Baycres Hospital Canada

Baycrest Hospital
Las Instituciones de Salud ahorran tiempo
y reducen los costos de desarrollo hasta en
un 90 por ciento un portal basado en la
nube
Un líder mundial en tratamiento del envejecimiento y la salud cerebral, Baycrest quería
compartir más fácilmente recursos con otras organizaciones de atención médica en
Canadá y en todo el mundo. Al trabajar con un miembro de Microsoft Partner Network,
Orangutech, Baycrest desarrolló eHealth2Share, un portal basado en la nube y en
Microsoft Office 365 que permite que los empleados de un hospital compartan
información y conocimientos especializados. Al reutilizar las aplicaciones de software y
formularios electrónicos que fueron desarrollados por otras organizaciones,
eHealth2Share ayudará a las instituciones de atención médica a ahorrarse semanas de
trabajo de empleados y a reducir los costos de desarrollo hasta en un 90 por ciento.
La verdadera historia
Baycrest ofrece un sistema de atención para pacientes de edad avanzada y uno de los
mejores institutos de investigación en neurociencia cognitiva. La organización quería
mejorar la eficiencia mediante el intercambio de información y conocimientos con otros
hospitales en Canadá y en todo el mundo. Los empleados de atención médica se dieron
cuenta de que las tecnologías en nube podrían ayudar a Baycrest a desarrollar un centro de
información centralizada sin invertir mucho tiempo o dinero.
Trabajando junto con el premiado miembro deMicrosoft Partner Network Orangutech ,
Baycrest construyó eHealth2Share , un portal de información centralizada que hace que
los proveedores de atención médica puedan compartir información, incluyendo formularios
electrónicos, políticas, aplicaciones de software, programas de capacitación y mejores
prácticas. Baycrest desarrolló el portal utilizando Microsoft Office 365 , que
proporcionaba una forma asequible para que las organizaciones tengan acceso y compartan
documentos utilizando las aplicaciones de Microsoft Office con las que la mayoría de los
empleados ya están familiarizados.
Al compartir
abiertamente los
mejores formularios
electrónicos y
módulos de
aprendizaje
electrónico de su
clase, las
instituciones de salud
pueden ahorrarse
semanas e incluso
meses de tiempo.
Todo es cuestión de
compartir los
recursos y ahorrar
dinero de los
contribuyentes.".
Con eHealth2Share, las organizaciones de atención médica
pueden ahorrar tiempo y reducir los costos de desarrollo hasta
en un 90 por ciento descargando aplicaciones de software y
formularios electrónicos que otras instituciones ya han
producido. También pueden mejorar la atención al compartir
conocimientos y experiencias con sus colegas de otras
instituciones en una forma más fácil. Además, los empleados
pueden ahorrar tiempo y compartir las formas electrónicas, las
políticas, las buenas prácticas y programas de capacitación de
empleados.
"Puede llegar a costar de $10.000 a $40.000 dólares cada vez
que una institución de atención médica necesita desarrollar un
formulario electrónico", dice Terrie Tucker, Director de salud
electrónica de Baycrest. "Al compartir formularios
normalizados de eHealth2Share, los hospitales pueden
descargar formularios que ya existen, hacer las pequeñas
modificaciones necesarias y tener un formulario personalizado
y flujo de trabajo asociado listo, con bastante menos inversión en tiempo y esfuerzo de
personal.".
Terrie Tucker
Director de eHealth,
Baycrest
La historia completa
Conectando a la gente y la información
Con sede en Ontario, Canadá y afiliado a la universidad de Toronto, Baycrest combina una
sistema integral de atención para pacientes de la tercera edad, uno de los mejores institutos
de investigación del mundo en neurociencia cognitiva, centros dedicados enfocados en
mitigar el impacto de enfermedades relacionadas con la edad y discapacidad, así como un
intercambio de conocimientos a nivel mundial y una capacidad de comercialización sin par.
Baycrest quería compartir la información con más eficacia. Los proveedores de atención
médica perdían mucho tiempo enviando proyectos de políticas, presentaciones y otros
documentos de ida y vuelta a sus compañeros de trabajo, para después tener que buscar
estos documentos más tarde cuando los necesitaban. "Solía creer que ya no necesitaba una
política y la borraba, pero tres meses más tarde, me daba cuenta de que sí la necesitaba",
afirma Tucker. "Entonces, enviaba un mensaje por correo electrónico a todos tratando de
rastrearlas y localizarla, lo cual no era muy eficiente".
Los empleados de Baycrest decidieron que podrían ahorrar tiempo al poner estos
documentos en un portal de atención médica centralizado al que cualquiera tuviera acceso.
"Queríamos conectar a las personas y la información", asegura Tucker. "Y nos dimos
cuenta de que podíamos hacerlo con más eficacia a través de una página web central en
lugar de enviar cientos de documentos a todos lados."
Acceso a la información cuando se necesita
Baycrest trabajó con el miembro de la Microsoft Partner Network, Orangutech, una
empresa de tecnología de la información e integrador de sistemas de Ottawa, Canadá, para
crear un portal de atención médica basado en web llamado eHealth2Share. Baycrest había
adoptado recientemente Microsoft Office 365, que proporciona la familiaridad de Microsoft
Officey sus herramientas de colaboración y productividad mediante la nube . Orangutech
y Baycrest decidieron construir el portal utilizando el servicio para compartir documentos
de Microsoft SharePoint Online, un componente de Office 365 y hospedarlos en los centros
de datos de Microsoft un servicio en la nube.
Figura 1: El portal eHealth2Share El desarrollo del portal como un servicio en la nube
utilizando software de Microsoft hizo posible que
Baycrest creara eHealth2Share rápidamente y a bajo costo. "No habríamos hecho esto si
tuviéramos que mantenerlo internamente y si tuviéramos que preocuparnos por la
seguridad, los accesos y todos los tipos de cosas", asegura Tucker. "El hecho de que esté en
la nube y que alguien más administre los servidores es lo que lo hizo todo lo posible.".
La construcción de un portal basado en la nube también proporcionó una forma asequible
para que Baycrest compartiera recursos con otras instituciones de atención médica. "La
razón por la que construimos esta solución utilizando Office 365 es que no todos los
hospitales tienen las aplicaciones de Office," dice Mike Maadarani, Presidente y Presidente
Ejecutivo de Orangutech. “Office 365 estaba a la medida, por que proporcionaba una forma
asequible en que las organizaciones pueden tener acceso a documentos y compartirlos
usando las herramientas de Office con las que ya están familiarizados.”.
Al suscribirse al portal por 500 dólares por año, los proveedores de atención médica pueden
compartir varios tipos de información, tanto dentro de la organización con sus colegas,
como con otras instituciones de salud. Para tener acceso a eHealth2Share, los médicos
simplemente pagan una suscripción anual asequible. Pueden tener acceso a documentos
tales como las políticas, procedimientos, presentaciones, plantillas y mejores prácticas,
siempre que los necesiten. También pueden descargar aplicaciones de software, formularios
electrónicos y módulos de capacitación de empleados ya producidos por otras
organizaciones del sector de atención médica. Además, pueden solicitar su participación en
los foros de discusión en el cual los miembros comparten información sobre determinados
temas de atención médica. Baycrest comenzó a trabajar en eHealth2Share a principios de
2011. El portal tomó menos de dos meses para ser desarrollado y empezó a funcionar en
junio de 2011.
Impacto real para las organizaciones de atención médica de nuestros días
Baycrest ya está disfrutando los beneficios de eHealth2Share. Los empleados están
ahorrando tiempo y trabajo al descargar documentos elaborados por otras instituciones y, a
continuación, personalizar estos documentos para satisfacer sus necesidades específicas.
Baycrest ha publicado varias aplicaciones de software en eHealth2Share para que otras
instituciones lo descarguen de forma gratuita, ahorrándoles potencialmente miles de dólares
en costos de desarrollo .
Por ejemplo, Baycrest publicó una aplicación que Orangutech creó para cumplir más
fácilmente con los nuevos reglamentos que regulan la Libertad de Información y Protección
de la Vida Privada (FIPPA), con lo que le ahorró a otras organizaciones gran parte del
trabajo necesario para prepararse para la nueva legislación, que entró en vigor el 1 de enero
de 2012. "Nos costó 10,000 dólares desarrollar una aplicación que hace que sea más fácil
para Baycrest cumplir con las nuevas regulaciones de libertad de información", dice
Maadarani. "Reutilizar la aplicación y personalizarla para satisfacer sus necesidades
específicas ahorrará a otras instituciones de atención médica 90 por ciento de estos costos
de desarrollo. Esto es un ahorro significativo".
Baycrest también publicó un formulario electrónico de recursos humanos "cambio de
estatus de empleado" que desarrolló usando Microsoft Office InfoPath 2007 y registró con
Microsoft SharePoint Online para dar automáticamente seguimiento al proceso de
aprobación conforme pasa de departamento en departamento. Usando este formulario, otras
instituciones de atención médica también pueden ahorrarse tres semanas de trabajo que
fueron lo que le tomó Baycrest crearlo. “Las organizaciones pueden invertir mucho tiempo
y recursos en el desarrollo de formularios individuales, aunque nuestros procesos son muy
parecidos,” asegura Tucker. “Ahora ya está publicado para que cualquier suscriptor lo
pueda descargar y usar.”
eHealth2Share también ha hecho posible que las organizaciones de atención médica
estandaricen sus programas de capacitación de empleados, ahorrándose meses de trabajo
que normalmente se requerirían para crear y actualizar nueva currícula. Utilizar los mismos
módulos de aprendizaje electrónico también tiene otra ventaja: los médicos y otros
empleados que trabajan en más de una institución ya no necesitan completar cursos
similares varias veces. "Ahora todos los profesionales están recibiendo la misma
capacitación y la reciben una vez", asegura Tucker. "Eso es un gran beneficio,
especialmente para los médicos cuyo tiempo es muy valioso".
Al compartir abiertamente los mejores formularios electrónicos y módulos de aprendizaje
electrónico de su clase, las instituciones de salud pueden ahorrarse semanas e incluso meses
para crearlos.", asegura Tucker. "Todo Se trata de compartir los recursos y ahorrar dinero
de los contribuyentes.".
Hasta la fecha, unos 40 proveedores de atención médica de 40 instituciones se han suscrito
a eHealth2Share, incluyendo todos los principales hospitales docentes en el área de
Toronto. Baycrest espera en algún momento ampliar el portal para las instituciones de
atención médica de todo el mundo. Tucker cree que el portal será especialmente útil para
las pequeñas organizaciones de atención médica y aquellas que están en las zonas remotas y
que no tienen los mismos recursos que las grandes instituciones en las ciudades. "Este es
verdaderamente un uso innovador de servicios en la nube en el sector de la atención
médica", afirma ella. "Representa una gran oportunidad para el intercambio de
conocimientos y construcción de relaciones. En última instancia, esto tiene el potencial para
ahorrarle a las instituciones sanitarias mucho tiempo y dinero".