SAP Employee File Management

Optimice las tareas de RRHH con una
eficiente gestión de documentos
SAP Employee File Management de OpenText
Milene Flores – HCM Solution Principal, SAP
Paulo Mietto – ECM SAP Solutions Consultant, OpenText
Agenda
1.
El desafío de la transformación de recursos humanos
2.
La solución SAP Employee File Management de Open
Text
3.
Demo
4.
Preguntas y respuestas
© 2011 SAP AG. All rights reserved.
2
Agenda
1.
El desafío de la transformación de recursos humanos
2.
La solución SAP Employee File Management de Open
Text
3.
Demo
4.
Preguntas y respuestas
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3
RRHH está sobrecargado de actividades de rutina
Actividades de poco valor, impiden aportar valor estratégico
 Responder
a una gran variedad
de consultas puede resultar
tedioso
 Muchos
procesos redundantes

Procesos manuales

Formularios en papel

Problemas de cumplimiento

Captura de datos duplicados
 Falta
de tiempo para las
actividades de mayor valor que
permiten que la empresa
sea más competitiva
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4
¿Por qué no marcar la diferencia y optimizar las tareas?
30%-50%
Mejorar la eficiencia
de los procesos de
Recursos Humanos
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5-10%
40-60%
Reducir los
gastos operativos
Reducir el riesgo
de incumplimiento
legal
5
SAP Employee File Management de OpenText
SAP Employee File Management de
OpenText es la solución estratégica
para los archivos de personal digitales
Beneficios clave
 administración completa de todos los documentos de los
empleados

disponibilidad inmediata del archivo digital del personal para
todos los usuarios
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
trabajo más rápido y eficiente en las áreas de RRHH
 menos tiempo en búsquedas
 cero copias y distrubución de archivos en papel
 menor capacidad de almacenamiento requerido

integración completa en la solución SAP HCM
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Agenda
1.
El desafío de la transformación de recursos humanos
2.
La solución SAP Employee File Management de Open
Text
3.
Demo
4.
Preguntas y respuestas
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SAP Employee File Management de Open Text
Captura:
escaneo, código de
barras,
correo electrónico,
importación masiva…
Estructura
flexible
de carpetas
Acceso web para
profesionales de
recursos humanos,
autoservicio de gerentes
y empleados
SAP Employee
File Management
de Open Text
Recuperación de la
interfaz gráfica de
usuario de SAP para
profesionales de
recursos humanos
Acceso de
usuario
invitado
SAP Employee File Management
Procesos de
recursos humanos,
seguimiento,
flujo de trabajo…
Integración de SAP
Documents y SAP
Interactive Forms de
Adobe*
Archivo
seguro
Eliminación
segura,
gestión de la
retención
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Registro de la actividad
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Documentos en papel o documentos digitales
(Word, PDF, etc.)
Proceso de documentos de recursos humanos
RRHH
Gestión de
imágenes
Clasificación
Iniciar proceso
Correo
electrónico
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Resumen de las funciones:
SAP Employee File Management de Open Text
Ciclo de vida de los documentos de recursos humanos
Almacenar
y
organizar
Capturar
■
Escaneado
centralizado
y descentralizado
■
Reconocimiento
de códigos de
barras
■
■
■
Integración de
correo electrónico
para Lotus Notes
y MS Outlook
■
Almacenamiento
seguro en
sistema de
archivo
■
Acceso directo
desde la
aplicación
SAP HCM
■
Gestión de firmas
digitales y marcas
de fecha/hora*
■
Búsqueda de
atributos flexible
basada en
registros de
datos maestros
de recursos
humanos
■
Encriptación
■
Estructura de
carpetas flexible
específica del
cliente
Integración
con Office
Servicio de
representación
■
■
■
Flujos de trabajo
de captura
específicos del
cliente
Interfaz de
importación
masiva
Buscar
Estructura de
carpetas
alternativa
basada en
infotipos de
RRHH
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■
Navegación
en árbol
■
Navegación
basada en
miniaturas
■
Acceso
controlado
mediante
concepto
de autorización
de SAP HR
Visualizar
Procesar
Eliminar
■
Acceso directo
desde la
aplicación
SAP HR
■ Notas y
anotación
en el nivel de
documentos
■ Procesos de
aprobación
basados en flujo
de trabajo
■
Interfaz gráfica
de usuario de
SAP y acceso
basado en web
■ Seguimiento de
documentos o de
expedientes de
empleado
completos
■ Gestión
de la retención
■
Vista previa de
miniaturas
■
Vistas
específicas
del rol
■
Acceso
controlado
mediante
concepto
de autorización
de SAP HR
■
Visor de
documentos
integral
■ Registro de
auditoria
■ Procesos
específicos del
cliente basados
en SAP Business
Workflow
■ Acceso de
usuario
invitado para
empleados
y directivos
■ Integración de
SAP ESS/MSS
■ Registros de
actividad
10 digital
*requiere un componente de terceros adicional para creare firmas
Trabajo con documentos de empleado
Departamento de recursos humanos
Función
Necesidades
Profesional de RRHH
trabajando desde
SAP HR
Integración perfecta en SAP HR
Acceso sencillo y rápido a todos los
documentos relacionados con los
empleados
Autoservicio para empleados y directivos
SAP Employee File Management
Función
Necesidades
Directivo,
empleado o
usuario ocasional
Interfaz fácil de usar
Acceso sencillo y rápido a todos los
documentos relacionados con los
empleados
Centro de servicios compartidos
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Función
Necesidades
Empleado de RRHH
trabajando desde
el centro de
servicios compartidos
Soporte de flujo de trabajo
Compartir información
Acceso sencillo y rápido a todos los
documentos relacionados con los
empleados
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Gestión de tareas
Experiencia del usuario:
Integración de ESS/MSS
Acceso web para
profesionales de
recursos humanos,
autoservicio de
directivos y empleados
SAP Employee File Management
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Experiencia del usuario:
Interfaz de usuario web
Acceso web para
profesionales de
recursos humanos,
autoservicio de
directivos y empleados
SAP
Employee
Management
SAP Employee
FileFile
Management
Cambiar flexiblemente
los diseños de pantalla
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Experiencia del usuario:
Integración a través de SAP GUI
Integración através
de SAP GUI
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Experiencia del usuario:
Integración en SAP HCM
Acceso a traves de SAP
GUI para profesionales de
recursos humanos
SAP Employee File Management
Acceso a los documentos de
empleado
directamente desde las
transacciones de
SAP HCM (PA20/PA30)
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Estructura flexible de carpetas
Estructura
flexible
de carpetas
SAP Employee File Management
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Eliminación de documentos
con aprobación
Eliminación
segura,
gestión de la
retención
Procesos de
recursos humanos,
seguimiento,
flujo de trabajo…
SAP Employee File Management
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Crear un seguimiento
Procesos de
recursos humanos,
seguimiento,
flujo de trabajo…
SAP Employee File Management
Creación de un seguimiento para uno o varios
documentos o el expediente de personal
completo.
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Registro de la actividad
Registro de la
actividad
Visualización de las entradas de registro encontradas
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DEMO SAP Employee File Management de OpenText
Resumen de la arquitectura:
SAP Employee File Management de Open Text
Interfaz SAP GUI
Interfaz de usuario Web
SAP Employee File Management
SAP Employee File Management
SAP HCM
Datos maestros de
SAP HR,
infotipos,
transacciones,
concepto de
autorización
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SAP Business
Workflow
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¡Gracias!
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