Procedimiento de gestión de Usuarios V.1.0.2016

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Nombre Proceso
Nombre Procedimiento
GESTIÓN TECNOLÓGICA
GESTIÓN DE CUENTAS DE USURIO
Código
Versión
Fecha de
Aprobación
1
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Gestionar la creación, modificación y cancelación de cuentas de usuarios de la GOBERNACIÓN DE
CUNDINAMARCA.
Empieza con la solicitud de creación, modificación o cancelación de las cuentas de usuario; continúa luego
con la configuración y las comunicaciones respectivas; y finaliza con el cumplimiento y validación de lo
solicitado.
3. TERMINOLOGÍA
• Activo: en relación con la seguridad de la información, se refiere a cualquier información o elemento relacionado con el tratamiento de la misma (sistemas, soportes, edificios, personas, etc.), que tenga valor para la
entidad.
• Autenticación: provisión de una garantía de que una característica afirmada por una entidad es correcta.
• Encargado de Activo de Información: identifica a un individuo, un cargo o proceso o grupo de trabajo designado por la entidad, que tiene la responsabilidad de administrar y hacer efectivo los controles que el
Responsable del activo haya definido, con base en los controles de seguridad disponibles en la entidad.
• Disponibilidad: propiedad de la información de estar accesible y utilizable cuando lo requiera una entidad autorizada.
• Responsabilidad de activo de información: identifica a un individuo, un cargo o proceso o grupo de trabajo designado por la entidad, que tiene la responsabilidad de definir los controles, el desarrollo, el
mantenimiento, el uso y la seguridad de los activos de información asignados.
• Seguridad de la información: preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
• Vulnerabilidad: debilidad de un activo o control que pueda ser explotado por una o más amenazas.
4. GENERALIDADES Y/O POLÍTICAS DE OPERACIÓN
4.1. CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y CANCELACIÓN DE REGISTRO DE USUARIO
a. Realizar la solicitud de creación, modificación o cancelación de las cuentas de usuario a través de la Mesa de ayuda y la Secretaría de TIC, conforme a los contratos celebrados con los funcionarios o
contratistas de la Gobernación de Cundinamarca.
b. La Secretaría de Función Pública debe notificar a la Mesa de ayuda, la suspensión temporal de la cuenta de usuario en caso de vacaciones, comisiones, licencias o permisos de los funcionarios de la
Gobernación de Cundinamarca.
4.2. GESTIÓN DE AUTENTICACIÓN SECRETA DE USUARIOS
a. Los funcionarios de la mesa de ayuda son los responsables de entregar a los usuarios, de forma secreta, la información de autenticación (usuario y contraseña).
b. En su primer acceso el usuario siempre debe cambiar su contraseña.
c. Es responsabilidad del usuario proteger su contraseña, por tal motivo debe protegerla y salvaguardarla en todo momento, evitando llevar un registro (por ejemplo: en papel, archivo digital o en dispositivo
portátil).
d. Las contraseñas deben configurarse con un mínimo de ocho (8) caracteres de longitud, con combinación de mayúsculas y minúsculas alternadas, caracteres especiales y números, evitando el uso de las
últimas seis contraseñas y que las mismas tengan caracteres consecutivos.
e. Al momento de generar las contraseñas se recomienda que sean fácil de recordar, evitando que estén basadas en algo que otra persona pueda adivinar fácilmente u obtener usando información relacionada
con la persona, por ejemplo, nombres, números de teléfono, fechas importantes, entre otras.
f. Los usuarios y administradores de las cuentas de acceso deben cambiar sus contraseñas, mínimo cada 60 días, o cuando se tenga sospecha de que la contraseña ha sido comprometida.
g. Los usuarios y administradores de las cuentas deben evitar el uso de la misma contraseña en los sistemas o servicios que tenga acceso, así como su uso para propósitos diferentes al institucional.
4.3. REVISIÓN DE LOS DERECHOS DE ACCESO A LAS CUENTAS DE USUARIOS
a. Los Funcionarios de Infraestructura revisarán, mínimo cada tres meses, los derechos de acceso a las cuentas de usuarios. Con base en esta revisión se deberán eliminar aquellas cuentas que no registren
actividad por más de noventa (90) días, o en los casos en que el funcionario ya no se encuentre laboralmente activo en la Gobernación de Cundinamarca. En cualquier de estas situaciones, es preciso validar su
eliminación con la respectiva área.
5. DOCUMENTOS APLICABLES
Decreto 2573 de 2014
6. ANEXOS
• Políticas de Seguridad y Privacidad de la Información.
• Política de Control de Acceso
• Formato A-GT-FR-014 "Solicitud actualización de usuarios"
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
N°
FLUJOGRAMA
1
Inicio
DESCRIPCIÓN / DOCUMENTOS
RESPONSABLE
REGISTRO
Realizar la solicitud de creación, modificación o cancelación de las cuentas de
usuario, a través de la Mesa de Ayuda, por medio de un correo electrónico. A
su vez, es preciso adjuntar el formato A-GT-FR-014 "Solicitud actualización de
usuario", registrando la novedad correspondiente y teniendo en cuenta los
siguientes requerimientos:
Realizar la solicitud de creación,
modificación o cancelación de las
cuentas de usuario a través de
correo electrónico.
2
Creación de cuentas de usuario: adjuntar los documentos según el caso:
Correo electrónico con los
Para funcionarios centralizados, acta de posesión emitida por la Secretaría de
documentos adjuntos
la Función Publica.
Secretaría de Función Pública,
según sea el caso de
Para funcionarios descentralizados, el acta de posesión.
Director del área o persona según creación, modificación o
Para contratistas centralizados o descentralizados, copia del contrato o acta de
corresponda
cancelación y el Formato
inicio.
A-GT-FR-014 "Solicitud
actualización de usuarios"
Modificación o Prorroga: para los funcionarios centralizados se llevará a
cabo a través de la solicitud emitida por la Secretaría de la Función Pública; y
para contratistas centralizados o descentralizados, minuta de la prorroga del
contrato.
Cancelación de la cuenta de usuario: para los funcionarios centralizados y
descentralizados se efectuará a través del formato A-GT-FR-014, indicando la
cancelación de la cuenta de usuario.
Crear la solicitud del caso
3
¿La solicitud
realizada es para
cancelación de una
de cuentas de
usuario?
4
SI
7
5
Crear el caso en herramienta de gestión y escalar en seguida la solicitud al
área encargada.
Profesional Mesa de ayuda
Secretaría de Función Pública,
Si la solicitud hace referencia a la cancelación de una cuenta de usuario,
Director del área o persona según
continuar con el paso 7; en caso contrario, proseguir con el paso 5.
corresponda
Registro en la herramienta
de gestión
N.A.
NO
Realizar la creación o modificación
de la cuenta de usuario
Efectuar la creación o modificación de la cuenta de usuario teniendo en cuenta
el instructivo correspondiente, y asimismo, notificar a la Mesa de Ayuda la
novedad mediante correo electrónico.
Administrador del Sistema de
Información
Correo electrónico
Informar al solicitante las
actividades realizadas en el caso
Realizar las actividades de instalación y configuración conforme a la solicitud y
entregar la información de autenticación (usuario y contraseña) al usuario final.
Profesional Mesa de Ayuda
Correo electrónico
Realizar Backup de la información de
usuario
Elaborar el Backup de la información de usuario en el sitio, e informar al
Administrador del Sistema de Información que la actividad se llevó a cabo, con
el fin de proceder con la eliminación de la cuenta de usuario.
Profesional Mesa de Ayuda
Registro en la herramienta
de gestión
8
Cancelar la cuenta de usuario y
enviar notificación del caso
Efectuar la cancelación de las cuentas de usuario y notificar esta información a
la Mesa de Ayuda, mediante correo electrónico.
Administrador del Sistema de
Información
Correo electrónico
9
Cerrar el registro de la solicitud
Cerrar el registro de solicitud en la herramienta de gestión y notificar el estado
de la misma.
Profesional Mesa de Ayuda
Registro en la herramienta
de gestión
10
FIN
6
7
ELABORO
REVISÓ
REVISÓ
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
FECHA
FECHA
FECHA
FECHA
VERSION
CAMBIO
MOTIVO