View/Open - Universidad Católica de Pereira

INDICADORES DE ALMACENAMIENTO PARA LA SUPER TIENDA
OLIMPICA UBICADA EN LA AVENIDA 30 DE AGOSTO No 36-10 DE LA
CIUDAD DE PEREIRA
JUAN CAMILO ECHEVERRI QUICENO
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADEMICAS
PEREIRA
2011
1
INDICADORES DE ALMACENAMIENTO PARA LA SUPER TIENDA
OLIMPICA UBICADA EN LA AVENIDA 30 DE AGOSTO No 36-10 DE LA
CIUDAD DE PEREIRA
JUAN CAMILO ECHEVERRI QUICENO
Trabajo final
Tutor
PABLO CESAR FRANCO
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADEMICAS
PEREIRA
2011
2
AUTORIZACIÓN
Yo, Juan Camilo Echeverri Quiceno mayor de edad, vecino de Pereira,
identificado con la Cédula de Ciudadanía N° 4.517.910 de Pereira actuando en
nombre propio, en mi calidad de autor del trabajo de tesis___, monografía
____, trabajo de grado____, informe de práctica empresarial X, denominado:
INDICADORES DE ALMACENAMIENTO PARA LA SUPER TIENDA
OLIMPICA UBICADA EN LA AVENIDA 30 DE AGOSTO No 36-10 DE LA
CIUDAD DE PEREIRA
Presentado como requisito para optar el título de Administrador de empresas,
en el año 2011, hago entrega del ejemplar respectivo y de sus anexos de ser el
caso, en formato digital o electrónico (CD-ROM) y autorizo a LA UNIVERSIDAD
CATÓLICA DE PEREIRA, para que en los términos establecidos en la Ley 23
de 1982, Ley 44 de 1993, Decisión Andina 351 de 1993, Decreto 460 de 1995 y
demás normas sobre la materia, utilice y use en todas sus formas, los derechos
patrimoniales de reproducción, comunicación pública, transformación y
distribución (alquiler, préstamo público e importación) y los demás derechos
comprendidos en aquellos, que me corresponden como creador de la obra
objeto del presente documento. También autorizo a que dicha obra sea
incluida en bases de datos. Esta autorización la hago siempre que mediante la
correspondiente cita bibliográfica se le de crédito a mi trabajo como autor.
Con todo, en mi condición de autor me reservo los derechos morales de la obra
antes citada con arreglo al artículo 30 de la Ley 23 de 1982. PARÁGRAFO: La
presente autorización se hace extensiva no sólo a las facultades y derechos de
uso sobre la obra en formato o soporte material, sino también para formato
virtual, electrónico, digital, óptico, usos en red, internet, extranet, intranet, etc., y
en general para cualquier formato conocido o por conocer.
Juan Camilo Echeverri Quiceno, manifiesta que la obra objeto de la presente
autorización es original y la realizó sin violar o usurpar derechos de autor de
terceros, por lo tanto la obra es de su exclusiva autoría y tiene la titularidad
sobre la misma. PARÁGRAFO: En caso de presentarse cualquier reclamación
o acción por parte de un tercero en cuanto a los derechos de autor sobre la
obra en cuestión, Juan Camilo Echeverri Quiceno, asumirá toda la
responsabilidad, y saldrá en defensa de los derechos aquí autorizados; para
todos los efectos la Universidad actúa como un tercero de buena fe.
Pereira, Noviembre de 2011
3
TABLA DE CONTENIDO
AUTORIZACIÓN ......................................................................................................................... 3
TABLA DE CONTENIDO .............................................................................................................. 4
TABLA DE ILUSTRACIONES......................................................................................................... 5
RESUMEN ................................................................................................................................. 6
DESCRIPTORES .......................................................................................................................... 7
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 9
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................ 10
2. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN ........................................................................ 15
3. EJE DE INTERVENCIÓN ......................................................................................................... 19
4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN ......................................................................... 21
5. OBJETIVOS.................................................................................................................. 23
5.1 OBJETIVO GENERAL............................................................................................... 23
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................. 23
6. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................ 24
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS ..................................................................... 33
8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ....................................................................... 34
CONCLUSIONES....................................................................................................................... 39
RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 41
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS................................................................................................ 42
4
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Tabla cronograma ......................................................................................... 33
Ilustración 2. Grafica duración mercancía ......................................................................... 35
Ilustración 3. Grafica calidad inventario ............................................................................. 36
Ilustración 4. Grafica calidad pedidos ................................................................................ 37
5
ABSTRACT
RESUMEN
Este trabajo se llevo a cabo en la empresa
This work was carried out in the Olimpica
Olímpica S.A ubicada en la avenida 30 de
S.A. enterprise, located in the 30 agust
agosto No 36-10 de la ciudad de Pereira,
avenue No 36-10 in Pereira city, in which
en el cual se plantean indicadores de
almacenamiento,
los
cuales
ten storage indicators will be pose, which,
miden,
measure,
verifican y controlan dicha gestión. Es
de
las
are
diferentes
obtained
by
selling
the
different
references, also the enterprises have to
referencias, además las empresas deben
become more competitive in a global
hacerse cada día más competitivas, en un
market between enterprises it have the
mercado global y con empresas que
same services. Also it's made a description
prestan los mismos servicios. También se
of the deficiencies it's have found in the
llevo a cabo una descripción de las
store like merchandise in the floor and
falencias que se encontraron en el almacén
showing cross-contamination, this in order
como mercancía en el piso y presentando
to make it known to administration for
contaminación cruzada, esto con el fin de
taking appropriate measures to improve the
hacerlas conocer a la administración y esta
storage of products, in order to reduce the
tome las medidas pertinentes para mejorar
quantity of goods in disrepair, deterioration
el almacenamiento de los productos, con el
or
fin de que se reduzca la cantidad de
mercancía
such
inventory, because the company's revenue
los ingresos de la compañía se obtienen
venta
control
heart of of the trading companies it's the
de las empresas comercializadoras, pues
la
and
management. It´s important because the
importante pues el inventario es el corazón
mediante
monitor
obsolescence,
which
generate
negative impact within the business.
en mal estado, deterioro u
obsolescencia, las cuales generan un
impacto negativo dentro del negocio.
6
a
DESCRIPTORES
Indicadores, almacenamiento, eficiencia, productividad, almacén e inventario.
DESCRIPTORS
indicators, storage, efficiency, productivity, store and inventory.
7
INDICADORES DE ALMACENAMIENTO PARA LA
SUPER TIENDA OLIMPICA UBICADA EN LA
AVENIDA 30 DE AGOSTO No 36-10 DE LA
CIUDAD DE PEREIRA
8
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo se llevara a cabo en la súper tienda Olímpica de la ciudad
de Pereira, la cual se encuentra ubicada en la avenida 30 de agosto No 36-10,
en el trabajo se le llamara también STO 1351, ya que es la manera en que se
tiene codificada al interior de la organización.
Donde se desarrollaran
indicadores de almacenamiento para la sección de víveres, esto con el fin de
evaluar la forma en que se realiza la gestión de almacenamiento.
Entre las funciones del área de control de inventario está velar que las políticas
de almacenamiento, orden, fecha de vencimientos y devoluciones a proveedor
se cumplan, una buena gestión en estos puntos permitirá que las perdidas por
deterioro de la mercancía se reduzcan.
La gestión de almacenamiento se puede medir, haciendo una descripción del
estado del almacenamiento, como se trabaja en el área, quienes son los
responsables, destacando las ventajas y desventajas que se encontraron, es
decir, se hace un diagnostico de la gestión de almacenamiento, detectando los
problemas y retos que deben enfrentar para optimizar dicha gestión. Olímpica
cuenta con un sistema de información denominado SAP, por medio de este
realizan el control de la mercancía que hace parte del almacén, en el trabajo se
cuenta como utilizan dicha herramienta, pues todos los procesos de la empresa
se desarrollan mediante este sistema de información.
Así mismo se describen factores por los cuales la mercancía sufre deterioro,
como la rotura, mala presentación y contaminación por roedor, también su
respectiva grabación y el impacto que se genera en la organización. Se
trabajaran
indicadores,
con
su
detallada
contrastarlos con los datos reales de la empresa.
9
descripción,
para
después
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre de la organización:
Súper tiendas y Droguerías
Olímpica S.A.
Nit:
890107487-3
Dirección comercial:
Avenida 30 de Agosto
No. 36 -10 Área Administrativa
Domicilio:
Pereira - Risaralda
Teléfono:
3361911 Ext. 550
FAX: 3369881
Home-Site:
www.olimpica.com
Reseña histórica
Olímpica fue fundada en Barranquilla en el año de 1953, cuando don Ricardo
Char, distinguido comerciante de Lorica, Córdoba, adquirió el Almacén
Olímpico, una pequeña botica ubicada en la calle de Las Vacas de la capital del
Atlántico, donde, desde un comienzo, mediante un buen servicio, cautivó a
todos sus clientes.
Vendiendo abarrotes, además de los artículos de farmacia, don Ricardo se
granjeó la confianza de los consumidores, que se sentían satisfechos con el
servicio. Un año más tarde, ya se habían abierto dos droguerías más, una en el
paseo Bolívar y otra en la calle San Blas con 20 de julio.
Al comienzo de la década de los 70, se inauguró en Barranquilla la Súper
tienda Olímpica de la calle 72, pionera en el sistema de autoservicio, que
represento un completo éxito entre los barranquilleros. Posteriormente, se inició
la conquista del mercado nacional con la apertura en Cartagena de la primera
droguería y en Santa Fe de Bogotá, la Súper tienda Olímpica de la calle 100.
Con el llamativo slogan: “suba un piso y gane pesos”.
10
Ya en los años 80, la empresa continua su ampliación en mercados a nivel
nacional con la apertura de sucursales en Santa Marta, en 1981 Montería,
Pereira en 1984, 1986 Valledupar, 1987 Sincelejo. Dentro de este tipo de
negocios se comercializan productos como víveres, frutas, verduras, carnes,
lácteos y panadería. En cada Supermercado funciona una Droguería interna
para la distribución de las drogas y los cosméticos.
En 1988 se abren nuevos caminos al adquirir en Barranquilla el almacén Seáis,
dando pie para abrir el primer Súper Almacén Olímpica (SAO), el cual rompió
en todos los esquemas conocidos
hasta el
momento en Olímpica.
Paralelamente y bajo el mismo enfoque se abre el almacén SAO en la ciudad
de Santa Fe de Bogotá, ubicado en el centro comercial Plaza de las Américas.
El 1 de abril de 1996 se inscribe ante La Cámara de Comercio la sociedad
“inversiones de la Costa Pacifica S.A.” (INCOPAC). Por iniciativa del grupo de
inversionistas al invertir en las regiones de Valle del Cauca, Quindío, Caldas y
Risaralda, con el fin de avanzar en el desarrollo en el sector comercial,
adquiriendo negocios ya establecidos en la región con la antigua cooperativa
de caficultores del valle y Súper Mercados del Sur.
En el año 1997 se adquieren los autoservicios “Continental” y el súper mercado
“Rohermal”. Hoy en día son más de 100 personas comprometidas con la
compañía haciendo presencia en 21 puntos de ventas en departamentos como
valle, Quindío, Caldas y Risaralda.
 Súper Tienda (STO):
Es un tipo de negocio de supermercados que presenta una amplia variedad
de productos alimenticios, aseo y medicamentos.
 Súper Almacenes (SAO):
Es un almacén por departamentos que presenta, además de los surtidos
tradicionales de la Súper tienda, ropa, eléctricos, muebles, hogar, calzado,
perfumería, entre otros.
11
 Súper Droguería (SDO):
Ofrece mediante
el concepto autoservicio los productos básicos de la
canasta familiar, además de la tradicional perfumería y droguería.
 Droguería (DO):
Es el negocio de menor área de organización, comercializa medicamentos,
cosméticos y alguna línea de productos básicos.
Las Súper tiendas están reunidas a nivel nacional por regionales existiendo 4
en total:
 Regional Costa: con un total de 78 tiendas.
 Regional Centro: con un total de 55 tiendas.
 Regional Eje Cafetero: con un total de 20 tiendas.
 Regional Occidente: con un total de 16 tiendas.
Todas son independientes en la parte administrativa, pero son dependientes
gerencialmente de la oficina central en Barranquilla.
 Misión:
Ser una empresa líder con el más alto nivel de competitividad y eficacia en la
comercialización del mercado y productos de óptima calidad, satisfaciendo las
necesidades y deseos de la comunidad, ofreciendo un buen servicio a los
mejores precios, produciendo el bienestar de la sociedad y una adecuada
rentabilidad.
 Visión:
Ser un grupo empresarial líder con gente alegre, idónea y talentosa con un alto
compromiso en la satisfacción de nuestro cliente, construyendo una sólida
relación de afecto, amor y respeto, ejemplo de paz y armonía en todos los
rincones de Colombia.
 Valores:
12
 Actitud de servicio: es la disponibilidad de servir, es una cualidad de
producto de nuestra capacidad de entendimiento para evaluar la
verdadera necesidad del cliente poniéndose en lugar de él.

El servicio lo brindan las personas capacitadas, motivadas,
Empoderadas y satisfechas

La actitud de las personas hacen la diferencia.
 Amor: esta motivación es la que permite desempeñar nuestra labor con
alegría y eficacia.


cada día debemos moderar la calidad de nuestro amor a Dios a
nosotros mismos y a la vida.
 Responsabilidad: es la capacidad de cumplir con nuestras funciones de
forma satisfactoria y competente, sin requerir cobrar y asumiendo las
funciones que se derivan del ejercicio de las mismas.
 Respeto: reconocer el derecho de todos los seres humanos

Aceptar la posición de los otros.

Respetar y aceptar la variedad y crear la unidad en la diversidad en
el amor.
 Política de servicio
En Súper tiendas y Droguerías Olímpica S.A., los trabajadores no sólo tienen
que ser expertos en el oficio que realizan, sino que es importante que lo
ejecuten con la mayor cortesía y amabilidad, lo cual es parte de su misión.
Los clientes satisfechos son un patrimonio cuyo valor y lealtad son
incalculables y crecen con el tiempo. Son los inspiradores de nuestra
13
organización y nuestro trabajo; por lo tanto, deben recibir un trato excelente,
para que consideren a Súper tiendas y Droguerías Olímpica S.A. una
organización amable, servidora, ágil y eficiente, que cumple con sus
expectativas de servicio. La satisfacción de las necesidades del cliente es la
mejor recompensa a nuestro esfuerzo, dedicación y capacitación.
 Servicio que presta
Comercialización de productos de la canasta familiar a nivel nacional.
 Número de empleados:
Aproximadamente la regional eje cafetero cuenta con 250 empleados.
14
2. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN
La STO de la avenida 30 de agosto # 36-10 de la ciudad de Pereira, la cual
cuenta con más de 15700 referencias, con un espacio de 1054 metros
cuadrados en el almacén, consta de tres pisos, divididas en el área de víveres,
electrodomésticos y recibo. Con la colaboración del área de control de
inventarios se revisaron los espacios de bodega y almacén, encontrándose en
orden, la mercancía se almacena de acuerdo a su categoría, perecedero y no
perecedero, ejemplo aseo personal, cosméticos, licores, víveres ( aceites,
bebidas, mascotas y pasa bocas), los refrigerados y congelados se encuentran
almacenados en las cavas de refrigeración y congelación. En las áreas de
almacenamiento se encontraron diferentes falencias, una de ella se evidencio
con el deterioro en cavas, pues en la entrada no hay baldosas, formándose
hielo, lo cual puede provocar accidentes y deterioro en la mercancía; Así
mismo se notaron goteras, las cuales cuando llueve se intensifican, mojando la
mercancía, haciéndola no apta para la venta; Se detectaron roedores, los
cuales consumen la mercancía en bodega, provocando rotura en los
empaques; faltan estibas en la bodega, se encontró mercancía en el piso y
almacenada junto la pared, atentando contra las políticas de almacenamiento
manejadas por Olímpica; Se encontró contaminación cruzada, la cual se da
cuando almacenan juntos productos de aseo hogar como desinfectantes, al
lado de alimentos, provocando que los segundos puedan tener cambios en sus
componentes y ser peligrosos para el consumo humano; por último se
determino que las referencias que más se desperdician son las pastas marca.
La STO ubicada en la 30 de agosto de la ciudad de Pereira es la única del
distrito cafetero que cuenta con una persona encargada para la gestión de
almacenamiento, por lo cual
las anteriores inexactitudes no deberían
presentarse.
La súper tienda olímpica cuenta con un malacate para subir y bajar la los
productos según las necesidades, en el área de almacenamiento existen
divisiones
para
los
productos
que
hacen
parte
de
la
sección
de
electrodomésticos, licores, panadería y aseo personal el almacén no cuenta
con un circuito cerrado de seguridad. Las secciones de víveres se organiza así:
15
Congelados
Aseo hogar
Aseo personal
Lácteos
Pasa bocas
Alimento mascotas
La persona encargada de recibir la mercancía es el jefe de recibo, este le da
ingreso a los distintos productos, verificando que las cantidades, referencias y
fechas de vencimiento sean acordes a los pedidos realizados. En la súper
tienda existen 15 operadores logísticos siendo el personal que almacena los
productos y los organiza en el piso de venta, los cuales se encargan dé cada
sección de víveres en dos turnos, estas personas ordenan los productos en el
lineal, así como controlar fecha de vencimiento y la mercancía que están en
mal estado, entregándola al jefe de recibo, el cual se encarga de realizar las
devoluciones pertinentes; cuando hay bajas por deterioro o cuando la
mercancía no cumple las políticas de devolución o se encuentra en convenio, el
jefe de recibo solicita el apoyo del área de control de inventarios para la
destrucción de la mercancía.
Una herramienta para el control del inventario es el sistema de información
SAP, el cual recopila toda la información de ingreso y salida de mercancía, lo
cual cubre compras, traslados, transferencias, bonificaciones, despachos,
devoluciones, roturas, consumos, bajas de mercancía y ventas, las cuales
pasan al sistema a través de una interface del sistema de venta POS IBM que
maneja la compañía. Este sistema sirve para mantener saldos correctos y
poder utilizar indicadores de control como sugeridos automáticos. SAP permite
el ingreso de inventarios cíclicos de los diferentes productos mensualmente, los
cuales se realizan según la programación de control de inventarios o la
necesidad del negocio establecida por la administración y operación logística,
estos inventarios dan cuenta de las perdidas por hurto, determinando cuales
16
son los productos más filtrados y el porcentaje de filtración sobre la venta, el
cual según la compañía no puede ser superior al 0.5%. SAP también es una
herramienta de información, sirve para conocer cual mercancía esta por
ingresar, si hay productos en tránsito entre los distintos negocios, cual
mercancía acepto la bodega y cual no, esto con el fin que los inventarios
arrojen resultados reales. A través de SAP se cargan las mermas conocidas
como bajas, consumo clientes y rotura, esto lo lleva a cabo el liquidador del
negocio. Olímpica actualmente cuenta con dos indicadores, el primero es días
de inventario, el cual se desarrolla comparando las ventas presupuestadas con
las ventas acumuladas para el mismo periodo; el segundo es el sugerido
automático, el cual es una herramienta para los administradores para
establecer cuantas cantidades de una referencia deben pedir, se basan en las
ventas de los diferentes productos por días.
La empresa Olímpica S.A. da de baja a los productos que se encuentren en
mal
estado,
mala
presentación,
por
obsolescencia,
por
deterioro
y
vencimientos, los cuales se dan cuando los operadores logísticos no detectan
los productos del lineal antes de su vencimiento. Olímpica cuenta con una lista
en la cual se detalla con cuantos días y meses se deben sacar los productos
del piso de venta, esto se encargan los operadores logísticos como ya se
menciono.
Con un mejoramiento en la gestión de almacenamiento se controlarían las
perdidas, pues si se detectan a tiempo los productos próximos a vencer estos
se pueden devolver al proveedor para que sea él quien asuma la perdida y no
Olímpica, el proceso de devolución consta de varios estados, el estado cero es
el momento de ingresar la mercancía como devolución al proveedor; Al
transcurrir 15 días, pasa automáticamente al estado dos, donde la mercancía
se considera del proveedor; si este no recoge la mercancía entre los 15 días
siguientes, cumpliendo con un tiempo de almacenamiento, el cual genera un
costo para la compañía, se pasa al estado tres, para que posteriormente la
mercancía sea destruida o donada estando en estado 5, lo anterior se hace
mediante SAP, este permite hacer los cambios de estado automáticamente.
17
La mercancía presenta deterioro por un mal almacenamiento, pues se puede
presentar abolladuras, daño en las tapas, rompimiento del empaque, que la
fecha de vencimiento se borre o la propia marca del empaque. Para la súper
tienda olímpica principal se promediaron las pérdidas de los últimos 5 meses
dando un total de $506.491. Este valor es alto pues se considera que por cada
$50.000 que se dé de baja, siendo este el costo, el negocio debe vender
$10.000.000 para solventar la perdida, es decir es el 0,5% de las ventas. Lo
mismo sucede con las perdidas por deterioro, si se siguen reglas básicas como
no arrumar más de lo permitido, la mercancía no sufrirá daños, pues como se
conoce si a una caja se le pone encima más peso del permitido la mercancía
sufrirá avería.
Con los indicadores que se plantearan en este trabajo se puede verificar y
medir el volumen de rotación para conocer que mercancía rota de manera más
lenta por lo cual está en riesgo de sufrir deterioro y utilizar recursos
innecesarios, también medir el monto real de las pérdidas. Por lo anterior los
indicadores de almacenamiento e inventario son de suma importancia para las
empresas, pues a través de ellos se pueden tomar decisiones que optimicen
los procesos, en este caso el almacenamiento, para que la empresa tenga un
mayor control de su mercancía, siendo el inventario el punto más importante
dentro de olímpica, pues este es el que genera los ingresos de la compañía y
es mediante el que se genera la utilidad, teniendo un mayor control se hará
más competitiva y rentable la empresa.
18
3. EJE DE INTERVENCIÓN
A través del trabajo de práctica se busca establecer un plan de mejoramiento
del almacenamiento de las distintas referencias que hacen parte de la sección
de víveres, de la súper tienda olímpica de la 30 de agosto de la ciudad de
Pereira, esto se lograra mediante la creación de un portafolio de indicadores,
los cuales ayudaran a la organización a controlar, medir, verificar, inspeccionar
y comparar la gestión de almacenamiento.
Es necesario intervenir el almacenamiento de los productos de la súper tienda
Olímpica principal de la ciudad de Pereira, pues el almacenamiento le da un
valor agregado a las empresas, pues si se tiene un adecuado almacenamiento
se disminuiría de forma significativa las pérdidas que se presentan al interior de
la empresa por mermas tales como por rotura, mal manejo de los productos por
parte del personal logístico, detectar las fechas de vencimiento a tiempo para
devolverlas al proveedor.
Midiendo las perdidas los negocios pueden tomar decisiones para disminuir la
cantidad y el costo, haciendo un mayor control sobre la mercancía, pues en
ocasiones se desconoce cuándo está próximo a su fecha de vencimiento un
producto y queda en deuda las buenas prácticas de almacenamiento,
inspeccionar es una función importante que se puede hacer mediante los
indicadores, pues examina y comprueba las causas de las perdidas y el
deterioro de la mercancía, por ultimo mide las pérdidas de la mercancía,
cuantificándolas. Un indicador ayuda a mejorar la calidad del servicio en las
empresas, en este caso de Olímpica, siendo este importante con la gran
competencia que existe en la ciudad de Pereira por la cantidad de
supermercados que existen en la ciudad, donde las empresas deben aportar
cada vez más a un excelente servicio al cliente, teniendo siempre a la mano los
distintos productos de la canasta familiar.
El almacenamiento de la tienda es llevado a cabo por los operadores logísticos
con su correspondiente coordinador, el área de control de inventarios, controla
la gestión, verificando como lo está desarrollando el negocio, para detectar
posibles problemas e inadecuadas prácticas.
19
Para finalizar entre las funciones delegadas por el jefe inmediato el cual tiene
como cargo coordinador de control de inventario y perdidas está la de verificar
que los distintos negocios graven diariamente el desperdicio tanto de la sección
de fruver como de panadería, así mismo que los negocios cumplan con la
grabación de mermas por rotura, bonificaciones, traslados entre negocios,
registro de producción diaria entre otros; así mismo se da un apoyo en los
diferentes inventarios generales de los negocios del distrito, con la grabación
por radiofrecuencia de la bodega y cavas, el día del inventario se imprime los
diferentes lotes, los cuales hacen parte de los cuerpos o estanterías del lineal
de la tienda, también con la corrección que se da por malos conteos; así mismo
se apoyan los negocios con los inventarios cíclicos, dando respuesta oportuna
a las preguntas que se tenga con el buen desenvolvimiento del inventario; por
ultimo cuando se visita cada negocio el practicante lleva a cabo con el jefe de
recibo las bajas de mercancía, esto consiste en sacar del inventario la
mercancía no apta para la venta y consumo de los clientes, se hace revisión de
las cavas y el almacenamiento de las distintas referencias para hacer las
respectivas anotaciones al administrador o gerente del negocio.
20
4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN
Este trabajo trae como novedad la creación de indicadores para la compañía
en la parte de almacenamiento, útiles para medir, controlar y verificar dicha
gestión, trayéndole a la compañía un alto valor
agregado, con mayor
productividad y eficiencia dentro del almacén. Estos indicadores entran a
complementar los ya existentes para establecer un sistema de control más
integral.
Así mismo ayuda a la organización del almacén, que esta sea fácil para ubicar
los productos, detectando errores en el sistema que vienen implementando y
destacando las cosas que se están haciendo hasta el momento. Este trabajo
está dirigido a las personas de operación logística, al encargado de la bodega y
al administrador de víveres del supermercado olímpica ubicado en la 30 de
agosto, pues ellos pueden organizar de una mejor manera la bodega y hacer
de una manera más sencilla y practica su trabajo; así mismo está dirigido al
almacén, pues con la disminución de las perdidas el margen de utilidad se verá
afectado de manera positiva.
La falta de indicadores entorpece procesos importantes como el control y
administración de los diferentes productos de víveres, con SAP se pueden
crear diversas alertas, como por ejemplo con los productos vencidos, esto
ayuda a que se puedan detectar a tiempo para llevar a cabo devoluciones a los
distintos proveedores y ayudar a disminuir las perdidas por este rubro. Por esta
razón es importante para Olímpica contar con indicadores, se tiene un sistema
de información importante como SAP, el cual tiene múltiples funciones, las
cuales se deben utilizar y explotar para el beneficio de la organización.
Las bajas que se den por vencimiento, obsolescencia y deterioro suman un
total de $506.491, este valor es el resultado del promedio de los últimos 5
meses, resultando un valor alto. Con el trabajo se busca medir, comparar,
inspeccionar, verificar y controlar las pérdidas de los distintos productos, por
medio de una serie de indicadores, lo anterior permite a la organización tener
porcentajes y cifras del real estado del almacén, conocer cuáles son los
productos con menor rotación y tomar decisiones al respecto, lo cual
21
demuestra que los indicadores son una herramienta importante con la cual
deben contar las empresas, SAP es un sistema de información potente dentro
de la empresa, el cual se puede ver complementado con los indicadores.
22
5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL
Desarrollar indicadores de almacenamiento para la súper tienda olímpica
ubicada en la avenida 30 de agosto # 36-10 de la ciudad de Pereira, con el fin
de medir y verificar la gestión de almacenamiento
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Revisar el estado actual del sistema de gestión de almacenamiento y los
problemas que presente en STO ubicada en la avenida 30 de agosto de la
ciudad de Pereira.
Analizar
comportamiento
perdidas
de
los
últimos
5
meses,
y
dar
recomendaciones para la disminución de estos.
Recaudar información sobre el almacenamiento de la STO, por medio de
indicadores.
Identificar indicadores existentes, con sus ventajas y desventajas, para hacer
recomendaciones que permitan medir, controlar y verificar la gestión de
almacenamiento
23
6. MARCO TEÓRICO
Al principio, la humanidad tuvo que optar por consumir los productos en el lugar
donde se encontraban o suponiendo el caso, transportarlos a otro territorio y
almacenarlos allí para uso posterior, ya que “no existía un sistema desarrollado
de transporte y almacenamiento, el movimiento de los productos se limitaba a
lo que una persona podía acarrear, y el almacenamiento de los productos
perecederos era posible solamente un período corto. Este sistema de
transporte y almacenamiento obligaba a las personas a vivir cerca de los
lugares de producción y a consumir una gama bastante pequeña de productos
o servicios.” (Ballou, 2004) teniendo una calidad de vida simple y dependiendo
de lo que la naturaleza brindaba en algunas épocas del año y esperando con el
paso del mismo a que las cosas mejoraran.
De forma esperada, gracias a la continua evolución del hombre el cual se
preocupó por aspectos relacionados con almacenaje, conservación del
producto según su tipo, transporte y recurriendo a herramientas como sistemas
de distribución, preparación de los pedidos, envase y embalaje, stock de
inventario, etc., propicio nuevas tendencias logísticas en el desarrollo e
innovación de factores que intervienen en el avance de todo tipo de empresa,
además accede estar a la par con los paradigmas actuales y entorno
cambiante que lo rodea. Póstumo, algunos agentes que inciden para un
proceso adecuado en el ámbito logístico es implementar sistemas pertinentes
que expongan indicadores con la intención de medir la gestión interna
empresarial, ya que esta herramienta puede facilitar y prestar un servicio como
parte de la estrategia empresarial, que refleje resultados coherentes según la
meta trazada por la organización a mediano o largo plazo, ayudado por un
buen sistema de información que facilite observar los procesos en las
diferentes etapas de la cadena logística.
La logística, es vista como aquella encargada de planificar coordinar todas las
actividades necesarias para lograr obtener los niveles deseados de servicio y
calidad al menor precio posible, Casanovas y Cuatrecasas dice que “La
24
logística Empresarial comprende la planificación, la organización y control de
todas las actividades relacionadas con la obtención, traslado y almacenamiento
de materiales y productos, desde la adquisición hasta el consumo, a través de
la organización y como un sistema integrado. El objetivo que pretende
conseguir es satisfacer las necesidades y los requerimientos de la demanda de
manera más eficaz y con el mínimo costo posible” (Casanovas y Cuatrecasas;
2003) y se observa aquí, que el alcance de la logística abarca toda la
organización, desde la gestión de las materias primas hasta la entrega del
producto terminado.
Es por esto que muchas de las organizaciones han tomado la logística como
herramienta estratégica de tal forma que para las empresas estas actividades
se vuelvan de gran importancia dándole un reconocimiento especial,
contribuyendo a su vez con gran expectativa al atraer nuevos clientes, es decir
“La logística debe de contemplarse como el enlace entre el mercado y la
actividad operativa de la empresa” (Christopher, 1994), generando para la
organización un valor agregado que contribuya a un buen funcionamiento de
todos sus procesos.
Para las organizaciones es muy importante estar en un alto nivel competitivo y
a su vez deben generar estrategias que pueden variar según su naturaleza o
negocio, en donde estas pueden ser aplicadas en los diferentes departamentos
que la conforman, por eso “la realidad es que la competitividad y el desarrollo
están basados en las innovaciones tecnológicas, blandas o duras, de punta o
en áreas tradicionales, la innovación establece las ventajas competitivas y por
ello es el alma de todo el proceso empresarial” (Varela, 2001). Una estrategia
competitiva bien elaborada causa un efecto positivo en el cumplimiento de sus
metas, por esta razón las empresas se han visto en la tarea de implementar
estrategias que comprendan actividades logísticas que son el puente entre la
producción y los consumidores, como también articula muchos de los procesos
de la organización que están separados por el tiempo y la distancia.
25
Las organizaciones deben estar constantemente capacitadas en todos los
procesos relacionados con la logística, la cual es una ventaja fundamental de
oportunidades para cualquier tipo de negocio, que permite, brindar un mejor
servicio a los clientes, en cuanto a la
productos
y
comercialización y distribución de
una mayor cobertura a nivel local, nacional e internacional,
logrando así, mayor competitividad.
Muchas de las organizaciones han tomado la logística como
herramienta
estratégica, pues “una adecuada gestión logística puede proporcionar una
fuente importante de ventajas competitivas; en otras palabras, a través de la
logística puede conseguirse una posición de perdurable superioridad sobre los
competidores en términos de preferencia del consumidor” (Christopher. 1994),
logrando una completa fidelidad por parte de él, contribuyendo a su vez con
una gran expectativa de atraer nuevos clientes.
Una de las partes más importantes que influyen en el proceso logístico para la
toma de decisiones es el almacenamiento ya que
“La función de
almacenamiento comprende el complejo de operaciones que tiene por objeto el
ocuparse de los materiales que la compañía mueve, conserva y manipula para
la consecución de sus fines fabriles y comerciales”, (Mora. 2008), Además para
profundizar en el almacenamiento se debe tener en cuenta cuáles son las
operaciones de almacenaje y estas como influyen en el proceso logístico,
donde dependen del tipo de producto y las características de este y de la
empresa, donde las principales funciones son la recepción y descarga de la
mercancía, y el traslado al almacén sin dejar de lado los componentes básicos
del costo logístico.
Logísticamente el almacenamiento puede abarcar una sin número de
actividades, y lo que estas sean, depende de la naturaleza del negocio o la
estrategia de la compañía. Se dice que “El objetivo del almacenamiento
consiste en asegurar el máximo aprovechamiento del espacio compatible con
la buena conservación y protección de los géneros; la fácil y segura
identificación de los mismos; un ahorro positivo de tiempo, mano de obra y
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material, así como el pasaje fácil y rápido de mercancías desde el lugar de
depósito al área de carga” (Gerhard, 1960).
Las instalaciones, técnicas y equipos para almacenamiento varían mucho
según la naturaleza del material que se va a manejar, suministrando espacio y
equipo para contener y proteger los artículos hasta que se utilizan o embarcan,
en la forma que sea más eficiente en costo. El logro eficiente de las actividades
de almacenamiento depende de una planeación pertinente de un almacén.
El almacén aloja todo lo que se pide en función a las compras o en otros casos
lo que fabrica, tiene como destino optimizar los flujos físicos que le vienen del
interior o exterior de la organización, “Son aquellos lugares donde se guardan
los diferentes tipos de mercancía. Son manejados a través de una política de
inventario. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos
inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de
manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de
almacenamiento.” (Silva, 2010) Por esto los almacenes adquieren una gran
importancia dentro de la red logística ya que constituyen decisiones claves que
definen en gran medida la estructura de los costos o servicios del sistema
logístico de una empresa. Conjuntamente un depósito de almacenamiento
debe conjugarse con la capacidad y la operatividad, para una correcta
distribución en la planta se debe precisar estanterías especiales según el
material a almacenar, como el peso, volumen y tipo de mercancía, al mismo
tiempo, es adecuado conocer la distribución de los pasillos en sentido
longitudinal de la edificación, para maximizar la utilización del espacio y la
altura de la misma, comprendiendo la importancia de respetar la orientación a
lo ancho y a lo largo. El esquema del almacén debe adaptarse a las
necesidades de almacenamiento según su stock, número de referencias, su
capacidad para atender la demanda de inventarios y manejo de herramientas
de bodega.
En el presente, las empresas locales tienen algunos conflictos en la medición
de las operaciones y actividades logísticas internas en cuanto a la distribución y
27
el abastecimiento en relación como son llevado las operaciones del
almacenamiento. Esto da a entender que la dirección administrativa enfrenta
problemas para identificar algunos cuellos de botella, tecnificar procedimiento e
insatisfacción de la demanda que se presentan en la cadena logística y que
afectan considerablemente la competitividad y requisitos para enfrentar
mercados tan agresivos que solo fomenta la pérdida paulatina de los clientes y
el declive económico de la organización.
Aunque esta analogía ha ido
cambiando vertiginosamente gracias a la fuerte inclusión de la tecnología en
las empresas, ya que facilita ejecutar cualquier proceso y operación dentro del
almacén. Como lo indica Arango cuando aluce la compleja labor a la que se
enfrenta hoy en día los almacenes al
señalar que “En la actualidad los
almacenes además de administrar los inventarios deben realizar actividades de
distribución, recepción, despacho, clasificación e identificación de mercancías,
incluso en algunas ocasiones operaciones de ensamble y empaque. Es por
esto que el concepto de almacén
ha cambiado por el de centro de
distribución”. (Arango, 2010)
Con el
almacenamiento logístico las organizaciones deben complementar
necesariamente mejoras en el servicio hacia los clientes, por lo cual debe
generalmente disminuir el plazo de respuesta, disminuir el número de carencias
de productos pero al mismo tiempo tener sobre stock del producto. Asimismo,
“cuando se incrementa la competencia obliga a las empresas aumentar la
productividad.
Conjuntamente, existe un costo logístico, hay que
invertir
dentro del almacén, el tiempo que demanda la mercancía, personal destinado a
la manipulación de productos y pedidos, utilización de envases y embalaje
adecuados, transporte al destino final, precisa “este costo logístico es
importante, ya que puede alcanzar hasta un 30% del costo total del producto.
Es necesario controlarlo, ajustarlo a mínimos y siempre sin perder la calidad del
servicio al cliente”. (Mauleón, 2002).
La
demanda
de
productos
está
aumentando
debido
al
crecimiento
desmesurado de distintas referencias que ofrecer hoy en día el consumismo;
esto obliga a replantear en muchas ocasiones las configuraciones de los
28
almacenes ya que “no se trata de almacenar grandes cantidades de pocas
mercancías, más bien lo contrario. En logística de distribución hay que diseñar
almacenes de cara al consumismo final y la tendencia apunta a que este
incremento en el numero de referencias a almacenar es creciente y cambiante”.
(Mauleón, 2002)
Hay diversos tipos de almacenes, de distribución y los de depósito, los
primeros almacenan y comercializan, artículos, productos y mercancía puesta a
la disposición del cliente y los segundos son lugares organizados y equipados
para colocar productos, como lo define “el almacén es un espacio de la fábrica
donde las mercancías “reposan”. (Mauleón, 2002)
El almacenamiento es la función encargada de controlar físicamente y tener
toda la mercancía de un negocio inventariada, controlando las entradas y
salidas de artículos del almacén, este lugar es donde se guardan los productos
de una manera ordenada y rentable para la empresa.
Aquella función cuenta con una serie de principios según (Silva, 2010), entre
las cuales esta no tener el almacén como un ente aislado, pues hace parte de
la empresa y debe seguir los objetivos generales que la empresa tiene. El
almacenamiento trata de disminuir los costos al máximo pero sin dejar a un
lado el excelente servicio al cliente, por lo cual otro principio seria calcular las
cantidades almacenadas siempre tratando que los costos sean mínimos, esto
con el fin de volverse más competitivo con el resto de las empresas. Otro
principio del almacenamiento es que exija el menor esfuerzo para ponerse en
práctica, para esto debe disminuir : Primero el espacio debe ser utilizado al
máximo en su capacidad, es decir, su volumen debe ser el optimo por metro
cuadrado, sin dañar la mercancía; segundo, el trafico, el cual es la distancia
entre los recorridos que se deben llevarse a cabo para manipular la mercancía,
garantizando que estos sean los menos posibles; tercero los movimientos,
estos se deben realizar con las maquinas que estén disponibles utilizando su
capacidad máxima, para así disminuir el tránsito por el almacén; El ultimo son
los riesgos, pues donde haya un optimo ambiente laboral, con condiciones
29
ambientales y de seguridad optimas, las personas encargadas del trabajo
serán más productivas a la hora de hacer su trabajo. El ultimo principio es el de
ser flexible, este es importante para que el almacén valla acorde con los
nuevos retos que plantea este mundo competitivo, esta no puede ser un ente
estático, sino que por el contrario debe estar en continuo movimiento.
En Colombia el almacenamiento se encuentra reglamentado mediante el
decreto 3075 de 1997, este dice que las empresas deben tener una rotación
optima, donde las primeras en entrar sean las primeras en salir, así mismo que
los productos que sean obsoletos o que no sirvan sean sacados del inventario,
con el fin de evitar contaminación, dándole a las instalaciones orden y aseo;
otro tema que trata el decreto es que los alimento que necesiten de
congelación o refrigeración, se les de la temperatura y humedad que estos
requieran, llevando un control en la temperatura y buenas condiciones de
higiene; el decreto también dice que los productos deben almacenarse de
manera en que no sufran deterioro, higiene e integridad, se debe conocer de
donde provienen , la fecha de vencimiento y calidad; el decreto 3075 establece
las medidas mínimas en que se debe realizar un adecuado almacenamiento,
las estibas deben estar separadas de la pared 60 y del piso 15 centímetros,
esto con el fin de facilitar labores de limpieza, control y fumigación; se debe
evitar al máximo contaminación cruzada, según el decreto, sustancias como
detergentes, desinfectantes y demás, deben estar almacenadas en áreas
diferentes a los productos que se encuentren en la bodega, es decir, no se
debe poner una canastilla con detergente encima de una canastilla que
contenga carne, pues esto afecta directamente la calidad del alimento, puede
contraer enfermedades y ser peligrosa para las personas que vallan a consumir
dichos alimentos; por último el decreto habla sobre los productos ya vencidos o
con fecha de vencimiento próxima, establece que debe existir un lugar que solo
sea destinado para este tipo de productos, además de su registro con fecha en
que se efectúa el vencimiento y las cantidades existentes, lo anterior con el fin
que las autoridades de sanidad puedan revisar.
30
Es menester definir la palabra inventario, ya que la venta de este es el corazón
del negocio, considerando que la empresa Olímpica S.A se dedica a la
comercialización de productos de consumo masivo, lo que hace que este sea el
activo más importante en las cuentas del balance. Según (Roux, 2000) “el
inventario consiste en una enumeración precisa de lo que contiene el almacén.
Esta operación es indispensable en las sociedades que deben saber con
precisión de que disponen”. Lo anterior quiere decir que inventario es el control
de los distintos productos con que cuenta el almacén, organizándolos de tal
manera que se pueda saber con cuantas cantidades de una referencia se tiene,
cuantas se han vendido y cuantas faltan por ingresar, así mismo para facilitar la
ubicación de cada producto para que llegada la hora de ingresar mercancía al
piso de venta de la súper tienda sea rápida y eficiente. Teniendo el control
sobre este se puede conocer cuando es el momento de pedir nuevas
cantidades de las referencias existentes, para así cumplir con el buen servicio
al cliente, teniendo a la mano lo
que este requiere o demanda, siempre
buscando tener los productos en el lugar correcto a la hora correcta.
Un indicador según (Mora, 2006) “es un porcentaje, razón, o equivalencia que
evalúa e informa sobre el comportamiento de una variable en un periodo
especifico de tiempo, que permite observar la situación y tendencias de cambio
generadas en el periodo evaluado”. Esto muestra que un indicador sirve para
cuantificar, medir y controlar una variable, lo cual hace que se pueda comparar
con otros periodos dentro de la empresa, en este caso los indicadores serian
para la gestión de almacenamiento, controlando las referencias existentes en el
almacén.
Un indicador debe tener características tales como: debe ser cuantificable, es
decir, se debe expresar en número o porcentaje, por lo que debe arrojar cifras
concretas. También consistente, para que se pueda evaluar un periodo de
tiempo con otro, la información debe ser la misma para poder realizar esto.
También debe ser agregable, pues ayuda a la toma de decisiones y acciones
conducentes a mejorar la calidad del servicio. Por último debe ser comparable,
esto con el fin de compararse con el resto de la industria.
31
32
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS
A continuación se describirá cada una de las fases que se llevaron a cabo para
la realización del trabajo, elaborando un cronograma basado en las actividades
a realizar por semanas (diagrama de Gantt), llevando así un seguimiento y
control de los procedimientos a desarrollar.
Ilustración 1. Tabla cronograma
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8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Se encontraron una serie de indicadores, los cuales colaboran a la hora de
medir, controlar y verificar la gestión de almacenamiento de la STO 1351, se
enumeran a continuación:

Índice duración de la mercancía=
Ventas promedio mes
Inventario promedio mes
Indica cuánto dura el inventario dentro del almacén. Si el indicador arroja un
resultado alto, demuestra que existen demasiados recursos empleados en el
inventario, los cuales no agregan valor de manera inmediata, corriendo el
riesgo que se pierda la mercancía o sufrir obsolescencia. Permite conocer
cuantas veces el inventario se convierte en dinero real. Entre más baja sea la
duración, significa que la mercancía esta menos tiempo en el almacén,
sugiriendo una buena administración y gestión de los inventarios. Las políticas
de inventario en general plantean que la rotación debe ser alta, esto con el fin
que la mercancía no sufra deterioro o se vuelva obsoleta.
El indicador se aplico para los meses de mayo, junio, julio, agosto, septiembre
y octubre del 2011, en el transcurso de este tiempo no se percibieron grandes
cambios, ya que el inventario tiene una rotación de una vez al mes, teniendo su
pico más bajo en agosto con 1.03 veces. La mercancía dura en el almacén
desde su llegada 30 días, lo cual demuestra una óptima demanda por parte de
los clientes y una eficiente almacenamiento, el cual facilita que la mercancía
tenga salida en poco tiempo y no se acumulen dentro de la bodega las distintas
referencias, para disminuir el riesgo de sufrir deterioro, cumpliendo con las
políticas de tener un inventario tipo PEPS, cabe aclara que este indicador lo
maneja actualmente olímpica, en el se basan las compras, midiendo el nivel en
que la mercancía sale del almacén. El anterior análisis se hizo teniendo en
cuenta la siguiente grafica:
34
Ilustración 2. Grafica duración mercancía
1,25
1,2
1,15
1,1
Series1
1,05
1
0,95
0,9
Mayo

Junio
Calidad del inventario=
Julio
Agosto
septiembre
Octubre
Unidades
dañadas+obsoletas+vencidas
*100
Unidades disponible
Inventarios
El indicador muestra el número de mercancía no apta para la venta por
obsolescencia, deterioro, averiadas, en mal estado y fechas de vencimiento.
Está íntimamente relacionado con malas prácticas de almacenamiento, pues la
mercancía se daña o deteriora a causa de esto, evaluando las unidades que la
empresa deja de vender y por ende la disminución en las utilidades.
Este indicador se aplico para los meses comprendidos entre mayo y octubre
del 2011, se obtuvo una serie uniforme sin grandes cambios, donde el pico más
alto se dio en junio con un 0,37% de la mercancía no apta para la venta, por
vencimiento, daño roedor deterioro u obsolescencia, la calidad del inventario es
buena con más del 97% para todos los meses. Pero este indicador puede
mejorar, estableciendo pequeños cambios en la infraestructura del almacén,
como nuevas estanterías y estibas, para que la mercancía cumpla con
requisitos como no estar en el piso ni pegada a la pared, facilitando labores de
limpieza y fumigación, pues se detecto que parte del deterioro de la mercancía
era por roedor, siendo necesario que se lleve actividades para disminuir dicha
plaga. Así mismo se puede ampliar el almacén, para acomodar la mercancía de
35
manera eficiente, con el peso permitido, sin arrumar más de lo permitido, lo
anterior se puede desarrollar en la antigua bodega de fruver, el cual es un
espacio no utilizado. Con la información recopilada se construyo la siguiente
grafica:
Ilustración 3. Grafica calidad inventario
0,4
0,35
0,3
0,25
0,2
0,15
Series1
0,1
0,05
0

Calidad de los pedidos generados=
Pedidos
generados sin
problemas
*100
Total pedidos
generados
El objetivo de este indicador el cual se hace con una periodicidad mensual es
controlar la calidad de los pedidos de compras generados, midiendo el número
y porcentaje de las compras generadas sin retrasos, que no haya necesidad de
información general, ya sea porque hacen falta cantidades de una referencia o
se da un exceso de las mismas. Tiene como impacto el incremento de los
costes de mantenimiento de inventarios, así como la perdida de las ventas,
pues cuando se desarrolla el pedido, quiere decir que Olímpica detecta la
36
necesidad del consumidor por tener ese bien, es decir, que el indicador se
relaciona con la buena atención al cliente.
El indicador se desarrollo en días a comparación de los otros, esto se debe a
que el jefe de recibo diariamente recibe mercancía, con la información
recopilada se construyo la siguiente grafica:
Ilustración 4. Grafica calidad pedidos
100,0
95,0
90,0
85,0
Series1
80,0
75,0
Como se observa en la grafica el numero de pedidos generados con problemas
son pocos, en comparación a los pedidos totales, aunque la grafica va
creciendo a lo largo del tiempo, esto demuestra que los pedidos que tiene
problemas, ya sea por falta de cantidades, de referencias o por fecha de
vencimiento próximas están aumentando en la compañía, esto es un alerta
sobre el ingreso de la mercancía, pues si la grafica sigue con la misma
tendencia, podría presentarse a futuro problemas con los proveedores y falta
de la mercancía demandada por los clientes.
Cantidades almacén

Capacidad utilizada=
Total metros cuadrados
almacén
37
Este indicador mide como se debe organizar el almacén, indicando cuantos
metros cuadrados se destinan por cada unidad, con el fin de optimizar el
espacio en bodega, generando un valor agregado al almacén, con la fácil
ubicación de las diferentes referencias. Para determinar si existe espacio
ocioso por la mala organización de la bodega.
El indicador se aplico con información real de Olímpica de la avenida 30 de
agosto, desde mayo hasta octubre del 2011, dando la siguiente grafica como
resultado:
44,00
43,00
42,00
41,00
40,00
39,00
Series1
38,00
37,00
36,00
La grafica demuestra que el numero de cantidades almacenadas ha ido
incrementando paulatinamente, sin cambio bruscos, esto se debe a que se
aproxima diciembre, el cual es un mes donde los inventarios incrementan
debido a la demanda de las personas, donde la rotación es de una vez por
mes, el almacén tendrá un incremento en su stock de inventario, reflejándose
en los costos operativos que así mismo incrementara para estos meses. Con
esto se puede notar que hace falta espacio en bodega, pues por el alto
volumen se está almacenando mercancía en los pasillos y en el piso, situación
que genera deterioro de la mercancía a corto plazo.
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CONCLUSIONES
La STO 1351 tiene un buen sistema de almacenamiento, esto se evidencio con
la duración óptima del inventario, el cual se demora 30 días aproximadamente
en salir del almacén. El volumen de las pérdidas para la sección de víveres es
bajo, teniendo en cuenta que en los últimos seis meses se presentaron pocos
artículos no aptos para la venta, aunque este número se podría reducir
siguiendo las políticas de almacenamiento estipuladas, puesto que la súper
tienda tiene varias falencias en su área de almacenamiento, como mercancía
en el piso, pegada a la pared y al techo, así mismo se encontró mercancía que
excedía el límite de peso, con arrumes hasta de 12 cajas, deteriorando los
productos.
Otro
punto es la necesidad
de
aumentar
el espacio destinado al
almacenamiento de los productos de la sección de víveres, utilizando el sitio
donde antes era la bodega de fruver, ya que es un espacio que no se está
utilizando, la falta de este se evidencia cuando al aproximarse meses como
diciembre, donde el stock del inventario es alto, se almacena mercancía en los
pasillos y el piso, corriendo el riesgo que la mercancía en mal estado aumente.
La calidad de los pedidos es buena, tienen un margen de error mínimo, pero la
grafica demuestra que la tendencia va en aumento, por lo cual se deben tomar
medidas y trabajarlas de la mano con los proveedores, para que estos cumplan
con los pactos estipulados antes de la entrega, para que la súper tienda
siempre tenga la mercancía para cuando el cliente la solicite o demande.
En el área de almacenamiento se encontraron productos que generaban
contaminación cruzada, estos productos no pueden salir a la venta ya que
pueden traer problemas de salud a las personas que los consuman, además
de posibles demandas hacia Olímpica, entre los productos se encontraron
desinfectantes al lado de leche, así como averías al lado de compotas, en una
empresa con ese tamaño, con un nivel de confiabilidad por parte de las
personas, se debe evitar estas prácticas, las cuales hacen quedar mal a la
organización, donde la calidad y buen servicio hacen parte de las políticas
organizacionales.
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La STO 1351 cuenta con 15 operadores logísticos y una persona encargada
del almacén, estos deben trabajar de manera coordinada con el jefe de recibo
para detectar la mercancía averiada con tiempo,
ya sea para hacer
devoluciones a los proveedores o para detectar malas prácticas de
almacenamiento, corrigiéndolas a tiempo para disminuir las cantidades de
mercancía dañada, la cual afecta el margen del negocio.
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RECOMENDACIONES
Se le recomienda a la STO 1351 que adquiera para el área de almacenamiento
nuevas estanterías y estibas pues la falta de estas hace que la mercancía no
se almacene de la manera adecuada, dejando los productos en el piso,
pegados al techo y la pared, cuando lleguen temporadas como diciembre
donde el stock del inventario es alto, la STO no tendría como almacenar. El
almacén debería ampliarse, el área es pequeña en comparación al volumen de
mercancía que maneja, la súper tienda cuenta con los recursos para hacer
esto, pues donde quedaba la bodega de fruver hay un espacio ocioso que no le
está generando a la empresa, el cual se podría destinar a almacenar los
productos de víveres.
Las transacciones al interior de la empresa se hacen mediante un sistema de
información denominado SAP, por medio de este se hace control del inventario,
las personas que trabajan allí son las encargadas de suministrar la información,
un mínimo error cambia drásticamente el resultado. Por tener un carácter
subjetivo, se debe capacitar al personal para que se hagan buenos procesos y
la mercancía no se filtre por falta de gestión.
Se recomienda a la administradora de víveres controlar y supervisar el almacén
diariamente, para detectar averías y malas prácticas de almacenamiento, es
decir, que verifique el trabajo realizado por parte de los operadores logísticos,
siempre buscando mejorar los procesos, con mayor eficiencia y productividad.
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