sistema de control escolar de educación media

SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN MEDIA Y FORMACIÓN PARA EL
TRABAJO
Curso de Operación Básica del Sistema de Control Escolar de Educación
Media (SICEEM)
1.-Manejo de Alumnos
1.1.- Alta de Alumnos (Pre-inscripción)
En esta sección se capturan todos los alumnos que de alguna manera están
considerando ingresar a su institución.
Se ha ideado una forma de captura que trate de recabar la información del alumno
lo mas completa y concisa posible, sin tratar de ser demasiado específicos ni caer
en alguna omisión.
Para comenzar a capturar los candidatos, deberá seleccionar [Alumnos] del menú
principal, luego elegir la opciones [Inscripción] y [Alta de Alumnos].
Posteriormente aparecerá la forma de captura de datos, la cual se compone de 8
apartados:
1.- Datos Escolares
2.- Datos Generales del Alumno
3.- Escuela de procedencia
4.- Documentos recibidos
5.- En caso de Emergencia
6.- Datos de apoyo escolar
7.- Datos Familiares
8.- Datos Socioeconómicos
(Ver Anexo 1)
Las casillas que estén marcadas con un asterisco(*) son obligatorias en el llenado,
sin embargo el resto de la información también es importante, por lo tanto hay que
hacer hincapié para que en caso de no contar con esa información en un primer
momento, ésta sea llenada a la brevedad.
1.2.-Registro de Alumnos (Inscripción)
Una vez capturado el alumno, a éste lo veremos en la opción [Alumnos] del menú
principal, luego [Inscripción]-[Registro de Alumnos] , donde le completaremos el
proceso de inscripción.
El proceso de inscripción consta de 2 pequeños pasos, 1).- la asignación de grupo
al alumno, el cual lo realizaremos en el botón “modificar” , y 2).- el registro de
materias del semestre actual, el cual lo realizaremos en el link “Registro” de cada
alumno.
(Ver Anexo 2)
Es importante saber que una vez que los alumnos son pasados por este proceso,
ya no deberán de aparecer en este módulo, sino que trasladarán al módulo
“Alumnos por Grado/Semestre” o bien en “Lista de Inscripción”.
1.3.-Lista de Inscripción.
El reporte de Registro de Inscripción, es el documento que se deberá entregar a la
Dirección de su nivel respectivo y representa el documento que validará la
información capturada en el sistema. Éste deberá de entregarse debidamente
requisitado en las fechas determinadas para ello, al inicio de cada semestre o año
escolar según sea el caso.
La impresión de este reporte la podemos hacer mediante las opciones [Alumnos][Inscripción]-[Lista de Inscripción].
Una vez allí, se requisita la especialidad, el semestre y el grupo que se desea
imprimir. Finalmente, al clickear en el icono de la impresora ubicado al centro del
encabezado de la pantalla, se abrirá el reporte en formato PDF.
Para visualizar el reporte deberá tener instalado Acrobat Reader, de lo contrario
éste no se abrirá.
(Ver Anexo 3)
1.4.- Manejo de Evaluaciones Parciales.
Para realizar el manejo de Evaluaciones Parciales es necesario primeramente
hacer una “Configuración de Exámenes” . Ésta la realizará en la opción [Escuela][Configura Tipos de Examen], donde se declaran los tipo y las fechas de los
exámenes programados para todo el semestre.
(Ver Anexo 4)
El manejo de calificaciones se podrá realizar en la opción [Alumnos por
Grado/Semestre] en el menú [Alumnos].
En este modulo aparecen los alumnos que tenemos registrados en cada uno de
los semestres. Hacia el lado derecho de la página, en cada registro existe el
enlace “Materias” donde podemos ver las materias del alumno en el semestre
actual. Ahora bien, dentro de “materias del Alumno“, en la columna “Parciales”,
donde podemos dar de alta las calificaciones parciales que se van generando a lo
largo del semestre.
(Ver Anexo 5)
Ya que tenemos capturadas las calificaciones, podemos obtener un reporte a
manera de boleta de calificaciones por alumno, el cual, mediante el enlace
“BOLETA” en el módulo de “Materias por Alumno” .
Para visualizar el reporte deberá tener instalado Acrobat Reader, de lo contrario
éste no se abrirá.
1.5.-Reinscripción
La reinscripción de alumnos es el proceso mediante el cual se va a migrar a cada
alumno a un módulo, semestre o año siguiente en el plan de estudios.
Este proceso lo realizamos en las opciones [Alumnos]-[Inscripción]-[Reinscripción],
donde nos remitirá al módulo “Reinscripción de Alumnos”.
(Ver Anexo 6)
Allí, vamos a solicitar el semestre y el grupo que queremos migrar, posteriormente
nos aparecerá la lista de alumnos solicitada y al final de ésta los datos anteriores
de ciclo escolar, semestre y grupo, así como las casillas para especificar la
información actual de los alumnos.
Para realizar la reinscripción deberá seleccionar al o los alumnos en la casilla de la
columna “pasar”, luego, especificar en las casillas ubicadas al final de la lista, el
ciclo escolar, el semestre y el grupo actuales del alumno, por último oprimir el
botón “Reinscribir”.
Realizada la reinscripción, usted podrá ver a los alumnos en el módulo [Alumnos][Alumnos por Grado/Semestre] en el semestre correspondiente o bien, en el
módulo [Lista de Inscripción] con el fin de imprimir el Registro de Inscripción
correspondiente.
Recuerde que si cambia de ciclo escolar, deberá cambiar el ciclo escolar en el
sistema.
1.6.-Captura de Historial
El módulo de captura del historial académico tiene ahora una utilidad muy
importante, puesto que aquí es donde se completa el kardex total del alumno, sin
embargo, esta situación es transitoria, es decir, llegará el momento en el que todo
el historial de todos los alumnos que lo requieran estará completo, y la utilidad de
este módulo se verá limitado solo para aquellos alumnos que ingresen a nuestra
escuela en semestres intermedios.
La razón es porque el sistema irá generando por si solo el historial al paso de los
semestres por los que vayan transitando los alumnos.
Para este ciclo escolar (2004-2005), los semestres que necesitarán captura de
historiales son los siguientes:
SEMESTRE
1er. Semestre
3er. Semestre
5º Semestre
6º Semestre
SEMESTRES A CAPTURAR
NA
1º Y 2º
1º, 2º, 3º y 4º
1º, 2º, 3º, 4º y 5º
REINSCRIPCIÓN
2º semestre
4º semestre
6º semestre
Para capturar un historial de un alumno debemos ir a la opción [Historial] del
menú principal y después elegir [Captura].
El módulo nos pide la matricula del alumno, que es la llave para ingresar al
historial del alumno, luego veremos de inicio las materias del semestre donde
tenemos inscrito al alumno. Para comenzar a capturar el resto del historial,
debemos hacer clic en el botón “Nuevo” que aparece cargado hacia la derecha
del encabezado de la página “Historial del Alumno”.
Si el botón “Nuevo” no aparece en la página, significa que las materias no se le
han generado al alumno y debemos completar el proceso de inscripción.
Posteriormente nos aparecerá el módulo de captura donde le pediremos al
sistema el semestre que queremos dar de alta, así como el grupo y el ciclo escolar
correspondiente. Esta acción la realizaremos tantas veces como semestres
necesitemos dar de alta.
(Ver Anexo 7).
2.- Manejo de Plantilla de Personal
2.1.- Altas, Bajas, Cambios De Docentes
El ABC de la plantilla de personal se puede realizar dentro de este módulo con las
herramientas destinadas para ello.
Altas.- Podemos hacer una alta de un docente nuevo mediante el botón Nuevo.
Bajas.- Existen 2 tipos de bajas de docentes, a saber, temporal y permanente. La
Baja del tipo temporal la podemos realizar estableciendo el estatus del docente
como Baja o Baja Temporal dentro del módulo “Modificar Información de
Docentes” en el botón “Modificar”. La Baja permanente, implica la eliminación del
registro del docente en la base de datos de docentes y la podemos efectuar
mediante el botón “Eliminar”.
Recuerde que para realizar cualquier movimiento de baja, el docente en cuestión,
no deberá tener materias asignadas, ver el tema: Asignación de Materias.
Cambios.-Para actualizar o cambiar la información de los docentes debemos
ingresar al módulo “Modificar Información de Docentes” mediante el botón
“Modificar”.
(Ver Anexo 8)
2.2.- Asignación de materias.
La asignación de materias a los docentes se realiza en le módulo del plan de
estudios. De modo que para este fin debemos seleccionar la opción
[Especialidades]-[Plan de Estudios].
Una vez dentro de la página del Plan de Estudios, hacia el lado derecho de cada
materia existe el la palabra “Grupos”, allí se van a dar de alta los grupos que se
tengan creados en la institución en los semestres vigentes.
(Ver Anexo 9).
Es importante que en el sistema solo existan los grupos en los semestres
vigentes, para que la información de los docentes en lo que respecta a sus
materias asignadas y número de horas sea la correcta, ya que ésta se utiliza en la
impresión del reporte de la “Plantilla de Personal”. (Ver tema: Imprimir Plantilla de
Personal )
2.3.-Eliminación de Grupos
La creación y eliminación de grupos son tareas que van a realizar periódicamente
al inicio de cada semestre, dados los movimientos que se dan en la plantilla de
personal y en los mismos grupos al inicio de cada semestre.
Para la eliminación de los grupos de los semestres que han quedado atrás, basta
con eliminar un grupo (botón Eliminar del módulo Grupos) para que se eliminen
todos los mismos grupos de ese mismo semestre, Por ejemplo, si se tienen
configurados los grupos A y B en el semestre 3, y se desea eliminarlos, bastan
con eliminar en el módulo Grupos de cualquier materia del semestre 3 el grupo A
para que se eliminen todos los grupos A de ese semestre, y se hace lo mismo con
el grupo B.
(Ver Anexo 9)
2.4.-Impresión de la Plantilla de Personal
La Plantilla de Personal, es un producto que el sistema ofrece para eficientar el
proceso de revisión y autorización de la plantilla de la institución por parte de la
instancia correspondiente.
Para su impresión, se deberá remitir al módulo de “Plantilla de Personal” mediante
la opción [Personal] en el menú principal, seguido de la opción [Catálogo].
Posteriormente, al estar en la página de la plantilla , en el encabezado de ésta,
aparecen 2 iconos de impresión (impresora). El primero de ellos, de izquierda a
derecha, manda la lista de docentes que tenemos dados de alta. El segundo de
ellos manda el reporte de la Plantilla de Personal.
(ver Anexo 10)
Es importante hacer notar que para que la información contenida en el reporte
refleje la situación actual de su institución, los grupos que se tengan estén dados
de alta en el sistema, así como la asignación correcta de docentes a cada
grupo/materia. Además de haber eliminado los grupos en los semestres que ya no
están vigentes.
3.- Horarios
3.1.- Configuración de Horas
Antes de capturar el horario de clases de su escuela, deberá primero de tener
perfectamente definidos los grupos por materia del actual ciclo escolar en su plan
de estudios.
Posteriormente y como primera actividad deberá configurar las horas de su
horario. Esto es, asignar un número consecutivo a la hora (como si estuviera
hablando de 1ª, 2ª, 3ª hora etc...) , luego especificar el intervalo de tiempo de la
hora en turno(hora de entrada-hora de salida).
Para realizar esta actividad, deberá remitirse al menú [Escuela], y seleccionar la
opción [Configura Horas].
Esta acción lo remitirá al modulo de configuración de horario donde podrá dar de
alta las horas.
Para dar de alta una “hora”, hacer clic en el botón “nuevo”, para acceder al modulo
de captura.
(Ver Anexo 11)
Una vez configurado el Horario, estamos en posibilidad de asignarle las horas a
las materias asignadas a los docentes que tenemos en nuestra plantilla.
(Ver Anexo 12)
3.2.- Captura de horario a Materias por Maestro
Para asignar las horas a una materia del docente seleccionado, hacer clic en el
botón “Modificar Horario” del registro de la materia en cuestión. Acto seguido se
abrirá el modulo donde podremos seleccionar la hora y el día de la semana en que
se impartirá dicha materia. Por último deberá presionar el botón “Aceptar” para
grabar la información.
(Ver Anexo 13)
3.3.- Informes de Horario por Grupo
Usted podrá también obtener un reporte de su horario por Grupo y por Materia.
Para esto, deberá seleccionar el menú [Informes], donde encontrará las opciones:
[Horario por Grupo] y [Horario por Materia].
La primera opción lo remitirá al modulo en el cual deberá seleccionar el semestre y
el grupo el cual desea visualizar el Horario.
(ver Anexo 14)
3.4.- Informe de Horario por Materia
La segunda opción: [Horario por Materia], lo remitirá al modulo del mismo nombre
donde deberá seleccionar el semestre y la materia correspondiente.
(Ver Anexo 15)
Nota: Los Informes se generarán en formato PDF, por lo tanto, será necesario
que la PC en la que trabaje con el sistema deberá tener instalado el software
Acrobat Reader. De lo contrario no podrá visualizar e imprimir el reporte.
4.- Preguntas y Problemas Frecuentes.
Manejo de Alumnos
1.- Di de alta un alumno y no me aparece en Registro de Alumnos, intento capturarlo
de nuevo y me marca “clave duplicada”. ¿Que puedo hacer?
Posiblemente lo dio de alta en el ciclo escolar equivocado. Puede cambiar de un
ciclo escolar a otro y verificar si el alumno se encuentra en la opción Registro de
Alumnos y realizar la corrección al ciclo escolar correcto en el botón modificar.
2.- Si me equivoque, al momento de capturar un alumno, en la asignación de la
especialidad o el semestre, ¿cómo puedo corregirlo?
La corrección la podemos realizar en la opción “Registro de Alumnos” en el botón
modificar. En este módulo podemos reasignar la especialidad, el semestre e
inclusive el ciclo escolar, además de asignar el grupo.
Estas correcciones las podemos efectuar siempre que no le hayamos dado el
registro de materias al alumno.
3.- Si ya le generé el registro de materias a un alumno, y hasta ese momento me doy
cuenta de que lo tengo en la especialidad, en el semestre o en el grupo equivocado,
¿qué debo hacer para corregir su situación?
Para realizar esta corrección debemos remitirnos a [movimientos] en el menú
[Alumnos]. En este módulo pregunta por la especialidad y el semestre que
queremos ver.
Al recuperar a los alumnos podemos observar que tanto la especialidad, el grupo y
el semestre son datos que podemos corregir. Una vez realizada la corrección en el
alumno que así lo requiriese, debemos presionar el botón “Aceptar” ubicado en la
parte final del módulo.
Es importante atender las indicaciones que se dan en este módulo al tratar de
hacer una modificación.
4.- Capturé a mis alumnos en la especialidad y el semestre correspondientes, le he
asignado el grupo, intento imprimir el registro de inscripción pero no aparece ningún
alumno. ¿porque?
a).- Asegúrese de solicitar tanto el semestre como el grupo correcto en el módulo
Lista de Inscripción ([Alumnos][Inscripción]-[Lista de Inscripción]).
b).-Recuerde que un alumno quedará inscrito hasta que se le genere su registro
de materias, de manera que ya no aparezca en el módulo Registro de Alumnos, y
los vea en la opción [Alumnos por grado/semestre].
Para completar el proceso de Inscripción de un alumno es necesario asignarle un
grupo al alumno (botón modificar), y generarle el registro de materias (link
registro).
5.- Tengo un alumno en Registro de Alumnos que el sistema no me lo quiere registrar,
¿qué puedo hacer?.
Esa situación se da por problemas de comunicación con la bases de datos en
algunos momentos muy específicos, en los que las materias se registran pero no
se cambia internamente en el sistema el tipo de movimiento en el alumno.
Para corregir este problema, debemos asegurarnos que el alumno si tiene las
materias registradas en el modulo [Historial]-[captura]. Una vez allí, procederemos
a eliminar cada una de las materias en el botón eliminar de cada materia ubicado
al lado izquierdo de la lista de materias.
Una vez hecho esto, regresamos al módulo Registro de Alumnos y procedemos
nuevamente a realizar el registro.
Manejo de Docentes
6.- Quiero eliminar a un docente de mi catalogo pero no me permite por
que me dice que el maestro tiene materias asignadas. ¿qué puedo hacer?
Para eliminarlo de nuestro catalogo hay que asegurarse de que el docente no tenga
materias asignadas. Para saber a que materias , semestres y grupos está asignado el
docente debemos acceder al módulo materias en el catalogo de Personal.
La asignación de materias a un docente se realiza en Grupos en el plan de
estudios, de manera que para quitarle una materia a un docente hay que remitirse
al módulo Grupos (en el Plan de Estudios) en la materia correspondiente al
semestre donde está asignado el docente y proceder a cambiar la información de
los grupos que se tienen creados.
Una vez realizado esto, podemos verificar que ya no tenga materias asignadas el
docente en cuestión en el módulo materias del catalogo de personal y proceder a
su eliminación.
7.- Imprimo la Plantilla de Personal y me aparecen docentes de semestres
que aún no están vigentes, ¿cómo puedo quitarlos?
Para quitar a esos docentes hay que establecer el estatus del docente como baja
temporal en el módulo modificar del catalogo de Personal o bien eliminar los
grupos de las materias de los semestres que aún no estén vigentes.
8.-Imprimo la Plantilla de Personal, y me aparecen maestros con las
horas en 0 (cero) en algunas materias , ¿porque?
La causa es que las horas de la materia no están capturadas en el plan de
estudios. Para este efecto, llamar al 4118800 ext. 3565 con el Ing. Eric Mendoza
para realizar la corrección en la base de datos de su plan de estudios.
Anexo 1
Plantilla de Alta de Alumnos.
[Alumnos]-[Inscripción]-[Alta de Alumnos]
Anexo 2
Inscripción de Alumnos.
[Alumnos]-[Inscripción]-[Registro de Alumnos]
1.- Asignación de
Grupos
2.- Registro de
materias al Alumno.
Anexo 3
Impresión de Lista de Inscripción.
[Alumnos]-[Inscripción]-[Lista de Inscripción]
Anexo 4
Configuración de Exámenes.
[Escuela]-[Configura Tipos de Exámen]
Anexo 5
Manejo de Calificaciones Parciales.
[Alumnos]-[Alumnos por Grado/Semestre]-Materias
Ingresa a módulo de
captura de Cal. Parciales
Ver Boleta de
Calificaciones Parciales
Capturar una nueva
Calificación Parcial
ANEXO 6
[Alumnos]-[Inscripción]-[Reinscripción]
ANEXO 7
[Historial]-[Captura]
[Nuevo]
Especifique el
grupo
Precise el ciclo
escolar del semestre
solicitado
Seleccionar el
semestre que se quiere
agregar
ANEXO 8
[Personal]-[Catálogo]
Botón Modificar.
Permite actualizar información y/o
establecer el estatus del docente como
Activo, Baja o Baja Temporal
Botón Eliminar.
Permite la eliminación de registro del
docente de forma definitiva en la bases
de datos.
Botón Materias
Visualiza las materias
asignadas al docente
ANEXO 9
[Especialidades]-[Plan de Estudios]
Da de alta los grupos
de su institución
Elimina los grupos de
todo el semestre
Modifica la
información del Grupo
Ha decidido Eliminar un grupo. Recuerde que el grupo ya no
aparecerá en las materias del semestre. Si no quiere eliminar
realmente el grupo presione el botón de regresar. Si está
seguro de lo que quiere hacer presione el botón de eliminar
ANEXO 10
[Personal]-[Catalogo]
Imprime la Plantilla de
Personal en Formato para
la SEPC
ANEXO 11
[Escuela]-[Configura Horas]
ANEXO 12
[Personal]-[Catalogo]
Ingresa al módulo de
materias del docente
Botón Modificar Horario.
Ingresa al módulo de captura
de horario por materia.
ANEXO 13
Modificar Horario
Seleccionar las horas y los dias en que se
imparte la materia
ANEXO 14
[Informes]-[Horario por Grupo]
Manda a Impresora el Reporte
ANEXO 15
[Informes]-[Horario por Materia]
Manda reporte a Impresora