MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE

MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE
PARQUEOS EN LA DIGEIG
Mayo, 2013
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Número de revisión
Fecha de la actualización
1
Mayo,2013
Descripción del cambio
-
Introducción de nuevas Políticas para
parqueos rentados
Revisión General y Mejora al Documento
MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG
INDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3
I. ASPECTOS GENERALES: ............................................................................................ 4
1.1 OBJETIVOS: ............................................................................................................ 4
1.2. ALCANCE.................................................................................................................. 4
1.3. FINALIDAD................................................................................................................. 4
1.4. DISTRIBUCIÓN .......................................................................................................... 4
1.5. PUESTA EN VIGENCIA .............................................................................................. 5
II. CRITERIOS PARA EL USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS ................................... 6
III. PROHIBICIONES Y SANCIONES PARA EL USO DE TODOS PARQUEOS
ADMINISTRADOS POR LA INSTITUCION ..................................................................... 12
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MANUAL DE POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS EN LA DIGEIG
INTRODUCCIÓN
El Presente Manual de Políticas, es un documento que busca normar el uso y
asignación de los puestos de estacionamientos (parqueos) localizados en las
instalaciones de la Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental,
DIGEIG, así como del espacio ubicado frente a la Oficina Principal, como una
medida de control interno y seguridad en el uso de los mismos. Para su logro se
efectuó el levantamiento de los vehículos oficiales de la institución, así como los
de su personal, con la finalidad de buscar la equidad de distribución y asignación
según disponibilidad.
Este Manual destaca la responsabilidad de los empleados y del personal asignado
de seguridad al servicio de la institución, dando a conocer las políticas sobre el
uso del área destinada para tales fines de manera clara y precisa. Define las
prohibiciones y sanciones que conlleva su
incumplimiento y otorga al
área
Administrativa su responsabilidad en coordinación con Recursos Humanos.
El Manual de Políticas sobre el uso y asignación de los parqueos en la DIGEIG, ha
sido definido como un control de las políticas internas sobre el uso del área
destinada para tales fines. El mismo ha sido socializado con los encargados de las
áreas responsables de su cumplimiento.
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I. ASPECTOS GENERALES:
1.1 OBJETIVOS:

Normar el uso y acceso a los espacios destinados para el parqueo de los
vehículos oficiales y vehículos de los servidores públicos de la institución.

Establecer los requisitos que deben observar los usuarios en el uso de los
espacios disponibles de estacionamiento con que cuenta la institución.
1.2. ALCANCE
Este documento, norma el proceso interno para el uso y Asignación de Parqueos
disponibles en la DIGEIG y es aplicable a todo el personal que hace uso de los
mismos.
1.3. FINALIDAD
El presente documento de políticas internas, tiene como finalidad definir los
criterios para el uso y Asignación de Parqueos, asimismo normar las acciones a
seguirse en su aplicación.
1.4. DISTRIBUCIÓN
Para su empoderamiento y cumplimiento, se enviara a todos los encargados de
áreas una comunicación informando de la puesta en funcionamiento del
documento y para manejo y conocimiento de todo el personal se enviará correo
electrónico informando de la disponibilidad del mismo en archivo PDF en la
carpeta público en la siguiente ruta:
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P:\MANUALES - PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES\DIGEIG\MANUAL DE
POLITICAS USO DE PARQUEOS
Recibirán un ejemplar en físico las siguientes áreas:
 Dirección Ejecutiva
 Departamento Administrativo y Financiero
 Departamento de Recursos Humanos
 Departamento Planificación y Desarrollo
1.5. PUESTA EN VIGENCIA
Este documento entrará en vigencia a partir de la revisión y la aprobación del
mismo por parte de la Dirección Ejecutiva de la Institución y su puesta en
ejecución a través de una comunicación oficial, y permanecerá vigente por tiempo
indefinido introduciéndole las revisiones y las mejoras que amerite el mismo.
El mismo era de uso y aplicación en la anterior CNECC, siendo revisado,
actualizado y asumido por la DIGEIG, en el mes de Mayo, 2013.
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II. CRITERIOS PARA EL USO Y ASIGNACIÓN DE PARQUEOS
a) La DIGEIG, tiene disponible en sus instalaciones veinte (20) parqueos
para el uso de los vehículos propiedad de la institución, sus servidores y
otros afines, de los cuales
diecinueve están localizados en la Oficina
Central y uno (1) en el segundo local en Sto. Dgo. De los mismos, cuatro
espacios (4) aparcan un solo vehículo y los restantes,
dieciséis (16)
corresponden a aparcamientos dobles (uno detrás del otro). Estos veinte
(20) parqueos serán utilizados según la siguiente distribución asignada por
la Dirección Ejecutiva:
LISTADO ASIGNACIÓN DE PARQUEOS
TOTAL PARQUEOS DISPONIBLES: 20
Ubicación
Cantidad
parqueos
Director General
Calle Galván
2
Parqueo Dúplex
Director Ejecutivo
Calle Galván
1
Parqueo solo
Auditor CGR
Calle Galván
1
Parqueo solo
Dpto. Planificación y Desarrollo
Calle Galván
1
Parqueo solo
División Comunicaciones/Dirección
Ejecutiva (*)
Calle Galván
2
Parqueos Dúplex
Dpto. Promoción de Etica e Integridad
Calle Galván
2
Parqueo Dúplex
Calle Galván
2
Parqueo Dúplex
Calle Moisés García
2
Parqueo Dúplex
Dpto. Transparencia Gubernamental
Calle Moisés García
2
Parqueo Dúplex
Dpto. Acceso a la Información/RAI.
Calle Moisés García
2
Parqueo Dúplex
División Jurídica
Calle Moisés García
2
Parqueo Dúplex
2do. Local
1
Parqueo solo
Area con asignación parqueos
Departamento de Investigación
Seguimiento.
Dpto. Administrativo y
Financiero/Dpto. RR.HH
y
Dpto. Acceso a la Información.
Total Parqueos
Observación
20
(*) Parqueo asignado a la Dirección Ejecutiva, queda su uso a consideración de la misma.
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b) Los encargados de áreas que dispongan de dos (2) espacios de
aparcamiento, podrán disponer de uno (1) para ser asignado directamente
a uno de sus colaboradores o podrá definir que lo utilice el primer
colaborador de su área que llegue a la institución.
c) Queda establecido que no existe orden de aparcamiento en los parqueos
dúplex asignados, pudiendo estacionarse el primer servidor del área que
llegue y que tenga derecho a estacionarse en el mismo.
d) Queda estipulado que se deberá respetar las líneas amarillas que delimitan
los parqueos, de modo que no se entorpezca los espacios laterales para
los demás vehículos. De cometerse esta tanto el servidor afectado como el
servicio militar de seguridad lo reportaran de inmediato al encargo del área
administrativa y Financiera para corregir dicha situación.
e) La DIGEIG, tendrá identificados los parqueos asignados por cada área
organizacional, quedando el departamento Administrativo y Financiero a
cargo de velar por el cumplimiento a esta tarea.
f) Los vehículos de uso oficial de la institución, así como los de uso personal
de chóferes, mensajeros, militares y personal del área de servicios
generales que dispongan de vehículos propios, podrán estacionar los
mismos en el área de la marquesina que aparca aproximadamente unos
siete (7) vehículos.
g) Los vehículos oficiales tendrán prioridad de estacionamiento en el área de
la marquesina, asegurándose que los mismos queden estacionados con la
parte delantera hacia la salida para su fácil movilización.
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h) Al momento de la llegada de un visitante a la institución, con
discapacidades físicas y envejecientes, el personal de seguridad se
cerciorará de que en el área de la marquesina exista espacio disponible y
podrá permitirle el acceso temporal al mismo, asegurando a la vez que
identifique el área a visitar.
i) La DIGEIG ha dispuesto para los demás servidores no contemplados en el
cuadro de asignación de parqueos, un espacio de aparcamientos rentado
frente a su oficina principal ubicada en la calle Moisés Garcia, Esq. Galván,
cuyo espacio será ocupado por los empleados en la medida que vayan
llegando a la institución.
j) Ningún Empleado podrá asignar o auto-asignarse de manera exclusiva un
parqueo en el área localizada frente a la oficina central (Calle Moisés
García), a menos que lo haya dispuesto la Dirección Ejecutiva.
k) La Dirección Ejecutiva, autoriza la asignación de un parqueo fijo para uso
del encargado de Tecnología de la Información, en el área de parqueos
rentada ubicado en la calle Moisés García, la cual deberá ser señalizada,
esto en virtud de una condición especial por el tamaño de su vehículo, el
cual impide la viabilidad de la zona que ocuparía en el parqueo normal que
le corresponde en la sede central de la DIGEIG.
l) Se instruye que cualquier responsable de área con parqueo asignado que
decida no utilizarlo, deberá informarlo a la Dirección ejecutiva, a través del
departamento administrativo y financiero para tomar las medidas que se
consideren de lugar.
m) El Departamento Administrativo y Financiero deberá asegurar que al
momento de retirarse el personal que utiliza los parqueos ubicados frente a
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la oficina principal, las puertas de seguridad queden cerradas para evitar
que sean utilizadas por personas ajenas a la institución.
n) Podrán quienes así lo deseen, continuar haciendo uso para el
estacionamiento de sus vehículos en las áreas públicas (calles) que así lo
permitan.
o) El Director General y el Director Ejecutivo, podrán autorizar la asignación o
reasignación de los parqueos, así como solicitar la modificación o agregar
cualquier política incluida en este manual.
p) Solamente se les permitirá el paso al área de parqueo de la DIGEIG, a los
vehículos de motor de dos ruedas (motocicletas) de empleados y
mensajeros externos identificados y que porten su carnet de trabajo de la
institución donde laboren o se identifiquen ante el personal de seguridad.
q) Cuando un servidor por una causa de fuerza mayor, necesite dejar su
vehículo en el estacionamiento fuera del horario de trabajo establecido,
deberá notificarlo al Departamento Administrativo y Financiero, para que
este a su vez le informe al personal de Seguridad Interna al servicio de la
institución.
r) Bajo ningún concepto podrá autorizarse que ningún vehículo amanezca
estacionado en los terrenos de aparcamiento alquilados por la DIGEIG,
ubicados frente a su oficina principal.
s) La DIGEIG,
queda desvinculada de cualquier robo, pérdidas o daños
ocasionados a los vehículos estacionados en las áreas de parqueos, solo
se asegurará de que el personal de Seguridad interna este vigilando el
área, con la finalidad de reportar o informar cualquier eventualidad que
pudiese suceder.
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t) El Departamento Administrativo y Financiero, tendrá a su cargo el
mantenimiento de las áreas de parqueos, y garantizara el señalamiento y
delimitación, esto último solo en aquellas áreas propiedad de la DIGEIG y
en cualquier otra área que haya dispuesto la Dirección Ejecutiva como lo
indicado en el literal k).
u) La DIGEIG, cuando así lo estime necesario, se reserva el derecho de
revisar el interior de vehículos que se encuentren dentro de las áreas
utilizadas o identificadas para parqueos, a través del personal de
Seguridad Interna y en presencia del dueño o conductor del mismo.
v) Todas las áreas con parqueos asignados, deberán notificar vía electrónico,
al momento de realizar alguna actividad o servicio fuera de la institución, la
disponibilidad de los parqueos, para que estos, en primera instancia, sean
utilizados por algún personal de su área si queda en la oficina, y en
segunda instancia por cualquier otro personal de la institución.
w) El área de Recursos Humanos deberá notificar al Departamento
Administrativo y Financiero, la desvinculación de cualquier servidor público
de la Institución, a fin de que sea notificado el personal de Seguridad
Interna para tomar las medidas de lugar respecto al uso de los parqueos
por dicho empleado desvinculado.
x) Cuando se tengan programadas reuniones extraordinarias consideradas de
alto nivel, tanto en el horario de trabajo como fuera, la Dirección Ejecutiva a
través del Departamento Administrativo y Financiero, podrá coordinar con
los encargados de áreas, para que momentáneamente se cedan los
espacios de aparcamiento, a los fines de poder tener disponibilidad de
parqueos para los invitados/visitantes.
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y) El personal de seguridad velará para que personas ajenas a la institución
no utilicen las áreas de parqueos asignadas, salvo previa autorización de la
Dirección General y/o Dirección Ejecutiva de la DIGEIG.
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III. PROHIBICIONES Y SANCIONES PARA EL USO DE TODOS LOS
PARQUEOS ADMINISTRADOS POR LA INSTITUCIÓN.
z) Se prohíbe estacionarse en parqueos previamente asignados identificados
el cuadro de asignación de parqueos, indicado en el acápite II, literal a, k.
aa) Igualmente, se prohíbe estacionarse en el área asignada para los
vehículos oficiales
y otros parqueos previamente asignados, según lo
establecido en el punto II, literales a, e.
bb) Será sancionado aquel empleado que cometa el acto de ausentarse de la
institución dejando bloqueado el paso de salida de los demás vehículos.
Dicha sanción notificada por escrito por el encargado Administrativo y
Financiero, sería la cancelación del uso de los parqueos, según número de
faltas cometidas descritas más abajo:
FALTA
SANCIÓN
Primera Falta
Un mes sin acceso al uso de parqueos
Segunda Falta
Dos meses sin acceso al uso de parqueos
Tercera Falta
Cancelación del acceso al uso de parqueos
Para evitar que se le aplique una de las sanciones descritas anteriormente,
deberá asegurar dirigirse a su compañero de parqueo para movilizar su
vehículo y colocarlo de tal forma que no entorpezca la salida de otros
vehículos.
Nota: Cualquier sanción aplicada será remitida al área de Recursos
Humanos para que repose en el expediente de personal.
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cc) De negarse un empleado a la solicitud de mover su vehículo para facilitar
la salida de un servidor público de la institución, se le aplicará la sanción
correspondiente al literal ¨bb¨.
dd) Toda aquella persona que haya dejado su vehículo estacionado sin previa
autorización después del horario establecido como permanencia en los
parqueos al servicio de la DIGEIG, se hará acreedora de un reporte por
parte de Seguridad Interna. Dicho reporte será depositado en el área
Administrativa, la cual aplicará en primera instancia un llamado de
atención, y si se reitera la falta se aplicará la primera medida del punto III,
literal bb.
ee) Queda prohibido el uso de las áreas verdes o señalizadas como
prohibidas para ser utilizadas como áreas de parqueos por parte de los
servidores de la institución, la violación a esta política será sancionada de
igual manera se indica en el punto III, literal bb.
ff) Se prohíbe a todos los empleados con acceso al uso de los parqueos de la
institución como espacios de parqueos rentados, a transportar dentro de su
vehículo sustancias ilegales, que violen los principios éticos, pongan en
peligro la integridad física de los demás empleados y a las instalaciones de
la DIGEIG. La violación a esta medida será sancionada por la institución de
acuerdo a la gravedad del caso.
gg) Se prohíbe a todo el personal de la DIGEIG, ya concluida la jornada
laboral, dejar estacionados sus vehículos en el área propiedad de la
institución o área rentada destinada para tales fines, por razones
desconocidas o por no reportar al Departamento Administrativo y financiero
las causas que lo justifiquen a tiempo.
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Nota: Esta medida no aplica en los casos que el empleado demuestre que esta
fuera de la institución realizando actividades oficiales.
hh) Los empleados que presten su carnet de identificación a personas ajenas
a la institución para poder tener acceso al uso de los parqueos, les será
cancelado el acceso a todos los parqueos al servicio de la institución. De
igual forma, RR.HH, evaluará que otra medida disciplinaria se le podrá
aplicar.
ii) El área de Recursos Humanos deberá asegurar que cualquier sanción
aplicada a un empleado por violación a una de las políticas establecidas en
este documento, repose en el expediente del mismo.
jj) Se prohíbe utilizar el área de parqueos para lavar los vehículos de los
empleados de la Institución o de personal ajeno a la misma.
kk) El personal de seguridad no podrá recibir dadivas, regalos o dinero de
ningún empleado, visitante o personal ajeno a la institución por el uso de
los parqueos propiedad de la Institución, así como los espacios alquilados
para los mismos fines.
ll) El personal de seguridad que sea encontrando recibiendo dadivas o dinero
a cambio de privilegios en el uso de los parqueos, será reportado al área
Administrativa, quién deberá informarlo a la Dirección ejecutiva para su
puesta a la disposición de su superior inmediato.
mm) Queda prohibido utilizar los parqueos de la institución en las noches, días
feriados y fines de semanas, sin la previa autorización del área
Administrativa, quien es responsable de reportar al personal de Seguridad.
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nn) El empleado que incumpla cualquiera de las políticas anteriormente
mencionadas, será sancionado acorde con lo expresado en el punto III de
este manual según la sanción que corresponda, de igual forma, podrá ser
objeto de la aplicación de cualquier otra sanción que corresponda de
acuerdo al Régimen Ético y disciplinario de la ley 41-08 de Función
Pública.
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