importacin desde una base de datos access

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IMPORTACIÓN DESDE UNA BASE DE
DATOS ACCESS
Lea toda esta sección antes de empezar el proceso de exportación.
Se trata de instrucciones generales que pueden diferir entre distintas versiones
de Microsoft Office Access.
Todas las bases de datos de Access son de distinta naturaleza y pueden no ser
compatibles con la función de Combinar correspondencia de Word. Es importe
señalar que los ejemplos ilustrados en este documento se han basado en la
versión Microsoft Office Word 2003
Este documento complementa la información ofrecida por RefWorks sobre
importación de bases de datos Access, Word y Excel, por lo que es
conveniente tenerlo también delante a la hora de hacer la importación.
ƒ ANTES DE INICIAR LA EXPORTACIÓN,
MODIFICACIONES EN LA BASE DE DATOS
ACCESS
En la base de datos de Access hay que poner una columna separada para
cada dato que se quiera que Refworks integre de forma independiente.
Por ejemplo:
si el artículo tiene tres autores, cada autor deberá ir en una columna, no pueden estar todos en
la misma (Sintaxis: Apellidos, nombre). En la tabla Access que se muestra debajo se puede ver
cómo tienen que quedar referencias de artículos con 2, 3, 1, 1 y 2 autores
Un artículo estará incluido en una revista que tiene un título y una numeración: Review of
Palaeobotany and Palynology, vol. 117, n3, 2006, p.113-157. Cada dato (título de la revista,
volumen, numeración, páginas) deberá ir en una columna distinta
Si se han puesto palabras clave, cada una irá en una columna
Etc.
Así, la referencia de un artículo, citado en una revista, tendrá tantas columnas
como datos queremos exportar a RefWorks
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Como hay una única tabla Access, de lo anterior se ve que habrá artículos con
columnas vacías.
Además, hay que crear una nueva columna que indique el tipo de documento
que se relaciona en esa línea: Revista, Libro, Conferencia de un congreso, etc.
ƒ EN ACCESS
Abra su base de datos de Access, en el menú Herramientas seleccione
Vínculos con Office, Combinar con MS Word. Elija la opción Crear un
documento nuevo y vincular los datos al mismo, y haga clic en Aceptar.
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ƒ EN WORD
Nota: los ejemplos ilustrados en este documento se han basado en la versión
Microsoft Office Word 2003
Se abrirá automáticamente un nuevo documento de Word con dos botones
nuevos, Insertar campo combinado e Insertar campo de Word.
2. En el nuevo documento Word se escribirá una etiqueta por cada campo de
Access que se quiera importar a RefWorks.
El formato etiquetado nativo de RefWorks que hay que emplear está definido
en la página 10 de este documento (*)
Cada etiqueta de campo tiene que ir en una línea, por lo que una vez
introducida una etiqueta de campo e insertado el campo combinado que se
corresponde con esa etiqueta, hay que pulsar intro.
Una vez se hayan introducido todos los campos, se insertará una línea más en
blanco.
De esta forma, se va creando un patrón de importación de datos en Word en el
que habrá tantas etiquetas, escritas una debajo de otra, como campos se van
exportar a RefWorks
Para introducir un campo se tiene que escribir el código de la etiqueta de
campo, dejar un espacio en blanco, hacer clic en Insertar campos
combinados. Se abre un desplegable en el que están relacionadas todas las
columnas de la tabla de Access que queremos exportar a RefWorks. Se elige la
columna que contiene los datos que se quiere que se exporten con esa
etiqueta, haciendo clic sobre el nombre del campo y luego en insertar. Depués
se da intro para cambiar de línea.
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Se introducen de esta forma todos los campos que se quieren importar. Al final
se introduce una línea más en blanco.
Ejemplo
Se quiere importar los artículos de una tabla Access. Los artículos (Artículo) tienen un título
(Título), algunos tienen hasta tres autores (Autor1, Autor2, Autor3), están publicados en
revistas con un título (Revista), un número (Número) y de un año (Año). Además hay asociadas
hasta dos palabras clave (Palabra1, Palabra2). Los datos entre paréntesis se corresponden
con unos hipotéticos nombres de las columnas en la base de datos de Access. No todos los
artículos tienen por qué tener el mismo número de autores o el mismo número de palabras
clave.
Una vez hecho el paso 1, en el paso 2, en el documento Word se va escribiendo
Formato etiquetado nativo de RefWorks (*) ( para Autor Principal (A1), espacio en blanco, se
pulsa en Insertar Campos Combinados, en el desplegable se elige Autor1 insertar. Intro, para
pasar de línea
Al haber hasta tres autores principales, repetirá la misma operación de arriba otras dos veces
más, poniendo A1 (que es la etiqueta RefWorks para Autor principal) pero eligiendo Autor2 y
luego Autor3 en el desplegable
Se hará una operación parecida para introducir el título del artículo, el de la revista, el año, etc.
El documento Word quedaría de la forma que sigue:
RT <<Artículo>>
A1 <<Autor1>>
A1 <<Autor2>>
A1 <<Autor3>>
T1 <<Título>>
JF <<Revista>>
VO <<Número>>
YR <<Año>>
K1 <<Palabra1>>
K1 <<Palabra2>>
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Paso 2
Paso 1
Paso 3
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En la parte de la derecha del documento Word se ha abierto una columna
Combinar correspondencia.
Se va haciendo clic en los distintos pasos.
En el paso 3 se hace clic en Editar lista de destinatarios. Se abre la tabla
Access y ahí se marcan todos los artículos de la tabla que queremos exportar a
RefWorks.
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Se va avanzando hasta llegar al paso 6, el último.
En la opción Guardar como se guarda el documento como un archivo de texto
sin formato (*.txt)
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(*) Formato etiquetado de RefWorks
Formato etiquetado de exportación de Refworks, leyenda de las etiquetas:
RT=Tipo de referencia
ID=Identificador de referencia
A1=Primeros autores primarios
T1=Primer título
JF=Publicación periódica completa
JO= Publicación periódica abreviada
YR=Año de publicación
FD=Fecha de publicación, forma libre
VO=Volumen
IS=Tema
SP=Página inicial
OP=Otras páginas
K1=Palabra clave
AB=Resumen
NO=Notas
A2=Segundos autores
T2=Segundo título
ED=Edición
PB=Editorial
PP=Lugar de publicación
A3=Terceros autores
A4=Cuartos autores
A5=Quintos autores
T3=Tercer título
SN=ISSN/ISBN
AV=Disponibilidad
AD=Dirección del autor
AN=Número de adquisición
LA=Idioma
CL=Clasificación
SF=Subcarpeta/Base de datos
OT=Título original en lengua extranjera
LK=Enlaces
DO=Identificador de objeto digital (DOI)
CN=Número de llamada
DB=Base de datos
DS=Fuente de datos
IP=Frase identificativa
RD=Fecha de recuperación
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ƒ EN REFWORKS
Referencias - Importar
Filtro de importación/Fuente de datos : RefWorks Tagged
Format
Base da datos : Tagged Format
Importar datos del siguiente archivo de texto : poner aquí el
archivo que queremos importar
Importar referencia a : las referencias se importan a la carpeta
“Últimas importaciones”. Si se desea, en el desplegable se puede
seleccionar la carpeta de destino; en este caso las referencias
estarán en las dos carpetas: últimas importaciones y la de destino
elegida
Import
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