Recepción de Repuestos, Accesorios u otros Materiales I

Nombre documento:
Recepción de Repuestos, Accesorios u otros Materiales
Versión
02
Código
I-LOG-002
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CARGO
NOMBRE
FIRMA
FECHA
REVISADO POR :
Jefe de Logística
Elizabeth De La Cruz
01/12/2014
APROBADO POR :
Gerente de
Operaciones
Christian Aguirre
01/12/2014
Recepción de Repuestos, Accesorios u otros Materiales
I.
Recepción de Repuestos, Accesorios u otros Materiales del mercado
Nacional
El proceso será el siguiente:
1. Al llegar repuestos, accesorios, insumos u otros materiales diversos a nuestra
planta provenientes del mercado nacional verificar con el representante de agencia
de transporte y el personal de recepción y despacho, dando la conformidad de lo
recibido teniendo en cuenta que no debe presentar rastros de haber sido
violentada.
2. Una vez que pasó este primer control se deberá reportar la llegada al Área de
Compras por correo electrónico y/o personalmente, el encargado de esta área
remitirá el número de Orden de Compra respectiva si fuera el caso de una compra
nacional PROPIO de la empresa. Con este documento, la factura y la Guía de
Remisión se procederá a abrir los bultos y revisar unitariamente y en detalle la
mercadería involucrada, además se tendrá especial énfasis en comparar los
códigos de la guía con el físico.
3. De existir alguna disconformidad entre lo recibido y lo consignado en la
documentación pertinente, se procede a informar al Área de Compras para que su
encargado se comunique con el proveedor, al mismo tiempo que se deja
constancia por escrito en las guías involucradas de las observaciones encontradas
(en presencia del transportista).
4. Una vez concluida la revisión, se consignará en la factura y en la guía el detallado
de lo recibido físicamente y una vez más se verificará que concuerde con el
número de Orden de Compra.
5. Terminada esta operación de revisión se procederá a efectuar el ingreso de la
mercadería, (repuestos, accesorios, insumos y otros) en el Sistema de Gestión
SAP.
6. Posteriormente, se procederá a efectuar el ingreso de cada uno de los códigos
involucrados y que debe concordar con el número de Orden de compra enviado por
el Área de Compras, luego se deriva a los almacenes correspondientes (repuestos,
accesorios, tránsito).
7. Una vez concluido el ingreso del material involucrado se imprimirá el detallado del
Sistema SAP y se entregarán los materiales según correspondan por su género al
TITULO:
Recepción de Repuestos, Accesorios u
otros Materiales
VERSION
FECHA DE
APROBACION
02
01/12/2014
CODIGO:
I-LOG-002
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encargado del almacén designado para dicho material, el cual firmara el cargo de
recepción y procederá a desarrollar sus actividades conforme lo indicado.
II.
Recepción de Repuestos, Accesorios u otros Materiales de Importación
El proceso será el siguiente:
1. Al llegar la mercadería a nuestra planta procedente de una importación (Repuestos,
accesorios, insumos, materiales u otros diversos), verificar con el representante de
agencia de transporte y el personal de recepción y despacho, dando la
conformidad de lo recibido teniendo en cuenta que no debe presentar rastros de
haber sido violentada.
2. Una vez que pasó este primer control se reportará esta llegada al Área de
Compras, vía correo electrónico y /o personalmente, el encargado de esta área
será responsable de emitir el número de Orden de Compra (OC) de la importación,
sea ésta a consignación de garantías del fabricante o compra directa por parte de
la empresa; sin embargo se considera conveniente que el área de Compras se
adelante a este requerimiento, toda vez que conoce a priori las importaciones que
se encuentran en progreso. Con este número OC y la respectiva documentación
necesaria, Guía Aérea, DUA (declaración única de aduanas), Factura comercial se
procederá a abrir los bultos y revisar unitariamente la conformidad de la mercadería
recibida, para dicho efecto se comparará los códigos contemplados en la guía con
los físicos, verificando en todo momento que concuerde esta data y que el material
se encuentre completo.
3. De existir alguna disconformidad entre lo recibido y lo consignado en la
documentación pertinente, se procede a informar al Área de Compras para que su
encargado se comunique con el proveedor, al mismo tiempo que se deja
constancia por escrito en las guías involucradas de las observaciones encontradas
(en presencia del transportista). El Área de Recepción y Despacho deberá esperar
la respuesta del Área de Compras para proceder a internar o devolver la
mercadería en cuestión.
4. Una vez concluida la revisión se consignará en la guía el detallado de lo recibido
físicamente y una vez más se verificará que concuerde con el número de OC.
5. Terminada esta operación de revisión se procederá a efectuar el ingreso lógico de
la mercadería, (repuestos, accesorios, insumos o materiales diversos) es decir su
respectiva tramitación al Sistema SAP.
6. Posteriormente, se procederá al ingreso y se creara una orden de compra luego de
la cual se deriva a los almacenes correspondientes.
7. Una vez terminado con el ingreso se imprimirá el detallado del Sistema SAP y se
entregarán los materiales recepcionados al encargado del almacén respectivo, el
cual firmará el cargo de Vale de Acompañamiento de Mercancía (emitido por SAP)
y procederá según lo establecido.
TITULO:
Recepción de Repuestos, Accesorios u
otros Materiales
VERSION
FECHA DE
APROBACION
02
01/12/2014
CODIGO:
I-LOG-002
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Se establece que para el presente procedimiento:
a. El Área de Compras, deberá informar por medio de un correo electrónico y con la
adecuada anticipación la llegada del material de importación que se encuentra en
progreso.
b. El Área de Compras deberá proporcionar al Área de Recepción y Despacho la
traducción con el número de OC.
c. Se verificará que los documentos de llegada estén completos DUA A, DUA B y
DUA C.
d. Finalmente, se adjuntará la hoja de ingreso al Sistema SAP y se firmarán los
cargos de ingreso a su respectivo Almacén.