Unidad II - WordPress.com

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
DISEÑO DE APLICACIONES EMPRESARIALES - GRUPO AR
DOCENTE: ESP. ALEXIS OLVANY TORRES CH.
PRIMER SEMESTRE 2011
Unidad II
Justificación
En el capítulo anterior vimos la importancia de definir el cronograma de
actividades en el proyecto y lo que este representa para el correcto desarrollo
del mismo. Si bien es usual oír que el principal problema de los proyectos es
que no se cumple con el tiempo estipulado al inicio, otro de los grandes retos
que debe asumir la gerencia de proyectos es la determinación de los recursos
necesarios para cumplir con el alcance y los objetivos del proyecto y a partir de
este llegar a identificar el presupuesto.
En todo proyecto se persigue un fin económico, por eso si llega a ver un
problema que ocasione un mayor costo al proyecto, este será de gran impacto
dentro de la organización ejecutora y tendrá serias repercusiones en la calidad
del producto final. Así que hay que tener en cuenta la frase “si algo puede salir
mal, saldrá mal” Ley de Murphy., para poder controlarlo dentro del desarrollo
del proyecto. Para esto la metodología PMI, nos brinda la metodología para
controlar los costos y la calidad del proyecto que veremos a continuación.
Logros
Conocer el proceso de determinación de los costos del proyecto por lo que
aprenderemos a:
Definir los recursos (personas, equipos, materiales) y las cantidades, que
requerimos para ejecutar correctamente el proyecto.
Llegar a una aproximación (estimado) de los costos de los recursos que se
necesitan para completar las actividades del proyecto.
Asignar el presupuesto general de costos a cada ítem individual de trabajo.
Controlar los cambios al presupuesto del proyecto.
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DISEÑO DE APLICACIONES EMPRESARIALES - GRUPO AR
DOCENTE: ESP. ALEXIS OLVANY TORRES CH.
PRIMER SEMESTRE 2011
Plan de Trabajo
En esta unidad veremos como debemos hacer la Administración del Costo, de
acuerdo con los procesos requeridos para que el proyecto finalice en el
presupuesto estipulado. Esto está relacionado tanto con los recursos materiales
necesarios para el proyecto, como a los recursos humanos (horas de trabajo)
que ya vimos en el capítulo anterior. Para ello nos apoyaremos en varias
lecturas que nos permitirán ver diferentes criterios de estimación y control de
costos.
Contenidos
Lección 1: Gestión de costos
Lección 2: Gestión de calidad
En la lección uno de este capítulo aprenderemos el tema de gestión de costos.
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DISEÑO DE APLICACIONES EMPRESARIALES - GRUPO AR
DOCENTE: ESP. ALEXIS OLVANY TORRES CH.
PRIMER SEMESTRE 2011
Lección 1: Gestión de costos
Logros:
El principal logro en esta lección consiste en realizar el desglose de las
actividades del proyecto y definir los costos de cada una de las actividades
propuestas para así llegar a definir el costo total del proyecto.
Acciones
Mediante la lectura teórica y la determinación de las características del
proyecto el deberemos identificar cada una de las actividades propias del
proyecto, la estimación de la duración y el costo de los servicios profesionales,
que en su mayoría están representados por horas de trabajo.
Encontraremos el proceso a desarrollar para realizar la gestión de costos de
forma general y resumida.
Encontraremos las actividades que nos permiten identificar los costos
que requerimos para realizar el proyecto y la forma como podemos definir
el valor estimado.
Allí encontraremos la lectura sobre la metodología para realizar un costeo por
actividad que nos facilitará la estimación del costo total evitando que exista un
sobre costo.
Encontramos un caso, de mal manejo de los dineros que entran a la empresa
ejecutora del proyecto y que termina usándolos en cosas ajenas al proyecto.
Además vemos como una mala planificación de las actividades y los costos
que estas generan durante su ejecución, pueden afectar el correcto desarrollo
del proyecto y producirán menos beneficios que los esperados inicialmente.
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DOCENTE: ESP. ALEXIS OLVANY TORRES CH.
PRIMER SEMESTRE 2011
Lección 2: Gestión de calidad
Logro
El principal logro de esta lección consiste en identificar los estándares de
calidad relevantes al proyecto y determinar como satisfacerlos. Es importante
agregar que la gestión de calidad del proyecto debe estar enmarcada en los
procesos de calidad donde están insertos los proyectos, es decir si existe un
proceso de calidad dentro de la universidad donde pertenece el proyecto este
debe adaptarse.
Acciones
Encontraremos el proceso a desarrollar para realizar la gestión de calidad
de un proyecto, esta presentación es general y nos permite tener una idea
de la forma como se debe tratar el tema de calidad en los proyectos.
Posteriormente, Encontraremos las actividades que determinan los procesos,
según la metodología PMI, para la correcta administración de la calidad del
proyecto. Para finalizar encontramos las generalidades sobre la calidad en proyectos.
Mediante la lectura teórica y la determinación de las características del
proyecto el alumno debe identificar el plan de calidad del proyecto,
identificando los requerimientos de calidad que tiene el proyecto dentro de la
estructura de la empresa que realiza el proyecto y de acuerdo con las
exigencias del contratante.
Adicional a esto debemos realizar una lectura donde encontramos la
reglamentación de la ISO 100006 para la calidad en los proyectos.
Para finalizar Encontraremos las preguntas más frecuentes para el tema
de gestión de calidad y gestión de costos.
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PRIMER SEMESTRE 2011
Problema
La definición y el control de los costos implican una acción cuidadosa y estricta,
porque cuando no se tiene claro de dónde se generan los costos de un proyecto,
éste podría fracasar y volverse económicamente inviable, lo mismo ocurre si una
vez determinados los costos, en la etapa de ejecución, no se vigilan.
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Problema
Problema
La definición y el control de los costos implican una acción cuidadosa y
estricta, porque cuando no se tiene claro de dónde se generan los costos de
un proyecto, éste podría fracasar y volverse económicamente inviable, lo
mismo ocurre si una vez determinados los costos, en la etapa de ejecución,
no se vigilan.
Los costos se componen de todos los recursos necesarios para sacar
adelante un proyecto, incluidos el talento humano y recursos físicos
(maquinaria, equipos, etc.) y que se consumen para llevarlo a cabo.
Por otra parte, el control de costos, se realiza a través del monitoreo y
registro de los costos del proyecto, pero no debemos olvidar que esos datos
podemos emplearlos para tomar acciones correctivas durante la ejecución
del proyecto, antes de que afecten la ejecución del mismo. Esto lo debe
realizar el gerente de proyecto y debe quedar documentado para luego ser
usado como modelo en otros proyectos.
Lección 1: Gestión de costos
La Administración del Costo está orientada a los procesos requeridos para
que el proyecto se realice y finalice con el presupuesto estipulado. Por lo
tanto esto incluye tanto los recursos materiales necesarios para el proyecto,
como el talento humano (horas de trabajo, cantidad, etc.)
En la fase de planificación, según metodología PMI, este proceso consiste en
determinar qué recursos y qué cantidad de cada uno son necesarios. En la
fase de ejecución, este proceso controla los cambios al presupuesto del
proyecto.
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Problema
Costos
Planificación de
recursos
Planificación
Costos
Estimación de
costos
Planificación
Costos
Control de
costos
Control
Costos
Asignación del
presupuesto de
costos
Planificación
Lección 2: Gestión de calidad
La gestión de la calidad del proyecto, según metodología PMI, incluye los
procesos requeridos para asegurar que la calidad del mismo va a satisfacer
las necesidades para el cual fue acometido. Debemos incluir todas las
políticas de calidad definidas por la empresa donde se desarrolla el proyecto.
Para esto debemos:
Planear la calidad a través de la identificación de los estándares que nos
exige el cliente y/o la empresa donde se desarrolla el proyecto y
determinar como satisfacerlos.
Asegurar la calidad por medio de la evaluación del desempeño general
del proyecto de manera regular para así garantizar que al final se
satisfagan los estándares de calidad.
Controlar la calidad a través del seguimiento y monitoreo para determinar
si cumplen con los estándares de calidad relevantes e identificar maneras
de eliminar causas de desempeño no satisfactorio.
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Problema
Estos procesos no necesariamente se dan una después del otro, se pueden
dar de forma simultánea e interactúan entre ellos y con otros procesos de
otras áreas de conocimiento.
Calidad
Calidad
Planificación de
la calidad
Aseguramiento
de la calidad
Planificación
Ejecución
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Calidad
Control de
calidad
Control
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Introducción
Lección 1: Gestión de tiempo
En esta parte y con el fin de facilitar la comprensión de lecturas, hacemos una
breve presentación de los procesos empleado en la metodología PMI.
De acuerdo con el capítulo anterior ya teníamos definido unas actividades, que
mostramos a través de la descomposición detallada del trabajo (WBS). En ella
determinamos la duración estimada basándose únicamente en las duraciones de
tareas y dependencias de tareas especificadas, luego realizamos la estimación de
costos, que es el proceso de desarrollar los costos aproximados de los recursos
y/o tareas necesarias para llevar a cabo las actividades del proyecto. Por lo
general en los proyectos de consultoría, los costos están ligados con el tiempo,
ya que el proyecto que involucra servicios profesionales y la mayoría están
representados por horas de trabajo de las personas, como lo registra, Serer
Figueroa M.
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Fundamentación
Fundamentación
Lección 1: Gestión de tiempo
En esta parte y con el fin de facilitar la comprensión de lecturas, hacemos
una breve presentación de los procesos empleado en la metodología PMI.
De acuerdo con el capítulo anterior ya teníamos definido unas actividades,
que mostramos a través de la descomposición detallada del trabajo (WBS).
En ella determinamos la duración estimada basándose únicamente en las
duraciones de tareas y dependencias de tareas especificadas, luego
realizamos la estimación de costos, que es el proceso de desarrollar los
costos aproximados de los recursos y/o tareas necesarias para llevar a cabo
las actividades del proyecto. Por lo general en los proyectos de consultoría,
los costos están ligados con el tiempo, ya que el proyecto que involucra
servicios profesionales y la mayoría están representados por horas de trabajo
de las personas, como lo registra, Serer Figueroa M.
Para conocer los costos estimados por cada actividad y según la
metodología PMI, debemos hacer uso de:
Información histórica: conocer los trabajos similares o proyectos previos.
El alcance: nos permite considerar la justificación y los objetivos del
proyecto, durante la planeación de recursos.
Descripción de recursos con que se cuentan: es importante tener
conocimiento de que recursos (personas, equipo y materiales) están
disponibles para ejecutar el proyecto.
Políticas organizacionales: saber sobre las políticas internas de la
empresa sobre el alquiler o compra de suministros y equipos, así como
sobre contratación de personal.
Una vez identificada y analizada esta información, no esta de más consultar
con expertos para cerrar el estimativo de los costos del proyecto.
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Fundamentación
Herramientas y técnicas para la estimación de costos
Estimación análoga
Consiste en emplear el costo real de un proyecto similar anterior, como la
base de la estimación del proyecto corriente. Se usa con frecuencia para
estimar costos totales de proyecto, en casos en los que se cuenta con una
cantidad limitada de información detallada del proyecto y no es muy precisa.
Modelación paramétrica
Consiste en usar características (parámetros) del proyecto, en un modelo
matemático para predecir costos. Los modelos pueden ser simples (la
construcción de casas costarán cierta cantidad por cada metro cuadrado de
área habitable) o complejos (un programa se cuantifica cada actividad usa 10
factores de ajuste separados que contienen cada uno de varios puntos).
Estimación abajo/arriba
Consiste en estimar el costo de ítems individuales de trabajo, y luego totalizar
todos los estimativos individuales para conseguir el total del proyecto.
Herramientas computarizadas
Software de administración de proyectos y hojas de cálculo que asisten en la
estimación de costos. Tales productos pueden facilitar el uso de las
herramientas descritas anteriormente y por lo tanto pueden facilitar la rápida
consideración de las muchas alternativas de costeo.
Tras especificar los costos, podremos guardarlos como presupuesto antes de
comenzar a realizar el seguimiento y administrar el plan. Y tras determinar
los costos, debemos realizar su seguimiento y administración con el fin de
asegurar que el proyecto no sobrepase el presupuesto. La administración de
costos consiste en mantenerlos dentro del presupuesto. Se componen de
todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los
recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo, y los materiales
que se consumen para llevarlo a cabo.
Para controlar los costos se requiere que identifiquemos los problemas,
revisando los costos totales y las varianzas que se producen a lo largo del
proyecto. De este modo, podremos realizar ajustes si son necesarios. En
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Fundamentación
caso de variaciones es importante que dejemos documentadas las lecciones
aprendidas, en donde especifiquemos las causas de las varianzas, el
razonamiento detrás de las acciones correctivas escogidas, para volverse
parte de la base de datos histórica para este proyecto y para otros proyectos
de la organización ejecutora
Recuerde que esto es metodología PMI y que debemos ingresar al sitio de
monografías.com
http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml, para leer la
parte correspondiente a administración de costos.
En esta parte nos apoyaremos en varios artículos que nos presenta la
administración de costos en proyectos:
La administración estratégica de actividades realmente efectiva por Sergio
Cervantes Ruiz-Olloqui
http://direccionestrategica.itam.mx/Administrador/Uploader/material/La%20ad
mon%20estrategica.pdf
Antecedentes, ventajas y limitaciones del costeo por actividades por Norge
Garbey Cachón
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin1/costeactivnorg
e.htm
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Introducción
Lección 2: Gestión de calidad
Los siguientes procesos, según la metodología PMI, son los elementos principales
de la administración de la calidad del proyecto:
Planificacióndelacalidad
Consiste en identificar los estándares de calidad relevantes al proyecto y
determinar como satisfacerlos.
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Fundamentación
Fundamentación
Lección 2: Gestión de calidad
Los siguientes procesos, según la metodología PMI, son los elementos
principales de la administración de la calidad del proyecto:
Planificación de la calidad
Consiste en identificar los estándares de calidad relevantes al proyecto y
determinar como satisfacerlos.
Definición de la calidad
Consiste en evaluar el desempeño general del proyecto de manera regular
para así proveer la confianza de que el proyecto va a satisfacer los
estándares de calidad relevantes.
Control de calidad
Consiste en monitorear resultados específicos del proyecto para determinar
si cumplen con los estándares de calidad relevantes e identificar maneras de
eliminar causas de desempeño no satisfactorio.
Planificación de la calidad:
Para iniciar el proceso de calidad debemos partir de:
Conocer y analizar la política de calidad existente en la empresa que
desarrolla el proyecto, adaptarla e implementarla de acuerdo con las
necesidades del proyecto y a los requerimientos del cliente o beneficiario
de la calidad. Esto con el fin de no duplicar esfuerzos realizando un
proceso de calidad particular para el proyecto.
Conocer el alcance del proyecto en cuanto al tema de calidad, pues es
clave en la planificación de la calidad documentar los objetivos del
proyecto que sirve para definir los requerimientos más importantes de los
interesados.
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Fundamentación
Conocer los procesos relacionados con el tiempo, costos, recursos y el
personal, pues la identificación de estas actividades son el punto de
partida para definir la planificación de la calidad durante el desarrollo del
proyecto.
Analizar y describir el producto, donde se determinan los detalles técnicos
y otros temas que pueden afectar la planeación de la calidad.
Conocer los estándares y regulaciones, específicas en áreas de
aplicación del proyecto.
Una vez realizado el plan de calidad del proyecto se debe definir las
herramientas para controlar y asegurar la calidad. Para ello debemos
establecer claramente que desea el cliente y en que se puede comprometer
la entidad ejecutora. Una vez identificado esto, el gerente interpreta las
necesidades del cliente y determina la estrategia para satisfacerlo, desarrollo
el programa de seguimiento, supervisión y control de calidad.
Lo más común es desarrollar mediciones o pruebas a los insumos,
materiales, herramientas, materiales, etc. Así mismo se realizan mediciones
sobre el desempeño y productividad del talento humano involucrado en el
proyecto. En cuanto al desarrollo del los procesos del proyecto se determinan
indicadores de ejecución y avance del mismo.
Es posible usar gráficas para ver la tendencia delos elementos
anteriormente mencionados para facilitar el análisis y compresión de los
resultados.
Una vez implementados los proceso de calidad en el proyecto, los productos
de entrega será aceptados por el contratante o rechazados y en este caso se
deberá hacer un reproceso. No olvide que cualquier información que salga
del proceso de calida debe ser documentada y archivada para que sirva en
otros proyectos similares.
Recuerde que esto es metodología PMI y que debemos ingresar al sitio de
monografías.com
http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml, para leer la
parte correspondiente a la administración de calidad.
Para ver la norma que reglamenta la calidad en los proyectos debemos leer
el siguiente documento: ISO 10006
http://www.ilustrados.com/publicaciones/EEEAEFlVAuKVsqJlbz.php
Introducción a la gerencia de proyectos informáticos
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2
Fundamentación
En el siguiente artículo titulado: Gestión de calidad en documentación por
María Pinto Molina, encontraremos una descripción general del concepto de
calidad y en específico el proceso de calidad en los documentos. Hagamos
una lectura detenida y el correspondiente análisis del contenido.
http://eprints.rclis.org/archive/00002726/01/ad0110.pdf
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Introducción
Bibliografía
ISO 9000 Guía de instrumentaciones para pequeñas y medianas empresas
Autor: Frank Voehl, Meter Jackson, David Ashton. 1997
PMBOK Guide. Autor: PMI, Edición 2000
Sitios Web
PINTO MOLINA. María. Gestión de calidad en documentación. Vol. 1, 1998,
Págs. 171-183. http://eprints.rclis.org/archive/00002726/01/ad0110.pdf
IBARRA.
Manuel
Francisco.
ISO10006
http://www.ilustrados.com/publicaciones/EEEAEFlVAuKVsqJlbz.php
Problemas específicos
Los proyectos desarrollan activos que producen un retorno a la empresa y a sus accionistas.
A menos que un proyecto demuestre su capacidad para devolver ese dinero, no va a
conseguir los fondos que necesita para invertir en el negocio y hacerlo funcionar. Por esto
debemos ser estrictos a la hora de estimar los costos y para ello debemos partir de una
estructura que nos ayuda a tener en cuenta todos los costos posibles en los que
incurriremos.
Ejemplos
La estructura de costos se puede organizar de diferentes formas, de acuerdo con
MirandaM.J.Jlessugierolasiguiente:
http://www.administrativedigest.com/libreria.asp
Costo de la mano de obra directa: son los valores estimados de utilización
de mano de obra de distintas calificaciones. Se utiliza el costo por unidad de
tiempo y el tiempo necesario para culminar una actividad.
Técnicos
Profesional I
Profesional II
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8
Introducción
Materiales y suministros: cantidad de materiales para realizar una
actividad, se determina la forma de medida y la calidad.
Compras de equipo y maquinaria: la ingeniería de detalle determinará los
equipos que requerimos para realizar una actividad, en este punto se debe
tener en cuenta la calidad exigida y su costo.
Arriendo de maquinaria: el proyecto no necesariamente requiere que se
compren los equipos para realizar una actividad sino que se pueden tomar en
arriendo.
Costos de servicios de consultaría: costos de los servicios especializados se
valora por unidad de tiempo y por número de días u horas.
Costos de viaje y desplazamientos: es importante analizar este rubro pues
este puede ser bastante considerable aquí hay que ver el costos de hospedaje,
alimentación, transporte, pago de impuestos de salida del país, etc.
Improvistos y contingencias: este rubro es una partida para cubrir las
posibles situaciones inesperadas de orden interno o externo. No se debe
exceder del 5 al 7 % del valor total del presupuesto.
Seguros, impuestos y otros cargos: costos de asegurar el personal del
proyecto y el equipo contra daño, robo, lesión y los costos que ofrece
protección frente a demanda por daños a terceros, así como los impuestos.
Gastos indirectos: proporción de costos que gravan el proyecto y que por su
naturaleza no se pueden identificar en forma singular en cada actividad.
Ampliación
Bibliografía
SERER FIGUEROA. Marcos. Gestión Integrada de Proyectos. 2001
Síntesis:
Desarrolla las denominadas funciones núcleo y funciones instrumento,
actividades y armas que el gestor (el Project Manager) necesita para llevar a
cabo los objetivos del proyecto, bajo el esquema de gestión del Project
Management Institute.
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Introducción
Bibliografía
ISO 9000 Guía de instrumentaciones para pequeñas y medianas empresas
Autor:FrankVoehl
MeterJackson
DavidAshton
Año: 1997
Síntesis:
Nos ofrece una guía práctica para alcanzar la calidad, de forma sencilla.
Nos muestra las ventajas y desventajas de implementar la calidad y de que
forma se puede hacer de acuerdo con el tipo de empresa.
Bibliografía
Eldesafío
Autor:
MM
Año: 2004
dela
MIRANDA,
gerencia
de
Juan
proyectos,
José,
editores
Síntesis:
Nos ofrece una guía práctica realizar la gestión de proyectos basándose en la
metodología PMI.
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Ampliación
Ampliación
Definición de la calidad
Según lo consignado por Voehl, F, la calidad se define como “la totalidad de
los rasgos y características de un producto o servicio que se relaciona con su
capacidad para satisfacer determinadas necesidades”.
Para iniciar los procesos de calidad, no se puede trabajar a partir de
intuiciones. Si bien estas percepciones de que algo está mal, de que hay un
problema pueden representar un punto de partida legítimo, es necesario
contar con la solidez de la información si realmente queremos resolver los
problemas a fondo.
La información que genera el proyecto es para el uso de la empresa donde
se realiza el proyecto y la entidad contratante. Esta información puede servir
para conocer mejor los problemas del proyecto. Pero definitivamente no es
suficiente. La empresa, necesita generar además información de carácter
más cualitativo. Esta es la información que requiere el proyecto y que solo el
podrá procesar para solucionar los problemas que la propia información
arroje. Cuando se identifica la presencia de un problema, hay que conseguir
información sobre el mismo para cuantificarlo y dimensionarlo. Pero también
hay que obtener elementos de la realidad para comprenderlo, es decir, para
conocer sus causas, y para conocer el nivel de importancia de cada una de
sus causas.
Cuando el equipo del proyecto logra definir que algunas de estas causas
pueden ser atacadas de raíz, y decide emprender una acción en ese sentido,
requerirá información para ver si en efecto lo está logrando. Y una vez
logrado, es necesario que mantenga constancia en la información sobre este
aspecto de manera que sea capaz de evitar recurrir en las causas que han
sido identificadas previamente y que han logrado ser combatidas.
Esto significa que el gerente y los profesionales deben llegar a acuerdos
acerca de cómo monitorear su desempeño, y deben desarrollar sus propios
indicadores de la calidad del proyecto.
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1
Ampliación
Recordemos que mejoramos los procedimientos prioritariamente para
mejorar la calidad del proyecto y de todos los proyectos que emprendamos.
Este debe convertirse en el indicador más importante de la eficacia de las
medidas emprendidas.
El proceso anterior es lo que permitirá continuar con el ciclo de la calidad.
Esto es así porque una vez que se ha resuelto un problema, se han
alcanzado estándares nuevos de funcionamiento y operación. Pero estos
estándares se alcanzan sólo para romperse nuevamente, estableciendo las
medidas que permitan volverlos a elevar.
La calidad y la organización
Una organización o empresa es un proceso porque está constituida
fundamentalmente por relaciones. De estas relaciones, dos son las más
importantes: las relaciones con los beneficiarios (cliente o entidad contratante
y la comunidad en general) y las relaciones entre quienes en ella trabajan.
Mejorar la calidad significa mejorar las relaciones.
Puesto que la organización es un proceso, Voehl, F y el proceso está
constituido fundamentalmente por relaciones, la mayor parte de las causas
de la baja calidad están en el sistema, no en las personas. Es el sistema el
que favorece un determinado tipo de relaciones, y las personas,
independientemente de sus virtudes o defectos, trabajan bajo esas reglas del
juego. Si queremos cambiar la forma como trabajan las personas, es
necesario cambiar el sistema, y eso significa cambiar las relaciones. La
filosofía de la calidad se contrapone de frente a la práctica, tan común, de
sólo fijarse en los resultados. La filosofía de la calidad se fija en los procesos.
Puesto que la calidad es un proceso, la calidad tampoco puede asegurarse
con inspección. La inspección podrá constatar que la calidad está mal, y
podrá incluso decir qué tan mal está. Pero decirlo no resuelve los problemas,
porque el proceso seguirá igual. La calidad hay que introducirla en el
proceso. Tenemos que mejorar el proceso para esperar resultados
mejorados. Para lograrlo, es necesario entender estos procesos, así como
los cambios que pueden sufrir y las variaciones que pueden propiciar.
Uno de los procesos más importantes es el proceso de planificación. La
calidad comienza desde el diseño mismo de la planificación del proyecto.
Esto significa que, desde que definimos qué queremos lograr, que objetivos
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2
Ampliación
vamos a alcanzar y cómo los queremos lograr, desde que definimos
queremos posesionarnos, como empresa, con este proyecto, así como las
áreas de actividad a las que queremos como organización llegar, estamos
introduciendo calidad.
La calidad como proceso
La gestión de la calidad del proyecto incluye los procesos requeridos para
asegurar que la calidad del proyecto va a satisfacer las necesidades para el
cual fue acometido. La calidad es un concepto relativo y dinámico, no se
puede definir en términos absolutos. Y siempre es posible pretender más
calidad. Un movimiento de búsqueda de la calidad es un proceso que una
vez iniciado, nunca termina. No hay tal cosa como "niveles aceptables" de
calidad. Siempre tenemos que estar insatisfechos con los niveles de calidad
alcanzados, porque siempre será posible mejorarlos.
En un movimiento hacia la calidad, no se trata de acomodar lo que está mal.
Se trata de resolver los problemas atacando sus causas. En otras palabras,
se trata de eliminar todo aquello que provoca la existencia del problema.
Cada proyecto es único. El proyecto típico puede existir sin embargo en
algún punto encontraremos diferencias. Por eso es muy difícil hablar de los
problemas que afectan la calidad en los proyectos en términos generales. Sin
ánimo de generalizar haremos un listado de ellos, no con el fin de implicar
que en todos los proyectos necesariamente están presentes. Pero sí con la
intención de despertar inquietudes acerca del tipo de problemas que pueden
afectar la calidad.
Hay problemas que son comunes a muchos proyectos.
1. No se planificó adecuadamente: no se estimó adecuadamente el tiempo
necesario para realizar las actividades, no se avisó el aumento de costos
durante el tiempo de ejecución, no se planificaron todas las actividades
que eran necesarias realizar, no se tomó en cuenta factores que impedían
cumplir los objetivos.
2. No se controló lo que estaba sucediendo: no siempre se hizo seguimiento
a las decisiones que se adoptaban, no se corrigieron los errores
encontrados, no se comunicó los problemas que estaban ocurriendo.
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3
Ampliación
3. No se tomó en cuenta la opinión de los beneficiarios: no hubo una
comunicación efectiva con los beneficiarios del proyecto, no se hizo caso
a los comentarios y observaciones de los beneficiarios.
4. No se evaluaron otras experiencias similares, se ignoró la experiencia
adquirida en otros proyectos.
5. Mala conformación del equipo de trabajo: la capacidad del equipo de
trabajo era inferior a lo que se requería, no había compromiso con el
trabajo, no se ponían de acuerdo en lo que tenían que realizar, se cambió
a los miembros del equipo.
6. No se documentó el proyecto.
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4
Profundización
Profundización
Respuestas a preguntas Frecuentes
¿Cómo determino los costos de un profesional por horas?
Se debe consultar las bases de información que se tiene al respecto.
El mercado también me define los costos de los profesionales, por
ello es bueno mantener contacto con asociaciones de egresados.
¿Cómo se ven afectados los costos de los profesionales por los
impuestos?
Se debe tener en cuenta el tipo de contratación que se va hacer, si el
profesional paga IVA, conocer los descuentos por Retención en la fuente,
ICA y parafiscales.
¿Qué es más complicado para el proyecto la sobre carga o la
infrautilización?
La sobrecarga o la infrautilización son igualmente complicadas para el
proyecto, pues se puede incurrir en sobre costos e incumplimiento.
¿Cuáles son las causas de un sobrecosto en un proyecto?
Por lo general son:
No se comprenden los requerimientos del cliente.
No se conoce la capacidad de producción de los propios recursos
(materiales y de persona).
Omisiones en el alcance. A veces se realizan actividades que no
estaban definidas en el alcance. Inexactitud de la estructura
detallada de trabajo ( WBS)
¿Cuál es el principal problema que puede llegar a afrontar un
proyecto, en el tema de calidad?
No cumplir con el alcance del proyecto definido en el proyecto y
concertado con el dueño o beneficiario del proyecto.
¿Por qué la complacencia es el peor enemigo de la calidad?
Por que el proceso de calidad no permite pasar errores por argumentar
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11
Profundización
falta de tiempo o dedicación al seguimiento de los programas
establecidos para cumplir con los parámetros de calidad a los que nos
comprometimos.
¿Cómo obtenemos información útil que permita tomar decisiones
eficaces sobre un problema de calidad?
Revisando el alcance del proyecto frente a lo ejecutado.
También debemos estar en contacto con el equipo de trabajo para
escuchar sus opiniones acerca del proyecto y su ejecución.
Por otra parte el beneficiario del proyecto seguramente ya tiene
algunos avances del proyecto y debe tener comentarios y
observaciones sobre la calidad del documento entregado.
¿Por qué el papel del gerente del proyecto es fundamental en el
proceso de mejoramiento cotidiano de la calidad?
Porque el gerente es el guía del proceso, es quien determina los roles del
equipo respecto al tema de la calidad y es quien controla que se cumplan
los compromisos adquiridos. Es la persona que día a día debe estar más
comprometido con el proceso de calidad.
¿De quién depende la calidad en un proyecto?
La calidad depende de las personas que laboran en el proyecto, porque
son ellas las que pueden adoptar las medidas de política general de la
empresa a los contextos específicos del proyecto. A la vez, porque son
ellas las que son capaces de diseñar estrategias y soluciones para lograr
calidad con las condiciones específicas que requiere el promotor del
proyecto y con los recursos de los que disponen para hacerlo.
Exploración Web
Nombre
La administración
Autor:
estratégica
Sergio
de
actividades (ABM)
Cervantes
realmente efectiva
Ruiz-Olloqui
http://direccionestrategica.itam.mx/Administrador/Uploader/material/La%20admon%20estrategica.pdf
Resumen
En este documento encontraremos la metodología para realizar un costeo por
actividad que evita la sobre-complicación, asegurando que un proyecto de ABC
esté claramente enfocado a las necesidades de los usuarios, excluyendo el detalle
innecesario de los modelos.
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Profundización
Resultados esperados
Se espera que podamos conocer la metodología y aplicarla en el taller y proyecto
del curso.
Nombre
Antecedentes,
Autor:
ventajasy
Norge
limitaciones
delcosteo
Garbey
por
actividades
Cachón
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin1/costeactivnorge.htm
Resumen
En este documento encontramos una presentación general de la metodología, las
ventajas y desventajas de realizar la estimación de costos basados en la
evaluación por cada actividad.
Resultados esperados
Miraremos esta metodología desde otra perspectiva y tendremos argumentos
para determinar si la usamos en los futuros proyectos o no.
Aplicación Web
Plantean al estudiante actividades para aplicar los conocimientos aprendidos,
pero inicialmente lo desarrolla el docente con las fórmulas o requerimientos que
necesite para su ejecución y luego el estudiante, con otros datos que le
proporciona el profesor pero similar procedimiento, realiza la aplicación del
mismo, esto con el objetivo de observar si captó el procedimiento y desarrolló.
Nombre del Taller
Taller de costos
Propósito del Taller:
Familiarizarnos con la estimación de costos
Temática que integra:
Gestión de costos
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Profundización
Procedimiento del taller desarrollado
Este taller es la continuación del taller realizado en el capítulo 1, por lo tanto
debemos continuar con el mismo proyecto seleccionado.
Procedimiento del taller a desarrollar por el alumno
Administración de costos
Flujo de caja del proyecto
Emplee la estructura detallada de trabajo (WSB) y de acuerdo al listado de
actividades, realice las sub actividades y especifique los costos del proyecto,
ayúdese del listado de costos presentado en el icono de ejemplos de la
lección 1 y defina para cada una de las actividades el costo sobre la base de
recursos asignados y adicionalmente la distribución en el tiempo.
Plan de administración de los costos
Comente como se pueden llevar a cabo los cambios a los costos del proyecto.
Identificación de fuentes de financiación
Especificar las posibles fuentes de financiación que puede encontrar para su
proyecto visita la siguiente página de Presidencia de la República y busque la
fuentes de financiación de cooperación internacional , en el Manual de Acceso
a la Cooperación Internacional. http://www.red.gov.co/
Anticipo:
pago adelantado y parcial que realiza el adquiriente de un producto o
servicio sobre el precio total de éstos sin que la contraparte haya cumplido
aún su obligación.
CalidadTotal:
el control de calidad total es una forma de gestión administrativa que
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Glosario
integra a la empresa a la búsqueda permanente de la satisfacción del
cliente, basado en el esquema de gerencia participativa. Para la
implementación de un programa de calidad total debe concurrir tres
componentes básicos, por un lado “la planeación estratégica de las
operaciones” acompañada por la “estandarización de las operaciones“,
complementado con “grupos de trabajos dedicados a la identificación y
solución de problemas”.
Círculodecalidad:
es un grupo que desempeña voluntariamente actividades de mejoramiento
y control de calidad. Los círculos de calidad son solo parte de un programa
que abarca a toda la organización.
Costosdirectos:
hacen referencia a la remuneración de factores necesarios para la
producción de un bien o servicio. Son aquellos costos que asume la
empresa, en función directa a la cantidad en unidades o volumen de los
bienes que produce.
CostosFijos:
son aquellos costos indirectos que la empresa asume en forma
permanente, haya o no producción. Como son los pagos de alquiler de
local, agua, luz, teléfono, sueldos y salarios etc.
Costosybeneficios
son aquéllos que recaen sobre el titular del proyecto.
directos:
Costosybeneficiosindirectos:
son aquéllos que recaen sobre terceros y no sobre el titular del proyecto.
Costos:
es la suma de valores monetarios invertidos en el proceso productivo, para
obtener un producto final, una mercancía o un servicio.
Cliente:
persona u organización que proporciona los recursos necesarios para llevar
a cabo la ejecución el proyecto.
Cliente(odelbeneficiario)delacalidad:
se trata de la persona que consume el producto o recibe el servicio que la
empresa o la organización ofrece en el mercado.
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Glosario
Efectividad:
relación entre los recursos sacrificados o aplicados y el impacto obtenido
por el proyecto (programa, plan). La mayor efectividad se alcanza al hacer
uso optimote los recursos disponibles, alcanzando desde luego, los
impactos esperados de inversión.
Ejecución:
etapa del proyecto en la cual se realiza la mayor parte de las inversiones.
Estimacióndecostos:
involucra el desarrollo de una cuantificación de los resultados más
probables. Se refiere a cuanto le costará a la organización ejecutora el
proveer el producto o servicio requerido.
Evaluacióncosto–beneficio:
este criterio permite determinar y comparar la rentabilidad del proyecto,
contrastando el flujo de costos y beneficios actualizados, que se
desprenden de su ejecución y operación. Los costos entonces corresponden
al valor de los recursos utilizados, en tanto que los beneficios son los
bienes o servicios producidos por el proyecto.
Evaluacióndeavance:
evaluación de desempeño del proyecto en momentos diferentes de su
ejecución.
ISO:
Internacional Organization for Standardization, es una federación mundial
de cuerpos normativos nacionales que representan a 90 países. Fomenta el
desarrollo de la normalización y actividades relacionadas para facilitar el
intercambio internacional de bienes y servicios y desarrollar la cooperación
intelectual, científica, tecnológica y económica.
ISO9000:
es una norma de administración de calidad. Es un certificado en el cual se
da fe que una fábrica, laboratorio u oficina cumplen con los requisitos de
administración de calidad determinados por las normas ISO.
ISO10006:
esta norma corresponde a las necesidades de suministrar una estructura
aplicable de los conceptos de calidad en la administración de proyectos.
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Glosario
Estas directrices aprovecha los principios de calidad dados en la familia de
normas SIO 9000, e introduce una técnica de evaluación del avance para la
supervisión y evaluación de la calidad .Se reconoce que hay dos aspectos
de la calidad en la administración de proyectos: el primero es la calidad de
los productos del proyecto y el segundo la calidad de los procesos del
proyecto.
Organizaciónejecutora:
empresa que desarrolla el proyecto, ya sea porque ha sido contratada
directamente para hacerlo, porque haya participado en un concurso
licitatorio o porque sea un proyecto interno de la entidad.
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