Dispute Resolution Clauses for U.S.-Mexico Cross

Dispute Resolution Clauses for U.S.-Mexico Cross-Border Transactions
BY PHILIP A. ROBBINS
Executive Summary
When dealing with cross-border commercial contracts, it is advisable to include
alternative dispute resolution (ADR) clauses in these contracts in order to retain control
over the dispute resolution process. These clauses allow the parties of the contract to avoid
litigation in the courts of either country and have the option to resolve disputes through
mediation or arbitration.
In this article, the author explains the importance of including these types of clauses and
provides a list of what should be included in the ADR clauses when entering into contracts
where parties are from different countries. He also mentions that contractual provisions
for alternative dispute resolution (ADR) – both arbitration and mediation – are advisable
for transactions that involve parties on both sides of the border or in other countries. Such
provisions may differ from clauses typically included in domestic contracts.
--Contractual provisions for alternative dispute resolution (ADR) – both arbitration and
mediation – are advisable for transactions that involve parties on both sides of the border
or in other countries. Such provisions may differ from clauses typically included in
domestic contracts.
In cross-border commercial contracts, including ADR clauses not only reflect the parties’
desire to retain control over the dispute resolution process; such clauses also allow the
parties to avoid litigation in the courts of either country.
To be effective, certain subjects are of particular importance to the ADR clause. This is
true of the ADR clause in the original contract, as well as in agreements to mediate or
arbitrate after a dispute has arisen.
There are excellent model ADR clauses available, but where parties from different
countries are involved, individual issues must be addressed. In such cases, agreements
providing for arbitration and/or mediation should include the following:
1. Place of Arbitration. This has particular importance in international disputes, since it
may require parties or witnesses to travel to a foreign country. Ease of travel, access and
accommodations are considerations and may point to the selection of a neutral, easily
accessible site. Whether the country being considered as a site is a party to the New York
or Panama Conventions for purposes of enforcing the ADR agreement or award is
important, as is the host country’s policy on interim measures of relief. There may also
be mandatory procedural rules and restrictions on non-nationals acting as neutrals or
counsel, as well as restrictions on the subject matter that may be arbitrated.
2. Institutional Versus Ad Hoc Administration. The fact that the parties are from different
cultures and legal systems, with differing expectations as to how ADR is administered,
may point toward use of one of the established institutions and their rules, rather than an
ad hoc procedure administered by the parties.
3. Choice of Law. This is of particular importance when the parties are from different
legal systems. Predictability of results based on a fully developed body of law is desirable.
4. Language. When the parties are from countries with different languages, specifying
the language in which the proceedings will be conducted is critical, as are provisions for
use and cost of interpreters and document translation.
5. Discovery and Document Production. By U.S. standards, discovery in cross-border
litigation is generally quite limited, unless some provisions are included in the agreement.
The parties may agree that discovery will be governed by rules of various institutions.
6. Relief to Be Granted. Unless specified, the relief that arbitrators may grant and its
enforceability may vary among countries.
7. Interim Relief. Where there is absence of agreement in general regarding interim relief
− e.g., preliminary injunctions, attachments, etc. − from the courts of the host country
before or during the ADR proceeding, or there are differences from country to country,
specifying the relief available in advance can be critical.
8. Composition of the Tribunal. It is important to specify, but not overstate, the
qualifications of the arbitration panel, including its size and the nationality of its members.
Although it adds to the cost of the arbitration, requiring a three-member panel can provide
comfort to the parties, especially when the parties are from different countries and the
dispute is complex or the stakes are especially high.
9. Fees and Costs. The awarding of attorney fees and costs varies from country to country
and should be agreed upon in advance. Institutional rules also govern these issues.
10. Consolidation. Where different national jurisdictions and multiple contracts and
parties are involved, the power of the tribunal to consolidate claims and proceedings
should be set out in advance.
11. Mediation. For reasons beyond the scope of this brief article, the parties to
international contracts and disputes are increasingly making use of mediation instead of,
or along with, arbitration. There are model clauses available to incorporate mediation,
either in the contract or after the dispute arises. A mediation clause, whether drafted
before or after the conflict arises, should cover all of the subjects discussed above that are
applicable to mediation.
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This article draws on a seminar co-presented at the State Bar of Arizona’s 2014 convention by
Mr. Robbins and Carlos McCadden, both of whom are USMBA board members and members of
the aforementioned NAFTA Advisory Committee. Source material also includes information
compiled by the National Law Center for InterAmerican Free Trade.
The foregoing does not purport to cover all of the provisions that should be part of a well-drafted
ADR agreement. It is a very brief outline of some of the practical considerations and ADR
provisions that are particularly applicable to international transactions.
Biography
Philip A. Robbins ([email protected], 602-648-3215) is a Phoenix, Arizona, litigation
attorney, mediator and arbitrator. He is past U.S. chair of the U.S.-Mexico Bar
Association, chair of the National Law Center for InterAmerican Free Trade (Tucson,
Arizona), and one of eight State Department-appointed U.S. delegates to the NAFTA
Advisory Committee on the use of ADR in the resolution of private commercial disputes
among entities in the NAFTA region.
Cláusulas de Resolución de Disputas para Transacciones fronterizas entre Estados
Unidos y México.
Por: PHILIP A. ROBBINS.
Resumen Ejecutivo
Cuando se trata de contratos comerciales transfronterizos, es aconsejable incluir cláusulas
para la resolución alternativa de disputas (ADR) en estos contratos con el fin de tener
control sobre el proceso de resolución de disputas. Estas cláusulas permiten a las partes
del contrato evitar litigios en los tribunales de uno u otro país y tener la opción de resolver
disputas a través de mediación o arbitraje.
En este artículo, el autor explica la importancia de incluir este tipo de cláusulas y
proporciona una lista de lo que debe incluirse en ellas cuando se celebran contratos donde
las partes son de diferentes países. También menciona que las disposiciones contractuales
para la resolución alternativa de disputas (ADR) - tanto de arbitraje y mediación - son
aconsejables para las transacciones que involucran a las partes de ambos lados de la
frontera o en otros países. Tales disposiciones pueden diferir de cláusulas normalmente
incluidas en los contratos nacionales.
--Previsiones contractuales para la resolución alternativa de disputas (ADR), tanto el
arbitraje y la mediación son aconsejables para las transacciones que involucren partes
de ambos lados de la frontera o en otros países. Tales previsiones pueden ser diferentes
de las clausula incluidas, típicamente, en contratos domésticos.
En contratos comerciales a través de fronteras, incluir las cláusulas de ADR no solo para
reflejar los deseos de las partes de retener el control sobre la resolución del proceso de la
disputa; tales cláusulas también permiten a las partes evitar el litigio en cortes de
cualquiera de los países.
Para ser efectivo, ciertos sujetos tienen una importancia particular para la cláusula de
ADR. Esta es una realidad en la cláusula de ADR en el contrato original así como en los
acuerdos para mediar o arbitrar después de que surja la disputa.
Hay excelentes modelos de cláusulas de ADR disponibles, pero donde se involucran
partes de diferentes países, las cuestiones individuales deben ser abordadas. En estos
casos, los acuerdos que provean de arbitraje y/o mediación deben incluir lo siguiente:
1. Lugar del Arbitraje
Esto tiene una particular importancia en disputas internacionales, desde que debe requerir
partes o testigos para viajar a un país extranjero. La facilidad para viajar, acceso y el
hospedaje son consideraciones y pueden apuntar a la selección neutral del lugar
fácilmente accesible.
Es importante si el país considerado como sede, es parte de la Convención de Panamá o
Nueva York para propósitos de hacer cumplir el acuerdo o premio de ADR, así como
también lo es la política de medidas precautorias de carácter provisional del país anfitrión.
También pueden existir reglas procedimentales obligatorias y restricciones no nacionales
actuando como neutrales o consejo, así como restricciones en el asunto que pueda ser
arbitrada.
2. Institucional v. Administración Ad Hoc
El hecho de que las partes sean de diferentes culturas y con sistemas legales con diferentes
expectativas, como el hecho de como ADR está administrado, puede apuntar hacia el uso
de una de las instituciones establecidas y sus reglas, en lugar de un procedimiento ad hoc
administrado por las partes.
3. Elección de la Ley
Esto es de particular importancia cuando las partes son de sistemas legales diferentes. Es
deseable la previsibilidad de los resultados basados en un cuerpo legal completamente
desarrollado.
4. Idioma
Cuando las partes sean de países con distinto idioma, es crítico especificar el idioma en
el cual se conducirán los procedimientos, como lo son las previsiones para el uso y costo
de los intérpretes y traducción de documentos.
5. Revelación y producción de documentos,
Bajo los estándares de EE.UU, la revelación de pruebas es generalmente limitada a menos
de que algunas previsiones hayan sido incluidas en el acuerdo. Las partes pueden acordar
que la revelación sea gobernada por reglas de varias instituciones.
6. Medidas por otorgar
Las medidas que los árbitros pueden otorgar y su exigibilidad pueden variar entre países.
7. Medidas precautorias de carácter provisional
Donde hay ausencia de acuerdo en general respecto las medidas precautorias de carácter
provisional, i.e. interdictos preliminares, adjuntos, etc. de las cortes del país anfitrión, o
existen diferencias de país a país antes o durante el procedimiento de ADR, puede ser
crítico especificar la medida disponible por adelantado.
8. Composición del tribunal
Es importante especificar, pero no exagerar, las calificaciones del panel de arbitraje,
incluyendo su tamaño y la nacionalidad de sus miembros. Aunque esto aumente el costo
del arbitraje, requerir un panel de 3 miembros puede dar comodidad a las partes,
especialmente cuando las partes son de diferentes países y la disputa es compleja y los
riesgos son altos.
9. Costos y honorarios
Las costas y el pago de honorarios a los abogados varía de país a país, y esto debe ser
acordado por adelantado. Estas cuestiones también son reguladas institucionalmente.
10. Consolidación
Cuando estén involucradas diferentes jurisdicciones nacionales y múltiples contratos y
partes, el poder del tribunal para consolidar las demandas y los procedimientos debe
establecerse por adelantado.
11. Mediación
Por razones más allá del alcance de este breve artículo, dónde existen partes de contratos
y disputas internacionales ha aumentado el uso de la mediación en vez de un arbitraje.
Existen cláusulas modelo disponibles para incorporar la mediación, tanto en el contrato o
después de que surja la disputa. Una cláusula de mediación, tanto redactada antes o
después de que surja el conflicto, debe cubrir todos los sujetos anteriormente discutidos
cuando sean aplicables a la mediación.
Lo anterior no pretende cubrir todas las previsiones que debieran ser parte de un acuerdo
de ADR bien redactado. Es un esquema muy breve de algunas de las consideraciones
prácticas y previsiones del ADR que son particularmente aplicables a las transacciones
internacionales. Espero que pueda ser útil para ese propósito.
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Este artículo surge de una presentación de la Conferencia Anual de la Asociación de la Barra de
Arizona en el 2014 la cual fue hecha por el autor del presente texto, en conjunto con Carlos
McCadden, ambos miembros del consejo de la USMBA y miembros también del Comité Asesor
del TLCAN. El material de la fuenta tambien incluye información compliada por el Centro
Nacional de la Ley para el libre Comercio InterAmericano en Tucson, Arizona.
Lo anterior no pretende cubrir todas las previsiones que debieran ser parte de un acuerdo de ADR
bien redactado. Es un esquema muy breve de algunas de las consideraciones prácticas y
previsiones del ADR que son particularmente aplicables a las transacciones internacionales.
Biografía
Philip A. Robbins ([email protected], 602-648-3215) es un abogado litigante, arbitro
y mediador en Phoenix, Arizona, EE.UU. Miembro del consejo de la USMBA, miembro
del Centro Nacional de la Ley para el libre Comercio InterAmericano (Tucson, Arizona,
EE.UU) y uno de ocho delegados designados por el Departamento de Estado al Comité
Asesor del TLCAN sobre el uso de ADR en la resolución de disputas comerciales
privadas entre las partes del TLCAN.