Guía de usuario del Sistema Único de Información de Trámites

Guía de usuario del Sistema Único de Información de Trámites SUIT 3 Enero de 2014 Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites Oficina de Sistemas de Información DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Elizabeth Rodríguez Taylor Directora EQUIPO TÉCNICO DE TRABAJO Grupo de racionalización de trámites Grupo oficina de sistemas - SUIT 3.0 Programa Nacional de Servicio al Ciudadano - PNSC TABLA INGRESO DE CONTENIDO AL SISTEMA Pag. Pag. Módulo de Administración 27 CAPITULO No. I Avance institución 27 Conceptos básicos Gestionar usuario 29 Introducción 5 Producto o servicio 8 Ciclo de vida del producto o servicio 8 Roles y responsabilidades 10 Documentos de identificación válidos en Colombia 12 Estandarización 13 Criterios de fusión 13 Gestionar formularios Cambiar claves Trámites creados a partid de julio 8 de 2005 14 No son objeto de registro en el SUIT 14 CAPITULO No. II Integración con otros sistemas de información SIGEP 21 CAPITULO No. III Recomendaciones 22 CAPITULO No. IV Ingreso al sistema 26 36 24 Procedimiento para creación de usuarios de Instituciones 25 Procedimiento de creación de usuario Administrador de Trámites de la entidad o institución 26 CAPITULO No. IV Formato Integrado 39 Paso: Descripción Nombre 41 Nombre estandarizado 42 Propósito 43 Se puede realizar por medios electrónicos 43 Nombre del resultado 44 También se conoce como 44 Tiempo de obtención 45 Obtención inmediata 45 Hábil y calendario 45 Observaciones al tiempo de obtención 45 TABLA DE CONTENIDO Paso: Fundamento legal Registro Basado en Modelo Títulos, capítulos y artículos 46 Archivo soporte 47 Paso: Información de ejecución Puntos de atención 48 Latitud y longitud Fechas de ejecución 50 Paso: Dirigido a Situaciones de vida 52 53 Paso: Qué se necesita Momentos 54 Acciones y/o condiciones 54 Tipos de acciones y/o condiciones 55 Esta acción y/o condición en una excepción? 55 Paso: Medio de Seguimiento 70 Descripción del registro 54 Listado de modelos a la fecha 64 MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0 Paso A la fecha se encuentran disponibles los siguientes modelos:          Autorización para capacitar a manipuladores de alimentos Registro de los sujetos pasivos o responsables del impuesto al consumo Señalización de los productos gravados con el impuesto al consumo Impuesto de registro Impuesto sobre vehículos automotores Impuesto al degüello de ganado mayor Facilidades o acuerdos de pago para los deudores morosos de impuestos Devolución y/o compensación de saldos a favor por conceptos de impuestos Fusión y/o conversión de establecimientos educativos oficiales  Ampliación del servicio educativo  Cambio de sede de un establecimiento educativo  Cambio de nombre o razón social de un establecimiento educativo oficial o privado Cambio de propietario de un establecimiento educativo Cierre temporal o definitivo de programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano Registro de firmas de rectores, directores y secretarios (a) de establecimientos educativos Clasificación en el régimen de educación a un establecimiento educativo privado Clausura de un establecimiento educativo oficial o privado        Autorización de calendario académico especial Concesión de reconocimiento de un establecimiento educativo oficial  Cambio de propietario o poseedor de un bien inmueble (Mutación de primera clase)  Englobe o desenglobe de dos o más predios (Mutación de segunda clase) Incorporación de obras físicas en los predios (Mutación de tercera clase) Revisión de avalúo catastral de un predio (Mutación de cuarta clase) Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no declaradas u omitidas durante el proceso de formación o actualización del castro (mutación de quinta clase) Rectificación de áreas y linderos Auto estimación del avalúo catastral (Autoavalúo) Expedición de la tornaguía de reenvíos Expedición de la tornaguía de tránsito Expedición de la tornaguía de movilización Legalización de tornaguías Anulación de tornaguía Aval de funcionamiento de las escuelas de formación deportiva Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros               64 MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0                             Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio Exención del impuesto de industria y comercio Impuesto predial unificado Exención del impuesto predial unificado Impuesto de delineación urbana Impuesto a la publicidad visual exterior Impuesto de espectáculos públicos Exención del impuesto de espectáculos públicos Impuesto de rifas Impuesto sobre el servicio de alumbrado público Impuesto de casinos y Juegos permitidos Impuesto al degüello de ganado menor Impuesto sobre las ventas por el sistema de clubes Contribución por valorización Asignación de nomenclatura Certificado sanitario Licencia de inhumación de cadáveres Registro de la publicidad exterior visual Permiso para espectáculos públicos Permisos de ocupación vial Determinantes para la formulación de planes parciales Formulación y radicación del proyecto del plan parcial Determinantes para el ajuste de un plan parcial Ajuste de un Plan Parcial Adoptado Incorporación y entrega de las áreas de cesión a favor del municipio Consulta preliminar para la formulación de planes de implantación Formulación del proyecto de plan de implantación Autorización para la operación de juegos de suerte y azar en la modalidad de rifas Prórroga de sorteo de rifas menores Devolución de elementos retenidos por ocupación ilegal del espacio público Registro de las personas que realicen la actividad de barequeo Certificado de estratificación socioeconómica Certificado de residencia Concepto del uso del suelo       A partir del mes de septiembre encontrarán disponibles los modelos que se enuncian a continuación, razón por lo cual, amablemente se les solicita no hacer estos registros hasta que el DAFP informe su disponibilidad:        65 Licencia de funcionamiento para equipos de rayos x y otras fuentes emisoras de radiaciones ionizantes Renovación de la licencia de funcionamiento para equipos de rayos x y otras fuentes emisoras de radiaciones ionizantes Carné de protección radiológica Licencia para prestación de servicios en seguridad y salud en el trabajo Licencia para empresas aplicadoras de plaguicidas Carné de aplicador de plaguicidas Registro de los títulos en el área de la salud MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0                 Reporte de novedades al registro especial de prestadores de servicios de salud Habilitación o renovación de plazas para el servicio social obligatorio Inscripción de profesionales para participar en el sorteo de plazas del servicio social obligatorio Habilitación de servicios farmacéuticos a instituciones prestadoras de servicios de salud Credencial de expendedor de drogas Apertura de establecimientos farmacéuticos Autorización sanitaria favorable de la calidad del agua para consumo humano Carné de manipulador de alimentos Apertura de los centros de estética y similares  Autorización sanitaria para el transporte de residuos especiales Inscripción de dignatarios de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Inscripción o reforma de estatutos de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Apertura y registro de libros de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Reconocimiento de personería jurídica de los organismos de acción comunal de primero y segundo grado             Cancelación de la personería de jurídica de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Certificación de la personería jurídica y representación legal de las organizaciones comunales de primer y segundo grado   66 Cancelación de la personería de jurídica de las organizaciones comunales de primero y segundo grado Certificación de la personería jurídica y representación legal de las organizaciones comunales de primer y segundo grado Reconocimiento de personería jurídica a entidades sin ánimo de lucro en áreas de la salud Reforma de estatutos de entidades sin ánimo de lucro en áreas de la salud Inscripción de dignatarios de entidades sin ánimo de lucro en áreas de la salud Registro de libros de entidades sin ánimo de lucro en áreas de la salud Cancelación de personería jurídica de entidades sin ánimo de lucro en áreas de la salud Reconocimiento de personerías jurídicas de cuerpos de bomberos voluntarios Reforma de estatutos de cuerpos de bomberos voluntarios Inscripción de dignatarios de cuerpos de bomberos voluntarios Registro de libros de instituciones de cuerpos de bomberos voluntarios Cancelación de personerías jurídicas de cuerpos de bomberos voluntarios Reconocimiento de personerías jurídicas de instituciones de educación Reforma de estatutos de instituciones de educación Inscripción de dignatarios de instituciones de educación MODELOS DISPONIBLES - SUIT 3.0                      Registro de libros de instituciones educativas Cancelación de personerías jurídicas de instituciones de educación Reconocimiento de personerías jurídicas de ligas y clubes deportivos Reforma de estatutos de ligas y clubes deportivos Inscripción de dignatarios de ligas y clubes deportivos Registro de libros de ligas y clubes deportivos Cancelación de personerías jurídica de ligas y clubes deportivos Impuesto al consumo de productos de origen nacional Declaración del impuesto al consumo de productos extranjeros Condonación del impuesto de vehículos Sobre tasa a la gasolina motor y al ACPM Impuestos sobre premios de loterías Licencia de funcionamiento para las instituciones promovidas por particulares que ofrezcan el servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano Registro o renovación de programas de las instituciones promovidas por particulares que ofrezcan el servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano Certificado de existencia y representación legal de las instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano Licencia de funcionamiento para establecimientos educativos promovidos por particulares para prestar el servicio público educativo en los niveles de preescolar, básica y media Licencia de funcionamiento de instituciones educativas promovidas por particulares que ofrezcan programas de educación formal de adultos Seguro por muerte a beneficiarios de docentes oficiales Pensión de jubilación para docentes oficiales Pensión de jubilación por aportes para docentes oficiales Pensión de retiro por vejez para docentes oficiales                         67  Pensión de retiro de invalidez para docentes oficiales Pensión post-mortem para beneficiarios de docentes oficiales Sustitución pensional para docentes oficiales Reliquidación pensional para docentes oficiales Cesantías parciales para docentes oficiales Cesantías definitivas para docentes oficiales Cesantías definitivas a beneficiarios de un docente fallecido Ascenso en el escalafón nacional docente Ascenso o reubicación en el escalafon docente Auxilio funerario para docentes oficiales Duplicaciones de diplomas y modificaciones del registro del título Certificado catastral Auxilio para gastos de sepelio Inscripción de personas ante el Registro Único Nacional de Tránsito Matrícula de vehículos automotores, remolques y semiremolques Traspaso de propiedad de un vehículo Traslado y radicación de la matrícula de un vehículo Cancelación de matrícula de un vehículo Rematrícula de un vehículo automotor Cambio de características de un vehículo Duplicado de la licencia de tránsito o de la tarjeta de registro y de la placa de un vehículo Renovación licencia de tránsito de un vehículo de importación temporal Cambio de un servicio de un vehículo automotor Cambio de placa por clasificación de vehículo automotor antiguo o clásico y cambio de placa de vigencias anteriores Inscripción o levantamiento de limitación o gravamen a la propiedad de un vehículo MODELOS DISPONIBLES - SUITPaso 3.0                  Licencia de conducción Duplicado de la licencia de conducción Certificado de tradición de un vehículo automotor Adaptación de vehículos de enseñanza automovilística Tarjeta de operación para vehículo automotor de transporte terrestre Licencia de intervención y ocupación temporal de playas marítimas y terrenos de baja mar Encuesta del Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Retiro de personas de la base de datos del Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Retiro de un hogar de la base de datos del Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Actualización de datos de identificación de personas registradas en la base de datos del Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Inclusión de personas en la base de datos del Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN Impuesto a la sobretasa de la gasolina motor Matrícula de arrendadores Radicación de documentos para adelantar actividades de construcción y enajenación de inmuebles destinados a vivienda Afiliación al régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud Suspensión de la afiliación al régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud Activación del cupo de afiliación al régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud                     68 Licencia de exhumación Licencia para la cremación de cadáveres Licencia urbanística Licencia de intervención y ocupación del espacio público Reconocimiento deportivo a clubes deportivos y clubes promotores Renovación de reconocimiento a clubes deportivos Inscripción de la propiedad horizontal Inscripción o cambio del representante legal y/o revisor fiscal de la propiedad horizontal Registro de extinción de la propiedad horizontal Permiso para espectáculos públicos de artes escénicas en escenarios no habilitados Reconocimiento de escenarios habilitados para la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas Permiso para demostraciones públicas de pólvora, artículos pirotécnicos o fuegos Permiso para la rotura de vías e intervención de espacio público Permiso para el aprovechamiento de árboles aislados Permiso de circulación para carga extra pesada y/o extra dimensionada Acreditación como distribuidor minorista de combustibles líquidos derivados del petróleo Licencia de funcionamiento para estaciones de servicio Registro de perros potencialmente peligrosos Registro de marcas de ganado Certificado permiso de ocupación INTRODUCCIÓN Esta guía tiene como propósito orientar a los usuarios del Sistema Único de Información de Trámites—SUIT en el registro de la información de los trámites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario (Formato Integrado), afianzar los diferentes conceptos, entre los que se contemplan las políticas de creación de usuarios, gestión de formularios y gestión de inventarios, entre otros. Está dirigido a: 5  Difusores y asesores de la Política de Racionalización de Trámites.  Capacitadores del sistema.  Responsables de la implementación de la Política de Racionalización de Trámites en la institución frente al Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, en la administración de los usuarios, de la información contenida de los trámites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario, garantizando su totalidad y actualización, así como de la implementación y seguimiento a la Política de Racionalización de Trámites.  Administradores de trámites, quienes son los responsables del ingreso y actualización de la información de los procedimientos administrativos de su institución en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT. CONCEPTOS BÁSICOS 6 CONCEPTOS BÁSICOS Procedimiento administrativo Ejemplos:  Tarjeta profesional de contador público Conjunto de acciones que se realizan en ejercicio de la función administrativa para alcanzar y dar cumplimiento con los fines del Estado, dentro de las reglas y principios que lo rigen.  Inscripción en el Registro Único Tributario -RUT  Declaración de Ingreso o salida de dinero en efectivo del país Debido a que el universo de procedimientos administrativos es amplio, la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, señalan que los procedimientos administrativos a registrar en el SUIT, son aquellos que tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas, así como el cumplimiento de sus obligaciones. Igualmente aquellos procedimientos que faciliten a los usuarios acceder a los bienes o servicios ofrecidos por las autoridades administrativas. Otros procedimientos administrativos de cara al usuario Conjunto de acciones que realiza el usuario de manera voluntaria para obtener un producto o servicio que ofrece una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas dentro del ámbito de su competencia, sus características son la no obligatoriedad para el usuario y no tienen costo para éste. Trámite Por lo general estos procedimientos administrativos están asociados con un trámite, ya que de éste se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un trámite. Un ejemplo de esto es: Conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los usuarios ante una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio. 7 CONCEPTOS BÁSICOS Producto o servicio TRÁMITE Afiliación y/o traslado de cesantías Es el resultado que obtiene el usuario por parte de la institución al ejecutar un procedimiento administrativo. Estos pueden ser tangibles e intangibles. OTRO PROCEDIMIENTO Ciclo de vida del producto y/o Consulta de los extractos de cesantías servicio El ciclo de vida se refiere a las etapas, que por lo general, surten los productos o servicios que se obtienen de la ejecución de un procedimiento administrativo. TRÁMITE Las etapas que comprenden el ciclo de vida son: Impuesto de Industria y Comercio  OTRO PROCEDIMIENTO Inicio: Corresponde a los productos o servicios que solicita el usuario a la institución por primera vez y que ésta los expide y/o entrega también por primera vez. Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son: Certificado de paz y salvo del Impuesto de Industria y Comercio Verbos 8 Adquirir Afiliar Asignar Postular Registrar Inscribir CONCEPTOS BÁSICOS  Novedad: Se da cuando el producto o servicio se ve afectado por presentarse una variación y/o transformación. Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son: Verbos Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son: Disolver Cancelar Extinguir Renunciar Desvincular Verbos  Cambio Corrección Modificación Renovación Ajuste Recuperación Un ejemplo de un trámite que pasa por todo el ciclo de vida es el siguiente. Cierre: Se da cuando el producto o servicio se cancela por las siguientes razones: Trámite Ciclo Inicio Ciclo Novedad Ciclo Cierre Expedición cédula Expedición Corrección Cancelación Primera: Por solicitud del usuario, el cual debe desarrollar un procedimiento administrativo para dicho fin. Segunda: Por vencimiento del producto o servicio que al momento de obtenerse se encuentra estipulado dentro de sus atributos. TIP Tercera: Por decisión de la Administración Pública. 9 No necesariamente debe existir un trámite para cada ciclo de vida del producto o servicio. Puede darse que en un mismo trámite se establezca el procedimiento que se debe hacer para cada etapa del ciclo. CONCEPTOS BÁSICOS Roles y responsabilidades Jefe de Planeación El Sistema Único de Información de Trámites – SUIT como instrumento de apoyo para la implementación de la Política de Racionalización de Trámites, que tiene como propósito final ser la fuente única y válida de la información de los trámites que las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía, requiere de los siguientes usuarios para su operación: Tiene el rol de Administrador de Usuarios. Funcionario de la institución que se recomienda sea de la Oficina de Planeación o quien haga sus veces, por el amplio conocimiento de la institución, la relación directa entre sus funciones y la Política Antitrámites y la existencia de normas que hacen referencia a la Política y que involucra a las oficinas de planeación, como son: 10  Ley 872 de 2003 – Artículo 1: El Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas.  NTC GP 1000:2009 – Numeral 7.2.1: Procesos relacionados con el cliente “La entidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto y/o servicio”, éstos incluyen los relacionados con la Política de Racionalización de Trámites.  Ley 1474 de 2011 - Artículo 73: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar e implementar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contempla entre otras, la Estrategia Antitramites. CONCEPTOS BÁSICOS El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP recomienda que el Administrador de Trámites sea un funcionario de planta, en aras de garantizar la continuidad en los procesos de capacitación y asesoría.  Decreto 2641 de 2012 - Art. 4: La máxima autoridad de la entidad u organismo velará directamente porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en el documento de “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. La consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estará a cargo de la oficina de planeación de las entidades o quien haga sus veces, quienes además servirán de facilitadores para todo el proceso de elaboración del mismo. Asesor de Política Funcionario del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP que tiene las siguientes funciones: 1. Brindar capacitación y asesoría a los responsables de la implementación de la Política de Racionalización de Trámites en las instituciones en el uso y manejo de la herramienta. Este funcionario ejerce las siguientes funciones: 1. Gestionar usuarios. 2. Gestionar formularios 2. Validar y aprobar los trámites y otros procedimientos de cara al usuario en el Sistema Único de Información de Trámites –SUIT. 3. Gestionar Inventarios de trámite y otros procedimientos Administrador de Trámites Funcionario de la institución que tiene las funciones de registrar, corregir y actualizar los trámites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario en el 11 CONCEPTOS BÁSICOS Documentos de identificación válidos en Las personas de carácter jurídico (Organizaciones, instituciones públicas) se identifican con el Número de Identificación Tributaria NIT que constituye el número de identificación de los inscritos en el Registro Único Tributario — RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza. El NIT se puede encontrar en los siguientes documentos que sirven para para la ejecución de los trámites: Colombia Los documentos de identificación válidos de las personas de carácter natural (Usuario) para la realización de trámites en Colombia, son: Colombianos 1. Registro civil de nacimiento: Es el único documento público que legalmente prueba la existencia de una persona. Por lo general es utilizado hasta los 7 años de edad. 2. Tarjeta de identidad Es el documento que identifica a las personas mayores de 7 años y menores de 18 años de edad. 3. Cédula de ciudadanía: Es el único documento válido para probar la identificación de una persona que cumpla la mayoría de edad, 18 años. 1. Certificado de existencia y representación legal demuestra algunos aspectos relevantes de una sociedad comercial, tales como la antigüedad, objeto social, domicilio, número y nombre de los socios, monto del capital, nombre del representante legal, facultades que éste tiene para comprometer y obligar a la sociedad, fecha de extinción, etc. Extranjeros 1. Pasaporte: Sirve como identificación siempre y cuando la permanencia en el país no supere los 3 meses. 2. Cédula de extranjería: Documento de identidad que se otorga a los extranjeros mayores de 18 años, que sean titulares de una visa superior a tres (3 meses) o a los beneficiarios de los mismos. TIP El Cer ti fi ca do de e xi s tenci a y representación legal, según Decreto Ley 019 de 2012, NO DEBE SER SOLICITADO AL USUARIO. Las personas naturales que actúan en representación de personas jurídicas (Representante legal) en la realización de trámites, conservan el perfil de personas jurídicas. 12 CONCEPTOS BÁSICOS 2. 3. Estandarización Certificado de matrícula mercantil: Identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, así como medio de prueba de existencia de uno y de otro. Dando cumplimento con el Articulo 41 del Decreto Ley 019 de 2012 es competencia del Departamento Administrativo de la Función Publica –DAFP, velar por la permanente estandarización de los trámites de la Administración Pública y verificar su cumplimento cuando se inscriben en el SUIT, por lo que este sistema permite registrar Formatos Integrados - FI, basados en modelos. Registro Único Tributario - RUT: Constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. La estandarización corresponde a los trámites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario que son similares o equivalentes y aplican a diferentes instituciones. Criterios de fusión Se pueden fusionar trámites u otros procedimientos administrativos de cara al usuario, cuando se cumple con los siguientes criterios: 13 1. Si la norma que los soporta es la misma 2. Si el resultado que se obtiene es el mismo 3. Si los momentos son iguales 4. Si no existe una excepción dentro de otra excepción CONCEPTOS BÁSICOS No son objeto de registro en el SUIT Trámites creados a partir de julio 08 de2005 Procedimientos que no se realicen en ejercicio de funciones administrativas Los trámites creados a partir del 8 de julio de 2005, deben pasar por aprobación del Departamento Admirativo de la Función Pública - DAFP, quien determina la posibilidad de registro de este en el SUIT, según lo establecido en la Ley 962 de 2005, Titulo I, Artículo 1, Numeral 2 que dice: El ámbito de aplicación de las normas antitrámites como son la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, preceptúan que las mismas aplican a todos los organismos y entidades de la Administración Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas. “Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la Ley. <Numeral modificado por el artículo 39 del Decreto Ley 019 de 2012> Las instituciones públicas y los particulares que ejercen una función administrativa expresamente autorizada por la Ley para establecer un trámite, deberán previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP, adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual, se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo, deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, autorizará su adopción e implementación”. De conformidad con el artículo 39 de la Ley 489 de 1998, la administración pública está conformada por los organismos de la rama ejecutiva del poder público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado Colombiano. La regla general es que la rama del Estado Colombiano que ejerce funciones administrativas es la ejecutiva, sin embargo las demás ramas y organismos también pueden ejercerlas (Ej. expedición de tarjeta profesional de abogado a cargo de las salas administrativas del Consejo Superior de la Judicatura, institución que hace parte de la rama judicial ). 14 CONCEPTOS BÁSICOS Qué es función administrativa? En un estado unitario como el colombiano, si bien existe una división de poderes, es evidente la preeminencia de la Rama Ejecutiva o Administrativa, dado que a través de ésta se diseñan, implementan y controlan las acciones orientadas a cumplir con los fines esenciales del Estado. El artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, establece que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. ¿Qué es entonces la función administrativa? Es el conjunto de tareas desempeñadas por las autoridades públicas, y por algunos particulares autorizados por el Estado, que deben propender principalmente por proporcionar servicios y satisfacer las necesidades de toda la población, para lograr el desarrollo físico, intelectual y moral de todos los colombianos; impulsar y propiciar por el progreso y el crecimiento económico, social, cultural, educativo y de salubridad, mediante la elaboración de planes de desarrollo y proyectos específicos de cada municipio y distrito. La función administrativa se desarrolla mediante las siguientes herramientas: desconcentración, delegación y descentralización. Fuente: Manual elementos básicos sobre el Estado Colombiano. Departamento Nacional de Planeación - DNP . Febrero de 2010. Página 23 15 CONCEPTOS BÁSICOS 1. Procesos Estratégicos (también denominados gerenciales): Teniendo en cuenta lo anterior, se concluye que no son objeto de registro en el SUIT: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. a. Los procesos, demandas y en general los actos derivados de la actividad jurisdiccional (Rama Judicial) b. Las actuaciones desarrolladas en ejercicio de la actividad 2. Procesos de Apoyo (también denominados procesos de legislativa del Estado (Rama legislativa) c. Procedimiento disciplinario y fiscal que adelantan soporte): Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de evaluación, análisis y mejora. la Procuraduría y Contraloría respectivamente (Art. 2 de la Ley 962 de 2005 - órganos de control) 3. Procesos de evaluación, análisis y mejora: Incluyen aquellos d. Las actuaciones desarrolladas por particulares que no sean en ejercicio de funciones administrativas. Procedimientos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición y seguimiento, auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. administrativos que no sean misionales 4. Procesos Misionales (también denominados procesos clave, de prestación del servicio, procesos esenciales): Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Los trámites que se realicen en desarrollo de los procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación de las instituciones, no son objeto de registro en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT. Solo se registran los trámites desarrollados en procesos misionales. Se definen en el Sistema de Gestión de Calidad las diferentes categorías de los procesos de la siguiente manera: 16 CONCEPTOS BÁSICOS instituciones). Se registran solo los trámites o procedimientos administrativos direccionados a clientes externos. Peticiones, quejas, reclamos, denuncias - PQRD Teniendo en cuenta que en desarrollo de la fase de interacción del Programa Gobierno en Línea, cada entidad en su página web, debe habilitar un botón o enlace de contacto que permita el ingreso, identificación, características, requisitos y plazos de respuesta de cada tipo de solicitud, de acuerdo con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, lo que permite facilitar la comunicación entre las entidades y los ciudadanos, por lo que las PQRD’S, no son objeto de inscripción en el SUIT, sino que éstas, son manejadas dentro de la estrategia de Gobierno en Línea en los portales de cada una de las entidades Fuente: Guía de Diseño para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP. 2007. Página 16 De lo anterior se deduce que no son objeto de registro en el SUIT: a. Los procedimientos administrativos sancionatorios: En ejercicio de la potestad disciplinaria interna de la administración pública. b. Los procedimientos administrativos recursivo o Procedimientos policivos de impugnación, entendidos estos como los recursos susceptibles de ser interpuestos contra aquellas decisiones de la administración pública. Las autoridades de policía ejercen función jurisdiccional y las providencias que dicten son actos jurisdiccionales. Esta asignación especial de atribuciones jurisdiccionales a las autoridades policivas se aviene con el precepto constitucional del artículo 116 inciso 3, según el cual "excepcionalmente la ley podrá atribuir función jurisdiccional en materias precisas a determinadas autoridades administrativas". c. Procedimientos administrativos internos y los trámites generados por clientes internos de la institución: En las entidades existen dos tipos de clientes, externos (población y organismos del estado) e internos (trabajadores de las 17 CONCEPTOS BÁSICOS sirve de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía y cuenta con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos. El Portal Único de Contratación se constituye como la Fase Informativa del SECOP. Por lo tanto, los actos derivados de la actividad contractual no son objeto de registro, ya que existe un sistema que cumple con ésta función. Aunque las autoridades que ejercen funciones de policía (Ej. Inspectores de Policía) se encuentren dentro de la administración pública, no todas sus actuaciones son administrativas. Existen algunas actuaciones que desarrollan en ejercicio de atribuciones jurisdiccionales (ej. querellas policivas para amparar la posesión, la tenencia, las servidumbres y en general todos los derechos reales legalmente constituidos) que se encuentran regidas por los Códigos de Policía y Código General del Proceso, no por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Además, de conformidad con la definición del contrato establecida por el Código Civil en sus artículos 1494 y 1495, es una fuente de las obligaciones ya que las mismas nacen del concurso real de las voluntades de dos o más personas y es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Entonces, cada contrato es una situación particular y propia teniendo en cuenta el acuerdo de voluntad que suscriben las partes. Contravenciones Entendidas como la infracción a las normas de menor gravedad que los delitos. Las contravenciones son conductas reprochables que se encuentran descritas en el Código Penal, Nacional de Policía y Nacional de Tránsito. Cuando hablamos de una contravención estamos hablando siempre de un acto que está tipificado en el derecho y que supone un tipo de castigo o sanción para aquel que la lleva a cabo. Al ser un proceso sancionatorio, no son objeto de registro en el SUIT. Las conductas punibles se dividen en delitos y contravenciones. Procedimientos Procedimientos que se adelanten de oficio o en revisión adelantados en la contrata- Según el inciso primero del artículo 34 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos. Para que se active la relación entre el usuario y el Estado, debe existir una solicitud, actuación o pasos que den inicio al procedimiento administrativo. Por lo tanto, los procedimientos que adelanten las ción pública Los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual, contractual y poscontractual no son objeto de registro en el SUIT, teniendo en cuenta que de conformidad al artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, se desarrolló el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP que 18 CONCEPTOS BÁSICOS Cumplimiento de orden judicial autoridades de oficio o en revisión no son objeto de registro en el SUIT. (Ej. Cobro coactivo que adelanta el Fondo Nacional del Ahorro cuando un deudor se atrasa en el pago de las cuotas de su crédito hipotecario de vivienda). El cumplimiento de las decisiones judiciales no es trámite ni otro procedimiento administrativo. Todas las instituciones del estado tienen el deber de acatar los fallos judiciales, sin entrar a evaluar si ellos son convenientes u oportunos. La autoridad judicial ordena directamente a la autoridad administrativa sobre el cumplimiento de la decisión judicial (Ej. Cancelar el Registro Sindical por Orden Judicial - Ministerio del Trabajo). Conciliaciones en general Procedimientos con una serie de etapas, a través de las cuales las personas que se encuentran involucradas en un conflicto desistible, transigible o determinado como conciliable por la ley, encuentran la manera de resolverlo a través de un acuerdo satisfactorio para ambas partes con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador. Los conciliadores pueden ser: Jueces de la República, abogados y estudiantes adscritos a los consultorios jurídicos de las facultades de derecho, Superintendente de Industria y Comercio, Notarios, Defensor del Pueblo, Inspectores de trabajo, Defensores y Comisarios de Familia, Agentes del Ministerio Público de la jurisdicción respectiva o rama especializada del derecho y Personeros, para algunos casos. Además, el Defensor del cliente para los litigios con entidades financieras y bancarias. Puede ser judicial, extrajudicial, en derecho y en equidad. Asesorías, capacitaciones, acompañamiento y apoyo en asuntos de competencia de las instituciones públicas La mayoría de instituciones públicas tienen atribuidas dentro de sus funciones misionales las de asesorar, capacitar, acompañar y apoyar cuando sean requeridas por sus usuarios y funcionarios, en los asuntos propios de su competencia y facultades otorgadas por el ordenamiento jurídico, para lograr una mayor eficiencia y eficacia de la administración. Se concluye que la conciliación no es objeto de registro en el SUIT por lo siguiente: 1. 2. Por ser funciones inherentes a las instituciones del Estado, no es necesario registrarlas en el SUIT como trámites u otros procedimientos de cara al usuario. No se adelanta en ejercicio de funciones administrativas. Es un requisito de procedibilidad para acudir ante la jurisdicción civil, administrativa y de familia (funciones jurisdiccionales). El resultado no depende del conciliador sino de los acuerdos de las partes intervinientes. Sin embargo, en algunas instituciones como el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, los entes autónomos universitarios y la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, la razón de ser de las mismas es ofrecer y realizar programas de capacitación. En estos casos son objeto de registro en el SUIT los procedimientos 19 CONCEPTOS BÁSICOS Consulta administrativos de cara al ciudadano para acceder a los programas de capacitación por ser procesos misionales. bibliotecas ya sea virtual o presencial Consulta En las bibliotecas tradicionales los libros se encuentran realizados en papel y en las virtuales en formatos de textos digitalizados. Dentro de la política del DAFP, se considera que los servicios de las bibliotecas ya sean virtuales o presenciales, no deben ser objeto de registro en el SUIT, con la salvedad que aquellas instituciones (Ej. Biblioteca de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, Biblioteca Pública Virgilio Barco) si deben registrar los procedimientos administrativos que tengan de cara al ciudadano por ser procesos misionales. de información página web de las instituciones públicas Las instituciones del Estado en la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, proveen en línea información en sus propias páginas web. El contenido mínimo del sitio Web es acerca de la institución, normatividad, presupuesto, políticas, planes, programas y proyectos institucionales, trámites y servicios, contratación, control y rendición de cuentas y, servicios de información. Ejemplos de procedimientos que no se deben registrar en el SUIT: Por otro lado, de acuerdo con las normas antitrámites el Sistema Único de Información - SUIT, se define como la fuente única y válida de la información de los trámites y procedimientos administrativos de cara al ciudadano que las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía.  Librería Virtual Agropecuaria - Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria -CORPOICA  Consulta Biblioteca Agropecuaria de Colombia (BAC) Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria – CORPOICA  Consulta Virtual Centro de Excelencia Fitosanitaria - ICA  Consulta Biblioteca Agropecuaria de Colombia – ICA  Consulta del material bibliográfico del Centro de Documentación Arcadio Plazas - Dirección de Derechos de Autor Por lo anterior, los procedimientos administrativos que no sean objeto de registro en el SUIT, pueden ser divulgados en las páginas web de las instituciones, así como el acceso a la información relacionada con enlaces de interés nacional e internacional, revistas electrónicas, boletines, normas, publicaciones, noticias, guías, etc. 20 INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Sistema de Información y Gestión del Empleo Si la institución no se encuentra registrada en el SIGEP, puede solicitar información del proceso de inclusión al correo electrónico [email protected] o a los números: Público –SIGEP En Bogotá: Directo: 3360710 Conmutador: 3344080 Ext 176 o 212 El SUIT está integrado con el Subsistema de Organización Institucional del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP. A nivel nacional: 018000917770 SIGEP sirve de apoyo a las instituciones en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado. Adicionalmente, suministra la información necesaria para la formulación de políticas de organización institucional y recursos Entonces, se entiende como sede el edificio o punto geográfico que la institución ingresó en SIGEP y que comparte con SUIT. Una institución solo podrá tener una única sede, ésta es entendida como ubicación principal de la institución. La actualización de los datos de la sede se hace directamente en el SIGEP y posteriormente se verán reflejados en el SUIT. Dicha integración consta de los módulos que permiten gestionar los datos que identifican y caracterizan las instituciones y los organismos del Sector Público, como son: nombre, sigla, identificación, clasificación orgánica, orden, departamento, municipio, sector, nivel, naturaleza jurídica, entre otros, los que son suministrados por el SIGEP al SUIT de forma automática. Lo anterior indica que, para que una institución pública registre, consulte, gestione o racionalice trámites en el SUIT, debe contar con el pre-requisito de estar registrado en el SIGEP, ya que desde el SUIT no es posible la creación de instituciones públicas. Un punto de atención, es todo lugar propio de la institución, compartido, alquilado o de un tercero, donde el usuario puede dirigirse a recibir información, ejecutar u obtener el producto o servicio del trámite a realizar. La administración de los puntos de atención (creación, edición y eliminación) se realiza desde el SUIT, ingresando por la opción “Gestión de puntos de atención” que se encuentra en el menú de la aplicación. 21 RECOMENDACIONES Cada navegador tiene su forma de activar dicha herramienta. A continuación se explican los pasos de cómo hacerlo en los navegadores más comunes: Con el fin de propender por una escritura unificada para el registro de los procedimientos administrativos en el Sistema Único de Información de Tramites - SUIT, se establecen los siguientes lineamientos, los cuales deben ser tenidos en cuenta y usados en su totalidad:  Campos obligatorios Los campos obligatorios se encuentran marcados en el sistema con el símbolo “ * ”. En caso de no diligenciar uno de los campos que se encuentre marcado con éste símbolo, el sistema no permitirá continuar con el registro del procedimiento administrativo. Activación ortográfica para el navegador Google Chrome: 1. Entrar a la configuración de Google Chrome 2. Hacer clic en la opción de “Configuración” 3. Hacer clic en la opción de “Mostrar opciones avanzadas” 4. Buscar la opción de “Idioma” y hacer clic en el botón de “Configuración de idiomas y del corrector ortográfico…” 5. En la ventana que abre el navegador, verificar que esté activa la opción de “Habilitar la opción ortográfica”, que se encuentra en la parte inferior de la ventana; de lo contrario actívela. Corrector ortográfico El SUIT 3.0, al ser un sistema de información desarrollado en su totalidad en tecnología WEB, está en la capacidad de utilizar las funcionalidades que los navegadores como Mozzilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Zafari, entre otros, ponen a disposición de todas aquellas personas o aplicaciones que utilicen sus navegadores. El SUIT 3.0 utiliza de los navegadores el “Corrector ortográfico”, el cual se recomienda activar y usar para que los trámites no muestren errores de ortografía. 22 RECOMENDACIONES   Activación ortográfica para el navegador Mozilla Firefox: 1. Hacer clic en la opción de “Herramientas” 2. Hacer clic en la opción de “Opciones” 3. Hacer clic en la opción de “Avanzado” 4. En la pestaña “General” verificar que se encuentre activa la casilla de “Comprobar la ortografía mientras se escribe”; de lo contrario actívela. Activación ortográfica para el navegador Internet Explorer: Este navegador es el único que no tiene dentro de sus herramientas un corrector ortográfico incluido. Para poder hacer uso de un corrector ortográfico, se debe hacer la instalación de uno. Se recomienda la descarga e instalación del software gratuito “Speckie”, el cual se complementa adecuadamente con este navegador. Speckie solo trae por defecto el diccionario para “Inglés”, de modo que cuando escriba cualquier palabra dentro del Formato Integrado del Trámite - FIT la marcará como error. Para instalar el diccionario en “Español” debe realizar los siguientes pasos: 1. 23 Hacer clic sobre cualquier palabra resaltada como error. RECOMENDACIONES 2. Hacer clic sobre la opción de “Configuración Speckie”. Al momento de escribir  Utilizar verbos en infinitivo: Escriba Firmar el documento 3. De la sección de “Directorios instalados”, hacer clic en el botón de “Obtener más diccionarios” 4. Seleccionar de la lista el diccionario “Spanish (Español)” 5. Hacer clic en la opción de “Instalar”  Diligenciar el formulario  No escriba Diligenciando el formulario Evitar el uso de complementos que no agregan valor Escriba Debe acercarse a la oficina 24 Firmado el documento No utilizar gerundios: Escriba Una vez se hayan realizado los pasos descritos, el diccionario quedará configurado y listo para usarse. No escriba No escriba Debe acercarse a la oficina más cómoda para su desplazamiento RECOMENDACIONES   Evitar el uso de extranjerismos Escriba Lista de verificación  No escriba Escriba  Es un método de comunicar información que busca garantizar claridad y efectividad en la comunicación entre los servidores públicos y los ciudadanos, guiado por los principios de claridad, cercanía y estructura de la información. La información deberá ser presentada siempre de tal manera que el lector entenderá un texto a la primera lectura. No escriba DAFP Evitar el uso de adjetivos Escriba Formulario diligenciado  Definición: Check list Evitar escribir siglas Departamento Administrativo de la Función Pública No escriba Formulario debida y completamente diligenciado Evitar escribir en mayúscula sostenida Escriba Licencia de conducción Escribir en un lenguaje claro No escriba LICENCIA DE CONDUCCIÓN 25 Escriba No escriba Solo se recibirán las solicitudes que cumplan con todos los requisitos exigidos en esta convocatoria y con las fechas límite para recibir los documentos Por ningún motivo, se recibirán solicitudes que no cumplan estrictamente con la totalidad de los requisitos exigidos en esta convocatoria y con las fechas límite de recepción de documentos INGRESO AL SISTEMA Ingresar a www.suit.gov.co con el usuario y contraseña asignada por el sistema, a través de un correo cuyo remitente es Info ([email protected]), previa solicitud a la mesa de ayuda SUIT ([email protected]) en el caso de los Jefes Planeación o la creación de usuarios realizada por el Jefe Planeación, en el caso de los Administradores de Trámites. Digitar el usuario, contraseña y el captcha para iniciar sesión: Suit del de de Dar click sobre la flecha en el menú “Ingresar al SUIT”. Una vez logeado, el sistema muestra los módulos de Administración, Formato Integrado y Reportes, los cuales se describen a continuación: MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Módulo orientado a los Jefes de Planeación o quien haga sus veces, el cual comprende las siguientes opciones de menú: Avance institución, Gestionar usuario y Gestionar formularios. Avance Institución (vista del Sistema con el rol Jefe de Planeación y Administrador de Trámites) Muestra la información básica de la entidad como nombre, dirección, teléfono, sitio web, así como el avance porcentual de la institución en Gestión de usuarios, Gestión de formularios y Gestión inventarios. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN  Gestión de usuarios: Muestra los usuarios del sistema que se han creado en la institución Por esta misma opción, también se puede consultar la gestión de otra institución.  Gestión de formularios: Lista los formularios que la institución tiene disponibles para el registro de los Formatos integrados. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Gestionar Usuario (vista del Sistema con el rol Jefe de Planeación) El Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP, inicialmente crea el único usuario de cada institución (Jefe de Planeación), quien a su vez tiene el rol de “Administrador de usuarios” (crear los demás usuarios responsables del registro de los Formatos integrados de la institución) y, la responsabilidad de la administración de la información contenida en el sistema. El “Administrador de usuarios” tiene la potestad de crear y desactivar en el sistema los Administradores de Trámites, y si además requiere permisos para registrar trámites, se debe crear un usuario con el rol de “Administrador de trámites”, siguiendo las Políticas (archivo pdf) y el procedimiento de creación de usuarios descrito a continuación: Procedimiento para creación de usuarios de Instituciones Dar clic en la opción del menú Gestionar usuario - crear usuario MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN GESTIÓN DE USUARIOS Aparece la siguiente pantalla: En el campo Información de la Cuenta, digitar el usuario, número de la clave, contraseña o password y volver a digitar el número de la clave para confirmar la operación. Nota: Por seguridad, al utilizar por primera vez el sistema se recomienda cambiar la contraseña, de acuerdo con las Políticas de creación de usuarios (archivo pdf). A continuación, llenar todos los campos de Información del usuario, recolectada previamente. Campos Obligatorios: Para la creación de usuarios son obligatorios los campos de Identificación, Nombre, Apellido, Departamento donde domicilia, Municipio donde domicilia, Correo electrónico institucional y teléfono. GESTIÓN DE USUARIOS El correo electrónico personal, la extensión y el teléfono celular son opcionales. 1. Política para los nombres de usuarios Al crear cualquier usuario, debe tener a mano:  Los nombres y apellidos completos de la persona  Número de documento de identificación (ejemplo: cédula de ciudadanía)  Teléfono fijo y/o extensión  Teléfono celular  Correo electrónico institucional y el personal Para crear el usuario con los datos que ya tiene, siga las siguientes indicaciones: En la opción Roles, seleccionar o marcar el rol de “Administrador de trámites” para el registro de trámites en el SUIT o “Consultante de la entidad”, que como su nombre lo indica, le permite a este usuario informarse sobre los contenidos de la institución en el sistema.  Escribir la primera letra del primer nombre en mayúscula  Luego, escribir el primer apellido completo (*) Dar clic en el botón con el símbolo más para crear el usuario  Y luego, escribir los tres últimos dígitos del documento de identificación. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN En caso de presentarse homónimos, es decir, que el sistema informa que ese usuario ya existe, tener en cuenta:  Después de la primera letra del nombre, escribir la primer letra del segundo nombre, seguido por el primer apellido completo (*).  Si sigue existiendo duplicidad, escribir la primera letra del nombre, escribir la primera letra del segundo nombre, seguida por el primer apellido completo(*) y la primera letra del segundo apellido. Nota: Para la creación los campos obligatorios son: identificación, Nombre, Apellido, Departamento, Municipio, Correo institucional y teléfono. (*) Nota: Los apellidos que contengan la letra “ñ” no podrán escribirse con esa letra puesto que hay teclados que son en inglés y no en español. Dperalta354 Si la persona sólo tiene un nombre y existe duplicidad: El responsable de generar los usuarios, crea el usuario de la Oficina de Sistemas siguiendo la política de la siguiente manera: El mes siguiente llega otra solicitud de creación de usuario para SUIT, el responsable de la Institución ABC recolecta los datos de la nueva persona de la Oficina de Planeación, obteniendo en su bitácora la siguiente información:  Escribir la primera letra del nombre en mayúscula, seguido por el primer apellido completo y la primera letra del segundo apellido. Ejemplo En la Institución ABC, se crearán dos usuarios que utilizarán SUIT, para lo cual, el encargado de ello al interior de la Institución, recolectó la información y obtuvo los datos de un usuario de la oficina de Sistemas: En este caso, los dos usuarios tienen su nombre que comienza por la letra “D”, el mismo primer apellido y los tres últimos números de su documento de identificación igual, ¿entonces el segundo usuario cómo lo crea? Siguiendo la política lo crea de la siguiente manera: MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DPperalta354 Adiciona la inicial del segundo nombre A los tres meses llega otra solicitud de creación de usuario para SUIT, el responsable de la Institución o Dependencia ABC, recolecta los datos de la nueva persona de la oficina de Servicio al Cliente, obteniendo en su bitácora la siguiente información: En este caso, los tres usuarios tienen su nombre que comienza por la letra “D”, el mismo primer apellido y los tres últimos números de su documento de identificación igual. El segundo y tercer usuario tienen su segundo nombre comenzando por la misma letra, la “P”, entonces ¿cómo lo crea el tercer usuario?. Siguiendo la política lo crea de la siguiente manera: DPperaltaS354 Adiciona la inicial del segundo nombre y apellido 2. Política para el manejo de usuarios por parte de la institución Las personas responsables en la institución, entidad u organización de la creación de los usuarios con rol de “Administrador de Trámites”, es decir quienes registrarán los trámites en el SUIT 3.0 deberán tener en cuenta: 1. Llevar un control de los usuarios creados del SUIT 3.0. 2. Velar porque los usuarios cambien periódicamente su contraseña, principalmente porque cambien la primera contraseña asignada cuando se crea el usuario. 3. Inactivar los usuarios cuando salgan de vacaciones o cuando se retiren de la Institución. 4. Llevar un control de los usuarios creados e inactivados. 5. Reportar problemas a la Mesa de Ayuda del SUIT, en caso de tener inconvenientes con su usuario ó con los que cree. 6. Reportar a la Mesa de Ayuda en caso de vacaciones u otro motivo de ausencia, el reemplazo del rol de “Administrador de Usuarios”. Esto para que otra persona pueda crear “Administradores de trámites” durante la ausencia. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN 3. Política para el manejo de claves Por primera vez Todo usuario que se cree por primera vez, debe tener una contraseña, password o clave con las siguientes indicaciones: Responsabilidades de usuarios y claves Las responsabilidades de los usuarios del SUIT son:  Contener letras y números  Responsabilizarse de las acciones realizadas en el sistema con el usuario asignado.  Ser de mínimo 8 caracteres  Debe ser personal e intransferible. Esta clave le será notificada al usuario al correo electrónico institucional, ingresado en el sistema.  Seguir las políticas de manejo de usuarios de la Institución. Periódicamente  Informar su retiro por vacaciones, incapacidad o cancelación de contrato, para que el usuario sea inactivado y no entregarlo a la persona que lo reemplace. Todo usuario debe cambiar su contraseña periódicamente teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:  Clave de fácil recordación  Clave con letras y números intercalados  Clave de mínimo 8 caracteres  No anotar la clave en un papel cerca a su escritorio  No divulgar o dar a conocer a otros su clave  Seguir las políticas sugeridas por el DAFP en cuanto a claves y usuarios para el SUIT 3.0. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN 4. Procedimientos Para cambiar la clave Al utilizarse el sistema por primera vez, debe cambiarse la contraseña, password o clave desde la opción Mi cuenta Dar clic en Cambiar contraseña Digitar la clave asignada por el sistema Digitar la nueva clave con las siguientes consideraciones:  Clave de fácil recordación  Clave con letras y números intercalados  Clave de mínimo 8 caracteres MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Gestionar Formularios Un formulario es un elemento que permite la recolección de datos introducidos por un usuario para gestionar un trámite u otro procedimiento. Por tanto, no se considera formulario a los registros que son utilizados únicamente para la validación de datos del usuario. Este módulo tiene como propósito indicar el procedimiento para cargar en el SUIT los formularios que se requieren para el registro de los formatos integrados, los cuales están clasificados en tipo A y tipo B, soportado en el siguiente marco normativo: Formulario tipo B Formulario único nacional de solicitud de trámites, definido oficialmente y adoptado mediante norma, el cual es de obligatoria utilización y aplicación en el territorio nacional. Debe estar disponible para el usuario de forma gratuita y oportuna en medio electrónico. Su modificación solo puede ser realizada mediante otra norma. Este formulario puede ser utilizado por varias instituciones que soliciten información de la misma naturaleza y esté vinculado con sus trámites.  Decreto 2150 de 1995, artículos 23 y 24  Ley 962 de 2005, artículos 4, 31, 43, 59 y 70  Decreto Ley 019 de 2012, artículos 4, 11, 26 y 37 En la columna Acción, se visualiza la siguiente información del formulario:     Nombre del formulario Nombre de la institución que lo crea y su respetivo código Descripción La norma que crea el formulario MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Crear formulario Para la creación de los formularios tipo A y B se debe ingresar por la opción CREAR FORMULARIO y registrar la siguiente información solicitada :  Código institución  Nombre del formulario  Descripción  Anotaciones adicionales Al dar clic en el botón del más se van adicionando los formularios tipo B al inventario de formularios de la institución, quedando disponibles para vincularlos con los formatos integrados. Formulario tipo A Formulario que crea la institución para que el usuario realice los trámites u otros procedimientos administrativos de cara al usuario. Éste formulario solo aplica a la institución que lo crea y puede ser modificado por la misma. Debe estar disponible para el usuario de forma gratuita y oportuna en medio electrónico. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Tipos de Formularios Dependiendo de la disponibilidad del formulario para el usuario, se puede clasificar en descargable, diligenciable y transaccional. Formulario diligenciable Es el formulario que se diligencia en línea a través de un aplicativo, pero requiere ser impreso por el usuario y entregado en forma presencial a la institución. Puede estar en archivos tipo Word, Excel o PDF. Formulario descargable (Forma impresa) Es el formulario habilitado por las instituciones para ser consultado o descargado por el usuario. Pueden servir como referencia o para ser impreso, diligenciado y presentado ante la institución solicitante. Puede estar en archivos tipo TIFF, JPG, PNG, Open Office, Word, Excel, Power Point, PDF. El formulario debe corresponder con la versión del formulario físico que la institución entrega para la realización del trámite o del procedimiento administrativo de cara al usuario de manera presencial. Formulario Transaccional Es el formulario que se diligencia a través de un sistema de información o aplicación en línea, sin necesidad que el usuario lo imprima y lo lleve a la institución. MODULO FORMATO INTEGRADO Una vez el Jefe de Planeación o quien haga sus veces en la Institución haya creado el Administrador de Trámites, éste ya podrá ingresar y registrar los trámites u otros procedimientos de cara al usuario — OPA así: Inicio Dar clic sobre el botón FORMATO INTEGRADO. En el Inicio se encuentra un semáforo con las siguientes opciones que están dadas por color para hacer su respetiva diferencia En este módulo se encuentran las siguientes opciones en menú:  Inicio  Registrar Formato Integrado  Gestionar Puntos de Atención  Búsqueda de Formato integrados  En creación (Gris): Trámites u Otro procedimiento -OPA que la Institución ha iniciado a registrar y no les ha dado finalizar.  Tareas pendientes (Rojo): Trámites u Otro procedimiento OPA que la Institución tiene para corregir, de acuerdo con las observaciones que realiza el Asesor de Política. MODULO FORMATO INTEGRADO  Enviados para revisión: Trámites u OPA que la Institución ha enviado al DAFP para verificación.  Inscritos: Trámites u OPA que el DAFP ha aprobado y se visualizan en el Portal del Estado Colombiano—PEC. Por medio de la opción Inscritos se podrán ACTULIZAR los Tramites u Otros procedimiento administrativos . MODULO FORMATO INTEGRADO De acuerdo con los conceptos anteriormente expuestos, dar clic sobre el botón que se desee inscribir según FORMATO INTEGRADO. A continuación se describe cada uno de los componentes del Formato Integrado que aplica tanto para trámites como para otros procedimientos administrativos de cara al usuario Se pueden registrar Trámites u Otros Procedimientos- OPAS únicos de la institución por la opción REGISTRAR. Paso 1 DESCRIPCIÓN Registro de Formato- Único En esta sección se encuentran las recomendaciones para el diligenciamiento de los campos del Formato Integrado - FI que tienen las políticas de uso en la sección de “Descripción”. Tenerlas en cuenta y aplicarlas para un registro exitoso y entendible para el usuario. Nombre Escribir aquí el nombre del procedimiento administrativo de la misma forma como es establecido en el fundamento legal que lo crea. En caso que no lo diga de forma expresa, debe ser redactado haciendo un análisis del fundamento legal. MODULO FORMATO INTEGRADO Permite clasificar el nombre del procedimiento administrativo por uno claro para el usuario, el cual debe estar relacionado con el producto o servicio a obtener. Escriba No escriba Cédula de ciudadanía Expedición de documento de identificación Visa turista Visa visitante turista Ejemplo Nombre estandarizado El nombre estandarizado elementos que son:  está conformado por  “Objeto” es una palabra que define o describe el producto o servicio a obtener.  “Complemento” palabras o conjunto de palabras que proveen descripciones o detalles adicionales del producto o servicio. Acción Objeto Complemento Expedición Cédula De ciudadanía Expedición Visa Turista Cancelación Matrícula De vehículo automotor por destrucción total a causa de un accidente de tránsito tres “Acción” es un “verbo” que identifica la actuación del usuario frente al producto o servicio a obtener. El verbo que se utilice debe indicar claramente en qué etapa del “ciclo de vida” se encuentra el producto o servicio a obtener (inicio, - actualización, modificación, cambio, etc… - fin). Ejemplo MODULO FORMATO INTEGRADO Propósito Se puede realizar por medios electrónicos La redacción del propósito debe ser escrita respondiéndose a la pregunta ¿Cuál es el objetivo del procedimiento administrativo?. Debe dar al usuario una idea clara sobre la finalidad del mismo. Debe ser breve y conciso. Escriba Este campo contiene tres valores que son: “Totalmente”, “Parcialmente” y “No disponible”.  Si un procedimiento administrativo es desarrollado por el usuario únicamente usando medios electrónicos, este debe ser clasificado como “Totalmente”. Aquí el usuario NO TIENE desplazamientos a algún punto de atención de la Institución.  Si un procedimiento administrativo es desarrollado por el usuario únicamente de forma presencial, este debe ser clasificado como “No disponible”  Si parte de un procedimiento administrativo lo desarrolla el usuario utilizando medios electrónicos y también de forma presencial, este debe ser clasificado como “Parcialmente”. No escriba Obtener el documento de identificación a los ciudadanos colombianos que hayan cumplido dieciocho años de edad Si usted es mayor de 18 años de edad debe solicitar la cédula de ciudadanía ante cualquier Registraduría Autorización de ingreso y permanencia en el país a extranjeros que vayan a realizar actividades de descanso o esparcimiento Autorización de ingreso y permanencia en el país que se otorgará al extranjero que pretenda ingresar al país para realizar actividades de descanso o esparcimiento y que requiera visa de turista para ingresar y permanecer temporalmente en Colombia. La primera visa visitante turista deberá tramitarse siempre en los Consulados de Colombia en el exterior. Ejemplo Se considera que es parcialmente en línea si el usuario realiza alguna de estas acciones: Parcialmente en línea Diligenciamiento en línea de un formulario Pago electrónico Consulta en línea de la respuesta del trámite Envío de requisitos por correo electrónico Recibo de respuesta telefónicamente Ejemplo MODULO FORMATO INTEGRADO Nombre del resultado También se conoce como El nombre del resultado del procedimiento administrativo es el producto o servicio que obtiene el usuario y debe ser escrito teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Aquí la institución debe registrar las “Palabras” o “Frases” que permita al usuario relacionarse o identificarse con el nombre del trámite que desea realizar.  Respondiéndose a la pregunta ¿Qué obtiene el usuario al finalizar el desarrollo del procedimiento administrativo?  El resultado debe ser coherente con el nombre del procedimiento administrativo Estas “Palabras” o “Frases” son generalmente regionalismos, adaptaciones culturales, o simplemente una forma mas fácil de identificar el trámite.  Evitar denominarlo con la palabra “documento”  Evitar negarlo y aceptarlo en la misma frase Escriba Cédula de ciudadanía No escriba Documento de identificación Visa turista Visa visitante turista en oficina de visas en inmigración Colombia Examen reconocido Aprobación o negación de la validez del examen Ejemplo Estas palabras son utilizadas por el sistema en el momento en que el usuario hace la búsqueda del trámite desde un buscador WEB (Ejemplo: google). Trámite También se conoce como Licencia de conducción Pase Tarjeta de reservista de segunda clase Libreta militar Pensión de vejez Jubilación por vejez MODULO FORMATO INTEGRADO Tiempo de obtención Este debe ser el tiempo que toma la institución para la ejecución del procedimiento administrativo en condiciones normales y sin la consideración de excepciones. Obtención inmediata Tenga en cuenta las siguientes características para identificar si la obtención del resultado del desarrollo del procedimiento administrativo es “inmediato”:  Sucede enseguida y sin tardanza1  El usuario obtiene el resultado (producto o servicio) una vez termina de desarrollar el procedimiento administrativo  No hay tiempos de espera por parte del usuario, ni cortos ni largos para obtener el resultado. Hábil y calendario Se especifica solo en el momento en que el tiempo de obtención del producto o servicio es dado en “Días”. Si el fundamento legal que soporta la adopción del procedimiento administrativo NO hace referencia a que la ejecución se realizará en días “Calendario”, se debe tomar como días “Hábiles”. Cuando el tiempo de obtención del producto o servicio es dado en “Meses” y “Años” los días serán tomados como “Calendario” Observaciones al tiempo de obtención Aquí se ingresa información complementaria al tiempo de obtención cuando existen excepciones o condiciones particulares en la ejecución del procedimiento administrativo por parte de la Institución. Escriba 1 Definición de www.rae.es Si la expedición de la visa de turista se realiza en las oficinas de inmigración en Colombia, el tiempo de obtención es de un (1) día. Ejemplo MODULO FORMATO INTEGRADO Paso 2 FUNDAMENTO LEGAL Todos los procedimientos administrativos y las acciones y/o condiciones que le son solicitadas al usuario deben estar regulados mediante un fundamento legal, es decir, deben estar claramente identificadas en alguno de los siguientes tipos de normas: El fundamento legal que debe ingresarse, es todo aquel que hace referencia al trámite en lo concerniente a su: creación, vigencia, características, requisitos (acciones y/o condiciones), costo, aplicación, cobertura, etc… NO deben incluirse normas que no tienen relación directa con el trámite. Escriba Tipos de normas Acuerdo Circular Código Decreto Decreto Ley Directiva Documento Técnico Estatuto Ley Norma Internacional Ordenanza Resolución Decreto Ley 19 2012 No escriba Constitución Colombia Política de Ejemplo Títulos, capítulos o artículos Si la norma que va a relacionar hace referencia al trámite en una parte de su contenido, es necesario hacer la indicación exacta de esta, ya que es de orientación y ayuda para el usuario al momento de la consulta del fundamento legal. La escritura adecuada de este campo debe tener la siguiente estructura: MODULO FORMATO INTEGRADO  Escribir completa la palabra a la que se va a hacer referencia (Titulo, Capitulo, Articulo)  Hacer la separación de los títulos, capítulos y/o artículos con una “coma”.  El orden de ingreso es primero Títulos, después capítulos, artículos, numerales, literales y por último parágrafos  La primera letra debe ir en “Mayúscula” Escriba El soporte documental puede ser:  Adjuntar archivo soporte: Aquí el usuario carga el archivo que corresponde al fundamento legal que ingresó; el archivo debe estar en formato PDF . El tamaño que debe tener el archivo que se adjunte como soporte no debe exceder las 10 Megas.  URL de la norma: Aquí el usuario puede asociar la URL (dirección WEB) en donde se encuentra en forma directa, el texto del fundamento legal que se ingresa. No escriba Título 1, Capítulo 1, Artículos T 1, C 1, Art 4, 5 y 6 La URL que se ingresa para hacer referencia a la visualización del fundamento legal, NO puede ser de páginas WEB diferentes a las siguientes: Ejemplo Institución Archivo soporte Presidencia de la República www.presidencia.gov.co Senado de la Republica de Todo fundamento legal, sin excepción del tipo de norma, debe tener un soporte documental de forma que, tanto el usuario como las personas encargadas de la revisión y aprobación del trámite, puedan acceder al texto del fundamento legal. Páginas WEB www.senado.gov.co Ministerios Diario oficial www.imprenta.gov.co Páginas institucionales de las instituciones Alcaldías, Gobernaciones, descentralizadas y adscritas, o instituciones dueñas del tema MODULO FORMATO INTEGRADO TIP NO es obligatorio el ingreso de las dos formas presentadas para el “soporte documental”, pero SÍ es obligatorio el ingreso de mínimo una de las formas. Si la norma que va a relacionar hace referencia al trámite en todo su contenido, debe escribir la palabra “Todos”. TIP Puntos de atención Se debe seleccionar una única opción para indicar al usuario en “Dónde” se puede realizar el trámite. Las opciones disponibles son:  Cualquier punto de atención de la institución: Se selecciona esta opción cuando el usuario DEBE acercarse a CUALQUIER punto de atención de la Institución para ejecutar el trámite, sin importar su ubicación o capacidad de atención.  En un punto de atención específico de la institución: Se selecciona esta opción cuando el usuario DEBE acercarse a un punto ESPECÍFICO de la institución para la ejecución del trámite. Se recomienda que los documentos escaneados se realicen a baja resolución. En caso de que el documento ya escaneado supere las 10 megas, se puede utilizar el acrobat profesional para bajar la resolución del archivo. Paso 3 INFORMACIÓN EJECUCIÓN Si selecciona la última opción “En un punto de atención específico de la institución” debe seleccionar, de la lista desplegable que ofrece el sistema, el punto de atención específico en forma obligatoria. En esta sección se encuentra la información necesaria para indicar al usuario “Dónde” y “Cuándo” puede realizar el trámite frente a la institución. MODULO FORMATO INTEGRADO Latitud y longitud A continuación se describen los pasos que se deben realizar para obtener los datos de “Latitud” y “Longitud”, utilizando aplicaciones gratis y de fácil uso. 5. De las opciones que se presentan en el menú que se desglosa, seleccionar la opción de What´s here? o Que hay aquí? Menú en inglés Menú en español Los pasos a seguir son: 1. Ingrese a http://maps.google.com/ 2. En la barra blanca de búsqueda ingrese la dirección del punto de atención. Una vez seleccionada la opción, en la barra blanca de búsqueda donde se ingresa la dirección, aparecerán los valores en el siguiente orden: El primer valor indica la “Latitud” y el segundo indica la “Longitud”. 3. Si la dirección ingresada fue encontrada, identificar en el mapa el icono que representa la ubicación del punto. Si no, navegar sobre el mapa y ubicar la dirección deseada. 4. Hacer clic derecho sobre el punto MODULO FORMATO INTEGRADO Fecha de ejecución Se debe seleccionar una única opción para indicarle al usuario “Cuándo” se debe realizar el trámite. Las opciones disponibles son:  Cualquier fecha: Se selecciona esta opción cuando el usuario puede ejecutar el trámite en CUALQUIER MOMENTO sin restricción de fecha.  Fechas específicas—Publicadas en su página WEB: Se selecciona esta opción cuando para la ejecución del trámite, el usuario DEBE cumplir con un calendario de fechas específico. Si la institución tiene publicado el calendario de fechas para el trámite que se está ingresando en su página WEB institucional y oficial, debe ingresar la URL (Dirección WEB) que lleve de forma directa al calendario de fechas.  Fechas específicas—Para ingresar manualmente: Se leccionar esta opción cuando para la ejecución del trámite el usuario DEBE cumplir con un calendario de fechas específico. La institución ingresa en forma manual cada una de las fechas con la siguiente información:  Fecha inicial  Fecha final  Observaciones Fechas especiales: Se selecciona esta opción cuando las fechas de ejecución del trámite son irregulares y no están compuestas por una fecha inicial y una final TIP Las “Fechas especiales” son una ayuda para que el usuario con sus palabras escriba el comportamiento de las fechas irregulares, pero es posible que estas fechas sean ingresadas, en su mayoría, también por la opción de “Fechas específicas—Para ingresar manualmente” MODULO FORMATO INTEGRADO Paso 3 INFORMACIÓN EJECUCIÓN  En esta sección el usuario debe indicar la Audiencia a la cual le aplica o beneficia la ejecución del trámite. . Es muy importante la clasificación y la selección de los valores de forma correcta ya que esta sección hace parte fundamental de los criterios de búsqueda que utiliza el usuario para acceder a la información del trámite y de las estadísticas que se generen para la alta gerencia Ciudadano: Es toda persona natural, que tenga nacionalidad colombiana ya sea por nacimiento o por que fue adquirida y pueden ser menores o mayores de edad. Con el fin de precisar esta clasificación y en beneficio de reflejar estadísticas detalladas, se crearon grupos que al momento de identificar que el trámite va dirigido a alguno o muchos de estos, debe ser seleccionado. Grupos para “Ciudadano” Infancia Juventud Adulto mayor Hay cuatro grupos de audiencias que presenta el sistema, las cuales pueden ser combinadas entre sí:  Instituciones públicas: La selección de esta opción indica que el trámite lo pueden ejecutar instituciones que hacen parte del sector público, las cuales se convertirían en usuario del trámite. Grupos étnicos Cabeza de familia Personas en condición de discapacidad Miembros Fuerzas militares y Policía Desplazado Víctima Adulto MODULO FORMATO INTEGRADO  Organizaciones: La selección de esta opción indica que el trámite está dirigido a organizaciones privadas o mixtas. Al igual que la categoría de “Ciudadano”, esta también cuenta con grupos de clasificación donde al ser identificada su participación en el trámite debe ser seleccionada la opción. Grupos para “Organizaciones” Micro, pequeño y mediana empresa Grandes empresas Organizaciones sin ánimo de lucro Situaciones de vida En las Situaciones de vida se describen algunas de las etapas más representativas del ciclo de vida de una persona sea esta ciudadano o extranjero, según los grupos de audiencia que posee el sistema. Aunque no todos los trámites encajan en alguna de las etapas listadas, es fundamental hacer la clasificación en forma correcta porque esta hace parte de cómo el sistema agrupa los trámites para optimizar las consultas por parte del usuario. Si el trámite ingresado no se asocia a ninguna situación de vida, debe ser seleccionado el valor de “Ninguno”.  Extranjeros: Son todas aquellas personas, empresas o instituciones que se encuentran dentro del territorio nacional y que no poseen la ciudadanía colombiana o un documento que los identifique como persona jurídica en Colombia. Si el trámite puede ser desarrollado por este tipo de personas, debe seleccionar ésta opción Las situaciones de vida que se representan son: Situaciones de vida Me identifico Me educo Quiero vivienda Pago impuestos Me pensiono Fallecimiento MODULO FORMATO INTEGRADO Paso 4 CLASIFICACIÓN TEMATICA Los temas con los que cuenta el sistema son: TODO procedimiento administrativo debe estar relacionado con mínimo uno y máximo dos temas. Los temas seleccionados deben tener entre ellos alguna relación como se muestra: Temas Agropecuario Arte y cultura Ciencia y tecnología Deporte Escriba No escriba Educación Tema 1: Vivienda Tema 1: Vivienda Tema 2: Subsidios Tema 2: Deporte Financiero Tema 1: Familia Tema 1: Impuesto Impuestos Tema 2: Salud Tema 2: Turismo Medio ambiente Ejemplo Familia Migración e inmigración Minas y energía TIP Una forma de identificar los temas con los cuales asociar el trámite es el sector al que pertenece la institución dueña del trámite (para el caso que ésta sea nacional) Movilidad y transporte Salud Seguridad y justicia Servicios públicos TIP Si tiene varios temas con los que pueda asociar el trámite, oriéntese por el que el usuario tenga más relación. Subsidios Turismo Urbanismo Vivienda Identificación MODULO FORMATO INTEGRADO Paso 6 QUE SE NECESITA Escriba Esta sección contiene todo lo necesario para escribir en forma clara y estandarizada lo que el usuario debe cumplir, aportar, mostrar, acreditar, etc.. para la correcta ejecución del trámite ante la institución. La definición de los siguientes conceptos son básicos para el correcto ingreso de la información: Reunir los siguientes docu- Lleve los documentos mentos Realizar el pago TIP La mejor forma de entender esta definición, es la respuesta a la pregunta ¿Qué actividades generales debe realizar el usuario para ejecutar el trámite?. Cada momento que identifique, va a ser la entrada a la descripción detallada de cada una de las acciones y/o condiciones que van a conformar el momento. Verbo en infinitivo Sustantivo Cancelar los derechos en el Banco Agrario Ejemplo Momentos El trámite debe tener por lo menos un momento y este a su vez debe tener por lo menos una acción y/o condición. Ahora, la forma en que se redacta el momento es fundamental para darle idea al usuario de la actividad que va a tener que realizar, por esto debe tener una estructura estandarizada que es la siguiente: No escriba Tenga en cuenta que la sumatoria de todos los momentos da como resultado lo que el usuario debe hacer para obtener su producto o servicio. Acciones y/o condiciones Son la descripción detallada de cada uno de los “requisitos” que necesita la institución para poder desarrollar el trámite solicitado por el usuario.  Las acciones, hacen referencia a una “actividad” que debe hacer y/o presentar el usuario de manera física o virtual (como presentar un documento, realizar un pago, pedir una cita, etc.…) para obtener el producto o servicio que espera de la institución. MODULO FORMATO INTEGRADO  Las condiciones, indican que el usuario debe cumplir con un estado (Ej: estar constituido legalmente, estar a paz y salvo, estar inscrito en el RUNT), pero no es necesaria la presentación de algún soporte físico o digital, dado que la condición de verificación debe ser realizada por la institución que desarrolla el trámite. Tipos de acciones y/o condiciones Existen cinco tipos de “Acciones y/o Condiciones” que pueden utilizar para describir el requisito que se le solicitará al usuario. Cada tipo contiene datos propios y únicos para este, por lo que es necesario que clasifique de forma adecuada el tipo con el cual va a asociar el requisito. Los tipos de “Acciones y/o Condiciones” con los que se cuentan son: ¿Esta acción y/o condición es una Excepción? Las “Acciones y/o condiciones” se escriben para que apliquen de forma general a quienes vayan a ejecutar el trámite; sin embargo, para algunos trámites es necesario especificar “Acciones y/o condiciones” que permitan el cubrimiento de características propias del trámite. A estas “Acciones y/o condiciones” se les llama “Excepciones”. Cada tipo de “Acciones y/o condiciones” contiene un campo para indicar si ese registro es una “Excepción”, de ser así, se debe describir claramente cuál es. Escriba Si es trabajador independiente Si es menor de edad En caso que el arma sea de dotación personal Tipos de Acciones y/o Condiciones Si va a solicitar crédito para remodelación Pago Documento soporte Formulario Canal de atención Verificación de condiciones TIP Las “Excepciones” hacen inclusión de “acciones y/o condiciones” , no se debe utilizar para hacer exclusión de estas. No está bien crear una excepción para: “Excepto para carros de 5 ejes” MODULO FORMATO INTEGRADO Trámite Qué se necesita Momentos Acciones y/o Representación gráfica de los “Momentos” y de las “Acciones y/o Condiciones” condiciones MODULO FORMATO INTEGRADO Uso del tipo de “acción y/o condición” DOCUMENTO SOPORTE Aquí la institución describe detalladamente, uno a uno, los “Documentos” que el usuario debe aportar a la institución como parte de los requisitos que debe cumplir para desarrollar el trámite. Los “Documentos” se encuentran clasificados en dos categorías , que son: Documentos comunes Son aquellos documentos que son usados de forma frecuente en muchos trámites. Siempre se debe verificar la lista de documentos que contiene este campo antes de ingresar uno nuevo. Documentos específicos Estos documentos son todos aquellos que no se encuentran dentro de los “Documentos comunes” y que se solicitan solo para el trámite que se está ingresando. Para escribir el “Documento” utilice un nombre que sea entendible para el usuario. No haga la descripción de este en el nombre ya que esto lo puede hacer en otro campo. Anotaciones adicionales Este campo permite detallar especificaciones o características adicionales que debe tener el documento que se está solicitando con el fin de brindar mayor información al usuario. Escriba No escriba Documentos comunes Licencia de conducción Libreta militar Tarjeta de institución Cédula de ciudadanía Cédula de extranjería Certificado de tradición y libertad Debe estar firmado por el representante legal con tinta negra Solo si usted es empleado independiente Ejemplo Este campo también lo puede utilizar cuando el documento que se está solicitando se puede suplir con otro documento que cumple la misma función para el trámite. MODULO FORMATO INTEGRADO Escriba Atributo del documento No escriba Este documento lo puede suplir Licencia de ventas vigentes con la presentación del documento de: “Licencia de ventas vigente” Descripción Copia Es cuando se hace la solicitud al ente que expidió o emitió el documento original por primera vez. Fotocopia Es cuando el usuario saca una reproducción del documento original, de una copia o de otra fotocopia. No requiere que sea expedida por la institución origen del documento. Original Es el documento primario o inicial expedido Este documento no es requerido si tiene un vehículo de 5 ejes Ejemplo Atributos del documento Al usuario se le debe informar claramente la forma en que debe presentar los documentos a la Institución. Se puede adicionar muchas formas de presentación del mismo documento, pero cada registro que adicione debe estar acompañado por los siguientes datos:   Cantidad: Numero de veces documento.  Observación: Este campo permite a la institución ampliar la información para el usuario de la forma en que debe presentar el documento. Escriba No escriba que debe presentar el Característica: Seleccione una de las siguientes formas en la que el usuario debe presentar el documento: Al 150% Copia nítida 3x3 fondo azul Ejemplo Uso del tipo de “acción y/o condición” FORMULARIO  Los formularios deben ser suministrados al usuario por la institución solicitante. Para el ingreso del formulario, debe escribir la siguiente información: Nombre del formulario TIP El nombre del formulario debe ser claro para el usuario y no debe contener especificaciones o características, estas van descritas en otro campo. Formulario disponible para Aquí se le indica al usuario cómo puede acceder al formulario, es decir, el medio por el cual la institución pone a disposición del usuario el formulario para poder ser diligenciado:  Diligenciamiento directo en medio electrónico: Indica que el formulario está expuesto por la institución en una página WEB para que el usuario realice el diligenciamiento en línea. Si selecciona esta opción, debe ingresar la URL (Dirección WEB) donde se encuentra el formulario. Adjuntar el formulario soporte: Indica que el formulario se encuentra en un archivo digital y la institución debe adjuntarlo al sistema en cualquier formato. El usuario deberá: descargarlo, diligenciarlo y entregarlo a la Institución junto con los demás documentos.  Cuando el formulario se encuentre en formato PDF, DOC, XLS, PPT, etc.. y esté cargado en la página WEB de la institución para ser descargado y diligenciado por el usuario, NO ES equivalente a un formulario diligenciado directamente en medio electrónico Reclamar en los puntos de atención de la institución: Indica que el formulario se encuentra en forma análoga (físico o impreso) y es entregado de forma presencial; es decir, el usuario deberá desplazarse a algún punto de atención de la institución para poder acceder al formulario. Si selecciona esta opción, debe indicar los puntos de atención donde el usuario puede ir a reclamar el formulario. MODULO FORMATO INTEGRADO Anotaciones adicionales Este campo permite detallar especificaciones o características adicionales que debe tener el formulario que se está solicitando, con el fin de brindar mayor información al usuario. A diferencia de los “Documentos” este campo en “Formularios” no permite suplir el formulario que se solicita con algún otro. Es decir, no hay formularios que suplan otros formularios. Uso del tipo de “acción y/o condición” VERIFICACIÓN Una “Verificación” se da cuando el usuario debe cumplir con una condición, acción, o requisito que es descrita por la institución, pero el usuario NO DEBE presentar ningún soporte para constatarlo. Es responsabilidad de la institución realizar la verificación del cumplimiento del requisito. Cuando existe una verificación, el SUIT incorpora un pie de nota a la redacción del requisito que dice: “La acción que está describiendo será verificada por la institución y el usuario deberá cumplirla mas no la tendrá que soportar con ningún documento” La institución hace una verificación por las siguientes razones: Verificaciones Porque la institución posee la información física o digital Porque la institución tiene acceso a sistemas de información, propios o de terceros, que provean la información Porque por ley no debe ser solicitado Uso del tipo de “acción y/o condición” PAGO Un “Pago” es usado para cuando existe un requisito dentro del trámite correspondiente al aporte económico del usuario para poder obtener el producto o el servicio esperado. Se debe tener en cuenta que existen trámites que pueden tener más de un pago durante la ejecución del trámite, o que un mismo pago puede tener varios valores dependiendo si cumple algún criterio, variable o condición dada. Si un trámite tiene más de un pago que se dan en “Momentos” diferentes durante la ejecución del trámite, se debe ingresar, para cada pago, un registro independiente. MODULO FORMATO INTEGRADO Ingresar información del pago Un ejemplo de este tipo de pagos son: Trámite Expedición de visa Pago 1 turista Pago 2 Estudio de la visa Aprobación de la visa Pagar el valor de la publicación del acto administrativo que da inicio al tramite Pago 1 Autorización aprovechamiento forestal Pagos en “Momentos diferentes” Pago Pago 2 Evaluación del trámite Publicación de la Resolución por la cual se aprueba o niega el permiso Pago 3 Ejemplo Si un trámite tiene un pago donde su valor varía dependiendo de algún criterio, variable o condición, el registro del pago es uno solo pero contiene mas de un sub registro. Un ejemplo de este tipo de pagos son: Trámite Cambio de características de un vehículo motor Descripciones para un mismo pago Pago Pago 1 Si es carro (El valor sería diferente) Si es moto (El valor sería diferente) Ejemplo La información que se debe diligenciar en esta sección corresponde a:  Descripción del pago: Aquí se hace una pequeña descripción del pago, con sus características particulares de ser necesario.  Tipo de moneda: Se debe seleccionar de la lista el tipo de la moneda que debe utilizar el usuario para realizar el pago.  Valor expresado en: La institución identifica y selecciona la forma de cómo va a ingresar el valor, para que de esta forma se le presente al usuario. El objetivo de ingresar el valor en SMLMV y SMLDV es para que el SUIT realice la actualización del valor de forma automática cada año. Solo se ingresa en SMLMV o SMLDV si la norma así lo expresa. Valor expresado en Fijo SMLMV SMLDV Avalúo y/o liquidación MODULO FORMATO INTEGRADO El pago se puede realizar en El SUIT ofrece tres formas para que la institución indique al usuario el medio que debe utilizar para realizar el pago. Mínimo debe ser seleccionada una opción.  En línea: Se selecciona esta opción cuando el usuario puede realizar el pago utilizando un medio electrónico y no requiere de desplazamientos a un punto físico. Si selecciona esta opción, debe ingresar la URL desde donde el usuario empieza a ingresar los datos para el pago electrónico.   Pago directo a la institución: Se selecciona esta opción cuando el usuario debe realizar el pago en un punto de atención de la institución. Puede ingresar información adicional del medio de pago utilizando el campo de “Descripción” Institución recaudadora: Se selecciona esta opción cuando el usuario debe realizar el pago en una institución recaudadora. Los datos que se deben ingresar cuando es usada esta opción son: TIP Recuerde los procedimientos administrativos de cara al usuario no llevan pago. Nombre del campo Descripción Institución Lista desplegable con las instituciones bancarias, Tipo de cuenta Debe indicar si la cuenta es de “Ahorros”, “Corriente” o “Otro”. En “Otro” puede ingresar valores como: Códigos de barras, Formato propio de recaudo, etc.. Número de cuenta Uso del tipo de “acción y/o condición” CANAL DE ATENCIÓN Este canal es utilizado para cuando el usuario debe hacer uso de un canal de atención ofrecido por la institución para ponerse en contacto con ella para el cumplimiento de un requisito. Si hace uso de este canal, debe por lo menos hacer el ingreso de un registro en cualquiera de los canales de atención que ofrece el SUIT. Los canales de atención de los que puede hacer uso son: MODULO FORMATO INTEGRADO Canales de atención  WEB: Para el ingreso de la información de una URL (Dirección WEB) debe ingresar primero un Nombre que se relacione a la URL. Este nombre será el link que abra la URL que se ingrese para uso por parte del usuario.  Correo electrónico: Si selecciona esta opción, debe ingresar la información del correo electrónico que el usuario deberá usar para comunicarse con la institución con el fin de cumplir el requisito. Telefónico WEB Correo electrónico Presencial  Telefónico: Si selecciona esta opción, debe ingresarse información de: horario de atención y tipo de teléfono que pueden ser: Tipos de teléfonos Fijo Celular Call center Línea gratuita  Presencial: Si selecciona este canal, el SUIT muestra los puntos de atención que fueron seleccionados en la sección de Información de ejecución si fue utilizada la opción En un punto de atención específico de la institución. Si no fue seleccionada esta ultima opción, aquí puede seleccionar de la lista desplegable que ofrece el sistema, el punto de atención especifico de forma obligatoria. MODULO FORMATO INTEGRADO Paso 7 MEDIO DE SEGUIMIENTO Aquí se deben relacionar los puntos de atención o canales a través de los cuales el usuario puede realizar seguimiento. Canales de atención Telefónico WEB Correo electrónico Presencial FIN MODULO FORMATO INTEGRADO Registro de Formato Integrado Basado en un modelo Una vez seleccionado registrar formato integrado. Deberá observar en el centro de pantalla los dos cuadros del menú “Selección la opción para registrar trámite” y seleccionar la opción: “ Registrar basado en un modelo” entonces al registrar estas plantillas, habrán campos que aparecerán sombreados en gris que no puede diligenciar el municipio porque ya lo hizo el DAFP y lo que diligenciará el municipio son los otros campos: puntos de atención, momentos, medios de seguimiento, tiempo de obtención; entre otros. Una vez seleccionada el sistema pregunta: ¿Está seguro de proceder a registrar un hijo de Plantilla Trámite? y se debe marcar: En la actualidad SUIT 3.0 está habilitado en este momento para registrar trámites plantilla; esto es, trámites que son creados por ley nacional pero que su regulación de procedimiento se encuentra en normas locales; ejemplo los impuestos, si bien hay un estatuto nacional, las tarifas, pagos y como tal el proceso del trámite está regulado por normas locales como el estatuto tributario o código de rentas municipales. Sí. MODULO FORMATO INTEGRADO Al seleccionar palabra SI, se despliega el listado de los trámites plantillas que ya el DAFP habilitó en el SUIT 3. Las plantillas mas recientes cargadas a parecen con una etiqueta que dice NUEVO. Se debe seleccionar la plantilla que se va a trabajar dando click en el botón azul de “Acciones” al frente de cada una de las plantillas y el sistema pregunta: ¿Está seguro(a) de proceder a crear un formato integrado con la plantilla seleccionada? Respuesta: SÍ Una vez resuelta la pregunta afirmativa al sistema, se despliega el formato integrado para diligenciar. La primera hoja se denomina DESCRIPCIÓN, en ella la institución (municipio) solo deberá diligenciar los siguientes campos:  También se conoce como.  Se puede realizar por medios electrónicos.  Tiempo de obtención Observaciones y excepciones al tiempo de obtención (si aplica)  Medio por donde se obtiene el resultado MODULO Paso FORMATO INTEGRADO La segunda hoja del formato integrado es FUNDAMENTO LEGAL. En este campo aparecerán ya registradas por parte del DAFP, normas de carácter nacional que aplican al trámite y la institución (municipio) deberá diligenciar cada una de las normas locales (acuerdos, decretos resoluciones y demás) del municipio que apliquen al trámite. La tercera hoja del formato integrado se denomina INFORMACIÓN DE EJECUCIÓN este campo deberá ser diligenciado en su totalidad por el municipio , se refiere a los puntos de atención y fechas de ejecución del trámite plantilla. MODULO Paso FORMATO INTEGRADO La cuarta hoja del formato integrado se denomina DIRIGIDO A Este campo ya está diligenciado en su totalidad por el DAFP, entonces se observará que está deshabilitada. La institución (municipio) solo deberá dar clic en la flecha azul para continuar a la siguiente hoja. La quinta hoja del formato integrado se denomina CLASIFICACIÓN TEMÁTICA, este campo tampoco lo debe diligenciar la institución porque ya se encuentra diligenciado por parte del DAFP. El municipio deberá solo dar click en la flecha azul para continuar a la siguiente pestaña. MODULO Paso FORMATO INTEGRADO . . Continuación de la hoja Dirigido a: La quinta hoja del formato integrado se denomina Clasificación temática , este campo tampoco lo debe diligenciar la institución porque ya se encuentra diligenciado por parte del DAFP. El municipio deberá solo dar click en la flecha azul para continuar a la siguiente pestaña. MODULO REGISTRA BASADO EN UN MODELO Paso FORMATO INTEGRADO La sexta hoja del formato integrado se denomina QUE SE NECESITA, está comprendido por los MOMENTOS en se realizan en un trámite. Ejemplo de cómo se visualiza el formato integrado al interior de cada MOMENTO cuando se está diligenciando; en este caso el momento es Reunir los documentos MODULO FORMATO INTEGRADO Este es el ejemplo de cómo se visualiza el formato integrado una vez se diligencian los momentos en su totalidad . La séptima hoja del formato integrado del trámite se denomina MEDIO DE SEGUIMIENTO que debe diligenciar en su totalidad la institución (municipio) se relaciona en la información donde el usuario puede tener información de seguimiento del trámite. MODULO FORMATO INTEGRADO Esta es la última hoja del formato integrado que es el resumen de lo registrado en el formato integrado y se denomina FIN. Una vez se encuentra seguro de lo diligenciado en el formato integrado, el AT de la institución (municipio) debe dar click en Finalizar, lo que permite que el DAFP pueda entrar a ver y revisar el trámite plantilla.

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