1. OBJETIVO Identificar a los funcionarios y todas las demás

Ministerio de Agricultura y Ganadería
Servicio Fitosanitario del Estado
Departamento Administrativo y Financiero
Unidad de Servicios Generales
DAF-SG-PO31
Rige a partir de
Agosto, 2014
Elaborado por: Servicios de
apoyo
Nombre: Juan Pablo Picado
Segura
Fecha: Julio, 2014
Solicitud y elaboración del carné de identificación
de funcionarios del SFE
Revisado por: Jefe de Servicios Generales
Nombre: Azarías Ruiz Villalobos.
Fecha: Julio, 2014
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Versión: 02
Revisión: 01
Aprobado por: Jefe
Departamento Administrativo y
Financiero
Nombre: Henry Vega Vega
Fecha: Julio, 2014
1. OBJETIVO
Identificar a los funcionarios y todas las demás personas que laboran dentro del edificio
del SFE.
2. ALCANCE
Definir el uso obligatorio del carné de identificación para los funcionarios y demás
personas que laboran dentro de las instalaciones del SFE, toda vez que están en el
ejercicio de sus funciones.
3. PRODUCTOS
Carné de identificación y tarjeta electrónica de acceso por las diferentes puertas del
edificio de Oficinas Centrales.
4. INDICADORES

Cantidad de carné asignados.

Cantidad de carné perdidos.

Cantidad de carné destruidos por descuido.

Cantidad de carné deteriorados.
5. CLIENTES
Funcionarios del SFE.
Funcionarios de la conserjería que laboran para el SFE
DAF-SG-PO-31
6.
Rige a partir de
Agosto, 2014
Solicitud y elaboración del carné de
identificación de funcionarios del SFE
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Versión: 02
Revisión: 01
DEFINICIONES
USG: Unidad de Servicios Generales.
MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería
SFE: Servicio Fitosanitario del Estado.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
GC-Ex-02
Ley N° 7664. Ley de Protección Fitosanitaria.
GC-Ex-10
Ley N° 8292. Ley de Control Interno.
GC-Ex-15
F-01-DAF-SG-PO-
Decreto Ejecutivo N° 36765. Reglamento Autónomo de Servicio del
Ministerio de Agricultura y Ganadería y sus Órganos Adscritos de
Desconcentración Máxima y Mínima.
Formulario para la Solicitud de carné de Identificación de funcionario.
31
8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES
Jefatura de Unidad de Servicios Generales: Aprueba la confección del carné de
identificación a nuevos funcionarios, la reposición del mismo en caso de pérdida o por
deterioro.
Encargado de control de servicios internos: Encargado de confeccionar el carné de
identificación, toma la foto e imprime el carné, y si es necesario que el funcionario
posea una tarjeta electrónica de acceso, será el encargado de programar una con el
horario indicado por el jefe inmediato del funcionario solicitante.
Funcionarios del SFE: Solicitan el carné a través de la jefatura correspondiente o
encargado del Departamento o Unidad de trabajo.
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Rige a partir de
Agosto, 2014
Solicitud y elaboración del carné de
identificación de funcionarios del SFE
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Versión: 02
Revisión: 01
Jefe de Departamento: Aprueba la solicitud de confección del carnet, la remite a la
Unidad de Servicios Generales.
9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
9.1
Solicitud del carnet de identificación.
9.1.1 Siempre que ingresa un funcionario por primera vez a laborar al SFE se le deberá
confeccionar un carné de identificación, ya sea por ser de primer ingreso, por
pérdida o deterioro del mismo, la solicitud la debe hacer el jefe inmediato del
funcionario, por medio del F-01-DAF-SG-PO-31 Formulario para la Solicitud de
carné de Identificación, que la Sección de Servicios Generales tiene para ese
propósito disponible en la página web del SFE.
9.1.2 La jefatura de Servicios Generales autoriza o desautoriza al encargado de control
de servicios internos para que lleve a cabo la confección del carné de identificación
solicitado.
9.1.3 Se debe indicar en el formulario si la confección del carné de identificación es por
primer ingreso, pérdida o deterioro. El encargado de control de servicios internos
de la Unidad de Servicios Generales toma la foto, ingresa los datos del funcionario
en la base de datos del software de confección de carné e imprime desde dicho
software (card exchange).
9.1.4 El funcionario solicitante debe indicar el horario y las áreas a las que requiera
ingresar en el edificio central, a fin de que el encargado de servicios internos de la
Unidad de Servicios Generales proceda a configurar dicha tarjeta en el software de
accesos TOPAZ.
9.2 Uso y control del carnet de identificación.
9.2.1 A partir del momento en que el funcionario recibe el carné de identificación, éste
debe portarlo, como lo indica el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio
de Agricultura y Ganadería y sus Órganos Adscritos de Desconcentración Máxima y
Mínima, en su artículo 4 ítem t).
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Rige a partir de
Agosto, 2014
Solicitud y elaboración del carné de
identificación de funcionarios del SFE
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Revisión: 01
9.2.2 La tarjeta de acceso es personal y no debe, por ningún motivo, facilitarse a otra
persona, ya sea ésta funcionario o no del SFE. El funcionario debe hacer uso
responsable de su acceso electrónico, ya que cada apertura de puerta con
electroimán queda registrada y disponible en caso de necesitar corroborar dicha
información.
9.2.3 Con respecto al uso y cuidado del carné es importante señalar que es una
obligación por parte de cada funcionario, todo de acuerdo al ítem f) del artículo 4
del Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería y
sus Órganos Adscritos de Desconcentración.
10. CONTROL DE CAMBIOS:
Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R-01 Registro de
Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se
encuentra en custodia del Gestor de Calidad.
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