Elaboración de informes de resultados

MACROPROCESO: GESTIÓN DE LABORATORIOS
INSTRUCTIVO: ELABORACIÓN DE INFORMES DE RESULTADOS
PROCESO: GESTIÓN OPERATIVA DE LABORATORIOS
Código: U-IN.10.002.0XX
Versión: 0.0
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SUBPROCESO: ASEGURAMIENTO Y ELABORACIÓN DE
INFORMES DE RESULTADOS
OBJETIVO
Establecer lineamientos para elaborar, aprobar y entregar informes de resultados de ensayos, análisis o calibraciones realizadas para los
usuarios de los laboratorios de la Universidad.
ALCANCE
Este instructivo aplica a todos los informes de resultados generados por los laboratorios, desde que se registran los datos originales hasta
que se elabora, aprueba y firma el informe de resultados para entregar a los usuarios y si es necesario hasta cuando se requiera modificar
o reemplazar un informe ya elaborado.
CONDICIONES GENERALES
 La aplicación de este instructivo es responsabilidad del coordinador del laboratorio o a quien el delegue en los casos que técnicamente
sea posible, el cual, en compañía de su suplente, son los encargados de emitir informes de resultados.
 Cada laboratorio tiene su plantilla o formato particular para el informe de resultados, que sirve de base para consignar los resultados de
los ensayos, análisis o calibraciones y demás información requerida de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.3.
 Los informes de resultados se conservan como mínimo diez (10) años, excepto aquellos que por cuestiones legales u otras causas
requieran conservarse por más tiempo, para lo cual se recibe el apoyo de la unidad de archivo de la universidad. El archivo electrónico
de los informes de resultados se realiza con contraseña de apertura y al archivo físico sólo tiene acceso el personal autorizado por el
coordinador del laboratorio, buscando asegurar la protección, integridad y confidencialidad de los datos de los informes de resultados.
DESARROLLO
Los formatos para los informes de resultados están diseñados para incluir todos los datos de manera exacta, clara e inequívoca, con el fin
de que el usuario interprete y entienda fácilmente los resultados de los análisis que el laboratorio realiza a sus ítems de ensayo, análisis o
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calibración.
Los datos que se incluyen en el informe de resultados son de conformidad con las instrucciones especificadas por el método utilizado.
1. INFORMACIÓN QUE DEBE INCLUIR EL INFORME DE RESULTADOS
Todos los informes de resultados incluyen por lo menos la siguiente información:
1.1.
ENCABEZADO
Aquí se incluyen la información general del informe como: logo de la universidad indicando la Sede, nombre del laboratorio, ubicación,
título del documento (por ejemplo, informe de resultados de ensayos, de análisis, o de calibración), fecha de elaboración, el consecutivo
de identificación unívoca asignada por el laboratorio buscando tener la mejor trazabilidad, los datos de usuario (nombre, dirección, entre
otros) y fecha de recepción de los ítems a ensayar, analizar o calibrar.
1.2.
PAGINACIÓN
En todas las hojas del informe de resultados se encuentra la numeración de las páginas, con el formato “Página # de #” al lado inferior
derecho de las mismas.
1.3.
PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
Aquí se consigna la información, relacionada con los ensayos, calibraciones o análisis, salvo que el laboratorio tenga razones válidas para
incluirla:
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Método empleado.
Desviaciones, adiciones o exclusiones del método y referencias documentadas de las mismas.
Condiciones ambientales del momento de la medición.
Cuando se considere pertinente o el usuario lo solicite se informa la incertidumbre estimada de la medición.
Una descripción, la condición y una identificación no ambigua del o de los ítems ensayados, analizados o calibrados.
Identificación de la muestra asignada por el usuario.
Si aplica, referencia al plan de muestreo, fecha de muestreo, localización del muestreo, condiciones ambientales.
Los resultados de los ensayos con las unidades de medición.
Enunciado que se relacionan únicamente los resultados de los ítems de ensayo, análisis o calibración suministrados por los usuarios.
Enunciado que especifica que no se debe reproducir el informe de resultados, sin aprobación del laboratorio.
Otros enunciados que el laboratorio considere pertinentes para dar aclaraciones respecto al informe de resultados
Pueden dar opiniones e interpretaciones, pero en este caso el laboratorio documenta la base teórica sobre la cual se realizan las
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mismas.
 Fecha de realización de las mediciones.
 Nombre, firma y cargo de la persona que autoriza el informe de resultados.
Los informes de ensayo o análisis que contengan los resultados del muestreo incluyen lo siguiente, cuando es necesario para la
interpretación de los resultados:
 Fecha del muestreo.
 Una identificación inequívoca de la sustancia, el material o el producto muestreado (incluido el nombre del fabricante, el modelo o el tipo
de designación y los números de serie, según corresponda).
 El lugar del muestreo, incluido cualquier diagrama, croquis o fotografías.
 Una referencia al plan y a los procedimientos de muestreo utilizados.
 Los detalles de las condiciones ambientales durante el muestreo que puedan afectar a la interpretación de los resultados del ensayo.
 Cualquier norma o especificación sobre el método o el procedimiento de muestreo, y las desviaciones, adiciones o exclusiones de la
especificación concerniente.
Además de la información indicada en el numeral 1.3, los informes de calibración incluyen, cuando es necesario para la interpretación de
los resultados de la calibración, lo siguiente:
 las condiciones las ambientales bajo las cuales fueron hechas las calibraciones y que tienen una influencia en los resultados de la
medición.
 la incertidumbre de la medición o una declaración de cumplimiento con una especificación metrológica identificada o con partes de ésta.
 evidencia de que las mediciones son trazables.
2. DECLARACIÓN DE CONFORMIDAD
Cuando el usuario solicita declaración de conformidad en sus ítems ensayos, analizados o calibrados, esta se realiza teniendo en cuenta
las Normas Técnicas Colombianas en su última versión o legislación aplicable. Se harán excepciones y comparaciones con otro tipo de
norma o legislación aplicable, siempre y cuando el usuario lo solicite y lo apruebe.
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3. IMPRESIÓN Y ENTREGA DE LOS INFORMES DE RESULTADOS
Los informes de resultados se imprimen por duplicado y se firman, uno queda en el archivo del laboratorio y el otro es entregado al usuario
por personal autorizado por el coordinador del laboratorio. La modalidad de entrega de los informes de resultados se realiza según lo
acordado con el usuario en la solicitud del servicio. Todos los informes de resultados entregados se registran en formato U-FR.10.002.0XX
control de entrega de informes de resultados, en donde se registra el número de identificación del informe, el número de la solicitud de
ensayo, análisis o calibración, la forma de entrega, el nombre de quien entrega, el nombre de quien recibe, si cumple o no el plazo
establecido para la entrega y las observaciones asociadas a la entrega.
4. MODIFICACIONES A LOS INFORMES DE RESULTADOS
Las modificaciones de fondo a un informe de resultados después de entregados al usuario, sólo se realizan en forma de documento
adicional, el cual incluye la declaración: “SUPLEMENTO AL INFORME DE RESULTADOS, NÚMERO XX”, cumpliendo los requisitos
establecidos en las normas de referencia para ensayos, análisis o calibraciones. Cuando es necesario emitir un nuevo informe de
resultados completo, éste es unívocamente identificado y contiene una referencia al original al que reemplaza.
ELABORÓ
CARGO
FECHA
Alejandro Pizarro Alzate
Profesional universitario
DirLab Sede Medellín
REVISÓ
APROBÓ
CARGO
CARGO
2010/10/01
FECHA
FECHA