las técnicas
archivísticas en base a una valoración y selección del documento, aplica y registra las
transferencias de la documentación semiactiva para el archivo de concentración, haciendo
énfasis en los controles de la circulación de los expedientes que hayan sido dados de baja.
45
La importancia del archivo de trámite, radica en el buen funcionamiento del mismo, la
labor ordenada y eficaz de la institución ya sea pública o privada, depende en gran medida
de los servicios de información con los que se cuente, y toda la documentación que genera,
procesa, etc. permitirá brindar el apoyo de consultas al momento de su requerimiento.
La organización, conservación, control y uso de la documentación son actividades
benéficas que se obtienen al tener un archivo de trámite en buenas condiciones y por lo
tanto se deben establecer procedimientos adecuados para las subunidades a cargo de la
jefatura.
El archivo de trámite, deberá contar con una base legal que sustente que todas sus
actividades son realizadas adecuadamente, se basará en leyes, normas, acuerdos, circulares,
etc. y en algunas ocasiones dependerá de las políticas implementadas por la institución.
El archivo de trámite deberá satisfacer las necesidades de información y por esa razón se
requiere de un estatuto administrativo en cual deberá ser claro y concreto al difundir los
lineamientos que se marcan en el uso adecuado de la información, proporcionando así, un
servicio eficaz y la aplicación de políticas que abarquen un mayor segmento, haciendo su
fácil control del archivo.
3.2 Condiciones del Archivo
Contemplando la importancia que tienen los archivos y que estos son el reflejo de todas
aquellas acciones administrativas de cualquier Institución; el archivo del área de Control
Escolar, representa la memoria documental que es poseedora de un conocimiento inmenso
y representa la gran travesía de todos aquellos alumnos que han dejado huella dentro de la
Institución, formando así un acervo tan importante por la documentación contenida.
Al ingresar por vez primera a este archivo, me encuentro con la gran necesidad de
proponer en base a un Sistema Integral de Archivo, una reorganización que será de gran
beneficio para el archivo, contemplando así la propuesta de identificación y expurgo de los
expedientes, un vale de préstamo, inventario del archivo de titulados, y la optimización de
46
recursos. La sorpresa con la que me encuentro es que el área de trabajo se ocupa para
comedor de los trabajadores de esa misma área e incluso de áreas ajenas.
Se cuenta con un área de aproximadamente 5 x 5 metros contando con dos computadoras
inservibles, un almacén de papelería, tres mesas de 1.30mts x 1.05mts., 6 sillas y el archivo
que se compone por 5 anaqueles con 4 gavetas para los expedientes de titulados, 5
anaqueles con 4 gavetas para los expedientes de pasantes y 4 anaqueles con 4 gavetas para
los expedientes de bajas.
Existen dos turnos, el primero que es de 8 a 15 hrs. con un total de 4 personas, dos
cardistas (se les llama así a las personas encargadas de llevar el registro de los alumnos de
nuevo ingreso, renovación de credenciales, trámite de algún documento que tenga que ver
con problemas de calificaciones o presentación de algún examen extemporáneo), la
secretaria y el Ingeniero encargado del área, por la tarde con un horario de 15 a 21hrs
únicamente dos personas mismas que se encargan del archivo, ninguno con conocimientos
en el área de archivo y por ello la falta de interés para tener en buenas condiciones el
mismo. Las tareas realizadas por el personal dentro del archivo, son únicamente las de
préstamo de los expedientes al personal de otras áreas sin ningún control pues no se cuenta
con ningún vale de préstamo y tardando de uno a dos días para la ubicación del expediente,
es tal su desorganización que tienen ese problema con mucha frecuencia; otra actividad
realizada es la integración de la documentación de los expedientes, otro conflicto pues se
deja concentrada la documentación y no se integra al momento por ende actividades no
realizadas satisfactoriamente y que perjudican por lo tanto las condiciones del archivo.
No se tiene ningún control de la documentación, carece de instrumentos de consulta e
instrumentos descriptivos, no hay ninguna persona encargada en el archivo.
Se tienen expedientes de titulados a partir del año de 1968, hasta la fecha, cabe mencionar
que la consulta de los expedientes son utilizados con frecuencia por el personal interno y
externo.
Es un archivo sumamente desorganizado pues los expedientes están en lugares no
correspondientes, a parte de que el método de ordenación utilizado no es el más factible
para el personal, su método de ordenación es el alfabético, podría decirse que si es
47
funcional pero no tenía buenos resultados, el tiempo aproximado para localizar el
expediente es de uno a dos días, atrasando entonces el trabajo.
3.3 Organización del Archivo
Para el pertinente control del archivo y en base a un Sistema Integral de Archivo, es
fundamental tener éste de una forma agradable, organizado, agilizando así las actividades
archivísticas.
El archivo del área de control escolar cuenta con personal meramente empírico y no acepta
cambio alguno por mejorar el archivo, y se niega a cualquier modificación e inclusive se
tuvieron diversas pláticas para hacer entender que el tener un archivo en buenas
condiciones, facilitaría las actividades archivísticas y no se tendrían problemas al encontrar
los expedientes.
Se sugieren algunas condiciones para el buen funcionamiento del archivo.
Primeramente debe contar con un jefe de archivo, este tendrá la responsabilidad de
conservar y administrar los expedientes, dar seguimiento y control de los documentos en
trámite, desde el momento de la integración, hasta su destino final, custodiando al igual la
documentación original.
Funciones del Archivo: El archivo deberá estar de acuerdo y en constante
retroalimentación de información de los procesos y el lugar de localización de los
expedientes, teniendo un registro en una base de datos, dicho registro deberá estar
actualizado por el jefe de archivo identificando la ubicación o si fue prestado y el lugar o
área en la cual se localiza.
3.4 Identificación de la Documentación al Interior del Expediente
Como ya se ha mencionado con anterioridad, y para el control adecuado del archivo se
deberá tener una organización viable para efectuar todas las actividades que se requieran
en el archivo.
48
Teniendo la organización de los expedientes al interior de las gavetas, se plantea realizar
una ardua y detallada identificación de documentos. Se hará la revisión de expediente por
expediente para verificar que tuviera la documentación adecuada. El archivo cuenta con un
documento en el cual menciona la documentación con la que debe integrarse un
expediente: acta de nacimiento, CURP, certificado de preparatoria, certificado de
secundaria, cartilla de servicio militar, equivalencia de materias, carta
de pasante, constancia de inscripción a los semestres, boleta global, tarjeta de
calificaciones semestrales, dictamen de bajas, certificado de la licenciatura, liberación de
servicio social y acta de examen profesional, en ese orden respectivamente, en ese sentido
los expedientes quedarán conformados con la mayor parte de los documentos.
49
A continuación se puede consultar los campos aplicables para conformar el expediente de
titulados:
Cuadro No. 1
Campos sugeridos por el Coordinador del
Aplicable o no y por qué
Servicio Social
Acta de Nacimiento
Es necesaria para la identificación de la persona
CURP
No aplica pues la mayoría de los expedientes no
cuenta con este documento
Certificado de Preparatoria
Si aplica
Certificado de Secundaria
Si aplica
Cartilla de servicio militar
No aplica, no se tendría una homogeneidad en los
expedientes pues los estudiantes son hombres y
mujeres.
Pasaporte
No aplica pues no todos cuentan con este
documento además de no tener nada que ver con el
expediente escolar.
Equivalencia de Materias
No aplica, existe la boleta global
Carta de pasante
Si aplica
Constancia de inscripción a los semestres desde el
No aplica, si se titulo, lógicamente tuvo que haber
1 al 9
pasado por todos los semestres
Boleta global
Si aplica
Tarjeta de calificaciones semestral
Si aplica, es el equivalente al historial académico
Dictamen de bajas
Si aplica
Certificado de la licenciatura
Si aplica
Liberación de servicio social
Si aplica
Fotografías
No aplica
Currículo Vitae
No aplica
Acta de examen profesional
Si aplica
Fuente: Elaborado por la tesista a partir de varias fuentes.
Conformado esto, se le harán algunas modificaciones al inventario utilizado actualmente
por el archivo de trámite. La propuesta de un instrumento descriptivo para la buena
optimización y organización del archivo es fundamental, este inventario se tiene
contemplado de dos formas, soporte papel y soporte electrónico.
El formato del inventario no cambiará mucho al que se utiliza actualmente por el archivo
pues en base a la documentación mencionada se propondrán algunas modificaciones.
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Campos vigentes en el archivo de trámite:
 Nombre del alumno
 No. de boleta
 No. de cédula de inscripción
 Generación
 Opción de titulación (seminario, memoria de experiencia profesional, tesis)
Campos sugeridos a consideración para la identificación del expediente en el inventario:
 Número de identificación consecutivo
 Nombre del alumno
 Anaquel
 Gaveta
 Generación
 Fecha de titulación
 Opción de titulación (seminario, memoria de experiencia profesional, tesis)
 No. de fojas
 Observaciones (puede contener la falta de algún documento y especificar cuál)
3.5 Expurgo de la Documentación
Se extraerán todas las copias, borradores, documentos ilegibles y aquellos que no
pertenecieran a los documentos que integraran el expediente, como comprobantes de
domicilio, currículum no actualizado, etc. De esta forma nos damos cuenta de la
importancia que se le debe dar al archivo pues al realizar el expurgo se encuentran muchas
ventajas, se evita el ocupar demasiado espacio, el fácil acceso a la documentación sin
encontrarse con la duplicidad de algún documento, tener la documentación en óptimas
condiciones, etc.
Las copias extraídas serán colocadas en cajas de archivo para su total destrucción pues no
tiene caso que permanezcan guardadas o que se utilicen para otra función.
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Cabe mencionar que esta actividad se explicará a la persona encargada del archivo para
que se deba mantener el expediente en óptimas condiciones y evitar la duplicidad del
documento.
El expurgo como se sabe es una de las tareas archivísticas más sencillas que existen, pero
se debe tener bien definido el concepto de expurgo para no caer en confusiones o
contradicciones.
Se contemplo también la forma de tener un expediente homogéneo y mantenerlo en
buenas condiciones haciendo así mismo el cambio de fólder, la limpieza de material
oxidante como grapas, clips, broches, etc., identificar el expediente con un número
secuencial y colocar el nombre en la pestaña del fólder, de esa forma quedará un archivo
conformado con expedientes en buenas condiciones en todos los sentidos.
3.6 Préstamo del Expediente
No se cuenta con ningún instrumento de control por lo cual se hace la propuesta de un vale
de préstamo.
En referencia al préstamo del expediente, estos quedarán bajo la responsabilidad de la
persona que lo solicita, mismo que deberá devolverlo en la forma en la que fue prestado en
un plazo a no más de 15 días y en caso de requerirlo por más tiempo se volverá a llenar el
formato de vale de préstamo.
El responsable del archivo dará seguimiento de los expedientes y estar al tanto de aquellos
expedientes que hayan finalizado el tiempo de préstamo, al momento de la entrega del
expediente se deberá cortejar la integridad del mismo para que no exista ningún problema
futuro.
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Propuesta del vale de préstamo:
VALE DE PRÉSTAMO
Expedientes Titulados
Área: Control Escolar
Nombre del Solicitante: ________________________________________________________
(Nombre/s)
Área solicitante: ________________
(Apellidos)
Cargo de la persona que solicita: ____________
Expediente: ____________________
No. de identificación: ____________
No. de fojas: ___________
Fecha de solicitud: ______________
Fecha de devolución: _______________
Firma del solicitante: ____________
Firma del responsable de archivo: ___________
Vale de préstamo:
En base a la propuesta del vale de préstamo, estando al tanto que es de suma importancia
para el control de la documentación y en función al Sistema Integral de Archivos para la
optimización del archivo, el vale de préstamo es uno de los instrumentos de control que
facilita las tareas archivísticas.
Descripción de los campos
Área: Control Escolar:
Se refiere al área donde se encuentran los expedientes.
Nombre del solicitante:
Se escribirá el nombre de la persona que solicita el
expediente iniciando por nombres y posteriormente
los apellidos.
Área solicitante:
Se refiere al área la cual solicita el expediente
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Cargo de la persona que solicita: Cuál es el cargo de la persona solicitante del
expediente.
Expediente:
El nombre del expediente que se solicita.
No. de identificación:
Se refiere al número serial que tendrá el expediente ya
organizado en el archivo.
No. de fojas:
El total de fojas que contiene el expediente.
Fecha de solicitud:
El día que se hace la solicitud del expediente.
Fecha de devolución:
El día que se tiene como plazo para entregar el
expediente.
Firma del Solicitante:
Aparecerá la firma de la persona que solicita el
expediente.
Firma del responsable de archivo: Aparecerá la firma de la persona que hace el préstamo
del expediente.
3.7 Instalación y Equipo del Archivo
En cuanto a la instalación, se refiere a prever la capacidad de la documentación que será
recibida en el archivo, lo más ideal para los encargados del archivo, es tener un edificio
que tenga las condiciones adecuadas para el resguardo de la documentación, contemplando
así los recursos que para éste se necesitan.
Se debe concienciar a las autoridades, responsables de los archivos, usuarios, etc. la gran
importancia que es tener un área a fin para el archivo pues con las medidas
correspondientes se tendrá un resguardo de la documentación de forma pertinente y en
buenas condiciones.
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Este lugar deberá contar con las condiciones adecuadas de seguridad y funcionalidad para
garantizar la conservación documental.
Su adecuación contempla en que el lugar y espacio físico se encuentre limpio y sin
humedad, iluminación artificial, libre de plagas, las instalaciones eléctricas deben ser
seguras, sistema contra incendios, salidas de emergencia.
El mobiliario se considera factible y en óptimas condiciones, y el acomodo del mismo está
de una forma estructurada.
Se solicitarán equipos de cómputo, para la consulta de la ubicación de los expedientes en el
inventario electrónico en base de datos access.
El archivo contará con una base de datos en access para la localización de los expedientes
con mayor facilidad y el tiempo de localización de los mismos ya es en minutos y no en
días.
Con las medidas anteriores se busca tener un mayor control, regular la organización,
descripción, uso, custodia y localización de la documentación que se encuentra en ese
archivo por su uso frecuente.
El archivo de trámite es la unidad de guarda documental que se conforma por aquellos
expedientes de los asuntos que se encuentran en uso constante y la conservación es
necesaria hasta finalizar su trámite.
En este archivo se inicia con la labor archivística pues es el lugar donde se mantiene la
organización de la documentación generada por las diferentes áreas administrativas y al
mismo tiempo es enviada y consultada por las mismas, por ende todas las instituciones son
generadoras de documentos y el archivo de trámite debe ser la unidad responsable de la
guarda, organización y el control de la misma.
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CONCLUSIONES
El archivo es sinónimo de un inmueble con condiciones no adecuadas para el resguardo de
la documentación, el imaginarnos a los documentos llenos de polvo y el tener de encargado
a personal que no sabe sobre las actividades que se realizan, nos dificulta el crear una
concepción de tener un archivo en buenas condiciones pues no se ha tomado en cuenta
como tenerlo organizado, sin embargo, el archivo es el lugar más importante de cualquier
entidad pues se tiene la custodia de documentos importantes que son referencia de
actividades realizadas.
Con lo anterior, nos damos cuenta que el implementar un Sistema Integral de Archivo nos
apoya en las actividades archivísticas como son la gestión, organización, manejo y acceso
a la información, asegurando así, la memoria de la Institución.
El objetivo por el cual se hizo la propuesta, no es más que la de la modernización y las
bases sólidas para la administración documental garantizando la eficiencia de las
actividades realizadas en los archivos.
La buena organización del archivo, tiene como beneficios el adecuar soluciones para el
cumplimiento de obligaciones establecidas, organizar y conservar los archivos.
Con lo anterior, se busca establecer aportaciones considerables obteniendo como
resultados la eficacia de las actividades archivísticas.
Con un Sistema Integral de Archivos se alcanza una homogeneidad, contemplando la
importancia y las medidas adecuadas que se deben tener para el cumplimiento de las tareas
y procesos archivísticos.
El establecimiento y desarrollo de actividades archivística, nos lleva a la idea de tener
criterios uniformes, es decir, el uso cotidiano y necesario de la documentación dentro de
las instituciones, llevando a cabo una adecuada organización, facilita su localización, la
disponibilidad, la integridad, la conservación y la custodia del documento.
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Falta mucho por hacer en el campo archivístico, pues no se tiene una cultura que nos lleve
a concienciar la importancia que los archivos tienen como patrimonio de la humanidad.
Por lo tanto se deberá comprobar la utilidad y la necesidad que toda persona o empresa
tiene para llevar a cabo un control estricto de la documentación generada a través de los
años, permitiéndole el manejo de los mismos en lugar de provocar un acumulamiento que
dificultara las actividades archivísticas.
El desarrollo de nuevas alternativas, de actividades de capacitación y actualización y con el
cumplimiento de lineamientos, leyes, normas, etc., se tendrá un control que hará un archivo
en función con lo requerido.
El personal responsable deberá tener asesoría y capacitación continua en todo sentido,
tanto en la organización, como en la preservación de éste. Cabe mencionar, que el archivo
es un lugar multidisciplinario ya que se conjugan una serie de actividades que nosotros
como archivistas tenemos la encomienda de realizar.
La implantación de todas las alternativas archivísticas, nos auxiliará a incrementar las
medidas de organización, seguridad, y protección de los archivos. Estas herramientas tan
importantes son recursos y medios que nos ayudarán a ahorrar y aportar soluciones en las
labores diarias.
La riqueza de un archivo, está en nuestras manos, debemos tomarnos muy en cuenta la
labor que realizamos al estar frente a un archivo pues es memoria de la humanidad y deja
testimonio de nuestras actividades hacia un futuro con potencial.
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STECKLER, Hernán, Gestión y organización documental. [En línea] [Consultada el 4
Octubre 2007] disponible en www.archivos/hernán/archiverosdesantafe.com.
60
ANEXOS
INVENTARIO DE CONTROL ESCOLAR
Nombre del alumno
No. de boleta
No.
de
cédula
de Generación
Opción de titulación
inscripción
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INVENTARIO DE CONTROL ESCOLAR
No. de identificación
Nombre
consecutivo
alumno
del
Anaquel
Gaveta
Generación
Fecha
titulación
de
Opción
de
No. de fojas
Observaciones
titulación
62