Guía práctica para la organización de clubes nuevos

GUÍA PRÁCTICA
PARA LA
ORGANIZACIÓN DE
CLUBES NUEVOS
ÚNETE A LÍDERES: www.rotary.org/es
808-ES—(316)
NUEVE PASOS PARA ORGANIZAR
UN NUEVO CLUB
Determina las localidades para los nuevos clubes • Identifica la ubicación de los clubes rotarios y otros clubes
de servicio
• Enumera los factores demográficos de los distritos (áreas
clave, ciudades, pueblos, edad, movilidad, etc.)
• Identifica las comunidades donde se puedan organizar
nuevos clubes rotarios
• Informa a los gobernadores de distrito y otros líderes
Desarrolla la estrategia
•
•
•
•
Identifica grupos objetivo de socios
Elige el formato del club (original, ciberclub, satélite, etc.)
Selecciona el club padrino y el consejero del nuevo club
Informa a Rotary mediante el personal de Apoyo a
Clubes y Distritos
Crea un plan de marketing
•
•
•
•
Adapta el mensaje a la comunidad
Identifica los canales de comunicación
Establece un plan para captar socios
Ponte en contacto con los socios potenciales
Celebra reuniones informativas
• Informa al público objetivo mediante medios tradicionales y
las redes sociales
• Incluye a los asistentes habituales como socios fundadores
Capta socios fundadores
• Decide quiénes serán los funcionarios del club
• Celebra reuniones con un propósito definido
Celebra reuniones de organización
• Continúa invitando a los socios potenciales
• Considera los proyectos fundadores y las relaciones de
colaboración con otros clubes
• Alcanza la meta por lo menos de 20 asistentes habituales
• Elige el nombre del club
Completa la solicitud para la organización de un club rotario
• Envía la solicitud para la organización de un club
rotario a Rotary mediante el personal de Apoyo a
Clubes y Distritos
• Continua inscribiendo nuevos socios
Celebra la aprobación de la carta constitutiva y promociona el club
• Celebra con la comunidad y los socios actuales, potenciales
y otros rotarios de una manera acorde con la cultura del
nuevo club
Sigue brindando mentoría al nuevo club
• Da apoyo a los socios y funcionarios a medida que se
informan sobre Rotary
• Contribuye al desarrollo del nuevo equipo
• Haz recomendaciones sobre gobernanza, proyectos, etc.
¿POR QUÉ ORGANIZAR UN NUEVO
CLUB ROTARIO?
La organización de nuevos clubes no solo aumenta
la membresía sino que aporta otros beneficios a la
organización. Organizar un nuevo club es el método
ideal para:
Aumentar el impacto positivo de Rotary
Profundizar las relaciones con la comunidad
Aumentar la diversidad más allá de la existente
en los clubes actuales
Explorar nuevas formas de organizar y vivir el
club en el distrito
Buscar nuevas ideas para proyectos en el
distrito
La presente guía describe un proceso de nueve pasos
para la creación de un nuevo club, desde la idea inicial
hasta la ceremonia de entrega de la carta constitutiva.
Todo rotario interesado podrá utilizar esta guía.
Los gobernadores de distrito encontrarán
recomendaciones sobre las mejores prácticas para
organizar nuevos clubes e información sobre cómo
encontrar oportunidades para incrementar la
membresía.
Los líderes de distrito que están organizando un nuevo
club encontrarán consejos útiles para el cumplimiento
de sus tareas.
Los rotarios interesados o los socios potenciales se
informarán sobre el proceso y la manera de ayudar al
gobernador de distrito a organizar clubes nuevos.
Rotary debe continuar creciendo y evolucionando para
hacer frente a las exigencias del futuro. Agradecemos la
colaboración de todos para hacer esto realidad.
“Cuantos más clubes
tengamos, más amistades
forjaremos, y cuantas más
amistades forjemos, de más
oportunidades de servicio
disfrutaremos”.
— Joaquín Serratosa Cibils,
Presidente de RI 1953-1954
QUÉ NECESITAS PARA EMPEZAR
La organización de nuevos clubes es una ocasión para reunir a líderes e integrantes de la comunidad para que
intercambien ideas y tomen acción a fin de responder a las necesidades de la comunidad. Durante el proceso, los
gobernadores a menudo designan a un rotario para que sirva como consejero del nuevo club y colaboran con el
integrante del personal de Apoyo a Clubes y Distritos asignado.
NUEVOS CLUBES ROTARIOS:
CIBERCLUBES:
Consejero del nuevo club. Por lo general,
el gobernador designa a un consejero para el
nuevo club o colabora con el Comité Distrital de
Desarrollo de Clubes Nuevos.
Consejero del nuevo club
¿Qué marca la diferencia? El compromiso y
la experiencia. El consejero del nuevo club
lidera el proceso de principio a fin. Asimismo,
el involucramiento del consejero tras recibir la
carta constitutiva es esencial para el éxito del club
durante sus primeros años.
Club padrino. Contar con un club padrino es muy
recomendable pero no obligatorio.
¿Qué marca la diferencia? El porcentaje de éxito de
los clubes nuevos puede aumentar hasta en 10%
con la ayuda de un club padrino designado.
Por lo menos 20 socios fundadores. El número
mínimo de socios fundadores es 20.
¿Qué marca la diferencia? De los 2.000 clubes
nuevos que se organizaron en los últimos tres
años, ya dejaron de existir 237. De esos clubes, el
49% recibió la carta constitutiva con un mínimo
de 20 socios. Aumentar el número de socios
fundadores con otros cinco socios reduce el riesgo
de cese del club hasta en un 28%.
Club padrino (recomendable pero no obligatorio)
Por lo menos 20 socios fundadores
Un sitio web que cuente con:
••una sección privada solo para socios
••un sistema para el pago de cuotas del club,
contribuciones y otras cuotas
••una dirección URL que refleje el nombre del
club
••Texto y gráficos que reflejen las Pautas
para la voz y la imagen visual de Rotary.
Se pueden obtener recomendaciones y
pautas en Sitios web: Guía práctica para
los clubes.
••Instrucciones claras para utilizar el sitio
para la compensación de ausencias de
reuniones
Webmaster. Se requiere por lo menos un socio
con experiencia en mantenimiento de sitios web,
protección de datos y transacciones financieras en
línea.
CLUBES SATÉLITE:
Club padrino
Por lo menos ocho socios
Una solicitud de formación de un club
satélite completa
2 Guía práctica para la organización de clubes nuevos
CÓMO ORGANIZAR UN
NUEVO CLUB ROTARIO
Adapta estos nueve pasos a la realidad y necesidades de tu comunidad o región. Existe una amplia
gama de métodos para organizar clubes rotarios con base en las tradiciones y normas culturales
presentes en los distintos rincones del mundo. Los siguientes nueve pasos describen el proceso
básico para lograr el éxito en la organización de un nuevo club sostenible.
1
DETERMINA LAS LOCALIDADES PARA LOS NUEVOS CLUBES
Comienza por elaborar una lista con las comunidades
del distrito en las que se pueda organizar un nuevo club,
incluidas las comunidades que no cuentan con clubes
rotarios y aquellas áreas que podrían beneficiarse de la
organización de clubes adicionales.
Se recomienda imprimir un mapa del distrito e indicar
en él la ubicación de todos los clubes existentes. Si
el mapa está lleno de clubes, se deberían analizar
los horarios de reunión de los clubes y determinar si
existen posibilidades de agregar clubes que se reúnan a
distintas horas. Para facilitar tu labor, te recomendamos
utilizar el Localizador de clubes o la aplicación móvil
Localizador de clubes.
En general, se deben observar estos
indicadores:
••Comunidades con necesidades reconocidas
••Una población de 1.000 a 3.000 habitantes
(Esta cifra puede variar según la región.)
••Grupos de personas y profesiones que no se
están captando
••Ex becarios de Rotary (Rotaract, RYLA, equipos
de capacitación profesional, ex becarios, etc.)
••Jóvenes, mujeres, grupos étnicos y otros grupos
con poca representación
Guía práctica para la organización de clubes nuevos 3
2
DESARROLLA LA ESTRATEGIA
Se sugiere a los gobernadores de distrito que designen
un consejero que brinde orientación al nuevo club
durante sus primeros dos años. El consejero deberá,
asimismo, ofrecer capacitación a los funcionarios del
nuevo club y apoyar su crecimiento y desarrollo.
Comité Distrital de Desarrollo de
Clubes Nuevos
Algunos gobernadores prefieren recurrir al equipo
distrital para garantizar la continuidad año tras año.
Este comité estaría encargado de diseñar e implementar
la estrategia para el desarrollo de nuevos clubes.
Recomendamos a sus integrantes mantenerse en contacto
con [email protected] para recibir
información sobre las consultas y recomendaciones
sobre membresía. Se recomienda, asimismo, que
el comité mantenga una actitud abierta y proactiva
informando a los clubes existentes sobre los posibles
nuevos clubes del distrito. Esto ayudará a evitar malos
entendidos.
Club rotario padrino
Al involucrar en el proceso a los socios del club
padrino se establece una conexión y un sentido de
responsabilidad y orgullo por el nuevo club. Asimismo,
éste podría ser un factor crucial para garantizar la
sostenibilidad a largo plazo del nuevo club. Una vez
organizado el nuevo club, los socios del club padrino
colaborarán ofreciendo orientación y mentoría al
nuevo club.
Formato del club
Elige el formato de club más apropiado para la
comunidad. El gobernador de distrito aprobará la
organización tanto de clubes originales como de
ciberclubes. Estos formatos permiten a personas con
diversos intereses involucrarse en Rotary.
Clubes originales
Ciberclubes
Celebran reuniones semanales en persona
Se reúnen en línea y no personalmente
Se les recomienda tener una membresía
diversa y equilibrada
Se les recomienda tener una membresía diversa
y equilibrada
Eligen funcionarios y desarrollan una
estructura de comités para alcanzar sus metas
y objetivos
Eligen funcionarios y desarrollan una
estructura de comités para alcanzar sus metas
y objetivos
Tienen autonomía dentro del marco de los
Estatutos prescritos a los clubes rotarios y el
Reglamento que se recomienda a los clubes
rotarios
Tienen autonomía dentro del marco de los
Estatutos prescritos a los clubes rotarios y el
Reglamento que se recomienda a los clubes
rotarios
Sus socios deben contar con conocimientos
básicos sobre el uso de Internet
4 Guía práctica para la organización de clubes nuevos
Alternativas a un club rotario
En caso de que una comunidad no esté lista para
albergar un club rotario, considera una de las siguientes
posibilidades. Todas ellas requieren un club padrino.
Clubes rotarios
satélites
Clubes Rotaract
Clubes Interact
Grupos de Rotary
para Fomento de la
Comunidad
Funcionan como un “club
dentro de otro club”
Reúnen a personas
de 18 a 30 años en
las universidades y
comunidades
Reúnen a jóvenes de 12 a
18 años
Reúnen a personas
interesadas en trabajar
con Rotary
Sus integrantes son
rotarios porque son
también integrantes del
club padrino
Organizan actividades de
servicio y se divierten
Llevan a cabo por lo
menos dos proyectos de
servicio al año
Llevan a cabo proyectos
que benefician a la
comunidad
Tienen funcionarios
(presidentes) y reuniones
separadas
Se gobiernan y sostienen
por sí mismos
Se divierten y descubren
el mundo
Cooperan con su club
rotario padrino
Hacen planes para
convertirse luego en
clubes rotarios plenos
Cooperan con su club
rotario padrino
Se gobiernan y sostienen
por sí mismos
Los socios se pueden
afiliar a un club rotario
tras finalizar su afiliación
a Rotaract
Cooperan con su club
rotario padrino
Para más información
escribe a
[email protected]
Para más información
escribe a
[email protected]
Para más información,
consulta el documento
Preguntas frecuentes
sobre los clubes satélites
o comunícate con el
personal de Apoyo a
Clubes y Distritos
Notifica a Rotary
Si piensas organizar un nuevo club, notifica a la oficina
de Rotary que da apoyo al distrito. Los integrantes
del personal de Apoyo a Clubes y Distritos son
asesores confiables que podrán ayudarte a planificar
e implementar la visión del nuevo club. Además,
verificarán el nombre del nuevo club, brindarán
Para más información
visita la página
Organice un grupo de
Rotary para Fomento de
la Comunidad
asesoramiento en cada una de las etapas del proceso,
analizarán la solicitud del nuevo club y recomendarán la
aprobación por parte de la Directiva de Rotary.
Guía práctica para la organización de clubes nuevos 5
3
CREA UN PLAN DE MARKETING
Determina de qué manera informarás sobre el club a los
posibles socios. En primer lugar, deberás definir lo que
se está ofreciendo y los beneficios que obtendrían los
socios potenciales.
Comienza con una investigación. En primer lugar,
elabora una lista de las empresas, profesiones y grupos
comunitarios presentes en el área. Recurre, además,
a los periódicos locales, Internet, publicaciones de
asociaciones comerciales, sitios web de la comunidad
y otros directorios profesionales para completar la
lista. ¿Hay otros líderes profesionales y comunitarios
en el área? Se recomienda elaborar una lista de las
necesidades de la comunidad para luego examinar de
qué manera interactúan con los grupos profesionales
y empresariales presentes en ella. Si no se sabe con
certeza cuáles son las necesidades de la comunidad,
comunícate con sus líderes.
Te recomendamos promover las reuniones
informativas en los periódicos locales y distribuir
volantes en la comunidad. Si lo consideras oportuno,
podrías empezar por establecer un sitio web para el
nuevo club.
4
Esta es la primera ocasión en las que los socios
potenciales se reunirán para informarse sobre Rotary
y el nuevo club. Es posible que muchas de las personas
que expresaron su interés por afiliarse no asistan.
A continuación se ofrecen algunas recomendaciones
para aumentar la asistencia:
••Envía cartas de invitación claras, precisas y
persuasivas.
••Envía cartas y correos electrónicos de
seguimiento dentro de las 48 horas posteriores
a la reunión.
Ten presentes las siguientes preguntas durante la
elaboración del plan de acción:
••Llama a los socios potenciales para recordarles
la fecha, hora y lugar de la reunión.
••¿Qué tiene de particular el nuevo club o cuál es
la visión que se desea promover?
••Exhorta a los socios potenciales a que inviten
a sus amistades y otras personas interesadas
de la comunidad a quienes les podría interesar
afiliarse.
••¿Cuándo, dónde y cómo podría reunirse el
nuevo club?
••¿Quiénes son los principales líderes
profesionales y comunitarios del área?
••Anota en una hoja los nombres y direcciones de
correo electrónico de los socios potenciales que
asistieron a la reunión.
••¿Cuál es el público objetivo?
••¿Cuál es la persona más apropiada para
hablarles?
••¿Qué proyectos rotarios se están
implementando en el área que podrían
mostrar lo que es Rotary?
••¿En cuáles proyectos podrían participar?
••¿Cómo y dónde se podría promover el nuevo
club?
••¿Existe un proceso sólido para informar a los
socios potenciales sobre Rotary?
Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a
determinar qué información debes incluir en los
materiales promocionales y en las invitaciones a las
reuniones informativas.
6 Guía práctica para la organización de clubes nuevos
CELEBRA REUNIONES INFORMATIVAS
Para más información, consulta el documento
Reuniones informativas.
5
CAPTA SOCIOS FUNDADORES
¿Cómo encontrarás socios para el club? Debes buscar
personas que quieran marcar la diferencia en sus
comunidades y profesionales calificados que puedan
brindar mentoría a los socios más jóvenes. Los líderes
empresariales, profesionales y comunitarios son una
valiosa fuente de experiencia. La diversidad del club es
decisiva para su sostenibilidad a largo plazo.
Si necesitas ayuda para identificar socios potenciales:
••Escribe a [email protected]
para solicitar listas de socios potenciales o
que se hayan mudado de localidad. Además, se
pueden buscar información sobre las consultas
y recomendaciones sobre membresía.
••Revisa la investigación realizada en el paso 3.
¿Qué indican los datos recabados?
Al final de este documento se adjunta una Solicitud
para la organización de un club rotario.
••Ponte en contacto con los ex becarios del
distrito.
Asegúrate de conservar una copia de la solicitud para
los archivos históricos del club.
••Visita empresas y oficinas locales para
conversar con los gerentes y dueños sobre
su interés en afiliarse. Pregunta si puedes
conversar con sus empleados para invitarlos a
ser socios.
••Averigua quién ha venido participado en los
proyectos y en los eventos culturales o sociales
de la comunidad.
Organiza eventos de captación de socios ya sea
individualmente o en grupo. También podrías organizar
eventos para atraer socios potenciales. Además, te
sugerimos añadir a tus presentaciones videos de Rotary
u otros materiales apropiados.
Solo ha habido un rotario al que nunca se le tuvo que
pedir que se afiliara: nuestro fundador Paul Harris.
La principal razón por la cual la gente no se afilia a los
clubes rotarios es porque nunca se lo han pedido.
6
CELEBRA REUNIONES DE
ORGANIZACIÓN
Celebra una reunión de organización cuando tengas
alrededor de 10 a 20 personas interesadas en afiliarse al
nuevo club. El propósito de esta reunión es elegir a los
funcionarios del club, llegar a un acuerdo sobre la hora
de la reunión semanal y preparar el primer proyecto del
club. Los preparativos de la reunión son los mismos que
los de la reunión informativa.
Para más información sobre los preparativos de una
reunión de organización, consulta el documento
Reuniones de organización.
Determina el lugar de la reunión. Para seleccionar
el mejor lugar de la reunión, consulta el documento
Lugares de reunión.
7
COMPLETA LA SOLICITUD PARA LA
ORGANIZACIÓN DE UN CLUB ROTARIO
8
CELEBRA LA APROBACIÓN DE
LA CARTA CONSTITUTIVA Y
PROMOCIONA EL CLUB
Es esencial que se celebre la aprobación de la carta
constitutiva de un nuevo club ya que es la oportunidad
perfecta para reunir a todos los socios para un evento
memorable, además de fortalecer la identidad del grupo
y el sentido de pertenencia de los socios.
Las celebraciones también son una excelente
oportunidad para disfrutar de un evento de
compañerismo memorable y para promover el club
en la comunidad. Además, se puede presentar el club
a la comunidad, dar reconocimiento a su equipo de
liderazgo y preparar el terreno para la participación
activa del club en la comunidad.
El club decidirá cómo celebrar. Para obtener
recomendaciones para una exitosa celebración,
consulta el documento Celebraciones de organización
de nuevos clubes rotarios.
9
SIGUE BRINDANDO MENTORÍA AL
NUEVO CLUB
Apoya al nuevo club informando a los socios sobre
Rotary, colaborando con la capacitación y asesorando
a los socios sobre las distintas funciones del club
y su gobernanza, ofreciendo voluntarios para los
proyectos, recomendando oradores para las reuniones y
aumentando el número de asistentes a los eventos. Para
obtener más información sobre las responsabilidades
del club padrino y la relación de mentoría consulta la
publicación Fortalece el club: Plan para el desarrollo
de la membresía.
También se recomienda entregar a todos los nuevos
socios un Juego de materiales informativos de
bienvenida para nuevos socios (publicación 426)
disponible en shop.rotary.org.
El gobernador de distrito se cerciorará de que la
solicitud se haya completado correctamente y, tras
firmarla, deberá enviarla al personal de Apoyo a
Clubes y Distritos.
Guía práctica para la organización de clubes nuevos 7
RECURSOS PARA LOS NUEVOS CLUBES
Datos de los socios potenciales y socios que
cambian de domicilio
Rotary recaba información sobre socios potenciales
y socios que buscan ayuda para afiliarse a otro club
tras haber cambiado de domicilio y distribuye esta
información a los gobernadores de distrito y otras
personas designadas que buscan fortalecer los
clubes captando socios e involucrando a rotarios
sobresalientes.
Cómo ser un club dinámico: Plan de liderazgo
RECOMENDACIONES Y PREGUNTAS
FRECUENTES
Clubes padrino
Reuniones informativas
Reuniones de organización
Lugares de reunión
Guía regional que contiene estrategias para mejorar la
estructura, actividades y dinamismo del club.
Ceremonias de entrega de la carta
constitutiva
Fortalece el club: Plan para el desarrollo de la
membresía
Qué debes saber sobre los ciberclubes
Publicación con información que te ayudará a evaluar
las tendencias de membresía del club, desarrollar
estrategias para captar nuevos socios y elaborar
programas orientados a involucrar a los socios.
Agradecemos al Funcionario de organización de nuevos
clubes de RIBI Kevin Walsh y al equipo de aprendizaje
interactivo de RIBI por su Guía práctica para nuevos
clubes.
Contemos la historia de Rotary: Pautas para
la voz y la imagen visual de Rotary
Pautas para el sistema visual de Rotary que contiene
logos, gama cromática, tipografía y estilos gráficos que
te ayudarán a incorporar la identidad visual de Rotary a
tus comunicaciones.
Guía para la planificación estratégica
Publicación con información sobre cómo desarrollar
una visión de largo plazo y establecer metas para el club.
Serie “Sé un líder”
Manuales para presidentes, secretarios y tesoreros
de club y presidentes de comités. Ofrecen recursos e
información para fortalecer la membresía del club.
Guías de aprendizaje interactivo
El centro de aprendizaje interactivo de Rotary ofrece
dos módulos creados por el equipo de RIBI sobre la
organización de clubes nuevos y clubes satélites.
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 EE.UU.
www.rotary.org
808-ES—(316)