Licitación Carnaval Campus versión final

Memoria descriptiva llamado para licitación de la organización general
del evento a desarrollarse durante Semana de Carnaval, en el Campus
de Maldonado, los años 2014 y 2015.
El principal objetivo es lograr el desarrollo y fortalecimiento del evento, y
cumplir el objetivo de institucionalizar el mismo como fiesta tradicional y
evento cultural del Departamento dentro del calendario País.
Otros alcances, tienen que ver con presentar espectáculos de gran calidad
artística, y aprovechar la experiencia de terceros, en organizar fiestas de esta
magnitud que tienen alta complejidad en su operativa.
para el año 2014
La empresa que resulte adjudicataria, deberá encargarse de la Organización
y Producción general del evento, a desarrollarse entre el 22 de febrero y el 1º
de marzo de 2014 en el Campus de Maldonado; concretamente en las
canchas de tenis y su entorno en la zona Este.(Entrada por Martiniano
Chiossi)
El evento tendrá LIBRE ACCESO, y contendrá shows musicales de primer
nivel, parque de diversiones, stands de venta de distintos artículos y un
sector con plaza de comidas.
ESCENARIO, SONIDO, AUDIO Y LUCES, SHOWS
•
La empresa que resulte adjudicataria, dispondrá de un escenario de
gran escala (12 mts. de boca x 8 mts. de profundidad x 10 mts. de
altura), techado con lona negra y cerrado a los costados (caja negra),
con área de trabajo incorporada sobre el mismo. A ambos lados de la
estructura se ubicarán dos torres metálicas para el colgado de los
aparatos de sonido correspondientes.
•
Se instalarán en el escenario sistemas de sonido, audio y luces de
última generación, y acorde a los requerimientos de los artistas que se
presentarán, contando además con el personal técnico necesario, (en
cantidad e idoneidad) para el normal desarrollo de los shows y
mantener la dinámica del escenario.
•
Se instalarán al costado o detrás del escenario carpas para el
backstage, de manera que los artistas dispongan de un espacio
privado y acondicionado antes y después de su actuación.
•
La empresa dispondrá shows de cierre para al menos cinco noches de
las ocho que durará el evento. Estos shows deberán pertenecer al
Carnaval y/o canto popular Uruguayo y deberán ser consensuados
con la Unidad de carnaval de la Dirección Gral. De Cultura. El resto de
la programación, será aportado por la Intendencia de Maldonado a
través de la mencionada Unidad de Carnaval.
•
El horario de comienzo de los shows se coordinará con la Unidad de
Carnaval de la Dirección Gral. de cultura de la Intendencia de
Maldonado, aunque rondará la hora 22, para culminar a las 02
aproximadamente.
•
La zona de parque de diversiones, stands, y plaza de comidas podrá
habilitarse al público desde las 18 horas cada día y permanecerá
abierta hasta que culminen los espectáculos artísticos en el escenario.
PARQUE DE DIVERSIONES
•
Se podrá instalar un parque de diversiones de juegos mecánicos, y
una zona dedicada a inflables de gran porte La empresa adjudicataria
del evento será responsable ante la Intendencia de la explotación del
parque. Siendo de responsabilidad de la misma contar con la
documentación en regla, los trámites de rigor realizados, incluidos los
necesarios seguros de responsabilidad civil.
•
Se destinarán 1.000 (un mil) tickets sin cargo para los diferentes
juegos del parque de diversiones, para que la Intendencia de
Maldonado, distribuya de la manera que entienda conveniente en los
Centros de Atención de verano y otras instituciones con fin social que
la Intendencia estime pertinente
PLAZA DE COMIDAS
•
Se instalará una plaza de comidas con una oferta gastronómica básica
y variada, incluyendo los rubros hamburguesas, chorizos, panchos,
pizza, pastas, papas fritas, churros, helados, golosinas, y bebidas.
La empresa adjudicataria del evento será responsable ante la
Intendencia, de la explotación total de la plaza de comidas, o cada
puesto de manera individual, tomando especial precaución en que, quien brinde el servicio - cumpla con las normas vigentes y cuente con
la documentación en regla.
STANDS Y CARPAS EMPRESARIALES
•
Se dispondrán hasta 100 (cien) stands y carpas para artesanos,
expositores y empresas, cuya estética y medidas serán acordadas en
su momento, según el espacio físico disponible.
•
Las estructuras, mobiliario etc., será aportado por la empresa, que
también será la responsable de su traslado, montaje y desmontaje.
•
La Intendencia de Maldonado dispondrá de dos de esos stands, en
forma gratuita, (en ubicación a acordar entre ambas partes), para
brindar información o promocionar lo que crea pertinente.
CAMPAÑA PUBLICITARIA y SPOSORIZACIÓN
•
•
Se necesitará una importante campaña publicitaria a nivel local y
regional, promocionando las distintas actividades, por lo que la
empresa deberá presentar un plan de medios, con el detalle de las
piezas a utilizar ya sea en TV, radio, prensa escrita o publicidad
rodante.
La empresa adjudicataria podrá comercializar publicidad para
patrocinar el evento, ya sea instalando banners o cartelería y
banderas dentro del predio y menciones locutadas en el escenario
previo acuerdo con la Dirección General de Cultura y la Secretaría de
Comunicaciones quienes también podrá incluir en los mismos
términos, los patrocinantes que fueran gestionados por la Unidad de
Carnaval y la Dirección Gral.de Cultura. No pudiendo realizar
publicidad acerca de la venta de tabaco.-
SERVICIOS
•
La empresa adjudicataria se hará cargo de la contratación de servicios
higiénicos portátiles, (baños químicos), dispuestos en 15 baterías
dentro del predio y en número de unidades necesarias en función del
público asistente teniendo en cuenta de contar por lo menos con dos
baterias de baños para personas con capacidades diferentes.
•
También serán de su responsabilidad los servicios de vigilancia y
seguridad (policía y seguridad privada), tanto durante las noches que
hay actividad como en las horas en que el predio esté cerrado,
disponiendo los operativos necesarios y la presencia de personal
adecuado.
•
El servicio de limpieza para mantener la correcta higiene y buen
estado del predio también será responsabilidad de la empresa, que
dejará todo en impecables condiciones una vez terminado el evento y
desmontadas todas las infraestructuras.
para el año 2015.
Se realizará la organización y producción general del evento, con similares
características a las de 2014, aunque se acordarán oportunamente las
fechas, los shows de cierre de cada jornada etc..
La Intendencia de Maldonado aportará lo siguiente:
-
Las instalaciones del Campus de Maldonado (sector de las canchas
de tenis, estacionamiento Este y canchas de básquetbol al aire libre)
-
Los shows de artistas locales y de Montevideo para completar la grilla,
los que serán seleccionados por la Unidad de Carnaval y la Dirección
Gral. De Cultura.
-
Un/a profesional para hacer la tarea de presentador/a a manera de
maestro/a de ceremonias.
-
La energía eléctrica necesaria para toda la operativa; No incluye los
materiales necesarios para la instalación, ni la conducción de la
energía desde la Sub Estación situada en el lado Norte del Estadio
Domigo Burgueño, lo que deberá ser resuelto por la empresa.
-
La difusión del evento a través de todos los medios al alcance,
haciendo énfasis en la actividad del escenario y promocionando la
actuación de los distintos artistas.
-
La presencia de un funcionario de la intendencia concretamente de la
Unidad de carnaval para que coordine los aspectos operativos con los
distintos conjuntos y un funcionario del campus, mas precisamente un
electricista que estará de guardia para subsanar cualquier
eventualidad en las instalaciones propias; (Las instalaciones
transitorias en toda la infraestructura, escenario, stands plaza de
comidas etc., serán responsabilidad de la empresa.)
Factores económicos:
La empresa adjudicataria entregará como contrapartida por el uso de las
instalaciones del Campus Municipal el equivalente a $ 40.000 (en elementos
y artículos deportivos, redes, pelotas etc.) previo acuerdo con la Dirección
General de Deportes
La empresa asumirá todos los costos que impliquen los traslados y montajes
de las estructuras y su posterior desmantelamiento.
Los contratos de los números artísticos de cierre convenidos serán de entera
responsabilidad de la empresa, como los realizados por la intendencia serán
de su entera responsabilidad.
Los técnicos, iluminadores, sonidistas, montajistas etc, serán seleccionados
por la empresa, quien supervisará su accionar y abonará sus honorarios.
Los servicios de seguridad y limpieza son de entera responsabilidad de la
empresa en todos los aspectos, pudiendo cumplir los servicios por sí, o sub
contratar con otras empresas.
La empresa deberá responder del pago ante AGADU, (asociación general de
autores del Uruguay), pudiendo gestionar exhoneraciones o acordando el
monto a pagar al organismo.
La intendencia no hará lugar a posibles reclamos surgidos por terceros, (ya
sea particulares o empresas) por presuntos incumplimientos los que serán
derivados a la empresa adjudicataria.
Todos los aspectos que no estén contemplados en esta memoria descriptiva,
serán resueltos por la Intendencia de Maldonado en acuerdo con
representantes de la empresa.
Se tomarán en cuenta como factores de ponderación
en un 50 % la propuesta artístico cultural, 25 % servicios técnicos de
infraestructura, escenario, sonido y luces y en un 25 % los antecedentes de
la empresa.