Resolución 346 - Orquesta Filarmónica de Bogotá

RESOLUCION No.3 4 6DE 2015
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"Por Ia cual se adopta el Reglamento Interno del Comite de Conciliacion de
Ia Orquesta Filarmonica de Bogota"
EL COMITE DE CONCILIACION DE LA ORQUESTA FILARMONICA DE
BOGOTA,
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el
numeral 10 del articulo 19 del Decreto Nacional No.1716 de 2009 y
CONSIDERANDO:
Que el Comite de Conciliacion es una instancia administrativa que actila como
sede de estudio, analisis y formulaciOn de politicas sobre prevenciOn del clan°
antijuridico y defensa de los intereses de Ia entidad.
Que mediante Ia ResoluciOn N° 243 de 2011, expedida por Ia Directora General de
la Orquesta Filarmonica de Bogota, se cre6 e integr6 el Comite de ConciliaciOn de
Ia mencionada entidad.
Que el Decreto Nacional 1716 de 2009 establece como funcion de los comites de
conciliaciOn de las entidades pOblicas, en el numeral 10 del articulo 19, Ia de darse
su propio reglamento.
Que mediante el Decreto 690 de 2011, Ia Alcaldia Mayor de Bogota D.C. dicto los
lineamientos sobre Ia conciliaciOn y los Comites de Conciliacion en Bogota, D.C.
Que el Comite de ConciliaciOn de Ia Orquesta FilarmOnica de Bogota, ha
encontrado necesario efectuar la expedici6n de un Reglamento Interno en
atenci6n al marco normativo que regula sus atribuciones.
En merit° de lo expuesto, el Comite de ConciliaciOn de la Orquesta Filarmonica de
Bogota,
RESUELVE:
Capitulo. I
Disposiciones Generales
Articulo 1°. AdopciOn. Adoptar el Reglamento Interno del Comite de ConciliaciOn
de la Orquesta FilarmOnica de Bogota contenido en los articulos siguientes.
Articulo 2°. Principios Rectores. Los/as miembros del Comite de Conciliacion de
Ia Orquesta FilarmOnica de Bogota, y los servidores publicos que intervengan en
sus sesiones, en calidad de invitados, obraran inspirados en los principios de Ia
legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad e imparcialidad y
tendran como proposito fundamental proteger los intereses de la entidad y el
patrimonio pitlico.
Articulo 3°. Funciones del Comite de Conciliacion. El Comite de ConciliaciOn
de la Orquesta Filarmonica de Bogota, tendra a su cargo las siguientes funciones:
1. Estudiar y evaluar las deficiencias en las actuaciones administrativas con el fin
de formular, aprobar, ejecutar y propender por la aplicacion de politicas de
prevencion del clan° antijuridico al interior de Ia Orquesta Filarmonica de Bogota.
2. Diseliar las politicas generales que orientaran la defensa judicial de los
intereses de la Orquesta Filarmonica de Bogota.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de Ia
Orquesta FilarmOnica de Bogota, para determinar las causas generadoras de los
conflictos; el indice de condenas; los tipos de dano por los cuales resulta
demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por
parte de los apoderados/as, con el objeto de proponer correctivos.
4. Fijar directrices institucionales para Ia aplicaciOn de los mecanismos de arreglo
directo, tales como Ia transacciOn y la conciliacion y de los dernas mecanismos
alternativos de resoluciOn de conflictos incluidos el/los pacto(s), asi como de los
procesos sometidos a arbitramento, sin perjuicio de su estudio y decision en cada
caso concreto.
5. Determinar, en cada caso en concreto, Ia procedencia o improcedencia de la
conciliacion y senalar la posici6n institucional que fife los parametros dentro de los
cuales el representante legal o el/la apoderado/a actuara en las audiencias de
conciliacion y de pacto(s) de cumplimiento, previo analisis de las pautas
jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos
donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.
6. Evaluar los procesos terminados con fallo condenatorio a efecto de determinar
la procedencia de la accion de repeticion. Al efecto, el ordenador del gasto, al dia
siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliacion o de
cualquier otro credit° surgido por concepto de Ia responsabilidad patrimonial de Ia
entidad, debera remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comite de
ConciliaciOn, para que en un termino no superior a seis (6) meses se adopte Ia
decision motivada de iniciar o no el proceso de repeticion y se presente la
correspondiente demanda, cuando Ia misma resulte procedente, dentro de los tres
(3) meses siguientes a la decision.
7. Informar, al Coordinador de los agentes del Ministerio PUblico ante la
Jurisdiccion en lo Contencioso Administrativo, las decisiones adoptadas sobre Ia
procedencia de la acci6n de repeticion anexando copia de Ia providencia
condenatoria, de Ia prueba de su pago y serialando el fundamento de las mismas
en los casos en que se decida no instaurarlas.
8. Determinar Ia procedencia o improcedencia del Ilamamiento en garantia con
fines de repeticiOn.
9. Dejar constancia de las razones de Ia decision de iniciar o no el proceso de
repeticiOn.
10. Definir los criterios para Ia seleccion de abogados externos, que garanticen su
idoneidad para Ia defensa de los intereses pUblicos, y realizar seguimiento sobre
los procesos a ellos encomendados.
11. Designar al funcionario que ejercera la Secretaria Tecnica del Comite,
preferiblemente un profesional del Derecho.
12. Aprobar por resolucion el informe presentado por el Secretario Tecnico sobre
acciones de repetici6n y Ilamamiento en garantia, en los meses de junio y
diciembre en cumplimiento de lo estipulado en el articulo 28 del Decreto 1716 de
2009.
13. Dictar su propio reglamento.
Articulo 4°. Integrantes e invitados/as permanentes u ocasionales, del
Comite de Conciliacion. El Comite de ConciliaciOn esta conformado por los/as
siguientes funcionarios/as, quienes concurriran con voz y voto y seran sus
integrantes permanentes:
1. El/la Director/a General o su delegado/a.
2. El/la Subdirector/a SinfOnico.
3. El/la Subdirector/a Administrativo/a y Financiero/a.
4. El/la Jefe de la Oficina Asesora Juridica.
5. El/la Jefe de Ia Oficina Asesora de PlaneaciOn.
Asimismo seran integrantes e invitados/as permanentes, con derecho a voz pero
sin voto, los/as siguientes funcionarios/as:
1. El/la Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.
2. El/la Secretario/a Tecnico/a del Comite.
Paragrafo 1°. La asistencia al Comite de Conciliacion es obligatoria y no es
delegable, excepto para los casos del/la Director/a General de Ia Entidad, quien Ia
ha delegado en el/Ia Subdirector/a Administrativo/a y Financiero/a.
Paragrafo 2°. En eI evento en que el/la Presidente(a) del Comite deba ausentarse
durante el curso de la sesi6n o por razones del servicio le sea imposible asistir a Ia
misma, Ia Presidencia del Comite sera ocupada por el/la Subdirector/a
Administrativo/a y Financiero/a, dejandose para ello la constancia en la respective
acta o excusa, sin que ello implique la delegaciOn de su asistencia y voto para
efectos de los respectivos quorum.
Paragrafo 3°. Seran invitados/as ocasionales los/as funcionarios/as que por su
condicion jerarquica y funcional deban asistir y/o el/la apoderado/a que represente
los intereses del ente en el proceso, segt:in el caso concreto.
Igualmente el Comite, por intermedio de su Secretaria Tecnica, podra inviter a sus
sesiones a las personas o funcionarios/as que requiera para Ia mejor comprensi6n
de los asuntos materia de consideracion, quienes asistiran a las sesiones con
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derecho a voz pero sin voto. Las invitaciones serail de obligatoria aceptaciOn y
cumplimiento.
Articulo 5°. Participacion de Ia Oficina de Control Interno. El/Ia Jefe de Ia
Oficina de Control Interno, apoyara la gesti6n de los/as miembros del Comite y
participara en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento
de las disposiciones del Decreto Nacional 1716 de 2009 y del Reglamento Interno
del Comite, al igual que la cabal ejecuciOn de las decisiones adoptadas por el
Comite de Conciliacion.
Articulo 6°. ParticipaciOn de las dependencias de la Orquesta Filarmonica de
Bogota. Corresponde a los Subdirectores/as Administrativa y Financiera, y
SinfOnica, asi como a los Jefes de las Oficinas Juridica, de Planeacion y de
Comunicaciones, o a los responsables de cada una de las dependencias de Ia
entidad, remitir a Ia Secretaria Tecnica del Comite de ConciliaciOn, en forma
oportuna que en ningan caso sera inferior a quince (15) dias habiles, los casos
que requieran ser sometidos a consideraci6n del Comite, para su posible
incorporaci6n dentro del orden del dia de Ia sesion siguiente, con miras a realizar
su respectivo estudio.
El/Ia citado/a funcionario/a realizara Ia presentacion de los casos ante los
integrantes del Comite de ConciliaciOn, otorgando los elementos de juicio
necesarios para la posterior deliberaciOn y decision. Finalmente debera coadyuvar
en la sustanciaci6n y cumplimiento de las decisiones del Comite.
Articulo 7°. Imparcialidad y autonomia en Ia adopcion de decisiones. A efecto
de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomia en la adopciOn de sus
decisiones, a los/as integrantes del Comite les seran aplicables las causales de
impedimento y recusaciOn previstas en el ordenamiento juridico, especialmente las
establecidas en el articulo 11 de la Ley 1437 de 2011, el articulo 40 de Ley 734 de
2002 y las dernas normas aplicables al caso en concreto, entre otras, las
siguientes:
1. Cuando el/Ia miembro tenga interes particular y directo en Ia regulacion, gesti6n,
control o decisi6n, o lo tuviere su c6nyuge, compariero o compatiera permanente,
o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo
de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.
2. Cuando el interes general, propio de Ia funci6n pOblica, entre en conflicto con un
interes particular y directo del/Ia servidor/a pCiblico/a.
3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de eleccion
popular inscritas o integradas tambien por el/Ia miembro del Comite o las partes
del proceso.
4. Haber sido recomendado por el/la miembro del Comite o las partes del proceso
para Ilegar al cargo que ocupa el/Ia funcionario/a, o haber sido designado/a por
este como referencia con el mismo fin.
5. Tener el/Ia miembro del Comite, su cOnyuge o compariero/a o alguno de sus
parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil, interes directo o indirecto en el proceso.
6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el/la miembro o compafiero/a,
su cOnyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.
7. Ser el/la miembro del Comite, cOnyuge, compafiero/a o pariente de alguna de
las partes o de su representante o apoderado/a, dentro del cuarto grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
8. Haber sido el/la miembro del Comite, su conyuge o alguno de sus parientes
indicados, guardador de cualquiera de las partes.
9. Existir pleito pendiente entre el/la miembro del Comite, su conyuge o alguno de
sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su
representante o apoderado/a.
10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado/a,
denuncia penal contra el/la miembro del Comite, su conyuge, o pariente en primer
grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o despues, siempre que Ia
denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecuciOn de la sentencia, y
que el/la denunciado/a se halle vinculado/a a Ia investigaciOn penal.
11. Haber formulado el/la miembro del Comite, su cOnyuge o pariente en primer
grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su
representante o apoderado/a, o estar aquellos legitimados/as para intervenir como
parte civil en el respectivo proceso penal.
12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecuciOn de la
sentencia, o amistad Intima entre el/la miembro del Comite y alguna de las partes,
su representante o apoderado/a.
13. Ser el/la miembro del Comite, su conyuge o alguno de sus parientes en
segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor/a
o deudor/a de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando
se trate de persona de derecho pUblico, establecimiento de credit° o sociedad
anonima.
14. Ser el/la miembro del Comite, su cOnyuge o alguno/a de sus parientes
indicados en el numeral anterior, socio/a de alguna de las partes o su
representante o apoderado/a en sociedad de personas.
15. Haber dado el/la miembro del Comite consejo o concepto sobre las cuestiones
materia del proceso, o haber intervenido en este como apoderado/a, agente del
Ministerio PUblico, perito o testigo.
16. Ser el/la miembro del Comite, su cOnyuge o alguno/a de sus parientes
indicados en el numeral 7, heredero/a o legatario/a de alguna de las partes, antes
de la iniciaciOn del proceso.
17. Tener el/la miembro del Comite, su cOnyuge o alguno/a de sus parientes en
segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se
controvierta Ia misma cuestion juridica que el debe fallar.
18. Las dernas contempladas en el Estatuto Procesal Civil.
Articulo 8°. Tramite de impedimentos y recusaciones. Si alguno/a de los/as
integrantes del Comite de ConciliaciOn se encuentra incurso/a en alguna de las
causales de impedimento citadas en el articulo anterior, debera informarlo al
Comite, previo a comenzar Ia deliberacion de los asuntos sometidos a su
consideracion; los/as demas integrantes del Comite decidiran sobre si procede o
no el impedimento y de ello se dejara constancia en Ia respectiva acta.
De igual manera, los/as integrantes del Comite podran ser recusados/as, caso en
el cual se dara a Ia recusaci6n el mismo tramite del impedimento.
Si se admitiere Ia causal de impedimento o recusaciOn, el/Ia Presidente/a del
Comite podra designar de los servidores pUblicos de Ia Orquesta Filarmonica de
Bogota, miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado
impedido(s)/a(s) o recusado, los/as cuales deberan ser del nivel directivo o asesor.
Cuando este actuando el/la delegado/a del/la Director/a General, queda
comprendida en dicha delegacion Ia facultad de designar al/os/as integrantes ad hoc.
Paragrafo. La designaci6n que se efectOe de miembros ad hoc se realizara
mediante ResoluciOn del Presidente del Comite de ConciliaciOn y frente a Ia
misma no procedera recurso alguno.
Capitulo. II
Funcionamiento del Comite
Articulo 9°. Sesiones. El Comite de Conciliacion se reunira por lo menos dos
veces al mes, las sesiones se Ilevaran a cabo en el lugar indicado en Ia citacion
respectiva. En caso de que, Ilegado el dia y Ia hora, fijados en el cronograma
anual, para Ilevar a cabo Ia sesi6n respectiva, no haya tema que tratar dentro del
comite de conciliaciOn, se dejara constancia de dicha situaci6n mediante
documento que sera suscrito por el(la) Presidente del Comite o su delegado, y
el(Ia) secretario(a) Tecnico(a) del mismo.
Presentada Ia peticion de conciliaciOn ante Ia entidad, el Comite de ConciliaciOn
cuenta con quince (15) dias a partir de su recibo para tomar Ia correspondiente
decision, Ia cual comunicara en el curso de Ia audiencia de conciliaciOn, aportando
copia autentica de Ia respectiva acta o certificacion en Ia que consten sus
fundamentos.
El Comite se reunira extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo
requieran, o cuando lo estime conveniente al menos dos (2) de sus miembros
permanentes, previa convocatoria que con tal proposito formule Ia Secretaria
Tecnica, en los terminos senalados en este reglamento.
Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender Ia sesion, Ia misma debera
continuarse a mas tardar dentro de los dos (2) dias habiles siguientes, sin mas
citaci6n que Ia que se efectue dentro de Ia reunion.
Articulo 10°. Discusion de asuntos de impacto distrital o de interes de otro
organismo o entidad distrital. Cuando se sometan a consideracion del Comite
de Conciliacion asuntos de impacto distrital o en los que tenga interes otra entidad
u organismo distrital, debera convocarse, como invitado especial con derecho a
voz pero sin voto, al menos a un/a representante del organismo o entidad Distrital
comprometida en el caso, quien debe pertenecer igualmente al nivel Directivo y
sera designado/a por el/la Secretario/a de Despacho, Director/a de Departamento
Administrativo o Alcalde Local, respectivamente.
Estas invitaciones seran previamente coordinadas por Ia Secretaria Tecnica del
Comite con Ia DirecciOn Juridica Distrital.
Articulo 11°. Convocatoria. De manera ordinaria, el/la Secretario/a Tecnico del
Comite procedera a convocar a los integrantes del Comite de ConciliaciOn con al
menos tres (3) dias de anticipaci6n, indicando dia, hora y lugar de Ia reunion y el
respectivo Orden del Dia.
Asimismo, extenders Ia invitaciOn a los/as funcionarios/as o personas cuya
presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideracion
del Comite, sin perjuicio de lo previsto en los paragrafos primero y segundo del
articulo 17 del Decreto 1716 de 2009.
Articulo 12°. Formalidad de Ia convocatoria. Los/as integrantes del Comite de
ConciliaciOn podran abstenerse de recibir la citaci6n cuando no este acompaliada
del respectivo Orden del Dia.
Articulo 13°. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno/a de los/as miembros
del Comite no pueda asistir a una sesion debera comunicarlo, indicando a la
Secretaria Tecnica Ia correspondiente excusa, con las razones de su inasistencia,
a mss tardar el dia habil anterior a la respectiva sesion o haciendo Ilegar a Ia
sesiOn del Comite, el escrito antes senalado.
En Ia correspondiente Acta de cada sesion del Comite, el/la Secretario/a Tecnico/a
dejara constancia de Ia asistencia de los/as miembros e invitados/as, y en caso de
inasistencia asi lo selialara indicando si se present6 en forma oportuna Ia
justificaciOn.
Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el/la Jefe/a de Ia Oficina de
Control Interno en Ia entidad.
Articulo 14°. Desarrollo de las sesiones. En el dia y hora selialados, el/la
Presidente/a del Comite instalara Ia sesion.
A continuaciOn, el/la Secretario/a Tecnico/a del Comite informara al/la Presidente/a
sobre Ia extension de las invitaciones a Ia sesiOn, las justificaciones presentadas
por inasistencia, verificara el quorum y dare lectura al orden del dia propuesto, el
cual sera sometido a consideracion y aprobaciOn del Comite por parte del/la
Presidente/a.
Los/as apoderados/as haran una presentaciOn verbal de su concepto escrito al
Comite y absolveran las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere
lugar, de forma posterior a la presentaci6n haga el Funcionario que conozca del
caso.
Una vez se haya surtido la presentacion, los/las miembros y asistentes al Comite
deliberaran sobre el asunto sometido a su consideraciOn y adoptaran las
determinaciones que estimen oportunas, las cuales seran de obligatorio
cumplimiento para los/as apoderados/as de la entidad.
Una vez se haya efectuado la deliberacion, el/la Secretario/a Tecnico/a procedera
a preguntar a cada una de los/las integrantes el sentido de su voto.
Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideraci6n del Comite, el/la
Secretario/a Tecnico/a informara al/la Presidente/a que todos los temas han sido
agotados, procediendo el/la Presidente/a a levantar la sesion.
Paragrafo. Las sesiones del Comae deberan ser grabadas por el Secretario/a
Tecnico/a del Comite, y con base en las mismas, el citado funcionario elaborara
actas ejecutivas del desarrollo de la sesiOn conforme a las disposiciones que se
indican mas adelante.
Articulo 15°. Tramite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas
tecnicas presentadas por los/as apoderados se tramitaran como proposiciones
para su deliberacion y votacion.
Los/as miembros o asistentes a la sesi6n del Comite podran presentar
proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.
El mismo tramite se surtira para Ia adopci6n del reglamento y para Ia adopciOn de
las directrices y politicas a cargo del Comite.
Articulo 16°. Quorum deliberatorio y adopcion de decisiones. El Comite
deliberara con minimo tres (3) de sus miembros permanentes, podra entrar a
decidir con minim° tres (3) de sus integrantes permanentes, y las proposiciones
seran aprobadas por la mayoria simple de ellos asistentes a la sesi6n.
En caso de empate, se sometera el asunto a una nueva votaciOn; de persistir el
empate el/la Presidente/a del Comite o quien haga sus veces tendra la funciOn de
decidir el desempate.
Articulo 17°. Las disposiciones generales adoptadas por el Comite de
ConciliaciOn seran Acuerdos sancionados por todos sus miembros.
Las disposiciones de caracter particular seran Resoluciones y se suscribiran por
el/la Presidente del Comite y el/la Secretario/a Tecnico/a.
Articulo 18°. El/la Jefe de Ia Oficina Asesora Juridica queda facultado/a por el
Comite de ConciliaciOn, para dar aplicaciOn a las politicas de defensa judicial
aprobadas por el mismo, en casos concretos y analogos donde se den los
presupuestos establecidos para tal efecto.
Articulo 19°. Salvamento y aclaracion de votos. Los miembros del Comite que
se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoria de sus miembros deberan
expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejara constancia en
el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente.
Capitulo. III
Elaboracion y Presentacion de Fichas e Informes
Articulo 20°. Fichas tecnicas en materia de conciliacion. Para facilitar la
presentaci6n de los casos respectivos, el/la abogado/a que tenga a cargo la
representacion del asunto materia de conciliaciOn judicial o prejudicial debera
agotar el tramite previo a su presentaci6n y satisfacer los requisitos de forma y de
contenido minimo, los cuales se determinaran por parte del Comite de
ConciliaciOn.
Los/as apoderados/as de Ia entidad en el momento de conceptuar si se adopta o
no Ia conciliacion u otro mecanismo alterno de soluciOn de conflictos deberan
tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 1564 de
2012, sus decretos reglamentarios, asi como las dernas disposiciones legales y
reglamentarias que sean aplicables al caso.
La ficha tecnica debera ser diligenciada en el Sistema de InformaciOn de Procesos
Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por Ia Secretaria General de Ia Alcaldia Mayor
de Bogota.
La integridad, veracidad y fidelidad de la informacion y de los hechos consignados
en las fichas son responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente
ficha.
Articulo 21°. Fichas tecnicas en materia de repeticion. Para facilitar la
presentaci6n de los casos respectivos, el/la abogado/a que tenga a cargo Ia
iniciacion de la acciOn de repeticion, debera elaborar Ia respectiva ficha tecnica de
repetici6n y presentarla al Comite de ConciliaciOn, y debera agotar el tramite
previo a su presentaci6n y satisfacer los requisitos de forma y de contenido
minimo, los cuales se determinaran por el Comite de ConciliaciOn de la OFB.
La ficha tecnica debera ser diligenciada en el Sistema de InformaciOn de Procesos
Judiciales - SIPROJWEB.
La integridad, veracidad y fidelidad de Ia informaci6n y de los hechos consignados
en las fichas seran responsabilidad del abogado que elabore Ia correspondiente
ficha.
Articulo 22°. Informes sobre el estudio de procedencia de Ilamamientos en
garantia de funcionarios publicos. Conforme a lo dispuesto en el articulo 19 de
Ia Ley 678 de 2001, en armonia con el articulo 27 del Decreto Nacional 1716 del
2009, los/as apoderados/as de la Orquesta FilarmOnica de Bogota, deberan
estudiar la procedencia del Ilamamiento en garantia para fines de repeticion en los
procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.
De no ser viable el Ilamamiento, deberan justificarlo por escrito y presentar un
informe al Comite de ConciliaciOn dentro de Ia primera sesiOn ordinaria siguiente a
Ia presentaci6n de la contestaci6n de la demanda.
Los/as apoderados/as mantendran actualizado el informe inicial, para lo cual
remitiran al Comite un informe mensual con las novedades del caso.
Para los efectos antes indicados, los informes deberan satisfacer los requisitos de
forma y de contenido minimo que establecera el Comite de Conciliacion.
Articulo 23°. Informes de gestion del Comite de Conciliacion. Con el propOsito
de dar cumplimiento al numeral 3 del articulo 20 del Decreto Nacional 1716 de
2009, el/la Secretario/a Tecnico/a del Comite debera preparar un informe de la
gestion del comite y de la ejecucion de sus decisiones, que sera entregado al/la
Director/a General y a los miembros del comite cada seis (6) meses, en la primera
sesi6n ordinaria de los meses de enero y julio de cada ario. Una copia del mismo
sera remitida a la Direcci6n de Defensa Juridica del Estado del Ministerio del
Interior y de Justicia.
El informe debera contener una relaciOn de las sesiones del Comite indicando Ia
fecha, el numero de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la
decisiOn del Comite, el valor conciliado o aprobado para demandar en repeticiOn y
la ejecucion o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo
conciliatorio.
Articulo 24°. Informes sobre repeticion y Ilamamiento en garantia. En
cumplimiento de lo estipulado en el articulo 28 del Decreto Nacional 1716 de 2009,
se remitira a la Direcci6n de Defensa Juridica del Estado del Ministerio del Interior
y de Justicia un reporte que debera contener como minim° Ia siguiente
informacion:
a). NOmero de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la
indicacion de la decision adoptada por el Comite de Conciliacion o por el
representante legal, segiin el caso;
b). Niimero de acciones de repeticion iniciadas durante el semestre
correspondiente y Ia descripciOn completa del proceso de responsabilidad que les
dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por Ia entidad;
c). Niimero de acciones de repeticiOn culminadas mediante sentencia, el sentido
de la decisi6n y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;
d). Numero de acciones de repeticiOn culminadas mediante conciliaciOn con
descripci6n del acuerdo logrado;
e). Numero de condenas y de conciliaciones por repeticiOn pagadas a la entidad y
su correspondiente valor;
f). NUmero de Ilamamientos en garantia y de fallos sobre ellos indicando el sentido
de la decision.
Articulo 25°. El/la Secretario/a Tecnico/a del Comite de ConciliaciOn, presentara
el informe del articulo antes indicado, en Ia primera secciOn ordinaria de los meses
de junio y diciembre de cada ario, a efectos de enviarlo al Ministerio del Interior y
de Justicia, previa aprobacion del Comite.
Capitulo. IV
Secretaria Tecnica, Actas y Archivo
Articulo 26°. Secretaria T6cnica. La Secretaria Tecnica del Comite sera ejercida
por el Profesional Universitario COdigo 219 Grado 02 de la Oficina Asesora
Juridica designado por el Comite de ConciliaciOn, quien tendra a su cargo las
siguientes funciones:
1. Elaborar las actas de cada sesiOn del Comite. El acta debera estar debidamente
elaborada y suscrita por el/la Presidente/a y el/la Secretario/a del Comite que
hayan asistido, dentro de los cinco (5) dias siguientes a la correspondiente sesiOn.
2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comite.
3. Preparar un informe de Ia gestion del comite y de la ejecucion de sus
decisiones, que sera entregado al/Ia representante legal de Ia OFB y a los/as
miembros del Comite cada seis (6) meses. Una copia del mismo sera remitida a Ia
Direcci6n de Defensa Juridica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.
4. Proyectar y someter a consideracion del Comite la informaci6n que este
requiera para la formulaciOn y diserio de politicas de prevenciOn del dano
antijuridico y de defensa de los intereses de la OFB.
5. Verificar que las fichas tecnicas que se someteran a consideraci6n del Comite
cumplan con los lineamientos y directrices serialados por eI Comite de
ConciliaciOn.
7. Coordinar el archivo y control de las actas del comite asi como Ia introducciOn
de esta informaci6n en el Sistema de Informacion de Procesos Judiciales
SIPROJWEB.
8. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio PUblico ante la
Jurisdiccion en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el
comite adopte respecto de Ia procedencia o no de instaurar acciones de
repeticiOn.
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9. Las demas que le sean asignadas por el Comite.
Articulo 27°. Elaboracion de Actas. Las actas seran elaboradas por el/la
Secretario/a Tecnico/a del Comite, quien debera dejar constancia en ellas de las
deliberaciones de los/as asistentes y las decisiones adoptadas por los/as
miembros permanentes.
Las fichas tecnicas y todos los soportes documentales presentados para su
estudio en Ia sesi6n son parte integral de las respectivas actas.
Articulo 28°. Tramite de aprobaci6n de Actas. El/la Secretario/a Tecnico/a
debera remitir el proyecto de acta, a cada uno/a de los/as miembros asistentes a
la respectiva sesiOn, por escrito o por correo electrOnico, dentro de los 5 dias
habiles siguientes a su celebracion, con el objeto que aquellos/as remitan sus
observaciones, dentro de los 5 dias habiles siguientes al recibo del proyecto.
Si dentro de este termino el/la Secretario/a Tecnico/a no recibe comentarios u
observaciones al proyecto de acta, se entendera que no existen objeciones y que
el proyecto es aceptado.
Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborara el acta
definitiva, la cual sera enviada por el Secretario Tecnico a los/as miembros del
Comite, por escrito o por correo electronic°, dentro de los 2 dias habiles
siguientes.
Las actas de las sesiones seran suscritas por el/la Presidente/a del Comae, y el/la
Secretario/a Tecnico/a, dentro de un punto del Orden del Dia de Ia siguiente
sesion ordinaria del Comite de ConciliaciOn, previa lectura que el Secretario
Tecnico dara a las mismas.
Articulo 29°. Archivos del Comit6 de Conciliacion y de su Secretaria
Tecnica. El archivo del Comite de Conciliacion y el de su Secretaria Tecnica
reposaran en el archivo de la Oficina Asesora Juridica de la OFB.
El Secretario Tecnico del Comite de Conciliacion, sera el funcionario/a de Ia
entidad responsable del archivo de estos documentos.
Los documentos que integran el archivo del Comite de Conciliacion son publicos y
podran ser consultados en las dependencias de Ia Orquesta FilarmOnica de
Bogota.
Para Ia consulta de tales documentos, los/as interesados/as deberan solicitar
autorizaci6n al/la Secretario/a Tecnico/a, quien debera revisar que los documentos
sean devueltos integramente.
Las solicitudes de copias autenticas de las actas y Ia expediciOn de certificaciones
sobre las mismas seran tramitadas por el/la Secretario/a Tecnico/a del Comite.
Capitulo. V
Seguimiento y Control a las Decisiones del Comite
Articulo 30°. Verificacion del cumplimiento de las decisiones adoptadas por
el Comite. Corresponde al/la Secretario/a Tecnico/a del Comite de ConciliaciOn
verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comite, para lo cual le
presentara informes semestrales al Comite.
Los/as abogados/as que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberan
presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las
acciones de repeticion iniciadas, dentro de los 3 dias habiles siguientes a
cualquiera de estos eventos.
Los/as apoderados/as allegaran adjunto a sus informes una copia de la diligencia
y del auto que aprob6 o improbO la respectiva conciliaciOn.
El Secretario Tecnico debera presentar el respectivo informe en la sesiOn del
Comite inmediatamente posterior.
Articulo 31°. Asistencia de apoderados/as de la entidad a las audiencias. Es
obligatoria la asistencia del/la apoderado/a de Ia entidad a las respectivas
audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los/as miembros
del Comite consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberan dejar
constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho
expresadas por el Comite de ConciliaciOn.
Capitulo. VI
Prevencion del Dario Antijuridico
Articulo 32°. Prevencion del clan° antijuridico y politicas para Ia defensa
judicial de Ia Orquesta Filarmonica de Bogota. Sin perjuicio de las demas
funciones encomendadas al Comite de ConciliaciOn, este debera reunirse un dia
en Ia Ultima sesi6n ordinaria de los meses de enero y de julio de cada alio, con el
objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la
causacion de los datios antijuridicos en que se ha visto condenada la entidad o en
los procesos que haya decidido conciliar.
Para tal prop6sito el/la Jefe de la Oficina Asesora Juridica presentara un informe al
Comite de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre
respectivo.
Articulo 33°. Indicador de gestion. En concordancia con lo establecido en el
articulo 21 del Decreto Nacional 1716 del 2009, Ia prevenciOn del clan° antijuridico
sera considerada como un indicador de gestiOn y con fundamento en el se
asignaran las responsabilidades al interior de cada entidad.
Capitulo. VII
Disposiciones Finales
Articulo 34°. Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento regira a partir de
la fecha de su publicaci6n, deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
El presente Reglamento se discuti6 en sesi6n del Comite de Conciliacion, y fue
aprobado por los integrantes del mismo.
C,u)\
Dr. David Garcia Rodriguez- Director General
Dra. Martha Yolanda Sanchez Guasca- Subdirect a SinfOnica
Dra. Cornelia Maria Nisperuza FlOrez- Subdirectora Administrativa y Financie
Dra. Patricia Gomez Forero- Jefe Oficina Asesora Juridica:31SDr. Efraim Garcia Fernandez- Jefe Oficina Asesora Planeacion
Elaboro: Diana Marcela Romero — Profesional Universitario - OAJ