Seguimiento Mapa de Riesgos de Corrupción

FORMATO DE SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
RESPONSABLE:
FECHA:
OFICINA DE CONTROL DE INTERNO
MAYO 13 DE 2016
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION (1)
RIESGO
CAUSA
CRONOGRAMA MRC
ELABORACION
PUBLICACION
CONTROL
Extralimitación de funciones
Inadecuada delegación
competencias
de
funciones
y
Concentración de Autoridad o
exceso de poder
Manual de Funciones y competencias
Política de Estilos de Dirección
Plan de comunicaciones.
Falta de plan de comunicaciones y de claridad en
procesos.
Falta de uso de los canales de Evaluación y retroalimentación
Incumplimiento de responsabilidades y funciones
información internos.
canales de información internos
relacionados con comunicación.
Deficiencias en el clima laboral.
Plan de manejo de crisis
Jefe Oficina
Planeación
Asesora
de Jefe Oficina Asesora
Comunicaciones
de
de
Página Web
Página Web
Capacitaciones de ética y transparencia
para todos los servidores
No se evidencio hoja de vida del riesgo
Personal sin conocimiento suficientes para
elaboración de los estudios previos.
Falta de claridad en las especificaciones técnicas
previas ya que muchas veces son generales y mal
planteadas.
Profesional
especializado
Decisiones ajustadas a intereses
responsable música académica Página
partículares
o
tráfico
de Gestores de ética y transparencia
Intranet
influencias
Equipo música académica
Jurados externos y participantes con
seudonimos
Estudios previos o de factibilidad
superficiales
Revisión jurídica
estudios previos
y
financiera
de
Actualización de formatos de estudios
previos o de factibilidad basados en las
normas vigentes
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Intranet
Web
ACCIONES
EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES
ACCIONES ADELANTADAS
Se recomienda fortalecer y revisar el Manual de
Funciones, de tal manera que sea un control eficiente
para minimizar el riesgo, dado que está calificado
como no efectivo.
Evaluar el segundo control establecido en razón a que El lider del proceso debe ejecutar las acciones de mejora
está calificado como que No se está aplicando en la propuestas en la hoja de vida del riesgo, por cuanto no se
evidencia su ejecución.
actualidad.
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
Corrupción 2015
Los controles establecidos para este riesgo no apuntan
a minimizar el riesgo identificado.
Se recomienda revisar el riesgo en su totalidad:
identificación, causas originadoras, controles y
acciones de mejora propuestas; con el fin de validar si Se reestructuró el Plan de Comunicaciones de la OFB y se creó
puede ser tipificado como riesgo de corrupción.
una Plan de Manejo de Crisis el cual fue aprobado en sesión del
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de Comité Directivo.
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
Corrupción 2015
OBSERVACIONES
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
e evaluación de los controles, de acuerdo con lo No se evidenció hoja de vida del riesgo, por lo tanto no se pudo Es necesario que en la descripción del riesgo
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de verificar las acciones adelantadas.
concurran los componentes de su definicion: Acción y
Corrupción 2015
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Se recomienda fortalecer los controles de tal manera
que apunten a minimizar las causas originadoras del
riesgo.
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
No se evidencian acciones adelantadas para la vigencia 2016
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
Corrupción 2015
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Designación de supervisores no idóneos
Fallas en la revisión de perfiles de cargos.
Falta de verificación de cargas laborales.
Sobrecarga de labores
diferentes contratos
de
supervisión
en
Manual de supervisión
Falencias en las labores de
supervisión
Procedimiento de supervisión
Página
Intranet
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Web
Falta de capacitación de supervisores
Personal con intención de favorecer intereses
particulares
Falta de personal para realizar las publicaciones
Fallas de los sistemas estatales de contratación
Inadecuada elaboración de los documentos y
estudios previos.
Demora por parte de las áreas en la aplicación de
las correcciones y ajustes de los documentos
previos requeridos para dar inicio a los procesos
de seleccion
Plan de adquisiciones de la vigencia
Procesos de contratación que no publicado en página web
Abogados
cumplan con el principio de
Jurídica
publicidad
Personal capacitado y con funciones
específicas de publicación de procesos
Oficina
Asesora Página
Intranet
Revision previa por parte de los
abogados de la oficina jurídica a los
borradores de los estudios previos
elaborados por las áreas y remitidos a
través del SISCO.
El Comité de Seguimiento a la Actividad
contractual, financiera y de metas, en el
Atraso en la ejecución del plan anual de Atraso en el desarrollo de los cual se hace seguimiento mensual al
Jefe Oficina Asesora Jurídica
adquisiciones de la Entidad, por parte de las áreas procesos de selección
Plan Anual de Adquisiciones.
responsables de la adquisición de bienes y
servicios.
A través de la herramienra GOOGLE
CALENDAR se comprate el cronograma
Falta de personal
de fechas importantes de los procesos
de selección que se encuentran en
ERRORES Y RETRASO EN LAS EVALUACIONES
curso en la OAJ, con los funcionarios
REALIZADAS POR EL COMITÉ EVALUADOR
que intervienen en el proceso con el fin
(COMPONENTE FINANCIERO Y TECNICO
de que conozcan los téminos.
Descuido y situaciones inesperadas que dificultan
un control estricto sobre los recursos fisicos;
Intranet
Formato de autorización retiro de
elementos con firma del responsable
de Almacén e Inventarios
Hurto o perdida de bienes de la Personal de seguridad controla entrada Profesional
Que no se reporte al Almacén el ingreso de algún entidad
y salida y la verificación de las Almacén
bien que se deba incorporar a los inventarios.
autorizaciones.
Pólizas que cubren todo riesgo de los
bienes
responsable
de
Intranet
Web
Se recomienda revisar el riesgo en su totalidad:
identificación, causas originadoras, controles y
acciones de mejora propuestas; con el fin de validar si
puede ser tipificado como riesgo de corrupción.
Se recomienda fortalecer los controles de tal manera
que apunten a minimizar las causas originadoras del
e riesgo.
No se evidencian acciones adelantadas para la vigencia 2016
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
Corrupción 2015
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
Se recomienda fortalecer los controles establecidos,
con la metodología establecida en la Guía para la
de tal manera que se minimice no sólo la probabilidad
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
sino el impacto de materialización del riesgo.
e
Se controla y verifica que los procesos son publicados Es necesario que en la descripción del riesgo
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
oportunamente
concurran los componentes de su definición: Acción y
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
Corrupción 2015
la Gestión del Riesgo 2015)
Se recomienda revisar el riesgo en su totalidad:
identificación, causas originadoras, controles y
acciones de mejora propuestas; con el fin de validar si
puede ser tipificado como riesgo de corrupción.
Fortalecer los controles establecidos, de tal manera
que apunten a minimizar las causas originadoras del
No se evidencian acciones adelantadas para la vigencia 2016
riesgo.
Las acciones de mejora deben ser adicionales a los
controles ya establecidos.
Se recomienda en el análisis del riesgo incluir los
factores externos.
Se recomienda revisar el riesgo en su totalidad:
identificación, causas originadoras, controles y
acciones de mejora propuestas; con el fin de validar si
puede ser tipificado como riesgo de corrupción.
Las acciones de mejora deben ser adicionales a los
controles ya establecidos, por lo cual se sugiere
evaluar y ajustar dichas acciones.
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
Corrupción 2015
Se verifica e informa a los funcionarios y vigilancia el
cumplimiento de revisar y diligencias el formato destinado para
el retiro o préstamo de elementos para actividades de la
Entidad.
Las pólizas de seguros contra todo riesgo de los bienes son
suscritas y actualizadas de manera oportuna.
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Intranet
Se recomienda evaluar los controles establecidos de
tal manera que apunten a mitigar las causas
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
originadoras del riesgo.
con la metodología establecida en la Guía para la
Se recomienda revisar las acciones de mejoras
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
La acción propuesta no está relacionada con el riesgo
propuestas las cuales deben ser adicionales a los
Es necesario que en la descripción del riesgo
identificado.
controles ya establecidos.
concurran los componentes de su definición: Acción y
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
la Gestión del Riesgo 2015)
Corrupción 2015
Intranet
Se recomienda evaluar las causas originadoras del
riesgo, los controles establecidos, y las consecuencias
de su materialización, teniendo en cuenta que no
apuntan a mitigación del riesgo en los Sistemas de
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
Información de la Entidad. Así como evaluar la
con la metodología establecida en la Guía para la
identicación de los Factores Externos en el Contexto
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Estratégico del Riesgo.
Es necesario que en la descripción del riesgo
Los controles establecidos no son suficientes para Se realizan monitoreos permanentes al Software Pfsense
concurran los componentes de su definición: Acción y
mitigar el riesgo. Se recomienda fortalecer los (firewall)
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
controles relacionados con la seguridad en los
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
sistemas de información acorde con la normatividad
la Gestión del Riesgo 2015).
vigente ( NTC-ISO/IEC 27001)
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
Corrupción 2015
Procedimiento Creación, Modificación
y/o Retiro de Usuarios
Falta de personal en el área.
Concentración de información de
Falta de procedimientos relacionados con el determinadas
actividades
o
manejo de información de las herramientas procesos en una persona
tecnologicas.
El registro de los soportes y atencion a
usuario, en el software GLPI, el cual Equipo área de sistemas
permite que se este construyendo con
cada
solucion,
una
base
de
conocimiento, al servicio de los
funcionarios del área.
Instalacion y puesta en funcionamiento
Sistemas
de
información de un firewall lógico.
No contar con un sistema de seguridad perimetral susceptibles de manipulación o
Equipo área de sistemas
adulteración
Acceso restringido al centro de
computo
Las áreas responsables de reportar la información
financiera y contable no la reportan a tiempo.
Fallas en los sistemas
Falta de personal
Cuadro de suminsitro de insumos de
información con responsables y fechas
Reportar inoportunamente la
de entrega
Áreas involucradas en
información financiera a los
información financiera
diferentes entes de control
Comités de socialización de fechas de
insumos de información necesarios
Deficiencias en el proceso de gestión documental
interno
pérdida
de
probatoria
Catastofres Naturales
documentación
Procedimientos Gestión Documental
Plan de Emergencias
Profesional
responsable
disciplinario
al
Intranet
Especializado
procesos Intranet
Se recomienda revisar el riesgo en su totalidad:
identificación, causas originadoras, controles y
acciones de mejora propuestas; con el fin de validar si
puede ser tipificado como riesgo de corrupción.
Es necesario fortalecer los controles, de tal manera
que apunten a corregir las causas originadoras del
Se realizan reuniones de evaluación al avance de la gestión
riesgo.
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
Corrupción 2015
Se evidencia que la actividad de escanear los documentos
radicados previo a su envio se realiza directamente a través de la
recepción de la entidad, y de manera particular también en el
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de área. Se observa el uso del correo electrónico para el envió de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo algunas comunicaciones. Hasta la fecha no se ha extraviado
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de ninguna documentación probatoria, sin embargo conoce las
Corrupción 2015
acciones a desarrollar en caso de presentarse. (Solicitar copia a
la fuente que originó el documento, solicitar copia a la
dependencia destinataria).
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definicion: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Falla en los esquemas de seguridad
Falta de diligencia en la custodia de los
expedientes.
Substracción o adulteración del
Profesional
expediente o de las piezas Los archivadores donde se conservan responsable
Falta de ética en el personal.
procesales de éste
los expedientes siempre están cerrados disciplinario
bajo llave
Desorden en los documentos que componen los
expedientes disciplinarios.
El prestamo de los expedientes a los
abogados
Procedimientos
Disciplinario
Falta de ética y transparencia
Desconocimiento de la ley
Interpretaciones
vigentes
subjetivas
de
Exceder facultades legales en la Capacitaciones sobre
proyección del fallo sancionatorio vigente y actuaciones
de
Se tiene debidamente organizado e identificado el archivo de
gestión del área. Se han realizado seguimiento a las TRD
trimestralmente por parte del área responsable (Ultima Acta
27/03/2016).
Se evidencia en la Caracterización del Proceso - PROCESO
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de DISCIPLINARIO aprobado en la reunión del 21 de Julio del 2015
evaluación de los controles, de acuerdo con lo del Comité Directivo que establece: Políticas Del proceso:
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de • Los archivadores donde se conservan los expedientes de los
Corrupción 2015
procesos disciplinarios siempre deben permanecer bajo llave y
el acceso es limitado.
• El préstamo de los expedientes es restringido, solo es de
consulta con acompañamiento de la responsable del proceso.
El acceso a los archivos es límitado
exclusivamente para la profesional
especializada responsable de los
procesos
las
Proceso
normatividad
normas
Sensibilizaciones
transparencia
Especializado
procesos Intranet
sobre
ética
Profesional
responsable
disciplinario
Especializado
procesos Intranet
Es necesario fortalecer los controles, de tal manera
que apunten a corregir las causas originadoras del
riesgo.
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
Corrupción 2015
Página
Intranet
Se recomienda revisar el riesgo en su totalidad:
identificación, causas originadoras, controles y
acciones de mejora propuestas; con el fin de validar si
e puede ser tipificado como riesgo de corrupción.
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
Corrupción 2015
y
Adecuada selección del personal de
control interno.
Deficiente compromiso institucional.
Intereses particulares
Cultura permisiva
Tráfico de influencias en las
Publicidad de los informes producidos Equipo OCI
auditorías
por la Oficina de Control Interno.
Web
Auditorías Entes de Control
Falta de ética profesional
Pago de favores
Uso indebido de la información
Falta de controles en la gestión documental de la
OCI
El flujo de información en las auditorías
debe realizarse formalmente conforme
lo establece el procedimiento de
Auditorías Internas.
Equipo OCI
Adecuada selección del personal de la
OCI
Fuente: Mapa de Riesgos Institucional
Hojas de Vida de los Riesgos por Proceso
Nota Aclaratoria: Se precisa que el Mapa de Riesgos publicado en la Web es el Mapa de Riesgos Institucional que incluye los Riesgos de Corrupción.
Página Web
Se realizo campañas de sensibilización sobre la responsabilidad
de los servidores públicos: 4, 7 y 27 de abril de 2016
Asistencia a Mesas de Trabajo convocado por el Procurador
General de la Nación: 7 de Abril de 2016
Asistena a Conferencia sobre protección de los recursos públicos
organizada por DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL: 8 de abril de 2016
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
Se realizaron actividades de fomento de la cultura del control en
marzo 31 de 2016 con la publicación en intranet del MECI. Se
socializó por correo electrónico a todos los funcionarios de la
entidad el 1 de Abril del 2016. Adicionalmente se llevo a cabo
una soliización con la Oficina Asesora de Planeación relacionada
con el Sistema de Control Interno, el MECI y la Oficina de Control
Interno
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
Se realizaron reuniones de autoevaluación correspondientes al
la Gestión del Riesgo 2015)
primer trimestre en fechas: 08 de enero acta No. 22, 01 de
marzo acta No. 04 y 06 de abril acta No. 05.
1) El 31 de marzo de 2016 se publicó en intranet la primera
entrega de Fomento de la Cultura del Control, cuyo tema
principal para la vigencia 2016 es el MECI. Se socializó por
correo electrónico a todos los funcionarios de la entidad el 1 de
Abril del 2016.
2) Se realizaron reuniones de autoevaluación correspondientes
al primer trimestre en fechas: 08 de enero acta No. 22, 01 de
Se requiere ajustar la identificación y los criterios de
marzo acta No. 04 y 06 de abril acta No. 05.
evaluación de los controles, de acuerdo con lo
3) En marzo 10 se hizo seguimiento al cumplimiento de las TRD,
establecido en la Guía para la Gestión de Riesgo de
con resultados exitosos. Quedó compromiso de transferencia
Corrupción 2015
documental de 2013 y adelantar el proceso de elaboración de la
hoja de control para los expedientes generados a partir de 2013.
4) Se estableció una hoja de excel como elemento de control
para la recepción y entrega de los Planes de mejoramiento en
medio físico y digital. Se escanean los informes definitivos y se
guardan en la carpeta digital correspondiente, así como los
documentos físicos.
Se sugiere hacer una revisión del riesgo de acuerdo
con la metodología establecida en la Guía para la
Gestión de Riesgo de Corrupción 2015.
Es necesario que en la descripción del riesgo
concurran los componentes de su definición: Acción y
omisión + Uso del Poder + Desviación de la gestión de
lo público + el beneficio privado. (Página 17 Guía para
la Gestión del Riesgo 2015)
En la actualidad la OFB se encuentra realizando un proceso de revisión de su Planeación Estratégica para alinearla al Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos, lo que conlleva una revisión y actualización de los Mapas de Riesgos de Corrupción e Insitucional.
ORIGINAL FIRMADO
MARIA JANNETH ROMERO MARTINEZ
Auditor
ORIGINAL FIRMADO POR
Vo.Bo.: MAGDALENA PEDRAZA DAZA
Jefe Oficina Control Interno