Proceso de Digitalización con Recursos Propios

Centro de Información Técnica y Administración de Archivos y Documentos
Proceso de Digitalización con
Recursos Propios
Segunda Reunión de Archivos del Gobierno Fe deral 2007
Centro de Información Técnica y Administración de Archivos y Documentos
Agenda
- Antecedentes
- Digitalización
- Sistema de Administración Documental
- Beneficios
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LAS SOLICITUDES DE SERVICIO SE TRANSFORMAN EN PRODUCTOS PARA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.
Nuestros Procesos de Servicio
CENTROS DE TRABA JO
PEMEX REFINACIÓN
CORPORATIVO
Y SUBSIDIARIAS
PLANEACION ESTRATEGICA
Y RECURSOS
S
S
O
E
L D
I E R
C L V
I
I
C
T
I
U
O
D
PATRIMONIAL
RIESGOS
SERVICIOS
GERENCIA DE
RECU RSOS HUMANOS
EVALUACION Y MEJORA
CONTINUA
RESPONSABILIDAD DE
LA GERENCIA
OPER ACIONES
INMOBILIARIAS
ENTIDADES
FEDERATIVAS
TERCEROS
C L I E N T E S
CONTROL DE BIENES
MUEB. E INMUEB
DESINCORPORACIÓN
P
R
O
D
U
C
T
O
S
DE INFORMACION
SEGUROS
FIANZAS / C ARTAS
DE CREDITO
GENER ALES
ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS
GENERAL/ES
GERENCIA DE
RECU RSOS FINANCIEROS
P R O V E E D O R E S
DE INFORMACION
GERENCIA DE
RECU RSOS MATERIALES
S
A
C
T
I D L
S E I
F L E
A
N
T
C
C
E
I
Ó
N
GERENCIA DE
TECNOLOGÍA Y PROCESOS INF.
TU CONTRIBUYES AL CUMPLIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS:
Nuestra Política
Proporcionar
servicios
que
cumplan con los requerim ientos de
nuestros clientes.
Nuestra Misión
Atender a nuestros clientes con:
- Eficacia
- Eficiencia
- Capacidad de respuesta
- Actitud positiva
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Nuestra Visión
¡ La plena satisfacción de
nuestros clientes !
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Areas de oportunidad
Solución
• Atender observación del OIC para
espacios de archivo
• Concentración acervo Refinación
• Obtención
Digital”
de
un
“Repositorio
• Sistema de información eficiente y
oportuna
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Servicios CITAAD
• Coordinación de Archivos de Trámite del Organismo.
• Archivo de Concentración e Histórico del Organismo.
• Digitalización y clasificación de documentos para su consulta vía Intranet e
Internet, a través del Sistema de Administración Documental (SAD).
• Digitalización Remota (MFD’s).
• Microfilmación de documentos.
• Impresión de formatos institucionales y artes gráficas.
• Guarda y Custodia de archivo jurídico y patrimonial.
• Bóveda de seguridad.
• Salas de usos múltiples, capacitación y videoconferencia.
• Area de conferencias (eventos especiales y exposiciones)
• Biblioteca técnica, hemeroteca y área de consulta física.
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Agenda
- Antecedentes
- Digitalización
- Sistema de Administración Documental
- Beneficios
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El activo más importante de la
Organización: la información.
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• Difusión y consulta de fácil acceso
• Información oportuna para la toma de decisiones
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• Cobertura nacional, acceso desde cualquier computadora
personal dentro de la red de Petróleos Mexicanos, sin instalación
de software adicional
• Aprovechamiento de la información compartida entre áreas.
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• Por concentración de archivo, ahorro en espacios de oficina
• Cumplimiento a la LFTAIPG
• Cumplimiento a los Lineamientos
Conservación de Archivos
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de
Organización
y
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• Información disponible sin importar quien la genere
• Información oportuna para quien la solicite
CITAAD
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Digitalización Local
Se eliminan
elementos físicos
y se colocan
separadores
Preparación
Se verifica que la
imagen sea idéntica
al documento
original
Escaneo
Toma de
imágenes,
alimentador y
manipulación
VRS
Control de
Calidad
Captura de datos
de búsqueda
requeridos por el
usuario
Entrega del
batch al
administrador
de contenidos
Restauración Indexación Verificación
Se retiran separadores,
se reestablece el
documento a su estado
original
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Control de
calidad aplicado a
la captura de
datos
Release
SW de
Administrador
de
Contenidos
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Procedimiento Operativo de: Digitalización (691-74540-PO-7-10)
Evaluación Mensual Objetivo de Calidad
Atender en los plazos establecidos la totalidad de
las solicitudes de los clientes manteniendo el
parámetro de excelente en el indicador del
desempeño.
Solicitudes
Atendidas
Objetivo
en tiempo
cumplido
143
135
94.4 %
Análisis Operativo
Mayo – Octubre 2007
(número de im ágenes en el SAD)
160,000
149,871
150,000
140,000
129,189
130,000
Indicador
120,000
Porcentaje de solicitudes
atendidas en tiempo.
de
130,094
126,878
126,090
Digitalización
114,189
110,000
100,000
Solicitudes atendidas
Indicador =
X 100
Solicitudes recibidas
135
=
Indicador de Octubre 2007
X 100 =
94.4 %
90,000
80,000
70,000
60,000
MAY
143
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
Parámetro (porcentaje)
Excelente = 90 – 100
Bueno = 80 – 89
Regular = 70 – 79
Malo < 70
Cabe destacar el compromiso del personal del área de digitalización por
mejorar la productividad y mantener la tendencia en atender en su
totalidad las solicitudes recibidas
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Digitalización Remota
• Gran dispersión geográfica
• Equipos MDF’s en cada CT
• Contenido asociado a diferentes
funciones
• Consulta a través de SAD y RM
SAAD
MEXICALI
ROSARITO
ENSENADA
CD. JUAREZ
SONORA
G
BAJA CALIFORNIA
O
LF
HERMOSILLO
O
CHIHUAHUA
DE
CHIHUAHUA
GUAYMAS
BAJA CALIFORNIA SUR
SABINAS
C
CD. OBREGON
COAHUILA
A
MONCLOVA
LI
REYNOSA
FO
TOPOLOBAMPO
SANTA CATARINA
GUAMUCHIL
MATAMOROSS
R
CADE REYTA
SAN JUAN IXHUATEPEC
GOMEZ PALACIO SALTILLO
N
CULIACAN
IA
AZCAPOTZALCO
NUEVO LEON
DURANG
O
TAMAULIPAS
AÑIL
ZACATECAS
SINALOA
CD. VICTORIA
MAZATLAN
BARRANCA
SAN LUIS POTOSI
D. F.
ZACATECAS
Otros repositorios
NAYARIT
SAN LUIS POTOS I
AG USC ALI ENT ES
MADERO
TULA
AGUASCALIENTES
PROGRESO
QUERETARO
ZAPOPAN
LEON
EL CASTILLO
• Ctrl. de Gestión
• Dirección General
• Estaciones de Servicio
MERIDA
TUXPAN
HIDALGO
GUANAJ UATO
Q UERE TAR
O
PACHUCA
POZA RICA
CELAYA
EDO. MEX.
MANZANIILLO
COLIMA
TOLUCA
QUINTANA ROO
VERACRUZ
TLAX CAL A
D.F.
SALAMAN CA MORELIA
MICHOACAN
M O RELO S
L. CARDENAS
PUEBLA
ESCAMELA
GUERRERO
CAMPECHE
TABASCO
PUEBLA
CUERNAVACA
PAJA RITOS
DOS BOCAS
VERACRUZ
VILLAHERMOSA
TIERRA BLANCA
MINATITLAN
NUEVO TEAPA
ACAPULCO
OAXACA
SALINA CRUZ
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CAMPECHE
LERMA
ZAMORA
JALISCO
YUCATAN
CHIAPAS
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Digitalización Remota
GAD
GOM
Oficinas Centrales
$
$
$
Refinería
CITAAD
Intranet
Terminal de
Almacenamiento
Administrador
Empresarial
de Contenido
$
$
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Digitalización Remota
Evaluación Mensual Objetivo de Calidad
Validar, procesar y efectuar adecuaciones en el
Sistema de Administración Documental de los
registros recibidos en el Batch Manager en un
lapso que no exceda las 24 horas.
Registros
Procesados
Objetivo
Recibidos
en tiem po
cum plido
1,479
1,479
100 %
Análisis Operativo
Mayo – Octubre 2007
(número de im ágenes en el SAD)
45,000
41,605
40,000
Indicador
38,903
Porcentaje de solicitudes
atendidas en tiempo.
de
Digitalización
35,039
35,000
30,000
28,165
Registros procesados
Indicador =
X 100
Registros recibidos
Indicador de Octubre 2007
1,479
=
X 100 =
25,447
25,000
20,000
100 %
15,000
1,479
Parámetro (porcentaje)
Excelente = 90 – 100
Bueno = 80 – 89
38,235
10,000
Regular = 70 – 79
Malo < 70
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
Cabe destacar el compromiso del personal del área de digitalización por
continuar atendiendo el total de registros recibidos
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Agenda
- Antecedentes
- Digitalización
- Sistema de Administración Documental
- Beneficios
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Sistema de Administración Documental
• Objetivo: Incorporar la información de Pemex Refinación en el
Administrador de Contenidos, para proporcionar a
todas las instancias del Organismo la facilidad de
extraer eficaz y oportunamente documentos e
información.
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Administración
Documental
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Agenda
- Antecedentes
- Digitalización
- Sistema de Administración Documental
- Beneficios
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Beneficios
• Primer Centro de digitalización masiva en América Latina, para una
empresa paraestatal o de gobierno (2000).
• Creación de una plataforma de Administración de Contenidos para
Petróleos Mexicanos, Pemex Refinación, Organismos Subsidiarios y
terceros, a través de intranet e internet.
• Poner a disposición de los usuarios la documentación administrativa
y técnica generada por el Organismo en sus diferentes instancias e
instalaciones.
• Más de 9 millones de documentos administrados a la fecha. Más de
180 distintos tipos documentales.
• Reducción en tiempos de búsqueda desde cualquier región del País
o del Mundo.
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Beneficios…
• Obtener la Certificación ISO-9000 en dos versiones 94 y 2000, desde
el año 2000 a la fecha.
• Se ha logrado mantener el nivel de excelencia en los procesos de
digitalización de acuerdo a los índices del Sistema de Gestión de la
Calidad.
• Implantación de un solo Procedimiento
digitalización masiva y remota.
Operativo
para
la
• Implantar el Escaneo Remoto a través de la infraestructura de
equipos multifuncionales a nivel nacional.
• Se han logrado incrementar los recursos humanos para satisfacer la
demanda de cada una de las áreas usuarias.
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Beneficios…
• Fácil acceso a la información con niveles establecidos de seguridad.
• Disponibilidad simultanea de información requerida por diversas
áreas.
• Reducción de costo,
impresiones y papel.
• Reducción de
información.
espacio
eliminación
físico
gradual
destinado
en
al
• Herramienta útil y ágil para efectos de Auditorias.
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duplicidad
de
almacenamiento
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A quién le generamos valor?
Áreas de Pemex-Refinación, Corporativo y Organismos Subsidiarios
• Manejan altos volúmenes de documentos en formato electrónico y
papel.
• Tienen procesos de trabajo establecidos y requieren automatizarlos
con la finalidad de mejorar sus operaciones.
• Requieren constantemente de documentos para la toma de
decisiones y no cuentan con una librería electrónica de manera
organizacional.
• Ejecutan acciones conjuntas entre personal disperso de manera local,
regional.
• Cuentan con mas de una o ninguna plataforma de administración de
documentos y contenido.
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¿Que valor representan los Servicios de Información?
Gente:
Prestadores de
Servicio que Agregan
Valor
Servicios de
Información
Tecnología:
Procesos:
Agrega Valor
Generadores de
CITAAD Valor
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