procedimiento para la recepción, clasificación y entrega de la

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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÒN, CLASIFICACIÒN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para recibir, radicar y entregar las comunicaciones oficiales interna y
externa que genera y recibe la institución como punto esencial de gestión de la Universidad a
través de un control.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos de la Universidad, desde la recepción de las comunicaciones oficiales
hasta la entrega al destinatario interno o externo.
3. RESPONSABLES
3.1.
SECRETARIO GENERAL. Es el responsable que este procedimiento se cumpla y de
asegurar que las comunicaciones oficiales sean entregadas al destino pertinente.
3.2.
CONTRATISTAS DE LA SECRETARÍA GENERAL. Es el responsable operativo de este
procedimiento, quien actúa bajo la directriz del Secretario General.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:
•
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado.
•
RECEPCIÓN: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas (solicitudes,
derechos de petición, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos, publicidad).
•
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito
de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
•
ORDENACION: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones documentales definidas en las fases de Clasificación.
•
CLASIFICACIÓN: Operación archivistita que consiste en el establecimiento de las
categorías o grupos que reflejan la estructura orgánico funcional de la unidad productora
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÒN, CLASIFICACIÒN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES
•
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual,
las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia,
todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
•
DISTRIBUCIÓN: Es el proceso mediante el cual se envía y se controla oportunamente el
trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna
y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios
que rigen la administración pública.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, se deberán cumplir las siguientes condiciones:
•
Es una condición que las comunicaciones oficiales tenga un destinatario especifico,
nombre legible del remitente, sitio de notificación, teléfono y correo electrónico.
•
Al recibir y entregar las comunicaciones oficiales se debe registrar la fecha, hora,
nombre de la persona y dependencia que la recibe.
•
En la oficina de Gestión Documental se estipularon 2 horarios de distribución de
comunicaciones oficiales recibidas establecidos así:
De 08:00 a 10:00 am se distribuirán en el horario de 11:00 am a 12:00 m
Las comunicaciones recibidas de 10:00 am a 03:00 pm se distribuirán en el horario de
04:00 a 05:00 pm del mismo día, las comunicaciones recibidas después de 3 p.m. se
entregará al día siguiente en el horario de entrega de la mañana.
•
Será Objeto de excepción la documentación que se reciba de carácter urgente.
•
En este procedimiento sólo podrán manipular los documentos las personas
autorizadas para tal fin.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No
Descripción
Responsables
1
Recibir las Comunicaciones internas y externas, elaborar
su respectiva radicación.
Contratista de
Secretaría General –
Gestión Documental
Registrar las comunicaciones oficiales por orden de
llegada y consecutivo del radicado en la base de datos.
Contratista de
Secretaría General –
2
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co
Documento/
Registros
Base de datos
Excel
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÒN, CLASIFICACIÒN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES
Gestión Documental
3
Clasificar las Comunicaciones oficiales por Unidades
Administrativas teniendo en cuenta la estructura orgánico
funcional
Contratista de
Secretaría General –
Gestión Documental
4
Relacionar las comunicaciones oficiales en los libros
auxiliares de las diferentes unidades administrativas de la
Universidad.
Contratista de
Secretaría General –
Gestión Documental
Libros
auxiliares
5
Entregar las comunicaciones oficiales a las respectivas
unidades Administrativas.
Contratista de
Secretaría General –
Gestión Documental
Libros
auxiliares
6
Enviar por correo certificado las comunicaciones oficiales
que así lo ameriten ( respuestas de derecho de petición,
solicitudes, libros, invitaciones, citaciones, entre otros)
Contratista de
Secretaría General –
Gestión Documental
Guías de
comunicacione
s oficiales
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
•
•
Norma NTC GP 1000:2004.
Ley general de archivo 594 del 2000.
Acuerdo 060
8. REGISTROS
•
•
•
Base de datos Excel.
Libros auxiliares
Guías
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
0
FECHA
Noviembre 24 de
2009
ELABORÓ
Ledis J. Roncallo
DESCRIPCIÓN
VERSIÓN ORIGINAL
Geny Duarte
1
29 de septiembre de
2010.
Gloria Castañeda
Juan David Muñoz
Carlos Angulo
Se modificaron los conceptos que se
encontraban en el glosario de la versión 0, por
que no contaban con un vocabulario técnico, de
la misma manera que se cambiaron actividades y
evidencias o registros por que no se realizan o no
existen.
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