Guía Juntas Anuales

Envío de Información de Juntas de Accionistas Obligatoria Anual
Manual de Usuario
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INDICE
1.
INTRODUCCION................................................................................................................. 3
2.
ASPECTOS GENERALES....................................................................................................... 3
2.1.
Comunicación de Información de Juntas de Accionistas Obligatoria Anual ....................... 3
2.2.
Plantillas a usar.................................................................................................................... 3
3. ENVÍO DE INFORMACIÓN DE JUNTAS DE ACCIONISTAS OBLIGATORIA ANUAL EN EL SISTEMA
MVNet ..................................................................................................................................... 5
4.
3.1.
Convocatoria de Juntas de Accionistas /Asambleas de Obligacionistas ............................. 5
3.2.
Acuerdos de Junta de Accionistas Convocada .................................................................... 8
3.3.
Junta Universal .................................................................................................................. 12
3.4.
REGULARIZACIONES .......................................................................................................... 15
ANEXOS .......................................................................................................................... 17
Anexo 1: Flujos de Hechos de Importancia de Juntas de Accionistas ........................................... 17
Anexo 2: Control para seleccionar archivos .................................................................................. 24
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1. INTRODUCCION
El manual del usuario es un documento cuyo objetivo principal es guiar al usuario a utilizar las
opciones que le provee el Sistema MVNet para el Envío de Información de Juntas de Accionistas
Obligatoria Anual, constituyéndose en un documento de consulta u orientación ante cualquier
dificultad que pueda surgir durante la operación.
2. ASPECTOS GENERALES
2.1.Comunicación de Información de Juntas de Accionistas Obligatoria
Anual
En el siguiente enlace se encuentra la información general:
http://www.smv.gob.pe/ConsultasP8/documento.aspx?vidDoc={C2392A9E-DFA4-4F3C-8EB5C2A79399F7F9}
2.2.Plantillas a usar
Las plantillas a usar se encuentran en el portal web de la Superintendencia de Mercado de
Valores:
•
Información Financiera:
http://www.smv.gob.pe/Frm_PlantillaInfFin.aspx?data=3178A9BFC7B247A532091D3D5FB55EA44
A71152D1E
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Principios de Buen Gobierno Corporativo:
http://www.smv.gob.pe/Frm_VerPublicacion.aspx?data=E5B0E492A7AEFE2E901FF171E4
92CABADA5FCDEDD7141AC56CD4B20DF5B3
•
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3. ENVÍO DE INFORMACIÓN DE JUNTAS DE ACCIONISTAS
OBLIGATORIA ANUAL EN EL SISTEMA MVNet
3.1.Convocatoria de Juntas de Accionistas /Asambleas de Obligacionistas
Ingresar a “Hechos de Importancia”. Desplegar la opción: “Convocatorias a juntas de
accionistas, junta de acreedores o asamblea de obligaciones y acuerdos adoptados”.
Seleccionar la opcion siguiente:
Registrar la información sobre la Junta a convocar:
-
Citaciones
La agenda planificada
En caso de seleccionar el punto de agenda, Aprobación de Gestión Social, adjuntar:
• Informe Auditado, Memorial Anual y Principios de Buen Gobierno Corporativo
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Convocatoria de Juntas de Accionistas /Asambleas de Obligacionistas
-
Hacer clic en Guardar. El sistema continúa con la generación de la Carta en Formato PDF.
Se selecciona una carpeta donde se generará la carta a firmar, también se selecciona el
firmante.
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Selección de directorio y Firmante
-
Una vez descargado los archivos se proceden a firmar los documentos, se activa las casillas
“Enviar” y se presiona el botón “Enviar Masivo”
-
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3.2.Acuerdos de Junta de Accionistas Convocada
Ingresar a “Hechos de Importancia”. Desplegar la opción: “Convocatorias a juntas de
accionistas, junta de acreedores o asamblea de obligaciones y acuerdos adoptados”.
Seleccionar la opción siguiente:
Para comunicar los acuerdos de una junta de accionistas convocada, el sistema muestra primero la
lista de convocatorias comunicadas
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Lista de Convocatorias Comunicadas
El usuario selecciona una de las convocatorias. El sistema detecta si se trata de una convocatoria
de la que aun no se ha comunicado los acuerdos de la junta. De ser el caso, se muestra la
siguiente pantalla.
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Acuerdos de Junta de Accionistas Convocada
En esta pantalla, el usuario indica los datos de la junta realizada, incluyendo los acuerdos tomados
en la junta, luego al hacer clic en Guardar, el sistema continúa con el menú de opciones que debe
comunicar el usuario. Así mismo, si se trata de una convocatoria de la que ya se ha comunicado
los acuerdos de la junta, el sistema muestra el menú de opciones que debe comunicar el usuario.
De acuerdo a los acuerdos tomados en la junta, pueden aparecer las opciones de esta pantalla.
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Acuerdos de Juntas de Accionistas Convocada
Las opciones están agrupadas en los siguientes flujos:
•
•
Distribución o Aplicación de Utilidades
Elección y Remoción de Relacionados
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•
•
•
•
•
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Modificación de Estatuto Social por Variación de Capital Social
Modificación de Estatuto Social por Otros Cambios
Fusión y Escisión
Aprobación de la Gestión Social (EEFF Y Memoria)
Política de dividendos
Cada grupo contiene enlaces a las pantallas para registrar estas comunicaciones. El usuario debe
ingresar los datos solicitados y dar clic en Guardar. El detalle se muestra en el Anexo 1.
3.3.Junta Universal
Ingresar a “Hechos de Importancia”. Desplegar la opción: “Convocatorias a juntas de
accionistas, junta de acreedores o asamblea de obligaciones y acuerdos adoptados”.
Seleccionar la opción siguiente:
Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:
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El usuario puede registrar una nueva comunicación de acuerdos de junta no convocada o puede
optar por seleccionar una junta anteriormente registrada y continuar con la pantalla del menú de
hechos de importancia que el usuario debe comunicar.
Si el usuario opta por registrar una nueva comunicación de acuerdos de junta no convocada, el
sistema muestra la siguiente pantalla.
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Luego de ingresar estos datos el sistema continua con la pantalla del menú de opciones que el
usuario debe comunicar.
Las opciones están agrupadas en los siguientes flujos:
•
•
•
•
•
•
•
Distribución o Aplicación de Utilidades
Elección y Remoción de Relacionados
Modificación de Estatuto Social por Variación de Capital Social
Modificación de Estatuto Social por Otros Cambios
Fusión y Escisión
Aprobación de la Gestión Social (EEFF Y Memoria)
Política de dividendos
Cada grupo contiene enlaces a las pantallas para registrar estas comunicaciones. El usuario debe
ingresar los datos solicitados y dar clic en Guardar. El detalle se muestra en el Anexo 1.
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3.4.REGULARIZACIONES
Permite la regularización o envío de documentación adicional de un expediente existente.
Ingresar a la opción Regularizaciones -> Peticiones y Hechos de Importancia
Desde esta opción, el usuario puede regularizar las comunicaciones que ha enviado
anteriormente. El sistema muestra la siguiente pantalla:
Pantalla de Opción de Regularizaciones
El usuario debe ingresar un número de expediente válido. Al hacer clic en Validar Expediente, el
sistema detecta que se trata de una comunicación estructurada, generada utilizando una de las
opciones mencionadas en este documento, y también se verifica si se trata de una comunicación
de la empresa. El sistema muestra la siguiente pantalla, donde se muestra la lista de
comunicaciones enviadas en el expediente ingresado.
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Pantalla de Regularizaciones- Lista de Comunicaciones Enviadas
El usuario debe ingresar la carta sustentatoria de regularización y regularizar por lo menos una de
las comunicaciones mostradas en la lista, haciendo clic en Regularizar, de tal manera que el
sistema muestre la pantalla correspondiente, con los datos presentados inicialmente por la
empresa, permitiendo modificarlos.
Finalmente, al dar clic en el botón Guardar y Generar PDF, se continúa con la página de
Generación de la Carta en formato PDF.
En caso se requiera regularizar la Información Financiera, se debe ingresar a Obligaciones de
Información -> Información Financieras y Memoria
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4. ANEXOS
Anexo 1: Flujos de Hechos de Importancia de Juntas de Accionistas
Para el flujo de Distribución o Aplicación de Utilidades
La opción Distribución o Aplicación de Utilidades, muestra la siguiente ventana, se debe registrar
la información correspondiente y hacer clic en Guardar.
La opción Determinación de Fecha de Registro y Entrega de Beneficios, muestra la siguiente
ventana, se debe registrar la información correspondiente y hacer clic en Guardar.
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Para el flujo de Elección y Remoción de Relacionados
La opción Cambios en la Participación y Cargos de los Relacionados, muestra la siguiente ventana,
se debe registrar la información correspondiente y hacer clic en Guardar.
El opción Reelección, permite registrar la fecha fin de todo el directorio y luego registrarlos con el
mismo cargo.
La opción Acuerdo delegado (Cargos del directorio) permite hacer los cambios del directorio, sin
registrar el cargo.
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Para el flujo Modificación de Estatuto Social por Variación de Capital Social, Patrimonio y/o
Cuenta de Acciones de Inversión
La opción Modificación del Capital Social, Patrimonio y/o Cuentas Acciones Inversión, muestra la
siguiente ventana, se debe registrar la información correspondiente y hacer clic en Guardar.
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La opción Determinación de Fecha de Registro y Entrega de Beneficios, muestra la siguiente
ventana, se debe registrar la información correspondiente y hacer clic en Guardar.
La opción Inscripción realizada en Registros Públicos, muestra la siguiente ventana, se debe
registrar la información correspondiente y hacer clic en Guardar.
Para el flujo de Modificación de Estatuto Social por Otros Cambios
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La opción Cambio de Denominación, Objeto y/o Domicilio Social, muestra la siguiente ventana,
se debe registrar la información correspondiente y hacer clic en Guardar.
La opción Inscripción realizada en Registros Públicos, muestra la siguiente ventana, se debe
registrar la información correspondiente y hacer clic en Guardar.
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Para el flujo de Aprobación de la Gestión Social (EEFF Y Memoria)
La opción Aprobación de la Gestión Social (EEFF Y Memoria), , muestra la siguiente ventana:
Luego de hacer clic en Procesar se muestra la ventana con los datos a ingresar.
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Para el flujo de Política de Dividendos
La opción Política de dividendos y su modificación, muestra la siguiente ventana, se debe
registrar la información correspondiente y hacer clic en Guardar.
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Anexo 2: Control para seleccionar archivos
El sistema MVNet permite, la selección de archivos a adjuntar, para lo cual se muestra la
siguiente pantalla:
Se puede seleccionar múltiples archivos, por si la información a enviar dentro de cada
archivo es extensa y tiene que ser enviado en varias partes, debido al límite por cada
archivo (3 Mb en general, 4Mb para información financiera y 6 Mb para memoria anual).
Dependiendo de la opción que se está utilizando, se podrá seleccionar archivos de
diferente extensión o nombre, e inclusive existen opciones que sólo se puede seleccionar
un solo archivo.
El usuario hace clic en el botón Adjuntar, en cuyo caso el sistema muestra la siguiente
pantalla.
El usuario hace clic en el botón Examinar o “Browse”, en cuyo caso el sistema permite
seleccionar un archivo.
Repitiendo este paso, se puede seleccionar más archivos. Una vez que se haya terminado
de adjuntar los archivos, el usuario hace clic en Cargar.
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El sistema adjunta los archivos y finalmente se muestran los nombres de los archivos
adjuntados.
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