Código IGI-05 v.04 Mantenimiento de Infraestructura Física Página 1

Código
IGI-05 v.04
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Mantenimiento de Infraestructura Física
1. Objetivo y Alcance
Definir los pasos a seguir para atender eficientemente las solicitudes de mantenimiento de
infraestructura física de la Universidad de Pamplona realizadas por la comunidad
universitaria.
El Instructivo comprende desde el momento en que la persona interesada realiza la
solicitud del servicio de mantenimiento de infraestructura física, hasta las actividades del
archivo de registro.
2. Responsable
El Responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del Instructivo para el
mantenimiento de la infraestructura física es el Jefe de la Sección de Gestión del Recurso
Físico y Apoyo Logístico.
3. Definiciones
3.1 Infraestructura Física
Son todas las edificaciones que están construidas para el servicio de actividades
académicas, laborales y de esparcimiento de la comunidad universitaria.
3.2 Reparaciones Locativas Menores
Son todos aquellos arreglos menores que requieren la infraestructura para su correcto
funcionamiento, incluye servicios de cerrajería, vidriería, pintura, instalación de elementos
de uso académico (tableros, carteleras, equipos), plomería, luminaria etc.
3.3 Adecuaciones Internas
Hace referencia a aquellas actividades de modificación de un espacio con el fin de
generar un mejor uso del mismo, para ello se hace necesario trabajo de obra civil, o en
determinado caso de personal especializado en división de espacios.
3.4 Contratista
Persona con la que se pacta un trabajo a cambio de dinero u otra compensación.
Las demás definiciones que aplican para el presente instructivo se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad
Fundamentos y Vocabulario.
Fecha
Elaboró
Revisó
Aprobó
Firma
Iván Dario Lizcano Ruiz
Firma
Yohana Milena Arb García
Firma
María Victoria Baustista
Abril 30 de 2008
Fecha
Abril 30 de 2008
Fecha
Mayo 2 de 2008
Código
IGI-05 v.04
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Mantenimiento de Infraestructura Física
4. Contenido
4.1. Solicitud del Servicio de
Responsable: Funcionario
Mantenimiento de Infraestructura
La persona interesada en recibir el servicio realiza la solicitud vía e-mail a
[email protected] o en medio físico en la oficina de Gestión del Recurso
Físico y Apoyo Logístico, en ambos casos diligenciado el FGI-02 “Solicitud de Servicio
de Mantenimiento”. Esta solicitud es registrada por el Coordinador de Mantenimiento y
Apoyo Logístico de esta misma oficina en el FGI-14 “Registro de Solicitudes”.
Responsable: Jefe de la Sección de
Gestión de Recurso Físico y Apoyo
4.2. Asignación de Actividades
Logístico o Coordinador de
Mantenimiento y Apoyo Logístico
Recibida la solicitud y clasificada como mantenimiento de infraestructura física el Jefe de
la Sección o el Coordinador de mantenimiento y apoyo logístico asigna al personal de
Servicios Generales o al Maestro de Obra para realizar estas actividades, registrando el
nombre de la persona asignada en FGI-02 “Solicitud de Servicio de Mantenimiento”.
El Jefe de la Sección o el Coordinador de Mantenimiento y Apoyo Logístico diligencia el
FGI-47 “Asignación de Actividades”, se lo entrega a la persona encargada en el
momento que se va a ejecutar el servicio.
Responsable: Jefe de la Sección de
Gestión del Recursos Físicos y Apoyo
Logístico, Coordinador de
Mantenimiento y Apoyo Logístico.
Si la solicitud recibida es de adecuación ó construcción de nuevos espacios físicos el
Jefe de la Sección tiene en cuenta el FGI-06 “Hoja de Vida de Infraestructura” y el
HGI-04 “Ficha Técnica de Infraestructura”, los cuales se deben ir actualizando a
medida que se realice alguna adecuación o creando si es para una nueva edificación.
4.3. Adecuación o Construcción de
Nuevos Espacios Físicos
El Jefe de la Sección se reúne con el solicitante y revisa especificaciones de la
adecuación, e inicia la planeación de la solicitud, determina el costo total de mano de
obra, herramienta y materiales mediante el FGI-41 “Planeación de Proyectos”;
dependiendo de la cuantía se hace la solicitud de Disponibilidad Presupuestal al Director
administrativo mediante el FAD-02 “Requerimientos de Bienes y Servicios”, o al
Ordenador del Gasto (Rector de la Institución) mediante el FGI-45 “Solicitud de
Disponibilidad”, para su respectiva aprobación.
Si la Disponibilidad es aprobada se comienza el proceso de contratación externa
mediante el PAD-03 “Contratación por Prestación de Servicios”.y el de construcción
de la obra.
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4.4. Prestación del Servicio de
Responsable: Funcionarios
Mantenimiento
El personal asignado se dirige a la dependencia que hace la solicitud para realizar una
valoración del trabajo llevando consigo el FGI-47 “Asignación de Actividades”, si el
trabajo es de adecuaciones menores y no necesita de herramienta ni materiales el
personal asignado realiza la actividad inmediatamente y la persona solicitante del
servicio firma y califica el servicio prestado por el personal en el FGI-47 “Asignación de
Actividades” como constancia del servicio prestado y el recibido de conformidad.
Si la actividad requiere de herramienta y/o materiales se remite al paso 4.4. solicitud de
elementos de trabajo, después de obtenerlos los materiales necesarios, el personal
asignado realiza la actividad y hace firmar el FGI-47 “Asignación de Actividades”
como constancia del servicio prestado y el recibido de conformidad
Si la actividad no puede ser realizada por la persona asignada, ésta se remite a la
oficina de la Sección para que el Jefe de la Sección haga una valoración personal en el
paso 4.3.
Responsable: Jefe de la Sección de
Gestión del Recursos Físicos y Apoyo
4.5. Solicitud y Entrega de Materiales
Logístico, y/o Coordinador de
Mantenimiento y Apoyo Logístico y/o
Encargado
Si la realización del servicio requiere de materiales y/o herramientas, la persona
asignada se dirige al Jefe de Sección y/o Coordinador de Mantenimiento y Apoyo
Logístico y/o encargado, para que autorice la entrega de los mismos
El responsable asignado para la realización del mantenimiento, diligencia el FGI-03
“Solicitud Materiales del Depósito”, el cual es revisado por el Jefe de la Sección y/o
Coordinador de Mantenimiento y Apoyo Logístico y/o encargado para ser autorizado por
medio de la firma para la respectiva entrega del material. Este formato es archivado en
la Oficina de la Sección.
A. Si hay materiales y/o herramientas los entrega al operario, mediante FGI-04
“Registro de Entrada y Salida de Materiales del Depósito”, y lo hace firmar del
funcionario.
B. Si no hay materiales el Jefe de la Sección y/o Coordinador de Mantenimiento y
Apoyo Logístico solicita la compra de los mismos a la Sección de adquisiciones y
Almacén diligenciando el FAD-02 “Requerimientos de Bienes y Servicios”.
Los materiales que se adquieran se registran tanto su ingreso como su salida en el FGI04 “Registro de Entrada y Salida de Materiales del Depósito”.
En caso de que todo el material no haya sido utilizado, se hace la devolución del mismo,
diligenciando el FGI-03 “Solicitud Materiales del Depósito”, para el almacén de
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depósito de materiales de la Sección de Gestión de Recurso Físico y Apoyo Logístico.
Responsable: Coordinador de
Mantenimiento y Apoyo Logístico
El Coordinador de Mantenimiento y Apoyo Logístico de la Oficina de Gestión del
Recurso Físico y apoyo Logística archiva los FGI-01 “Programación de
Mantenimiento General”, FGI-02 “Solicitud de Servicio de Mantenimiento” y FGI-47
“Asignación de Actividad”, en la misma oficina para posteriores análisis estadísticos.
4.6. Archivo de Registro
5. Documentos de Referencia
•
•
•
•
•
PAD-03 “Contratación por Prestación de Servicios”.NTC ISO 9000:2000
HGI-04 “Ficha Técnica de Infraestructura”
NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
02
03
Naturaleza del Cambio
Cambio de nomenclatura
de las fichas FGI a HGI
Actualización de
documentos
Por directrices de la
Administración del
Sistema de Gestión de la
Calidad
Actualización de roles
Fecha del Cambio
Octubre 25 de 2005
Octubre 27 de 2006
Aprobación del
Cambio
Noviembre 10 de
2005
Noviembre 16 de
2006
Octubre 17 de 2007
Octubre 25 de 2007
Abril 30 de 2008
Mayo 2 de 2008
7. Administración de Registros
Cód.
FGI-01
FGI-02
Nombre
Responsable
Ubicación
Jefe de Sección de
Archivo de la
Gestión del
Sección de
Programación de Recurso Físico y
Gestión del
Mantenimiento Apoyo Logístico y/o
Recurso Físico
Coordinador de
general
y Apoyo
Mantenimiento y
Logístico
Apoyo Logístico
Solicitud de
Servicio de
Mantenimiento
Dependencia
solicitante
Acceso
Jefe de la Sección
de Gestión del
Recurso Físico y
Apoyo Logístico
y/o Coordinador de
Mantenimiento y
Apoyo Logístico
Jefe de la Sección
Archivo de la
de Gestión del
Sección de
Recurso Físico y
Gestión del
Apoyo Logístico e
Recurso Físico
Coordinador de
y Apoyo
Mantenimiento y
Logístico
Apoyo Logístico
Tiempo de
Disposición Final
Retención
1 Año
1 Año
Centro de
Recursos
Bibliográficos y
Administración
de Documentos
Centro de
Recursos
Bibliográficos y
Administración
de Documentos
Código
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Mantenimiento de Infraestructura Física
FGI-03
FGI-04
FGI-06
FGI-14
FGI-41
FGI-45
FGI-47
FAD-02
Jefe de la sección
de la Gestión del
Recurso Físico y
Solicitud
Apoyo Logístico y/o
Materiales del
Coordinador de
Deposito
Mantenimiento y
Apoyo Logístico y/o
Encargado
Jefe de la sección
de la Gestión del
Recurso Físico y
Registro de
Entrada y Salida de Apoyo Logístico y/o
Materiales del
Coordinador de
Mantenimiento y
Depósito
Apoyo Logístico y/o
Encargado
Jefe de la Sección
Archivo de la
de Gestión del
Sección de
Recurso Físico y
Gestión del
Apoyo Logístico e
Recurso Físico
Coordinador de
y Apoyo
Mantenimiento y
Logístico
Apoyo Logístico
Archivo del
Depósito de la
Sección de
Gestión del
Recurso Físico
y Apoyo
Logístico
Jefe de la Sección
de Gestión del
Recurso Físico y
Apoyo Logístico e
Coordinador de
Mantenimiento y
Apoyo Logístico
Jefe de la Sección
Archivo de la
de Gestión del
Jefe de la Sección
Sección de
Recurso Físico y
Hoja de Vida de
de Gestión del
Gestión del
Apoyo Logístico e
Infraestructura
Recurso Físico y Recurso Físico
Coordinador de
Apoyo Logístico
y Apoyo
Mantenimiento y
Logístico
Apoyo Logístico
Jefe de la Sección
Archivo de la
de Gestión del
Sección de
Coordinador de
Recurso Físico y
Registro de
Gestión del
Mantenimiento y
Apoyo Logístico e
Solicitudes
Recurso Físico
Coordinador de
Apoyo Logístico
y Apoyo
Mantenimiento y
Logístico
Apoyo Logístico
Archivo de la
Jefe de la Sección
Sección de Jefe de la Sección
Planeación de
de Gestión del
Gestión del
de Gestión del
proyectos
Recurso Físico y Recurso Físico Recurso Físico y
Apoyo Logístico
y Apoyo
Apoyo Logístico
Logístico
Archivo de la
Jefe de la Sección
Sección de Jefe de la Sección
Solicitud de
de Gestión del
de Gestión del
Gestión del
Disponibilidad
Recurso Físico y Recurso Físico Recurso Físico y
Apoyo Logístico
y Apoyo
Apoyo Logístico
Logístico
Jefe de la Sección
Jefe de la Sección
Archivo de la
de Gestión del
de Gestión del
Sección de
Recurso Físico y
Recurso Físico y
Asignación de
Gestión del
Apoyo Logístico y/o
Apoyo Logístico e
Actividades
Recurso Físico
Coordinador de
Coordinador de
y Apoyo
Mantenimiento y
Mantenimiento y
Logístico
Apoyo Logístico
Apoyo Logístico
Archivo de la
Jefe de la Sección
Sección de Jefe de la Sección
Requerimientos de de Gestión del
Gestión del
de Gestión del
Bienes y Servicios Recurso Físico y Recurso Físico Recurso Físico y
Apoyo Logístico
y Apoyo
Apoyo Logístico
Logístico
8. Anexos.
“No aplica”
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
Centro de
Recursos
Bibliográficos y
Administración
de Documentos
Centro de
Recursos
Bibliográficos y
Administración
de Documentos
Centro de
Recursos
Bibliográficos y
Administración
de Documentos
Centro de
Recursos
Bibliográficos y
Administración
de Documentos
Centro de
Recursos
Bibliográficos y
Administración
de Documentos
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Recursos
Bibliográficos y
Administración
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Recursos
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Administración
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Recursos
Bibliográficos y
Administración
de Documentos