Funciones de la sección de Control de Activos

Funciones de la sección de Control de Activos
Reciba un cordial saludo, al mismo tiempo en cumplimiento al Informe de Auditoria AI-0592
“INFORME SOBRE CONTRATACION ADMINISTRATIVA Y CONTROL DE
ACTIVOS EN EL MINISTERIO Y SUS DEPENDENCIAS”, específicamente la
recomendación 4.8 que indica lo siguiente:
“(…) 4.8 Definir por escrito, dentro del tercer trimestre del 2009, las funciones del área de
activos y su asignación entre el recurso humano existente; oficializarlas; comunicarlas a cada
subalterno; actualizarlas cuando se den cambios; emplearlas en el proceso inductivo del
personal y divulgarlas en la página web u otro medio masivo de información, que cubra el
Ministerio y la dependencia respectiva. (Ver resultado 2.2)(…)” (el subrayado no corresponde al
original)
Es que me permito solicitarle la publicación en el Boletín interno denominado “Síntesis”, de la
siguiente información:
“Conforme se indicó en la circular DBS-003-2010 de fecha 05 de enero del 2010, la Licda.
Yamileth Camacho Marín, funge desde el 04 de enero del presente año como la Encargada del
Control y Fiscalización de Activos de la Institución, llevando a cabo las siguientes funciones:
Realizar y mantener actualizado el inventario permanente de los bienes institucionales, en
su estado, ubicación, asignación y correspondiente número de patrimonio, con el fin de
comunicarlo a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa por el canal correspondiente, según lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo 30720H.
Coordinar con la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y la Sección de Control y Fiscalización de Activos de este Ministerio, el sistema informático a utilizar para el adecuado registro de bienes institucionales, en concordancia con lo dispuesto en la normativa vigente.
Validar la información sobre bienes institucionales incluida en el Sistema SIBINET conforme el análisis de la información presentada por las diferentes instancias administrativas y/o por las inspecciones que realice el mismo Departamento de Bienes y Suministros,
sea a nivel central o regional durante el año.
Concretar visitas a las oficinas regionales y subregionales de la institución a fin de concretar inspecciones que determinen el estado, uso y asignación de se le da a los activos
institucionales por parte de todos los funcionarios.
Coordinar con la Sección de Control y Fiscalización de Activos del Ministerio de Gobernación y Policía la actualización de la información incluida en el Sistema SIBINET sobre
los bienes pertenecientes a DINADECO.
Asignar de forma escrita los bienes institucionales adquiridos mediante procesos de Contratación Administrativa y/o donación, a las diferentes dependencias institucionales.
Comunicar a la jefatura del departamento los hallazgos propios de los inventarios que se
realicen, sea por faltantes de activos y/o cualquier otro que ponga en riesgo dichos bienes
del Estado, a fin de tomar las medidas de contingencia necesarias.
Coordinar con la Sección de Control y Fiscalización de Activos de este Ministerio del
Ministerio de Gobernación y Policía lo relacionado a la alta de bienes con motivo de donaciones que realicen instituciones públicas y/o privadas, nacionales y/o internacionales.
Colaborar con las diferentes instancias administrativas lo concerniente al préstamo y traslado de activos entre ellas.
Coordinar lo relacionado a la recepción de activos que se encuentran en estado de desuso
y el correspondiente proceso de baja, sea mediante desecho y/o donación.
Coordinar lo concerniente al proceso de solicitud de baja y descargo de los activos institucionales o de utilización de alguna de sus partes, según lo establecido en el Acuerdo
197-2006 MGP y el Decreto Ejecutivo 30720-H.
Proponer a la jefatura los formularios internos necesarios para tramitar las altas de bienes,
asignación, reasignación, préstamos, concesión y rebaja de bienes.
Velar por la adecuada asignación de bienes institucionales por parte de todas las jefaturas
a sus respectivos colaboradores y mantener un registro accesible y confiable de dichas
asignaciones.
Asesorar a la Dirección Nacional, Dirección Administrativa Financiera y demás instancias de DINADECO, en las acciones tendientes a la adecuada administración de bienes
institucionales, así como en los aspectos técnicos y legales de Administración de Bienes
del Estado.
Velar por el cumplimiento de la normativa en materia de control de activos emitida por el
Poder Ejecutivo y Contraloría General de la República, así como de todas aquellas disposiciones internas que normen lo relacionado a la gestión de bienes institucionales.
Analizar las recomendaciones que vierta la Auditoria Interna en materia de gestión de activos y valorar su operacionalización de éstas, o en su defecto proponer a las instancias
superiores las medidas alternativas que resulten más convenientes.
Colaborar con la jefatura en el establecimiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación del Sistema de Control Interno Institucional, así como en la aplicación del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional.
Impartir talleres de inducción sobre el adecuado manejo de los activos institucionales, al
personal de DINADECO.
Colaborar con la jefatura en la formulación de acciones, indicadores y metas claras y
razonables que se incluirán en el Plan Anual Operativo y que generan un valor tangible
para la institución; así como en la concreción de métodos, técnicas administrativas y
funciones para el adecuado cumplimiento de dicho plan.