sistema de informacion administrativa

MANAGEMENT CONSULTORES
S.I.A.
SISTEMA DE
INFORMACION
ADMINISTRATIVA
Cnel Ramon L. Falcon 1435 4º I C1406GNC
Buenos Aires, Argentina
Tel.: 054-11-5468-3369
Fax: 054-11-4433-4202
Mail: [email protected]
http//www.mgmconsultores.com.ar
MANAGEMENT CONSULTORES
INTRODUCCION :
Nuestro sistema al que denominamos SIA (Sistema de Información
Administrativa), ha sigo generado en torno a una estructura de Base de Datos
Multidimensional, multiusuaria por naturaleza y con actualización en línea de
registros lo que permite disponer de información hasta el ultimo instante de su
ingreso y/o registro de datos.
Esta filosofía permite trabajar en entornos de múltiples usuarios o redes con un
sistema de fácil aprendizaje, que cubre casi todas las operaciones comerciales
de una empresa típica. Su simple expansión permite extender las aplicaciones
hasta limites solo imaginables por el usuario.
Por su funcionamiento, facilidad de uso y adaptación nos hace suponer que
dispondrá de un excelente producto capaz de cubrir todas sus necesidades
operativas. Solo permitamos demostrarlo !
En las siguientes paginas Ud. encontrará una descripción resumida de las
principales características de los módulos que componen nuestro sistema SIA,
junto a una descripción de las necesidades de equipamientos para su optimo
funcionamiento.
Gracias por su atención al permitirnos llegar a Ud. con nuestros productos.
Ing. Andrés Caminos
Director Comercial
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MODULO : ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
Objetivos : Brindar la información en tiempo real mas eficiente respecto de
cualquier producto de inventario.
Características Principales : Los análisis más completos, valorizaciones del
inventario a través del tiempo, detalle de los movimientos de ingreso y egreso
de cada deposito son brindados por el sistema en tiempo y forma,
constituyéndose en una herramienta valiosa para el análisis y la toma de
decisiones.
Entre otras cosas el sistema realiza las siguientes actividades :
Control de Stock de materiales clasificados y administrados por : números de
serie, talles, envases, partidas o lotes de producción, despachos de aduana,
o cantidades totales.
Administración de múltiples sucursales y depósitos (aún dentro de
sucursales).
Control de consumos por centros de costos definibles por el usuario o
depósitos.
Valorización del inventarios a costos de reposición o ultima compra o precios
de compra promedios ponderados.
Manejo de productos reemplazantes y sustitutos junto una descripción de
características de operación y/o documentación técnica de apto para la
identificación del producto.
Movimientos de Alta, Baja, Carga Inicial, Transferencias, Formulación etc.,
Determinación de necesidades de reposición de materiales que deben ser
fabricados o producidos de acuerdo a fórmulas o subcomponentes.
Despiece de productos, componentes de fabricación
Emisión de listas de precios múltiples y selectivas.
Control de comprometidos y pendientes de stock
Proyección de consumos, días de stock remanentes
Fichas de detalle de movimientos de productos.
Precios de reposición y ultima compra (actuales e históricos)
Formulación de productos.
Estructura de producto (explosión e implosión de materiales)
Transferencia de materiales entre sucursales y depósitos
Interfases con otros sistemas (ventas, producción , costos, estadísticas, etc.
Administración y generación de listas de precios.
Control de puntos de reposición y de pedido.
Necesidades de producción (descomposición de fórmulas de productos).
Conceptos de conjunto superior e inferior.
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MODULO : ADMINISTRACION DE VENTAS
Objetivos : Permitir todas las operaciones de venta que por diferentes
conceptos realice la empresa con su cartera de clientes.
Características Principales : A través de este sistema, obtendrá la
información más completa sobre la gestión de ventas, su correlación y
comparación entre periodos para analizar la evolución y marcha de la
organización.
Entre otras cosas el sistema realiza las siguientes actividades :
Definición de maestros de clientes, vendedores, condiciones de venta,
transportes, condiciones de IVA, provincias, lugares de entregas, tipos de
comprobantes, modelos de asientos, etc.
Emisión de presupuestos por productos o servicios
Recepción de pedidos de clientes (administración de comprometido de
inventarios)
Facturación sobre base de Pedidos, Remitos y Factura.
Facturación bimonetaria (pesos y dólares)
Control y seguimiento de pedidos pendientes por cliente, producto y
vendedor
Manejo de fechas prometidas de entregas de productos y servicios
Definición de tipos de comprobante por el usuario
Emisión de Subdiarios de uso legal ( IVA ventas, ingresos brutos, libro de
viajantes, cruzamiento informático de transacciones importantes, etc.).
Liquidación de comisiones a vendedores.
Proyección de cobranzas según su vencimiento.
Emisión de asiento de ventas y mayor analítico para control.
Actualización de inventarios y cuenta corriente en línea o batch.
Informes de control : ventas por día, cliente vendedor, fechas, producto,
servicios, motivo del comprobante, etc.
Liquidación de ingresos brutos por provincias (mercadería de reventa ,
servicio y producción)
Estadísticas tipo ABC para clientes y productos
Fichas de consumo por cliente y productos con detalle de todos sus
movimientos.
Facturación de bienes y servicios (información necesaria para sistema DGICITI).
Informes de Seguimiento por : categorías de cliente, vendedor, motivos de
ventas, tipo de comprobante, remitos, transporte, lugar de entregas etc.
Ranking de ventas (clientes y productos)
Estadísticas históricas para toma de decisiones.
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MODULO : ADMINISTRACION DE CUENTAS A COBRAR
Objetivo : Permitir determinar y conocer rápidamente la composición de saldos
de cuentas corriente de Clientes y Deudores.
Características Principales : A través del sistema se obtendrá información
detallada de la composición de saldos de cuentas deudoras, la proyección de
sus vencimientos y la información necesaria para que la empresa puede
planificar sus ingresos futuros.
Entre otras, el sistema realiza las siguientes actividades :
Registro y cancelación de comprobantes individuales (facturas, recibos,
anticipos, etc.:).
Rápido acceso a toda información sobre saldos, sea con detalle de
comprobantes o en resúmenes bimonetarios.
Proyección de cobranzas con detalle de los ingresos en valores (cheques y
documentos)
Análisis por antigüedad de saldos con determinación de fechas por parte del
usuario.
Asiento analítico y mayor detallado de todas las operaciones de cobranzas.
Casflow de “Deudas a Cobrar”, con proyección vencida y a vencer.
Control de saldos o créditos sin aplicar a cancelación de comprobantes.
Control bimonetario de cuentas corrientes.
Regeneración automática de saldos entre fechas.
Emisión de resúmenes de composición de saldos y detalle de operaciones
entre fechas para el envío a los clientes.
Permite la obtención a fechas pasadas de la composición de saldos de
cuenta corriente, este es un uso contable indispensable para cierres de
periodos.
Emisión de Subdiarios de cobranzas, por fecha, recibo, operación, etc.
Mantenimiento de cuentas corrientes históricas, el usuario determina la
cantidad de periodos que desea mantener en la ficha de cada cliente.
Ingresos de valores, propios de terceros, documentos, títulos, etc.
Registración independiente de saldos iniciales de cuentas corrientes.
Administración de valores recibidos como parte de pago de los clientes.
Flexibilidad en el uso de conceptos de pago para cancelación de
comprobantes.
Total conexión con el modulo de Caja y Bancos.
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MODULO : ADMINISTRACION DE CAJA Y BANCOS
Objetivos : Permitir la registración y control de todas las operaciones de
tesorería que realice la empresa.
Características Principales : Permite procesar todos los ingresos y egresos
manteniendo en todo momento el estado y la evaluación de cada cuenta
corriente bancaria, de clientes, proveedores , el estado de la cartera de valores
a cobrar y pagar y la emisión de recibos de cobranzas y ordenes de pagos.
Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan :
Registración y control de todos los valores negociables (títulos, efectivo,
cheques, documentos, acciones, pagares, etc. ) en pesos y dólares.
Se aceptan tarjetas de crédito como forma de pago.
Administra cartera de valores por conceptos, proyectando los saldos de
estos de acuerdo a su emisión o vencimientos.
Permite proyección de saldos bancarios (famoso libro bancos) detallando
movimientos de depósitos, retiros y clearing con cortes diarios, semanales y
mensuales.
Actualización en línea de cuentas corrientes de clientes y proveedores.
Genera toda la información de control analítico, Subdiarios de ingresos y
egresos, bancos, cajas, carteras, etc.
Admite múltiples cajas y/o sectores de cobranzas y/o pagos, generando
información de control por cada uno de ellos.
Genera asiento resumen y mayor analítico de todos los movimientos con
detalles y sumarización por cuenta contable asociada a cada cartea o
concepto de caja.
Determina con precisión el saldo acumulado de una o varias cajas definibles
por el usuario de acuerdo a sus necesidades.
Reproducción de extractos bancarios con detalles o resumen de
movimientos.
Análisis de movimientos por carteras o grupos de ellas, ejemplo : gastos.
Emisión de recibos de cobranzas y ordenes de pago.
Generación de información histórica sobre cada valor recibido o emitido.
Control de cheques emitidos por administración de chequeras.
Emisión de comprobantes de caja al grabar cada movimiento
Seguimiento de valores entregados en cauciones y/o garantías
Registración simple de ingresos y egresos, esquema doble partida
Recuperación histórica de valores por cliente, proveedor, recibo, banco, etc.
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MODULO : ADMINISTRACION DE CUENTAS A PAGAR
Objetivo : Registrar y analizar todas las operaciones de compra que realiza la
empresa.
Principales Características: Permite desde la Registración de comprobantes
de proveedores, la emisión de pre-ordenes de pago y la cancelación de los
mismos con actualización simultánea de cuentas corrientes, contables,
bancarias, etc.
Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan :
Registración bimonetaria de operaciones de débito y crédito.
Generación automática de asiento de compras según modelos predefinidos
por el usuario.
Validación opcional de facturas contra remitos de entregas.
Actualización automática de cuentas corrientes, con aplicación de pagos.
Emisión de Subdiarios de IVA compras y compras por proveedor.
Análisis y seguimiento de valores y obligaciones a pagar .
Proyección de deudas a pagar según fechas de vencimiento o de
Registración de la deuda, con rangos de fechas definibles por el usuario.
Saldos de cuentas corrientes bimonetarios (pesos y dólares).
Cashflow y antigüedad de saldos de cuentas corrientes (vencidas y a
vencer).
Créditos y saldos de cuentas corrientes sin aplicar.
Registro de operaciones de pago con detalle de egreso de valores.
Seguimiento de chequeras con detalle de utilización en movimientos de
pagos.
Emisión de asientos resúmenes de pagos y mayor analítico detallado.
Emisión de Subdiarios de pagos por fecha, proveedor, cuit, etc.
Comprobantes de retención de impuesto a las ganancias.
Registración de todo tipo de retenciones en el comprobante del proveedor.
Seguimiento de comprobantes por cada proveedor, detalle de ultimas
compras.
Discriminación entre compra de bienes y servicios (genera interfase para
sistema de cruzamiento informático CITI de Dirección General Impositiva)
Generación de pre-ordenes de pago o automáticas luego de realizar el pago.
Control automático de cheques emitidos con detalle de su utilización.
Registración y proyección de compromisos (toda obligación de pagos que no
se administra por el sistema de cajas. Ejemplo : pago de impuestos).
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MODULO : COSTOS DE PRODUCCION Y COMERCIALIZACION
Objetivo : Permitir la determinación analítica de los costos de productos
semielaborados, terminados y productos de reventa.
Principales Características : El sistema permite la determinación precisa de
los costos de producción para poder establecer como resultado los precios
mínimos de venta y la posterior emisión de listas de precios.
Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan :
Permite la Registración de fórmulas para la fabricación de productos con
detalles analíticos de su composición (cantidad y porcentaje de participación)
Divide a productos en : materia prima, semielaborado, terminados y de
reventa.
Define costos de reposición y/o ultima compra para cada insumo
considerado como materia prima, manteniendo información histórica de la
evolución de precios.
Define costo directo de insumos, directo de servicios , márgenes de
seguridad, carga financiera etc.
Define costos indirectos y totaliza por varios conceptos.
Permite establecer la composición del costo total (directo + indirecto) y fijar
el precio mínimo de ventas en dos unidades de medida (de producción y
comercialización).
Regenera los costos de cada producto ante cualquier variación con los
costos de componentes (directos o indirectos) manteniendo de esta forma
siempre actualizado el valor de costos y precios de ventas.
Consulta instantánea de la composición de costos por cada producto.
Emisión de listas de precios (hasta cuatro precios son mantenidos por cada
lista)
Consulta y mantenimiento históricos de listas de precios generadas por el
sistema.
Armado de fórmulas por asociación y/o referencia de productos similares.
Costos por procesos (conceptos de productos semiterminados).
Costos de comercialización y reventa de productos importados o no
fabricados.
Fichas de composición de costos resumidas y analíticas.
Definición del concepto y composición del GASTO.
Definición de todas las cargas impositivas y/o aduaneras para los materiales
de importación y reventa.
Emisión selectiva de listas de precios según los productos que compra
regularmente cada cliente.
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MODULO : COMPRAS INTEGRALES
Objetivo : Permitir la Registración y el seguimiento de todas las operaciones
de compra que realice la empresa.
Características Principales : El sistema permite la Registración de pedidos de
compra por parte de sectores usuarios, generación de invitaciones a cotizar,
selección de ofertas, emisión de ordenes de compra y el posterior seguimiento
hasta su cierre.
Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan :
Actualización automática del inventario con el ingreso de remitos de
proveedores o partes de recepción de mercaderías.
Emisión de pedidos o solicitudes de reposición por productos individuales o
grupos de ellos.
Compra de materiales, servicios, garantías, reparaciones, etc.
Selección de Proveedores extranjeros y nacionales.
Múltiples condiciones de compra (CIF, FOB, Plaza, etc. ).
Múltiples condiciones de entregas ( total, parcial, puerto, fabrica, etc.)
Múltiples monedas para pagos y tramites (de origen, pasos y dólares) .
Contabilización de importes (neto, descuentos, IVA, fletes, seguros,
acarreos, otros gastos, etc.) que determinan el costo total de una compra.
Controles de urgencias en seguimiento de ordenes de compras.
Estados de seguimiento entre la emisión y recepción de ordenes de compra.
Estados de seguimiento para pedidos e ítems de ordenes de compra.
Mantenimiento de saldos de recepción con fechas previstas de entregas.
Planificación de recepción a efectos de ajustar las demandas de productos.
Detalle de productos pendientes de entrega o recepción de mercaderías.
Detalles de compras por proveedor, tipo de compra, cuit, etc.
Emisión de solicitudes de cotización para todos los proveedores invitados a
cotizar.
Registración de ofertas de proveedores.
Emisión de planilla comparativa de precios por análisis de las mejores
ofertas presentadas.
Adjudicación de compras por el total de renglones o parcial a varios
proveedores.
Recepción parcial de materiales y cumplimiento de pedidos de usuarios.
Cierre y anulación de ordenes de compra por diversos motivos.
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MODULO : CONTABILIDAD GENERAL
Objetivos : Permitir la Registración y control de todas las operaciones
contables de la empresa.
Características Principales :El sistema permite la Registración de
transacciones comerciales (asientos, facturas de venta, compra, recibos,
pagos, operaciones de caja, sueldos, gastos, etc.) como también los
asientos de diario que permiten determinar el patrimonio económico y
financiero de la empresa.
Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan :
Registración de múltiples tipos de asientos (diario, ventas, pagos, etc.)
Remuneración secuencial de asientos por periodos mensuales o por
ejercicios.
Plan de cuentas con nueve (9) niveles de sumarización y una (1) cuenta de
imputación sin limites en la cantidad de cuentas.
Varios ejercicios abiertos a los fines de comparaciones.
División de cuentas en subcuentas y analíticos.
Registración de comprobantes individuales (facturas, recibos, pagos, etc.)
Proyección de saldos de comprobantes según vencimientos de los mismos.
Emisión de Subdiarios de IVA compras y/o ventas.
Manejo de cuentas corrientes de proveedores y clientes.
Recepción automática de asientos de los otros sistemas.
Emisión de cuadros comparativos o de resultados del ejercicio definibles por
el usuarios.
Balances de sumas y saldos ajustados por inflación o históricos.
Determinación del estado patrimonial actualizado en línea.
Emisión de libros legales (diario, mayor, etc.)
Regeneración automática de saldos de cuentas .
Consulta instantánea de cuentas, subcuentas don detalle o resumen de
movimientos.
Ajustes de saldos por resultados de exposición a la inflación.
Generación automática de asientos de cierre e inicio de ejercicios.
Generación de interfase con el sistema DGI-CITI.
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MODULO : SUELDOS Y JORNALES
Objetivo : Facilitar las tareas del departamento de personal en lo referente al
calculo y liquidación de haberes.
Características Principales : Manteniendo información básica de cada
empleado se permite generar toda la documentación necesaria
(administrativa y legal) para control y evaluación de su personal.
Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan :
Padrón general de empleados, mensualizados y jornal izados.
Definición de los conceptos de pago con fórmulas algebraicas definibles por
el usuario, libertad total de soporte posterior para modificaciones en las
formas de pago.
Resumen de conceptos por sector y/o categorías.
Resumen general de conceptos detallados y/o resumido.
Planillas predefinidas por el usuario (6 a 12 columnas) sobre los conceptos
de una liquidación, o un conjunto de ellas en un período,
Planilla de aportes a obras sociales y administradoras AFJP.
Planilla de aportes a los sindicatos.
Informe de remuneración anual, para certificación de servicios.
Emisión del asiento contable de sueldos y jornales.
Planilla de consumos de horas normales, extras y otras por empleado,
sector, etc.
Personal ocupado por sector, obra social, sindicato, etc.
Remuneración por periodos (meses, quincenas, semestres, anual)
Antigüedad del personal medida en días, meses y años.
Sueldos netos a pagar por Tesorería con planilla de caja.
Emisión del libro de sueldos para uso legal (ley 20744)
Emisión de recibos de sueldos sobre formularios estándar o personalizados.
Informe sobre retención de impuestos a las ganancias.
Emisión de estadísticas de haberes por : empleado, sectores, categorías,
periodos, mes, año, conceptos, etc.
Adaptado a resolución DGI 3839/94 sobre aportes provisionales.
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MODULO : EMISION DE LISTAS DE PRECIOS
Objetivo : Facilitar la emisión y control de lista de precios para la venta de
productos.
Características Principales : A través del manejo individual de precios por
cada articulo del inventario, es posible emitir y administrar varias listas de
precio de manera simultánea permitiendo una facturación selectiva.
Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan :
Determinación detallada del costo de reposición y ultima compra
Mediante uso de fórmulas se permite determinar los precios de ventas a
partir de los costos de reposición (material de reventa) o de fabricación
(material de producción).
Manejo de hasta seis (6) precios por cada producto sobre una base de
precios de contado y porcentajes de variación respecto de este.
Armado de listas de precios sobre modificaciones de una lista anterior,
tomada como base de cálculos.
Cambios en las condiciones generales de una lista de precios.
Emisión de listas para vendedores, revendedores, promociones, campañas
publicitarias, etc.
Recálculo automático de una lista de precios por variación en las
condiciones generales.
Modificación de precios según criterios selectivos de productos agrupados
por múltiples criterios de búsquedas.
Seguimiento de precios de reposición, compra y ventas históricos.
Impresión selectiva de los seis (6) precios manejados por cada lista y
producto.
Definición de una carátula por cada lista de precios para informar
condiciones generales de aplicación de la lista.
Emisión de listas de precios en pesos y dólares
Utilización de las listas de precios para venta de productos.
Exportación de listas de precios a planillas de calculo (Excel).
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MODULO : ESTADISTICAS CONSOLIDADAS
Objetivos : Mantener información histórica sobre las
comerciales y utilizarlas para comparaciones estadísticas.
transacciones
Características Principales : El sistema recupera información de inventarios,
ventas, proveedores, compras y caja para mantener una base de datos
histórica sobre la cual podrá analizarse cualquier tipo de información y su
variación a lo largo del tiempo.
Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan :
Armado, consulta y emisión de ficha de compras por cliente (que productos
compro, cuanto, a que precio, en que condiciones, etc.) .
Resumen de compras por clientes con detalles (o resumen) de facturas y
productos.
Detalle y resumen de ventas por categorías de clientes.
Detalle y resumen de ventas por tipos de negocio de clientes
Armado , consulta y emisión de ficha de compras por cliente (quien lo
compro, cuando, cuanto, precio, condiciones, plazos, etc.)
Resumen de ventas de productos por cliente, vendedor, tipo de
comprobante, motivos de venta, condiciones de venta, lista de precios, etc.
Resumen de ventas por vendedor y cliente (proyección semestral).
Resumen o detalles de compras por proveedores por fecha, comprobante,
cuit
Resumen o detalle de movimientos de inventarios por tipos, clase, producto,
deposito, sector, sucursal, centro de costos, etc.
Ranking de productos mas vendidos, ordenados por importe de ventas,
ganancia, contribución marginal (estructura ABC).
Ranking de clientes que mas compran, ordenados por importes de ventas ,
ganancia y contribución marginal.
Detalle de ultimas compras de cada producto (cuando , cuanto y a quien).
Fichas históricas de cuentas corrientes con detalles de débitos y créditos.
Subdiarios históricos de pagos y cobranzas por fecha, cliente o proveedor.
Seguimiento histórico de valores recibidos y a pagar (cheques y
documentos).
Análisis de movimientos históricos por imputación contable, tipo de cartera,
cajero, vendedor, sector, cobrador, tipo de movimiento, etc.
Muchos otros derivados de la información contenida en los demás sistemas.
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NECESIDADES DE HARDWARE.
Las mínimas necesidades del equipamiento paja ejecutar estas aplicaciones es
el siguiente :
Procesador Principal
CPU Pentium III de 500 MegaHertz o superior
64 Megabytes de memoria RAM o superior
10 Gigabytes en disco rígido libres, minimo
Pantalla Súper-Vga , monocromo o color o superior
Teclado expandido de 101/102 teclas
Conexión a Red
Puestos de Trabajo
Pentium III o IV
512 Megabytes de memoria RAM
40 Gigabytes en disco rígido
Pantalla Súper-Vga , monocromo o color
Teclado expandido de 101/102 teclas
Conexión a Red
Impresoras
Cualquier impresora serial o paralelo de matriz de puntos
Cualquier impresora láser o de chorro de tinta.
Sistemas Operativos
Nativo (la base de datos es un sistema operativo).
Montado como directorio de DOS 6.22
Montado sobre file-system de Windows NT
Montado como directorio de Windows 95
Montado como file-system de Unix
Montado como file-system de linux
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VERSIONES
MODULOS
Inventarios
Facturacion
Ingresos y Egresos
Cobranzas
Tesoreria
Proveedores
Pagos
Compras
Listas de Precios
Estadisticas
Cierres
Interfase Excel
Impuestos AFIP
Costos
Recursos Humanos
Sueldos
Contabilidad
Produccion
LIGHT (1)
X
X
X
STANDAR
X
X
X
X
X
X
X
X
PYMES
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FULL
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
(1) La version Light esta preparada para entornos monousuarios y
contiene una reduccion de aproximadamente el 70% de las
posibilidades de la version full. Resulta util para entornos de
Puestos de Ventas (POS) en los cuales la necesidad primaria es
facturar, administrar el inventario, cobrar y pagar gastos.
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COMENTARIOS/ANOTACIONES
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