Sample Ipas Job Description Template

Job Description
Position Title& Location:
Organizational Information
Reports to:
Direct Reports:
Unit:
Location:
Eligible for overtime:
Country Director
0
1-2
3-5
Programs
Varies
Not eligible
Job Summary
The Program Manager is responsible for the planning, management, supervision and
documentation of the country program. Provides advice and counsel to the Country
Director on programmatic planning and execution, works with Ipas HQ on budgeting,
reporting, and tracking donor requests, assists advisors in overseeing their programs.
6-10
11+
Key Responsibilities
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Assists the Country Director and provide strategic direction, as well as technical and managerial leadership,
to Ipas country activities.
Participate in long-term and short-term program development and planning
Manage and oversee implementation of programs to ensure achievement of donor requirements
Monitor program activities to ensure program results and budget spending is consistent with donor
requirements
Coordinate the delivery of services among different program activities to increase effectiveness and
efficiency
Oversee financial and operational performance of programs
Develop proposals, programmatic work plans and budgets
Lead knowledge management efforts including evaluation, using data for decision-making and integration
of best practices
Supervise and strengthen capacity of the team
Supervise program staff by providing direction, input and feedback
Communicate with clients and other stakeholders to gain community support for the program and to solicit
input to improve the program
Serves as programmatic liaison to external partners, including representing Ipas at national, regional and
local meetings
Internal & External Customers
• Works with Programs Associates and Advisors in reference to program implementation, planning, reports, and
other program issues
• Reports to Country Director in reference to special requests, strategic planning, and program results and
progress
• Manages relationships with external partners, government, and training coordinators in reference to program
related training and services
Job Description
Minimum Requirements
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Master’s degree required
8 years’ related experience required
3 or more years of leading program operations experience required
Previous supervisory experience required
Cross-cultural work experience required
Working experience in writing proposals and donor reports
Demonstrated computer experience and familiarity with software packages
Working knowledge of project management and strategy development
Working knowledge of budget management
Preferred Requirements
• Must be able to effectively communicate and interact with government officials, donors and other stakeholders
• Must possess strong writing and presentation skills
• Must be able to complete some HR responsibilities when necessary
Step in for the Country Director while they are away
Physical Requirements (check all that apply)
None
Light
Kneeling
X
Standing
X
Walking
X
Bending
X
Lifting
X
Moderate
Sitting
X
Talking
X
Hearing
X
Seeing
X
Heavy
Printed Name of HR Director or Designee
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Signature
__________________________________
Date
____________________________
2
Job Description
Posición Título y ubicación:
Información Organizacional
Informes:
Informes directos:
Unidad: Ubicación:
Derecho a horas extras
País del director
0
1-2
3-5
Programas
no son elegibles
Resumen del puesto
El director es responsable de la planificación, gestión, supervisión y documentación
del programa de país. Proporciona Consejo y asesoría al Director Nacional de
planificación programática y ejecución.
Trabaja con IPAS HQ en presupuestos, informes y seguimiento de las peticiones de
donantes, ayuda a los asesores en la supervisión de sus programas.
6-10
11+
Principales responsabilidades
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Asiste el Director de país y proporcionar dirección estratégica, así como dirección técnica y de gestión,
para actividades de campo de IPAS.
Participar en la planificación y desarrollo de programas a largo plazo y a corto plazo
Administrar y supervisar la implementación de programas para asegurar el logro de requisitos de donante
Las actividades del programa monitor para resultados del programa y presupuesto del gasto es
consistente con los requisitos del donante
Coordinar la prestación de servicios entre diferentes programas de actividades para aumentar la eficacia
y la eficiencia
Supervisar el desempeño financiero y operativo de los programas.
Elaborar propuestas, planes de trabajo de programación y presupuestos.
Realizar esfuerzos de gestión de conocimiento incluyendo la evaluación, utilizando datos para la toma de
decisiones y la integración de mejores prácticas.
Supervisar y fortalecer la capacidad del equipo.
Supervisar el personal del programa proporcionando dirección, entrada y retroalimentación.
Comunicarse con clientes y otros interesados a obtener el apoyo de la comunidad para el programa y
solicitar entrada para mejorar el programa.
Sirve como enlace programático a los socios externos, incluyendo representación de Ipas en las
reuniones nacionales, regionales y locales.
Clientes internos y externos
• Trabaja con programas asociados y asesores en referencia a la ejecución del programa, planificación, informes
y otros temas del programa.
• Informa al Director Nacional en referencia a peticiones especiales, planificación estratégica y resultados del
programa y el progreso.
• Gestiona las relaciones con socios externos, gobierno y coordinadores de formación en referencia a programas
relacionados con formación y servicios
Requisitos mínimos
• Maestría imprescindible
• Experiencia confirmada de 8 años
• Experiencia de 3 o más años liderizando programas de operaciones (Necesaria)
3
Job Description
• Experiencia previa en supervisión (necesaria)
• Experiencia de trabajo intercultural (requerida)
• Experiencia de trabajo en elaboración de propuestas e informes de donantes.
• Experiencia en manejo de computadoras y, conocimiento y familiaridad en software
• Conocimientos de gestión y estrategia de desarrollo
• Conocimiento de manejo del presupuesto
Requerimientos de preferencia
• Debe ser capaz de comunicación efectiva e interacción con funcionarios gubernamentales, y donantes
• Debe poseer habilidades consolidadas de redacción y de exposición
• Debe ser capaz de asumir algunas responsabilidades de HR cuando sea necesario
• Remplazar al Director País mientras está ausente.
•
Requisitos físicos (marque todos que aplican)
NINGUNA
SUAVE
ARRODILLARSE
x
PARARSE
x
CAMINAR
x
AGACHARSE
x
MODERADA
ERGUIRSE
x
SENTARSE
x
HABLAR
x
ESCUCHAR
x
VER
x
PESADA
-----------------------------------------------------------------------------------------------Nombre del Director de recursos humanos o la persona designada
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FIRMA
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FECHA
4