MANUAL DE USUARIO

MANUAL DE USUARIO
CONVENIOS
En esta sección encontrará los componentes necesarios para administrar la información de
convenios que registrará en la aplicación.
CONVENIOS
En este maestro debe ingresar las diferentes empresas con las cuales tiene convenio la
compañía para la administración del personal, de esta manera podrá visualizar de manera
detallada los impuestos que se generan, la ubicación en la estructura de costos y la ciudad
donde se tiene el convenio, entre otros.
PAGINA 1: CONVENIOS
En esta página se ingresa la información básica de la parametrización del convenio que
tenga con la compañía.
Convenio: Debe ingresar el código del convenio que está creando.
Nombre Convenio: Corresponde a la descripción del código digitado anteriormente.
Código del Cliente: En este campo debe especificar el Nit de la compañía que está
creando en el maestro.
Dirección: Debe ingresar la ubicación de la empresa que está creando en el maestro.
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Ubicación en la Estructura de Costos
Compañía: Corresponde a la compañía que asignará en la estructura de costos al
convenio que está creando.
Sucursal: Es el código de la sucursal que se tendrá en cuenta para las interfaces que se
realicen con el registro que está creando.
Centro de Costo: Debe especificar el centro de costo al cual estará enlazado el registro
que está ingresando en el maestro.
Clasificadores: Debe ingresar los clasificadores que se afectarán en las interfaces de la
compañía con el convenio que está ingresando.
I.V.A. (%): Si la empresa que está ingresando genera cobro de IVA, debe ingresar el valor
correspondiente en este campo.
Retención (%): Corresponde al porcentaje de retención que se cobrará a la empresa que
está ingresando en el maestro.
Subtipo de Documento: En este campo debe ingresar el código del subtipo de documento
que se generará para la facturación del convenio.
Indicador Contable: Corresponde al código de la plantilla contable creada en cuentas por
cobrar que se afectará con la creación de las facturas para el convenio.
País: Debe especificar el país donde está ubicado el convenio que está creando.
Departamento: Es el departamento donde se encuentra ubicado el convenio que está
ingresando.
Ciudad: Corresponde al código de la ciudad de ubicación del convenio que está
ingresando.
Actividad Económica:Debe ingresar la actividad económica a la cual pertenece el convenio.
No. Empleados de Planta: Es el número de empleados que tiene el convenio que está
ingresando.
No. Máx. Empleados a Contratar: En este campo debe ingresar el número máximo de
empleados que puede contratar de acuerdo a negociaciones con el convenio.
Monto Máx para Contratación: Debe ingresar el valor del salario máximo que puede utilizar
para la contratación de personal para el convenio que visualiza en pantalla.
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PAGINA 2: PARAMETROS DE FACTURA
En esta página se ingresan los diferentes parámetros que se deben tener en cuenta para la
facturación de los diferentes conceptos de nómina que se generarán para el convenio que
visualiza en pantalla.
Modo Liquidación: En este campo debe ingresar el modo de liquidación que se tendrá en
cuenta para los empleados que pertenezcan al convenio.
Código de Concepto: Debe ingresar el código de concepto que se parametrizará para la
generación de factura y los porcentajes de aportes, prestaciones y AIU.
Cálculo AIU:
Porcentaje Aporte:
Porcentaje Prestaciones:
Porcentaje AIU:
PAGINA 3: CONCEPTOS ADICIONALES PARA FACTURA
En esta página se ingresan conceptos adicionales a la facturación normal generada a los
convenios, los cuales pueden ser exámenes médicos, dotación, entre otros.
Concepto Adicional: En este campo se ingresa el código del concepto adicional que debe
ser cobrado.
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Valor: Corresponde al valor que se cobrará al convenio por el concepto adicional.
Fecha de Aplicación: Es la fecha en la cual debe ser cobrado el concepto adicional que
está ingresando.
PAGINA 4: PROGRAMACION DE LIQUIDACIONES Y PAGOS
En esta página se ingresan las diferentes programaciones de liquidaciones normales,
prima, cesantías, entre otras, que se deben tener en cuenta para el convenio que visualiza
en pantalla.
Tipo de Liquidación: Debe ingresar el código del tipo de liquidación que desea programar.
Fecha de Corte: Es la fecha máxima en la cual debe ser procesado el tipo de liquidación
que está ingresando.
Fecha Programada de Liquidación: Es la fecha en la cual se ejecutará el proceso de
liquidación para el tipo que está ingresando.
Fecha Real de Liquidación: Es la fecha en la cual se debe ejecutar el proceso de
liquidación.
Fecha Programada de Pago: Corresponde a la fecha que se debe pagar la liquidación
correspondiente.
Fecha Real de Pago: Es la fecha en la cual se generó el pago para el tipo de liquidación.
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PAGINA 5: PARAMETRIZACION REFACTURABLES
En esta página se ingresa la parametrización de los impuestos y porcentajes de cobros
administrativos que se cobrarán al convenio.
% Costo Administrativo: En este campo se ingresa el % de costo administrativo que se
cobrará al convenio por los servicios que se prestan.
% IVA: Corresponde al porcentaje de IVA que se cobrará en la facturación al convenio.
% Retención: Es el porcentaje de retención que se cobrará en la factura generada al
convenio.
Subtipo de Documento: Debe ingresar el código del subtipo de documento que se
entregará al convenio con los impuestos parametrizados anteriormente.
Plantilla Contable: Es el código de la plantilla contable creada en cuentas por cobrar con la
parametrización contable que se generará al crear el documento.
ESTRUCTURA DE COSTOS
En este maestro se parametriza las diferentes sucursales y centros de costos que se
tendrán en cuenta para cada uno de los convenios.
PAGINA 1: SUCURSALES DEL CONVENIO
En esta página debe parametrizar las sucursales que se administrarán para los diferentes
convenios que maneja en la aplicación.
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Convenio: Debe ingresar el código del convenio al cual creará las sucursales.
Código de Sucursal: Es el código de la sucursal que esta creando.
Nombre Sucursal: Corresponde a la descripción del código de sucursal digitado
anteriormente.
PAGINA 2: CENTROS DE COSTO DEL CONVENIO
En esta página debe parametrizar los centros de costos que se administrarán para los
diferentes convenios que maneja en la aplicación.
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Sucursal: En este campo debe ingresar el código de la sucursal que se relacionará con el
centro de costo, esta información debió ser creada en la página 1 del maestro.
Código de Centro de Costo: Es el código del centro de costo que se administrará para el
convenio.
Nombre del Centro de Costo: Corresponde a la descripción del código del centro de costo
que ingresó anteriormente.
PARAMETROS POR CONVENIO
En este maestro se ingresan los parámetros especiales para las liquidaciones que se
realicen en las empresas creadas en el maestro correspondiente. Esto quiere decir que si
un concepto no tiene el comportamiento parametrizado inicialmente, debe ser agregado.
Ej: Si se desea aplicar un porcentaje especial de descuento de salud a los empleados
afiliados a una empresa, debe crearse un parámetro que realice el cálculo correspondiente.
Convenio: Debe ingresar el código del convenio a la cual va a crear el parámetro.
Parámetro: En este campo debe ingresar el código y descripción del parámetro que
asignará al convenio.
Concepto Relacionado: Corresponde al concepto de liquidación que asignará al parámetro
que está creando para que se realice el cálculo correspondiente.
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Fecha Inicio: En este campo debe ingresar la fecha de inicio de vigencia del valor que esta
asignando al parámetro.
Valor Parámetro: Corresponde al porcentaje o valor que asignará al parámetro que esta
visualizando en pantalla.
REPORTES - CONVENIO
Los reportes que se presentan en la sección de convenios le permitirán visualizar un
informe de facturación, de esta manera podrá revisar la información que será cobrada a los
convenios que administre. Por otro lado, podrá visualizar la información liquidada en
cantidades y valores de tal manera que podrá controlar la información y revisarla
fácilmente.
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CONCEPTOS ADICIONALES PARA CONVENIO
En esta tabla se ingresan los conceptos adicionales que se cobrarán a los diferentes
convenios que administrenn los cuales serán asignados en el maestro de convenios.
Código Concepto: Corresponde al código del concepto adicional que esta creando.
Descripción Concepto: Es el nombre o descripción correspondiente al código que ingresó
anteriormente.