Enviar el archivo como el cuerpo de un mensaje de correo electrónico

1.4 Compartir documentos
Enviar un documento en un mensaje de
correo electrónico
Si el conjunto de aplicaciones de Microsoft Office 2010 incluye Outlook 2010, puede
enviar el archivo como datos adjuntos de correo electrónico o, si usa Excel 2010, Publisher
2010 o Word 2010, como el cuerpo del mensaje.
¿Qué desea hacer?
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Enviar un archivo como datos adjuntos
Enviar el archivo como el cuerpo de un mensaje de correo electrónico
Enviar un archivo como datos adjuntos
Las siguientes instrucciones corresponden a Excel 2010, PowerPoint 2010, Project 2010,
Publisher 2010, Visio 2010 y Word 2010.
1. Haga clic en Archivo.
2. Haga clic en Guardar y enviar.
3. Seleccione Enviar mediante correo electrónico y, a continuación, elija una de las
siguientes opciones:
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Enviar como datos adjuntos Abre un mensaje de correo electrónico con una
copia del archivo en el formato de archivo original adjunta.
Enviar como PDF Abre un mensaje de correo electrónico con una copia del
archivo en el formato .pdf adjunta.
Enviar como XPS Abre un mensaje de correo electrónico con una copia del
archivo en el formato .xps adjunta.
Nota Las opciones PDF y XPS no están disponibles en Project 2010.
4. Escriba los destinatarios, edite la línea del asunto y el cuerpo del mensaje según sea
necesario y, a continuación, haga clic en Enviar.
Las siguientes instrucciones corresponden a OneNote 2010:
1. Haga clic en Archivo.
2. Haga clic en Enviar y, a continuación, elija una de las siguientes opciones:
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
Enviar página por correo electrónico como datos adjuntos Abre un mensaje de
correo electrónico con una copia del archivo en el formato de archivo original y otra
como página web adjunta.
Enviar página por correo electrónico como PDF Abre un mensaje de correo
electrónico con una copia del archivo en el formato .pdf adjunta.
3. Escriba los destinatarios, edite la línea del asunto y el cuerpo del mensaje según sea
necesario y, a continuación, haga clic en Enviar.
Enviar el archivo como el cuerpo de un mensaje de
correo electrónico
Si usa Excel 2010, Publisher 2010 o Word 2010, puede enviar el archivo como el contenido
real de un mensaje de correo electrónico (no como datos adjuntos). Para ello, primero debe
agregar el comando Enviar a destinatario de correo a la barra de herramientas de acceso
rápido. Vea Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido para obtener
información acerca de cómo agregar comandos.
Para enviar el archivo como el cuerpo de un mensaje de correo electrónico, siga estos
pasos:
1. Abra el archivo que desea enviar.
2. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Enviar a destinatario de
correo para abrir un mensaje de correo electrónico. El archivo aparecerá en el
cuerpo del mensaje.
3. Escriba los destinatarios, edite la línea del asunto y el cuerpo del mensaje según sea
necesario y, a continuación, haga clic en Enviar.
Publicar como PDF o XPS
Muchos de los programas de 2007 Microsoft Office System incluyen una función de
Guardar o Editar como Formato de Documento Portátil (PDF, Portable Document Format)
o Especificación para papel XLS (XPS, XML Paper Specification) que permite también
controlar lo que se guarda o se edita, como se hace al imprimir. Elija esta configuración en
el cuadro de diálogo Opciones que se abre si hace clic en Opciones (o en Cambiar en
Microsoft Office Publisher 2007) en el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS
Word
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office
, señale la flecha situada junto a
Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
2. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o Documento XPS.
3. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Opciones para
mostrar los elementos siguientes.
En Intervalo de páginas:
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
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Todo Haga clic para publicar todas las páginas del documento.
Página actual Haga clic para publicar sólo la página en la que se encuentra el
punto de inserción actualmente.
Selección Haga clic para publicar el texto seleccionado. Si no hay nada
seleccionado en el documento, esta opción no está disponible.
Páginas Haga clic para publicar el intervalo de páginas seleccionadas en los
cuadros Desde y Hasta. Si el dibujo consta de una sola página, esta opción no está
disponible.
En Qué desea publicar:
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
Documento Haga clic para publicar el documento limpio, sin marcas de revisión
ni comentarios.
Documento con marcas Haga clic para publicar el documento con marcas de
revisión y comentarios visibles.
En Incluir información no imprimible:


Crear marcadores usando Active esta casilla de verificación para crear
marcadores en el documento basados en la selección. Si el documento contiene
encabezados, está disponible la opción Títulos. Si el documento contiene
marcadores, está disponible la opción Marcadores de Word.
Propiedades del documento Active esta casilla de verificación para incluir las
propiedades del documento en la versión publicada como PDF o XPS. Estas
propiedades incluyen el título, asunto, autor, fecha de creación e información
similar.
Proteger la privacidad

Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad Esta casilla de
verificación se activa de forma predeterminada para que el archivo creado sea más
accesible para los usuarios discapacitados. Desactive esta casilla de verificación si
desea que el archivo sea lo más pequeño posible y prefiere no incluir datos que
ayuden a mejorar la accesibilidad. Por ejemplo, si desactiva esta casilla de
verificación, no se incluyen los datos en el archivo que permitan que los lectores
usen lectores de pantalla para desplazarse con más facilidad por el archivo.
Si va a guardar un archivo PDF, en Opciones PDF:

Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A) Active esta casilla de verificación si
desea que el archivo PDF tenga este formato.
¿Cómo se decide si se activa o desactiva esta casilla de verificación?

Texto de mapas de bits cuando las fuentes no están incrustadas Esta casilla de
verificación es importante cuando no tenga derechos para incrustar una o varias
fuentes en el documento. En este caso:
 Si activa la casilla de verificación
El programa reemplaza las fuentes
con representaciones de mapas de bits. El resultado es un archivo cuyo
aspecto es muy probable que sea igual al diseñado. Para algunas personas
que vean o impriman el archivo, puede que el aspecto del texto sea tosco en
las resoluciones más altas.
 Si desactiva esta casilla de verificación
El programa crea el archivo para
que si la persona que lo lee tiene la fuente, se usa la fuente; pero si no la
tiene, otra fuente la sustituye.
Si va a guardar un archivo XPS, en Opciones de documento XPS:

Mantener permisos restringidos en XPS Active esta casilla de verificación para
garantizar que el documento que tenga activada la protección IRM (Information
Rights Management) conserven la configuración IRM después de la conversión a
XPS. Esta casilla de verificación se activa de forma predeterminada al guardar
como XPS. La configuración IRM se conserva en cualquier documento XPS que se
cree a menos que se desactive la casilla de verificación.