Sistemas de Información para el Control de Gestión

Universidad de Chile
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Departamento de Sistemas de Información y Auditoría
Sistemas de Información para el Control de Gestión
Un apoyo a la gestión empresarial
Seminario para optar al título de
Ingeniero en Información y Control de Gestión
Participantes:
Tatiana Alvear Rodriguez
Carlos Ronda Ceballos
Profesor Guía :
Raul Suarez
Otoño 2005
A mi hija, mi familia y a Luís. Muchas gracias por el apoyo y paciencia.
Con cariño Tatiana
A mi familia, mis amigos, cercanos y a todos los que hicieron esto posible.
Carlos
1
Índice
1. Introducción
3
2. Sistemas de Información y Control de Gestión:
Definiciones y Características
3. Informática de gestión: ámbito y evolución
4
8
4. Relación Entre los Sistemas de Información y las Empresas
Desde el Punto de Vista de la Gestión
14
5. Tipos de Sistemas de Información
30
6. Herramientas Computacionales de Apoyo a la Gestión Empresarial
75
7. Casos de Éxito en el Uso de Herramientas Computacionales para
la Gestión y su Control en Chile
124
8. Pymes: Factibilidad de Uso de Herramientas para la Gestión
y su Control, y su Contribución.
149
9. Casos de Éxito en el Uso de Herramientas Computacionales
para la Gestión y su Control en las Pymes, y Futuros Proyectos.
152
10. Conclusiones
157
11. Bibliografía
160
2
1. INTRODUCCION
El rol que desempeña la tecnología en el mundo de hoy es de suma importancia
para el hombre y su sociedad.
En un período de tiempo bastante breve con relación a otros momentos de
avances científicos en la historia (por ejemplo la Revolución Industrial), el ser humano
ha aprendido a utilizar la tecnología en su beneficio en una amplia gama de
actividades, tanto cotidianas como netamente científicas, industriales o comerciales.
Uno de los usos más vanguardistas que se le ha dado a los avances
tecnológicos es el de apoyo a las operaciones y a la gestión de las empresas.
Dado la relevancia que está teniendo la tecnología en el desarrollo como en la
evolución de los negocios, es que hemos decidido enfocar este trabajo en los sistemas
de información para el control de gestión.
Estos sistemas están muy en boga en el ámbito económico y financiero, pero
sigue existiendo, en la mayoría de los casos, una subutilización de estos, no
encontrando aún su real valor y utilidad, principalmente por existir muchos factores en
el entorno de las empresas que entorpecen su correcto uso y la posibilidad de
optimizar sus resultados en pos de un beneficio final para estas.
3
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS
Para poder introducir el tema al que alude el siguiente trabajo, es necesario
antes que todo definir los conceptos clave sobre los que se basa, lo que dará en sí una
idea del fin de los sistemas de información para el control de gestión en las empresas,
complementándose ésta con lo que será expuesto durante el desarrollo de este
trabajo.
La palabra “sistema” es definida por la Real Academia de la Lengua Española
(RAE), como “un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente
enlazados entre sí” y “un conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente
contribuyen a determinado objeto”. Reordenando éstas definiciones podemos lograr
algo más concreto y práctico como: “Un sistema es un conjunto de elementos
organizados que interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr objetivos comunes,
operando sobre información, sobre energía o materia u organismos para producir como
salida información o energía o materia u organismos. Dado lo expuesto, este termino
no tiene solamente una aplicación informática, sino que también para la biología, las
letras, la física, las matemáticas, etc. Dado esto, debemos centrarnos en la informática
para darle el enfoque requerido a este trabajo.
El termino “sistemas de información” tiene muchas acepciones, las cuales han
sido presentadas por distintos autores de la materia. Una de estas es por ejemplo: “un
conjunto de componentes interrelacionados que colaboran para reunir, procesar,
almacenar, y distribuir información que apoya la toma de decisiones, la coordinación, el
control, el análisis y la visualización en una organización” (Laudon & Laudon, Sistemas
de Información Gerencial, 2002)
Los sistemas de información son conjuntos de elementos que interactúan con el
fin de dar soporte a cualquier tipo de organización o empresa. Los elementos
presentes en dicho sistemas corresponden al equipo computacional, el software y el
4
hardware necesarios para apoyar el funcionamiento del sistema, y el recurso humano
que interactuará con este.
Un sistema de información en particular es un proceso en donde existe una
entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información agregada. El sistema
toma los datos que requiere para procesarlos, puede ser alimentado manualmente ya
sea de manera directa por el usuario o automáticamente, donde la información
proviene de otros sistemas o módulos (a esto último se le denomina interfases
automáticas).
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, los memory sticks, cintas magnéticas, unidades de disquete, los códigos de
barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse,
entre otras.
El almacenamiento de la información es una de las actividades o capacidades
más importantes que tiene un sistema, ya que a través de esta propiedad el sistema
puede acudir a la información guardada en un proceso anterior. Las estructuras de
almacenaje de información son
denominadas archivos. La unidad típica de
almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, microfilm, disco óptico, los
discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM).
La característica de procesar la información es la que permite la transformación
de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo
que hace posible, entre otras cosas, que por ejemplo un tomador de decisiones genere
una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
un balance general de un año base. La información que sale del sistema, sale
procesada, con un valor agregado.
La salida de un sistema puede ser la entrada para otro, apareciendo
nuevamente interfases automáticas de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de
Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya
5
que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes. Las
unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas,
la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.
Ya definido el primer concepto, corresponde a continuación detallar lo que se
refiere al “control de gestión”. Las condiciones de competencia hoy en día, respecto de
la obtención de los recursos necesarios, mantener niveles de gastos y costos
adecuados, entregar servicios y productos de una alta calidad, aprovechar los recursos
de comunicaciones y transporte, entre otros objetivos, han generado una modificación
en la forma de actuar de las organizaciones.
Aquí es donde aparece el concepto de control de gestión, que está enfocado al
uso adecuado y óptimo de la información para la toma de decisiones, siendo uno de los
objetivos principales la integración de las variables estratégicas y operacionales (ya
que se encuentra ubicado en un punto intermedio). Está muy relacionado con la
dirección estratégica, que es por esencia poco sistemática y por otro lado con el control
operativo que suele ser muy estructurado.
Principalmente busca la generación de indicadores estándar de gestión que
permitan detectar y corregir señales oportunamente, tanto mecánicos como numéricos,
en busca de una mejora continúa de los resultados y de la sustentabilidad en el tiempo
de
las
organizaciones.
Entonces,
éste
conjunto
de
mecanismos
utilizados
adecuadamente por la dirección, pueden permitir aumentar la probabilidad de que el
comportamiento coordinado de las personas que forman parte de la organización y el
desarrollo del autocontrol, sea coherente con los objetivos de ésta.
Las principales actividades que resumen el quehacer del control de gestión son
entonces, la planificación, la coordinación, la comunicación, la evaluación, toma de
decisiones y persuasión.
Finalmente, ¿qué es un sistema de control de gestión? Es el conjunto de
acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción,
6
conocer la situación de los aspectos o funciones de la organización en un momento
determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ellas. Dichos sistemas deben
cumplir con ciertas características, para que el resultado que generen sea eficiente: ser
amigables para los usuarios que estarán interactuando con estos, adecuados a las
formas de la organización, rápidas y oportunas, ser flexibles para enfrentar situaciones,
y finalmente, pero no una característica menos importante es que estos sean costo
beneficiosos.
7
3. INFORMATICA DE GESTION
ÁMBITO Y EVOLUCIÓN
La Informática de Gestión constituye, junto a las utilizaciones militares, industriales
y científicas, uno de los ámbitos esenciales de aplicación que han permitido el rápido
desarrollo de la informática. Por lo mismo se puede decir que la informática de gestión
es en gran medida parte de los orígenes de los métodos modernos de concepción y de
realización de sistemas de información.
En efecto, en los años 60, las empresas y los administradores en conjunto
realizaron grandes avances sobre el uso de la informática: el tratamiento de los
resultados que generaban las decisiones, tanto en la compatibilidad y en la gestión de
los stocks, la capacidad de los ordenadores en registrar, tratar y reconstruir (recuperar)
la gran cantidad de datos, así como en la relativa simplicidad de los tratamientos
necesarios que permitían a la vez:
o
Reducir considerablemente los plazos de tratamiento de la información,
o
Lograr economías considerables en relación a un tratamiento manual.
Así a partir de los años 70, las firmas como IBM, Honeywell y Bull por ejemplo, han
creado máquinas y también programas, destinados inicialmente a las grandes
organizaciones (servicios administrativos y fiscales, seguridad social, bancos,
compañías de seguros, mutuales, etc). Gracias a su éxito creciente, estos fabricantes
han diversificado su oferta al mismo tiempo que se han constituido las compañías
competidoras. El COBOL se ha convertido rápidamente en el principal lenguaje de
programación para las aplicaciones de gestión y ha permitido armar millares de
programas a la medida, y de expandir la utilización de la informática a todos los
ámbitos de la gestión:
o
La compatibilidad analítica (hoy se habla más bien de control de gestión),
o
La facturación de los clientes y la normativa a los proveedores,
o
La regularización de las cuentas bancarias, la gestión de la tesorería y de la
previsión financiera,
8
o
El pago y tratamiento social de los salarios,
o
La planificación y medición de la eficacia comercial, etc.
Realizando cuanto la informática les puede hacer ganar en competitividad, las
empresas y las grandes colectividades locales se están entonces equipando y han
progresivamente organizado sus servicios informáticos internos, al seno de las cuales
han aparecido especialidades en número creciente:
o
Analistas,
o
Programadores,
o
Controladores,
o
Operadores de Introducción de Datos,
o
Etc.
Mediante mejoras sucesivas, servicios públicos y sociedades se han constituido
cada uno en un patrimonio aplicativo cada vez más extenso (se habla a menudo de
millones de líneas de código), que bien ha faltado mantener en el curso del tiempo,
para adaptar:
o
Funcionalmente en la evolución permanente de las necesidades, de la
competencia y de las obligaciones reglamentarias
o
Técnicamente en el rápido progreso de los ordenadores, de los sistemas de
explotación y de las redes de comunicación
Sin embargo, el desarrollo y mantención de esos programas de complejidad
creciente, cuentan con un inconveniente mayor: los plazos y los costos de la
informática aumentan tan rápidamente que se vuelve cada vez más difícil de satisfacer
las crecientes necesidades y variadas expresadas por los servicios usuarios de las
empresas
En los años 80-90, la informática de gestión fue evolucionando progresivamente:
o
En planificar en términos de largo plazo las decisiones técnicas y
organizacionales (esquemas directivos)
9
o
Por la puesta a punto de métodos (MERISE) y de las herramientas (AGL, de
explotación automática) se permite la industrialización y la racionalización de la
realización, la ejecución y la mantención de los programas
o
Por la diversificación de los lenguajes de programación (sin embargo COBOL
ha permanecido largo tiempo como el más usado)
o
Sacando partido a los progresos considerables de la miniaturización y al
aumento progresivo de las capacidades de stock y de las performances de los
ordenadores y de sus redes.
o
Por el empleo creciente de las redes públicas para transmisión de datos con
otras empresas u administraciones (sistemas de intercambio bancario, EDI,…)
o
Por la multiplicación y la especialización creciente de las actividades de la
informática (consejos, expresión de necesidades, arquitectura, documentación,
tests, formación, asistencia, reparación, etc.)
o
En reutilizar lo más posible las soluciones existentes, en particular en los
programas informáticos inicialmente concebidos para otras sociedades, y en
adaptarse al menor costo a las especificaciones de la empresa
Este último punto ha influenciado mucho en la evolución de la informática en general,
en lo referido a la estandarización del material y de los sistemas de explotación para
evitar errores en niveles de prueba repetitivos; el enriquecimiento del vocabulario
técnico por los innombrables conceptos y acrónimos (ver jerga informática); en la
modelización y concepción de los sistemas (por ejemplo arquitectura cliente-servidor,
orientada al objeto, modelo ISO, ASN.1, XML); en la normalización de los protocolos de
intercambio (SQL por que diferentes programas pueden alimentar y extraer
selectivamente los datos de un SGBD, X.500 o un LDAP para mutualizar (acordar) un
anuario y administrar la seguridad de acceso, POP y SMTP o un X.400 para
intercambio de mensajes, NFS, FTAM o un FTP para transferir los ficheros, RPC para
consultar otros programas, etc); en la aparición de programas y de sociedades de
servicios donde la creciente especialización ha permitido reducir los costos de
realización, de exploración y de mantención han aumentado las funcionalidades de los
sistemas de información.
10
Simultáneamente en gran medida se expandió el uso los microordenadores que
han permitido a las empresas medianas, y luego cada vez más pequeñas, así como a
las colectividades locales y a las asociaciones, equiparse con programas muy
estandarizados y de simple uso: contabilidad, pagos, gestión comercial, asignaciones o
prestaciones sociales, etc. Las grandes firmas han podido igualmente emprender la
descentralización parcial de sus sistemas informáticos, ya sea para equipar sucursales
o filiales, para beneficiar las economías realizadas para el uso de sistemas en
mayor número más o menos complejas (down-sizing)
En particular, los años 90 han visto la rápida adopción de una categoría particular
de programas de gestión, los Programas de Gestión Integrada o PGI (en ingles ERP)
donde la riqueza y la relativa universalidad ilustran bien la tendencia de las empresas a
renunciar a los programas a la medida, a descentralizar y a uniformar su gestión a
escala de toda la empresa. Así mismo muchas de las grandes empresas y
administraciones públicas han recurrido en adelante a la externalización (en ingles
Facility Management), de una parte o de la totalidad de sus servicios informáticos, a fin
de concentrar sus esfuerzos en las actividades donde ellas se sientan más eficaces.
En el curso del mismo período, dicho movimiento de orientación al cliente ha dado
origen a las soluciones de gestión de relaciones con clientes (en ingles CRM), que
asocia la más modernas aplicaciones de informática y telefonía, incluso Internet, para
garantizar la consideración inmediata y sin fallas de los comandos y de los reclamos de
los clientes, así como su información sobre las entregas, el servicio post-venta, las
novedades, etc.
Siempre en la misma época, las empresas industriales han podido emplear los
Sistemas de Gestión de Necesidades Técnicas que armonizan la producción
documentaria, la nomenclatura de piezas y armado, los métodos de fabricación, la
gestión de la producción y los stocks.
La apuesta en tales soluciones es a menudo la consecuencia de la intervención de
consultores, donde ciertos gabinetes se han vuelto muy influyentes, que ponen en tela
11
de juicio la organización de la empresa y los métodos de trabajo y preconizan las
nuevas soluciones (Business Process Engineering).
Más recientemente, se ha constatado una fuerte expansión de las soluciones de
Gestión Electrónica de Documentos, principalmente inherente a los progresos técnicos
y a la baja de los precios de las soluciones de digitalización (scanners), de
almacenamiento (discos duros, CD-RW, DVD, y grabadores asociados) y de restitución
de imágenes (impresoras láser a color).
Al final, la fuerte tasa de equipamiento informático de las empresas, que es a
menudo considerado como un triunfo competitivo, ha contribuido enormemente a la
baja de los precios de los materiales y de las redes, así como también a una mucha
mayor ergonomía en sus instalaciones y equipos, sin las cuales el desarrollo fulgurante
de la informática familiar y del Internet no tendría probablemente lugar.
En adelante para federar los múltiples sistemas y así poder consolidar la
información de varios servicios y sociedades (empresas en red), han utilizado los
sistemas de comunicación más o menos normalizados que facilitan el intercambio de
datos y también la colaboración (se habla de interoperabilidad) entre los programas de
origen diverso. Así gracias al middleware un programa puede poner la información en
varias bases de datos sin conocer las especificaciones. Los depósitos de datos (Data
Warehouse) y las herramientas de ayuda a la desición (Data Mining) facilitan la
comparación y por lo tanto el análisis de los datos provenientes de varios sistemas de
información.
Por supuesto, el desarrollo mundial de la red Internet ha influenciado las decisiones
técnicas de las empresas: la utilización de los protocolos TCP/IP se esta
generalizando, muchos de los programas de gestión son realizados en Web, a tal
punto que se ha distinguido hoy:
o
La intranet reservada a la empresa misma
o
La extranet abierta a sus asociados (clientes, proveedores o co-tratantes)
12
Por lo mismo, bajo la impulsión de la World Wide Web Consortium (W3C), la tecnología
XML y todos sus derivados (WSDL, XML-RPC), que describen la estructuración de los
datos y de las interfaces de intercambio, han ido poco a poco permitiendo a los
programas de fuentes varias explotar mutuamente sus posibilidades.
El siguiente cuadro presenta un resumen de la evolución del vínculo entre la
informática y la organización en las últimas décadas.
Criterios
Años 70
Rasgo
Característico
Informática de
producción
“Mainframe”
Tipo de
Organización
Jerárquica
Administración
Años 90
Años 2000
Informática en
red
“Comunicación”
Informática
integral
“Común”
Descentralizada
Matricial
Virtual
Jerárquica
Delegación
Local y
funcional
Por proyecto
Imagen de la
Informática
Productividad
Centro de
costos
Estratégica
Innovación
Objetivos
Automatizar
Reducir costos
Unir los SIC a
los procesos
Llevar la ventaja
del “leadership”
a los SIC
Palabras Claves
Grandes Ideas
para la Gestión
Grandes Ideas
para la
Informática
El Informático
Entusiasmo,
Ignorancia
Ganar en
productividad
Automatizar
las tareas de
bajo valor
agregado
Aquel que
sepa
Años 80
Informática
personal
“Puesto de
Trabajo”
Utilización final,
Mal necesario,
Centro de
costoso,
servicios,
pesado
Facilidad de
uso
Ganar en
Ganar en
reactividad
competitividad
Refundir los
Downsizing,
procesos
Externalización
informáticos
íntegros
Aquel que
pueda
Aquel que no
establecer el
cueste caro
vínculo
organización SIC
Ventaja
competitiva,
Diferenciación y
Globalización
Ganar por el
“leadership”
Informática
estratégica en lo
cotidiano
Aquel que pueda
ayudar a generar
una ventaja
competitiva
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4. RELACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Y LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA
GESTIÓN
Quienes se encuentran al mando de una empresa, la alta dirección o las juntas
de accionistas, deben determinar primero que todo en el camino hacia la consecución
de sus objetivos, una posición fija para la organización, es decir, a donde quieren
llegar, como pretenden llegar y en cuanto tiempo estiman hacerlo. Por medio de la
misión y visión de la empresa se puede visualizar esto de forma resumida para el
público general.
Todos los puntos anteriores quedan plasmados en la estrategia de la empresa,
la cual consiste en una planificación de largo plazo para la consecución de los objetivos
planteados.
Para lograr una adecuada definición de la estrategia, en primer lugar los
objetivos planteados deben ser razonables de acuerdo con la capacidad de la
empresa. Esta capacidad va ligada a la calidad de la gestión al interior de la empresa,
el cómo se manejen los flujos de información y la confiabilidad de la información de
acuerdo con los procesos por medio de los cuales esta se obtiene, principalmente los
procesos de control interno.
Lo anterior permite hacer análisis de las competencias de la organización,
analizar la organización y su posición en el mercado, cuales son las posibilidades
reales de crecimiento, hacer una definición de los parámetros claves en la industria de
tal forma de hacer adecuados seguimientos y comparaciones, poder definir cuales
serán los planes estratégicos para las distintas áreas funcionales para la organización
como marketing y ventas, establecer necesidades de recursos humanos y recursos
tecnológicos, definir áreas de operaciones, situación financiera, etc. También es
posible fijar estándares, sistemas de medición, análisis de desviaciones, proyecciones,
entre otros.
14
Es aquí, en donde un adecuado sistema de control de gestión juega un papel
trascendental, ya que será este sistema de información el que provea la información
que se procesará para la toma de decisiones.
Claramente, el diseño del sistema debe estar íntimamente ligado a la estructura
y características de la organización para obtener resultados satisfactorios. El sistema
debe generar información que nos indique claramente cual es el estado de la empresa.
Además los reportes que entreguen los sistemas deben ser consistentes, necesarios y
oportunos.
Diseño del sistema de control de gestión
Una vez que tenemos desarrollada nuestra herramienta de control de gestión,
se debe diseñar el sistema que sustentará dicha herramienta. Los aspectos más
importantes a considerar en el diseño del sistema deben ser la estructura y la
estrategia de la organización. Esto entrega mayores probabilidades de lograr que los
resultados y el funcionamiento de la empresa sean consistentes con los objetivos
planteados para la organización,
¿Pero y cómo incide la estructura organizativa en el diseño de nuestro sistema de
control?
La estructura de la organización debe facilitar el funcionamiento de la
organización y sus actividades. La forma en que dicha estructura esté definida es clave
en el diseño del sistema y tiene profundas implicancias en éste. En particular, el grado
de formalización y centralización de las decisiones, así como el tipo de estructura
organizativa, condicionaran las características del sistema.
¿Y el nivel de formalización de los procesos?
En primer lugar, el grado en que la formalización influirá en la estructura
organizacional, depende de las características del sistema de control. Sabemos que
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mientras mayor sea la incertidumbre frente a las decisiones, mayor será la dificultad
para lograr la formalización de los procedimientos.
Los distintos niveles de formalización estarán asociados directamente al tipo de
control que la empresa realice:
Control familiar
Control burocrático
Control por resultados
Control ad-hoc
Por lo general son organizaciones
pequeñas y muy centralizadas las que
utilizan este tipo de control. El propietario es
el líder y supervisor directo.
Se realiza a actividades rutinarias. El líder
delega bajo su directa confianza. Alta
fidelidad al líder, que promueve la ineficacia
y la poca innovación.
No hay utilización de mecanismos formales.
Existe en actividades rutinarias que
permiten una elevada formalización. El
énfasis esta puesto en los procedimientos y
no en los resultados. No hay espontaneidad
al actuar, por lo que se pierde la flexibilidad.
Se presenta en actividades relativamente
rutinarias
en
ambientes
altamente
competitivos. Alta descentralización de las
decisiones. Todo se evalúa en torno a los
resultados. Disminuye la necesidad de
supervisión directa, la coordinación se
establece
a partir de los precios de
transferencia y presupuestos.
En casos en que existe una elevada
descentralización.
Medio
ambiente
dinámico. Se promueve por medio de la
motivación
individual,
confianza
interpersonal
y
supervisión
directa.
Ambiente de autocontrol.
Tabla: Sistemas de control
Para las organizaciones que se desenvuelven en un medio dinámico e incluyen
altos niveles de tecnología, el control ad hoc o por resultados será adecuado. En casos
en que sea difícil definir y formalizar las tareas y por ende medir los resultados de estas
mismas, suele utilizarse el sistema de control ad hoc. El enfoque principal es hacia la
identificación de los individuos con la organización, por lo que tendrá como
16
consecuencia que los controles sean más informales, se desarrolla la confianza
interpersonal y supervisión directa de los individuos. Aquí los sistemas de información
pierden relevancia como mecanismo de control, y se utiliza más como seguimiento de
metas, presupuestos y toma de decisiones. Como una alternativa al control ad hoc
aparece el control familiar, en donde la cultura de la empresa gira en torno al líder de
ésta, por lo que es común que el grupo este cohesionado e identificado con la
empresa.
El control por resultados es necesario en casos de alto nivel de delegación de
funciones, decisiones descentralizadas, donde existen objetivos y estándares respecto
de los resultados y se evalúa a los responsables en función de los resultados. Bajo
este contexto un sistema de control asociado a los distintos centros de responsabilidad
permite asegurar los resultados y reducir la necesidad de supervisión directa, ya que
los presupuestos y precios de transferencias se encargan de buena parte de esa labor.
Para el caso de organizaciones que funcionan bajo un control burocrático, como
normalmente son las organizaciones públicas, presentan actividades rutinarias y un
enfoque hacia los procedimientos y no a los resultados, con una alta formalización. La
delegación no implica perdida de control ni aumento de la supervisión directa.
¿Y cómo afecta el grado de centralización?
Desde el punto de vista del grado de centralización de la estructura
organizativa, mientras más descentralizada se encuentre la organización mas difícil y
costoso es realizar el control, por lo que es lógico la preferencia por las estructuras
centralizadas. En la medida que la descentralización sea mayor, también será
necesario un sistema de información para control mas formalizado y este debe estar
enfocado a controlar las variables que inciden de la gestión descentralizada en los
diferentes responsables. Normalmente deberían predominar en este sistema los
controles financieros y orientación a los responsables. Debe trabajarse eso si, sobre la
base de que la planificación está realizada adecuadamente de tal forma de tener una
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asignación adecuada de recursos para que las distintas unidades puedan cumplir los
objetivos locales y a la vez dar cumplimiento a los objetivos globales de la empresa.
El planteamiento de los indicadores, frente a la alta delegación, se basa en los
resultados, o sea son más bien cuantitativos. El componente evaluativo del sistema se
plantea basándose en variables financieras y no financieras.
Ahora, para una organización centralizada, el sistema de control tendrá carácter
de poco sofisticado, más bien informal. Los indicadores planteados están enfocados a
la calidad y resultados, por lo que las variables utilizadas no necesariamente son del
tipo financieras, dado que se busca alcanzar las metas globales de la empresa.
Estructura organizativa
Las organizaciones pueden adoptar distintas formas para su estructura
organizacional: funcional, divisional o matricial.
En una estructura funcional, se presenta el control del tipo burocrático y con
orientación a la eficiencia. El desarrollo de control de gestión en este tipo de
organización esta dominado por el registro de información y no por el control, el cual
sólo se presenta al momento de la asignación de recursos.
Cuando una organización es descentralizada, estamos frente a una estructura
divisional. Esta presenta una fuerte orientación al mercado, por lo que los resultados e
indicadores ligados a la eficacia son preponderantes. Entonces la forma de hacer
control de gestión debe suministrar la información suficiente para planificar y evaluar a
los responsables.
Las estructuras matriciales, pueden presentar una mezcla de controles del tipo
ad hoc y de resultados, debido a la complejidad de las actividades de los centros de
costos. Las actividades y el desempeño de un centro afectan a las actividades y el
desempeño de otros centros, ya que la interrelación es fuerte. Es por estas razones
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que toman valor los indicadores cualitativos, los mecanismos informales, que por lo
general son de difícil definición y medición, y la información no financiera, para poder
coordinar las actividades de las diferentes unidades.
Adaptación a la Estructura Organizacional
La integración del sistema de información a la estructura organizacional se verá
reflejada en los indicadores que se definan. Estos deben establecerse en función de la
empresa, deben entregar información relevante para esta empresa y no otra. Las
responsabilidades de cada individuo o centro deben ser medidas a través de estos
indicadores. Por lo que el sistema debe estar adaptado exclusivamente a la
organización.
Un tema relevante en el logro exitoso de la implantación de un sistema es el
recurso humano. Las personas que trabajarán con dicho sistema. Si las necesidades
de información que tienen los usuarios no son concretadas por el sistema, existirá una
alta probabilidad de fracaso y también de ofrecer una motivación negativa a los
individuos, por no cumplir con las expectativas. La estrategia entrega las líneas hacia
las cuales se quiere orientar el comportamiento de las personas, lograr contribuciones
reales al logro de los objetivos, pero el fracaso de la implantación de un sistema de
control de gestión puede transformarse en un cuello de botella en este camino. He
aquí, la importancia del diseño del sistema, ya que este debe permitir agregar valor a
labor de los usuarios, la información obtenida debe ser la adecuada y esta debe
entregar salidas o reportes que sean realmente útiles, herramientas de análisis.
Uno de los temas muy en boga hoy en día a nivel de las organizaciones
mayores, es el autocontrol y este sólo se logra teniendo individuos motivados, que
puedan desarrollarse personalmente en forma paralela al desarrollo de la empresa, con
lo que claramente será un aporte en este sentido un sistema que les permita salir de
las tareas estructuradas, que les permitan hacer análisis y desarrollar sus
conocimientos.
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Incidencia de la estrategia en el sistema de control
El sistema de control de gestión es un importante protagonista en la estrategia
de la empresa. Es un apoyo a la formulación estratégica y al posterior control de la
implantación de ésta. Permite visualizar mediante sus resultados si es que existe
congruencia entre la dirección y los centros de actividad con los objetivos globales
planteados. Para esto necesita de información precisa y de calidad.
Sabemos que la información necesaria para la estrategia debe ser cualitativa
como cuantitativa. Pero el sistema de control, por lo general, tendrá procesos
asociados a la entrega de resultados numéricos, o sea variables cuantitativas. Los
sistemas de control de gestión deben entregar la información que permita diagnosticar
potenciales problemas en la estrategia y facilitar el análisis de decisiones alternativas y
su selección.
Las entregas cuantitativas están asociadas por lo general a la información
contable, pero las organizaciones no usan dicha información para la formulación
estratégica, sino que prefieren información de carácter cualitativo para aspectos
internos y externos. Esto porque la información contable presenta algunas deficiencias
como su orientación al corto plazo; su análisis de la situación pasada por medio de las
desviaciones que no permite tomar decisiones de largo plazo; los métodos para decidir
sobre inversiones de capital son incompatibles con su control posterior, ya que existen
diferencias en los criterios de valorización de estas; no entrega aspectos cualitativos;
no considera el entorno competitivo; no considera costos alternativos y tiene asociados
procesos demasiado rutinarios.
Para poder contrarrestar estas deficiencias y lograr que la información contable
sea un aporte al proceso estratégico, el sistema de control de gestión debe ayudar
separando la información requerida para la estrategia, la requerida en los proyectos de
inversión, y la que corresponde a la explotación normal de la empresa; aplicar modelos
de simulación para visualizar los impactos de los cambios en las políticas de precios,
cambios de servicios, política I+D, calidad de las materias primas, entorno económico,
20
etc.; presentando información financiera y no financiera, esta última cuantitativa y
cualitativamente, considerando costos relevantes, análisis estratégicos de costos, etc.;
y referenciación respecto de los competidores y entorno; estimular la flexibilización de
la información para cada tipo de decisión.
Tipo de estrategia
El diseño del sistema de control de gestión debe realizarse en función de la
estrategia. Si la estrategia es por ejemplo, expansión de ventas mediante precios más
bajos que la competencia o mediante diferenciación, exigirá un énfasis distinto.
Si la estrategia es aumentar las ventas por medio de precios mas bajos que los
competidores, se centrará entonces en el liderazgo en costos, habrá énfasis en
controlar los costos, por lo que la inversión deberá estar enfocada a la automatización
de los procesos y a una integración vertical, lo que también aumentará la relevancia del
área I+D en búsqueda de una tecnología líder en el mercado. También es posible
lograr una reducción de costos por medio de una subcontratación de procesos, un
aumento de la cuota de participación de mercado o aprovechamiento de economías de
escala. La idea es controlar los costos sin perder la calidad.
El otro caso, es que la estrategia estuviese enfocada a la diferenciación de
productos, para lo cual se requiere elevada tecnología, capacidad innovadora, calidad,
diseño, etc. La idea es ofrecer al mercado productos exclusivos por los que los clientes
estén dispuestos a pagar un alto precio. La inversión debe enfocarse entonces al área
I+D y Marketing. La tecnología debe ser líder en el mercado. La organización debe ser
lo suficientemente flexible para poder adaptar las innovaciones a las necesidades del
mercado y las tecnologías existentes en forma rápida.
Presupuestación
La planificación financiera anual debe estar integrada con la estrategia a largo
plazo. Por lo que el sistema debe apoyar la presupuestación, ya que los presupuestos
21
anuales son el reflejo de la estrategia. El control debe estar enfocado a la medición de
las actuaciones de los distintos centros de responsabilidad, con criterios de corto y
largo plazo.
Obtención de Ventajas Competitivas
Desde el punto de vista de tecnologías de información, una ventaja competitiva
se define como el uso de información para adquirir peso en el mercado, lo que permite
a una organización diferenciarse de sus competidores o del mercado en general. Utiliza
información disponible generalmente para todos, pero la gran diferencia radica en la
forma de obtenerla, analizarla, interpretarla, lo que a fin de cuentas se espera que
provoque la obtención de algo que el resto de los competidores o el mercado en
general no tiene. La creación de valor es requisito para la obtención de una ventaja
competitiva.
Una buena estructuración de las herramientas de gestión, es lo que permite a
una organización obtener un nivel de comprensión óptimo del funcionamiento integral
de ella, y así fácilmente identificar cual es la información que le permitirá diferenciarse
del resto.
Un sistema bien enfocado y construido permitirá potenciar la organización y
eventualmente la obtención de
una ventaja competitiva, gracias a información
diferenciadora y de calidad.
Una empresa se desenvuelve entre dos grandes ámbitos: interno y externo. El
interno, compuesto por los procesos y actividades que permiten a la organización
generar productos o servicios. Este ámbito es administrado por la dirección y alta
gerencia en torno a los objetivos estratégicos. El ámbito externo está compuesto por
las interacciones de la empresa con el entorno, hablamos de las actividades que toman
recursos del medio y las que los entregan transformados al mismo.
22
Todas las empresas enfrentan entornos distintos, pero es posible identificar
elementos comunes a la mayoría de estas, sin que influyan variables como tamaño o
rubro por ejemplo.
Gobierno
Sindicatos
laborales
Proveedores
Competencia
Entorno
financiero
La empresa
Accionistas o
dueños
Clientes
Comunidad
Global
ref: Ocho elementos del medio ambiente. Sistemas de información gerencial.
Raymond Mcleod, jr
La interacción con cada uno de estos elementos es la que definirá a la
empresa. Por ejemplo, la relación que existe con los accionistas a quienes se busca en
primer lugar entregar utilidades, cómo crea valor para los clientes para obtener su
preferencia, cómo maneja sus recursos, su fuerza laboral, las relaciones con los
proveedores, cómo manejan la obtención de recursos del mercado financiero, nivel de
competitividad en la industria, entorno geográfico, etc.
La estructura de la organización debe propiciar las actividades que generen
valor. Si el diseño ha sido debidamente realizado de acuerdo a esta, generara flujos de
información de calidad, que otorgarán un mejor nivel de comprensión y de utilidad para
la toma de buenas decisiones, entonces, es necesario que a partir de los elementos
con que interactúa en su entorno, se generen indicadores representativos de niveles
adecuados de flujos o stock, estándares para dichos indicadores, indicadores de
conformidad de clientes, estudio de variables nuevas a incorporar al panel de control y
23
cualquier variable que sea susceptible de ser medida y represente información de
calidad para la empresa.
La información que el sistema genere en forma de números o reportes, bajo un
análisis adecuado, se verá traducida en mejoras constantes, innovaciones oportunas,
buena recepción por parte de los clientes entre otros beneficios que pueden llevar a la
empresa a obtener una mayor participación en el mercado con el consiguiente
aumento de las ventas.
La mantención de una ventaja competitiva es de difícil sustento. Esto porque las
condiciones del entorno cambian, el mercado y los competidores reaccionan, las
tecnologías están en constante evolución y los clientes son una maquina de
necesidades que nacen
necesario
que
la
y cambian en cada momento del tiempo, por lo que es
organización
se
mantenga
en
un
proceso
continúo
de
retroalimentación, de identificación de variables críticas y no críticas, en una actitud
proactiva de tal forma de obtener los mejores resultados posibles. Serán entonces la
propia capacidad de cada empresa para dar uso a la información generada por sus
sistemas, la combinación entre tecnología y la capacidad de innovar,
las
características que propiciaran la diferenciación respecto de los competidores.
Es completamente necesario, ir mas allá del enfoque actual que limita las
tecnologías de información solo a la automatización de procesos y control de costos.
La idea es orientarse a la generación de valor y tomar una posición transversal que se
encuentre centrada en la transformación de los procesos de negocios.
Administración de la información
Desde el punto de vista de la administración de la información. Existen tres
perspectivas: las entradas, los procesadores y las salidas o reportes de información.
24
El diseño realizado de acuerdo con la estructura de la empresa, debe
determinar en forma idónea cuales deben ser los datos que lo alimentaran y cuales son
los resultados en forma de reportes que se esperan.
En el procesamiento de la información, es donde se hacen necesarios recursos
de información para la transformación: hardware, software, especialistas de
información (operadores), usuarios, instalaciones y bases de datos. En este punto es
de vital relevancia las decisiones que tome la dirección de la organización respecto del
personal que utiliza las aplicaciones disponibles, ya que éste debe tener la capacidad
de manejo en tecnologías de la información y lograr aplicar esto a las soluciones de
problemas de negocios.
Entonces, la capacidad de administrar no solo debe aplicarse al funcionamiento
de la organización como un proveedor de producto y servicios, sino también a los
recursos de información.
La responsabilidad de administrar los recursos de información recae sobre lo
que hoy conocemos como CIO (Chief Information officer). Este administrador debe
conocer tanto del negocio como de tecnología, debe estar en contacto con las áreas
comerciales tanto como con su propia línea, en la búsqueda de una mejora continua de
los procesos básicos del negocio.
A partir de su conocimiento global de la empresa, debe dar a conocer los costos
en que se incurre por las tecnologías de información. La unidad informática debe ser
un apoyo para todas las unidades de la organización, tanto operacionales como
administrativas. Es de vital importancia que la organización tenga una total confianza
en la labor que realiza esta unidad y esto sólo se logrará por medio de que la entrega
de servicios de esta sea confiable y efectiva.
25
Planificación estratégica sobre los recursos de información
Para el logro de los objetivos globales planteados en la planificación
estratégica, es necesario que cada área de la empresa haga su planificación
estratégica orientada al logro de la estrategia corporativa. Cada área funcional
entonces, planificará sus recursos en forma independiente de las otras, no obstante
esto no implica que las áreas trabajaran sincronizadamente.
La planificación estratégica de recursos de información y de la empresa se
desarrolla de manera convergente. La planificación de la empresa entrega los
lineamientos para el apoyo que el área de servicios de información puede
proporcionarle, y el plan que tiene el área de información reflejará las demandas
futuras de apoyo a sistemas.
El contenido del plan estratégico de recursos de información debe incluir los
objetivos de los diferentes subsistemas durante un periodo estipulado y los recursos
necesarios para dichos logros, hablamos de hardware, software, recursos humanos e
información y datos que alimentaran los sistemas, fuentes de la información, entre
otros.
Cuadro de mando Integral como herramienta de apoyo al diseño de sistemas.
Una de las herramientas más utilizadas hoy en día por las organizaciones para
el control de gestión empresarial, es el CMI o Cuadro de mando integral. Este permite
visualizar a la organización por medio de perspectivas básicas, determinando cuales
son los puntos de interacción, de tal modo de lograr idealmente un monitoreo integral.
Esta forma de enfocar el estudio al funcionamiento de la organización, hace que la
labor de coordinar las acciones de las distintas áreas, sea más fácil y también, la
coordinación de los esfuerzos de los trabajadores según sus aptitudes. Si el análisis
está bien enfocado, podría determinarse cuales son las áreas y procesos críticos y
cuales los secundarios, permitiendo una adecuada orientación de los esfuerzos.
26
A continuación, se muestra un pequeño esquema del CMI.
FINANZAS
CLIENTES
VISION Y
ESTRATEGIA
PROCESOS
INTERNOS
FORMACION Y
CRECIMIENTO
http://www.improven-consultores.com/paginas/documentos_gratuitos/estrategiaCMI.php
El CMI, nos proporciona una visión dinámica de los aspectos esenciales de la
actividad de una empresa, permitiendo a partir de un tablero de indicadores,
establecidos para cada una de las perspectivas, observar tendencias y evoluciones, lo
que sujeto a un análisis permite anticipar situaciones, prever contingencias, determinar
el grado de incidencia que tienen las variables externas sobre los indicadores internos,
ayudar a planificar al estrategia de la organización, tomar decisiones optimas, etc.
Este cuadro está compuesto por perspectivas observables en la mayoría de las
empresas comúnmente, lo que no implica que para otras empresas no puedan existir
otros elementos.
La metodología se enfoca en la determinación de indicadores representativos
de cada una de las perspectivas, de tal modo que sus variaciones entreguen
información relevante y consistente con el mercado y el nivel de operaciones de la
empresa. Esto es vital para hacer las mediciones, los contrastes, controles y
seguimientos.
27
Al momento de determinar cuales serán los indicadores, estos deben ser
representativos de las operaciones de los distintos centros de responsabilidad, dado
que a partir de las inferencias obtenidas de estos, se evaluarán y replantearan sus
objetivos y los de la organización, afectando la estrategia.
Bajo la perspectiva de Procesos Internos, se incorporan aquellos procesos que
son claves o críticos para la organización. Estos son vitales para la entrega de
productos y servicios adecuados a las necesidades de los clientes. Serán importantes
los indicadores vinculados a la generación de productos, calidad del los procesos,
tiempos en la cadena productiva, productos defectuosos, etc.
La eficiencia general entrega calidad a los procesos, por lo que la interrelación e
interdependencia de estos es clave.
En la perspectiva de Aprendizaje y crecimiento, se incluyen los conocimientos y
habilidades de la empresa para desarrollar sus productos, cambiar frente a los nuevos
escenarios y aprender del entorno. La idea es que el aprendizaje y el crecimiento
logrado en la organización se transformen en un aporte concreto a las otras áreas y
perspectivas de la empresa incluidas en CMI.
Los objetivos que se buscan en esta perspectiva, están enfocados a la
determinación y desarrollo de las competencias de las personas que participan en los
procesos de la organización, análisis y aprovechamiento de las tecnologías existentes
en el mercado que permitan un adecuado respaldo a las operaciones, que los
resultados arrojados por los sistemas de información sean suficientes y adecuados
para la toma de decisiones y la de un ambiente de motivación y autocontrol que
permitan enfocar todos los esfuerzos en el logro de los objetivos globales.
Bajo la perspectiva de Clientes, claramente se quiere llegar a un sólo punto:
Clientes satisfechos. Es necesario entregar productos o servicios que cumplan con las
expectativas de los clientes de tal forma que ellos sean leales a la organización, las
relaciones comerciales con ellos deben estar enfocadas a los mismos logros.
28
Principalmente deben identificarse cuales son los elementos que agregan valor,
enfocarse en los procesos involucrados en dicha creación de valor y generación de
satisfacción.
Un panorama financiero favorable, va de la mano con que se logre identificar
cuáles son las variables que agregan valor a los clientes. Entonces la incidencia del
logro del los objetivos bajo esta perspectiva en el ámbito financiero es trascendental.
La última perspectiva que revisaremos es la que engloba a todas las anteriores:
la perspectiva Financiera. Los resultados financieros de la empresa son producto de la
gestión adecuada de las perspectivas mencionadas. A su vez, al momento de plantear
los objetivos financieros de largo plazo, se detonarán una serie de implicancias sobre
los clientes, los procesos internos y el aprendizaje de la organización.
Los objetivos planteados aquí, tendrán una determinación mayor sobre los
objetivos globales, la estrategia y la forma en que se realizara el control sobre los
resultados obtenidos.
Lo mas importante entonces, a partir de la definición de cuales son los procesos
que se encuentran dentro de las perspectivas, es determinar cómo se relacionan,
cuáles son las relaciones de dependencia, la magnitud de estas, de tal forma que la
relevancia la tenga el conjunto y no cada parte por si sola.
29
5. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Según lo expuesto anteriormente, los sistemas de información son herramientas de
apoyo a la gestión empresarial (como también al control de ésta).
El cómo los sistemas van a poder aportar a las organizaciones depende de factores
mencionados en el capitulo anterior, como son el tipo de organización, la estructura
organizacional, las necesidades de información de cada área de la organización, la
etapa del proceso de toma de decisiones, el nivel organizacional al cual vaya dirigida la
información que recavan, etc.
A continuación se presenta unos cuadros que muestran la relación entre algunos de
estos factores y los sistemas existentes de apoyo.
Sistemas de información según la etapa de la toma de decisiones y la necesidad de información.
30
Sistemas de información según el nivel organizacional y el tipo de decisiones.
Los sistemas de información que se tratarán a fondo en este trabajo son los siguientes:
Sistemas Basados en el Conocimiento (KBS): Ayudan a quienes crean nueva
información, como contadores, ingenieros, etc.
Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS): Ayudan a quienes procesan la
información como secretarias, archivistas, etc.
Sistemas de Información Gerencial (MIS): Brinda informes a quienes administran una
organización. Estos informes son resúmenes de las actividades rutinarias e informes
de excepción.
Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS): Ayuda a quienes deben tomar decisiones que
son semiestructuradas, únicas o que cambian rápidamente. Son más analíticos que
otros sistemas. Son interactivos.
31
Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (EIS): Sirven al nivel superior de administradores, y le
brinda información del entorno.
Sistemas de Gestión de Bases de Datos (DBMS): Permiten mantener y administrar
amplias bases de datos, recuperar e interpretar su información con fines estratégicos.
Sistemas de Apoyo al Control de Gestión: Son aquellos creados para una eficiente
distribución y administración de los recursos de las empresas y para evaluar
inversiones, gestión de procesos, entre otros.
Tipos de sistemas de Información según nivel organizacional
Sistemas de Información Basados en el Conocimiento
(KBS: Knowledge Based Systems)
Una de las áreas que está atrayendo más la atención de los científicos en computación
y los especialistas en información es la de los sistemas basados en el conocimiento.
Según el Computer User High Tech Dictionary, un sistema basado en el conocimiento
es un sistema computacional que está programado para imitar a los humanos en la
resolución de problemas por medio de inteligencia artificial y en referencia a una base
de datos de conocimiento de un sujeto particular.
32
Los KBS son sistemas basados en los métodos y técnicas de la inteligencia artificial.
Sus componentes principales son la base de conocimiento y los mecanismos de
inferencia.
Previo a seguir definiendo los KBS, es necesario entregar una breve definición de lo
que se conoce como “Inteligencia Artificial”.
Inteligencia Artificial
La IA (Artificial Intelligence), es la actividad de desarrollar sistemas computarizados
(tanto hardware como software), para que estos exhiban conductas que se
considerarían inteligentes si se observaran en seres humanos, tales como la lógica, el
razonamiento, la intuición, etc.
Los sistemas de inteligencia artificial exitosos se basan en los conocimientos, las
habilidades y los patrones de razonamiento selectos de seres humanos, pero no dan
muestras de inteligencia humana. Los sistemas de inteligencia artificial actuales no
idean soluciones nuevas o ingeniosas para los problemas, sino que amplían las
facultades de los expertos, sin reemplazarlas ni capturar gran parte de su inteligencia.
En pocas palabras, los sistemas existentes carecen del sentido común y la generalidad
de los seres humanos naturalmente inteligentes.
Aunque las aplicaciones de inteligencia artificial son mucho más limitadas que la
inteligencia humana, son de gran interés para los negocios por las siguientes razones:
o
Para conservar conocimientos y habilidades que podrían perderse cuando
un reconocido experto se retira, renuncia o fallece.
o
Para almacenar información en forma activa (crear una base de
conocimientos de la organización), que muchos empleados pueden
examinar, de manera muy parecida a un libro de texto o manual electrónico,
33
para que otros aprendan reglas prácticas que no se encuentran en los libros
de texto.
o
Para crear un mecanismo que no esté sujeto a sensaciones humanas como
fatiga y preocupación. Estos podría ser de utilidad especial si los trabajos
fueran ecológica, física o mentalmente peligrosos para las personas. Estos
sistemas también podrían ser asesores útiles en tiempos de crisis.
o
Para eliminar trabajos rutinarios e insatisfactorios que realizan las personas.
o
Para ampliar la base de conocimientos de la organización, al sugerir
soluciones a problemas específicos que son demasiado grandes y
complejos para ser analizados por seres humanos en un corto tiempo.
Sistemas Expertos
(Expert Systems)
El tipo más popular de KBS es el sistema experto. Un sistema experto es un sistema
computacional desarrollado en base a una serie de reglas que analiza información
(generalmente entregada por los usuarios), respecto a una determinada clase de
problemas, analiza el problema, y recomienda un determinado curso de acciones que
los usuarios deben llevar a cabo para implementar correcciones. El sistema experto
trabaja de manera heurística, es decir, sobre una regla práctica o una regla de
conjetura aceptable. Son llamados expertos por que emulan el comportamiento de un
experto en un dominio concreto y en ocasiones son usados por ellos. Con los sistemas
expertos se busca una mejor calidad y rapidez en las respuestas dando así lugar a una
mejora de la productividad del experto.
Generalmente, los problemas a ser resueltos son del tipo que normalmente sería
resuelto por un “experto” humano (un médico u otro profesional en la mayoría de los
casos). Los expertos reales en el ámbito del problema presentado son consultados
para proveer “rules of thumb” (terminología asociada a algún tipo de regla aplicable en
un tanteo de una muestra), en cómo ellos evalúan los problemas, ya sea
explícitamente con la ayuda de sistemas de desarrollo experimentados, o a veces
implícitamente, al encomendar a dichos expertos que evalúen casos de prueba y usen
34
programas computacionales para examinar la información de prueba y (de manera
estrictamente limitada), deriven reglas de esto.
El éxito de un sistema experto radica fundamentalmente en el conocimiento sobre el
dominio que trata y su capacidad de aprendizaje. El conocimiento sobre el dominio
proporciona al sistema experto mayor información sobre el problema a tratar y su
entorno, de forma que pueda generar y adaptar soluciones de forma más precisa, al
tener un conocimiento más profundo sobre el tema, de forma similar a un experto
especializado. El aprendizaje, inductivo o deductivo según corresponda, proporcionará
al sistema experto mayor autonomía a la hora de abordar problemas totalmente
desconocidos;
pudiendo
generar
nuevo
conocimiento
partiendo
del
extraído
inicialmente del experto o expertos humanos.
Un Sistema Experto consta de los siguientes elementos:
o
Base de conocimientos (BC): Contiene conocimiento modelado extraído del
diálogo con el experto.
o
Mecanismo de aplicación del conocimiento (MAC): Es el encargado de realizar
las inferencias. Depende del tipo de representación del conocimiento.
o
Base de afirmaciones (BA): En ella el MAC almacena sus conclusiones
transitorias.
o
Interfaz de usuario: De ella depende la aceptación del sistema por parte del
usuario.
o
Base de datos: Base de datos tradicional. La diferencia con la BC es que aquí
se guardan datos y en la BC se almacena conocimiento. Por ejemplo, en un
sistema experto sobre medicina la BD contendría las fichas de los pacientes
mientras que la BC contendría el conocimiento de un médico.
o
Módulo de explicación (ME): Debe mostrar al usuario la secuencia de
inferencias llevadas a cabo por el MAC.
35
o
Módulo de aprendizaje y modulo de adquisición de conocimiento: Como su
nombre indica, sirve para que el propio sistema aprenda.
Los sistemas expertos cuentan con varios factores que los hacen ventajosos frente a
otro tipo de sistema de información. Estas ventajas se pueden subdividir según a quien
afectan en el entorno de la empresa.
Ventajas de los sistemas expertos para los gerentes:
Los gerentes usan sistemas expertos con la intención de mejorar las decisiones que
toman. Esto se logra gracias a la posibilidad de:
o
Considerar más alternativas: Un sistema experto puede permitir a un gerente
considerar más alternativas en el proceso de resolver un problema. Por
ejemplo, un gerente financiero que sólo ha podido rastrear el desempeño de 30
acciones a causa de la gran cantidad de datos que es preciso considerar podría
rastrear 300 acciones con la ayuda de un sistema experto. Al poder considerar
un mayor número de posibles inversiones, aumenta la posibilidad de
seleccionar las mejores.
o
Aplicar un nivel más alto de lógica: Un gerente que usa un sistema experto
puede aplicar la misma lógica que aplicaría el experto más prominente en el
campo.
o
Dedicar más tiempo a evaluar los resultados de las decisiones: En muchos
casos el gerente puede asesorarse rápidamente con el sistema experto, y así
tener más tiempo para sopesar los posibles resultados antes de que sea
necesario actuar.
o
Tomar decisiones más consistentes: La computadora no tiene días buenos y
malos como el gerente humano. Una vez programado el razonamiento en la
computadora, el gerente sabe que se seguirá el mismo proceso de
razonamiento para cada problema.
36
Ventajas de los sistemas expertos para la compañía:
Una compañía que implementa un sistema experto puede esperar:
o
Mejor desempeño de la compañía: A medida que los gerentes de la compañía
extienden sus capacidades de resolución de problemas con la ayuda de
sistemas expertos, los mecanismos de control de la compañía mejoran. La
compañía se vuelve más capaz de alcanzar sus objetivos.
o
Mantener el control sobre los conocimientos de la compañía: Los sistemas
expertos ofrecen la oportunidad de poner los conocimientos de los empleados
más experimentados a disposición de los empleados más nuevos y menos
experimentados, incluso después de que los empleados han salido de la
compañía.
o
Pero los sistemas expertos presentan también sus desventajas, tales como el
hecho de que éstos no pueden manejar conocimientos inconsistentes. Ésta es
una desventaja real porque, en los negocios, pocas cosas son siempre ciertas,
a causa de la variabilidad en el desempeño humano. Además, los sistemas
expertos no pueden aplicar el juicio y la intuición que son ingredientes
importantes de la resolución de problemas semi-estructurados.
Redes Neuronales
(Neuronal Networks)
Ha ido tomando fuerza en el último tiempo el interés por enfoques ascendentes de AI,
en los que se diseñan máquinas que imitan el proceso físico de razonamiento del
cerebro biológico.
El cerebro humano esta compuesto de miles de millones de neuronas, las cuales
mediante pequeñas descargas eléctricas se comunican entre sí por “cables” (axones y
dendritas), haciendo posible que las distintas zonas del cerebro se interrelacionen,
analicen la información recibida y puedan reaccionar a los distintos estímulos que se
reciben.
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La capacidad de procesamiento y de interconexión del cerebro es inalcanzable para
maquina alguna creada por el hombre, inclusive utilizándose la tecnología existente en
la actualidad. Pese a éstas diferencias, se han simulado redes complejas de neuronas
mediante el uso coordinado de software y hardware especialmente creado para tal fin.
Se define por tanto a una red neuronal artificial como un modelo, basado en hardware,
software u ambos, que simula la forma en que las neuronas interactúan para procesar
datos y aprender con la experiencia.
Según los expertos en el tema de las redes neuronales, la ventaja que presenta éste
modelo sobre los sistemas expertos radica en que al tratar de inculcarse inteligencia en
el hardware, se logra una capacidad más general para aprender y resolver problemas
que en los sistemas expertos, siendo estos muy específicos y de difícil
readiestramiento ante cambios en las estructuras de los problemas abordados
inicialmente.
Aún así, las redes neuronales no logran garantizar por sí mismas una solución con total
certeza, llegar a la misma solución sucesivamente con los mismos datos de entrada ni
tampoco lograr la mejor solución. Las redes son muy sensibles y podrían no funcionar
bien si su adiestramiento no cubre suficientes datos o si cubre demasiados. Debido a
esto, lo mejor es usar las redes neuronales como ayudas para tomadores de
decisiones humanas, no como sustitutos de ellos.
Razonamiento Basado en Casos
CBR (Case-Based Reasoning)
Los sistemas expertos capturan primordialmente el conocimiento de expertos
individuales, pero las organizaciones también poseen conocimientos y saber colectivos
que han acumulado al paso de los años. Estos conocimientos de la organización se
pueden capturar y almacenar utilizando razonamiento basado en casos.
38
El CBR es el proceso de resolver nuevos problemas basados en la solución de
problemas similares ocurridos en el pasado. Se basa en datos históricos para
identificar los problemas y recomendar soluciones.
La secuencia que recorre este proceso va desde la búsqueda de información sobre
casos similares al problema en cuestión ocurridos anteriormente, adaptar y reutilizar la
solución al problema actual, testear o simular la nueva situación para definir necesarias
revisiones, y finalmente al ser adaptada con éxito la solución al problema actual, se
almacena el resultado de la experiencia para futuras referencias.
Lógica Difusa
(Fuzzy Logic)
Consiste en AI basada en reglas que tolera imprecisión porque usa términos no
específicos (conocimientos imprecisos, inciertos o poco confiables), llamados funciones
de membresía, para resolver problemas.
La lógica difusa permite solucionar problemas que antes no podían resolverse, y así
mejorar la calidad de los productos, permitir que los administradores tomen decisiones
y controlen sus organizaciones, etc.
Algoritmos Genéticos (Computación Adoptiva)
Se refiere a las diversas técnicas de resolución de problemas, que se basan en la un
constante proceso de evolución de las soluciones a problemas específicos, mediante el
uso del modelo de organismos vivos que se adaptan a su entorno (dígase procesos
como reproducción, mutación y selección natural).
Así pues los algoritmos genéticos promueven la evolución de soluciones a problemas
específicos, al controlar la generación, variación, adaptación y selección de posibles
soluciones, mediante procesos con bases genéticas. A medida que las soluciones se
39
alteran y combinan, las peores se desechan y las mejores sobreviven para producir
soluciones todavía mejores.
Agentes Inteligentes
Los agentes inteligentes son programas de software que usa una base de
conocimientos integrada o aprendida para realizar tareas específicas, repetitivas y
predecibles, para un usuario individual, un proceso de negocios o una adaptación de
software. Se pueden programar de modo que tomen decisiones con base a las
preferencias personales del usuario.
Como ejemplos de éste tipo sistemas se puede mencionar al asistente de Office,
buscadores web como con los que cuentas Yahoo, Google, etc., entre otros.
Automatización de Oficinas
(OA: Office Automation)
La automatización de oficinas se remonta a principios de la década de los sesenta,
cuando IBM acuñó el término “procesamiento de textos” para expresar el concepto de
que la actividad de oficina se centra en el procesamiento de palabras.
Desde el debut del procesamiento de textos, se han aplicado otras tecnologías al
trabajo de oficinas, y juntas reciben el nombre de automatización de la oficina. La
automatización de la oficina (OA) incluye todos los sistemas electrónicos formales e
informales cuya función primordial es la comunicación de información entre personas,
de dentro y de fuera de la compañía.
Algunos sistemas de OA son formales, en la medida en que se planifican y quizá
documentan con un procedimiento escrito. Estos sistemas formales se implementan en
el nivel de la compañía para satisfacer las necesidades de la organización de manera
similar a como lo hace un MIS.
40
Sin embargo, la mayor parte de los sistemas de OA ni se planifican ni se escriben en
documentos. Estos sistemas de OA informales se implementan de forma parecida a los
DSS, es decir, cada vez que un individuo los necesita para satisfacer sus propias
necesidades únicas.
La palabra clave que caracteriza la OA es comunicación. La intención de la OA es
facilitar todo tipo de comunicaciones, tanto orales como escritas.
Los sistemas de OA actuales facilitan la comunicación no sólo entre personas dentro
de la compañía, sino también entre esas personas y otras del entorno de la compañía.
Todas las personas que trabajan en oficinas usan la OA. Básicamente hay cuatro
categorías de usuarios: gerentes, profesionales, secretarios y oficinistas. Los
profesionales están en el mismo nivel que los gerentes pero no tienen subalternos,
más bien, contribuyen con habilidades especiales de un tipo u otro. Ejemplos de
profesionales son los compradores, vendedores y otros asistentes especiales del
personal como investigadores de mercados y estadísticos. Los gerentes y
profesionales se conocen colectivamente como trabajadores del conocimiento, porque
su principal contribución a las actividades en las que participan está constituida por sus
conocimientos. Los secretarios y oficinistas apoyan a los trabajadores del
conocimiento.
La capacidad de la OA para vincular a las personas electrónicamente ha abierto
nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha
capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una
oficina. En vez de ello, ese trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el
empleado se encuentre. El nombre que se da a esta capacidad es el de oficina virtual,
termino que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en
cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo esté vinculado con uno o más de los sitios
fijos de la compañía por medio de algún tipo de comunicación electrónica.
41
La oficina virtual supera las restricciones físicas del lugar de trabajo con la ayuda de la
electrónica y así hace posible lograr varias ventajas reales como:
o
Menor costo de instalaciones: La compañía no tiene que contar con tanta
capacidad de oficinas, ya que algunos empleados están trabajando en otro
lado. Esto permite reducir los costos de renta y expansión de oficinas.
o
Menor costo de equipo: En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada
empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo
de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos.
o
Red formal de comunicaciones: Puesto que los trabajadores a distancia deben
mantenerse informados y recibir instrucciones específicas, se está concediendo
más atención a la red de comunicaciones que la que se le presta
ordinariamente. En el ambiente de oficina tradicional, una buena parte de la
información se comunica mediante conversaciones casuales y por observación.
La creciente atención a las necesidades del trabajador a distancia podría
producir mejores sistemas de comunicación que cuando todos los empleados
trabajan en sitios fijos.
o
Menos interrupciones del trabajo: Cuando tormentas de nieve, inundaciones,
huracanes y cosas por el estilo impiden a los empleados viajar al lugar de
trabajo, la actividad de la compañía puede paralizarse. En un ambiente de
oficina virtual, gran parte de la actividad puede continuar.
o
Contribución social: La oficina virtual permite a la compañía contratar personas
que de otra manera no tendrían oportunidad de trabajar. Las personas con
discapacidades, los ancianos y los padres con hijos pequeños pueden trabajar
en casa. Así, la oficina virtual ofrece a la compañía una oportunidad de
expresar su conciencia social.
Estas ventajas lo son del punto de vista de la compañía. Sólo la ventaja de contribución
social beneficia también a los empleados, que de otro modo no tendrían trabajo.
Pese a estas ventajas tan importantes, existen ciertas desventajas que son asumidas
por quienes adoptan la estrategia de oficina virtual:
42
o
Sensación de aislamiento: cuando los empleados no entran en contacto a diario
con sus colegas, pierden la sensación de ser una parte importante de una
organización.
o
Temor a perder el trabajo: puesto que el trabajo del empleado se realiza con
independencia de la operación de la compañía, los empleados fácilmente
pueden comenzar a sentir que no son indispensables y llegar a la conclusión de
que cualquier persona con una computadora y un “modem” puede hacer el
trabajo, y que podrían ser víctimas de un “despido electrónico”.
o
Decaimiento en el ánimo: Varios factores pueden hacer que baje el ánimo de
los empleados. Uno es la ausencia de la retroalimentación positiva que se
genera en la interacción cara a cara con superiores e iguales. Otro es el hecho
de que los salarios que se pagan a los trabajadores a distancia tienden a ser
menores que los que se pagan en oficinas fijas.
o
Tensión familiar: Si hay tensiones en casa, el trabajador no puede escapar de
ellas durante unas cuantas horas. También podría aumentar la tensión porque
el cónyuge podría ver el trabajo a distancia como una forma de evitar las
responsabilidades familiares.
Con posterioridad al procesamiento de textos como aplicación de OA, comenzaron a
aparecer otros tipos los cuales hoy por hoy son muy populares:
o
Procesamiento de Datos
o
Correo Electrónico
o
Correo de Voz
o
Agenda Electrónica
o
Audioconferencias
o
Videoconferencias
o
Conferencias por computadora
o
Transmisión por facsímil (FAX)
o
Videotex
o
Manejo de Imágenes
o
Autoedición
43
Sistemas de Información para Ejecutivos
(EIS: Executive Information Systems)
Son sistemas computarizados que proveen a los ejecutivos un fácil acceso a
información interna y externa que es relevante para sus factores críticos de éxito. Este
concepto nació de la demanda de sistemas de información que respondieran a las
necesidades reales de los ejecutivos en las organizaciones apoyándolos en la
resolución de problemas no estructurados basándose en fuentes de información
internas y externas, con la facilidad de resumir, filtrar, comprimir y rastrear datos
críticos para las organizaciones, enfatizando la reducción de tiempo y esfuerzo
requeridos para obtenerlos.
Las principales características de los Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS)
son las siguientes:
o
Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta
administración de la empresa. Esto implica que ejecutivos diferentes pueden
requerir información o formatos de presentación distintos para trabajar en una
compañía en particular. Lo anterior se debe a que los factores críticos del éxito
pueden variar de un ejecutivo a otro.
o
Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio. El
sistema debe contar con capacidad de manejar información que proviene de los
Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de información.
Esta información externa puede provenir de bases de datos externas, periódicos y
cartas electrónicas de la industria, entre otros; todo esto en temas tales como
nuevas tecnologías, clientes, mercados y competencia, por mencionar algunos.
o
Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin
el apoyo o auxilio de intermediarios. Esto puede representar un reto importante,
ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos
computacionales por el temor a cambiar.
44
o
Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombremáquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en
forma de texto.
o
Capacidades de análisis de datos, tales como hoja electrónica de cálculo,
lenguajes especializados de consulta que utilicen comandos de SQL.
o
Herramientas para la organización personal del ejecutivo, tales como calendario,
agenda y tarjetero electrónico.
Como podemos observar, los EIS poseen múltiples características, estas han
permitido elevar el nivel de confianza en la toma de decisiones, esto gracias a que los
EIS permiten obtener una visión desde diferentes ángulos de los datos, reduciendo
con ello en gran medida la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones.
Los EIS logran que en el proceso de toma de desiciones, al optimizar la información
de los reportes corporativos o divisionales de la organización, esta optimización se
haga a través de:
o
La redefinición los métodos de recopilación de la información, esto permite
que quien este encargado de tomar decisiones no se involucre en la obtención
de los datos de manera directa, sino que se enfoque sus energías al análisis
de la información.
o
El mejoramiento la certidumbre de los datos.
o
Haciendo más rápido el proceso de obtención de la información.
o
Mediante la realización de cambios en la manera de presentar la información,
haciendo uso de nuevas técnicas de presentación como: gráficas,
histogramas, dibujos y animaciones.
o
El rediseño de los sistemas actuales de reportes, mediante los cuales se les
da mayor importancia a los factores críticos que permitirán tener un mejor
rendimiento de la organización.
Los EIS contribuyen de manera importante a apoyar la toma de decisiones al permitir
redefinir y reorientar algunas de las fases del ciclo administrativo de una
organización, principalmente a la planeación y control. Esto permite a la organización
45
optimizar en la asignación de recursos, tanto cuantitativos como cualitativos, además
de mejorar sus procesos y por ende aumentar sus utilidades.
Hoy día los EIS están progresando muy rápido, y es muy posible que en un tiempo
muy cercano estos sistemas sean muy diferentes. Las tendencias de cambio son las
siguientes:
o
Una mejor integración con otras aplicaciones.
o
Mejor software comercial para el desarrollo de EIS.
o
Mejores interfases sistema-usuario.
Entre las ventajas que entregan los EIS, podemos señalar, entre otras:
o
Información a tiempo: acceso más rápido, información más exacta, relevante y
concisa
o
Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la información, aún de datos externos,
mejor sensibilidad al medio, y más información competitiva
o
Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicación, desempeño mejorado,
ahorro en tiempo de ejecución, mejor presentación de los datos
o
Cumplimiento de objetivos estratégicos: Aumento en radio de control,
planeación mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de
problemas, mejor desarrollo de alternativas
o
Economía: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en
las necesidades del cliente, apoyo de reducción en la organización
o
Los Sistemas de Información para Ejecutivos son un tipo de sistemas que
apoyan la toma de decisiones, existen otros tipos de sistemas que también
ayudan en la toma de decisiones como son: Sistemas de Soporte a la toma de
Decisiones, Sistemas para la toma de Decisiones en Grupo, Sistema
Expertos; dependerá de las necesidades de cada organización el uso de uno
o varios tipos de estos sistemas.
46
Finalmente es importante destacar que EIS son solo una herramienta que apoya la
toma de decisiones, que no pueden pensar o razonar, en último lugar quien interpreta
y toma la decisión es el usuario.
Sistemas de Información de Apoyo a la Toma de Decisiones
(DSS: Decision Support Systems)
Un sistema de soporte a la decisión es un sistema de información gerencial que
combina modelos de análisis (de información, procesos, etc.) y datos para resolver
problemas semi-estructurados y no estructurados involucrando al usuario a través de
una interfaz amigable. Su propósito principal es dar apoyo y mejorar el proceso de
toma de decisiones a lo largo de las etapas del mismo: inteligencia, diseño, selección
e implementación.
Este apoyo se da en diferentes niveles gerenciales, desde
ejecutivos de la alta administración hasta gerentes de línea, y se pueden utilizar de
manera individual (por usuarios) o de manera grupal. Los DSS principalmente se
utilizan para decisiones estratégicas y tácticas en la gestión a nivel superior, donde
las situaciones consideradas como problemáticas se presentan con baja frecuencia
más sin embargo poseen consecuencias potenciales altas; debido a esto la
organización debe enfocarse a encontrar solución y obtener resultados benéficos a
largo plazo.
Un sistema de soporte a la decisión es un sistema de información gerencial que
combina modelos de análisis (de información, procesos, etc.) y datos para resolver
problemas semi-estructurados y no estructurados involucrando al usuario a través de
una interfaz amigable. Su propósito principal es dar apoyo y mejorar el proceso de
toma de decisiones a lo largo de las etapas del mismo: inteligencia, diseño, selección
e implementación.
Este apoyo se da en diferentes niveles gerenciales, desde
ejecutivos de la alta administración hasta gerentes de línea, y se pueden utilizar de
manera individual (por usuarios) o de manera grupal. Los DSS principalmente se
utilizan para decisiones estratégicas y tácticas en la gestión a nivel superior, donde
las situaciones consideradas como problemáticas se presentan con baja frecuencia
47
más sin embargo poseen consecuencias potenciales altas; debido a esto la
organización debe enfocarse a encontrar solución y obtener resultados benéficos a
largo plazo.
Como definición de un sistema de soporte a la decisión es un sistema de información
gerencial que combina modelos de análisis (de información, procesos, etc.) y datos
para resolver problemas semi-estructurados y no estructurados involucrando al
usuario a través de una interfaz amigable. Su propósito principal es dar apoyo y
mejorar el proceso de toma de decisiones a lo largo de las etapas del mismo:
inteligencia, diseño, selección e implementación.
Inteligencia: Es la etapa del proceso de toma de decisión en la que el individuo
recopila información para identificar problemas que ocurren en la organización.
Diseño: Etapa en la cual el individuo concibe las posibles alternativas al problema en
la organización.
Selección: Etapa en la que el individuo selecciona una alternativa entre las posibles
soluciones.
Implementación: Es la etapa en la que finalmente el individuo ejecuta la decisión e
informa el progreso de su decisión.
Este apoyo se da en diferentes niveles gerenciales, desde ejecutivos de la alta
administración hasta gerentes de línea, y se pueden utilizar de manera individual (por
usuarios) o de manera grupal.
Entre las áreas de aplicación típicas del os DSS se encuentran las siguientes:
gestión y planificación de negocios, atención sanitaria, militar. Como aplicaciones
más específicas en diferentes sectores tenemos: planeación e investigación de
mercado enfocados a patrones de compra de los consumidores;
predicción,
evolución y crecimiento del mercado; operación y planeación estratégica a corto
plazo para monitoreo, análisis y reporte de tendencias de mercado, de índices
financieros, consumo y producción; MELSIS en el sector salud para la ingeniería
médica en la gestión de información y atención sanitaria, educación e investigación
48
médica para atención creciente a los problemas de tratamiento a pacientes; y
sistemas de información geográfica (GIS) del INEGI.
Los DSS principalmente se utilizan para decisiones estratégicas y tácticas en la
gestión a nivel superior, donde las situaciones consideradas como problemáticas se
presentan con baja frecuencia más sin embargo poseen consecuencias potenciales
altas; debido a esto la organización debe enfocarse a encontrar solución y obtener
resultados benéficos a largo plazo.
Entre los beneficios que se pueden obtener con la implementación adecuada y uso
exitoso de un DSS se encuentran: la reducción de costos y baja dependencia de
personas ajenas al proceso de toma de decisiones, incremento en la productividad,
mejor comunicación, ahorro de tiempo, satisfacción de clientes y empleados, así
como flexibilidad para acoplarse a una variedad de estilos de decisión –autocrático,
participativo, etc.-, flexibilidad en el desarrollo de modelos de decisión por parte del
usuario, interacción externa y comunicación Inter.-organizacional, incremento en la
calidad y eficiencia de la cadena de valor, y conseguir una ventaja competitiva en el
sector de desempeño debido a una eficiente, concienzuda y veraz transformación de
datos a información relevante en los procesos de valor cuyos objetivos y resultados
se encuentran alineados con la estrategia de la organización.
Dependiendo del tipo de problemática que enfrenta la organización se tienen
diferentes tipos de sistemas de soporte a la decisión, tales como los Sistemas de
Información para Ejecutivos (Executive Information Systems, EIS), de Ayuda a la
Decisión en Grupos (Group Decision Support Systems, GDSS), de Ayuda a la
Gestión (Management Support Systems, MSS) o los de Ayuda a los Ejecutivos
(Executive Support Systems, ESS).
Sin importar el tipo de problemática, estos sistemas de soporte a la toma de
decisiones tienen como objetivo el facilitar el conocimiento adquirido por medio de
experiencias bajo ciertas circunstancias a través de las cuáles ha pasado la
organización. La acumulación de experiencia es uno de los procesos más riesgosos
ya que cuanto mayor sea el aprendizaje, la consecuencia de los propios errores y el
alcanzar un elevado nivel de experiencia en el mundo empresarial puede llegar a
49
tener un costo alto. Por lo tanto, lo ideal de este tipo de sistemas de soporte a la
toma de decisiones se debe utilizar para minimizar riesgos (costo) para que toda la
experiencia pueda ganarse sin los efectos que pudieran derivarse de una decisión
errónea o, simplemente de una decisión no óptima.
El DSS no sustituye el proceso de toma de decisión, sino presenta las distintas
alternativas de solución y proyección de resultados a partir del análisis y
transformación de datos en información por medio de modelos estructurados para
generar información útil con ayuda de interfaces intuitivos y fáciles de usar.
Al
transformar datos en información estratégica, el DSS prestará la habilidad para que
el tomador de decisiones no solo pudiera tener respuesta a las preguntas ¿Quién? y
¿Qué? Sino también a ¿Qué pasaría si...? y ¿Por qué?. El sistema entonces
proveerá una visión y ciertas recomendaciones a partir del conocimiento generado
que fue proporcionado al sistema de manera transaccional.
Dependiendo de las necesidades de la organización se tienen cuatro categorías de
herramientas
de
DSS
enlistadas
a
continuación,
las
cuáles
pueden
ser
implementadas con diversos productos -desde hojas de cálculo, herramientas de
query, aplicaciones para desarrollo de herramientas, navegadores, sistemas
reporteadores a nivel empresarial, paquetes estadísticos, etc.
o
Herramientas de Query y Reporteadores
o
Herramientas OLAP (habilidad slice and dice)
o
Herramientas de Sistemas Ejecutivos de Información (EIS) – acceso a datos
bajo formatos seleccionados por el usuario.
o
Data Mining o Descubrimiento de Datos de Conocimiento (Knowledge Data
Discovery) – para búsqueda de patrones de información en los datos.
Las herramientas mencionadas tienen como función el proveer información de
manera oportuna –just in time- cuando las relaciones de datos son complejas y se
requiera de ella sin importar la dimensión o el nivel de los datos, para que el usuario
50
no tenga que tener conocimiento de las estructuras relacionales complejas de las
tablas del sistema transaccional, facilitando la comprensión de la información y un
proceso de toma de decisión agilizado.
Hoy en día para asegurar una implementación exitosa de DSS se deben considerar
aspectos tecnológicos, de integración de datos y de cultura organizacional. Las metas
estratégicas deben ser claramente transmitidas y comprendidas por los usuarios, y la
cultura organizacional y sus políticas deberán incluir la administración de información
en el proceso de toma de decisiones para estandarizar definiciones, conceptos y
acciones. Los ejecutivos de alto nivel deberán estar comprometidos con los objetivos
estratégicos y definir las medidas de desempeño e indicadores, ya que una visión clara
del alcance de un DSS es factor crítico de éxito debido a que el valor de la
organización dependerá del compromiso administrativo y gerencial para basar las
decisiones en la información presentada por el sistema, obteniendo así también como
beneficio paralelo un valor agregado al proceso de toma de decisiones dentro del a
organización.
Sistemas de Información de Apoyo a la Toma de Decisiones en Grupo
(GDSS – Group Decision Support System)
Un sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo, es un “sistema basado en
computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo)
común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido”. Se han acuñado otros
términos para describir la aplicación de la tecnología de información a situaciones de
grupos. Estos términos incluyen sistema de apoyo de grupos (GSS – Group Support
System), trabajo cooperativo apoyado por computadora (CSCW – Computer-Supported
Cooperative Work), apoyo computarizado para trabajo colaborativo y sistema de
reuniones electrónico (EMS – Electronic Meeting System). El software que se usa en
estas situaciones recibe el nombre de groupware.
El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se
pueden mejorar las decisiones. Las comunicaciones se mejoran manteniendo la
discución enfocada en el problema, con lo que se pierde menos tiempo. El tiempo que
51
se ahorra puede dedicarse a un análisis más exhaustivo del problema, lo que
contribuye a una mejor definición del problema. Ese tiempo también podría
aprovecharse para identificar más alternativas. La evaluación de más alternativas
aumenta las posibilidades de encontrar una buena solución.
El GDSS contribuye a la resolución de problemas proporcionando un ambiente propicio
para la comunicación. Dentro del ámbito del GDSS se pueden identificar cuatro
posibles ambientes, según el tamaño del grupo y el lugar donde se encuentran los
miembros.
En cada ambiente, los miembros del grupo pueden reunirse simultáneamente o a horas
diferentes. Cuando los miembros se reúnen al mismo tiempo, hablamos de un
intercambio sincrónico. Un ejemplo es la reunión de un comité. Cuando los miembros
se reúnen a diferente hora, se habla de un intercambio asincrónico. Un ejemplo es la
comunicación por correo electrónico.
Entre los ambientes de GDSS podemos nombrar:
Recintos de decisiones:
Es el ambiente para grupos pequeños de personas que se reúnen cara a cara. El
recinto contribuye a la comunicación mediante una combinación de muebles, equipo y
disposición.
La disposición de éste ambiente incluye una combinación de estaciones de trabajo,
micrófonos para captación de audio, cámaras de video y pantallas grandes. En el
centro del recinto hay una consola para el facilitador. El facilitador es una persona cuya
tarea principal consiste en mantener enfocada la discusión.
Con base en los programas que se establecen para cada sesión, los mensajes que un
miembro teclea para enviar a otro miembro se pueden mostrar en una pantalla grande
para que todo el grupo los vea. También pueden exhibirse otros materiales pertinentes
a la discusión, tomados de medios como videocintas, diapositivas a color y acetatos.
52
El equipo del cuarto de control realiza diversar tareas: llevar un registro de lo que cada
miembro introduce en la computadora, así como grabaciones de audio y videro de la
discusión
Red de decisiones de área local:
Si es imposible que grupos pequeños de personas se reúnan cara a cara, los
miembros pueden interactuar a través de una red de área local, o LAN. Un miembro
introduce comentarios en una terminal con teclado y ve los comentarios de los otros
miembros en la pantalla
Sesión legislativa:
Si el grupo es demasiado grande para un recinto de decisiones, se requiere una sesión
legislativa. El tamaño impone ciertas restricciones sobre la comunicación. O se elimina
la oportunidad de que todos los miembros tengan la participación, o bien se les
concede menos tiempo. Otra estrategia es que el facilitador decida qué material se
exhibirá en la pantalla para que el grupo lo vea.
Conferencia mediada por computadora:
Varias aplicaciones de oficina virtual permiten la comunicación entre grupos grandes
con
miembros
geográficamente
dispersos.
Éstas
son
las
aplicaciones
que
colectivamente se conocen como teleconferencias, e incluyen las conferencias por
computadora, las audioconferencias y las videoconferencias.
Sistemas de Información Gerencial
(MIS – Management Information Systems)
Todas las funciones gerenciales (planeación, organización, dirección y control), son
necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en
especial la planeación y el control son necesarios los Sistemas de Información
Gerencial.
53
Hoy en día todas las organizaciones cuentan con un sistema formal de información, el
cual se basa en la informática, aunque también existe un sistema informal de
información el que por ser informal tampoco deja de ser relevante.
Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial al método de poner
a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para
facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación,
control y operaciones se realicen eficazmente en la organización.
De esta definición se deduce que la finalidad de un Sistema de Información Gerencial
es la de suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno.
Por lo tanto el valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir con
los siguientes cuatro supuestos básicos, estos son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y
Relevancia.
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel
reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz las medidas correctivas, en caso de ser
necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación
respecto de los objetivos planificados con antelación. Por ello la información
suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo
para actuar al respecto.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción
o a decisiones desacertadas.
Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar
relacionada con sus tareas y responsabilidades.
La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es
homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de
54
información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen
necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan.
Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes
internas)
muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y
oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las
medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.
Gerencia media: (Jefes de división) Estos necesitan tanto información interna como
externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo que
necesitan información de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de
ventas o aumento de la demanda.
Alta gerencia: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas pues
requieren información destinada a la planeación y al control gerencial. Para dichas
actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos actuales, así como
también necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de la competencia,
etc.
Como es de esperarse lo que hoy conocemos como Sistema de Información Gerencial
ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo. En una primera instancia los
canales de comunicación eran informales en estructura y utilización, sin embargo, con
la aparición y el uso en masas de la informática, se transformaron en Sistemas de
Procesamiento Electrónico de Datos, posteriormente dieron lugar al concepto de
Sistema de Información Basado en la Computadora que se popularizó como Sistema
de Información Gerencial.
Con los avances tanto en el hardware como en el software de las computadoras ha
dado lugar a otro sistema de información, el denominado Sistema de Soporte a las
decisiones. El mismo es un sistema de acceso directo para el usuario y permite a los
gerentes manipular datos y crear modelos con el propósito de ayudarles a tomar
decisiones no estructuradas. Este sistema se distingue del Sistema de Información
Gerencial por requerir la interacción directa de usuarios y datos. Este nuevo sistema
55
permite también servir a varios usuarios en forma simultánea transformándolo en un
Sistema de Soporte a las decisiones en Grupo.
Sistemas de Gestión de Bases de Datos
(DBMS: Data Base Management Systems)
Los Sistemas Gestores de Bases de Datos son un tipo de software muy específico,
dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la utilizan.
En los textos que tratan este tema, o temas relacionados, se mencionan los términos
SGBD y DBMS, siendo ambos equivalentes, y acrónimos, respectivamente, de Sistema
Gestor de Bases de Datos y Data Base Management System, su expresión inglesa.
Hoy en día, son muchas las aplicaciones que requieren acceder a datos. Bien sea un
sencillo programa doméstico, bien una suite para la gestión empresarial. Estos datos
se deben almacenar en algún soporte permanente, y las aplicaciones deben disponer
de un medio para acceder a ellos. Normalmente, la forma en que un programa accede
a un fichero es a través del Sistema operativo. Este provee de funciones como abrir
archivo, leer información del archivo, guardar información, etc. No obstante, este
procedimiento de acceso a ficheros es altamente ineficaz cuando se trata con un
volumen elevado de información. Es aquí donde aparecen los Sistemas Gestores de
Bases de Datos: proporcionan un interfaz entre aplicaciones y sistema operativo,
consiguiendo, entre otras cosas, que el acceso a los datos se realice de una forma más
eficiente, más fácil de implementar, y, sobre todo, más segura.
Existen distintos objetivos que deben cumplir los SGBD:
o
Abstracción de la información. Los usuarios de los SGBD ahorran a los
usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo
mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se
hace transparente al usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.
56
o
Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de
modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que
realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
o
Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará evitar
la aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es
lograr una redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad
de los cálculos hace necesaria la aparición de redundancias.
o
Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta
redundancia nula, será necesario vigilar que aquella información que
aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los
datos repetidos se actualicen de forma simultánea.
o
Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a
tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se
encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer
información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la
información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado
pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema
de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas
categorías de permisos.
o
Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la
validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos
ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o
cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada.
o
Respaldo y recuperación. Los SGBD deben proporcionar una forma
eficiente de realizar copias de seguridad de la información almacenada en
ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido
perder.
o
Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos (excepto quizás el
doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden
57
a una base de datos, bien para recuperar información, bien para
almacenarla. Y es también frecuente que dichos accesos se realicen de
forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este acceso
concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias.
o
Tiempo de respuesta. Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el
SGBD tarda en darnos la información solicitada y en almacenar los cambios
realizados.
El criterio principal que se utiliza para clasificar los SGBD es el modelo lógico en que
se basan. Los modelos lógicos empleados con mayor frecuencia en los SGBD
comerciales actuales son el relacional, el de red y el jerárquico. Algunos SGBD más
modernos se basan en modelos orientados a objetos.
El modelo relacional se basa en el concepto matemático denominado ``relación", que
gráficamente se puede representar como una tabla. En el modelo relacional, los datos
y las relaciones existentes entre los datos se representan mediante estas relaciones
matemáticas, cada una con un nombre que es único y con un conjunto de columnas.
En el modelo relacional la base de datos es percibida por el usuario como un conjunto
de tablas. Esta percepción es sólo a nivel lógico (en los niveles externo y conceptual de
la arquitectura de tres niveles), ya que a nivel físico puede estar implementada
mediante distintas estructuras de almacenamiento.
En el modelo de red los datos se representan como colecciones de registros y las
relaciones entre los datos se representan mediante conjuntos, que son punteros en la
implementación física. Los registros se organizan como un grafo: los registros son los
nodos y los arcos son los conjuntos. El SGBD de red más popular es el sistema IDMS.
El modelo jerárquico es un tipo de modelo de red con algunas restricciones. De nuevo
los datos se representan como colecciones de registros y las relaciones entre los datos
se representan mediante conjuntos. Sin embargo, en el modelo jerárquico cada nodo
puede tener un solo padre. Una base de datos jerárquica puede representarse
mediante un árbol: los registros son los nodos, también denominados segmentos, y los
arcos son los conjuntos. El SGBD jerárquico más importante es el sistema IMS.
58
La mayoría de los SGBD comerciales actuales están basados en el modelo relacional,
mientras que los sistemas más antiguos estaban basados en el modelo de red o el
modelo jerárquico. Estos dos últimos modelos requieren que el usuario tenga
conocimiento de la estructura física de la base de datos a la que se accede, mientras
que el modelo relacional proporciona una mayor independencia de datos. Se dice que
el modelo relacional es declarativo (se especifica qué datos se han de obtener) y los
modelos de red y jerárquico son de navegación (se especifica cómo se deben obtener
los datos).
El modelo orientado a objetos define una base de datos en términos de objetos, sus
propiedades y sus operaciones. Los objetos con la misma estructura y comportamiento
pertenecen a una clase, y las clases se organizan en jerarquías o grafos acíclicos. Las
operaciones de cada clase se especifican en términos de procedimientos predefinidos
denominados métodos. Algunos SGBD relacionales existentes en el mercado han
estado extendiendo sus modelos para incorporar conceptos orientados a objetos. A
estos SGBD se les conoce como sistemas objeto-relacionales
Un segundo criterio para clasificar los SGBD es el número de usuarios a los que da
servicio el sistema. Los sistemas monousuario sólo atienden a un usuario a la vez, y su
principal uso se da en los ordenadores personales. Los sistemas multiusuario, entre los
que se encuentran la mayor parte de los SGBD, atienden a varios usuarios al mismo
tiempo.
Un tercer criterio es el número de sitios en los que está distribuida la base de datos.
Casi todos los SGBD son centralizados: sus datos se almacenan en un solo
computador. Los SGBD centralizados pueden atender a varios usuarios, pero el SGBD
y la base de datos en sí residen por completo en una sola máquina. En los SGBD
distribuidos la base de datos real y el propio software del SGBD pueden estar
distribuidos en varios sitios conectados por una red. Los SGBD distribuidos
homogéneos utilizan el mismo SGBD en múltiples sitios. Una tendencia reciente
consiste en crear software para tener acceso a varias bases de datos autónomas
preexistentes almacenadas en SGBD distribuidos heterogéneos. Esto da lugar a los
SGBD federados o sistemas multibase de datos en los que los SGBD participantes
59
tienen cierto grado de autonomía local. Muchos SGBD distribuidos emplean una
arquitectura cliente-servidor.
Un cuarto criterio es el coste del SGBD. La mayor parte de los paquetes de SGBD
cuestan entre 10.000 y 100.000 euros. Los sistemas monousuario más económicos
para microcomputadores cuestan entre 100 y 3.000 euros. En el otro extremo, los
paquetes más completos cuestan más de 100.000 euros.
Por último, los SGBD pueden ser de propósito general o de propósito específico.
Cuando el rendimiento es fundamental, se puede diseñar y construir un SGBD de
propósito especial para una aplicación específica, y este sistema no sirve para otras
aplicaciones. Muchos sistemas de reservas de líneas aéreas son SGBD de propósito
especial y pertenecen a la categoría de sistemas de procesamiento de transacciones
en línea (OLTP), que deben atender un gran número de transacciones concurrentes sin
imponer excesivos retrasos.
Data Warehouse
Un Data Warehouse (DW) es un almacén o repositorio de datos categorizados, que
concentra un gran volumen de información de interés para toda una organización, la
cual se distribuye por medio de diversas herramientas de consulta y de creación de
informes orientadas a la toma de decisiones.
Existe muchas definiciones de distintos autores, pero una de las mas famosas puede
ser: "Un Data Warehouse es una colección de datos orientados a temas, integrados,
no-volátiles y variante en el tiempo, organizados para soportar necesidades
empresariales".
Los Data Warehouse a menudo almacenan gran cantidad de información, la cual está
a veces subdividida en pequeñas unidades lógicas. Periódicamente, se importan estos
datos de otros sistemas de información dentro del data warehouse, para realizar sobre
ellos un porcesamiento posterior.
60
Un Data Warehouse se diferencia de una Base de Datos operacional de una empresa,
diremos que un data warehouse puede derivar de la Base de Datos corporativa,
mediante la importación de información, pero el data warehouse no es esa BD
operacional.
Las principales características o propiedades de un DW son las siguientes:
o
El DW está orientado a la toma de decisiones. Un buen diseño de la base
de datos favorece el análisis y la recuperación de datos para obtener una
ventaja estratégica y para facilitar las decisiones de marketing.
o
El DW almacena datos categorizándolos o estructurándolos de forma que
favorezcan el análisis de los datos y puedan proporcionar análisis históricos.
o
El DW no está orientado a procesos relacionados con la operativa de la
empresa.
o
El DW está preparado para ser explotado mediante herramientas
específicas que permiten la extracción de información significativa y
patrones de comportamiento que permanecen ocultos en un enorme
repositorio de datos. Esta explotación de los datos se suele realizar con
herramientas de Data mining o minería de datos, que suelen realizar
predicciones del funcionamiento futuro a partir de la evolución de los datos
actualmente almacenados en el repositorio. Estas utilizadades trasforman
los datos en información útil para resolver cuestiones de negocio y
marketing.
La información estratégica se almacena en gigabytes de datos de marketing o índice
de transacciones de venta. La información debe ser extraída de alguna forma para la
toma de decisiones.
En este caso se necesita software especializado que permita capturar los datos
relevantes en forma rápida y pueda verse a través de diferentes dimensiones de los
datos. El software no debería limitarse únicamente al acceso a los datos, si no también,
61
al análisis significativo de los datos. En efecto, transformar los datos de la información
cruda o no procesada, en información útil para la empresa.
Los softwares o herramientas de negocios inteligentes se colocan sobre la plataforma
data warehousing y proveen este servicio. Debido a que son el punto principal de
contacto entre la aplicación del depósito y la gente que lo usa, estas herramientas
pueden constituir la diferencia entre el éxito o fracaso de un depósito.
Las herramientas de negocio inteligentes se han convertido en los sucesores de los
sistemas de soporte de decisión, pero tienen un alcance más amplio. No solamente
ayudan en las decisiones de soporte sino, en muchos casos, estas herramientas
soportan muchas funciones operacionales y de misión-crítica de la compañía. Sin
embargo, estos productos no son infalibles ya que sólo se consigue el máximo
provecho del data warehouse, si elige las herramientas adecuadas a las necesidades
de cada usuario final.
Veamos las herramientas software que existen:
Herramientas de consulta y reporte:
Las herramientas de consulta al igual que la mayoría de herramientas visuales,
permiten apuntar y dar un click a los menús y botones para especificar los
elementos de datos, condiciones, criterios de agrupación y otros atributos de una
solicitud de información. La herramienta de consulta genera entonces un llamado a
una base de datos, extrae los datos pertinentes, efectúa cálculos adicionales,
manipula los datos si es necesario y presenta los resultados en un formato claro.
Se puede almacenar las consultas y los pedidos de reporte para trabajos
subsiguientes, como está o con modificaciones. El procesamiento estadístico se
limita comúnmente a promedios, sumas, desviaciones estándar y otras funciones
de análisis básicas. Aunque las capacidades varían de un producto a otro, las
herramientas de consulta y reporte son más apropiadas cuando se necesita
responder a la pregunta ¿"Qué sucedió"? (Ejemplo: ¿"Cómo comparar las ventas
62
de los productos X, Y y Z del mes pasado con las ventas del presente mes y las
ventas del mismo mes del año pasado?").
Herramientas de base de datos multidimensionales / OLAP:
Las primeras soluciones OLAP (On Line Analytical Processing), estuvieron basadas
en bases de datos multidimensionales (MDDBS). Un cubo estructural (dos veces un
hipercubo o un arreglo multidimensional) almacenaba los datos para que se puedan
manipular intuitivamente y claramente ver las asociaciones a través de dimensiones
múltiples Pero este enfoque tiene varias limitaciones:
Las nuevas estructuras de almacenamiento de datos requieren bases de datos
propietarias. No hay realmente estándares disponibles para acceder a los datos
multidimensionales.
La segunda limitación de un MDDB concierne al desarrollo de una estructura de
datos. Las compañías generalmente almacenan los datos de la empresa en bases
de datos relacionales, lo que significa que alguien tiene que extraer, transformar y
cargar estos datos en el hipercubo.
Este proceso puede ser complejo y consumidor de tiempo pero, nuevamente, los
proveedores están investigando la forma de solucionarlos. Las herramientas de
extracción de datos y otras automatizan el proceso, trazando campos relacionales
en la estructura multidimensional y desarrollando el MDDB sobre la marcha.
Algunos proveedores ofrecen ahora la técnica OLAP relacional (Relational On Line
Analytical Processing - ROLAP), que explora y opera en el data warehouse
directamente usando llamadas SQL estándares. Los defensores de ROLAP
argumentan que se usan estándares abiertos (SQL) y que se esquematiza (nivel de
detalle) los datos para hacerlos más fácilmente accesibles. Por otra parte,
argumentan que una estructura multidimensional nativa logra mejor performance y
flexibilidad, una vez que se desarrolla el almacén de los datos.
63
Sistemas de información ejecutivos:
Las herramientas de sistemas de información ejecutivos (Executive Information
Systems - EIS), proporcionan medios sumamente fáciles de usar para consulta y
análisis de la información confiable. Generalmente se diseñan para el usuario que
necesita conseguir los datos rápidamente, pero quiere utilizar el menor tiempo
posible para comprender el uso de la herramienta. El precio de esta facilidad de
uso es que por lo general existen algunas limitaciones sobre las capacidades
analíticas disponibles con el sistema de información ejecutivo. Además, muchas de
las herramientas de consulta/reporte y OLAP/multidimensional, pueden usarse para
desarrollar sistemas de información ejecutivos. El concepto de sistema de
información ejecutivo es simple: los ejecutivos no tienen mucho tiempo, ni la
habilidad en muchos casos, para efectuar el análisis de grandes volúmenes de
datos. El EIS presenta vistas de los datos simplificados, altamente consolidados y
mayormente estáticas.
Herramientas data mining:
Data mining es una categoría de herramientas de análisis open-end. En lugar de
hacer preguntas, se toma estas herramientas y se pregunta algo "interesante", una
tendencia o una agrupación peculiar, por ejemplo. El proceso de data mining extrae
los conocimientos guardados o información predictiva desde el data warehouse sin
requerir pedidos o preguntas específicas. Las herramientas Mining usan algunas de
las técnicas de computación más avanzadas para generar modelos y asociaciones
como redes neurales, detección de desviación, modelamiento predictivo y
programación genética. Mining es un dato-conducido, no una aplicación-conducida.
Sistemas de gestión de bases de datos:
Estos software proporcionan procesamiento en paralelo y algo fuera de los
aspectos ordinarios, que puedan ser especialmente interesantes para la gente de
desarrollo de data warehouse y de sistemas de soporte de decisiones.
64
La utilización de Data Warehouse proporciona una serie de ventajas:
o
Proporciona un gran poder de procesamiento de información.
o
Permite una mayor flexibilidad y rapidez en el acceso a la información.
o
Facilita la toma de decisiones en los negocios.
o
Las empresas obtienen un aumento de la productividad.
o
Proporciona una comunicación fiable entre todos los departamentos de la
empresa.
o
Mejora las relaciones con los proveedores y los clientes.
o
Permite conocer qué está pasando en el negocio, es decir, estar siempre
enterado de los buenos y malos resultados.
o
Transforma los datos en información y la información en conocimiento
o
Permite hacer planes de forma más efectiva.
o
Reduce los tiempos de respuesta y los costes de operación.
Resumiendo, el Data Warehouse proporciona una información de gestión accesible,
correcta, uniforme y actualizada. Proporciona un menor coste en la toma de
decisiones, una mayor flexibilidad ante el entorno, un mejor servicio al cliente y permite
el rediseño de los procesos.
Pero los Data Warehouse también tienen algunas desventajas:
o
Requieren una revisión del modelo de datos, objetos, transacciones y
además del almacenamiento.
o
Tienen un diseño complejo y multidisciplinar.
o
Requieren una reestructuración de los sistemas operacionales.
65
o
Tienen un alto coste.
o
Requieren sistemas, aplicaciones y almacenamiento específico.
Data Mining
Data Mining, la extracción de información oculta y predecible de grandes bases de
datos, es una poderosa tecnología nueva con gran potencial para ayudar a las
compañías a concentrarse en la información más importante de sus Bases de
Información (Data Warehouse). Las herramientas de Data Mining predicen futuras
tendencias y comportamientos, permitiendo en los negocios tomar decisiones
proactivas y conducidas por un conocimiento acabado de la información (knowledgedriven). Los análisis prospectivos automatizados ofrecidos por un producto así van más
allá de los eventos pasados provistos por herramientas retrospectivas típicas de
sistemas de soporte de decisión. Las herramientas de Data Mining pueden responder a
preguntas de negocios que tradicionalmente consumen demasiado tiempo para poder
ser resueltas y a los cuales los usuarios de esta información casi no están dispuestos a
aceptar. Estas herramientas exploran las bases de datos en busca de patrones ocultos,
encontrando información predecible que un experto no puede llegar a encontrar porque
se encuentra fuera de sus expectativas.
Muchas compañías ya colectan y refinan cantidades masivas de datos. Las técnicas de
Data Mining pueden ser implementadas rápidamente en plataformas ya existentes de
software y hardware para acrecentar el valor de las fuentes de información existentes y
pueden ser integradas con nuevos productos y sistemas pues son traídas en línea (online). Una vez que las herramientas de Data Mining fueron implementadas en
computadoras cliente servidor de alta performance o de procesamiento paralelo,
pueden analizar bases de datos masivas para brindar respuesta a preguntas tales
como, "¿Cuáles clientes tienen más probabilidad de responder al próximo mailing
promocional, y por qué? y presentar los resultados en formas de tablas, con gráficos,
reportes, texto, hipertexto, etc.
66
Las técnicas de Data Mining son el resultado de un largo proceso de investigación y
desarrollo de productos. Esta evolución comenzó cuando los datos de negocios fueron
almacenados por primera vez en computadoras, y continuó con mejoras en el acceso a
los datos, y más recientemente con tecnologías generadas para permitir a los usuarios
navegar a través de los datos en tiempo real. Data Mining toma este proceso de
evolución más allá del acceso y navegación retrospectiva de los datos, hacia la entrega
de información prospectiva y proactiva. Data Mining está listo para su aplicación en la
comunidad de negocios porque está soportado por tres tecnologías que ya están
suficientemente maduras:
o
Recolección masiva de datos
o
Potentes computadoras con multiprocesadores
o
Algoritmos de Data Mining
Las bases de datos comerciales están creciendo a un ritmo sin precedentes. Un
reciente estudio del META GROUP sobre los proyectos de Data Warehouse encontró
que el 19% de los que contestaron están por encima del nivel de los 50 Gigabytes,
mientras que el 59% espera alcanzarlo en el segundo trimestre de 1997. En algunas
industrias, tales como ventas al por menor (retail), estos números pueden ser aún
mayores. MCI Telecommunications Corp. cuenta con una base de datos de 3 terabytes
+ 1 terabyte de índices y overhead corriendo en MVS sobre IBM SP2. La necesidad
paralela de motores computacionales mejorados puede ahora alcanzarse de forma
más costo - efectiva con tecnología de computadoras con multiprocesamiento paralelo.
Los algoritmos de Data Mining utilizan técnicas que han existido por lo menos desde
hace 10 años, pero que sólo han sido implementadas recientemente como
herramientas maduras, confiables, entendibles que consistentemente son más
confiables que métodos estadísticos clásicos.
En la evolución desde los datos de negocios a información de negocios, cada nuevo
paso se basa en el previo. Por ejemplo, el acceso a datos dinámicos es crítico para las
67
aplicaciones de navegación de datos (drill through applications), y la habilidad para
almacenar grandes bases de datos es crítica para Data Mining.
Los componentes esenciales de la tecnología de Data Mining han estado bajo
desarrollo por décadas, en áreas de investigación como estadísticas, inteligencia
artificial y aprendizaje de máquinas. Hoy, la madurez de estas técnicas, junto con los
motores de bases de datos relacionales de alta performance, hicieron que estas
tecnologías fueran prácticas para los entornos de data warehouse actuales.
El nombre de Data Mining deriva de las similitudes entre buscar valiosa información de
negocios en grandes bases de datos - por ej.: encontrar información de la venta de un
producto entre grandes montos de Gigabytes almacenados - y minar una montaña para
encontrar una veta de metales valiosos. Ambos procesos requieren examinar una
inmensa cantidad de material, o investigar inteligentemente hasta encontrar
exactamente donde residen los valores. Dadas bases de datos de suficiente tamaño y
calidad, la tecnología de Data Mining puede generar nuevas oportunidades de
negocios al proveer estas capacidades:
o
Predicción automatizada de tendencias y comportamientos. Data Mining
automatiza el proceso de encontrar información predecible en grandes bases
de datos. Preguntas que tradicionalmente requerían un intenso análisis manual,
ahora pueden ser contestadas directa y rápidamente desde los datos. Un típico
ejemplo de problema predecible es el marketing apuntado a objetivos (targeted
marketing). Data Mining usa datos en mailing promocionales anteriores para
identificar posibles objetivos para maximizar los resultados de la inversión en
futuros mailing. Otros problemas predecibles incluyen pronósticos de problemas
financieros futuros y otras formas de incumplimiento, e identificar segmentos de
población que probablemente respondan similarmente a eventos dados.
o
Descubrimiento automatizado de modelos previamente desconocidos. Las
herramientas de Data Mining barren las bases de datos e identifican modelos
previamente escondidos en un sólo paso. Otros problemas de descubrimiento
de modelos incluye detectar transacciones fraudulentas de tarjetas de créditos
68
e identificar datos anormales que pueden representar errores de tipeado en la
carga de datos.
Las técnicas de Data Mining pueden redituar los beneficios de automatización en las
plataformas de hardware y software existentes y pueden ser implementadas en
sistemas nuevos a medida que las plataformas existentes se actualicen y nuevos
productos sean desarrollados. Cuando las herramientas de Data Mining son
implementadas en sistemas de procesamiento paralelo de alta performance, pueden
analizar bases de datos masivas en minutos. Procesamiento más rápido significa que
los usuarios pueden automáticamente experimentar con más modelos para entender
datos complejos. Alta velocidad hace que sea práctico para los usuarios analizar
inmensas cantidades de datos. Grandes bases de datos, a su vez, producen mejores
predicciones.
Las bases de datos pueden ser grandes tanto en profundidad como en ancho:
o
Más columnas. Los analistas muchas veces deben limitar el número de
variables a examinar cuando realizan análisis manuales debido a limitaciones
de tiempo. Sin embargo, variables que son descartadas porque parecen sin
importancia pueden proveer información acerca de modelos desconocidos. Un
Data Mining de alto rendimiento permite a los usuarios explorar toda la base de
datos, sin preseleccionar un subconjunto de variables.
o
Más filas. Muestras mayores producen menos errores de estimación y desvíos,
y permite a los usuarios hacer inferencias acerca de pequeños pero importantes
segmentos de población.
Las técnicas más comúnmente usadas en Data Mining son:
o
Redes neuronales artificiales: modelos predecibles no-lineales que aprenden a
través del entrenamiento y semejan la estructura de una red neuronal biológica.
o
Arboles de decisión: estructuras de forma de árbol que representan conjuntos
de decisiones. Estas decisiones generan reglas para la clasificación de un
69
conjunto de datos. Métodos específicos de árboles de decisión incluyen Árboles
de Clasificación y Regresión (CART: Classification And Regression Tree) y
Detección de Interacción Automática de Chi Cuadrado (CHAI: Chi Square
Automatic Interaction Detection)
o
Algoritmos genéticos: técnicas de optimización que usan procesos tales como
combinaciones genéticas, mutaciones y selección natural en un diseño basado
en los conceptos de evolución.
o
Método del vecino más cercano: una técnica que clasifica cada registro en un
conjunto de datos basado en una combinación de las clases del/de los k
registro (s) más similar/es a él en un conjunto de datos históricos (donde k 1).
Algunas veces se llama la técnica del vecino k-más cercano.
o
Regla de inducción: la extracción de reglas if-then de datos basados en
significado estadístico.
Muchas de estas tecnologías han estado en uso por más de una década en
herramientas de análisis especializadas que trabajan con volúmenes de datos
relativamente pequeños. Estas capacidades están ahora evolucionando para
integrarse directamente con herramientas OLAP y de Data Warehousing.
¿Cuán exactamente es capaz Data Mining de decirle cosas importantes que usted
desconoce o que van a pasar? La técnica usada para realizar estas hazañas en Data
Mining se llama Modelado. Modelado es simplemente el acto de construir un modelo
en una situación donde usted conoce la respuesta y luego la aplica en otra situación de
la cual desconoce la respuesta. Por ejemplo, si busca un galeón español hundido en
los mares lo primero que podría hacer es investigar otros tesoros españoles que ya
fueron encontrados en el pasado. Notaría que esos barcos frecuentemente fueron
encontrados fuera de las costas de Bermuda y que hay ciertas características respecto
de las corrientes oceánicas y ciertas rutas que probablemente tomara el capitán del
barco en esa época. Usted nota esas similitudes y arma un modelo que incluye las
características comunes a todos los sitios de estos tesoros hundidos. Con estos
modelos en mano sale a buscar el tesoro donde el modelo indica que en el pasado
70
hubo más probabilidad de darse una situación similar. Con un poco de esperanza, si
tiene un buen modelo, probablemente encontrará el tesoro.
Este acto de construcción de un modelo es algo que la gente ha estado haciendo
desde hace mucho tiempo, seguramente desde antes del auge de las computadoras y
de la tecnología de Data Mining. Lo que ocurre en las computadoras, no es muy
diferente de la manera en que la gente construye modelos. Las computadoras son
cargadas con mucha información acerca de una variedad de situaciones donde una
respuesta es conocida y luego el software de Data Mining en la computadora debe
correr a través de los datos y distinguir las características de los datos que llevarán al
modelo. Una vez que el modelo se construyó, puede ser usado en situaciones
similares donde usted no conoce la respuesta.
Si alguien le dice que tiene un modelo que puede predecir el uso de los clientes,
¿Cómo puede saber si es realmente un buen modelo? La primera cosa que puede
probar es pedirle que aplique el modelo a su base de clientes - donde usted ya conoce
la respuesta. Con Data Mining, la mejor manera para realizar esto es dejando de lado
ciertos datos para aislarlos del proceso de Data Mining. Una vez que el proceso está
completo, los resultados pueden ser testeados contra los datos excluidos para
confirmar la validez del modelo. Si el modelo funciona, las observaciones deben
mantenerse para los datos excluidos.
Para aplicar mejor estas técnicas avanzadas, éstas deben estar totalmente integradas
con el data warehouse así como con herramientas flexibles e interactivas para el
análisis de negocios. Varias herramientas de Data Mining actualmente operan fuera del
warehouse, requiriendo pasos extra para extraer, importar y analizar los datos.
Además, cuando nuevos conceptos requieren implementación operacional, la
integración con el warehouse simplifica la aplicación de los resultados desde Data
Mining. El Data warehouse analítico resultante puede ser aplicado para mejorar
procesos de negocios en toda la organización, en áreas tales como manejo de
campañas promocionales, detección de fraudes, lanzamiento de nuevos productos,
etc.
71
El punto de inicio ideal es un data warehouse que contenga una combinación de datos
de seguimiento interno de todos los clientes junto con datos externos de mercado
acerca de la actividad de los competidores. Información histórica sobre potenciales
clientes también provee una excelente base para prospecting. Este warehouse puede
ser implementado en una variedad de sistemas de bases relacionales y debe ser
optimizado para un acceso a los datos flexible y rápido.
Un server multidimensional OLAP permite que un modelo de negocios más sofisticado
pueda ser aplicado cuando se navega por el data warehouse. Las estructuras
multidimensionales permiten que el usuario analice los datos de acuerdo a como quiera
mirar el negocio - resumido por línea de producto, u otras perspectivas claves para su
negocio. El server de Data Mining debe estar integrado con el data warehouse y el
server OLAP para insertar el análisis de negocios directamente en esta infraestructura.
Un avanzado, metadata centrado en procesos define los objetivos del Data Mining para
resultados específicos tales como manejos de campaña, prospecting, y optimización de
promociones. La integración con el data warehouse permite que decisiones
operacionales sean implementadas directamente y monitoreadas. A medida que el
data warehouse crece con nuevas decisiones y resultados, la organización puede
"minar" las mejores prácticas y aplicarlas en futuras decisiones.
Este diseño representa una transferencia fundamental desde los sistemas de soporte
de decisión convencionales. Más que simplemente proveer datos a los usuarios finales
a través de software de consultas y reportes, el server de Análisis Avanzado aplica los
modelos de negocios del usuario directamente al warehouse y devuelve un análisis
proactivo de la información más relevante. Estos resultados mejoran los metadatos en
el server OLAP proveyendo un estrato de metadatos que representa una vista
fraccionada de los datos. Generadores de reportes, visualizadores y otras herramientas
de análisis pueden ser aplicadas para planificar futuras acciones y confirmar el impacto
de esos planes.
72
Sistemas de Apoyo al Control de Gestión
Como ya se mencionó son herramientas creadas para lograr una eficiente distribución
y administración de los recursos de las empresas y para evaluar inversiones, gestión
de procesos, entre otros.
Sistemas de Administración de Procesos de Negocios
(BPMS: Business Process Management System)
Los Sistemas BPMS o más tradicionalmente conocidos como WorkFlow, van
adquiriendo mayor importancia en las empresas, debido a que los recursos bien
integrados son los que mejoran las organizaciones.
El WorkFlow es la automatización de los procesos de negocio durante el que los
documentos, información y tareas son pasados de un participante a otro, de acuerdo a
un conjunto de reglas. Es un sistema que da beneficios tanto a trabajadores como a
organización ya que las tareas de éstos se realizan más fácilmente y la organización
las conoce y las controla. El objetivo de un sistema de WorkFlow es gestionar de forma
automatizada (por medio de un motor) los procesos y flujo de actividades.
Los beneficios de esta tecnología son muchos, por ejemplo: el trabajo no se extravía,
los jefes pueden centrarse más en los problemas del negocio y del personal, los
trabajos más importantes o urgentes son asignados al personal correspondiente
primero, se logra el procesamiento paralelo donde actividades independientes pueden
ser realizadas a la vez, reduciendo el tiempo de los procesos y costes.
Principales funciones de la Tecnología WorkFlow: asignar actividades al personal
automáticamente, según criterios o cargas de trabajo, recordar a las personas sus
actividades y optimizar la colaboración entre ellas, automatizar y controlar el flujo de
documentos, datos e imágenes, proveer de todos los recursos necesarios a las
personas que realicen las actividades, integrarse con otros sistemas, aplicaciones y
ERPs.
73
WorkFlow está evolucionando muy rápidamente gracias a las nuevas tecnologías.
Aunque la contribución del WorkFlow tradicional de producción es amplia, hay una
nueva generación que nace de la unión entre lo mejor de estos sistemas y otro tipo de
tecnologías. Las empresas al estar orientándose especialmente hacia los procesos de
e-Business, están provocando que la nueva generación de tecnología BPMS (Business
Process Management System) esté siendo más investigada y perfeccionada.
Costo Total de Propiedad
(TCO: Total Cost Ownership)
Es una medida diseñada por el Grupo Gartner a finales de los 70's y ampliamente
difundida a principios de los 80's para evaluar el costo total en que se incurre al
adquirir, inicialmente un sistema de información, y ahora se utiliza su concepto para
todas las compras.
El principio básico del TCO es que los costos de propiedad de cualquier bien que se
adquieran tienen componentes más allá de los estipulados en el precio de compra del
mismo, costos en los cuales se debe incurrir para garantizar el funcionamiento correcto
del bien o conjunto de bienes, durante la vida útil del mismo. Esta medida surgió por la
necesidad de comparar equitativamente propuestas que incluyen valores de cobro
permanente al igual que valores de pago único.
En el caso de los sistemas de información es palpable la diferenciación de los
diferentes rubros que se pueden incluir en la evaluación de los costos totales de
propiedad, que de no ser así, es bien factible se evalúe bajo el concepto de precio
inicial en vez del costo total de la solución.
CMI: Cuadro de Mando Integral
(BSC: Balanced Score Card)
Esta herramienta de gestión fue mencionada en detalle en el capítulo 2.
74
6. HERRAMIENTAS
COMPUTACIONALES
DE
APOYO
A
LA
GESTIÓN
EMPRESARIAL
En el mercado de la informática en la actualidad, existen variadas alternativas para que
las empresas utilicen los sistemas de información como un recurso valioso de apoyo
tanto a los usuarios de éstos como a las estrategias y a las políticas internas en la
búsqueda de la consecución de los objetivos organizacionales.
Estas herramientas son aún no muy conocidas por las organizaciones a las cuales se
enfocan, pero los distribuidores de estas soluciones computacionales han buscado
reunir la mayor cantidad de aplicaciones, dirigidas a todos los ámbitos posibles de la
empresa, tanto por un factor de abaratamiento de costos para sus clientes, para lograr
fidelidad de ellos a sus compañías, y para evitar problemas tales como incompatibilidad
entre aplicaciones, las cuales son muy costosas de solucionar. De todos modos se
entregan múltiples opciones individuales dirigidas a distintas áreas o ámbitos de las
empresas, buscando solucionar deficiencias puntuales en las operaciones.
Para poder describir de mejor manera las herramientas existentes en el mercado, se
ha tomado como base los tipos de sistemas de información descritos anteriormente y
se han adecuado estos según las necesidades de los clientes, entre otros factores.
Sistemas Basados en el Conocimiento
Los sistemas basados en el conocimiento son quizás los más nuevos en formar parte
de la gran familia de soluciones existentes para las empresas en materia de apoyo a la
gestión.
Debido a que estos sistemas administran los conocimientos de las empresas, se
requiere que éstas sean entidades de experiencia, de larga trayectoria, de manera que
75
lo aprendido por ellas en el tiempo les sirva para autoevaluarse y realizar una
autocrítica sobre lo que consideran conveniente para poder suplir las necesidades
presentes y futuras de todos los usuarios.
Estas aplicaciones son de alto costo, lo que las hace inalcanzables para pequeñas y
medianas empresas, enfocándose su mercado específicamente en grandes empresas,
las cuales tanto por los ingresos y experiencia con que cuentan, pueden obtener un
real provecho de estas aplicaciones.
Podemos nombrar por ejemplo a:
MYCIN: Es el primer Sistema Experto que llego a funcionar con la misma calidad que
un experto humano. Es un sistema de diagnostico y prescripción en medicina,
altamente especializado, diseñado para ayudar a los médicos a tratar con infecciones
de meningitis y bacteriemia. Una serie de tests han demostrado que MYCIN trabaja
igual de bien que un médico.
TROPICAID: Permite obtener información adicional sobre los medicamentos más
usados. Este selecciona un conjunto de posibles diagnósticos a partir del análisis del
cuadro médico, y propone un tratamiento óptimo para el caso concreto.
ADICORP: Realiza diagnósticos de equipos industriales complejos, además, trabaja en
proyectos de Visión Artificial.
PROSPECTOR: Sistema para la evaluación de emplazamientos geológicos. Capaz de
deducir una gran parte del depósito de pórfiro de molibdeno en el estado de
Washington, este yacimiento que los geólogos no habían sabido detectar hasta
entonces, y que esta valorado en cien millones de dólares.
Palladian Operations Advisor: Es de Palladian Software Inc. (USA), fue diseñado
específicamente para la dirección de la producción. Puede analizar el estado de la
76
combinación de productos para mantener la mayor eficacia y rentabilidad posible de las
operaciones.
LABEIN (Laboratorio de Ensayos e Investigaciones Industriales, en España), desarrolló
un sistema inteligente para el diseño de motores eléctricos mediante la aplicación de
las tecnologías clásicas de Sistemas Expertos a los sistemas de CAD/CAE de diseño y
análisis.
DELTA: Ayuda a los mecánicos en el diagnóstico y reparación de locomotoras diesel y
eléctricas. Este sistema no solo da consejos expertos, sino que también presenta
informaciones por medio de un reproductor de vídeo.
STEAMER: Se creó para enseñar a los oficiales de la armada los problemas de
funcionamiento de una planta de propulsión a vapor, como las que impulsan a ciertos
barcos.
Eolo CN-235: Ofrece un curso específico para pilotos y técnicos de mantenimiento, a
todos los compradores del avión CN- 235. Es un sistema de enseñanza interactivo que
integra gráficos, texto y vídeo.
GUIDON: Utilizado por las Facultades de Medicina para formar a los médicos en la
realización de consultas. GUIDON viene a ser una reorganización de MYCIN con
intenciones educativas, por esto, tiene la ventaja adicional de disponer de toda la base
de conocimientos de MYCIN además de la experiencia acumulada.
PUFF: Estudia la función pulmonar.
HERSAY: Intenta identificar la palabra hablada.
CASHVALUE: Evalúa proyectos de inversión.
VATIA: Asesora acerca del impuesto sobre el valor añadido o I.V.A.
77
COACH (Cognitive Adaptive Computer Help): Permite crear ayuda personalizada al
usuario. Es un observador de las acciones del usuario que está aprendiendo a operar
un ambiente, y en base a ellas construye un modelo adaptativo del usuario.
Automatización de Oficinas
Las herramientas existentes para la automatización de oficinas puede que sean las de
mayor conocimiento por parte de las personas.
La masificación de Internet y de las comunicaciones en la última década, ha llevado a
niveles impensados la interacción entre empresas y su entorno.
Aplicaciones que en un principio eran de exclusividad de grandes entidades muy
avanzadas en informática, tales como fotocopiadoras, impresoras, cámaras web,
correo electrónico, planillas electrónicas, procesadores de texto, y por supuesto,
Internet, ahora son de uso masivo, y están al alcance de cualquiera a un muy módico
precio en el mercado. Esto ha facilitado el hecho de que las funciones que los usuarios
de los sistemas puedan realizar sus labores a distancia, con los mismos resultados que
si los hicieran en la oficina, con las ventajas que conlleva eso para las partes
involucradas.
De todos modos, lo que ha hecho surgir definitivamente estos sistemas ha sido el que
las organizaciones han encontrado el cómo aprovechar tales aplicaciones en conjunto,
que por separado parecen innecesarias, de modo de poder lograr un mejor
aprovechamiento de sus recursos, agilizar sus procesos e incluso mejorar el ambiente
laboral.
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Entre las aplicaciones más conocidas de automatización de oficinas se encuentran:
Microsoft Office
Microsoft Office es la suite ofimática creada por Microsoft y la más utilizada en la
actualidad. Funciona bajo los sistemas operativos Microsoft Windows y Apple Mac OS.
Además de aplicaciones incluye servidores y servicios basados en Web.
Microsoft Office es considerado el estándar de facto en programas de productividad y
tiene muchas características no presentes en otras suites. Aunque lo contrario también
es cierto, otros programas tienen características que Office no posee.
Microsoft Office incluye:
o
Microsoft Word (procesador de texto)
o
Microsoft Excel (planilla de cálculo)
o
Microsoft Powerpoint (programa de presentaciones)
o
Microsoft Access (programa de bases de datos)
o
Microsoft Outlook (agenda y cliente de correo electrónico)
o
Microsoft Frontpage (editor de páginas web visual)
o
Microsoft Photo Editor (editor fotográfico)
o
Microsoft InfoPath (formularios dinámicos)
o
Microsoft OneNote (block de notas electrónico)
o
Microsoft Project (planificador de actividades y administrador de recursos)
o
Microsoft Publisher (materiales de publicidad y marketing)
o
Microsoft Visio (diagramador técnico y profesional)
o
Microsoft Live Meeting (herramienta para conferencias por internet)
79
OpenOffice.org
OpenOffice.org (no OpenOffice, debido a una disputa de marcas), es un proyecto
basado en el código abierto para crear una suite ofimática.
Es multiplataforma, existe entre otros para Microsoft Windows, GNU/Linux, Solaris y
Mac OS X.
Deriva a su vez de una versión comercial, StarOffice de Sun Microsystems todavía
existente. Las más recientes versiones de StarOffice están basadas en el código base
de OpenOffice.org; de forma similar a la relación existente entre Netscape Navigator y
Mozilla.
La primera versión fue liberada el 2 de mayo de 2002.
Está diseñado para competir con el líder en el mercado, Microsoft Office, por lo que
tiene un cierto aire similar. Es bastante compatible con los formatos de fichero de
Microsoft Office, ya que puede leer directamente los archivos creados con dicha suite
ofimática, aunque tiene su propio formato de archivos basado en el estándar XML. En
este formato los datos se comprimen en formato ZIP resultando en archivos de menor
tamaño que sus equivalentes de Microsoft Office.
Entre las herramientas con que cuenta OpenOffice.org están:
o
Writer (procesador de textos)
o
Editor (creación de HTML)
o
Calc (hojas de cálculos)
o
Draw (para dibujos, con posibilidad de exportar al formato estándar SVG)
o
Impress (presentaciones visuales)
o
Math (editor para fórmulas matemáticas)
80
OpenOffice.org se integra además con bases de datos como MySQL y PostgresSQL,
con una funcionalidad similar o superior a Microsoft Access.
Sun está incluyendo OpenOffice.org con GNOME, aunque este entorno gráfico intenta
crear una suite similar con Gnome Office.
Mediante un asistente o piloto, es posible descargar diccionarios adicionales para
mucho idiomas, incluídos el español. Esta tarea puede realizarse, también,
manualmente de manera sencilla, pero si se dispone de una conexión a internet el uso
del asistente lo convierte en una herramienta simple pero muy útil.
Se cuenta con diccionarios de palabras para corrección ortográfica, de separación
silábica, y de sinónimos.
A partir de la versión 1.1 se permite la exportación de documentos a PDF, lo que
aumenta su potencia para compartir documentos seguros.
Sistemas de Información Gerencial (EIS, DSS, y MIS)
A continuación, están los llamados sistemas de información gerencial, los cuales
reúnen de forma genérica a todas las herramientas que apoyan a algún nivel de
autoridad dentro de la empresa a la toma de decisiones en base a los datos obtenidos
de los sistemas de información transaccionales.
Aunque como se presentó con anterioridad, la diferencia entre los tres tipos de
sistemas constituyentes de este gran grupo es evidente, para efectos de mercado, y
sobretodo organizacionales, existen hoy por hoy soluciones informáticas que se
acomodan a la realidad de cada empresa, privilegiando ciertas funcionalidades por
sobre lo que efectivamente se podría lograr aprovechando al máximo las capacidades
de las herramientas mencionadas.
81
Generalmente las aplicaciones correspondientes a este grupo están divididas por
sector estratégico de negocios según lo establecido en la cadena de valor (llámese
clientes, proveedores, o procesos internos).
Las aplicaciones orientadas a proveedores se denominan SCM (Supply Chain
Management), y se especializan en todo lo que refiere a la relación y comunicación
entre la empresa y sus proveedores. Utiliza medios como el correo electrónico,
ordenes de compra, reportes internos, informes de seguimiento, los cuales son
rápidamente compartidos, haciendo más eficiente el proceso de compras para la
empresa.
Las aplicaciones orientadas a procesos internos se denominan ERP (Enterprise
Resource
Planning),
las
cuales buscan
realizar
todo
lo
correspondiente a
procesamiento y análisis de la información y recursos recibidos de los proveedores de
manera uniforme para toda la organización, llevando un claro registro y control de las
transacciones realizadas por la empresa en un determinado período de tiempo, lo cual
además permite utilizar estas estadísticas como información para los centros de
mando, y por consiguiente, reforzar la toma de decisiones estratégicas.
La aplicaciones orientadas a clientes se denominan CRM ( Costumer Relationship
Management ), que se dedican a fortalecer todo lo que tenga que ver con el proceso de
ventas a clientes, servicio post-venta, seguimiento de las ventas, entrega de garantías,
devoluciones, gastos de publicidad y marketing, etc. Se utilizan herramientas similares
a las del SCM, agregando también posibilidad de videoconferencias, acuerdos con
documentación digital, etc. Suelen integrarse con los SCM.
Cada una de estas aplicaciones tiene integrados distintos módulos, en especial los
ERP, donde se subdividen las distintas funciones de la empresa, tales como
contabilidad, finanzas, remuneraciones, inventario, etc.
82
Entre los Sistemas de Información Gerencial más conocidos se encuentran:
ORACLE
PeopleSoft Enterprise
Las aplicaciones de Peoplesoft Enterprise de Oracle están diseñadas para los
requerimientos de negocios más complejos. Ellas proveen integración de servicios web
con aplicaciones multi-vendedor y aplicaciones desarrolladas internamente, y puede
ser fácilmente configurada y adaptada para lograr los requerimientos más específicos
de los clientes. En adición a esto, PeopleSoft Enterprise apoya a una amplia gama de
infraestructura tecnológica.
Soluciones de Campus: Administra el ciclo de vida de los estudiantes de manera
eficiente, reduciendo costos, y liberando recursos para respaldar los objetivos de las
instituciones de educación superior.
Administración de las Relaciones con Clientes (CRM): Incrementa los ingresos y
entrega satisfacción a los clientes, logrando fidelidad de parte de estos a través de las
ventas, marketing, y efectividad de servicios.
Administración Financiera: Permite competir en el mundo de los negocios con un
amplio suite de aplicaciones financieras basadas en la web.
Admnistración de Capital Humano: Administra y moviliza una amplia y unificada fuerza
de trabajo, y alinea los logros de la fuerza de trabajo con los objetivos de la empresa.
Automatización de Servicios: Optimiza las inversiones en proyectos, reduce los costos
de entrega de proyectos y maximiza los recursos para aumentar su utilización y valor a
la empresa.
Administración de las Relaciones con Proveedores: Administra todos los aspectos de
las relaciones con los proveedores, incluyendo bienes directos e indirectos así como la
consecución de entrega de servicios.
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Administración de la Cadena de Valor: Toma ventajas de las soluciones que promueve
la interacción B2B existente entre la cadena de valor, desde el cliente al proveedor.
JD Edwards EnterpriseOne
Es una completa suite de aplicaciones modulares y pre-integradas para negocios
específicos diseñada para un rápido despliegue y una mayor simplicidad de la
administración. Está creada idealmente para organizaciones que manufacturen,
construyan, distribuyan servicios o que administren productos o activos físicos.
Administración del Ciclo de Vida de Activos: Entrega las herramientas para controlar
directamente el desempeño de la compañía para saber con lo que ésta cuenta hoy.
Administración de la Relación con Clientes: Apoya y sincroniza todos los procesos de
negocios desde el contacto inicial con clientes hasta servicios post ventas..
Administración Financiera: Las soluciones que entrega están pre-integradas, y
vinculadas con todas las otras soluciones de JD Edwards EnterpriseOne.
Administración de Capital Humano: Entrega un servicio a cliente más efectivo a la
fuerza de trabajo a través de sus aplicaciones para empleados basados en red, y de
autoservicio de administración, así como flujos de trabajo cooperativos que alinean los
procesos de aprobación y de transacciones.
Administración de Manufactura y de la Cadena de Valor: Apoya a los procesos que
promueven el aumento de los ingresos, reducción de inventarios, mejor utilización de
activos, y mejoras en el manejo de los costos de los bienes mediante el uso de mejores
procesos de negocios.
Administración de Proyectos: Las aplicaciones de web entregan a los profesionales y a
sus proyectos lo que ellos puedan necesitar para su labor.
Administración de la Provisión: Administra los procesos de negocios a través de
colaboración en tiempo real en el transcurso de la planificación de diseño, demanda,
producción y de producción.
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Herramientas y Tecnología: Esta tecnología provee las bases de conexión para la
gente, los procesos, y la información en tiempo real.
JD Edwards World
Está desarrollado para plataformas IBM iSeries, ofreciendo a pequeñas empresas un
ambiente confiable, rico en funcionalidades y disponible en la web, para una
administración de clase mundial de las plantas, inventarios, equipamiento, finanzas, y
del personal como un todo sincronizado e integrado en una simple base de datos,
reduciendo los costos de implementación y su complejidad.
Para manufactureros industrales, distribuidores de ventas y empresas constructoras
que deseen crecer y avanzar de manera más rápida y fácil, se encuentra JD Edwards
World Express, un paquete de soluciones que incluye además procesos de negocios
comunes y servicios de implementación preconfigurados.
Flexible y abordable: las aplicaciones preintegradas optimizadas para las IBM iSeries,
implican menores costos y necesidades de tecnología para su implementación. Al
mismo tiempo, se obtiene una arquitectura flexible que permite crear menús a la
medida, dar seguridad, y reportar las necesidades específicas que el negocio presenta
sin modificaciones en su costo.
Capacidades de autoservicio: El acceso basado en navegadores web a las
aplicaciones permite a los empleados, clientes y proveedores, acceder a información
relevante para ellos, rápida y fácilmente, sin mayor capacitación al respecto.
Solución completa y robusta: Es una solución amplia de bajo mantenimiento para
pequeñas empresas. Ofrece las mismas funcionalidades disponibles en grandes
empresas. Soporta requerimientos en múltiples monedas, lenguajes y compañías, y
provee integración con otras tecnologías PeopleSoft.
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SAP
SAP R3
SAP R3 es el software de ERP producido por la compañía alemana SAP AG. Su
nombre actual es mySAP.
SAP software surgió como una solución a los antiguos y complejos software existentes
para las organizaciones. Su fortaleza se basó en que se desarrolló para éste un
ambiente modular que maximiza la reutilización del software.
El programa viene con procesos personalizables que una compañía usa en el
modelamiento de sus negocios. Tradicionalmente, los softwares existentes en el
mercado proveían herramientas para crear aplicaciones, pero esas herramientas no
proveían procesos de negocios. SAP proveía procesos estandarizados, los cuales eran
en sí las mejores prácticas de esos procesos. La implementación del SAP software
comúnmente requería la experiencia de consultores externos experimentados, los
cuales estaban familiarizados con esas mejores prácticas.
SAP R/3 está distribuido en distintos módulos funcionales, tales como Ventas y
Distribución, Finanzas, RRHH, y Administración de Materiales. Cada módulo maneja
tareas específicas dentro de sí, pero están vinculados con los demás módulos en lo
que fuese aplicable.
SAP se ha enfocado generalmente en las metodologías de mejores prácticas para
manejar sus procesos de software, pero se ha expandido recientemente a los
mercados verticales. En estas situaciones, SAP produce módulos especializados
diseñados para un segmento de mercado particular, tal como utilidades o ventas retail.
Especializandose en el desarrollo de software, SAP espera proveer un mayor valor a
las corporaciones del que ellas podrían lograr si ellas prefiriesen desarrollar y mantener
sus propias aplicaciones.
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SAP R/3 es una aplicación cliente-servidor que utiliza un modelo dividido en tres
divisiones: Una pantalla de presentación, clientes, interfaces con usuarios. La pantalla
de presentación reúne todos los registros de los negocios específicos, y la base de
datos, y almacena toda la información respecto al sistema, incluyendo información
transaccional y de configuración.
La funcionalidad de SAP R/3 está estructurada usando su propio lenguaje llamado
ABAP (Advanced Business Application Programming). ABAP, o ABAP4 es un lenguaje
de cuarta generación, ideado para la creación de simples pero poderosos programas.
R/3 también ofrece un completo ambiente de desarrollo donde los especialistas pueden
o modificar el código SAP existente para cambiar las funcionalidades existentes o
desarrollar sus propias funciones, para reportes o completos sistemas transaccionales
en el ámbito SAP.
La más difícil parte es la de la implementación. Se deben considerar las necesidades y
recursos de la empresa. Algunas compañías podrían preferir implementar solo unos
pocos módulos SAP mientras otras pueden quererlos todos.
SAP tiene muchas capas. El sistema de base es el corazón de la operación de
información y debiese no ser evidente para altos niveles o usuarios administrativos.
También existen otras herramientas de personalización e implementación. El corazón
del sistema desde un punto de vista administrativo, son los módulos de aplicación.
Esos módulos puede que no estén completamente implementados en una típica
compañía, pero ellos existen y se nombran a continuación:
FI Financial Accounting (Contabilidad Financiera): Diseñado para un reporte
automático de la administración y de externos respecto al libro mayor general, cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, y otras cuentas menores con un cuadro definido de
cuentas.
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CO Controlling (Control de Gestión): Representa el flujo de costos e ingresos de la
compañía. Es un instrumento de administración para las decisiones organizacionales.
Además se actualiza en la medida que los eventos ocurren.
AM Asset Management (Administración de Activos): Diseñado para administrar y
supervisar aspectos individuales de los activos fijos, incluyendo compra y venta de
activos, depreciación, y administración de inversiones.
PS Project System (Sistema de Proyectos): Está diseñado para apoyar la planificación,
el control y el monitoreo de proyectos altamente complejos con objetivos definidos.
WF Workflow (Flujo de Trabajo): Vincula los módulos de aplicación integrados de SAP
con tecnologías de aplicaciones cruzadas, herramientas y servicios.
IS Industry Solutions (Soluciones de Industria): Combina los módulos de aplicación
SAP y funcionalidades adicionales para industrias específicas. Técnicas especiales
han sido desarrolladas para industrias tales como banca, combustible y gasolina,
farmacia, etc.
HR Human Resources (RRHH): Es un complete sistema integrado para apoyar la
planificación y control de las actividades del personal.
PM Plant Maintenance (Mantención de Planta): En un complejo proceso de
manufactura, el mantenimiento implica más que limpiar los pisos. El equipamiento debe
servir y debe renovarse o reconstruirse. Esas tareas afectan los planes de producción.
MM Materials Management (Administración de Materiales): Apoya funciones diarias de
inventario propias de operaciones de negocios tales como compra, administración de
inventario, proceso de identificación de punto de reordenamiento, etc.
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QM Quality Management (Administración de la Calidad): Es un sistema de control de
calidad y de información que apoya la planificación de calidad, inspección, y el control
para manufactura.
PP Production Planning (Planificación de Producción): Es usado para planear y
controlar las actividades de manufactura de una compañía. Este módulo incluye
facturas de materiales, ruteos, centros de trabajo, ventas y planificación de
operaciones, agendamiento maestro de producción, planificación de requerimientos de
material, control de pisos de compra, ordenes de producción, costeo de productos, etc.
SD Sales and Distribution (Ventas y Distribución): Ayuda a optimizar todas las áreas y
actividades propias de las ventas, entrega y facturación. Elementos claves son el
soporte pre-venta, procesamiento de solicitudes, procesamiento de ordenes de venta,
procesamiento de entrega, facturación y sistemas de información de ventas
MICROSOFT
Axapta
Axapta toma el sistema ERP como el núcleo tecnológico de su empresa que debe
integrar todas las partes de su negocio. Desde compra hasta fabricación, desde
logística, soporte y servicio, administración de pedidos hasta marketing y ventas,
recursos humanos y finanzas. Axapta ofrece un sistema ERP rápido, flexible y fácil de
utilizar en pos de conseguir el éxito dentro del mercado competitivo internacional. Un
sistema que soporta los procesos de las empresas y abre las puertas a nuevas
tecnologías potenciales ilimitadamente como Gestión de Relación con Clientes (CRM),
E-business, y Proveedor de servicios de aplicación (ASP).
En un mundo donde los productos son cada vez más iguales, la estrategia corporativa
que triunfe será la que comprenda que la atención que proporciona a sus clientes es el
factor decisivo para atraer y mantener a los clientes. Axapta es una excelente elección
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para el futuro, porque es una solución ERP y e-business que ofrece completa
funcionalidad CRM, que se puede implantar de inmediato o una vez que la empresa
esté preparada para optimizar los procesos front-office.
Funcionalidad CRM:
o
Automatización
del
equipo
ventas
o
Gestión de Ventas
o
Telemarketing / Televentas
o
Gestión de Proyectos
o
Análisis de Negocio OLAP
o
Automatización de Marketing
de
o
Gestión de Documentos
o
Cuestionarios
o
Gestión de Contactos
o
Integración con Sistemas de
telefonía
o
Customer Self-Service
Axapta busca que las empresas pueden simplificar y reducir al máximo los costes en
los procesos para generar potentes aplicaciones de e-business. Una de las razones
clave es la arquitectura de tres capas, que separa claramente la lógica del negocio del
nivel de presentación. Esto permite que las empresas mantengan una única lógica
empresarial y extiendan esta lógica en todas las direcciones, a clientes a través de la
web, a proveedores mediante servicios de extranet, a empleados a través de la
tecnología WAP, a los portales de e-business mediante XML, etc.
La velocidad es la esencia del rápido crecimiento que el mercado ofrece hoy día. La
clave para lograr velocidad está en hacer que toda la información fluya conjuntamente
desde el almacén, pasando por la planta de producción hasta la entrega al cliente.
Para conseguirlo, se necesita una amplia solución ERP que le permita integrar sus
operaciones y soporte el intercambio de información de forma instantánea entre
proveedores y clientes. Axapta permite hacer todo esto de manera simple ya que es un
ERP completamente integrado que funciona igualmente con varias interfaces como
Windows o Web. Esto quiere decir que no importa de donde venga la información,
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Axapta se integra dentro de un mismo núcleo de información, creando así una efectiva
cadena de suministro que une clientes, proveedores, fábricas y distribuidores en un
sólo sistema.
La verdadera fuerza está no tanto en los activos físicos sino en todo el conocimiento
que reside dentro de una compañía. Gestionar y utilizar este conocimiento de la mejor
forma posible es lo que hace la gestión de conocimiento. Pero para hacer esto, es
necesaria una solución ERP amplia como Axapta, que permite recoger, organizar,
analizar y actualizar la información que posee dentro de su organización. Entre las
características del sistema están el método de Balance Scorecard (CMI), el Sistema de
Gestión de Rendimiento -un sistema de gestión intelectual basado en transacciones, y
los indicadores de rendimiento claves, que presentan los datos referentes al área de
trabajo del usuario.
Great Plains
Es fácil administrar actividades de múltiples etapas como el cierre mensual utilizando
Great Plains Routine Checklists. Simplemente se debe seleccionar cada actividad de la
lista y Great Plains lo llevará a la pantalla apropiada para realizar la actividad, con
indicadores de fecha y hora que le permitirán realizar las actividades en el orden
apropiado.
La mayoría de las personas sólo utilizan una pequeña porción del sistema como parte
de su trabajo diario. Esa es la razón por la que se han construido las barras de acceso
rápido, de modo que el usuario pueda colocar sus actividades favoritas tales como
pantallas, sitios Web y reportes al alcance de la mano para un acceso inmediato.
Great Plains guía al usuario a través de los menús y procedimientos de configuración
de modo que pueda rápidamente obtener el máximo de su sistema.
Cada empresa, de acuerdo a su rubro, sea esta distribuidora, industrial, agrícola, legal
o manufacturera, tiene sus propios procesos, por lo que se necesita una solución que
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trabaje para un modelo de negocio específico. Esa es la razón por la que Great Plains
trabaja con cientos de aplicaciones específicas que se adecuan a un requerimiento
específico al interior de un negocio.
Un sistema de administración de empresas personalizado que se adapta a las
necesidades de cada empresa ya no es un lujo. Es una herramienta real que ahorra
tiempo y permite a los empleados concentrarse en las tareas en que son más
productivos, simplificando la navegación en el sistema para ejecutar procesos
complejos.
Microsoft Great Plains asegura que los sistemas se vean y operen de la manera que se
desea. Utilizando las últimas tecnologías de Microsoft, Great Plains ofrece
herramientas de adaptación simple y completas que pueden transformar la forma de
hacer las cosas.
Es uno de los factores de mayor importancia al determinar la calidad de un sistema de
información de gestión. Un sistema integrado, en el que los datos se ingresan una sola
vez, asegura información fidedigna para la toma de decisiones, sin integración sólo
existen conjuntos de información, sin coherencia entre ellos. Microsoft Great Plains
sobresale en integración. Se preocupa de vincular los módulos del sistema de modo
que la empresa pueda emplear su tiempo en generar mejores negocios.
Las Herramientas de Integración de Great Plains permiten:
o
Consolidar
fácilmente
la
o
asistencia en línea
información
o
Automatizar
y
ejecutar
integraciones programadas
o
Potenciar a los usuarios mediante
Mantener consistencia de datos
o
Combinar información previamente
elaborada con herramientas estándar
de la industria, como Excel.
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La Serie Financiera de Microsoft Great Plains ofrece capacidades para recopilar
información, procesarla y generar reportes. El acceso instantáneo a información
actualizada y exacta, permite analizar su situación actual y gestionar un futuro exitoso.
Además, permite perfeccionar y automatizar funciones como recaudaciones,
conciliaciones
bancarias
y
control
del
activo
físico
que
ahorrarán
tiempo,
incrementando su productividad.
Great Plains también se preocupa de aspectos tales como:
o
Compras
o
Ventas
o
Control de Inventarios
o
Control y Gestión Financiera de
Proyectos
o
Control de Activo Fijo
o
Comercio Electrónico
Navision
Navision cuenta con los siguientes módulos básicos para aplicaciones financieras:
o
Contabilidad General
o
Recursos
o
Esquema de cuentas
o
Proyectos
o
Bancos y efectos
o
Recursos Humanos
o
Cartera de pagos
o
Gestión de referencias
o
Cartera de cobros
o
Activos Fijos
o
Ventas y cobros
o
Manufacturing
o
Compras y pagos
o
Navision Web Shop
o
Existencias
o
Contabilidad General
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A grandes razgos permite elegir la funcionalidad que realmente se necesita, además
de:
o
Beneficiarse de ser una solución perfectamente integrada con Navision
Financials.
o
Planificar y calcular los costes simultáneamente.
o
Planificar la producción a su medida con órdenes de producción multinivel
únicas.
o
Calcular las necesidades netas/brutas y las programaciones con exactitud.
o
Apoyar sus decisiones con funciones de seguimiento de producto.
o
Garantizar el seguimiento de productos en todo el proceso de producción.
o
Realizar el control del inventario con facilidad.
o
Utilizar unidades de medida prácticas.
o
Realizar la implantación con un tiempo y un esfuerzo mínimo.
o
Elegir una solución de fabricación con perspectivas de futuro.
o
Un sistema de fabricación efectivo le debe ayudar a superar estos
problemas además de ser compatible con otros enfoques. Las estrategias
de fabricación como MRPII, ERP, Product Data Management, Kanban y JIT
pueden necesitar la adaptación al sistema de fabricación. También deben
cumplirse todos los distintos requerimientos prácticos de los sistemas
modernos de fabricación. Sin embargo, todo esto debe realizarse con una
solución lo suficientemente flexible para que pueda utilizarse en la
organización de la forma que mejor desee.
o
¿Cómo se fabrican los productos? Cualquiera que sea la respuesta,
probablemente sólo habrá una manera de hacerlo debido a lo complejo de
los sistemas de fabricación existentes hoy en día y a que no es probable
que existan dos enfoques sobre fabricación que sean similares.
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o
Dado que los enfoques sobre fabricación pueden variar, muchos de los
obstáculos a sortear para obtener una fabricación eficiente permanecen
igual. Entre éstos está la falta de información y de seguimiento de las
operaciones, las planificaciones y programaciones de producción confusas
e inconsistentes con la demanda.
Las empresas de tamaño pequeño y mediano necesitarán una solución que pueda
reducirse o ampliarse proporcionalmente dirigida a sus necesidades específicas sin
tener que adquirir funcionalidad que no es necesaria para su empresa y que, además,
resulta muy cara. Todas sus actividades de fabricación deberían integrarse
perfectamente con el resto de las áreas de negocio permitiendo un flujo fluido de
información sin necesidad de papeles ya sea desde la planta de fabricación como del
departamento de contabilidad. Y, por supuesto, un sistema de fabricación debe ser fácil
de utilizar y rápido de implantar en una empresa. Todos estos son los objetivos que se
marca Navision Manufacturing sin asumir el control de su proceso de fabricación. Se
trata de una solución práctica que se ajusta a la manera de trabajar de la empresa sea
cual sea su entorno de fabricación.
Navision también se preocupa de aspectos como:
o
Advanced Distribution
o
Portal de Usuario
o
Commerce Gateway
o
Navision Analyst
o
Portal de Negocio
o
CRM
Solomon
Debido al entorno dinámico de los negocios, no es posible anticipar todas las
necesidades del mañana. Por esta razón, Solomon está diseñado para que el mismo
usuario pueda realizar adaptaciones en forma rápida y sencilla sin modificar el código
fuente. Al día de hoy Solomon está presente en casi todos los tipos de industrias, ya
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que han encontrado en éste producto un sistema empresarial único, por su capacidad
para cubrir los requerimientos particulares de información que van surgiendo conforme
la empresa se va desarrollando.
En la actualidad, existen más de cuatrocientos diferentes tipos de industrias que
utilizan Solomon para controlar sus operaciones. La funcionalidad, flexibilidad y
adaptabilidad de cada uno de los módulos, el Administrador de Adaptaciones, la
capacidad para generar cualquier tipo de reportes y una gran gama de aplicaciones
integradas desarrolladas por terceros, son las principales razones por las cuales
Solomon es el Sistema Empresarial ERP que más aceptación ha tenido a nivel mundial
entre las empresas medianas.
Solomon ha diseñado aplicaciones que permiten satisfacer los requerimientos de
información de una gran variedad de giros de negocios. Estos incluyen:
o
Distribuidoras y Comercializadoras
o
Industria Metal - Mecánica
o
Manufactura
o
Despachos
de
Diversos
Productos
de
Ingeniería
y
Arquitectura
o
Fabricantes a la Medida
o
Constructoras
o
Alimentos y Bebidas
o
Instituciones Financieras
o
Industria Textil y de la Confección
o
Aseguradoras
o
Editoriales e Imprentas
o
Despachos de Consultores
o
Laboratorios
o
Empresas
de
Productos
Químicos y Farmacéuticos
de
servicios
de
mantenimiento y/o reparación de
equipos.
Con el objetivo de ofrecer un sistema capaz de satisfacer las necesidades de
información de cualquier tipo de empresa, Solomon creó y desarrolló uno de los
programas más innovadores para desarrolladores de software independientes en la
industria. Se promueve y fomenta de manera activa entre la comunidad de
desarrolladores la creación de nuevos productos y aplicaciones específicas para
ciertas industrias que se integren con los productos de Solomon. En la actualidad,
96
cientos de sistemas desarrollados de manera independiente están disponibles para
Solomon y cada día se crean más.
Solomon se diseñó utilizando herramientas que son estándar de la industria de
tecnología de la información. Algunas de las ventajas más importantes que esto
representa es asegurar que los productos que está adquiriendo se mantendrán
siempre vigentes y a la vanguardia, que los costos de mantenimiento serán mínimos y
la seguridad de que siempre habrá disponibilidad de recursos técnicos y humanos
listos para cumplir cualquier tarea de apoyo y asistencia. El éxito y aceptación de
Solomon a nivel mundial no solamente se daba a las personas que lo diseñaron y
desarrollaron sinó al profesionalismo, empeño y dedicación de compañías como
Microsoft, Seagate Software y FRx, que también invierten muchos millones de dólares
en investigación y desarrollo de sus productos.
Solomon está diseñado para operar, de la manera más eficiente, con la base de datos
MS SQL Server y el sistema operativo Windows NT de Microsoft. La combinación de
ambas herramientas da como resultando una plataforma de operación escalable de
alto rendimiento capaz de procesar altos volúmenes de información y satisfacer los
más exigentes requerimientos de comunicación local o remota y a través de Internet. Al
estar Solomon diseñado y construido exclusivamente con herramientas de Microsoft,
permite que los recursos de desarrollo de Solomon sean empleados en su totalidad a
resolver las cuestiones críticas de los usuarios y no a probar y soportar múltiples
plataformas de operación que con el tiempo se vuelven obsoletas. Visual Basic
Solomon fue desarrollado utilizando las herramientas VB Tools, derivadas de Microsoft
Visual Basic que es el lenguaje de programación más aceptado, difundido, eficiente y
avanzado que permite crear y desarrollar aplicaciones de alto rendimiento. La
posibilidad de agregar o complementar aplicaciones desarrolladas a la medida es real,
económica y sencilla ya que existen millones de personas capacitadas para programas
en Visual Basic.
Todas las formas y reportes de Solomon fueron diseñados con el Reporteador Crystal.
Esto significa que solo se requiere conocer cómo utilizar esta herramienta para poder,
no solo modificar los reportes existentes, sino incluso crear sus propios reportes. Todos
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los reportes así hechos se pueden enviar por correo electrónico, publicar en Internet,
exportar a MS Excel o generar en formato XML, para ser analizados o simplemente
pueden ser consultados en pantalla. FRx.
FRx es el Reporteador de Estados Financieros más utilizados por las empresas que
han automatizado sus operaciones financieras. Cuando se emplea el FRx para generar
los Estados Financieros de cualquier organización o grupo corporativo, la información
que obtienen los ejecutivos es exactamente la que ellos indicaron que necesitaban.
Además, no nada más permite ajustar hasta el más mínimo detalle de presentación,
sino que también los usuarios pueden consultar y navegar hasta conocer el detalle y
origen mismo de las transacciones que componen cualquier saldo.
El Administrador de Adaptaciones de Solomon es una herramienta que le permite a
cada uno de los usuarios del sistema realizar las modificaciones en pantalla que
consideren necesarias a fin de satisfacer tosas las necesidades particulares de
información que se presenten al momento de la instalación y que vayan surgiendo con
los
años.
Esto
significa
que
la
inversión
en
Solomon
queda
asegurada
independientemente de que las necesidades y requerimientos de información cambien
con el tiempo. Esta herramienta permite modificar cada una de las pantallas de
Solomon, definir cualquier algoritmo de operación o reglas de negocio e integrarse con
cualquier sistema o aplicación externa. Debido al entorno dinámico de los negocios, es
difícil predecir los requerimientos del mañana, por esta razón es imprescindible contar
con un sistema con la capacidad suficiente para adaptarse, no solamente a los
requerimientos actuales de información, sino también a cualquier otro requerimiento
que surja en el futuro.
Solomon también se preocupa de aspectos tales como:
o
Comercio electrónico
o
Generación de reportes
o
Proyectos
o
Contabilidad y finanzas
o
Servicios
o
Distribución
o
Supply Chain Management
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Microsoft CRM
Microsoft CRM es la solución tecnológica que permite definir una estrategia de negocio
centrada en anticipar, conocer y satisfacer las necesidades y los deseos presentes y
previsibles de los clientes, incrementando la efectividad de los empleados de ventas y
servicios.
Es una herramienta fácil de instalar que se adapta a las necesidades de las empresas,
aumenta la productividad y reduce los costos operativos, al tiempo que optimiza las
inversiones en tecnología, actuales y futuras. Está diseñado para pequeñas y
medianas empresas o departamentos de grandes compañías, de 25 a 1.000
empleados, lo que permite a las organizaciones aprovechar los beneficios de
tecnologías innovadoras, dimensionadas a la medida de sus posibilidades.
Microsoft CRM concentra las funcionalidades de un conjunto de aplicaciones (bases de
datos, telemarketing, herramientas de gestión, etc.) con el fin de unificar la vista y las
interacciones de las empresas con sus clientes. Es decir que facilita el manejo y la
coordinación de los departamentos de ventas, servicios al cliente y marketing,
optimizando y personalizando la interacción con cada uno de ellos, a través de un
canal de comunicación abierto las 24 horas del día, durante todo el año. Permite a los
empleados compartir información, acelerar las ventas, identificar oportunidades y
entregar un servicio al cliente personalizado y consistente a través del tiempo.
Las empresas de todos los tamaños ven las ventajas de las herramientas CRM, que
les permiten conquistar nuevos clientes y fidelizar a los actuales. A estas opciones, se
le suman las ventajas de Microsoft CRM para lograr una plena integración con
WindowsXP, Microsoft Small Business Server y Microsoft Office System, que
constituyen la plataforma tecnológica más utilizada hoy por las empresas de todo el
mundo. En definitiva, es una solución que tiene un bajo costo total de propiedad.
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Microsoft CRM está desarrollado en base a tecnologías .NET, es accesible desde
Outlook, vía web o desde una PocketPC con Windows Mobile, y tiene la capacidad de
integrarse con otras aplicaciones de negocios a través de web services. Además, crece
a la par de la empresa: a medida que aumentan sus necesidades, esta solución de
CRM se adapta y amplía sus prestaciones, manteniendo un alto nivel de eficiencia y
escalabilidad.
La solución incluye herramientas de reporte que le aseguran el seguimiento y la
medición de su actividad comercial, además de posibilitar la evaluación del rendimiento
de su propio personal. Microsoft CRM ofrece un completo historial de cada uno de los
clientes, la administración automática de incidentes o situaciones particulares y una
base de datos con buscador incorporado. Paralelamente, sus empleados pueden
compartir información para mejorar el éxito de las ventas, hacer más precisa la
atención al cliente, responder con mayor exactitud a sus requerimientos y agilizar los
servicios de entrega, ya sean de productos o servicios.
Con Microsoft CRM se aprovechan tanto el ambiente de desarrollo Visual Studio.NET
como las plataformas e infraestructura de aplicaciones Microsoft Small Business Server
o, en implementaciones más grandes, Windows Server System, Microsoft Exchange
Server y Microsoft Office System, tecnologías que ofrecen los máximos niveles de
seguridad, disponibilidad, escalabilidad y confiabilidad, desde el sistema operativo,
hasta los servidores y las herramientas de productividad en entornos más complejos.
Una característica diferencial en el desarrollo de Microsoft CRM es su flexibilidad, que
permite que las empresas determinen el grado de automatización y los niveles
adecuados para compartir información. Este aspecto hace que el producto resulte
también muy funcional para los diversos departamentos que componen las
organizaciones.
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Entre los beneficios que entrega el uso de Microsoft CRM se cuentan:
Inversión rentable: Mantener bajo el costo total de propiedad significa que Microsoft
CRM trabajará durante toda la vida de una empresa. Los procesos de configuración del
producto, que son muy simples, le permiten empezar a trabajar inmediatamente a la
implementación, pudiendo adaptarlo y mantener la aplicación con un bajo presupuesto.
Mayor productividad: Microsoft CRM ofrece una interfaz de usuario intuitiva, que
permite asignar las jerarquías organizativas de una forma rápida y exacta, incluso en
múltiples departamentos y estructuras complejas de informes. Ofrece la posibilidad de
definir roles (ventas, servicios y dirección), altamente personalizables, para determinar
un acceso adecuado a la información y privilegios de administración en el marco de los
procesos de la empresa. Esto mejora la seguridad habilitando niveles superiores de
productividad.
Integración: Los módulos de Servicio al Cliente y Ventas perfectamente integrados,
facilitan el uso compartido de información de clientes y productos, y asegura que
cuando se introducen datos en Microsoft CRM, la información se actualiza
automáticamente en toda la aplicación, para todos los usuarios. La integración con
Microsoft Office permite crear e imprimir comunicaciones utilizando la Combinación de
Correspondencia de Microsoft Word y también exportar datos a Microsoft Excel.
Con Microsoft Outlook, los empleados de ventas pueden trabajar on line o sin conexión
con toda la funcionalidad del módulo de ventas (incluso cuentas, contactos,
oportunidades, productos, documentación de ventas, actividades, correos electrónicos,
etc). Esto reduce el tiempo de los ciclos de venta y mejora las tasas de cierre con la
gestión de oportunidades y contactos, procesos de ventas automáticos, creación de
ofertas y gestión de pedidos.
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SOFTLAND ERP
Back Office
Características Generales
Contabilidad y Presupuestos: Eficaz herramienta para la gestión, basada en una
estructura de Áreas de Negocio y Centros de Costos, que entrega información a nivel
de cada uno de ellos, o en forma consolidada a nivel empresa.
Clientes y Cobranzas: Lleva un completo control de las cuentas por cobrar, permite
efectuar las cobranzas y obtener una serie de reportes para la gestión de
administración de los deudores.
Proveedores y Tesorería: Lleva un eficiente y completo control de las cuentas por
pagar, emitir cheques a proveedores, proyectar flujos de vencimientos, y todo lo
necesario para la administración de los acreedores.
Inventario y Facturación: Lleva un preciso control de las entradas y salidas de
mercadería desde las distintas bodegas, maneja adecuadamente los niveles de
inventario y entrega toda la información para la administración de estos. Además
permite efectuar todos los movimientos relativos a las ventas, obteniendo las
estadísticas necesarias para la toma oportuna de decisiones.
Ordenes de Compras: Permite efectuar rápidamente Ordenes de Compra basadas en
un formato diseñado por el usuario, tanto para Productos como para Servicios, de
acuerdo a convenios efectuados con los proveedores, a los cuales le son enviadas
directamente. En cualquier momento se puede consultar la situación de la Compra, así
como obtener una serie de reportes históricos por producto, por proveedor, etc.,
indicando cantidades compradas, precios convenidos y descuentos, para una eficiente
gestión.
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Recursos Humanos: Orientado al manejo y administración de los empleados, tanto en
lo relativo al pago de sus remuneraciones y leyes sociales, como respecto del control
de préstamos y ausentismos, entre otros. Así también permite trabajar en forma remota
con sucursales, y posteriormente consolidar la información en la central.
Activo Fijo: Lleva un control exhaustivo de los bienes del Activo Fijo, controlando las
ubicaciones en que se encuentran, la cantidad existente de cada uno, las
revalorizaciones, depreciaciones y valor libro, y efectúa automáticamente la
contabilización en Contabilidad y Presupuestos.
Producción: Permite planificar los requerimientos de materias primas y maquinarias
para cumplir con la producción estipulada y llevar un control exhaustivo de los insumos,
tiempos involucrados y costos, obteniendo las desviaciones respecto a lo
presupuestado.
Front Office
Características Generales
e-CRM: Con un enfoque orientado a clientes, esta herramienta le permitirá a su
empresa y su fuerza de ventas, ir mejorando continuamente el servicio, lo que le hará
aumentar sus ventas al identificar nuevas oportunidades de negocio, y lograr una
fidelización de los clientes . Clientes satisfechos y leales, es la estrategia que permite
lograr una ventaja competitiva y por ende obtener mayores beneficios.
Puntos de Ventas Sucursales: Permite efectuar la gestión de ventas en las Sucursales,
con todas las funciones necesarias para una atención ágil y expedita a los clientes,
consolidando la información en la central, ya sea en línea o diferida en forma remota.
En el caso de existir una Administración Centralizada, trabaja conectado directamente
con Inventario y Facturación, rebajando de inmediato el stock de los productos y
obteniendo en línea los informes estadísticos para e control de los inventarios y la
gestión de ventas. En el caso de una administración descentralizada, las sucursales
trabajan en forma aislada, capturando de la Central la información de Productos,
103
precios y otras políticas comerciales. Posteriormente envían a la central, por cualquier
medio, la información de las ventas. En la Central se captura la información recibida
contando así con las ventas y el inventario actualizado de todas las sucursales,
pudiendo obtener información consolidada para la gestión. En las fichas de productos
se requiere de una fotografía, código de barra, ficha técnica, impuestos asociados,
productos sustitutos o complementarios, etc.
Cotizaciones y Notas de Ventas: Podrá llevar el control de los ejecutivos de Ventas, en
relación a su productividad y efectividad, relacionando las cotizaciones y Notas de
Ventas efectuadas, así como el control del cumplimiento de lo comprometido en las
ventas y responder adecuadamente a los clientes.
Help Desk
Características Generales
Help Desk: Con esta herramienta podrá ofrecer el mejor Soporte a sus Clientes ,
llevando el seguimiento de las conversaciones con sus clientes, controlando los
eventos pendientes de resolver, las garantías y Contratos vigentes, así como obtener
una serie de estadísticas para una eficiente administración de los recursos.
Intelligence
Gestión y Finanzas: La nueva forma de Administrar su empresa, en cualquier momento
y lugar, a través de la tecnología Internet incorporada a este sistema.
Cubos Olap: La nueva forma de Administrar su empresa, en cualquier momento y
lugar, a través de la tecnología Internet incorporada a este sistema.
E-commerce
Store: Con Store podrá promocionar productos a través de una página Web organizada
por usted mismo y generar inmediatamente las ventas. Así también, podrá mantener
104
informados a sus clientes con noticias de su empresa o productos y además, generar
banners con publicidad de los ítemes o temas que usted requiera.
Este sistema opera rescatando información directamente desde Inventario y
Facturación, la cual es presentada al cliente a través de Store mediante el browser
Microsoft Internet Explorer.
Store es un sistema muy amigable, a través del uso de tecnología de punta, le permite
incorporarse al mundo Internet y a la era digital.
Portal
Customer Service: Portal es una aplicación orientada a dar una excelente atención a
sus clientes y proveedores a través de consultas Internet, lo que se traducirá, en una
rápida y oportuna respuesta a sus inquietudes con una muy buena imagen, y lo que es
más atractivo, un ahorro de horas hombre orientado a dar respuestas que pueden ser
automatizadas.
Portal es una aplicación intuitiva y de sencillo manejo integrada a Contabilidad,
Facturación y a la Gestión de clientes y Proveedores de su empresa, que por estar
basada en tecnología Internet permite a sus clientes y proveedores contactarse desde
cualquier lugar y en cualquier momento con su empresa. La utilización de una
plataforma con entorno Web permite un flujo de información que mejora la
productividad y la eficiencia de la empresa, ayudando al empresario en la toma de
decisiones al más alto nivel.
Supplier Service: Portal es una aplicación orientada a dar una excelente atención a sus
clientes y proveedores a través de consultas Internet, lo que se traducirá, en una rápida
y oportuna respuesta a sus inquietudes con una muy buena imagen, y lo que es más
atractivo, un ahorro de horas hombre orientado a dar respuestas que pueden ser
automatizadas.
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Portal es una aplicación intuitiva y de sencillo manejo integrada a Contabilidad,
Facturación y a la Gestión de clientes y Proveedores de su empresa, que por estar
basada en tecnología Internet permite a sus clientes y proveedores contactarse desde
cualquier lugar y en cualquier momento con su empresa. La utilización de una
plataforma con entorno Web permite un flujo de información que mejora la
productividad y la eficiencia de la empresa, ayudando al empresario en la toma de
decisiones al más alto nivel.
Flexline ERP
Descripción General Flexline ERP
Flexline es una nueva manera de hacer negocios; de adelantarse y enfrentar el futuro
con las más modernas y flexibles herramientas
La solución Flexline ERP es un conjunto de aplicaciones definidas para apoyar y
facilitar los procesos administrativos y de gestión de las empresas, permite, más allá
del simple manejo de módulos, la ejecución, seguimiento y control de los distintos
procesos críticos de una empresa. Flexline ERP no sólo es un poderoso sistema
administrativo contable y de gestión. Además entrega:
o
Información rápida porque trabaja sobre una potente base de datos
relacionales que le permite extraer información a máxima velocidad.
o
Información Flexible porque Ud. participa activamente en la definición de
parámetros y configuración de flujos documentarios en base a los cuales
desea obtener sus informes.
o
Sistemas fáciles de administrar porque por sus características tecnológicas,
no requiere dependencia de grandes expertos ni complejos sistemas
administrativos; Ud. y su compañía ganan libertad al mismo tiempo que
economizan costos y tiempo.
106
o
Sistemas integrados que evitan doble digitación y duplicidades innecesarias.
o
Sistemas abiertos porque pueden comunicarse con estándares del mercado
como lo son las Planillas Excel o los procesadores de texto Word y por tanto
le permiten utilizar todas sus potentes capacidades como parte integrante
del Flexline ERP y además cuenta con una base de datos que facilita la
comunicación con otras aplicaciones requeridas por el cliente.
Funcionalidades Principales
o
Permite optimizar la información en
organizaciones
que
o
manejan
de acuerdo a los perfiles de
grandes volúmenes de datos.
o
Configuración de distintos menús
usuario.
Permite analizar el comportamiento
o
de cada empresa, del conjunto de
Gestión ERP se adapta para el
trabajo con contabilidad ERP.
ellas o del comparativo entre éstas.
o
o
Análisis
de
información
por
OLAP,
distintas monedas.
o
Presupuestos
por
Centro
Tecnología Data Warehousing y
de
permite
pasar
la
información
a
cubos
de
información
para
usuarios
de
análisis.
Costos.
Atributos del Sistema:
o
Permite
manejar
grandes
volúmenes de datos.
o
Se dispone de un amplio conjunto
de dimensiones o variables, las
que se pueden estructurar como
o
Mediante Planes de Gestión, se
filtros o cruces con distintos niveles
definen los modelos en base a los
de detalle.
107
cuales se analizará la información,
permitiendo
varios
niveles
de
o
agregación o desagregación.
Informes interactivos, permiten al
usuario realizar cambios en su
estructura en todo momento.
o
Comparación con información de
años anteriores.
o
Mediante herramientas estándares
del mercado, se pueden definir
o
Operación
mediante
explorador
fácilmente informes o análisis.
(Browser), genera una operación
intuitiva.
Informes del Sistema:
o
Análisis:
balance,
resultado,
o
Resumen, Ventas, incorporando
Ventas: saldo, saldo acumulado,
presupuestos.
los campos del cubo de datos
como
costo,
presupuestos
o
acumulados, etc.
Resultado:
saldo,
acumulado,
saldo
presupuestos,
variación porcentual.
o
o
Balance: saldo, saldo acumulado.
Informes
Especiales:
índices.
o
Clientes.
o
Resumen: resultado, venta por
FECU,
producto, venta por meses.
SSA Global (Ex BAAN)
SSA Global tiene como objetivo entregar funcionalidades críticas que sus clientes
necesiten para cumplir sus metas. Esto se hace desarrollando y adquiriendo
estratégicamente funcionalidad y aplicaciones extendidas de ERP que traen nuevas
108
capacidades a su amplia base de clientes. La fuerza combinada del SSA Global ERP y
de las soluciones extendidas enriquece la inversión que sus clientes han realizado en
sus aplicaciones ERP y les proveen una fuente confiable para todos sus
requerimientos de negocios.
La línea de productos SSA Global incluye:
SAA Razón: solución redenominada como SSA supply chain management, provee de
logística integrada y de tecnología de administración global de negocios. La suite
provee una plataforma unificada para incrementar la velocidad y el rendimiento de la
cadena de valor.
SSA Baan: es un ámplio portafolio de ricas aplicaciones que abarcan toda la cadena de
valor. SSA Baan ERP es el componente más popular en las líneas de productos, y es
parte de la suite SSA enterprise resource planning. Otros productos han sido
redenominados y forman parte de la suite de SSA Global customer relationship
management, supply chain management, product lifecycle management, y de
soluciones tecnológicas de arquitectura relacionadas.
SSA BPCS: parte de la suite SSA enterprise resource planning, consiste de un amplio
set de aplicaciones integradas que establecen las necesidades centrales de los
sistemas de empresas del sector industrial a escala global.
SSA BPCS Hi Volume: es una robusta plataforma para el cumplimiento de un gran
volumen de órdenes.
SSA CAPS Logistics Solutions: redenominada como parte de la suite SSA supply chan
management provee de un diseño de red integrado y de software de administración de
transporte que ayuda a los clientes a mejorar sus planificación de la cadena de valor y
sus procesos de ejecución.
109
SSA CAS: es una solución basada en mainframes que viene en dos versiones, una
para la industria aeroespacial y de defensa y otra para la manufactura general en
ambientes de grandes volúmenes de transacción. Esta solución es parte de la suite
SSA enterprise resource planning.
SSA EAM: es un sistema probado, predecible y abordable sistema de administración
de mantenciones. Virtualmente todo el capital de equipamiento e instalaciones pueden
ser administrados por SSA EAM, el cual es parte de la suite SSA enterprise resource
planning.
SSA Elevon: es un producto financiero para mainframes (s/390, z-series). La amplia
gama de soluciones financieras, redenominadas como SSA Elevon están diseñadas
para elevar el rendimiento de los negocios a través del comercio cooperativo,
integración y administración del conocimiento. Es parte de la suite SSA FM.
SSA EXE Warehouse Management Solutions: redenominada como SSA warehouse
management solutions, está basada en un legado de experiencia en la administración
de sistemas de bodegaje de alto nivel para operaciones de gran volumen de
cumplimiento con un gran número de discretos productos. Esos poderosos y flexibles
sistemas son parte de la suite SSA supply chain management.
SSA Infinium: redenominada como parte de las suites SSA human capital management
y SSA financial management, los productos de SSA Infinium delinean las operaciones
desde los recursos humanos hasta la contabilidad.
SSA KBM: es una completa solución para los manufactureros. Sus poderosas
capacidades de configuración hacen de ésta una solución que complementa la suite
SSA enterprise resource planning.
SSA MAMMAN: es parte de la suite SSA enterprise resource planning, y es un
producto integrado dirigido a las necesidades de reporteo sobre manufactura,
110
marketing, finanzas y administración para compañías manufactureras de todos los
tamaños y niveles de comercio electrónico.
SSA Masterpiece: es una amplia gama de soluciones para la administración financiera
de las empresas. Opera con multiples plataformas y bases de datos, y soporta
múltiples lenguajes y monedas. SSA Masterpiece es parte principal de la suite SSA
financial management.
SSA MAX: es la base de la suite SSA Global Small to Medium Sized Business (SMB’s).
Esta solución prove a los clientes de un sistema de adminstración de negocios
abordable, adaptable y fácil de usar para sus procesos de negocios diarios.
SSA MAXCIM: es una poderosa solución para el control y administración de la
información corporativa. El sistema SSA MAXCIM es un componente integrado en la
suite SSA enterprise resource planning.
SSA MK: es una solución ERP ideal para organizaciones que operan en un ambiente
de manufactura mixto, y para aquellas con necesidades de configuración o de
administración de proyectos. Esta solución es parte de la suite SSA enterprise resource
planning.
SSA PRISM y SSA Protean: son soluciones ERP con fortaleza en los procesos de
industrias manufactureras, y son parte de la suite SSA enterprise resource planning.
SSA PRMS es una solución ERP líder con habilidad para apoyar procesos discretos y
repetitivos de manufactura en industrias tales como farmacéuticas, alimentación,
electrónica, y fabricación y ensamble. SSA PRMS es parte de la suite SSA enterprise
resource management.
SSA Warehouse BOSS: es un amplio sistema de administración de bodegas que
entrega flexibilidad para administrar una variedad de operaciones de bodega. Forma
parte de la suite SSA Warehouse Management.
111
Sistemas de Gestión de Bases de Datos
Estos sistemas no son de uso frecuente en las empresas, pero se han convertido en un
área de análisis muy interesante para empresas comerciales que pueden determinar
tendencias en las conductas de sus clientes a partir de los datos transaccionales que
se archivan en los grande Data Warehouse.
También son muy útiles para las entidades bancarias que pueden usar la información
de sus transacciones para hacer estimaciones, obtener índices de rentabilidad,
proyecciones de divisas, entre otras cosas.
Se usan solamente en grandes entidades que tengan un volumen de transacciones
muy elevado y donde estas deben ser controladas frecuentemente.
Entre los principales sistemas de gestión de bases de datos se encuentran:
SAP BW
Business Information Warehouse (abreviado BW), es el nombre de la solución de data
warehouse creada por SAP AG. BW consiste entre otras cosas de componentes para
la administración de datos (Administrador Workbench), para la definición de queries
(consultas), y para el control de la carga de procesos. La versión actual es la 3.5
(diciembre del 2004).
BW es una solución de DW muy común en compañías que además utilizan SAP R/3.
Esto debido a que BW contiene extractores predefinidos de R/3, relacionando los
cubos OLAP con reportes integrados en el llamado contenido de negocios (business
content). De ese modo un más breve desarrollo de las soluciones de DW se cree
posible.
112
BW es ahora parte de una suite de aplicaciones de SAP llamada NetWeaver. Otros
componentes de NetWeaver incluyen el portal empresarial SAP (enterprise portal –
EP), el servidor de aplicaciones de web (web application Server – WAS), y el
administrador maestro de información (master data management – MDM)
ORACLE
Oracle es básicamente una herramienta cliente/servidor para la gestión de Bases de
Datos. Es un producto vendido a nivel mundial, aunque la gran potencia que tiene y su
elevado precio hacen que sólo se vea en empresas muy grandes y multinacionales, por
norma general. En el desarrollo de páginas web pasa lo mismo: como es un sistema
muy caro no está tan extendido como otras bases de datos, por ejemplo, Access,
MySQL, SQL Server, etc.
Oracle almacena información de manera lógica en forma de “espacios de tabla”
(tablespaces), y físicamente en forma de “archivos de datos” (data files). Los espacios
de tabla pueden contener varios tipos de segmentos, por ejemplo, segmentos de
información, segmentos de índice, etc. Vueltas de segmentos comprenden una o mas
“extensiones” (extents). Las extensiones están agrupadas en base a bloques de
información contiguos. Los bloques de información forman las unidades básicas de
almacenamiento de datos. A nivel físico, los archivos de información comprenden uno
o más bloques, donde el tamaño de estos puede variar.
Oracle mantiene registro de su almacén de información con la ayuda de información
almacenada en los espacios de tabla del sistema. Estos contienen el directorio de
información, índices, y clusters. (un diccionario de información consiste en una
colección especial de tablas que contienen información acerca de todos los objetos de
usuarios en la base de datos).
Oracle se basa en la tecnología cliente/servidor, pues bien, para su utilización primero
sería necesario la instalación de la herramienta servidor (Oracle 8i) y posteriormente se
puede acceder a la base de datos desde otros equipos con herramientas de desarrollo
113
como Oracle Designer y Oracle Developer, que son las herramientas básicas de
programación sobre Oracle.
El sistema de gestión de base de datos de Oracle puede almacenar y ejecutar
procedimientos almacenados y funciones en sí mismo.
Para desarrollar aplicaciones que accedan a esta información se usa PL/SQL, un
lenguaje de 5ª generación, bastante potente para tratar y gestionar la base de datos.
También por norma general se suele utilizar SQL al crear un formulario. Es posible
lógicamente acceder a la base de datos a través del SQL plus incorporado en el
paquete de programas Oracle para poder realizar consultas, utilizando el lenguaje
SQL.
El Developer es una herramienta que nos permite crear formularios en local, es decir,
mediante esta herramienta se pueden crear formularios, compilarlos y ejecutarlos, pero
si se quiere que los usuarios trabajen sobre este formulario se debe copiar
regularmente en una carpeta compartida, de modo que, cuando se quiera realizar un
cambio, se deberá copiar de dicha carpeta y luego volver a subirlo a la carpeta. La
principal ventaja de esta herramienta es que es bastante intuitiva y dispone de un
modo que permite componer el formulario, tal y como se haría en Visual Basic o en
Visual C.
Los problemas anteriores quedan totalmente resueltos con Designer que es una
herramienta que se conecta a la base de datos y por tanto se crean los formularios en
ella, de esta manera todo el mundo se conecta mediante Designer a la aplicación que
contiene todos los formularios y no hay problemas de diferentes versiones, siendo esto
muy útil y perfecto para evitar dañar el trabajo de otros.
MySQL
My SQL es una de las bases de datos más populares desarrolladas bajo la filosofía de
código abierto. La desarrolla y mantiene la empresa MySQL AB pero puede utilizarse
gratuitamente y su código fuente está disponible.
114
Características (versión 4.0 en adelante):
Inicialmente, MySQL carecía de elementos considerados esenciales en las bases de
datos relacionales, tales como integridad referencial y transacciones. A pesar de ello,
atrajo a los desarrolladores de páginas web con contenido dinámico, justamente por su
simplicidad; aquellos elementos faltantes fueron llenados por la vía de las aplicaciones
que la utilizan.
Poco a poco los elementos faltantes en MySQL están siendo incorporados tanto por
desarrollos internos, como por desarrolladores de software libre. Entre las
características disponibles en las últimas versiones se puede destacar:
o
Amplio subconjunto del lenguaje SQL. Algunas extensiones son
incluidas igualmente.
o
Disponibilidad en gran cantidad de plataformas y sistemas.
o
Diferentes opciones de almacenamiento según si se desea velocidad en
las operaciones o el mayor número de operaciones disponibles.
o
Transacciones y claves foráneas.
o
Conectividad segura.
o
Replicación.
o
Búsqueda e indexación de campos de texto.
Según las cifras del fabricante, existirían más de seis millones de copias de MySQL
funcionando en la actualidad, lo que supera la base instalada de cualquier otra
herramienta de bases de datos. El tráfico del sitio web de MySQL AB supera en 2004
el tráfico del sitio de IBM.
115
La licencia GPL de MySQL obliga a distribuir cualquier producto derivado (aplicación)
bajo esa misma licencia. Si un desarrollador desea incorporar MySQL en su producto
pero no desea distribuirlo bajo licencia GPL, puede adquirir la licencia comercial de
MySQL que le permite hacer justamente eso.
Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server es un sistema de gestión de bases de datos (SGBD) capaz de
poner a disposición de muchos usuarios grandes cantidades de datos de manera
simultánea.
Entre sus características figura el soporte de transacciones, un gran nivel de
estabilidad, gran seguridad, escalabilidad, soporte de procedimientos almacenados,
etc.
Este sistema incluye una versión reducida, llamada MSDE con el mismo motor de base
de datos pero orientado a proyectos más pequeños.
Es común desarrollar completos proyectos complementando Microsoft SQL Server y
Microsoft Access a través de los llamados ADP (Access Data Project). De esta forma
se completa una potente base de datos (Microsoft SQL Server) con un entorno de
desarrollo cómodo y de alto rendimiento (VBA Access) a través de la implementación
de aplicaciones de dos capas mediante el uso de formularios Windows.
Para el desarrollo de aplicaciones más complejas (tres o más capas), Microsoft SQL
Server incluye interfaces de acceso para la mayoría de las plataformas de desarrollo,
incluyendo .NET.
Microsoft SQL Server, al contrario de su más cercana competencia, no es
multiplataforma, ya que sólo está disponible en Sistemas Operativos de Microsoft.
Algunas ventajas que entrega Microsoft SQL Server son:
116
o
Acceso fácil a los datos a través de Web: puede utilizar HTTP para enviar
consultas a la base de datos, realizar búsquedas de texto en documentos
almacenados en la base de datos y ejecutar consultas a través del Web con
el lenguaje natural.
o
Análisis basado en Web eficaz y flexible: Las capacidades de Analysis
Services de SQL Server se extienden a Internet. Puede tener acceso a los
datos del cubo y manipularlos por medio de un explorador Web.
o
Servicios de análisis integrados y extensibles: Puede generar soluciones de
análisis de extremo a extremo con herramientas integradas para crear valor
con los datos. Además, puede llevar a cabo automáticamente procesos
empresariales basados en los resultados del análisis y recuperar de manera
flexible conjuntos de resultados personalizados de los cálculos más
complejos.
o
Rápido desarrollo, depuración y transformación de los datos: SQL presenta
la capacidad para optimizar y depurar consultas de manera interactiva,
mover y transformar rápidamente datos provenientes de cualquier origen y
definir y utilizar funciones como si estuvieran integradas en Transact-SQL.
Puede diseñar y codificar visualmente aplicaciones de base de datos con
cualquier herramienta de Visual Studio.
o
Administración y optimización simplificadas: Con SQL resulta sencillo
administrar bases de datos de forma centralizada junto a todos los recursos
empresariales. Permanezca en línea mientras mueve y copia fácilmente
bases de datos entre equipos o instancias.
IBM DB 2
Es el sistema de gestión de bases de datos de IBM, el cual fue inicialmente para
mainframes, pero finalmente migro a servidores UNIX y Windows.
117
DB2, como Oracle, puede ser administrado desde una línea de comando o desde una
inferfaz gráfica de usuario. La interfaz de línea de comando requiere más conocimiento
del producto, pero puede ser más fácil de escribir y de automatizar. La interfaz gráfica
de usuario es un cliente java multi-plataforma que contiene una variedad de asistentes
ideal para usuarios nuevos.
Entre las características que presenta el DB2 se encuentran:
o
Capacidad de administración innovadora DB2 proporciona capacidades
significativas de automatización que incluyen auto-configuración, autooptimización y auto-administración.
o
Niveles de información integrada DB2 ayuda a resolver problemas
críticos de negocios a través de la integración de informaciones en toda la
empresa, potenciando los Servicios de Web y XML. DB2 está entregando
nuevas capacidades aliadas que permiten que los clientes integren
informaciones como Servicios de Web. DB2 también ofrece nuevos
perfeccionamientos al XML que hacen más fácil, a los programadores, la
integración del DB2 y la información XML.
o
Base robusta de e-business Las optimizaciones de desempeño,
escalabilidad y disponibilidad del DB2 logran un gran rendimiento en carga
de trabajo reversa y en plataforma reversa, perfeccionando el desempeño
general de la aplicación y haciendo las informaciones altamente disponibles,
a través de la eliminación del 85% de las interrupciones, normalmente
asociadas a la manutención planificada de la base de datos.
El DB2 también ofrece numerosas optimizaciones online:
o
Business Intelligence integrado Para ayudar a los clientes a obtener
percepción y ROI más rápidos de sus datos, el DB2 incorpora sofisticadas
118
capacidades de Business Intelligence que permiten que los clientes
organicen informaciones almacenadas para realizar consultas más rápidas y
más intuitivas.
o
Productividad de desarrollo de aplicaciones optimizada con base en el
liderazgo del DB2 en estándares abiertos, IBM ofrece un Development
Center que facilita la tarea de los programadores al crear e implementar
aplicaciones para ambientes JAVA o Microsoft.
Sistemas de Apoyo al Control de Gestión
Estos sistemas aún son desconocidos para muchas empresas ya que su alta
complejidad, necesidad de recursos y de información, además de su alto costo, lo hace
poco accesible a empresas comunes.
Entre algunos de estos sistemas podemos nombrar por ejemplo:
BPMS
XNEAR (Workflow)
Diseñado por la empresa chilena XNEAR, se divide en 4 módulos:
XDoc: Esta solución, de rápida implantación, es una respuesta tecnológica de
vanguardia al proceso que siguen los documentos que ingresan y salen de una
organización.
Con XDoc se puede saber en cada instante:
o
Cuantos documentos y de que tipo han ingresado o salido.
o
En que posición se encuentran.
o
Cual es el rol responsable en ese instante, quien lo representa.
119
o
Donde se producen los cuellos de botella.
o
Que tipo de documentación es la que consume mayores recursos.
o
A quienes debemos respuestas y en que plazos.
o
Que trámites eventualmente se atrasarán (proactivo) y que podemos hacer
para resolver el problema y finalmente.
o
Que trámites se encuentran atrasados (reactivo)
XServicios: Se preocupa entre otras cosas de:
o
Seguimiento dinámico y en línea de las Órdenes de Servicio (estado, etapa,
especialista, actividades realizadas).
o
Asignación en línea de las Ordenes de Servicio (por especialidad, tipo de
Cliente, tipo de máquina, territorio).
o
Escalamiento y traspaso de incidentes (especialistas, laboratorios,
proveedores).
o
Categorización de los incidentes (Cliente, Ubicación, Máquina).
o
Consultas en línea (Cliente, ubicación, máquina, tipo de falla, territorio,
especialista, proveedores).
o
Reporte en línea de incidentes reportados y su estado (Cliente,
especialista, territorio, máquina, tipo falla, tiempos).
o
Informes de ocurrencia de fallas (por máquina, por Cliente, territorio).
o
Informes por especialista (tiempos de reparación por tipo de falla).
XProyectos: provee un formato eficaz para el control y seguimiento de las tareas de
un proyecto además de un modelo para la gestión y análisis por lo que la
organizaciones puede lograr un completo entendimiento del desempeño de las labores
de proyecto en su empresa.
120
Es posible:
o
Conocer el estado de los proyectos según procedimiento administrativo, ya sea
los típicos estados de un proyecto (análisis, diseño, desarrollo, etc.), más otros
personalizables por la empresa.
o
Definir Tipos de usuarios con funciones específicas para cada uno.
o
Es posible realizar tareas de auditoria de proyectos en el sistema.
XVentas: Se preocupa entre otras cosas de:
o
Seguimiento Dinámico de Negocios.
o
Coordinación de actividades de pre y post venta con toda la empresa.
o
Monitoreo de actividades, etapas y procesos comerciales.
o
Automatización de actividades administrativas, liberando tiempo de vendedores.
o
Rentabilidad real por negocio.
o
Proyecciones de ingresos y gastos de negocios cotizados.
o
Información agregada de negocios en proceso.
o
Planificación y proyección de ventas general y por negocio.
TCO
NetSupport TCO 4
La importancia del PC como herramienta de negocios se ha incrementado
dramáticamente, más y más compañías están operando en ambientes distribuidos.
121
Esto ha creado un aumento significativo en el costo de la administración y gestión de
los PC's.
NetSupport TCO permite la administración y gestión centralizada de todos los PC's de
su organización de una forma eficiente, segura y coordinada. NetSupport hoy es líder
de la industria en reportes de inventario, distribución de software, control de licencias,
registro de Mesa de Ayuda, control de Internet y mucho mas.
La información de la consultora de T.I. Gartner Groups' muestra que un PC de una red
corporativa tiene un costo anual de alrededor de U$13,200 por nodo por conceptos de
hardware, soporte de software y servicios administrativos para permitir la operación del
usuario final. Utilizando herramientas de gestión como NetSupport TCO, el costo anual
de un PC distribuido en su red se puede reducir mas de U$2,000 (15%) al año!.
El Hardware y el Software son activos de la organización y para muchas compañías
significan una proporción importante de su gasto total en Tecnología Informática. En el
pasado la tarea de monitorear y administrar estos activos consumía una gran cantidad
de tiempo y recursos. Ahora NetSupport TCO le permite automáticamente monitorear y
administrar su hardware y software corporativo en tiempo real. La información de
activos de Hardware y Software puede ser usada para preparar un presupuesto
apropiado, calculando en forma precisa los cambios necesarios para hacer updates a
sus sistemas de acuerdo a los objetivos de la organización.
NetSupport TCO todas las herramientas necesarias a los profesionales de TI para
mantener, administrar y monitorear sus redes y activos. Disponible en un formato de
módulos flexibles, NetSupport TCO entrega poderosos inventarios, control de licencias
y aplicaciones, control de Internet, Distribución de software, reportes y monitoreo.
NetSupport TCO Se provee como una integración natural de la mas completa
herramienta de Administración de redes y Mesa de Ayuda disponible hoy en el
mercado.
122
CMI
Cognos Metric Manager
Cognos Metrics Manager es una solución dinámica para la evaluación del desempeño
corporativo que permite a las organizaciones supervisar, analizar y generar reportes de
manera activa en todos los niveles de la empresa. Mediante el uso de Cognos Metrics
Manager, las organizaciones se pueden centrar en el desempeño vinculando la
ejecución y la asignación de responsabilidades a metas. Para estas compañías,
Cognos Metrics Manager hace posible lograr la autosuficiencia, permitiendo a usuarios
individuales tener acceso a métricas ligadas directamente con la estrategia corporativa
y asignar prioridades acorde a ella.
Como parte de la solución de inteligencia de negocios (BI) Cognos Series 7, Cognos
Metrics Manager proporciona a las personas encargadas de tomar decisiones un
ambiente enriquecido para aprovechar el amplio espectro de funcionalidad de Cognos
Series 7, incluyendo visualizaciones, reportes y análisis. Esta integración hace posible
un ambiente de toma de decisiones de verdadera colaboración para los usuarios de
negocios, lo cual les permite compartir y distribuir fácilmente información ligada a
importantes indicadores de desempeño.
123
7. CASOS DE ÉXITO EN EL USO DE HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES
PARA LA GESTIÓN Y SU CONTROL EN CHILE
Estas tecnologías de gestión implican generalmente un alto costo para las empresas,
lo que ha hecho difícil su entrada al mercado nacional.
De todos modos en los últimos años, los avances en estrategias de negocios y los
buenos resultados de estas, han hecho más necesario y factible el contar con tales
herramientas.
A continuación se nombraran algunos de los casos en los cuales se han utilizado en
Chile algunas de las herramientas de apoyo a la gestión anteriormente especificados.
ORACLE
Chile Reduce 12 Días el Tiempo de Emisión de Documentos de Identidad
El Servicio de Registro Civil e Identificación, la agencia gubernamental chilena
encargada de registrar a los ciudadanos, emitir documentos de identidad y rastrear el
estado civil de cada individuo, la fecha de nacimiento y la cantidad de hijos en cada
hogar, quería cumplir con las pautas internacionales de seguridad que recomendaban
automatizar la confirmación de la validez de pasaportes y documentos de identidad.
Además, el registro quería acelerar la emisión de documentos de identidad, un proceso
que requería mucha mano de obra y que tardaba aproximadamente 15 días laborales.
La agencia, establecida en 1884, buscaba una infraestructura de IT que facilitara un
sistema de identificación de huellas digitales para la verificación automática de
identidad. La solución debía estar altamente disponible para los 570 empleados de la
agencia, quienes están directamente involucrados con el trabajo del sistema de
identificación de las 584 oficinas.
124
Solución
Con la ayuda de Sonda S.A., Oracle Certified Advantage Partner, un integrador de
sistemas con sede en Chile, el Servicio de Registro Civil e Identificación de Chile
desarrolló una base de datos biométrica en Oracle Database con Real Application
Clusters, configurada en cuatro servidores HP Tru64 Alpha.
La solución biométrica de la agencia puede eliminar la necesidad de un documento de
identidad, obligatorio por ley, para todos los ciudadanos chilenos y residentes
extranjeros. La solución simplemente requiere colocar el dedo índice en un escáner por
imagen, que automáticamente verifica la identidad sobre la base de los datos
biométricos de Oracle Database. De acuerdo con la huella digital, los registros
biométricos, con inclusión de la fotografía, la firma y los datos de identidad de la
persona, se recuperan en 1,6 segundos. Dado el éxito de la solución, el Servicio de
Registro Civil e Identificación planea extenderla a otras instituciones de Chile a través
de contratos de servicio. Ya están en marcha los proyectos piloto para bancos y
departamentos de policía.
Oracle Database contiene todos los datos relacionados con la identidad: fotografías,
huellas digitales y las firmas de cada ciudadano chileno y residente extranjero. El flujo
de trabajo autorizado y la verificación automática de la base de datos eliminaron la
necesidad de enviar documentos a través de cinco oficinas diferentes ubicadas en
diversas partes del país, un procedimiento que podría demorar la emisión hasta 15
días hábiles. Esta solución ayudó a extender la red que procesa los pasaportes
chilenos a 20 oficinas adicionales.
El Servicio de Registro Civil e Identificación almacena firmas y fotos como imágenes en
Oracle Database a través del uso de interMedia. Tratar las imágenes como otros datos
relacionales facilita la administración, el desarrollo y la implementación de aplicaciones
ricas en medios. La seguridad de grano fino de la base de datos garantiza que solo el
personal autorizado tenga acceso a estos datos altamente sensibles. El uso de
interMedia también posibilita almacenar imágenes junto con los datos relacionales
125
asociados del ciudadano, por lo tanto los datos se mantienen sincronizados. Se
pueden recuperar las imágenes y realizar un backup de ellas al utilizar las mismas
herramientas y procedimientos que los datos relacionales. Con interMedia, el registro
también puede desarrollar e implementar aplicaciones Web de medios intensivos que
escalan.
Oracle Database, de 5.8 terabytes, maneja fácilmente 300.000 transacciones por día.
"Oracle Real Application Clusters protege el sistema contra las fallas de hardware,
garantizando el acceso a un sistema que debe estar disponible para procesar nuestra
gran carga de solicitudes transaccionales y nuestro gran volumen de datos", dijo Luis
Fuentes Cerda, subdirector de estudios y desarrollo del Servicio de Registro Civil e
Identificación.
Beneficios
• Recupera imágenes y la información biométrica en 1,6 segundos, permitiendo
procesar hasta 10.000 solicitudes de documento y 300.000 transacciones diarias
• Ofrece un entorno de alta disponibilidad con clustering de cuatro nodos que evita la
interrupción de aplicaciones causada por fallas de hardware
• Restringe el acceso a los datos con privilegios de seguridad de grano fino
AFP Summa Bansander implementa un novedoso sistema de atención al cliente
con tecnología Oracle
AFP Summa Bansander inició sus operaciones en agosto de 1998, luego de que el
Grupo Santander adquiriera AFP Summa para fusionarla con Bansander AFP. La
nueva administradora de fondos de pensiones se constituyó inmediatamente en la 5º
AFP del mercado, combinando la experiencia de 18 años de Summa con la
permanente innovación tecnológica y buen servicio de Bansander. La fusión de
126
Summa y Bansander logró alcanzar una participación de mercado del 12,35% del total
de los fondos administrados por el sistema y un número de 480.000 afiliados en Chile.
El constante esfuerzo de esta AFP ha sido reconocido por el mercado. AFP Summa
Bansander obtuvo el Premio Nacional a la Calidad, versión 2000 y también el Premio
Iberoamericano de la Calidad 2001, correspondiente a la categoría de Empresa
Privada Grande, que administra y gestiona la Fundación Iberoamericana para la
Gestión de la Calidad. Estos galardones ratifican todo el esfuerzo que la
Administradora ha venido realizando en los últimos años, orientado a entregar a sus
clientes un servicio de excelencia y calidad.
En Chile para todo lo que son trámites normados existen plazos que están definidos
por la ley. Por tanto AFP Summa Bansander requería de un sistema que atendiera todo
el resto de reclamos que no están normados. De esa manera pudieron estructurar un
servicio con más compromiso con el cliente. Dado que son servicios adicionales que la
ley no obliga a dar, AFP Summa Bansander asume voluntariamente compromisos con
el cliente en términos de plazos y de calidad de servicio.
Objetivos del nuevo programa de atención al cliente
o
Aumentar la satisfacción del cliente mediante una atención más eficiente y
ordenada, dando respuesta al 100 % de sus solicitudes y reclamos.
o
Desarrollar un flujo de trabajo (workflow) - para el manejo de quejas y
requerimientos de los clientes, que permita controlar las distintas etapas de
un flujo controlando plazos y responsables y permitiendo manejar
información de gestión que aporta la mejora a los procesos.
o
Generar un plan de empowerment del front office - para ofrecer una mejor
atención al cliente.
127
¿Por qué Oracle?
AFP Summa Bansander tenía un sistema que no era esquema workflow, con
tecnología obsoleta e inflexible, que no ofrecía funcionalidades que sí tiene la
plataforma Oracle, la cual puede manejar información de gestión, estadísticas de
clientes, control de cumplimientos y atrasos. La tecnología anterior estaba basada en
SQL y Visual Basic simulaba un workflow pero lo no era.
AFP Summa Bansander buscó herramientas que solucionaran la problemática
workflow. El paso siguiente fue descubrir que Oracle tenía una solución workflow.
“Nosotros evaluamos distintas soluciones. Oracle nos pareció una solución robusta
pero adicionalmente lo escogimos porque nuestra idea a futuro es ir incorporando cada
vez más la tecnología Oracle a nuestra plataforma de sistemas. Entonces era un buen
comienzo para partir con esta tecnología”, dice Herbert Phillip subgerente de sistemas
de AFP Summa Bansander.
¿Por qué Ahead?
“Oracle participó en términos de recomendarnos un partner y nos recomendó a Ahead”,
dice Phillip de AFP Summa Bansander. “La ayuda de Ahead fue muy profesional. Ellos
tienen una metodología de trabajo bien estructurada y precios competitivos. Quedamos
entusiasmados y vamos a seguir trabajando con ellos”.
Resultados
“Ahora cada requerimiento y queja que se recibe en el front office automáticamente es
derivado de forma inteligente a las áreas operacionales cuando la gestión de ese
requerimiento y queja depende de un área operativa”, dice Phillip. “Los mayores
índices de satisfacción se han reflejado en los clientes que realizan quejas de servicio.
Muchos de ellos nos han manifestado que nunca se esperaban una llamada para dar
las explicaciones o disculpas del caso. Se logró cambiar su actitud de enojo ante un
problema por la comprensión mostrada por nuestra organización”.
128
Planes futuros
“Seguimos en proceso de capacitación y pensamos migrar a Oracle9i el próximo año
una vez que disminuya el mantenimiento del sistema actual”, dice Phillip.
Beneficios Claves
o
Creación de la capacidad de atender el 100% de las quejas de los clientes.
o
Satisfacción de sus clientes.
o
Creación del primer workflow dentro de la AFP.
o
Reducción aproximada en un 30% del plazo real en que los clientes tienen
disponible sus requerimientos.
o
Se reemplazó el uso de formularios en papel por documentos electrónicos
almacenados en la base de datos (aprox. 400 documentos mensuales).
o
El sistema es usado por las ejecutivas que atienden al público en las agencias y
además estará disponible en el portal de la compañía. Se entrega así la
posibilidad de que el cliente mismo se atienda vía web. La organización está
preparada para escuchar y responder de manera adecuada.
o
El cliente recibe un mejor servicio al informársele de antemano el tiempo que la
organización requiere para atender su pedido.
o
Hay una mejor coordinación y cumplimiento de los compromisos entre todas las
áreas de la empresa involucradas.
Productos y Servicios de Oracle
o
Oracle Workflow 2.6
o
Oracle Portal 3.0.9.8.3
o
Oracle iAS 1.0.2
o
Oracle Database 8.1.7
129
Canal 13 agiliza sus procesos administrativos ahorrando costos a la vez que
incorpora best practices
Durante el proceso de modernización de Canal 13 se hizo evidente la necesidad de
ordenar su sistema financiero-contable y contar con información completa, confiable y
oportuna que apoyara activamente la gestión de la empresa. Por ello adquirió la nueva
plataforma tecnológica destinada a la gestión y control de presupuestos desarrollada
sobre la base de las aplicaciones integradas de Oracle Administración Financiera
Contable y la herramienta de gestión Oracle Financial Analyzer (OFA) de la plataforma
integrada E-Business Suite.
Antes de la implementación de Oracle Financials, el Canal utilizaba un sistema
propietario. Además de los beneficios directos, con este cambio la contabilidad volvió a
manos de los contadores y, lo más importante permitió la incorporación de las best
practices que hoy son el estándar mundial. "Conceptualmente, se produjo un upgrade
de conocimientos de todo el equipo contable", destaca Mario Frías.
Actualmente Canal 13 está implementando Oracle Financial Analyzer para poder
maximizar las ventajas de tener un sistema integrado que permita hacer gestión sobre
la información financiero-contable y se puedan construir modelos que permitan
elaborar hipótesis sobre distintos escenarios del mercado y la empresa.
Objetivos del Proyecto
o
Optimizar y homogeneizar los procesos internos de administración de costos
o
Contar con un sistema financiero contable más flexible que funcionara bien en
tres niveles (transaccional, de gestión y análisis) e incorporara variables propias
de la industria televisiva tales como señal, franja horaria, temporada, etc.
o
Diseñar un flujo de información que permitiera extraer información relevante en
forma rápida y confiable para la toma de decisiones.
130
o
Contar con un sistema que nos permita crecer en el tiempo y que se adapte
fácilmente a los cambios del entorno y la empresa.
o
Mantenerse actualizado permanentemente con las nuevas best practices que
se vayan incorporando a las nuevas versiones del software.
¿Por Qué Oracle?
"Necesitamos un sistema modular altamente flexible y escalable, que además fuera
fácil de integrar con los sistemas comerciales propios de la industria televisiva.
Además, teníamos como referencia las experiencias positivas que ya tenían con Oracle
la Universidad Católica y su Hospital Clínico", explica Mario Frías. Y agrega: "Oracle
nos da la flexibilidad de presentar la información como la necesitamos y nos permite
contar con un plan de cuentas a la medida absolutamente parametrizable,
adicionalmente la implementación del sistema Oracle Financials fue corta, en nuestro
caso duro 4 meses".
Planes Futuros
Canal 13 tiene mucho interés en evaluar la factibilidad de seguir incorporando otros
módulos de Oracle Financials para las funciones de adquisiciones, administración del
inventario y ordenes de compra en una primera instancia.
Beneficios Clave
o
Proporciona información para hacer gestión
131
o
Agiliza procesos internos de administración y costos
o
Importante ahorro de tiempo, personal y dinero en la elaboración de informes y
presupuestos
o
Rápida implementación
o
Incorporación de best practices
o
Productos y Servicios de Oracle
o
Oracle E-Business Suite
o
Oracle Financials
o
Oracle Financial Analyzer (OFA)
SAP
CONSTRUMART: CLIENTES EN PRIMER PLANO
Para mantener y consolidar el liderazgo que tiene en el mercado de las constructoras,
la empresa chilena Construmart necesitaba una solución de CRM, que le permitiera
organizar el trabajo de los agentes del Call Center e incrementar el nivel de
fidelización.
Cuando Chicharro, Corbella y Eguiguren se unieron para crear Construmart, empresa
chilena especialista en venta de materiales para la construcción, ferreterías y
terminaciones, se fusionaron también los desarrollos tecnológicos propios de cada una
de las empresas originarias.
Sin embargo, a principios del año 2000, cuando decidieron rediseñar el negocio y
plantear los nuevos objetivos corporativos, descubrieron que la plataforma tecnológica
132
instalada no poseía la funcionalidad ni la flexibilidad necesaria para sustentar el nivel y
calidad de servicio que querían brindar a sus clientes.
Desiciones Audaces
Construmart tomó este desafío y decidió invertir 4 millones de dólares en implementar
la plataforma mySAP Business Suite en las 32 sucursales que posee la empresa a lo
largo de Chile. Si bien contaba con un crecimiento anual de un 15%, la decisión
implicaba un gran riesgo debido al monto de la inversión, pero las posibilidades de
retorno también eran considerables.
Cristián Montes, Gerente General de la compañía, explica:
"Creemos que sólo en ajuste de tiempo de personas que hacen dobles transacciones
tendremos un ahorro de un millón de dólares por año, por lo que la inversión se
recuperará en un plazo de cuatro años".
La implementación, a cargo de Soluziona, se inició durante 2001 y contó con el apoyo
y control de SAP. El proyecto era muy ambicioso: querían completarlo en el menor
tiempo posible. El proceso comenzó en marzo y ya en diciembre Construmart tenía
montado el módulo de Recursos Humanos y ERP, en mayo el módulo comercial y en
julio integró las 32 sucursales. Una vez finalizada la implementación de mySAP
Business Suite a fines del año 2002, Construmart tiene una meta aún más grande por
delante: crear proyectos que eleven el nivel de servicio buscado por la compañía,
lograr una mayor integración con los proveedores y automatizar los sistemas para
acelerar las transacciones.
Eligiendo a SAP
Montes da las razones por las que se inclinaron por SAP:
"Queríamos elevar el nivel de servicio que se entrega en esta industria. Para lograrlo
debíamos tener un mejor manejo de la información que nos permitiera satisfacer las
demandas antes que la competencia. Y nos dimos cuenta de que esto debía ir
133
apoyado de un back office lo suficientemente fuerte que garantizara el éxito de este
objetivo".
Luego de estudiar todas las empresas que ofrecían soluciones de gestión de
relaciones con el cliente (CRM), Construmart eligió la suite de aplicaciones de negocios
de SAP por ser la única que incluía e integraba, además del proceso de CRM,
soluciones de finanzas, ventas mayoristas, ventas retail, recursos humanos y
herramientas de gestión.
Un Logro de Equipo
Para enfrentar el proceso de modificación, Construmart formó un equipo de 35
personas que trabajó exclusivamente en la implementación de este proyecto. Montes
cuenta que "las personas que trabajaron en este tema tuvieron que salir de sus
trabajos actuales y los compañeros debieron reemplazarlos. Esa fue una de las claves:
si el proyecto no recibe la más alta prioridad, es imposible que salga".
Fueron capacitadas 350 personas en todas las sucursales de Construmart, según su
perfil de usuario. Además la compañía, con el apoyo de SAP y de Soluziona, se
preocupó de concientizar a todos sus empleados, a través de comunicados mensuales,
de la necesidad de que todas las culturas existentes en la compañía se unieran en una
sola y lograran tener un lenguaje común. "Al instalar esta plataforma cambiamos el
lenguaje. Aprendimos a hablar otro idioma y hoy disponemos de una herramienta en
nuestras bases que nos va a permitir hacer otras cosas en el futuro. Ahora tenemos
que tomar esta herramienta y crear proyectos que nos permitan elevar los niveles de
servicio para que sean diferenciadores en nuestro negocio", concluye Montes.
134
EMBOTELLADORA ANDINA: COMPARTIR LA CALIDAD
Desde hace 5 años Embotelladora Andina utiliza las soluciones de SAP para llevar
adelante su negocio. Lograda la excelencia puertas adentro, la licenciataria de CocaCola se propuso ampliarla a los procesos externos. La implementación de SAP Web
Application Server le permitió dinamizar las transacciones con sus proveedores y llegar
a una verdadera interacción mediante Web Services.
Embotelladora Andina S.A. produce y distribuye las bebidas gaseosas de Coca-Cola
en Chile, Argentina y Brasil, y fabrica las botellas utilizadas en este negocio. En 2002,
obtuvo ingresos por aproximadamente US$ 597 millones y hoy continúa apoyándose
en su relación con SAP para sostener sus operaciones cotidianas.
“Estamos utilizando las soluciones de SAP desde hace cinco años y con ellas logramos
una verdadera excelencia en nuestras operaciones”, destaca Germán Garib, CIO de
Embotelladora Andina en Santiago. El ejecutivo agrega que “nos dimos cuenta de que
esa excelencia era mayormente interna y de que necesitábamos mejorar nuestros
procesos y comunicaciones con gente fuera de la compañía”. La respuesta a esa
necesidad fue SAP Web Application Server, un componente clave de SAP NetWeaver.
Interacción Virtuosa
Antes de la implementación de SAP Web Application Server (SAP Web AS), la mayoría
de los procesos transaccionales de Andina eran ineficientes y lentos. No les tomó
mucho tiempo, tanto a la compañía como a sus proveedores y clientes, reconocer el
potencial de Internet.
Andina decidió comenzar por sus proveedores y consideró que la estrategia más
apropiada sería darles acceso a la información crítica de pedidos. “Utilizando la
tecnología de Internet, podríamos compartir, coordinar y sincronizar información con
ellos”, explica el CIO.
135
La compañía integró a Azurian en el proyecto y seis meses más tarde la solución
estaba implementada. SAP Web AS permitió vincular a los proveedores con el sistema
SAP de back-end, mediante Web Services, con lo que Andina dio un paso decisivo
hacia un nivel hasta entonces desconocido de interacción. Así pudo realizar controles
de inventarios just-in-time, dinamizar procesos de pedidos y mejorar todas las
operaciones relacionadas con sus proveedores.
Una Plataforma Escalable
SAP Web AS entregó a Andina una plataforma confiable y escalable para desarrollar
aplicaciones Web en un entorno abierto y basado en estándares. No sólo se integraba
por completo al sistema SAP existente, sino que sus interfaces abiertas eran
exactamente lo que la compañía necesitaba para coordinar y sincronizar información
con sus proveedores a través de Internet.
"Con esta solución, todo lo que pudiera verse en nuestras pantallas estaba también
disponible para nuestros proveedores", comenta Garib. Esta nueva transparencia le
permitió a Andina mejorar significativamente la eficiencia y productividad.
La implementación ha traído otros beneficios a la compañía, como la reducción de
costos asociados al control de inventarios just-in-time. La eliminación de procesos
manuales también ha tenido impacto: los aproximadamente 200 llamados diarios que
Andina solía recibir en el pasado, han disminuido a 10 o 12. Esto significa ahorro de
tiempo y dinero y un uso más provechoso de sus recursos humanos.
“No tenemos cifras exactas, pero creemos que la inversión ha sido recuperada en seis
meses” dice Garib.
El Próximo Paso
Ahora la embotelladora quiere optimizar las relaciones con los clientes, vinculándolos
mediante SAP Web AS con la información de su sistema de CRM. Con más de
136
120.000 clientes y una gran magnitud de procesos asociados, esto representa un
desafío aun mayor para la compañía.
Pero no faltan los incentivos, debido en buena parte al éxito inicial con la plataforma.
Las relaciones con los proveedores se han visto enormemente favorecidas y los
procesos se han vuelto "más rápidos, más económicos y mucho mejores", según
palabras de Garib.
En
Andina
pueden
visualizar
fácilmente
el
potencial
de
introducir
nuevas
funcionalidades de SAP.
ENTEL: CONDICIONES DE COMPRA FAVORABLES
Para poder realizar compras "just-in-time" y lograr mayor productividad en el ciclo de
abastecimiento, la compañía chilena ENTEL implementó la solución de e-procurement
de SAP. El nuevo vínculo entre la empresa y sus proveedores ha acortado los tiempos
de espera, disminuido los costos y mejorado el servicio a clientes. En menos de 17
meses, los beneficios del sistema permitieron recuperar con creces la inversión
original.
Empresa Líder
Entel es la empresa de telecomunicaciones líder en Chile y un jugador muy importante
en la industria en toda América Latina. Ofrece a los distintos segmentos del mercado
un portafolio de servicios que incluye telefonía fija y móvil, acceso a Internet,
contenidos y servicios corporativos de red.
La compañía le asigna un valor decisivo a la eficiencia cuando se trata de gestionar un
negocio diversificado y en expansión, en un sector altamente competitivo. El área de
Compras, según explica Guillermo Ariztía, gerente a cargo de la cadena de
aprovisionamiento, logró materializar mayores ahorros y mejoras en los procesos
mediante la utilización de recursos "just-in-time".
137
Soporte Informático
El nuevo sistema de compras trajo consigo un aumento en la carga administrativa, que
extendió los tiempos del proceso de aprobación, y Entel supo que necesitaba una
mayor cantidad de personal en ese departamento o un soporte informático más
poderoso.
Proyecto innovador
La implementación de mySAP SRM en Entel fue el primer proyecto de este estilo en
Sudamérica y los usuarios se adaptaron al sistema rápidamente. "Si bien en Chile
apenas se manifiesta o directamente no existe una cultura de e-business, resultó
sencillo para nuestros 330 usuarios internos y más de 800 proveedores utilizar en
forma intuitiva SAP", indica Guillermo Ariztía.
La última de estas opciones presentaba ventajas adicionales. Una solución integrada
para la gestión de compras establecería un vínculo a través de Internet entre la
compañía y sus proveedores, la cadena de abastecimiento en su totalidad podría ser
administrada online y Entel incrementaría su capacidad de llegada para lograr precios
de compra más competitivos en toda ocasión.
La Solución Elegida
mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) prevaleció en la
comparación con otros productos disponibles.
Ariztía sostiene que esta solución "ocupó el primer lugar en nuestra evaluación
costo/beneficio, además de ser la más avanzada y la que mejor respondía a nuestras
necesidades". La capacidad de integración con el entorno SAP existente resultó otra de
las características que la hicieron atractiva.
138
La implementación de la herramienta junto con un software de administración de
catálogos, así como la integración con los sistemas de back office, comenzó en
diciembre de 2000 y se completó en mayo de 2001, de acuerdo con los tiempos y
costos estimados. El proyecto incluyó el entrenamiento del personal de Entel y de sus
proveedores.
Optimo Desempeño
mySAP SRM ha revolucionado los procesos de compra directa e indirecta de Entel. El
corazón del nuevo sistema está compuesto por un catálogo que contiene la lista de
todos los productos regularmente adquiridos por la empresa. Ese catálogo puede ser
visualizado por los proveedores y empleados autorizados de Entel, quienes colocan los
productos que desean en un carrito de compras y llenan una solicitud que pasa por un
proceso de aprobación guiado a través de un workflow.
El formulario es remitido al Departamento de Compras, encargado de solicitar
cotización a todos los proveedores que se suscribieron a dichos productos para
aprobar la más conveniente y emitir luego el pedido que será entregado al cliente.
A pesar de que el proyecto fue el primero de este estilo en Sudamérica, los usuarios se
adaptaron al sistema rápidamente y Entel ha superado sus metas principales. El
tiempo promedio desde la generación de una solicitud de cotización hasta la entrega
del pedido se redujo de veinte a cinco días. Asimismo, la empresa se encuentra en una
mejor posición para poder cumplir con los pedidos de sus clientes de un modo rápido,
lo que le otorga una significativa ventaja competitiva.
Autofinanciamiento
"Esta solución se autofinancia en menos de dos años, en gran medida por la reducción
de un 50% en los costos de emisión de las órdenes de compra", asegura Ariztía. De
acuerdo con la experiencia de Entel, los ahorros se explican en los siguientes rubros:
Cantidad de horas-hombre: bajó 26%
139
Costos de inventarios y almacenamiento: disminuyeron 38%
Costos administrativos: se redujeron 36%
MICROSOFT SOLOMON
LAPIZ LOPEZ IMPLEMENTA SOLOMON DE MICROSOFT BUSINESS SOLUTION
Xtremo Soluciones, partner de Microsoft Business Solutions, llevará a cabo el proyecto
que permitirá a la empresa contar con información integrada, y mejorar la gestión y
control de sus procesos de negocios.
Contar con un sistema centralizado y único de gestión, que permitiera tener
información actualizada e integrar sus distintas herramientas de administración y
producción en una sola, es el motivo que llevó a Lápiz López a decidirse a implementar
un software ERP de clase mundial. El elegido fue Solomon, de Microsoft Business
Solutions (MBS), cuya instalación estará a cargo de Xtremo Soluciones.
Lápiz López es una importante cadena de tiendas de artículos de escritorio, escolares
y oficina, con más de 70 sucursales repartidas desde Antofagasta a Puerto Montt, a
través de las cuales atiende a más de 2 millones de clientes al año. Asimismo, es uno
de los más grandes mayoristas de artículos de librería del país, contando en la
actualidad con más de 5.000 empresas clientes que se abastecen mensualmente de
sus artículos de oficina mediante una atención personalizada a través de su call center
y de su página Web.
Nacida en la década de 1940, la empresa ha experimentado desde entonces un
importante crecimiento, lo cual la llevó ya en la década pasada a decidirse por invertir
en tecnología que apoyara su negocio. Sin embargo, el crecimiento derivó en la
obsolescencia de los sistemas de administración, contabilidad y recursos humanos con
que contaba la empresa, determinando la necesidad urgente de implementar una
140
solución única que se hiciera cargo de todas estas tareas, y que terminara con los
errores de imprecisión e ineficiencia.
Juan Antonio Marco, gerente de Administración y Finanzas de Lápiz López, cuenta que
las herramientas con las que trabajaban eran en su mayoría de desarrollo propio y no
estaban integradas entre sí. Ello obligaba a duplicar muchas veces el ingreso de datos,
con sus correspondientes errores y sobrecargas de trabajo sobre el personal.
"Necesitábamos contar con una herramienta que permitiera tener toda la información
integrada en un solo sistema, de manera de permitirnos manejar diferentes dinámicas
del negocio a medida que ellas se iban sucediendo", afirma el ejecutivo.
Asimismo, Marco dice que junto con la decisión de instalar el ERP está la voluntad de
incorporar otras herramientas que complementen el sistema y le agreguen valor, como
son un CRM, alguna solución orientada a business intelligence y un WMS para su
Centro de Distribución.
"Nuestro objetivo es, además, potenciar aún mas nuestro sitio Web de manera que las
empresas clientes que nos compran mensualmente sus artículos de oficina puedan
ingresar y hacer sus órdenes en forma automática, así como el seguimiento de sus
pedidos", explica.
Según cifras entregadas por el ejecutivo, esta industria mueve en Chile cerca de 450
millones de dólares al año, entre productores, importadores, distribuidores y empresas
de Retail. De este universo Lápiz López se hace cargo aproximadamente del 20%. En
ese sentido, la implementación de este sistema les resulta fundamental, y esperan de
ellos beneficios derivados principalmente en términos de integración de la información,
análisis de datos, y apoyo a la mejor gestión y control internos.
"Quien nos acompañará en todo este proceso será Xtremo Soluciones, partner de
Microsoft Business Solutions, cuyos profesionales cuentan con el expertise y el
conocimiento adecuado de la herramienta para llevar a cabo este proyecto. Ellos
141
fueron quienes nos presentaron Solomon durante la etapa previa de evaluación del
software, y desde entonces nos han brindado la confianza necesaria para elegirlos
como socios tecnológicos en este proyecto", concluye Juan Antonio Marco.
ASICOM IMPLANTA ASP SOLOMON EN BOMBEROS DE SANTIAGO
El Cuerpo de Bomberos de Santiago adoptó recientemente la modalidad ASP
(aplication service provider) con el software ERP Solomon, provista por Asicom
Gestión, para administrar su sistema de gestión, contabilidad y tesorería.
La herramienta fue instalada en un principio en los equipos propios del Cuerpo de
Bomberos, para ser mantenido y administrado internamente. Sin embargo, después
surgió la posibilidad de trabajar con él vía ASP, y encargar a Asicom la labor
especializada de administrar y mantener el sistema, lo que representaba una forma
mucho más cómoda de trabajo.
Cristián Pérez, Vice Super Intendente del Cuerpo de Bomberos de Santiago, cuenta
que su institución es, en términos estructurales, similar a una empresa de mediano
tamaño. Cuentan con un presupuesto anual cercano a los dos mil millones de pesos,
110 empleados administrativos remunerados y dos mil voluntarios, recursos todos que
tienen que ser administrados de la manera más eficiente posible.
Por esa razón, hace ya más de dos años que la Institución emprendió una tarea de
búsqueda de una solución tecnológica, según cuenta el mismo Pérez: "En el tema
contable usábamos una metodología muy antigua, que requería ser modificada para
adaptarse a nuestras necesidades, en función de lo grande que somos actualmente.
En ese sentido, se hicieron varios estudios con respecto a diseñar un sistema
computacional que nos sirviera, o adquirir uno que ya existiera. Al final de ese proceso
de análisis, se llegó a la conclusión de que Solomon era un sistema que se podía
adaptar fácilmente a nuestras necesidades, y que era más fácil que cualquier otra
142
solución adquirir las licencias e implementarlo en el Cuerpo, a sabiendas que es un
sistema que funciona a nivel mundial en muchas otras empresas, de distintos tipos".
Fue así como comenzó el proceso de implantación con Asicom, para los módulos de
Contabilidad, Administrador de Efectivo y Cuentas por Pagar. Sin embargo, una vez
que el sistema ya estaba funcionando, el progreso fue más bien lento sobre todo, como
explica Pérez, porque es muy poca la gente que trabaja tiempo completo dentro de la
organización, y la herramienta requería una atención más especializada y permanente.
Pensando en eso, Asicom planteó la propuesta de proveer del sistema mediante la
modalidad de ASP, idea que le pareció atractiva a la Institución bomberil. Así es como
en enero se estableció un enlace dedicado entre el Cuartel General y las dependencias
de Asicom, a través del cual los usuarios pueden conectarse al sistema en forma
segura e instantánea.
"Hoy en día el sistema esta funcionando a plenitud en nuestra área de Tesorería
General, en forma muy eficiente y estamos muy contentos, porque no solamente nos
maneja la contabilidad en forma adecuada sino que, además, nos genera mucha
información que antes no teníamos, y que para nosotros era esencial pero muy difícil
de obtener", afirma Pérez.
Adicionalmente, hay otros módulos de Solomon que van a ser implementados, como el
de inventario, el cual será de gran utilidad para llevar una cuenta exacta de todo el
material que posee el Cuerpo, desde carros bombas y portaescalas, hasta otros
elementos más pequeños. Asimismo, actualmente los usuarios del sistema son seis,
pero dado el éxito del trabajo se piensa en un futuro cercano extender la iniciativa para
llevar la contabilidad de las 22 Compañías de Santiago.
La principal labor de Bomberos es la atención diaria de emergencias de todo tipo,
principalmente incendios y rescates de personas. Por ello, trabajar bajo la modalidad
de ASP resulta ideal y totalmente eficiente en su labor cotidiana.
143
SQL Server
Clínica Alemana, clínica privada líder en innovación tecnológica en área de
Salud.
(Ignus Soluciones)
Necesidad o problema del cliente
Clínica Alemana necesita minimizar las pérdidas de tiempo y recursos gastados en
recordar las horas de consultas médicas a los pacientes que reservan a través del sitio
Web.
Necesitan automatizar el envío de notificaciones o recordatorios a sus clientes de
consultas médicas.
Solución
El proyecto consistió en desarrollar un sistema de notificación automático para enviar
mensajes a los clientes de la clínica. El sistema fue desarrollado utilizando tecnología
.Net y Notification Services de SQL Server 2000.
La aplicación desarrollada permite enviar notificaciones, a través de múltiples canales
de envío, a los clientes de la clínica. Estos canales son: celulares (SMS), correo
electrónico (SMTP) y operadoras telefónicas (IVR).
Para poder enviar las notificaciones a los clientes de la clínica, se prestó una asesoría
en el desarrollo de componentes de integración entre los sistemas de la clínica y Web
Services.
Beneficios
144
o
Disminución del ausentismo a las consultas médicas
o
Disminución del costo de contactar a los pacientes
o
Posibilidad de recordarle la hora de su consulta al paciente a través de diversos
canales (mail, celular o llamado telefónico)
Productos Utilizados
o
Windows 2000 Server
o
SQL Server 2000
o
Visual Studio .Net
o
BizTalk Server 2002
Compañía Minera Doña Inés de Collahuasi
Soluciona la administración de contratos con Xnear
Arnoldo Clunes, Gerente de Informática de Collahuasi.
La Compañía Minera Doña Inés de Collahuasi, con una producción de 400.000
toneladas de cobre fino por año, contenido en cátodos y concentrado, sabe muy bien lo
que son contratos y relación con contratistas. Sus políticas en esta materia apuntan al
establecimiento de relaciones de largo plazo en un ambiente win-win.
Arnoldo Clunes, ejecutivo con más de 20 años de experiencia en la industria minera,
nos habla de las ventajas obtenidas en Collahuasi con la implementación de sistemas
basados en workflow.
145
Hasta el año 1999, Collahuasi contaba con aplicaciones tradicionales sustentadas en
bases de datos para la administración de sus contratos y el pago de servicios. En ese
año, la compañía decidió mejorar la eficiencia de sus procesos de administración de
contratos, iniciando la búsqueda de las herramientas más apropiadas. Fue entonces
cuando surgió Xnear Workflow, aplicación desarrollada por CiberGroup que comprende
herramientas de software que optimizan el manejo de grandes volúmenes de
operaciones.
El producto de CiberGroup configura una plataforma de desarrollo de soluciones de
automatización de procesos de negocio en ambientes web o cliente/servidor, con
acceso a bases de datos en diversas plataformas. De esta manera y gracias a este
producto, hoy la gestión de contrato y la catalogación de materiales en Collahuasi
están completamente soportadas con Xnear.
Administración de contratos
La implementación realizada por Collahuasi con el equipo de ingenieros de este
proveedor de software, permite que las políticas, procedimientos y flujos de trabajo
asociados a servicios externos, sean soportados computacionalmente.
La administración de contratos contempla todos los procesos que van desde la
solicitud de servicios por un usuario interno hasta el cierre o finiquito del contrato,
pasando por la administración del registro de contratistas, la elaboración de las bases
de propuesta, la invitación a cotizar, las evaluaciones técnicas y económicas, la
adjudicación, ejecución y pago. Por ende, el sistema no sólo es usado por los usuarios
internos de la compañía, pues también acceden a él los contratistas a través de la web.
"El sistema implementado es una aplicación de e-business sobre workflow. En términos
conceptuales, elimina las barreras existentes entre las partes involucradas en el
proceso, tanto entes internos como externos, haciendo que todos participen en un
mismo proceso de negocio soportado por una sola aplicación computacional, usando
Internet. Además, muestra los atrasos, hace un seguimiento de cada contrato y estado
146
de pago", comenta Arnoldo Clunes, quien fuera el Jefe de Proyecto de Collahuasi
durante el desarrollo del sistema. El actual Gerente de Informática de la compañía
explica, además, que en el diseño del sistema los procesos de negocio fueron
desagregados hasta el nivel de detalle, para rediseñarlos y construirlos en base a
Tecnologías de Información. "Desde su puesta en servicio en el año 2000, ya no se
manejan papeles en la administración de contratos, salvo los documentos legales,
como los contratos mismos y los documentos valorados", precisa.
Entre los beneficios generados por el uso de Xnear está el ordenamiento de todos los
procesos de negocios de la administración de contratos, asegurando una fiel aplicación
de las políticas y procedimientos de la compañía.
"Los beneficios han sido acordes a nuestras expectativas. No sólo buscábamos el
cumplimiento de nuestras políticas y procedimientos, sino también el mejoramiento en
la eficiencia, ordenar los procesos administrativos y mejorar los tiempos utilizados en
los diferentes procesos. Con esta solución obtuvimos una mejora promedio del orden
de un 30% en el tiempo que toman los procesos principales de contratos", cuenta el
ejecutivo.
En relación a la experiencia de trabajar con CiberGroup, Arnoldo Clunes destaca que
"hay un equipo de gente excelente, constituido por profesionales de primer nivel que
nos dieron la seguridad que necesitábamos en un proceso crítico y de bastante
complejidad para Collahuasi".
Catalogación de materiales
Tras el desarrollo del sistema de administración de contratos, la minera utilizó Xnear
para desarrollar otra aplicación, un sistema de catalogación encargado de canalizar los
requerimientos de incorporar ítems a la nómina de materiales o depurar los existentes.
"El catálogo de materiales es la Biblia del sistema de abastecimiento. Luego, el
proceso de catalogación requiere la participación de varias personas, tanto de las
áreas de operaciones o mantención como de la unidad de administración de
147
inventarios, para asegurar que contiene datos de calidad. Cada ingreso o cambio debe
contar con las respectivas revisiones y aprobaciones", señala Arnoldo Clunes.
Asimismo, el Gerente de Informática explica que el éxito de la implementación de
Xnear les ha planteado nuevos desafíos. De hecho, dentro de las proyecciones de la
compañía está implementar con este software nuevas aplicaciones de apoyo a los
procesos administrativos.
148
8. PYMES: FACTIBILIDAD DE USO DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN Y
SU CONTROL, Y SU CONTRIBUCIÓN
Las ofertas disponibles en el mercado para las Pymes no son muy variadas,
por lo que claramente es necesario hacer una abstracción para poder ejemplificar el
mercado existente en torno a las ofertas de soluciones. Existen dos grandes formas de
ofrecer las soluciones: las grandes empresas que venden paquetes de software y
empresas más pequeñas por lo general, consultoras que crean software a la medida.
Por efectos prácticos, se nombraran algunos de las ofertas de empresas que
ofrecen paquetes de software (y que fueron mencionadas en el capítulo anterior). Los
ejemplos a los que se ha acudido son de empresas mundiales y nacionales de modo
de mostrar que el enfoque es el mismo, logrando por medio de la creación de
aplicaciones que agregan valor, la diferenciación entre unas y otras.
Microsoft Solomon ERP
Diseñado para ser aplicado en empresas con distintos requerimientos de
información,
desde
una
comercializadora
hasta
instituciones
financiera
o
constructoras.
La estructura de estos paquetes está compuesta por módulos enfocados a los
procesos más relevantes dentro de una organización.
Softland ERP
Presenta soluciones adaptables a los distintos tamaños de empresas,
claramente
el
hecho
que
estos
ERP
estén
estructurados
por
módulos
complementarios, permite esta ventaja. Cada empresa según su tamaño y
necesidades optara por los módulos que necesite.
149
Para las soluciones destinadas a las pequeñas y micro empresas, existen
módulos disponibles en versiones monousuarios y red de hasta 5 usuarios para
Contabilidad, Gestión comercial, Punto de venta y Sueldos.
SAP ERP
Esta empresa multinacional está recientemente incorporando en su estrategia el
lanzamiento de soluciones y propuestas específicas para distintos segmentos de
mercado conformados tanto por tamaño de las empresas, como por su complejidad de
negocios y de industria. En este esquema las pequeñas y medianas empresas tienen
un lugar destacado.
Recientemente lanzaron versiones de sus productos mySAP All in One y SAP
Business One para el mercado Pymes, junto con su estrategia de plataforma abierta de
integración y aplicaciones llamada SAP NetWeaver. SAP Business One. Este
constituye un punto de partida para las pequeñas y medianas empresas que poseen
desde diez empleados y que están preparadas para incorporar los beneficios derivados
del software de negocio.
Esta aplicación cubre todas las operaciones básicas necesarias para operar
una Pyme: contabilidad, finanzas y banca, gestión de las relaciones con el cliente
(CRM), gestión de proveedores, compras y ventas, logística y catálogos de productos,
reportes y análisis.
SAP realizó un análisis de la recepción de SAP Business One a cuatro meses
de su lanzamiento en las ciudades de Santiago, Concepción y Puerto Montt. En ese
sentido, Almarza, Aerocardal - FBO, Badinotti, Bautek, Dräger Medical Chile, ECON,
Gasmar, IKS Ingecor, Nutrabien, Orión 2000, Pastelerías Cory, Teka Chile, Tikvah,
Trinidad Export, Viñedos Emiliana, Vital Berry Marketing, Yx Wireless, son algunas de
las empresas en crecimiento que ya han implementado o se encuentran en proceso de
integración de la solución SAP Business One.
150
También existen otro tipo de soluciones presentadas por empresas Chilenas a un nivel
no tan global como las ya mencionadas. Empresas que se dedican a otorgar servicios
de asesoría a las pymes, las cuales ven la posibilidad de ofrecer valor a sus clientes
por medio de generación de sistemas de apoyo a la gestión.
Servipyme
Pertenece al Banco del Desarrollo. Como gran cantidad de sus clientes son micro,
pequeñas y medianas empresas, el banco ha desarrollado estas herramientas que
apoyan la gestión de sus clientes por precios relativamente módicos. La oferta consiste
en sistemas enfocados a los procesos más básicos de administración.
SERVICONT-Sistema de contabilidad.
SERVIREMU-Sistema de remuneraciones.
SERVICOLEGIOS-Sistema de administración de colegios.
SERVIDICOM-Consulta de información comercial.
SEVIFACTURA-Sistema de facturación electrónica.
151
9. CASOS DE ÉXITO EN EL USO DE HERRAMIENTAS COMPUTACIONAL
PARA LA GESTIÓN Y SU CONTROL EN LAS PYMES, Y FUTUROS
PROYECTOS
En Chile aún existe un número importante de pequeñas y medianas empresas que
todavía no “se suben al carro” de los nuevos tiempos, en lo que respecta a tecnologías
de información. Las pocas empresas que se han atrevido, han recibido su recompensa.
La Corporación de fomento (CORFO), en conjunto con la Asociación Chilena de
empresas de Tecnología de Información (ACTI) y la Cámara de Comercio, entre otras
instituciones trabajan en conjunto para dar asesoramiento y apoyo económico a las
Pymes, en pro de la incorporación de tecnologías que les permitan gestionar de mejor
forma sus organizaciones. Cerca de 1.500 empresas han sido apoyadas en estos
últimos 5 años. La inversión en proyectos de tecnología en beneficio de las Pymes
asciende aproximadamente $5.000 millones.
Aunque la cifra no es menor, sigue siendo insuficiente, ya que no se utilizan las
tecnologías disponibles en el país. Por otro lado es fundamental, que Chile que se está
abriendo a la economía global por medio de los tratados de libre comercio con los
países lideres, esté al nivel de competencia existente en este tipo de mercados, y este
objetivo sólo se podrá lograr mediante una constante innovación y el logro de procesos
que agreguen valor a partir de las tecnologías.
A continuación, se nombrará algunos ejemplos de Pymes que han insertado a sus
organizaciones las tecnologías disponibles en el mercado en busca de una mejor
gestión y resultados, logrando un reconocimiento por sus logros.
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Friofort.
Es una mediana empresa en la que trabajan alrededor de 75 personas, ubicada en
Buin. Ofrece servicios de bodegaje y procesamiento de productos en frío. Su objetivo:
el aumento de su productividad, por medio de una sólida relación con sus clientes. El
sistema, obtenido a través de gestiones con una consultora (Puntonet comunicaciones
SA), permite la trazabilidad de mercadería, mantiene información on line, exacta y
oportuna de sus clientes, a su vez vía Internet los clientes pueden hacer consultas
respecto del inventario disponible en almacenamiento. El sistema está integrado con la
facturación a clientes. Este sistema les ha permitido mejorar la calidad y cantidad de
contratos con sus clientes según las necesidades particulares de cada uno,
aumentando la eficiencia y mejorando sus resultados. La productividad aumento en un
40% entre el año 2003 y 2004.
Mimagen (Servicios Helpbank SA)
Empresa proveedora de soluciones integrales de gestión y outsourcing a bancos y
grandes empresas que externaliza su personal en tareas de recaudación. Su desarrollo
contempló la creación de un sistema en web de administración y control del personal
de outsourcing, que permite al personal el ingreso de horas trabajadas vía web y a los
clientes, obtener su monto de facturación por web. Su principal logro es haber
exportado el sistema a España, con administración desde Chile. El servicio fue
entregado por la consultora Inter Media servicios de Internet. La idea estaba enfocada
principalmente al proceso de facturación y control de asistencia de los cajeros
terminales y personal de outsourcing que trabaja en las dependencias de sus clientes y
que por su dispersión era difícil controlar. La herramienta les permitió rentabilizar los
tiempos de facturación, de cancelación de sueldos y un ahorro considerable en mano
de obra, que se deriva a otras labores más productivas.
153
Hector Alcaíno M.
Posee una
empresa familiar, dedicada a la fabricación e instalación de letreros
luminosos: “Luminosos Alcaíno”. En busca de la modernización de sus sistemas,
planteo su proyecto que consistía en el diseño e implementación de un software de
enlace entre la gestión comercial y la producción, de modo tal de contar con una
herramienta más moderna y flexible para el control de los distintos procesos de la
compañía. Finalmente, implementó un sistema de gestión comercial y financiero, que
abarca desde la orden de trabajo, hasta la cobranza y que le ha posibilitado a la
empresa ordenar su proceso de cobranza, disminuir costos en el proceso
administrativo y obtener mejor información para tomar las decisiones gerenciales.
Appartamento.
Empresa dedicada a la administración de edificios y condominios; también ofrece
servicios de aseo industrial. Con apoyo de CORFO, implementó un sistema de control
de la gestión comercial en plataforma internet que le permite administrar su base de
datos de comunidades y preparar reportes para éstas sobre su información financiera.
Intelnet.
Ofrece servicios de telecomunicaciones digitales, diseñando y explotando soluciones
móviles para el manejo de flotas y captación de datos en equipos de terreno.
Implementó una funcionalidad de reportes automatizados sobre el control de flotas
para sus clientes, en un desarrollo cofinanciado por CORFO.
Existen más casos de exitosos en Chile asociados a las Pymes y sus proyectos, pero
se han nombrado algunos de los más representativos.
154
Quedan en evidencia las ventajas competitivas que estas empresas han adquiridos
respecto del mercado nacional. El aumento de sus ventas, clientes y resultados es un
claro aporte al crecimiento de la economía del país.
La innovación y la búsqueda constante de la generación de valor a los productos y
servicios entregados, son los impulsores de estos proyectos. Si en Chile, se
aprovechara la tecnología y conocimientos disponibles al máximo, sería posible la
competencia igualitaria con las empresas de los países con los que se firman los
tratados de comercio, logrando una mayor participación y eventualmente liderazgo del
mercado, con el consiguiente crecimiento económico para nuestro país.
Otros proyectos innovadores
Activo y creciendo se encuentra el Sitio Web www.miconserje.cl, única
herramienta de trabajo en Internet a nivel latinoamericano que transparenta y
profesionaliza la relación entre los copropietarios de una comunidad inmobiliaria, los
comités que les representan y los administradores. Esta herramienta tecnológica
genera un flujo de información donde los residentes de un condominio o edificio
observan desde Internet en tiempo real, por un promedio de 400 a 500 pesos
mensuales, toda la compleja gestión administrativa de los edificios o condominios en
que viven, abriendo lo que hasta hoy era una caja negra llamada "generación de los
gastos comunes".Este adelanto tecnológico partió con el apoyo de AccessNova, la
incubadora de negocios de la Universidad de Chile, y hoy podría beneficiar a los más
de 4 millones de chilenos que viven en comunidad en nuestro país, enfrentados con
frecuencia a conflictos de convivencia, permitiéndoles contar con proveedores seguros
y descuentos convenientes.
La herramienta Miconserje.cl, al ser altamente adaptable, se ha expandido a
otros mercados como Miami, Guatemala, México y Puerto Rico, de ahí que su
proyección de ventas al 2010 se acerque a los 20 millones de dólares en Chile y el
extranjero.
155
Todos los copropietarios y residentes de edificios y condominios acceden al
control efectivo de los recursos con total seguridad y transparencia, a través de claves
individuales; visualizan en detalle sus gastos comunes, actas de asambleas, personal
de turno con fotografía y horario; el manejo y estado de fondos de reserva, libreta de
banco de la comunidad, cuentas por pagar, entre otros, además de proveer una
comunicación fluida con el administrador y comité de administración.
Son múltiples las aplicaciones de Miconserje.cl que se comunican entre sí
dando a este el carácter de Servicio Integral. La inversión tecnológica se aproxima en
la actualidad a los 700 mil dólares. Entre sus novedades están el nuevo software de
control y cálculo de calefacción, agua caliente, agua de pozo y electricidad de alta
tensión, ayudando a trasparentar el cobro individual de cada vivienda; la libreta de
Banco On Line, que controla ingresos y egresos, confecciona cheques y realiza
depósitos y transferencias. Además su sistema de remuneraciones en línea está
certificado por PreviRed, para que las comunidades puedan efectuar los pagos
previsionales por Internet. El sitio es definido por sus creadores como un Aplication
Service Provider (ASP). "Es decir, es un proveedor de servicios de aplicación". Ello lo
hace muy diferente a un portal que básicamente entrega información, entretenimiento,
encuestas e interacción básica. Un ASP, en cambio, otorga una herramienta para una
actividad determinada.
Entre los clientes que ya trabajan con Miconserje.cl se cuenta San Alfonso del
Mar, La Serena Golf, La Reserva de Chicureo, Bahía Pelícano, Euromarina, Brisas del
Mar, Horizonte de Reñaca, entre otras comunidades a lo largo de todo Chile.
156
10. CONCLUSIONES
Las economías del mundo de hoy se enfocan hacia la globalización. El mundo
de hoy está marcado por este proceso, la creciente gravitación de los procesos
económicos, sociales y culturales de carácter mundial sobre aquellos de carácter
nacional o regional.
Chile inmerso en este proceso, en busca de nuevos mercados de donde
proveerse y a los cuales proveer, ha entrado en esta macro competencia por obtener
participación en los diversos mercados.
Una de las principales fuentes de negocios potenciales de nuestro país, las
Pymes, son contradictoriamente las que sufren las consecuencias perversas de la
globalización.
Debido a la competencia con que se enfrentan, basada principalmente en el
nivel competitivo que tienen las empresas pertenecientes a países mas desarrollados
que el nuestro, muchas de las industrias nacionales han visto disminuir su participación
de mercado respecto de los productos extranjeros durante las últimas décadas, pero
en algunos otros, han conseguido niveles de competitividad suficientes como para
afrontar la competencia internacional e incluso exportar.
Los avances a nivel local y la llegada de productos importados, obliga a la pyme
industrial a estar en un permanente proceso de profesionalización de su gestión,
modernización tecnológica para incrementar la productividad y redefinición estratégica
del negocio, para posicionarse en un nicho de mercado específico. Sin embargo, un
alto porcentaje de éstas, o no ha iniciado este proceso, o tiene dificultades para llevarlo
a cabo, ya sea por falta de capacidad interna, o porque el funcionamiento de los
mercados financiero y tecnológico, no se adecua a sus necesidades y características.
157
Existen instituciones en Chile creadas con el objetivo de apoyar a las Pymes en
este proceso de crecimiento, como pyme21 que funciona con el apoyo de la Cámara
de Comercio de Chile, La Corporación de Fomento, Asociación Chilena de empresas
de Tecnología de Información (ACTI) entre otras. El objetivo es apoyar a los
empresarios en los desafíos que emprenden en pro de buscar soluciones a los
requerimientos del mercado, mediante la identificación de posibles ventajas
comparativas y de problemas a los que dar solución, principalmente por medio de la
innovación y aprovechamiento de las tecnologías existentes, que actualmente sufren
de sub utilización en Chile.
Si tomamos en cuenta que las Pymes registradas en nuestro país son
aproximadamente 90.000; y que emplean alrededor de 360.000 trabajadores, lo que
significa alrededor de 6.8% del total del empleo nacional; y que estos empleos tienen
un carácter mas estable y permanente que el de rubros como la construcción o la
agricultura; que en todos los sectores industriales, las Pymes representan una
proporción mayor al 20%, registrándose un mayor porcentaje de Pymes en el sector
químico, el que alcanza un 45% del total; y que un 36% de las industrias de alimentos
y un 30% de las metalúrgicas-metalmecánica son pequeñas y medianas; que
generaron ventas por UF 172 millones, lo cual representa alrededor del 16% del total
de ventas de la industria manufacturera y que en las medianas industrias, tan sólo el
4% de sus ventas se destinan a las exportaciones, cifra que se reduce a 1,2% en el
caso de las pequeñas industrias, lo cual las hace muy vulnerables a los ciclos de la
economía nacional, es imperiosa la necesidad de que las Pymes se hagan mas sólidas
y crezcan por medio del uso de las tecnologías de información disponibles para
potenciar sus productos y ventas, etc. y el aprovechamiento de las herramientas de
mercado para gestionar el funcionamiento de empresa; búsqueda constante de
procesos innovadores que agreguen valor a sus productos y servicios; tomar riesgos y
aprovechar las oportunidades de financiamiento disponibles en el mercado por parte de
las instituciones de apoyo a Pymes y en general tomar una actitud mas proactiva en lo
que respecta a iniciativas que las potencien respecto de la competencia fuerte que
ofrecen las Pymes de países a los cuales se están abriendo los mercados.
158
Los ejemplos citados respecto de implantaciones exitosas de sistemas como
herramientas de apoyo a la gestión, sólo son el resultado de arriesgarse y tener
iniciativa de competir ofreciendo valor al mercado.
Los sistemas de control de gestión en nuestro país, se encuentran en una etapa de
crecimiento temprano, principalmente en las empresas de tamaño mediano y pequeño.
No existe un conocimiento por parte de los dueños de empresas Pymes de lo rentable
que puede ser la realización de un proceso de creación de un sistema de gestión para
su organización.
En el ámbito correspondiente a las grandes empresas, estas se encuentran aún en un
proceso de aprendizaje, respecto de las utilizaciones y potencialidades
de una
herramienta de gestión, debido principalmente a que el enfoque actual que se
encuentra fuertemente arraigado en las personas y organizaciones, limita a las
tecnologías de información sólo a la automatización de procesos y control de costos,
no existiendo una generación de valor y búsqueda de la transformación constante de
los procesos de negocios en esta búsqueda.
159
11. BIBLIOGRAFIA
“Sistemas de Información Gerencial: Organización y Tecnología de la Empresa
Conectada en Red”
Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon; Editorial Prentice Hall; 6ta Edición
“Sistemas de Información Gerencial”
Raymond McLeod; Editorial Prentice Hall; 7ma Edición
“Control de gestión: Una perspectiva de dirección”
Joan Ma Amat; Ediciones Gestión 2000; 4ª edición
“Sistemas de Control de Gestión”
Robert N. Anthony, Vijay Govindarajan;
Editorial Mc Graw Hill Interamericana; 10ma edición
Paginas Web:
Monografías, diccionario en línea
http://www.monografias.com
Wikipedia, diccionario en línea
http://es.wikipedia.org
http://en.wkipedia.org
http://fr.wikipedia.org
Pyme21
http://www.pyme21.cl
ProChile
http://www.prochile.cl
CORFO
http://www.corfo.cl
160
MiPyme
http://www.mipyme.com/
INDEC
http://www.indec.cl
Sistemas de Control de Gestión, España
http://www.sistemascontrolgestion.com
Diario TI
http://www.diarioti.es
Microsoft
http://www.microsoft.cl
SAP
http://www.sap.cl
ORACLE
http://www.oracle.cl
IBM
http://www.ibm.cl
SOFTLAND
http://www.softland.cl
FLEXLINE
http://www.flexline.cl
SSA Global
http://www.ssaglobal.com
Gestiopolis, España
http://www.gestipolis.com
Portal ERP
http://www.erp.com
Portal CIO’s
http://www.cio.com
Portal BPMS
http://www.bpms.info/
Portal de Tecnologías de Información
y Comunicación
http://www.portalti.cl
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