MA-BSI-ACP-05 Apertura, reposición y cierre de caja chica

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE APERTURA, REPOSICIÓN
Y CIERRE DE CAJA CHICA
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PROCEDIMIENTO DE APERTURA, REPOSICIÓN Y CIERRE DE CAJA CHICA
1. OBJETIVO
Mantener dinero en efectivo disponible para cubrir gastos no previsibles que se generen
durante el ejercicio económico.
2. ALCANCE
El procedimiento empieza con la apertura del fondo de caja chica al inicio del ejercicio
económico, se realizan reposiciones periódicas y finaliza con la devolución y justificación
del valor total del fondo de caja chica al término del ejercicio económico.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Director administrativo /
Director de Gestión
Ambiental
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad







Custodio caja chica



Tesorera



Revisa y analiza informes de actividades
Revisa y autoriza la reposición, apertura y cierre de caja chica.
Autoriza el gasto del fondo de caja chica.
Administra y custodia la Caja Chica
Cumplir con las disposiciones del presente reglamento y la
normativa vigente aplicable;
Retirar y mantener en efectivo la transferencia que se le asigne
a su cuenta personal para el manejo del fondo, en un término
máximo de 48 horas de realizada (considerando días
laborables);
Justificar con los documentos autorizados, el uso de los fondos
de la caja chica, caso contrario, serán debitados de sus haberes
los valores no sustentados;
Tramitar la reposición del fondo fijo de caja chica previo a la
justificación documentada;
Proporcionar la información requerida para los arqueos y
auditoría;
Liquidar ineludiblemente el fondo fijo de caja chica al final del
ejercicio
fiscal
correspondiente,
debiendo
efectuar
obligatoriamente la devolución de saldos existentes.
Elaborar informes de cumplimento de objetivos.
Las demás funciones asignadas por Ley y las autoridades
Recepta los saldos del fondo de caja chica al final del ejercicio
económico.
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4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
GAD-I
1
2
COOTAD
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 Ineludiblemente
2
3
Haberes
Arqueo
4
Auditoría
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San
Miguel de Ibarra
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía
y Descentralización
DEFINICIÓN
Se aplica a la obligación, dificultad o problema que no
puede ser evitado o rehuido
Conjunto de bienes y riquezas de una persona
Reconocimiento del dinero y papeles que existen en una
caja, oficina o corporación.
Revisión e inspección de la contabilidad de una empresa,
entidad o institución, realizada por un auditor.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo: Apertura, Reposición y Cierre de Caja Chica
CLIENTE INTERNO
Fase
Director Administrativo
Director Financiero
Tesorera
4. Autorizar petición de
apertura o reposición
de caja chica
D1
5. Autorizar apertura
o reposición de Caja
Chica
6. Transferir dinero
para Caja Chica
Directores
departamentales
D1
A
17. Tomar las acciones
necesarias y notificar a
custodio de Caja chica
D1
B
S1
D5
Tesorera
Director Administrativo
11. Revisar Informes y
autorizar el cierre
económico de caja
chica
D2
13. Receptar dinero
de caja chica
Fin
Inicio
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / GESTIÓN AMBIENTAL
1. Revisar estado de
Caja Chica
2. ¿Cuál es el
estado de
caja chica?
Custodio Caja Chica
Custodio Caja Chica
Custodio Caja Chica
Apertura
de Caja Chica
Reposición
de caja chica
3. Solicitar apertura
de Caja Chica al
inicio del año D1
7. Verificar si la
transferencia fue
efectivizada y retirar
el dinero del banco
Custodio Caja Chica
Fin
8. Elaborar formulario
de reposición de Caja
Chica adjuntando los
documentos necesarios
D1
Custodio Caja Chica
C
12. Entregar dinero
sobrante al final de
ejercicio económico
para cierre de caja
D2
Custodio Caja Chica
Cierre de
Caja Chica
9. ¿Existe
faltante de
dinero?
No
10. Elaborar informe
de cierre económico
de caja chica
D2
Si
14. ¿Existe
recibos
provisionales
pendientes?
16. Solicitar a
Directores los
comprobantes
faltantes
Si
No
Custodio de
Caja Chica
15. Reponer dinero
faltante
Custodio Caja Chica
Custodio Caja Chica
Custodio Caja Chica
B
A
S1
19. ¿Requiere
descuento al
funcionario?
18. Revisar
documentos
S1
D4
20. Solicitar descuento
al funcionario por
incumplir en la entrega
de comprobantes
D3
No
C
Si
C
21. P-MA-GF-C
Contabilidad
(Elaboración de
roles de pago)
S1D5
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Documentos:
Sistemas:
D1: Solicitud de apertura, reposición o S1: Sistema de Gestión Documental
liquidación del fondo de caja chica (AF1)
Quipux
D2: Informe para cierre de caja chica
D3: Memorando de petición de comprobantes
D4: Comprobantes o memorando para el
descuento respectivo al funcionario
D5: Memorando de petición de descuento a
funcionario
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1
REVISAR ESTADO DE
CAJA CHICA
Revisa estado de Caja Chica para tomar
las medidas necesarias.
Custodio caja chica
2
¿CUÁL ES EL ESTADO
DE CAJA CHICA?
Verifica cuál es el estado de caja chica
 Apertura de Caja chica
Continuar con la actividad No 3
 Reposición de caja chica
Continuar con la actividad No 8
 Cierre de caja chica
Continuar con la actividad No 9
Custodio caja chica
3
SOLICITAR
APERTURA DE CAJA
CHICA AL INICIO
DEL AÑO
Solicitar apertura de Caja Chica al inicio
del año a través de un memorando D1
Custodio caja chica
4
5
6
7
AUTORIZAR
PETICIÓN DE
APERTURA O
REPOSICIÓN DE
CAJA CHICA
AUTORIZAR
APERTURA O
REPOSICIÓN DE
CAJA CHICA
DESCRIPCIÓN
Autorizar petición de apertura
reposición de caja chica (D1)
RESPONSABLE
o
Autorizar apertura o reposición de Caja
Chica (D1)
TRANSFERIR DINERO Transferir dinero para Fondo de Caja
Chica
PARA CAJA CHICA
VERIFICAR SI LA
TRANSFERENCIA
Verificar si la transferencia fue
efectivizada y retirar el dinero del banco
Director
administrativo
Director financiero
Tesorera
Custodio caja chica
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8
9
FUE EFECTIVIZADA
Y RETIRAR EL
DINERO DEL BANCO
ELABORAR
FORMULARIO DE
REPOSICIÓN DE
CAJA CHICA
ADJUNTANDO LOS
DOCUMENTOS
NECESARIOS
¿EXISTE FALTANTE
DE DINERO?
ELABORAR INFORME
DE CIERRE
10
ECONÓMICO DE
CAJA CHICA
REVISAR INFORMES
Y AUTORIZAR EL
11
CIERRE ECONÓMICO
DE CAJA CHICA
ENTREGAR DINERO
SOBRANTE AL FINAL
DE EJERCICIO
12
ECONÓMICO PARA
CIERRE DE CAJA
13
14
RECEPTAR DINERO
DE CAJA CHICA
¿EXISTE RECIBOS
PROVISIONALES
PENDIENTES?
CÓDIGO:
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Elabora formulario de reposición de
Caja Chica (D1) adjuntando los
documentos necesarios
Custodio caja chica
Verifica si existe faltante de dinero
 Existe faltante de dinero
Continuar con la actividad No 10
 No hay faltante de dinero
Continuar con la actividad No14
Custodio caja chica
Elaborar informe de cierre económico de
Caja Chica (D3)
Custodio caja chica
Revisa informe (D3) y autorizar el cierre
económico de caja chica
Director
Administrativo
Entrega dinero sobrante al final de
ejercicio económico para cierre de caja a
Tesorero.
Custodio caja chica
Recepta el dinero de caja chica
Verifica si existe recibos provisionales
pendientes
 Existe
recibos
provisionales
pendientes
Continuar con la actividad No 16
 No existe recibos provisionales
pendientes
Continuar con la actividad No 15
Tesorera
Custodio caja chica
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15
16
17
18
19
REPONER DINERO
FALTANTE
CÓDIGO:
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Reponer dinero faltante
Custodio caja chica
SOLICITAR A
DIRECTORES LOS
COMPROBANTES
FALTANTES
TOMAR LAS
ACCIONES
NECESARIAS Y
NOTIFICAR A
CUSTODIO DE CAJA
CHICA
Solicitar a Directores los comprobantes
faltantes en el sistema S1 y un
memorando
de
petición
de
comprobantes (D4)
Tomar las acciones necesarias y
notificar a custodio de Caja chica a
través del sistema S1. En el caso de
existir los comprobantes los envía al
custodio de caja chica (D5) y si no
existen los comprobantes autorizar el
descuento al funcionario.
REVISAR
DOCUMENTOS
Revisa documentos; si existe o no los
comprobantes (D5)
Custodio caja chica
¿REQUIERE
DESCUENTO AL
FUNCIONARIO?
Verifica si requiere descuento al
funcionario en el caso de no haber
presentado los comprobantes
 Requiere descuento
Continuar con la actividad No20
 No requiere descuento
Continuar con la actividad No10
Custodio caja chica
Solicita descuento al funcionario por
incumplir en la entrega de facturas a
través del sistema S1 y un memorando
D6.
Custodio caja chica
SOLICITAR
DESCUENTO AL
FUNCIONARIO POR
20
INCUMPLIR EN LA
ENTREGA DE
COMPROBANTES
PROCEDIMIENTO
P-MA-GF-C
21
CONTABILIDAD
(Elaboración de roles de
pago)
FIN
Llamado al procedimiento P-MA-GF-C.
CONTABILIDAD (Elaboración de
Roles de Pago)
Custodio caja chica
Directores
departamentales
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
Resolución administrativa Nº 164. Reglamento que regula la administración y control
1
del fondo fijo de caja chica del GAD-I
Resolución administrativa Nº 44. Estructura y gestión organizacional por
2
Procesos del GAD-I
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
Normas de Control Interno
N°
1
2
3
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Solicitud de apertura, reposición o liquidación del fondo de caja chica.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
Elaboró:
Nataly Culqui,
Nataly Molina
REALIZADO POR
DESCRIPCIÓN
Fecha:14/12/2012
Revisó:
Ing. Guillermo Jácome- Director Administrativo.
Linda Ruales – Custodio de Caja Chica Dirección Administrativa
Cecilia Michilena – Custodio de Caja Chica Dirección de Medio
Ambiente
Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma