organizaciones débilmente acopladas: ¿funcionan

ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
XII Congreso Internacional de la Academia de Ciencias Administrativas
A.C. (ACACIA)
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
MESA DE TRABAJO 11: INGENIERÍA Y GESTIÓN DE SISTEMAS.
Jaime Jiménez
Instituto de Investigaciones en Matemáticas Aplicadas y en Sistemas,
Universidad Nacional Autónoma de México
Av. Insurgentes 3000, Del. Coyoacán, C.P. 04510, México, D.F
Tel: (55) 56 22 35 42, xt 3597, Fax: (55) 56 16 26 70, Correo e:
[email protected]
Juan Carlos Escalante
Instituto de Investigaciones en Matemáticas Aplicadas y en Sistemas,
Universidad Nacional Autónoma de México
Miguel A. Morales-Arroyo
School of Communication and Information, Nanyang Technological University,
Singapur
Jesús Marcelo Ramírez Arias
Doctorado en Ingeniería (Sistemas-Planeación). Programa de Posgrado en
Ingeniería, Universidad Nacional Autónoma de México
Tijuana, Baja California, 13 al 16 de mayo de 2008
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
Resumen
Las organizaciones débilmente acopladas (loosely coupled) son aquellas en las
que las líneas de mando no están suficientemente definidas, y su desempeño
depende fundamentalmente de la motivación de las “partes” del sistema social.
Suelen presentarse entre algunas organizaciones no lucrativas (ONG’s, AC’s,
IAP’s) pero principalmente entre los sistemas educativos y de investigación.
Este tipo de arreglo no se observa en empresas cuyo objetivo es generar
productos, salvo en la micro y en algunos casos, la pequeña empresa en donde
la redundancia de funciones es relevante. Las organizaciones que presentan
este tipo de acoplamiento, ofrecen ventajas en ambientes turbulentos. Es
posible en este tipo de sistemas “romper” una organización en subsistemas con
funcionamiento autónomo, donde el acoplamiento débil es el “pegamento” que
los mantiene juntos. Grupos autónomos pueden ser más sensibles a cambios
en el entorno, responder más rápidamente, y ofrecer mejor capacidad de
adaptación. Se presenta el caso de una organización en el área de la
educación e investigación en el que las partes funcionan adecuadamente y
alcanzan sus objetivos con un buen nivel de eficiencia. La organización está
dispersa en varios lugares del país, de alguna manera asociada con la
institución de educación superior local. Actualmente dicha organización tiene
un nodo central donde se llevan a cabo reuniones periódicas de los integrantes
de los otros nodos, para coordinar esfuerzos y consensuar metas que, aunque
con relativa autonomía, tienden a converger en un objetivo común, la formación
de investigadores.
2
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
INTRODUCCION
Las formas de acoplamiento de las partes de un sistema social son variadas. El
acoplamiento débil es una forma que no se reporta con frecuencia en la
literatura. Paradójicamente, este acoplamiento ocurre más frecuentemente de
lo que se piensa. No hay que confundir acoplamiento débil con relaciones
informales de trabajo. En toda organización formal, con relaciones de autoridad
bien definidas, organigrama, y normatividad establecida, se dan ciertas
relaciones de trabajo llamadas “reglas o normas no escritas” que facilitan la
operación. En el caso de organizaciones con acoplamiento débil, el sistema
deliberadamente se establece con la normatividad apenas necesaria para que
se alcancen los objetivos buscados. Es un tipo de organización en la que la
motivación de las partes juega un papel muy importante. Asimismo, la toma de
decisiones es “horizontal”. Cuando esto ocurre, no es necesario contar con una
normatividad muy elaborada. Se reporta en este trabajo la forma de
organizarse del Centro de Innovación y Desarrollo Educativo (CIDE) que
muestra una estructura organizacional de acoplamiento débil, logrando sus
objetivos de una manera satisfactoria.
Las organizaciones débilmente acopladas.
La noción de organizaciones débilmente acopladas (loose-coupling) se refiere a
aquellas cuyas líneas de mando no están bien definidas, tanto desde la
perspectiva de una figura central ejecutiva, como entre las diferentes partes del
sistema. De acuerdo a Weick (1976), las organizaciones débilmente acopladas
consisten de una diversidad de unidades, departamentos, oficinas, que están
de alguna manera entrelazadas y responden entre sí, pero que también
retienen cierto grado de identidad y autonomía, preservando características
propias y ciertas formas de autogobierno. Este tipo de entrelazamiento se
encuentra por lo general entre las organizaciones no lucrativas, en particular
aquellas que se dedican a la educación. Son más democráticas, donde
diferentes actores, de las diferentes partes del sistema, participan del proceso
de toma de decisiones, en contraste con las organizaciones lucrativas, donde la
3
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
línea de mando se encuentra bien definida, desde el director hasta el empleado
menos especializado.
Para la teoría organizacional tradicional, este sería un ejemplo de una
administración débil. Sin embargo, se debe tomar en cuenta la naturaleza
radicalmente diferente de lo producido en las organizaciones educativas, el
conocimiento, y las ventajas que un acoplamiento débil puede ofrecer.
Según Reponen (1999), la naturaleza muy especializada de obtener, producir y
proveer conocimiento es una actividad altamente compleja, tanto que una de
las razones por la cual las líneas de mando no están bien definidas es porque
generalmente ni el alto mando sabe lo suficiente de las actividades que se
llevan a cabo en las diferentes partes del sistema, ni los diferentes
departamentos o unidades conocen bien a bien de la temática de unos y otros.
Una administración tradicional en este tipo de organizaciones, difícilmente
puede funcionar con eficiencia, pues los objetivos nunca estarán lo
suficientemente claros.
De acuerdo a Weick (1976), sin embargo, las ventajas que él ve en este tipo de
organizaciones son:
− Permiten a la organización prevalecer a través de fluctuaciones
que provocan turbulencia en el medio.
− Mayor sensibilidad hacia el entorno.
− Permite adaptaciones locales con más facilidad y el desarrollo de
soluciones creativas.
− Permite mayor espacio para el desarrollo de soluciones
innovadoras y mutaciones en respuesta al medio, por su mayor
diversidad para adaptarse a situaciones cambiantes en el entorno.
4
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
− Tiene la capacidad de manejar problemas en cualquiera de sus
partes sin afectar a la organización entera.
− Permite mayor autodeterminación entre sus miembros.
− Como hay menor coordinación, la administración es menos
costosa.
Todas las organizaciones exhiben acoplamiento tanto fuerte como débil dentro
y entre sus partes. Para la teoría organizacional tradicional, sin embargo, los
acoplamientos débiles son motivo de preocupación y corrección, especialmente
en organizaciones con orientación de lucro. Aunque algunos mecanismos
racionales como la descentralización, la delegación y la profesionalización han
sido introducidos en las estructuras organizacionales, las organizaciones deben
medir si lo que adquieren en flexibilidad, creatividad y mayor diversidad para
adaptarse al medio, compensa la pérdida percibida de control y coordinación
que le es imputado a las organizaciones con gerencias “débiles”, es decir,
débilmente acopladas. Las organizaciones que refiere Weick (1976) sin
embargo, son por naturaleza débilmente acopladas, y lo que el autor ofrece es
una aproximación seria a su estudio, que se salga de los moldes de la teoría
tradicional, y busque resaltar las ventajas que ofrecen estas organizaciones,
precisamente por esa mayor autonomía y creatividad de sus partes.
El CIDE, como organización educativa por naturaleza débilmente acoplada, va
más allá, y reduce el acoplamiento a su mínima expresión, sin minar, sin
embargo, la calidad del producto final: la investigación doctoral, el conocimiento
que aporta y contribuye al acervo del conocimiento de frontera, y la formación
de investigadores.
El CIDE
5
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
En contraste con la imagen de que los elementos en las organizaciones están
acoplados a través de vínculos estrechos y densos, Weick (1976) observa que
hay sistemas sociales cuyos elementos están débilmente unidos. Se dice que
el concepto de acoplamiento débil incorpora un gran número de observaciones
distintas de las organizaciones, sugiere nuevas funciones, crea problemas
difíciles para los metodólogos y genera preguntas intrigantes para los
especialistas (Weick, 1976:1). En México, un grupo de investigadores
establecidos, del más alto nivel académico y con más de dos décadas de
experiencia en el ámbito educativo, conscientes de la necesidad de romper con
modelos tradicionales de educación superior y de posgrado, así como de la
creación de nuevos centros regionales de investigación que verdaderamente
respondan a las necesidades regionales, se ha dado a la tarea de innovar en
estas áreas del desarrollo regional e integral. La idea nace del reconocimiento
de que la demanda por educación superior para los primeros 20 años del siglo
XXI, no sería satisfecha vía los sistemas educativos tradicionales. Los
investigadores aprovechan esta realidad para iniciar sistemas innovadores de
educación basados en el aprendizaje, y en la identificación y solución de
problemas. El grupo asevera que el “encumbramiento de estos sistemas está
basado en los avances en las ciencias cognitivas, las cuales demuestran que el
aprendizaje ocurre –especialmente al referirse a habilidades superiores y
niveles elevados de dominio– cuando el énfasis se cambia de la enseñanza al
aprendizaje, basado en estudio individual y grupal realizado por los
estudiantes”, y sobre temas específicos de investigación. El individuo aprende
a hacer investigación como parte de un proceso general de aprendizaje
(Jiménez y Escalante, 2007:9).
El acoplamiento débil conlleva la idea de que los elementos acoplados
responden a las demandas del suprasistema, pero que cada elemento también
preserva su propia identidad y alguna evidencia de su separación física o
lógica. Así, en el caso de una organización educativa, puede ocurrir que las
tareas de un consejero estén débilmente acopladas a las funciones del director.
Esto se visualiza como que las oficinas del director y el consejero están
enlazadas de alguna manera, pero que cada una mantiene su identidad y
separación, y su enlace puede ser limitado, poco frecuente, débil en sus
6
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
efectos mutuos, poco importante, y/o de respuesta lenta. El acoplamiento débil
también conlleva la connotación de poco durable, disolubilidad, y carácter
tácito,
siendo
todas
estas
propiedades
potencialmente
cruciales
del
“pegamento” que mantiene a las organizaciones juntas (Weick, 1976:3). En el
caso de la
organización que se reporta, estos sistemas consideran la
heterogeneidad de las condiciones familiares y sociales de los estudiantes,
haciendo necesario que los programas no sean uniformes, adaptándolos a las
circunstancias de cada alumno, liberando así al proceso de aprendizaje de los
dogmas de la pedagogía tradicional. El alumno lleva a cabo un proceso
personal que orienta su propio aprendizaje de manera que pueda alcanzar la
independencia intelectual a través del ejercicio permanente del juicio crítico,
dando oportunidad de acceso a la educación a todos los que la demanden,
garantizando así su democratización (Jiménez y Escalante, 2007:9).
Con el fin de dar seguimiento a los avances en la investigación de los
participantes, se organizan reuniones de socialización del conocimiento en las
que se intercambian experiencias respecto al método de aprendizaje seguido.
La reunión de socialización del conocimiento es una de las aportaciones
innovadoras de las comunidades científicas, ya que, a diferencia de la
universidad abierta, donde el intercambio del estudiante sobre aspectos
académicos de su trabajo es esencialmente un diálogo con su tutor, el alumno
aquí tiene la oportunidad de presentar sus avances, ventilar sus dudas,
plantear cuestionamientos, no sólo ante su tutor, sino ante otros estudiantes
con diferentes niveles de avance. Al mismo tiempo, recibe retroalimentación
inmediata de todos los participantes que quieran aportar, complementar, o
ayudar a resolver interrogantes, basados en su propia experiencia y
problemática. Al final de la ronda de aportaciones/comentarios, el asesor da su
opinión colegiada así como su propia aportación al trabajo del estudiante,
recoge sus avances, de acuerdo a un programa previamente consensuado con
él, y resume con consideraciones generales sobre los resultados (Jiménez y
Escalante, 2007:11). Las observaciones que los pares hacen son tanto de
forma como de contenido. La relación entre los alumnos está determinada por
la existencia de algunas habilidades compartidas, como son el método de
tratamiento de la información, el análisis bibliográfico, entre otras, o de atributos
7
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
“débiles”, como es el compartir un área del conocimiento pero no la misma
especialidad.
Esta “debilidad” en las relaciones entre los alumnos se extiende hacia sus
tutores, quienes se convierten en facilitadores del método de aprendizaje, y
guían al alumno hacia la búsqueda de especialistas en el área de estudio para
que sean éstos los que lo provean de una asesoría especializada. El docenteasesor juega un papel de suma importancia en la vida académica del
educando. Mediante su asesoría, que permite al alumno ser independiente en
la construcción y abordaje de su objeto de estudio, el docente-asesor cumple
un papel de consejero e interlocutor, que ayuda al alumno a cumplir con las
actividades que le permitan aprender y demostrar que tiene los atributos que lo
identifican como Maestro o Doctor en Ciencias. Como parte del proceso de
evaluación, el docente-asesor certifica la formación del alumno al validar el
cumplimiento de su programa de trabajo (Jiménez y Escalante, 2007:12). Se
observa que el sentido de pertenencia es grande, ya que los participantes del
programa manifiestan haber tenido la oportunidad de pertenecer a una
comunidad científica comprometida con sus objetivos.
El sentido de pertenencia es el mecanismo de acoplamiento que mantiene
unida a esta organización y que ha hecho posible que pueda desarrollarse en
el tiempo, en contraste con los mecanismos comúnmente discutidos, que son
los técnicos y los de autoridad (Weick, 1976:4). En el caso de la organización
en estudio, se observa que los tutores transmiten el método de aprendizaje a
través de tareas que los alumnos deben cumplir, el cumplimiento de dichas
tareas se observa en la entrega de reportes que los llevan a la adquisición de
competencias para la investigación. Es en este sentido que el mecanismo de
acoplamiento identificado es de carácter técnico mas no el de autoridad, ya que
la autoridad requiere de elementos tales como puestos de mando,
responsabilidades, oportunidades, premios y sanciones (Weick, 1976:4).
A diferencia de las formas de estudio tradicional, en donde se mide la eficiencia
teniendo como punto de referencia el tiempo, en este modelo, el punto de
referencia es la producción de resultados de la investigación, donde el tiempo
8
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
que le tome al alumno producirlos juega un papel secundario. Es por ello que
no se requiere de una estructura jerárquica fuerte para sostener la
organización, como sucede en los modelos tradicionales donde algunos de los
elementos más importantes son los maestros, salones de clase, directores y
demás. Como consecuencia de ésto, en los sistemas débilmente acoplados
existe más espacio disponible para la autodeterminación por parte de los
actores del sistema (Weick, 1976:8). En este sentido, los participantes de este
modelo innovador, centran la importancia de su forma de aprendizaje en el
logro de metas personales. Esto se debe a que el método se adapta a sus
actividades profesionales. En segundo grado indican que el programa les ha
dado la posibilidad de pertenecer a un grupo de profesionales que se dedican a
la investigación. El sentido de eficacia puede ser mayor en un sistema
débilmente acoplado (Weick, 1976:8). Los participantes perciben un incremento
en la eficacia del uso de su tiempo, ya que el método tradicional de estudio, al
ser más restrictivo, no les da espacio para desarrollar sus habilidades de
acuerdo a su ritmo de trabajo.
Conclusiones
Los sistemas educativos débilmente acoplados, como es el caso del CIDE, no
pueden ser encasillados en los paradigmas convencionales, los cuales están
basados en el reduccionismo y el análisis. Para poder entender los sistemas
débilmente acoplados se requiere de metodologías no convencionales (Weick,
1976: p.16). El enfoque de sistemas ha permitido que un sistema educativo
innovador como el CIDE, pueda ser identificado como débilmente acoplado.
CIDE es un sistema social de características peculiares. Ha estado
funcionando a lo largo de 20-25 años, generando resultados positivos. De
acuerdo a López-Pérez (2004)
el objetivo de CIDE es la formación de
comunidades científicas regionales, y dicho objetivo se ha ido alcanzando
paulatinamente. De acuerdo al mismo autor (López-Pérez, 2004), se han
graduado 77 individuos entre maestrías y doctorados. Desde luego, no es ni
pretende ser la solución a los problemas de formación de recursos humanos de
9
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
alto nivel para el país, sin embargo es una alternativa viable para profesionales
que requieren alcanzar un mayor nivel académico y que no pueden dedicarse a
sus estudios de posgrado en el sistema escolarizado.
Después de pasar por diversas vicisitudes, el CIDE ha logrado su registro
oficial en la Secretaría de Educación Pública y Cultura del estado de Sinaloa,
como institución educativa formal, a través del Centro de Estudios Justo Sierra
(CEJUS) de Surutato, Badiraguato, Sinaloa (Jiménez, 2008). Esto ha
convertido al CEJUS en el nodo aglutinador de las diversas sedes del CIDE
distribuidas en el territorio nacional. El CEJUS por otro lado, es un proyecto
alternativo de educación que comparte muchas de las características del CIDE
(Jiménez, 1992:415; Jiménez y Escalante, 1999:171; Zúñiga, 2004).
CIDE posee nodos en Colima (1982), Torreón (1999), Sinaloa (2001), Puebla
(2001) y Nayarit (2005), todos ellos débilmente acoplados con la sede principal
en Surutato (Jiménez, 2004:75).
En síntesis, la experiencia del CIDE demuestra que es posible alcanzar los
objetivos deseados con un sistema cuyas partes están débilmente acopladas,
sin tener necesidad de una infraestructura física y humana costosa. El
“pegamento”
que
aglutina
las
diversas
partes
de
este
sistema
es,
convincentemente, la motivación que cada uno de sus miembros tiene por
alcanzar sus objetivos particulares y los objetivos generales del CIDE.
10
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
REFERENCIAS
Jiménez, J. (1992), “An Experience in Rural Participative Planning”, en Planning
for Human Systems, J.M. Choukroun y R.M. Snow (eds.), University of
Pennsylvania Press, 407-416.
Jiménez, J. (2004), “Nuevas Formas de Generar Conocimiento en un Mundo
Globalizado”, por invitación en Desarrollo Científico Tecnológico y Educación
Superior en América Latina, Colección: Educación y Sociedad: Siglo XXI, Nydia
M. Castillo Pérez (coord.), Universidad Autónoma de Zacatecas y Universidad
Nacional de Ingeniería de Nicaragua, 67-94.
Jiménez, J. (2008), “New Collaborative Forms of Doing Research”, en New ISA
Handbook in Contemporary International Sociology: Conflict, Competition,
Cooperation,
A.
Dennis
and
D.
Kalekin-Fishman
(eds.),
International
Sociological Association book series, Sage, R.U., en prensa.
Jiménez, J. y J.C. Escalante (1999), “Community Development Through
Participative Planning”, Proceedings of the Russell L. Ackoff and the Advent of
Systems Thinking. A Conference to Celebrate the Work of Russell L. Ackoff on
his 80th Birthday and Developments in Systems Theory and Practice, Villanova
University, Villanova, PA, March 4-6, 1999, 167-178.
Jiménez, J. y J. Escalante (2007), “Algunas Respuestas Alternativas en
América Latina a la Globalización de la Investigación Científica”, Actas del
Primer Congreso Argentino de Estudios Sociales de la Ciencia y la Tecnología.
Internacionalización de Actividades Científicas y Tecnológicas. ISBN 978-98722523-73. Universidad Nacional de Quilmes, Buenos Aires, Argentina, 5 y 6 de
Julio de 2007. Presentación en disco compacto. 1 – 20.
López-Pérez, J. (2004). Comunicación personal vía correo electrónico
(Personal communication via e-mail).
11
ORGANIZACIONES DÉBILMENTE ACOPLADAS: ¿FUNCIONAN?
Reponen, T. (1999), “Is leadership possible at loosely coupled organizations
such as universities?”, Higher Education Policy 12, 237-244.
Weick, K. (1976), “Educational Organizations as Loosely Coupled Systems”,
Administrative Science Quarterly, 21, 1: 1-19.
Zúñiga Barrón, S. (2004), Pedagogía CEJUS. Algunos aspectos didácticos en
su construcción y fortalecimiento”, CEJUS.
12