5.3.1 Adquisición de Bienes Servicios

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
CONTENIDO
1.
Objetivo
2.
Glosario de términos
3.
Normatividad aplicable
4.
Alcance
5.
Periodicidad
6.
Responsabilidades
7.
Políticas
8.
Descripción del procedimiento
9.
Diagrama de flujo del procedimiento
10.
Anexos y registros
11.
Revisión histórica
SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN
AV. PRIMERO DE MAYO # 1731, ESQ. ROBERT BOSCH COL. ZONA INDUSTRIAL C.P. 50071 TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO TEL. 2 75 67 00 EXT. 6538
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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
1.
Objetivo
Proveer los bienes y servicios que requiera la Secretaría de la Contraloría mediante la realización de los procesos de
adquisición establecidos.
2.
Glosario de términos
Adjudicación Directa: Excepción al procedimiento de Licitación Pública de bienes ó contratación de servicios en el
que la convocante, designa al proveedor de bienes ó prestador del servicio, con base en las mejores condiciones en
cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.
Adquisición Directa: es aquella cuyo importe es superior al monto determinado para el fondo fijo de caja y no
exceda el 30% del monto máximo que para el caso de adjudicación directa establece el Presupuesto de Egresos del
Gobierno del Estado de México. (Se llevará a cabo sin la intervención del comité).
Área Técnica: Unidad Administrativa cuya intervención se considere necesaria para aclarar aspectos técnicos ó
administrativos relacionados con las especificaciones, descripción ó características en la adquisición de un bien ó
contratación de un servicio.
ARTP: Catálogo de Artículo por Partida.
Bases: Documento público expedido unilateralmente por la autoridad convocante, donde se establece la
información sobre el objeto, alcance, requisitos, términos y demás condiciones del procedimiento para la
adquisición de bienes y la contratación de servicios.
Boletín: Sistema de Consulta del Boletín de Empresas Objetadas.
Clave de verificación: dígitos con que se identificará un bien ó servicio.
Comité: Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado
de México.
Compra directa: es la que se realiza por medio del fondo revolvente y cuyo monto se determina con base en el
Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México del ejercicio
correspondiente. (Se llevará a cabo sin la intervención del comité).
DGRM: Dirección General de Recursos Materiales perteneciente a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado
de México.
DRMySG: Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales perteneciente a la Coordinación de
Administración de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.
Invitación Restringida: Excepción al procedimiento de licitación pública, mediante el cual la convocante adquiere
bienes muebles ó contrata servicios, a través de la invitación de cuando menos a tres personas, para obtener las
mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.
Licitación Pública: Modalidad Adquisitiva de bienes ó de contratación de servicios, mediante convocatoria pública
que realice la Convocante, por el que se aseguran las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad,
financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.
Normas: Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y
Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.
Oferente: Persona física ó jurídico colectiva que presenta ante el Comité propuestas técnica y económica para
participar en un procedimiento adquisitivo de bienes o contratación de servicios.
Operación consolidada: es aquella que conjunta en un solo procedimiento, por su uso generalizado ó volumen, la
adquisición de bienes ó servicios, con el objeto de obtener las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio,
calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.
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Personal de la Subdirección.- Es aquel servidor público, adscrito a la Subdirección de Administración de Recursos
perteneciente a la Coordinación de Administración de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de
México, que participa en el proceso.
Proveedor ó Prestador: Persona física ó jurídico colectiva que celebra contratos de bienes ó de prestación de
servicios con la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.
Procedimiento Adquisitivo: Conjunto de etapas por las que la Convocante, adquiere bienes ó contrata servicios
para el cumplimiento de sus funciones, programas y acciones.
SAAC: Sistema Automatizado de Adquisiciones Consolidadas.
Solicitud: Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios.
Unidad Administrativa: Área usuaria ó solicitante que requiera la adquisición de un bien ó contratación de un
servicio, perteneciente a la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.
3.
Normatividad aplicable













4.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.
Ley de Ingresos del Estado de México para el ejercicio fiscal del año correspondiente.
Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México, del ejercicio fiscal del año correspondiente.
Código Financiero del Estado de México y Municipios.
Código Administrativo del Estado de México.- Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones,
Arrendamientos y Servicios.
Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios.
Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México.
Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de
las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.
Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.
Manual General de Organización de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.
Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México.
Alcance
Inicia cuando la Coordinación de Administración recibe de las Unidades Administrativas que atiende el
requerimiento con la descripción ó especificaciones técnicas y Normas Mexicanas que apliquen y termina cuando
se integra el expediente conforme al mecanismo denominado “Índices de Expedientes de Adquisición de Bienes y
Contratación de Servicios”.
5.
Periodicidad
Se usará cada que exista la necesidad por parte de esta Dependencia de adquirir un bien ó contratar un servicio
mediante un procedimiento adquisitivo.
6.
Responsabilidades
En la siguiente tabla se presenta a los responsables de elaborar, revisar y aprobar la documentación del
procedimiento ABS :
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Documento
Elabora
Revisa
Aprueba
Solicitud
Convocatoria
Coordinador de
Administración
Bases
Acta de la junta
aclaraciones
Subdirector de
Administración de
Recursos
Acta de presentación,
apertura, evaluación y
dictamen.
Acta de fallo y
comunicación de fallo
Personal de la Subdirección
Unidad de Normatividad
y Apoyo Jurídico/
Subdirector de
Administración de
Recursos
Contrato
Oficio de cumplimiento ó
incumplimiento de la
entrega del bien ó servicio
7.
Comité
Coordinador de
Administración
Subdirector de
Administración de
Recursos
Políticas
Del Requerimiento:
Deberá solicitarse de manera oficial a la Coordinación de Administración, mediante oficio, suscrito por el
Titular de la Unidad Administrativa, salvo cuando el área usuaria es la Coordinación de Administración.
De la Suficiencia presupuestal:
Deberá comprometerse el importe promedio que se obtuvo del estudio de mercado.
Del ARTP:
Personal de la Subdirección de Administración de Recursos, deberá consultar y verificar en el SAAC el
ARTP, de manera conjunta con el responsable del Área Técnica.
En caso de no encontrarse en el SAAC el ARTP del bien ó servicio requerido, el Área Técnica deberá validar
que las especificaciones, descripción ó características cumplan con el requerimiento.
Del Dictamen Técnico:
Los originales de los dictámenes técnicos tendrán que integrarse en el expediente correspondiente.
De la Adquisición Directa y Compra Directa:
Las adquisiciones bajo estas modalidades, se realizarán a través del DRMySG.
8.
Descripción del procedimiento
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Responsable
Coordinador de
Administración
Subdirector de
Administración de
Recursos
DRMySG
Subdirector de
Contabilidad y Control
Presupuestal
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos
Subdirector de
Administración de
Recursos y Coordinador
de Administración
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos
Actividad
1. Recibe de las Unidades Administrativas que atiende el requerimiento con la
descripción ó especificaciones técnicas y Normas Mexicanas que apliquen y
envía a la Subdirección de Administración de Recursos.
2. Recibe el requerimiento, realiza estudio de mercado y determina la modalidad
en que se realizará el procedimiento. Ver Instructivo “Modalidades para la
adquisición de bienes y contratación de servicios”
3. Tramita suficiencia presupuestal ante la Subdirección de Contabilidad y Control
Presupuestal.
4. Aprueba el recurso presupuestal.
5. Consulta el ARTP dentro del SAAC e identifica si existe la clave de verificación
del bien ó servicio a contratar; y ratifica que las especificaciones técnicas
correspondan a las requeridas.
En caso de no encontrarse el bien ó servicio (clave de verificación) requerido en
el ARTP, procede a:
Verificar que las especificaciones técnicas sean las correctas; que exista en el
mercado y que el bien ó servicio sea producido y/ó prestado por diferentes
oferentes y que cumplan con las características que se requieren.
6. Captura las especificaciones técnicas y Normas Mexicanas que regulan el
producto ó servicio en el SAAC, y obtiene en el ARTP la clave de verificación.
7. Requisita la solicitud en el SAAC.
8. Revisan, aprueban y autorizan la solicitud.
9. Tramita dictamen técnico mediante el SAAC tomando en consideración el tipo
de dictamen técnico que se requiera.
10. Obtiene y turna el dictamen técnico a la Subdirección de Administración de
Recursos.
Coordinador de
Administración
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos
11. Para el caso de Operaciones Consolidadas, se deberá considerar que se
realizarán a través de la DGRM, misma que establecerá los instrumentos de
ejecución y control administrativo del sistema de operaciones consolidadas de las
dependencias del Poder Ejecutivo.
12. Para el caso de Licitaciones Públicas Nacionales elabora la convocatoria
considerando una ó varias licitaciones. Ver Instructivo “Elaboración de
convocatoria”.
13. Revisan y aprueban la convocatoria y la publican, por lo menos una vez en un
diario de circulación nacional y en medios electrónicos establecidos por la
Secretaría de la Contraloría.
14.- Elabora bases para llevar a cabo la Licitación Pública Nacional ó para la
Invitación Restringida. Ver Instructivo “Elaboración de bases”.
La Invitación Restringida, se desarrollará en los términos de las actividades 14 y
hasta la 38.
Subdirector de
Administración de
Recursos y Coordinador
de Administración
Personal de la
Subdirección de
15.- Revisan, aprueban las bases y realizan su venta.
16.- Lleva un registro de la venta de bases.
17.- Verifica en el Boletín que los oferentes participantes no se encuentren
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Responsable
Administración de
Recursos
Comité
Personal de la
Subdirección y
Subdirector de
Administración
Comité
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos
Comité
Personal de la
Subdirección y
Subdirector de
Administración
Comité
Comité
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos
Subdirector de
Administración y
Coordinador de
Administración
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos
Subdirector de
Administración de
Recursos y Jefe de la
Unidad de Normatividad
y Apoyo Jurídico
Coordinador de
Administración y
Proveedor
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos y Subdirector
de Administración de
Recursos
Coordinador de
Administración
Personal de la
Actividad
impedidos e imprime la evidencia documental de la consulta.
18.- Lleva un registro de asistencia a la de junta de aclaraciones, en caso de
celebrarse.
19.- Realiza el acto de la junta de aclaraciones 3 días hábiles antes de la
celebración del acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas,
dictamen y fallo.
20.- Elabora el acta de la junta de aclaraciones y la revisa. Ver Instructivo
“Elaboración de actas”.
21.- Revisa y aprueba acta de la junta de aclaraciones.
22.- Lleva un registro de asistencia del acto de presentación, apertura y
evaluación de propuestas, dictamen y fallo.
23.- Realiza el acto de presentación, apertura, evaluación y dictamen.
24.- Elabora actas de presentación, apertura, evaluación y dictamen y las revisa.
25.- Revisa y aprueba actas de presentación, apertura, evaluación y dictamen.
26.- En caso de declararse desierto el procedimiento adquisitivo, instruye al
Coordinador de Administración reprogramarlo en la modalidad que corresponda.
Ver Instructivo “Modalidades para la adquisición de bienes y contratación de
servicios”.
27.- Elabora actas de fallo y comunicación de fallo.
28.- Revisan y aprueban actas de fallo y comunicación de fallo, autorizan fallo y lo
comunican, a los oferentes participantes.
29.- Elabora el contrato. Ver Anexos II y III denominados “Contrato
Administrativo de Prestación de Servicios” y “Contrato Administrativo de
Adquisición de Bienes” e Instructivo denominado “Elaboración de Contrato”.
30.- Revisan y aprueban contrato.
31.- Suscriben el contrato correspondiente.
32.- Reciben y revisan las garantías que deben ser emitidas a favor del Gobierno
del Estado de México y podrán ser a través de fianza, cheque certificado y/ó de
caja, otorgadas por instituciones debidamente autorizadas, presentadas por los
conceptos que se indican a continuación: anticipo de pago, de seriedad de
postura, cumplimiento de suministro ó de prestación de servicio, defectos ó
vicios ocultos de los bienes ó servicios y aprueban su recepción.
33.- Remite mediante oficio las garantías emitidas por afianzadoras para su
resguardo correspondiente a la DGRM, a excepción de las de seriedad de postura
y cheques certificados y/ó de caja.
34.- Elaboran oficio solicitando a la unidad administrativa que recibe el bien ó
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Responsable
Subdirección de
Administración de
Recursos y Subdirector
de Administración de
Recursos
Coordinador de
Administración
Unidad Administrativa
usuaria ó solicitante
Actividad
servicio, informe el cumplimiento ó incumplimiento y lo aprueba.
35.- Firma y envía oficio del cumplimiento ó incumplimiento de la entrega del
bien ó servicio a la unidad administrativa que recibe el mismo.
36.- Recibe el bien ó servicio, verificando e informando mediante oficio a la
Coordinación de Administración el cumplimiento ó incumplimiento de la entrega
en tiempo y forma de los mismos, enviando las remisiones y/ó facturas
correspondientes.
En caso de desfasamiento ó incumplimiento informa al Coordinador de
Administración para los efectos legales conducentes.
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos
Coordinador de
Administración
Subdirección de
Administración de
Recursos
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos
Subdirector de
Administración de
Recursos y Coordinador
de Administración
37.-Integra el expediente conforme al mecanismo denominado “Índices de
Expedientes de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios”.
38.- En su caso, instruye ampliar el contrato suscrito con el proveedor adjudicado.
Véase instructivo “Ampliación de Contrato”.
39.- Analiza, para el caso de adjudicación directa, los supuestos indicados en el
Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México.
40.- Elabora Invitación para participar en el proceso de adjudicación directa, que
deberá contener como mínimo: la descripción detallada del bien ó servicio a
contratar, el lugar de entrega del bien ó prestación del servicio, el plazo de
entrega ó duración del servicio, la vigencia de precios, la forma de pago y las
garantías.
41.- Revisan invitación, aprueban e invitan a los oferentes.
El procedimiento de Adjudicación Directa se substanciará con arreglo en las
actividades de la número 17 y de la 22 hasta la 38.
9. Diagrama de flujo del procedimiento
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Subdirector de
Administración de
Recursos
Coordinador de
Administración
DRMyS
Subdirector de
Contabilidad y
Control
Presupuestal
Personal de la Subdirección de Administración de
Recursos
Inicio
Recibe de las
Unidades
Administrativas
que atiende, el
requerimiento
Recibe el
requerimiento y
realiza estudio
de mercado
Tramita
suficiencia
presupuestal
Consulta el
ARTP dentro
del SAAC
Aprueba
el recurso
presupuestal
SI
NO
¿Existe clave de
verificación?
Requisita la
solicitud en el
SAAC
Revisan , aprueban
y autorizan la
solicitud .
Tramita dictamen técnico
mediante el SAAC , en los casos
de bienes o servicios previstos
en las Normas
Obtiene y turna
dictamen técnico
SI
Captura las
especificaciones
técnicas
NO
Adquisiciones
consolidadas
Se realizarán
a través de la
Secretaría de
Finanzas
Elabora , para el
caso de
a Licitaciones
el
Públicas
de
Nacionales
, la
s
s
convocatoria
s
a
a
Revisan y aprueban la
convocatoria
y la publican .
Revisan , aprueban las bases y
realizan su venta .
Elabora bases
A
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Coordinador de
Administración
Subdirector de
Administración
de Recursos
DRMyS
Subdirector de
Contabilidad y
Control
Presupuestal
Personal de la Subdirección
de Administración de
Recursos
Comité
A
Lleva un registro de la
venta de bases
Verifica en el Boletín
, que
los oferentes participantes
no se encuentren
impedidos .
Lleva un registro de
asistencia a la junta de
aclaraciones
Elabora el acta de la
junta de aclaraciones
.
Lleva un registro de
asistencia del acto de
presentación
Realiza el acto de la junta aclaraciones
Revisa y
aprueba el acta de la junta
de aclaraciones
.
Realiza el acto de presentación,
apertura , evaluación y dictamen
Elabora actas de
presentación , apertura ,
evaluación y dictamen
.
Revisa y
aprueba actas
SI
Elabora actas de
fallo y
comunicación de
fallo .
Revisan y aprueban
actas de fallo y
comunicación de
fallo .
¿Existen
propuestas y
en su caso
cumplen con
los requisitos?
NO
D eclara desierto
el procedimiento
adquisitivo e
instruye al
Coordinador de
Administración ,
reprogramarlo en
la modalidad que
corresponda .
B
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Coordinador de
Administración
Subdirector de
Administración de
Recursos
Unidad de
Normatividad y
Apoyo Jurídico
Personal de la
Subdirección de
Administración de
Recursos
Unidad Administrativa
usuaria o solicitante
B
Revisan y
aprueban
contrato .
Suscribe el
contrato
correspondiente .
Elabora el
contrato .
Reciben y revisan
las garantías
Remite mediante oficio
las garantías emitidas
por afianzadoras para
su resguardo
correspondiente a la
DGRM
Elabora oficio
solicitando
informe el
cumplimiento o
incumplimiento.
Recibe el bien o
servicio , verificando e
informando mediante
oficio a la Coordinación
de Administración el,
cumplimiento o
incumplimiento de la
entrega .
Firma y envía
oficio del
cumplimiento o
incumplimiento
Integra el
expediente
En su caso ,
instruye ampliar el
contrato suscrito
con el proveedor
adjudicado .
Analiza
para el caso
de adjudicación
directa , los
supuestos indicados
en el Libro Décimo
Tercero del Código
Administrativo del
Estado de México
Elabora Invitación
Revisan invitación , aprueban e
invita a los oferentes .
FIN
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10.
Anexos y registros
Anexo I: Aspectos a considerar en el procedimiento adquisitivo.
Anexo II: Contrato Administrativo de Prestación de Servicios.
Anexo III: Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes.
Instructivos:
Elaboración de convocatoria.
Elaboración de bases.
Elaboración de actas.
Elaboración de contrato.
Ampliación de contrato.
Modalidades para la adquisición de bienes y contratación de servicios.
Recibí copia
controlada No.
FIRMAS DE CONFORMIDAD Y REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS
Nombre y firma
Fecha
Departamento
03
12
(Original)
11.
Lic. Ricardo Segura Estrada
15/10/2013
Ing. Yasmín Arévalo Athié
15/10/2013
Representante de la Dirección
Coordinadora de
Administración
Revisión histórica
Número de
revisión
00
Fecha de
revisión
30/06/2010
01
17/05/2011
02
10/02/2012
03
15/10/2013
Revisó
Aprobó
Descripción del cambio
Subdirector de
Administración de
Recursos
Subdirector de
Administración de
Recursos
Subdirector de
Administración de
Recursos
Coordinadora de
Administración
Primera edición
Coordinadora de
Administración
Modificación en el Control de
Copias Controladas
Coordinadora de
Administración
Subdirector de
Administración de
Recursos
Coordinadora de
Administración
Cambio de la imagen institucional
(logotipo), cambio de la
representante de la dirección en
el control de copias controladas.
Cambio de la imagen Institucional
(logotipo), cambio del nombre
del Representante de la Dirección
y se efectuaron adecuaciones al
procedimiento.
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