Descargar la guía de configuración de Contactos

Configuración de Contactos para administradores
En esta guía
1. Añadir nuevos contactos a G Suite
2. Importar tu libreta de direcciones anterior
3. Proporcionar a tu equipo direcciones adicionales
4. Configurar listas de grupo
5. Formar a tu equipo
Qué necesitas
1. Una cuenta de administrador de G Suite
2. 30 minutos
Descubre Contactos
Para ver tus contactos de G Suite desde Gmail, haz clic en Correo y,
a continuación, selecciona Contactos. Accederás a tu página de contactos.
También puedes ir a contacts.google.com y, si aún no lo hubieras hecho,
iniciar sesión en tu cuenta de G Suite cuando se te solicite.
Gracias a Contactos, la comunicación resultará
muy sencilla en tu equipo.
● Tu equipo puede utilizar el directorio global
para localizar fácilmente direcciones al enviar
correo electrónico, invitar a reuniones
o compartir documentos.
● Podéis crear listas de grupo para enviar correo
electrónico o invitar a varias personas a la vez.
● Además, cada miembro puede administrar sus
propios contactos personales.
1. Añade a usuarios
2. Importa contactos
3. Añade direcciones
4. Crea grupos
Activar la Vista previa de Contactos
5. Usa tus contactos
6. Forma a tu equipo
Haz clic en un paso para consultarlo.
Como administrador, puedes activar la nueva Vista previa de
Contactos (Administrador de contactos) para permitir que tus
usuarios vean todos sus contactos en un mismo lugar, con los
más frecuentes situados en la parte superior. También podrán
encontrar más fácilmente los duplicados y dejar que la
aplicación actualice de forma automática los contactos nuevos.
Para activar la Vista previa de Contactos para tus usuarios:
1. Inicia sesión en la Consola de Administración con tu dirección
y tu contraseña de G Suite.
2. Haz clic en Aplicaciones > G Suite > Contactos.
3. En la página de Contactos, haz clic en Configuración avanzada.
4. Marca la casilla Vista previa de Contactos y haz clic en Guardar.
Más información sobre la Vista previa de Contactos
1. Añade a usuarios
2. Importa contactos
3. Añade direcciones
Revisar la lista de usuarios
Cuando una persona nueva se incorpora a tu
organización, la agregas como usuario a tu cuenta
de G Suite. Esto le proporciona una dirección principal
para enviar correo e invitaciones.
En la Consola de Administración, haz clic en Usuarios.
Verás una lista de todos los usuarios que hay en
tu organización. Serán los mismos que se muestran
en el Directorio de tu empresa en Contactos.
4. Crea grupos
5. Usa tus contactos
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Haz clic en un paso para consultarlo.
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3. Añade direcciones
Añadir a un nuevo usuario
En la página Usuarios se muestran todos los miembros de
tu equipo. Desde ella también añades a los nuevos usuarios:
1. En la parte inferior de la página, haz clic en
.
2. Selecciona Añadir a un usuario.
3. En Crear un usuario nuevo, escribe el nombre y los
apellidos de la persona, y asígnale un nombre de usuario
(la primera parte de su dirección de G Suite) y una
contraseña para que pueda acceder a su correo
electrónico y a otros servicios de G Suite.
Nota: El nombre de usuario que elijas será su nueva
dirección de correo electrónico.
4. Haz clic en Crear para guardar el usuario nuevo.
4. Crea grupos
5. Usa tus contactos
6. Forma a tu equipo
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6. Forma a tu equipo
Enviar instrucciones para iniciar sesión al usuario nuevo
Después de hacer clic en Crear, verás un mensaje
de confirmación:
1. Haz clic en Enviar correo electrónico.
2. Introduce una dirección de correo electrónico donde
la persona pueda recibir correo inmediatamente
(no su dirección nueva de G Suite).
Recibirá un mensaje con el nombre de usuario y la
contraseña, y un enlace para iniciar sesión en su nueva
cuenta de G Suite.
Nota: Si la persona no tiene en ese momento un
correo electrónico personal donde poder recibir las
instrucciones de inicio de sesión, puedes imprimírselas.
Más información: Otras formas de añadir a usuarios
Añade a usuarios
2. Importa contactos
3. Añade direcciones
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5. Usa tus contactos
6. Forma a tu equipo
Importar los contactos personales a G Suite
Tu cuenta de G Suite incluye a todos los usuarios de tu organización y a cualquier contacto externo
compartido, y todos ellos se muestran en el Directorio de Contactos.
No obstante, cada miembro del equipo puede importar también sus contactos personales, así como los
del programa de correo electrónico que utilizaba antes.
Haz clic en el enlace siguiente para averiguar cómo importar datos del programa de correo electrónico
anterior. Accederás a una página fuera de esta guía, donde encontrarás instrucciones para importar
los contactos. Cuando termines, vuelve aquí para completar esta guía.
¿Dónde están ahora tus contactos?
● Microsoft Outlook 2003-13
● Apple Mail, Thunderbird o Eudora, o en un host de correo web como Yahoo, Hotmail o AOL
● Otra cuenta de Gmail
Más información: Todas las opciones de importación
Añade a usuarios
Importa contactos
3. Añade direcciones
4. Crea grupos
5. Usa tus contactos
Proporcionar direcciones de correo electrónico adicionales
Si tú o alguna otra persona de tu organización
necesitáis más de una identidad de correo electrónico,
puedes asignar una dirección adicional mediante
un alias de correo electrónico.
Por ejemplo, podrías recibir el correo general en
tú@tudominio.com, pero establecer que las consultas
de los clientes se envíen a [email protected].
Al añadir un alias de correo electrónico, el correo
enviado a cualquiera de las dos direcciones se recibirá
en la misma bandeja de entrada.
6. Forma a tu equipo
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6. Forma a tu equipo
Añadir un alias de correo electrónico
Para añadir otra dirección para ti o para un miembro
de tu equipo:
1. En la Consola de Administración, haz clic
en Usuarios.
2. Haz clic en el usuario que necesita la dirección.
3. Haz clic en Cuenta para abrir más ajustes y
desplázate hacia abajo hasta la sección Alias.
4. Haz clic en Añadir un alias e introduce
la dirección de correo electrónico secundaria.
5. Haz clic en Guardar en la parte inferior de la
página. Los mensajes enviados a esta nueva
dirección llegarán a la misma bandeja de entrada
de la dirección principal de esa persona.
Más información sobre los alias de correo electrónico
Añade a usuarios
Importa contactos
3. Añade direcciones
Crear listas de distribución de grupo
Si trabajas o te comunicas habitualmente con un
determinado grupo de personas, crea una lista de grupo.
Las listas de grupo son ideales para departamentos,
oficinas o grupos de trabajo.
Al enviar el correo electrónico al grupo, todos sus
miembros reciben los mensajes. Cuando se invita a un
grupo a un evento de calendario, se envía la invitación
a todos sus miembros. También puedes compartir
documentos con los grupos.
Veamos cómo se configura...
4. Crea grupos
5. Usa tus contactos
6. Forma a tu equipo
Añade a usuarios
Importa contactos
3. Añade direcciones
Crear grupos para la organización
Para hacer más eficaces las comunicaciones,
puedes crear grupos dentro de tu organización
para unidades o equipos de proyectos.
Una forma de crear una lista de grupo es ir a la
página Grupos de la Consola de Administración:
1. Inicia sesión en la Consola de Administración
con tu dirección de correo electrónico completa
y contraseña de G Suite.
2. Haz clic en Grupos.
4. Crea grupos
5. Usa tus contactos
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4. Crea grupos
5. Usa tus contactos
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Crear un grupo
Desde la página de Grupos, puedes crear una sola dirección
para enviar correo electrónico o invitaciones a todos los
miembros de un grupo. Solo las personas con acceso a
tu Consola de Administración pueden crear grupos aquí:
1. Haz clic en Crear un grupo.
2. Rellena el formulario para asignar un nombre
y una dirección al grupo.
3. Establece el nivel de acceso del grupo,
lo que determinará quién puede administrarlo.
Más adelante podrás cambiar estos ajustes.
4. Haz clic en Crear.
(Una vez que hayas creado el primer grupo, haz clic
en
para añadir el siguiente).
Más información sobre los niveles de acceso de los grupos
Añade a usuarios
Importa contactos
3. Añade direcciones
4. Crea grupos
5. Usa tus contactos
6. Forma a tu equipo
Añadir miembros al grupo
Vamos a añadir algunos miembros al grupo. Una vez que hayas
creado el grupo, accederás a una página en la que puedes añadir
a sus miembros.
1. En la página del grupo, haz clic en Administrar usuarios.
2. Para añadir a nuevos miembros, introduce la dirección
de cada persona en una línea.
3. Haz clic en Añadir.
4. También puedes seleccionar otras opciones, como
convertir a un miembro en el propietario del grupo.
Para volver a ver a tu grupo, haz clic en Grupos
en la Consola de Administración.
Más información sobre cómo crear grupos
Añade a usuarios
Importa contactos
3. Añade direcciones
Escribir a tus contactos
Una vez que hayas creado las direcciones de
contacto de los miembros y grupos de tu equipo,
no tendrás que recordar las direcciones exactas.
Cada uno de los usuarios para los que creas
cuentas se añade automáticamente a un directorio
global al que toda la organización tiene acceso.
Al redactar un mensaje en Gmail, solo tienes
que empezar a escribir el nombre o la dirección
de la persona en el campo Para.
A medida que escribas, se abrirá una lista de
nombres que coinciden, y podrás seleccionar
la persona a la que quieres escribir.
4. Crea grupos
5. Usa tus contactos
6. Forma a tu equipo
Añade a usuarios
Importa contactos
3. Añade direcciones
Invitar a contactos a una reunión
También funciona en Google Calendar y Hangouts:
a medida que escribes, aparece una lista de nombres
que coinciden para que puedas seleccionar el
destinatario correcto.
Imaginemos que estás creando un evento. Cuando
empiezas a escribir para añadir a un invitado, aparece
la lista del directorio global. Puedes elegir un nombre
incluso antes de terminar de escribir.
Recuerda que puedes introducir una dirección de
grupo para invitar a todos sus miembros a un evento,
en lugar de añadirlos uno a uno.
4. Crea grupos
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Importa contactos
3. Añade direcciones
4. Crea grupos
Compartir documentos con los contactos
¿Y si quieres compartir un documento o una
hoja de cálculo con los demás? ¡También puedes!
Simplemente haz clic en Compartir en la parte
superior del documento y empieza a escribir los
nombres de las personas o grupos con los que
quieres compartirlo. El directorio global se abrirá
y podrás elegir a las personas correctas entre
tus contactos.
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6. Forma a tu equipo
Lista de tareas pendientes de Contactos para tu equipo
Ahora que has creado las direcciones y los grupos de tu equipo, es momento de ayudarles a empezar a administrar
sus contactos. Aquí tienes nuestras sugerencias sobre lo que debe hacer primero cada uno de sus miembros.
Cada miembro debe:
1. Importar sus contactos anteriores a G Suite
2. Aprender los principios básicos del envío de correo a los contactos
3. Crear listas de distribución personales
Añade a usuarios
Importa contactos
3. Añade direcciones
4. Crea grupos
5. Usa tus contactos
6. Forma a tu equipo
Consigue más formación para tu equipo
¿Qué debemos hacer a continuación? Os recomendamos que visitéis el Centro de Aprendizaje de G Suite en
gsuite.google.es/learning-center para obtener más información y recursos formativos.
Visitar el Centro de Aprendizaje
● Guías de usuario de G Suite
● Consejos para un uso empresarial
● Configuración para móviles
Enhorabuena. Has configurado Contactos para tu equipo.
Ahora ya sabes cómo:
Añadir a personas a tu cuenta de G Suite
Importar tu libreta de direcciones a G Suite
Proporcionar direcciones adicionales
Crear listas de grupo
Escribir fácilmente direcciones de contacto
Formar a tu equipo para que utilice Contactos