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“Bicentenario del Natalicio de Juan Pablo Duarte”
Aplicación Instrumento del Marco Común de Evaluación (CAF)
Metodología para la Realización de la Autoevaluación CAF
Introducción
El Marco Común de Evaluación es una metodología creada especialmente para evaluar la calidad en
las instituciones públicas. Ha sido adoptada por el Ministerio de Administración Pública (MAP),
como su instrumento de evaluación de la calidad, desde el año 2005; esto, con la finalidad de
proveer a las instituciones del estado una herramienta que les permita hacer el diagnostico de su
situación y formular planes de calidad destinados al fortalecimiento y mejora de la gestión pública.
El decreto presidencial 211-10 hace obligatoria la aplicación del modelo en las instituciones del
estado, por lo cual y dando cumplimiento al mismo, se ha conformado el Comité de Calidad del
Ministerio de Salud Pública, a cuyo cargo está la realización de esta evaluación.
A continuación algunas orientaciones a ser consideradas por los evaluadores, para garantizar la
calidad de la información recogida.
De la Evaluación:
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Se trata de una autoevaluación a los sistemas de la oficina basada en un modelo
internacional.
La autoevaluación está dirigida al accionar de la oficina en su conjunto, con el objetivo de
identificar áreas que deben ser mejoradas, no está diseñada para evaluar personas.
Esta autoevaluación, no se traduce en ningún reporte, acción amonestación o cualquier otra
medida normalmente resultante de una supervisión.
Los resultados de la autoevaluación serán utilizados por la dependencia, para su uso
posterior en el desarrollo de acciones de mejora.
La autoevaluación es “un examen global, sistemático y regular de las actividades y
resultados de una organización comparados con un MODELO DE EXCELENCIA”.
Se realiza a partir de la medición de nueve criterios relacionados a la organización y
funcionamiento de la oficina; estos criterios son:
1. Liderazgo
2. Estrategias y planificación de la Oficina
3. Gestión de los Recursos Humanos en la Oficina.
4. Alianzas y Recursos de la Oficina (relacionamiento de la oficina con otras
dependencias o individuos que tienen relación con SU actividad, así como
disponibilidad y gestión de recursos)
5. Gestión de los procesos y del Cambio.
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6. Resultados orientados a los clientes/ciudadanos (medición de la satisfacción de los
usuarios y de indicadores que miden los resultados en el ciudadano como por ej. El
número de quejas).
7. Resultados en las personas de la organización (satisfacción, motivación de los
miembros del equipo de trabajo)
8. Resultados en la sociedad (el impacto del trabajo de la oficina en la sociedad).
9. Resultados clave del rendimiento (resultados en función de consecución de objetivos
y uso optimo de recursos financieros).
Fuente: Ministerio de Administraciones Públicas, Agencia de Evaluación y Calidad; CAF, El Marco Común de Evaluación:
Mejorar una Organización Por Medio de la Autoevaluación, 2da. Edición, Madrid, 2007, p. 9
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A su vez estos nueve criterios tienen varios subcriterios, los cuales se miden a partir de una
serie de ejemplos formulados para cada uno.
Deben considerarse TODOS los ejemplos planteados ajustándolos al ambiente y radio de
acción de la dependencia, llenando el formulario en la forma indicada en las instrucciones al
principio del mismo. Así por ejemplo cuando el instrumento requiere evidencia de impacto
de la Institución a nivel nacional, las dependencias que no tienen este tipo de resultados,
deben ajustar su evaluación a su impacto en su radio de acción que puede ser conformado
por otras dependencias del Ministerio, del Nivel Central, Desconcentrado o Descentralizado.
Del Instrumento:
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La pagina cuatro del formulario contiene un instructivo que debe ser leído antes de iniciar
el proceso y cada vez que sea necesario.
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Asegúrese de identificar adecuadamente cada formulario llenando el cuadro en la pagina
dos del instrumento.
El instrumento lista los 9 criterios y los 28 subcriterios considerados en la autoevaluación.
Cada uno de estos subcriterios está acompañado por ejemplos que clarifican el objetivo de
la medición. Estos ejemplos tienen el objetivo de ayudar a la clarificación del
autoevaluador; no están entendidos como una lista exhaustiva, por lo que se admite la
inserción de aspectos que puedan ser particulares de la dependencia o institución.
RELATE la situación de su dependencia con respecto a la temática que clarifica el ejemplo.
o En la columna Puntos Fuertes, describa los avances registrados por su organización
o dependencia con respecto a lo planteado en el ejemplo en cuestión.
o Incluya evidencias. Asegúrese de recopilar toda la documentación de que dispone
la organización que pueda ser mostrada como evidencia del avance a que se hace
referencia en la columna.
o Escriba en la columna Área de Mejora cuando la organización muestre poco o
ningún avance en el tema objeto del ejemplo.
 En este caso, el enunciado debe estar formulado en forma negativa: “NO
EXISTE…..”, “NO SE HA REALIZADO…...”.
 Evite formular propuestas de mejora. DEBE LIMITARSE A ESCRIBIR UN
ENUNCIADO NEGATIVO. 1
o
En casos en que la organización muestre avances parciales en el tema, señalar las
evidencias en la primera columna (puntos fuertes) y complete en la columna áreas
de mejora lo referente a lo que aún no ha realizado.
De las Evidencias:
 Toda afirmación acerca de la gestión de la dependencia o institución en cualquiera de los
criterios debe ser apoyada por la presentación de evidencias que muestren la realización
de la misma. Estas evidencias deben ser recientes y actualizadas.
 Asegurar que esté disponible el paquete de evidencias que se solicitara preparar con
anterioridad y que validara el juicio del autoevaluador.
 En el caso de que algunas evidencias identificadas al momento de la autoevaluación, u
otras que el evaluador cree poder conseguir, no estén disponibles al momento del llenado
del formulario, haga una lista de las mismas, anexe copia al formulario para disponer del
dato en las fases de consenso y para ubicarlas posteriormente con fines de la redacción de
la memoria de la evaluación.
 Las evidencias de la realización de cualquier proceso o actividad pueden ser de diferentes
tipos. A continuación una lista no excluyente de diferentes modalidades de evidencias a los
que se puede acceder:
1. Visión, Misión, Plan Estratégico y Objetivos del Departamento o de la Institución.
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Guía CAF para la realización del auto diagnostico 2006, p.4
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2. Base Legal. (Si el departamento está amparado en una ley, un decreto, una resolución
etc.)
3. Manuales de procedimientos (Los que sean utilizados en al área)
4. Copias de publicaciones (si las hay)
5. Copias de reconocimientos (si los hay)
6. Fotografías (si aplican para verificar el antes y el después)
7. Copias de señalizaciones o indicaciones de lugar, nombres, etc.
8. Estadísticas de servicios (por ejemplo cantidades de acciones, certificaciones,
resoluciones, comunicaciones, nombramientos, etc.).
9. Reportes de indicadores de impacto (Situación de Salud, Coberturas, Tasas y otros)
10. Comunicaciones de convocatorias a reuniones, talleres, charlas, etc. (cantidades)
11. Cantidades de casos resueltos (en áreas como Relaciones Laborales, Consultoría
Jurídica, etc.)
12. Cantidades de sugerencias recibidas (si hay buzón de sugerencia)
13. Cantidad de sugerencias contestadas (si aplica)
14. Minutas de reuniones.
15. Listados de participación en encuentros (capacitación, evaluación, seguimiento, etc.)
16. Murales de información.
17. Brochures de información.
18. Documentos digitales de todos los tipos mencionados.
Del Proceso de la Auto Evaluación
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El procedimiento de la evaluación permitirá obtener resultados en los diferentes niveles
del Ministerio, que a su vez facilitaran la formulación de un Plan de Mejoras
Institucionales y Planes de Mejora por dependencias.
La Unidad Mínima de Evaluación lo será la figura organizacional de la Dirección.
Figuras organizacionales menores como Unidades, Secciones, Departamentos y otras
deberán ser consideradas como parte de los procesos de las Direcciones a las que
pertenecen.
Programas de Salud con alta independencia de gestión y financiera, situados fuera del
Ministerio o con ambas características combinadas serán evaluados de manera
independiente (DIGECITSS, CENCET, RABIA, PAI, PNCT y otros).
La evaluación se llevara a cabo en cuatro Fases.
o FASE I, EVALUACION INDIVIDUAL: Los equipos de evaluación de las diferentes
direcciones, iniciaran la autoevaluación a partir del LLENADO INDIVIDUAL del
instrumento, identificando las evidencias que prueben los avances mencionados.
Luego de llenado el formulario e identificadas las evidencias, el evaluador
procederá a puntuar los resultados de su evaluación siguiendo la metodología
descrita en el documento guía (El Marco Común de Evaluación: Mejorar una
Organización Por Medio de la Autoevaluación), en las páginas 54 a la 61.
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o FASE II, CONSTRUCCION DEL CONSENSO EN LA DIRECCION: Luego de finalizada la
evaluación individual, los miembros del equipo de cada dirección se reúnen en
una sesión de dialogo y debate, con las evidencias a la mano, para consensuar los
resultados de la evaluación a partir de los puntos fuertes, las áreas de mejora y
las puntuaciones asignadas a cada criterio y subcriterio por el evaluador
individual. El resultado de este consenso es un informe de la evaluación de la
dirección de que se trate.
o FASE III, CONSTRUCCION DEL CONSENSO EN LOS VICEMINISTERIOS: Luego de
finalizada la evaluación de las direcciones, los miembros del equipo de cada
Viceministerio (Directores, Técnicos Clave, Viceministro y Miembros del Equipo
de Calidad), se reúnen en una sesión de dialogo y debate, con las evidencias a la
mano, para consensuar los resultados de la evaluación a partir de los puntos
fuertes, las áreas de mejora y las puntuaciones asignadas a cada criterio y
subcriterio por los Equipos de las Direcciones. El resultado de este consenso es
un informe consolidado de las evaluaciones de las direcciones que se
constituirán en la Evaluación del Viceministerio.
o FASE IV, CONSTRUCCION DEL CONSENSO DEL MINISTERIO: Con el informe de los
Viceministerios y Direcciones dependientes del Ministro, se producirá una sesión
de debate y consenso al interior del Equipo de Calidad, que tendrá como
resultado un informe consolidado del Ministerio. Este resultado será presentado
al Ministro y al Equipo de Conducción Político-Técnico para su conocimiento y
aprobación y constituirá el insumo para la redacción del Plan de Mejora
Institucional y de la Memoria de Postulación al Premio Nacional de la Calidad.
o En todas las fases de consenso use los siguientes cuatro pasos:
1. Presentar todas las evidencias relativas a los puntos fuertes y áreas de
mejora identificados por cada miembro del equipo de autoevaluación para
cada subcriterio.
2. A partir de lo anterior y de alguna otra información o evidencia adicional,
consensuar los puntos fuertes y las áreas de mejora.
3. Presentar las puntuaciones que cada miembro del equipo de
autoevaluación ha dado a cada subcriterio.
4. Consensuar la Puntuación Final.
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De los Evaluadores
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Los evaluadores deben ser personas clave, con un probado conocimiento de la función y
funcionamiento de la dependencia de que se trate y de la institución.
Bibliografía:
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Rodríguez Garraza T, Jiménez de Diego MJ: El Modelo CAF y las Ventajas de Su Aplicación: 2ª Jornadas de Calidad y mejora
de las Administraciones Publicas de Navarra; Instituto Navarro de Salud Publica, 4 noviembre 2004, presentación
diapositivas.
Secretaria de Estado de Administración Pública: Capacitación para Equipos de Autodiagnóstico en la Metodología CAF,
Ediciones SEAP, 2ª edición, Santo Domingo, 2010, 113 p.p.
Ministerio de Administraciones Públicas, Agencia de Evaluación y Calidad; CAF, El Marco Común de Evaluación: Mejorar
una Organización Por Medio de la Autoevaluación, 2da. Edición, Madrid, 2007, p. 9 Consulta en3 enero 2012, disponible en
http://www.seap.gob.do/contentmanager/Archivos/Documentos/PNC-03El%20Marco%20Comun%20de%20Evaluacion.pdf
¡EL ÉXITO DE ESTE PROCESO DEPENDERÁ DEL APOYO BRINDADO AL MISMO!!!
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