tu p proyecto en 5pasos - Pasos para crear proyectos

NOTAS
TU PROYECTO EN 5 PASOS
DE
DISEÑO
Notas para el diseño de proyectos | Miguel A. Castillo
Notas para el diseño de
proyectos
Miguel A. Castillo
www.miguelcastillo.es
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www.TuProyectoEn5Pasos.com
Notas para el diseño de
proyectos
©Miguel A. Castillo - 2010
www.TuProyectoEn5Pasos.com
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www.miguelcastillo.es
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Pasos para crear proyectos, el diagnóstico
6
Elaboración de proyectos
8
Cómo hacer un proyecto
9
Conceptos básicos y corrientes teóricas en planeación
11
Análisis F.O.D.A.
12
Diseñando los objetivos del proyecto
14
Pasos para realizar un proyecto, la definición de objetivos
15
Pasos para la elaboración de un proyecto subvencionado
16
La elaboración de un proyecto, un plan de negocio
18
El cronograma, un paso adelante para realizar un proyecto
20
La búsqueda de recursos, un nuevo paso en la elaboración
de proyectos
21
El tiempo o cómo recibir alto valor invertido en tu
proyecto
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¿Qué es un proyecto?
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INDICE
¿Qué es un proyecto?
La elaboración de todo proyecto surge de la necesidad de mejorar una realidad
social próxima, bien de nuestro entorno vital inmediato, de nuestro entorno laboral o del
entorno social en el que participamos.
Un proyecto es un proceso en el que diseñaremos unas acciones a realizar para
alcanzar unos objetivos que hemos ido definiendo durante el diagnóstico y la
fundamentación del mismo. Es como un mapa que vamos a construir paso a paso para
alcanzar un destino, la consecución de los objetivos marcados.
Nuestro trabajo como creadores del proyecto es allanar ese camino y señalizarlo
correctamente, para que cualquier miembro del equipo pueda orientarse en el mapa y
continuar el trabajo.
En todo proyecto debemos de tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de
realizar su creación:
•
•
5
•
Realizar una descripción detallada de la situación problema que hemos detectado
y que queremos solucionar.
La contextualización del proyecto con las peculiaridades del entorno y de las
personas a las que afectarán las acciones y con las que trabajarán en el proyecto.
La consecución de los datos e información técnica necesaria para un adecuado
desarrollo del proyecto.
La definición de los recursos mínimos indispensables para el desarrollo del
proyecto, así como una adecuada temporalización de las acciones.
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•
Pasos para
diagnóstico
crear
proyectos,
el
Según el Diccionario de la Real Academia Española, diagnóstico es recoger y
analizar datos para evaluar problemas de diversa naturaleza. Su origen del griego nos
indica que significa “conocer por medio de…”.
Mi experiencia de trabajo con grupos de voluntariado social durante casi quince
años me ha enseñado que para realizar un verdadero diagnóstico debo de hacerme varias
preguntas…. ¿Qué conocimiento tengo de sus necesidades y expectativas?, ¿cómo he
conseguido ese conocimiento?, ¿Qué necesito para tener un mayor grado de
conocimiento de su situación?
Uno de los principios fundamentales del diagnóstico es pues “Conocer para
actuar”, y no debe de quedarse en el “conocer por conocer” lo que pasa en el
movimiento de voluntariado ya que no podremos saber qué es realmente lo que
tenemos que hacer.
El primer paso en la elaboración de todo proyecto es realizar un diagnóstico
acertado de la situación, de los problemas y necesidades para saber actuar en
consecuencia. En palabras de Kurt Lewin, el diagnóstico debe servir para “esclarecer el
quehacer profesional en el manejo de los problemas sociales específicos”.
Pero qué entendemos por problema?, un problema es una necesidad no cubierta y
generadora de conflictos. Por lo tanto el diagnóstico nos permitirá programar acciones
concretas orientadas a solucionar ese problema, nos servirá para tener una visión de la
situación que nos permitirá tener el primer paso para diseñar eventos y acciones
concretas para afrontar las necesidades que hayamos detectado y alcanzar los objetivos
propuestos.
En un diagnóstico, además de identificar un problema o necesidad social,
debemos conocer:
6
Cuál es el problema y porqué existe ese problema en una situación concreta.
Cuál es el contexto de esa situación problema.
Con qué recursos y medios disponemos para resolver este problema.
Cuáles son las causas más importantes que intervienen.
Qué objetivos y estrategias de actuación priorizar.
Qué elementos señalan que las acciones son alcanzables y realizables.
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•
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Las características del diagnóstico
El primero de los pasos para crear proyectos es el diagnóstico, se trata de un paso
preciso y vital en la elaboración de proyectos que habrá de tenerse presente en las
posteriores etapas del mismo, bien como fase de inicio o como estudio de referencia en
los puntos siguientes.
Todo diagnóstico tiene como objetivo el obtener conocimientos que nos permitan
realizar diseñar cambios orientados a resolver los problemas o cubrir necesidades que
hayamos detectado en una comunidad.
Todo diagnóstico es un proceso de análisis y síntesis de una realidad social, de un
problema o necesidad detectada. Debe de realizar una descripción de los distintos
componentes de esa realidad social, además de determinar el nexo de unión entre los
distintos elementos del problema.
Todo diagnóstico es un proceso en continua evolución, en constante “feedback”.
Incorporando nuevos datos e información y reajustando el análisis realizado en función
de esos nuevos datos.
El diagnóstico consigue su verdadero significado cuando se ha logrado identificar,
definir y localizar la situación problema o necesidad detectada.
Página
1. Preparación: El diagnóstico podemos utilizarlo en la elaboración de un proyecto
para:
a. Orientado a un rasgo importante del proyecto.
b. Analizar y definir un problema determinado.
c. Analizar los aspectos implicados en el problema y buscar soluciones.
d. Priorizar las tareas a realizar y diseñar la matriz de las actividades.
e. Ayudar en la definición de los objetivos.
f. Como estudio de viabilidad del proyecto.
g. Determinar la orientación del proyecto.
2. Ejecución: Durante la realización de las actividades definidas para el proyecto el
diagnóstico nos puede ayudar a:
a. Concienciar a los destinatarios de la situación problema
b. Mejorar la orientación del proyecto.
c. Solventar disputas y alcanzar acuerdos.
d. Diseñar de manera cooperativa determinados apartados del proyecto.
e. Conocer la realidad social y los recursos disponibles en la zona donde se
desarrolla el proyecto.
3. Evaluación: La evaluación nos permitirá alcanzar un conocimiento de la
situación del momento y el grado de los problemas que queremos solucionar con
el proyecto, además de identificar los cambios y beneficios en los destinatarios.
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Las etapas que deben de seguir los diagnósticos son:
Elaboración de proyectos
Cuando nos vemos ante la necesidad de la elaboración de proyectos debemos de
tener claro qué es lo que entendemos por proyectos. Podemos considerar que un
proyecto en general es el conjunto de actividades complementarias que es necesario
realizar para alcanzar uno o varios objetivos; en el ámbito de los movimientos
asociativos podemos considerar que un proyecto es un ideario para integrar y explicar
los valores y actitudes propias de una organización, un instrumento de gestión y de
estrategia educativa, un modelo para centrar e identificar el estilo formativo del
movimiento asociativo.
Estas actividades necesarias para la elaboración de proyectos deben de responder
a las siguientes preguntas:
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•
•
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•
•
¿qué vamos a hacer?
¿por qué lo vamos a hacer?
¿para qué lo vamos a hacer?
¿dónde lo vamos a hacer?
¿Cómo lo vamos a hacer?
¿Quiénes lo vamos a hacer?
¿Cuándo lo vamos a hacer?
¿Qué necesitamos para hacer el proyecto?
¿Cuánto va a costar el proyecto?
Las respuestas a estas preguntas nos estarán dando el nombre del proyecto, el
diagnóstico y la fundamentación del proyecto, los objetivos que queremos alcanzar, la
localización geográfica, el lugar, barrio, ciudad o pueblo donde se desarrollará el
proyecto, las actividades concretas que realizaremos, los responsables de estas y del
proyecto, el tiempo que se tardará en realizar cada actividad y el total del proyecto, el
listado de los recursos tanto materiales como humanos y financieros y, por último, el
presupuesto.
No necesariamente hay que plantear las cuestiones en este orden, pero si es
necesario no olvidar ninguna de las preguntas.
Página
8
El análisis de estas respuestas nos llevará a diferenciar las etapas o ciclos de la
elaboración de proyectos y los pasos a seguir para su formulación. Este punto lo
desarrollaremos en otro artículo.
Como hacer un proyecto
Quiero continuar compartiendo mi experiencia para responder a la pregunta de
cómo hacer un proyecto.
Ya hemos respondido a las cuestiones que nos planteábamos en el artículo sobre
la elaboración de proyectos, por lo tanto nos queda comenzar con el análisis de las
respuestas antes de darle forma al proyecto.
Para saber cómo hacer un proyecto de actividades hemos de plantearnos el
proceso de planificación como punto de partida, con la identificación de la “misión” de
nuestro proyecto de actividades y con la visión de lo que queremos conseguir con las
actividades.
La planificación debe de hacerse teniendo en cuenta tres acciones:
IDENTIFICACIÓN
DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS F.O.D.A.
Para la identificación deberíamos de respondernos a una serie de cuestiones que
nos ayudarán a centrar los objetivos del proyecto. Comenzaremos por realizar un
análisis de cuál es nuestro punto de partida, de quienes somos, qué hacemos y a quien
dirigimos nuestras acciones educativas o formativas, en definitiva realizar un análisis de
los objetivos de la asociación.
Este análisis inicial de nuestros objetivos como asociación nos debe llevar a tener
una idea clara de cómo somos vistos por aquellos a los que consideramos importantes
para nosotros, reconociendo cuales son nuestros valores y la personalidad de nuestra
Organización, qué aspectos de nuestros objetivos y de nuestras actividades nos
distinguen de otras instituciones.
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La planificación de las estrategias de acción se basa en la participación, con el
análisis de la visión de la organización y el esfuerzo disciplinado y riguroso en la
participación conjunta de todos los individuos que forman parte de la organización. La
planificación de las estrategias de actuación va orientada a la acción directa, a buscar los
líderes que desarrollaran las distintas tareas del proyecto, esto permite una proyección
de las actuaciones a medio y largo plazo, con lo que el “producto” final será el resultado
del trabajo conjunto de todos los integrantes de la organización.
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Si somos exhaustivos en nuestro análisis inicial tendremos claro quiénes seremos
y cómo queremos que nos vean como organización social, y a quiénes van orientadas
nuestras acciones. Deberemos determinar los caminos a seguir para llegar a esa visión y
cómo queremos que nuestros asociados y el resto de sociedad nos vean.
Determinaremos cómo desarrollar nuestras estrategias de acción y en qué tiempos
habremos de realizar las actividades del proyecto.
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Un proyecto educativo y formativo debe de verse como un proyecto de carácter
propio para integrar y explicar los valores y actitudes propias de una organización,
como un instrumento de gestión y estrategia educativa, en el que se recogen elementos
referidos a la gestión organizativa y como cultura institucional abarcando actividades
institucionales, pedagógicas, organizativas y de convivencia.
Conceptos básicos y
teóricas en planeación
corrientes
Si analizamos la literatura existente sobre la teoría e historia de la planificación
moderna sacamos la impresión de que cada autor propone su propia definición del
concepto, con lo que describe de manera particular los elementos que integran el
proceso general de planificación.
Un análisis más detenido nos permitirá diferenciar varias corrientes teóricas con
sus respectivas descripciones del proceso y ciertos elementos comunes a todas ellas,
como el análisis de problemas y necesidades, la definición de las prioridades, la
determinación y definición de los objetivos, la fijación de los medios o acciones para
conseguirlos así como las estrategias a seguir en su desarrollo, las decisiones sobre el
reparto de los recursos y distintas formas de evaluación y control del proyecto.
Quizás una de las descripciones más claras y completas del proceso de
planificación según la corriente de sistemas sea la que propone Frank Banghart en su
obra Education Planning, en la que distingue las siguientes fases:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Definición del problema
Análisis del problema
Conceptualización del problema
Diseño de planes de solución
Evaluación de planes de solución
Selección de planes de solución
Instrumentalización del plan
Retroalimentación.
Esta corriente no entiende la planificación como una actividad unidisciplinar y
con un único responsable, sino con una responsabilidad compartida por el equipo
responsable del proyecto y multidisciplinar.
Íntimamente ligada con esta corriente de sistemas ha surgido en el entorno
empresarial el concepto de “planificación estratégica”, aunque en realidad la estrategia
es uno de los elementos fundamentales en todo proceso de planificación. Según Gerard
Arguin, en su obra La Planificación Estratégica en la Universidad comenta que el
propósito de la planificación estratégica es el de concebir a la institución (u
organización),l no como un ente cerrado, aislado, sino en relación estrecha con su medio
ambiente.
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De todas estas corrientes podemos deducir que la planificación es una toma de
decisión anticipada, un proceso en el que decidimos lo que se va a hacer y como lo
vamos.
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Warren Ziegler, defensor de la corriente de la planificación innovadora considera
que la planificación “busca la preparación para el futuro y puede servir como
instrumento para cambiar ese futuro”.
Análisis F.O.D.A.
Decía Séneca: “Cuando uno no sabe a dónde va, cualquier camino le sirve”.
Una de las acciones más importantes de la planificación es el análisis del problema para
el que vamos a realizar el proyecto, en este artículo te voy a indicar como realizar ese
análisis. Vamos a aprender a diferenciar cuatro apartados del proceso de análisis:
1.
Fortalezas
2.
Debilidades
3.
Oportunidades
Amenazas
4.
El análisis FODA es una herramienta con la que conseguiremos un informe de la
situación actual de la organización, permitiéndonos alcanzar un diagnóstico preciso con
el que sabremos tomar las decisiones adecuadas para alcanzar los objetivos que tiene
nuestra organización.
De los cuatro apartados, las fortalezas y las debilidades son internos de la
organización, por lo que podemos actuar directamente sobre ellas. Sin embargo las
oportunidades y las amenazas son variables externas, con lo que nos resultará muy
difícil cambiarlas.
La variable “fortalezas” nos indica las capacidades especiales con la que cuenta
nuestra organización y que nos colocan en una posición de privilegio frente a los
competidores. Indica los recursos que controlamos, las capacidades y habilidades que
poseemos, actividades que desarrollamos, etc. Si nos respondemos a la cuestión ¿Qué es
lo que somos capaces de hacer? estaremos obteniendo la información para esta variable,
pudiendo clasificarla en aspectos de los servicios que da la organización, aspectos
financieros, de relaciones con los asociados, organizativos y de control.
Las debilidades son aquellos factores que nos colocan en una posición de
desventaja frente a la competencia; nos deben indicar los recursos de los que carecemos,
las habilidades que necesitamos, las actividades que no se desarrollan correctamente,
etc. También las podemos clasificar como las fortalezas. En definitiva, las debilidades
internas son lo negativo que tenemos, son situaciones que están ocurriendo ahora y que
nos impiden avanzar como organización.
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Las oportunidades son factores externos que la organización podría aprovechar
para alcanzar los objetivos que se ha marcado. Los eventos que podrían presentar
oportunidades pueden ser de diversa índole, aunque debemos de atender
preferentemente a los de carácter político y social, los económicos y los tecnológicos.
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En la parte externa del análisis están las oportunidades y las amenazas. Son
elementos sobre los que difícilmente podremos actuar pero que tendrán una gran
influencia en la labor de la organización.
Por ejemplo, la convocatoria de una subvención por parte de la Consejería de
Gobernación de la Junta de Andalucía para los movimientos asociativos es una
oportunidad que no se puede dejar pasar sin presentar un proyecto, bien para actividades
o para equipamiento informático y presencia en la red.
Y por último las amenazas, son aquellas situaciones externas a la organización,
provenientes del entorno físico, político o social y que pueden llegar a atentar contra la
misma permanencia de la organización. Entre estas están la falta de aceptación, la
antipatía de otras organizaciones hacia lo que hacemos, las malas relaciones
interpersonales en la organización, la competencia dentro y fuera de esta, la rivalidad, la
falta de apoyo y cooperación, etc.
Resumiendo, en ambos apartados externo e interno encontramos puntos positivos
y negativos y con ellos podemos construir una matriz de dos dimensiones
Positiva
s
Exterior
Negativ
as
Oportun
idades
as
Interior
Fortalez
as
Amenaz
Debilida
des
La clave está saber distinguir los límites de nuestra organización, teniendo en
cuenta no la disposición física de los factores, sino el control que tenemos sobre ellos.
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Qué tal si pones en práctica las orientaciones que te he dado y realizas un análisis
F.O.D.A. de tu organización. Coméntame los resultados.
Diseñando los objetivos del proyecto
Si aprendemos a definir los objetivos durante la elaboración de proyectos
tendremos realizado la mitad del mismo. Eso es sobre lo que voy a hablar hoy, como
definir los objetivos como uno de los pasos para realizar un proyecto.
Los objetivos son las metas que forman el marco de referencia del proyecto. En su
formulación pueden admitir varias interpretaciones y no hacen referencia directa a
conductas concretas.
Debemos de diferenciar dos tipos de objetivos, los generales y los específicos. Los
objetivos generales son la descripción de los logros que queremos alcanzar con la
ejecución de una acción planificada.
A título de ejemplo orientativo podemos indicar que para formular objetivos
generales se pueden utilizar verbos en infinitivo, tales como conocer, comprender,
analizar, evaluar, ampliar, aumentar, disminuir, reducir, contribuir, asegurar, garantizar,
incrementar, obtener, dotar, incorporar, demostrar, propiciar, fomentar, desarrollar, etc.;
resulta evidente que estos verbos admiten varias interpretaciones y no se pueden
observar directamente. Son los beneficios que se pretenden conseguir a largo plazo, por
lo que hay que pensar en términos de tiempo y espacio
Los objetivos específicos concretan y pormenorizan los definidos como generales,
restringen su significado. Deben de identificar de manera más clara y precisa lo que se
pretende alcanzar con el proyecto. Deben de estar definidos de forma que sólo admitan
una interpretación, faciliten la estructuración del proyecto y puedan separarse para su
análisis. La formulación de los objetivos específicos debe de responder a tres preguntas:
Qué, Cuánto y Cuándo. También deben de ser medibles y realistas.
En la formulación de los objetivos específicos deben de utilizarse verbos de
acción, tales como diseñar, enumerar, resolver, clasificar, calcular, comprobar, repetir,
ordenar, diferenciar, comparar, decidir, capacitar, implantar, implementar, elaborar,
sensibilizar, incorporar, desarrollar, cualificar, expandir, coordinar, asesorar y
estructurar entre otros.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta en la definición de los objetivos es
la participación en su elaboración de todo el equipo, que se debata y se llegue a un
consenso, de manera que se consiga el compromiso de todos los miembros en su
consecución.
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Resumiendo, los objetivos generales deben ser a largo plazo y los específicos
deben de concretar los pasos a seguir para alcanzar los objetivos generales.
Pasos para realizar un proyecto, la
definición de objetivos
Según el Diccionario de la Real Academia Española, objetivo es un fin o un
intento; según la Wikipedia, un objetivo es un elemento programático que identifica la
finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a
los propósitos.
Los objetivos son propuestas escritas sobre resultados que debemos alcanzar en
un tiempo o plazo determinado y estando seguros de que todos dirigen los esfuerzos
hacia el mismo fin. Los objetivos son los fines hacia los cuales está orientada la
actividad del proyecto.
La definición de los objetivos necesita una esmerada planificación y de la
participación y el compromiso de todos los integrantes del equipo de trabajo.
Representa uno de los pasos más importantes para realizar un proyecto.
Pues bien, al definir los objetivos de tu proyecto tienes que distinguir entre
objetivos principales o generales y los objetivos específicos.
Los objetivos generales indican el propósito central del proyecto, con lo que es a
largo plazo. Su definición se va “afinando” durante el proceso de diagnóstico y la
posterior puesta en común. Van apareciendo ideas vagas e imprecisas que se irán
concretando durante el proceso. Al avanzar en la definición del problema y sus
soluciones, los objetivos se irán ajustando, se irán definiendo claramente, evitando de
esta manera que los objetivos generales sean imposibles o muy difíciles de alcanzar. Su
número es limitado, uno o dos como máximo.
Los objetivos específicos son pasos que hay que ir dando para consolidar la
consecución de los objetivos generales hacia los que apunta el proyecto. Deben de
identificar de manera más clara y precisa lo que se pretende alcanzar con el proyecto. La
formulación de los objetivos específicos debe de responder a tres preguntas: Qué,
Cuánto y Cuándo. También deben de ser medibles y realistas.
•
•
Definir una situación futura, es decir, sirven como guía para la etapa de
ejecución de actividades.
Dan legitimidad, al justificar las actividades de cada uno de los miembros
implicados en el desarrollo del proyecto.
Sirven para evaluar las acciones, la eficacia y la productividad del equipo que
esté a cargo del proyecto.
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•
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Resumiendo, las funciones de los objetivos son:
Pasos en la elaboración de un
proyecto subvencionado
Cuando te plantean la elaboración de un proyecto siempre es un reto con el que
progresar personal y profesionalmente. Hace un mes me dieron que realizara uno para
presentar a la convocatoria de una administración provincial y hoy me han confirmado
su aprobación.
La satisfacción personal por ver aprobado un proyecto solo es comparable con la
de su desarrollo, pero eso lo veremos en unos meses. En este momento quiero mostraros
los pasos para realizar un proyecto, mi proyecto y que consiga la subvención.
La tarea fundamental fue el estudio preliminar, respondernos a las cuestiones que
ya conocemos de ¿qué vamos a hacer?, ¿porqué lo vamos a hacer?, ¿para qué lo vamos
a hacer?, ¿dónde lo vamos a hacer?, ¿cómo lo vamos a hacer?, ¿quiénes lo vamos a
hacer?, ¿cuándo lo vamos a hacer?, ¿qué necesitamos para hacer el proyecto? y ¿cuánto
va a costar el proyecto?. La respuesta a estas preguntas me permitió conocer lo que
necesitaba saber y buscar para la elaboración del proyecto.
Elaboramos una memoria descriptiva del proyecto con la información que
encontramos en google, con la descripción en la introducción de los antecedentes de
proyectos similares y las líneas de las políticas educativas de la Unión Europea, España
y Andalucía en particular, para centrar el desarrollo del proyecto.
El análisis FODA que realizamos nos sirvió para enumerar los objetivos generales
y específicos y las tareas que íbamos a realizar cada uno de los miembros del equipo, así
como conocer cuáles eran los recursos con los que contábamos y cuáles necesitábamos.
Esto nos llevó a planificar las actividades que realizaríamos para desarrollar el proyecto,
decidiendo que serían jornadas formativas con formato de taller, de forma que los
asistentes pudiesen participar activamente en el aprendizaje de los contenidos que se
van tratar.
Además vimos necesario la elaboración de material didáctico, un manual que
imprimiremos para repartirlo en las diferentes jornadas y un pendrive donde irá toda la
información recopilada durante la preparación de los talleres.
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El presupuesto va detallado en tres partidas, recursos humanos, recursos
financieros y recursos materiales. En cada una de estas partidas van especificadas
detalladamente las distintas necesidades del proyecto, de modo que cualquier imprevisto
tenga cabida en alguna de ellas.
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Los dos últimos pasos que dimos para realizar el proyecto fue la elaboración del
presupuesto y el diseño del sistema de evaluación que seguiremos para conocer el
resultado de los talleres.
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En cuanto al sistema de evaluación del proyecto seguimos los criterios marcados
habitualmente por el movimiento asociativo para el que realizamos el proyecto, una
encuesta sobre los ponentes, ponencias y metodología y otra sobre la organización de
las jornadas. Su posterior análisis nos permitirá corregir los errores cometidos para
próximos trabajos.
La elaboración de un proyecto, un
plan de negocio
Si aprende la elaboración de un proyecto estará aprendiendo a realizar un plan de
negocio. Un proyecto es el conjunto de actividades complementarias que hay que
realizar para alcanzar un objetivo, un plan de negocios es un estudio con el que podrá
analizar su idea o necesidad en profundidad para planificar la consecución de su
objetivo, de su proyecto.
En muchos casos se trata de un documento que habrá de presentar ante los
inversores, entidades financieras o administraciones para buscar subvenciones, por lo
que deberá de detallar en el dosier las características del proyecto, sus objetivos,
estrategias y actividades para conseguir poner en marcha el negocio, para realizar su
proyecto.
Como ante cualquier proyecto habrá de responderse a las preguntas ¿qué vamos a
hacer?, ¿porqué lo vamos a hacer?, ¿para qué lo vamos a hacer?, ¿dónde lo vamos a
hacer?, ¿cómo lo vamos a hacer?, ¿quiénes lo vamos a hacer?, ¿cuándo lo vamos a
hacer?, ¿qué necesitamos para hacer el proyecto?, ¿cuánto va a costar el proyecto? y
presentar las respuestas estructuradas de la siguiente forma:
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De todos estos puntos el más importante, por ser el factor más decisivo a la hora
de decidir la viabilidad del proyecto, es el estudio de mercado; habrá de poner especial
interés en su elaboración. Esta investigación será la que le lleve más tiempo y
dedicación ya que necesita conocer a sus clientes, qué quieren, cuales con sus
necesidades. Ha de tener en cuenta que en la mayoría de los casos los estudios de
mercado solo indican tendencias, no datos concretos, pero tiene que conocer el
mercado, las empresas que están funcionando y cómo funcionan. Un buen estudio de
18
1.
Índice
2.
Introducción: ¿qué vamos a hacer?
3.
Descripción del negocio
4.
Estudio de mercado: ¿por qué lo vamos a hacer?
5.
Descripción comercial y técnica: ¿dónde lo vamos a hacer?, ¿para
qué lo vamos a hacer?
Plan de inversiones: ¿cómo lo vamos a hacer?
6.
7.
Organización de los recursos humanos: ¿quiénes lo vamos a
hacer?
8.
Estudio de temporalidad: ¿cuándo lo vamos a hacer?
9.
Estudio de legalidad: ¿qué necesitamos para hacer el proyecto?
10.
Estudio económico financiero y valoración de riesgos: ¿cuánto va
a costar el proyecto?
mercado le dará una idea más clara de su proyecto y le permitirá plantearse unas
determinadas estrategias de marketing u otras.
Un factor muy importante a incluir en el estudio de mercado es el análisis FODA
que deberá realizar y con el que podrá analizar el entorno y sus debilidades y amenazas
a la hora de poner en marcha la idea. Otro dato a incluir es el estudio de los
proveedores.
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El estudio y análisis de todos estos datos deberán de formar el estudio de
mercado, y será solo este el que quede reflejado en el plan de negocios.
El cronograma, un paso adelante
para realizar un proyecto
Todo proyecto tiene una parte operativa, el cronograma de las actividades. Definir
correctamente el cronograma de las actividades nos duplicará nuestro avance en el
seguimiento de los pasos para realizar un proyecto.
Un cronograma se realiza para detallar aspectos técnicos del proyecto
relacionados con las actividades, los tiempos y los plazos. Con el cronograma
describimos las actividades que se llevarán a cabo durante el desarrollo del proyecto,
relacionándolas con el tiempo durante el cual se van a realizar. Para ello primero habrá
de determinar con precisión cuáles serán las actividades del proyecto a partir de los
aspectos técnicos presentados en el mismo, y de acuerdo con los recursos, el tiempo
total en el que se desarrollará el proyecto y los recursos humanos de que se disponen
para su desarrollo se calcula el tiempo que se dispone para realizar cada una de las
actividades.
Los pasos para realizar el cronograma de un proyecto son:
1. Determinar la estructura desglosada del trabajo, es decir, hacer una WBS.
Definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo el proyecto.
2. Definir las actividades necesarias para realizar el proyecto. Este punto se puede
realizar en general y después ir especificando las actividades. Para su
representación podemos utilizar un diagrama de Gantt (o de barras) e ir
agregándole las tareas secundarias.
3. Establecer la secuencia de las actividades, teniendo en cuenta qué actividades
son obligatorias y cuales optativas. El conocimiento de estas últimas será vital a
la hora de reducir plazos.
4. Determinar el tiempo necesario para cada tarea, definir los recursos necesarios
para la actividad y calcular la duración de los trabajos.
5. Plasmar los cálculos en un calendario, teniendo en cuenta los festivos, periodos
vacacionales, posibles factores climáticos, etc. Deberá adecuar los recursos para
que todo el equipo comience los trabajos de desarrollo del proyecto a la vez.
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El cronograma deberá presentarlo en diagramas, que le permitirán visualizar el tiempo
de cada actividad. Para ello puede utilizar varios tipos de diagramas, el más usual en
proyectos sencillos es el de Gantt o diagrama de barras. Dispone también de los
diagramas de flechas o redes como el PERT o el CPN para proyectos de mayor
complejidad.
La búsqueda de recursos, un nuevo
paso en la elaboración de proyectos
La búsqueda de los recursos es sin duda alguna el principal problema al que nos
enfrentamos en la elaboración de un proyecto. Saber con qué recursos contamos y
cuales necesitamos será el primero de los pasos que habremos de dar en la elaboración
de nuestro proyecto.
Todos los estudios plantean que hemos de detallar tres tipos de recursos
necesarios a la hora de hacer un proyecto, los recursos humanos con los que contamos,
los recursos materiales que necesitamos para desarrollar las actividades del proyecto y
los recursos económicos necesarios para cubrir los dos anteriores.
Los recursos humanos vendrán determinados por el entorno en el que vamos a
realizar el proyecto y deberemos distinguir entre personal de dentro y fuera de la
organización del proyecto. Si se trata de una organización de voluntariado lo aportará
esta con sus trabajadores y voluntarios, si la elaboración del proyecto está orientada a
poner en marcha un emprendimiento laboral tendremos que volver a los datos que
recogimos en nuestro análisis inicial y ver la respuesta a la pregunta ¿quiénes lo vamos
a hacer?. El origen de estos recursos habrá de tenerlo en cuenta a la hora de realizar el
presupuesto del proyecto; si es personal de la organización social se incluye el costo de
sus nóminas y gastos sociales en el presupuesto, no así los gastos generados por los
voluntarios. Si los recursos humanos son propios tendremos que incorporar en el
presupuesto el sueldo y los gastos sociales de los trabajadores igualmente.
El personal de fuera de la organización del proyecto es habitualmente necesario en
proyectos en los que hay definida una ponencia, charla o coloquio. En este caso deberá
conocer previamente a la elaboración del presupuesto cual es el precio de los ponentes.
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Los recursos económicos puede cubrirlos de dos formas, bien con recursos
propios o buscando financiación. La búsqueda de financiación va orientada hacia dos
caminos, entidades financieras y administraciones públicas (ayuntamientos,
diputaciones, consejerías, etc.) mediante subvenciones. En ambos casos tendrá que
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Los recursos materiales vendrán dados como resultado de la determinación de las
estrategias y actividades que realizará para desarrollar el proyecto. Tendrá que
diferenciar los recursos materiales con los que cuenta y los que necesita, en ambos casos
le dará el valor que corresponda a la hora de elaborar el presupuesto. En este punto
deberá tener en cuenta también las necesidades de estructuras del proyecto, si necesita
locales, material audiovisual, utilización de nuevas tecnologías, cualquier cosa que sea
necesaria para el buen desarrollo de las distintas actividades programadas en la
elaboración del proyecto. A la hora de buscar esos recursos siempre podrá acudir a
distintas empresas y organismos de su localidad que de seguro contribuirán de alguna
manera si le propone que aparezca su logo en la publicidad del proyecto.
preparar sendos dosieres detallando todo el proyecto, aunque en el caso de las
administraciones públicas dependerá de las condiciones detalladas en la convocatoria.
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¿Cómo buscas los recursos para tus proyectos? Identificar las formas de buscar
estos recursos es un paso importante en la elaboración de los proyectos.
El tiempo o como recibir alto valor
invertido en tu proyecto
Todd Ducan, en su libro Trampas del tiempo afirma que la grandeza es una
función del tiempo concentrado. Para conseguir nuestra grandeza necesitamos
identificar las actividades en las que vamos a invertir nuestro tiempo. Este es el primer
paso a seguir para crear proyectos, decidir dónde vamos a invertir nuestro mayor
recurso, nuestro tiempo.
El tiempo sigue y no se guarda, no hay momentos para pensar en guardar un
número de horas para utilizarlas después, las horas que no utilicemos las perderemos.
Debemos preguntarnos qué actividades nos dan un alto retorno de inversión; si nuestro
tiempo es nuestra materia prima debemos centrarnos en crear proyectos que generen un
alto retorno del tiempo invertido. Si quiere alcanzar la grandeza que menciona Todd
tiene que dedicar el tiempo a una actividad específica y seguir los pasos adecuados para
realizar tu proyecto.
Bob Parsons aconseja delegar siempre en todo emprendimiento. Esta frase es muy
importante, saber delegar actividades y responsabilidades durante el desarrollo del
proyecto es vital. Una forma de dar valor a nuestro tiempo es aprender a delegar,
siempre habrá alguien que realizará esa actividad mejor que tu y estarás dando un alto
retorno de inversión de tu tiempo.
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Resumiendo, entre los pasos para realizar un proyecto está en lugar destacado la
utilización de nuestro tiempo como principal recurso con el que contamos; aprender a
dominarlo, a rentabilizarlo nos llevará a crear proyectos con los que recibir un alto valor
de retorno de la inversión.