GUÍA DE REQUISITOS PARA ALBERGAR LA ASAMBLEA

GUÍA DE REQUISITOS PARA
ALBERGAR LA ASAMBLEA
GENERAL ORDINARIA DE CREUP
(Febrero, 2016)
REQUISITOS SEDE CREUP
INDICE
INDICE ........................................................................................... 2
1. APOYO INSTITUCIONAL ............................................................. 3
2. COMITÉ ORGANIZADOR ............................................................. 3
3. INFRAESTRUCTURAS ................................................................. 4
4. RECURSOS MATERIALES ............................................................ 5
5. ALOJAMIENTO ........................................................................... 5
6. TRANSPORTE............................................................................. 5
7. MANUTENCIÓN ..........................................................................6
8. FINANCIACIÓN ........................................................................... 7
9. DOCUMENTACIÓN ..................................................................... 7
10. COMISIÓN EJECUTIVA - COMITÉ ORGANIZADOR .......................8
CREUP | INDICE
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REQUISITOS SEDE CREUP
Tal y como establece el artículo 11.3 del Reglamento de Régimen Interno, “La
Asamblea General se reunirá en sesión ordinaria como mínimo una vez cada seis meses y
en extraordinaria, bien a requerimiento de la Comisión Ejecutiva o bien cuando lo soliciten
al menos dos quintos de los miembros de la Asociación”.
Con el objetivo de que cada uno de estos encuentros cuente con una garantía
mínima para la correcta celebración de los mismos, y tras trabajar su contenido en
diferentes grupos de trabajo con la Asamblea General, la Comisión Ejecutiva
Ampliada, reunida el día 6 de Febrero en la Universidad de Alcalá, aprobó por
unanimidad la presente “Guía de Requisitos para albergar la Asamblea General
Ordinaria de CREUP”.
1. APOYO INSTITUCIONAL
En el momento de presentar candidatura, la universidad candidata ha de
contar con el apoyo de su MORE para la organización de la Asamblea General en la
misma. Además, es aconsejable ponerlo en conocimiento de los diferentes órganos de
gobiernos de la Universidad ya que ello es muy útil a la hora de contar con espacios en
los diferentes campus, apoyo institucional e incluso, recursos económicos.
El apoyo escrito del Rectorado, Vicerrectorado o algún otro órgano de la
Universidad, se tendrá en cuenta positivamente a la hora de valorar la candidatura.
Además, será tenido en cuenta el apoyo de instituciones de la ciudad, como
Ayuntamiento, Diputación, Comunidad Autónoma, etc.
2. COMITÉ ORGANIZADOR
Para asegurar la organización y correcto desarrollo de la Asamblea General, el
Comité Organizador ha de estar compuesto por un mínimo de cuatro miembros, los
cuales estén vinculados con la representación estudiantil de la Universidad que
presenta candidatura y estén en disposición de colaborar en la organización de la
Asamblea General.
CREUP | 1. APOYO INSTITUCIONAL
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REQUISITOS SEDE CREUP
Los miembros del Comité Organizador deben estar en continuo contacto con
la persona designada por la Comisión Ejecutiva, teniendo reuniones periódicas en las
que se vaya desarrollando todo el proyecto de organización de la Asamblea General.
Durante la celebración de la Asamblea General es necesario que haya, como
mínimo, dos miembros del Comité Organizador presente en todo momento, para
garantizar la representación de la universidad sede y poder cubrir el apoyo de
organización que hiciera falta.
3. INFRAESTRUCTURAS
Para la inauguración de la Asamblea General se deberá contar con un Aula
Magna o Salón de Grados apropiado para dicho acto. Se debe tener disponible
megafonía para los miembros de la mesa inaugural, que será ocupada como mínimo,
por la presidencia de CREUP, un representante del Comité Organizado y, en la medida
de lo posible, el Rector o Vicerrector de la Universidad. La configuración final de la
mesa deberá ser coordinada con la Comisión Ejecutiva de CREUP.
Las sesiones ordinarias de la Asamblea General deberán llevarse a cabo en un
aula que permita cumplir con la distribución establecida en el Anexo I, haciendo que
todos los asistentes tengan visión directa de la mesa de moderación, el atril y las
proyecciones. Además, dicha sala debe estar dotada con conexión eléctrica
(alargadores, ladrones, regletas, etc.) suficiente como para un miembro de cada
universidad, megafonía distribuida por la sala (micrófonos de mes e inalámbricos),
atril, proyector y una mesa para la moderación.
Durante la celebración de la Asamblea General y los actos previos a la misma,
tales como seminarios, grupos de trabajo, etc., todos los asistentes deberán tener
acceso inalámbrico a internet. Es aconsejable, solicitar una red wifi específica para el
evento.
A lo largo de los días en los que se celebra la Asamblea General pueden
celebrarse sesiones paralelas de trabajo, por lo que se necesitarán, como mínimo, tres
aulas (cercanas entre sí) dotadas de internet, proyector y pizarra.
CREUP | 3. INFRAESTRUCTURAS
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REQUISITOS SEDE CREUP
4. RECURSOS MATERIALES
Es necesario tener acceso, durante la celebración de la Asamblea General, a
una impresora y variado material fungible: folios, rotuladores de pizarra, bolígrafos,
etc. Es necesario tener acceso en todo momento a ello.
5. ALOJAMIENTO
Respecto al alojamiento se debe buscar un lugar cercano al lugar de reunión y
que incluya el desayuno: residencia de estudiantes, albergue, hotel, etc.
Si la distancia entre el lugar de reunión y el lugar de alojamiento es mayor a 15
minutos caminando, la organización deberá proveer transporte público o privado para
los asistentes.
El lugar de alojamiento debe tener un espacio habilitado para reuniones o
donde se pueda trabajar en caso de ser necesario.
Todos los asistentes a la Asamblea General deben dormir en el mismo lugar.
Para abaratar costes, las habitaciones a utilizar pueden ser individuales, dobles o
triples. El reparto de los asistentes en las diferentes habitaciones se hará en
coordinación con la Comisión Ejecutiva, quien tendrá en cuenta las preferencias
señaladas por los mismos en el formulario de inscripción.
El precio máximo de la noche por asistente es de 25€. Con lo que si fuera en
habitación doble, el coste de la misma podría ser de hasta 50€, o 60€ en caso de
Madrid y Barcelona.
6. TRANSPORTE
En el momento de presentar candidatura, se debe hacer referencia a la posible
localización de los lugares de reunión y la manera de llegar a los mismos desde
diferentes puntos del territorio.
Es recomendable conseguir convenios con diferentes empresas de transporte
(tren, autobús, metro, etc.) para obtener descuentos para los asistentes.
CREUP | 4. RECURSOS MATERIALES
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Además, se debe tener en cuenta si es necesario transporte desde el lugar de
alojamiento al lugar de reunión. Dicho alojamiento se contemplará dentro del precio
de inscripción de cada asistente.
7. MANUTENCIÓN
El desayuno de los asistentes deberá realizarse en el lugar de alojamiento. Las
comidas es necesario que se lleven a cabo cerca del lugar de reunión, por ejemplo, en
la cafetería del edificio o en algún lugar del campus. Las cenas pueden ser en el lugar
de alojamiento o cerca del mismo. Se debe evitar que haya mucho tiempo de
desplazamiento entre los lugares de reunión y alojamiento y los lugares donde comer.
Hay que tener en cuenta que los lugares de comida y cena deben albergar a la
totalidad de los asistentes a la Asamblea General.
Las comidas deberán tener un coste de entre 5 y 10€ por persona. En cuanto a
las cenas el importe máximo por asistente es de 15€.
Es muy importante tener en cuenta las alergias e intolerancias de los
asistentes, y asegurarse que en el lugar donde se desarrollen las comidas y cenas lo
tengan en cuenta.
Destacar también la necesidad de tener botellas pequeñas de agua accesibles
para los asistentes, durante todo el desarrollo de la Asamblea General.
Breaks
Los breaks deberán desarrollarse en el mismo edificio a ser posible. Hay que
tener en cuenta que es muy breve el tiempo que se tiene para estos descansos, por lo
que es indispensable que no haya desplazamientos entre el lugar de reunión y los
breaks.
Dichos breaks deben contener como mínimo café, infusiones y agua; además
de tentempiés dulces y salados. La organización de los breaks que se lleven a cabo
durante la Asamblea General deberá tener en cuenta las alergias e intolerancias de los
asistentes.
CREUP | 7. MANUTENCIÓN
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REQUISITOS SEDE CREUP
8. FINANCIACIÓN
Es muy importante contar con financiación para la organización de la
Asamblea General, y es un factor a tener en cuenta a la hora de presentar candidatura,
ya que al hacerlo el MORE de la universidad candidata tiene que demostrar que se
puede celebrar de manera segura una Asamblea General en su universidad.
Es conveniente contar con aporte económico de la propia universidad, tanto en
metálico como en especies, por ejemplo, abaratando el precio de las comidas o el
alojamiento en el campus, o pudiendo reservar a las diferentes aulas necesarias de
manera gratuita.
Además, contactando con los diferentes rectorados se puede llegar a
diferentes acuerdos como los ejemplificados antes o incluso con empresas externas
que puedan ser necesarias, ya sean hoteles, imprentas, agencias de viaje, etc.
Con la candidatura de sede se debe presentar un presupuesto detallado con los
gastos e ingresos previstos. Asimismo, la sede firmará un convenio de colaboración
con CREUP en el que se estipule de qué se hace responsable cada parte y el
presupuesto a definir.
El precio máximo por asistente será de 160€ por los cuatro días de Asamblea,
incluyendo alojamiento, manutención y transporte interno de ser necesario. En
Madrid y Barcelona el precio máximo será de 170€ por inscripción.
9. DOCUMENTACIÓN
Tras ser elegida la sede para la Asamblea General, y en el plazo de un mes, el
Comité Organizador deberá desarrollar un proyecto sobre la organización de la
Asamblea General en su universidad. Dicho proyecto deberá contener: presupuesto
orientativo incluyendo la financiación y los gastos que se prevén, lugar de alojamiento
previsto y posibles lugares de reunión.
Al finalizar la celebración de la Asamblea General, el Comité Organizador
deberá desarrollar, en el plazo de un mes, la memoria final del evento, conteniendo
como mínimo, lo siguiente: presupuesto final incluyendo la financiación obtenida y los
gastos que se han tenido, el lugar definitivo de alojamiento con las habitaciones
utilizadas y los lugares de reunión que finalmente se utilizaron. Además, sería
CREUP | 8. FINANCIACIÓN
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REQUISITOS SEDE CREUP
conveniente una explicación de los contactos que se llevaron a cabo para conseguir
cada una de las cosas, por ejemplo, reunión con el Vicerrectorado de Estudiantes para
poder contar con las aulas de forma gratuita.
10. COMISIÓN EJECUTIVA - COMITÉ ORGANIZADOR
Desde el momento que una universidad sea elegida como Sede de una
Asamblea General, se empezarán a llevar a cabo reuniones periódicas con la Comisión
Ejecutiva, a través de la persona que la esta designe. En dichas reuniones deberá estar
presente el coordinador del Comité Organizador y cuantos miembros del mismo sea
posible.
El contenido de la Asamblea General, y de toda aquella actividad que sea
programada, será desarrollado por la Comisión Ejecutiva ampliada, quién avisará lo
antes posible al Comité Organizadores de los aspectos relevantes: número de aulas
necesarias para cada día, asistencia de ponentes o invitados, etc.
CREUP | 10. COMISIÓN EJECUTIVA - COMITÉ ORGANIZADOR
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REQUISITOS SEDE CREUP
ANEXO
Figura 1. DISTRIBUCIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL
(Ejemplo pendiente de actualización con nuevos miembros)
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