plan de cuentas

PLAN DE CUENTAS
Descripción:
La estructura del plan de cuentas del estado de resultados que se presenta en este capítulo
responde a la estructura de clasificación de los costos visto en el capítulo anterior que considera
los costos “según su función” y “según su relación con los productos” de la empresa, es decir, los
“gastos empresariales”, los “costos directos de producción” y los “costos indirectos de
producción”.
Se trata de un plan de cuentas de amplio uso en contabilidad que puede ser adaptado a las
necesidades particulares de la empresa agrícola. Especialmente permite personalizar las cuentas
de insumos, mano de obra y costos indirectos que son particularmente específicas para cada
empresa agrícola en particular. Adicionalmente, el plan propuesto permite configurar las cuentas
de ingresos y costo de ventas. Las cuentas de gastos empresariales necesitan cierto grado de
ajuste si se quiere manejar el gasto con un nivel de detalle mayor que el del plan propuesto.
Objetivos:
Familiarizarse con la estructura del plan de cuentas del estado de resultados y conocer en detalle
cada una de sus cuentas. Plantear las distintas formas como se pueden crear las cuentas de costos
de mano de obra, insumos y costos indirectos de producción.
Temas a tratar:
1. Introducción
2. Estructura del plan de cuentas
a. Clases de cuentas
b. Cuentas auxiliares
3. Clasificación de los gastos empresariales (cuentas 5)
a. Gastos operacionales de administración (cuentas 51)
b. Gastos operacionales de ventas (cuentas 52)
c. Gastos no operacionales (cuentas 53)
4. Clasificación de los costos de producción
a. Clasificación de los insumos y materiales directos (Cuenta 71)
b. Clasificación de la Mano de obra directa (Cuenta 72)
i. Cuentas 72xx de mano de obra para pago del personal administrativo de
la finca.
ii. Cuentas 72xx de mano de obra para el pago de los trabajadores de campo
1. Cuentas de mano de obra “por grupos de labores”
2. Cuentas de mano de obra “por labor”
3. El plan de cuentas de labores y el presupuesto
c. Clasificación de los costos indirectos
i. Algunos tipos de costos indirectos propios de una empresa agrícola
1. Costos indirectos de producción del área productiva
2. Costos indirectos de Maquinaria y Equipo
3. Labores culturales que requieren prorrateo
ii. Cuenta 73 Costos Indirectos de producción
1
iii. Cuentas de costos indirectos de producción y centros de costos indirectos
de producción
iv. Tabla resumen de los costos de producción
5. Clasificación de los ingresos (Cuentas 4)
a. Clasificación de Ingresos operacionales (Cuenta 41)
b. Clasificación de los Ingresos no operacionales (Cuenta 42)
6. Cuentas 61 de costo de ventas (o costo de lo vendido)
2
Introducción
El objetivo de la implementación de un sistema contable es la
generación de informes ordenados y claros donde se resuma en
cuentas la situación financiera de la empresa y los resultados de
su operación productiva y de ventas en un periodo de tiempo.
Para lograrlo es necesario disponer de un plan de cuentas que
sea lo suficientemente amplio e incluyente como para poder
registrar y detallar en el todos los desembolsos y movimientos
que se registren en la empresa en el transcurso de su operación.
Existen completos catálogos de cuentas prediseñados por
contadores especialistas en el tema que en muchos casos son
obligatorios para las empresas, particularmente para aquellas
que tienen la obligación de presentar estados financieros a la
administración de impuestos de la nación. El uso de estos
planes de cuentas unificados garantiza que la información sea
comparable con las empresas que hagan uso de ellos.
Sin embargo, por más completos que sean, estos catálogos
deben ser complementados por el usuario para adaptarlos a
las necesidades y particularidades de su empresa. El planteamiento de estas configuraciones son
el objetivo del presente capítulo.
Estructura del plan de cuentas
Para poder aplicar la técnica contable, un catálogo de cuentas debe cubrir todo el Activo, Pasivo,
Patrimonio y Estado de Resultados de la empresa y las cuentas deben estar debidamente
estructuradas y codificadas, sin errores, duplicaciones o ambigüedades. A continuación se
presenta la estructura y forma de codificación del plan de cuentas considerada en este manual
(Basado en el PUC).
No. De dígitos
El primer dígito
Los dos primeros dígitos
Los cuatro primeros dígitos
Los seis primeros dígitos
Cuentas con 7 o más dígitos
#
##
####
######
######XX
Nombre
Código
Ejemplo
Clase
Grupo
Cuenta
Subcuenta
Auxiliares
1
11
1110
111005
11100505
ACTIVO
Efectivo
Bancos
Banco cafetero
Cta. 17587463-23
Importante: AgroWin permite que se le registre cualquier plan de cuentas de codificación
jerárquica y estructurada. A lo largo de este manual se tratará el plan de cuentas que incluye el
sistema y que ha sido debidamente configurado.
3
Clases de cuentas
Las cuentas del primer dígito se denominan clases de cuentas y representan las cuentas
principales de la contabilidad (activo, pasivo, patrimonio y estado de resultados). Por ser las
cuentas principales de la contabilidad se presentan en la tabla adjunta.
Clase de cuenta
Nombre de la cuenta
Informe financiero
1
2
3
4
5
6
7
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
INGRESOS
GASTOS
COSTOS DE VENTAS
COSTOS DE PRODUCCIÓN
Balance General
Balance General
Balance General
Estado de Resultados
Estado de Resultados
Estado de Resultados
Estado de Resultados
Cuentas auxiliares
Las cuentas auxiliares son de libre creación por el usuario y se pueden crear tantas como la
empresa considere necesarias para su operación teniendo cuidado de crearlas subordinadas a la
subcuenta correspondiente.
Debido a que este manual está enfocado a los costos de producción en el sector agrícola,
entramos a detallar brevemente las cuentas del estado de resultados que van de la 4 a la 7 con
especial atención a las cuentas de ingresos (4), gastos (5) y costos de producción (7).
Clasificación de los gastos empresariales (cuentas 5)
Los gastos empresariales se refieren a aquella parte de los costos que no afectan directamente la
generación de los productos de la empresa. Esto porque los gastos están relacionados con la parte
operativa y financiera de la empresa y no con su parte productiva. Como se dijo anteriormente,
también podemos entender los gastos como aquella parte de los desembolsos que invierte la
empresa en sí misma para garantizar su funcionamiento y que normalmente están relacionados
con el mismo periodo en que se causan. Entre ellos se pueden incluir, por ejemplo, los salarios
administrativos, los intereses bancarios y financieros, los gastos de oficina y arrendamiento e
impuestos de diversa índole, etc.
Los gastos empresariales, clasificados de acuerdo al área donde se consumen, se pueden dividir en
tres categorías:
·
Gastos operacionales de administración.
·
Gastos operacionales de ventas.
·
Gastos no operacionales.
Los catálogos de cuentas prediseñados cuentan con un amplio e incluyente conjunto de cuentas
para el registro de los gastos comunes a todas las empresas. A continuación detallamos los tres
4
grupos de cuentas anotados con sus respectivos códigos de acuerdo al Plan de cuentas propuesto
en este manual.
Gastos operacionales de administración (cuentas 51)
Como su nombre lo indica, los gastos operacionales de administración están relacionados con toda
la gestión administrativa de la empresa. Para el caso de la empresa agrícola incluye todos
desembolsos relacionados con el personal administrativo como sueldos, aportes y prestaciones
sociales, pagos de honorarios por asistencia técnica, jurídica o contable, pago de impuestos de
diversa índole, arrendamientos, seguros, servicios, entre otros.
Cuenta 51 de “Gastos operacionales de administración”
Para cubrir los distintos tipos de gastos operacionales, en el plan de cuentas propuesto se incluyen
cuentas como las que se citan a continuación:
Código
Cuenta
Ejemplos
51
Operacionales de administración
5105
Gastos de personal
110
5115
5120
5125
5130
Honorarios
Impuestos
Arrendamientos
Contribuciones y afiliaciones
Seguros
5135
Servicios
5140
Gastos legales
5145
Mantenimientos y reparaciones
5150
5155
Adecuación e instalación
Gastos de viajes
5160
Depreciaciones
Vida, incendios, hurtos, cosechas, daños de maquinaria, etc.
Aseo, vigilancia, Temporales, asistencia técnica, agua, luz, teléfono,
gas, etc.
Notaría, registros, trámites, etc.
Terrenos, construcciones, maquinaria, acueductos, vías de
comunicación, etc.
Instalaciones eléctricas, arreglos ornamentales, etc.
Pasajes, peajes, alojamientos, etc.
Construcciones, maquinaria y equipos, acueductos, etc.
5165
5195
5199
Amortizaciones
Diversos
Provisiones
Vías de comunicación, etc.
Elementos de aseo, útiles, papelería y fotocopias, combustibles. Etc.
Inversiones, deudores, propiedad planta y equipos, etc.
Salario y prestaciones administrativas; seguros de vida; dotaciones,
gastos médicos, etc.
Asistentes técnicos, revisoría fiscal, avalúos, asesoría jurídica etc.
Propiedad raíz, industria y comercio, valorización, vehículos, etc.
Terrenos, construcciones, maquinaria, semovientes, etc.
Gastos operacionales de ventas (cuentas 52)
Cuando la empresa agrícola asume personalmente la venta de sus productos, se ve obligada a
incurrir en una serie de gastos similares a los gastos administrativos pero conceptualmente
diferentes por cuanto su enfoque está dirigido a la venta de los productos y no a la administración
de los procesos productivos.
Estos gastos se contabilizan independientemente como “gastos operacionales de ventas” y entre
ellos se pueden incluir desembolsos de diversa índole como gastos de transporte, distribución,
comercialización y mercadeo de productos; gastos en publicidad, sueldos, aportes y prestaciones
de vendedores; arrendamientos de vehículos, oficinas y bodegas; seguros y servicios públicos o
privados, etc.
5
Muchos propietarios, especialmente los que producen productos perecederos, venden sus
cosechas directamente en la finca, incluso antes de ser recolectadas. En estos casos suele ser el
cliente el que asume los gastos de ventas, pero por un menor precio en la compra de los
productos a la finca. Por lo tanto estos gastos no se verán reflejados en la contabilidad de la finca
ya que en realidad son considerados como un menor valor del ingreso.
Cuenta 52 de “Gastos operacionales de ventas”
Los gastos operacionales de ventas son similares a los gastos administrativos pero enfocados a la
gestión comercial. Por ejemplo:
Cód igo
Cuenta
52
Operacionales de ventas
5205
Gastos de personal
5210
5215
5220
5225
Honorarios
Impuestos
Arrendamientos
Contribuciones y afiliaciones
5230
Seguros
5235
Servicios
5240
Gastos legales
5245
Mantenimiento y reparaciones
5250
5255
Adecuación e instalación
Gastos de viaje
5260
Depreciaciones
5265
5270
5275
Amortizaciones
Financieros - reajuste del sistema
Pérdidas método de participación
5295
Diversos
5299
Provisiones
Eje mplos
Salarios, prestaciones de vendedores; seguros de vida;
dotaciones, gastos médicos, etc.
Por asesorías en ventas, etc.
Terrenos, bodegas, oficinas, equipos de post cosecha, etc.
Vida vendedores, incendios, hurtos productos, daños de
maquinaria, etc.
Aseo, vigilancia, Temporales, asistencia técnica, agua, luz,
teléfono, gas, etc.
Notarias, trámites, aduanas, etc.
Locales, infraestructura, equipos post cosecha, equipos de
oficina, etc.
Instalaciones eléctricas, arreglos ornamentales, etc.
Pasajes, peajes, alojamientos, etc.
Construcciones, maquinaria y equipos, embases y empaques,
etc.
Vías de comunicación, etc.
Elementos de aseo, útiles, papelería y fotocopias,
combustibles. Etc.
Inversiones, deudores, propiedad planta y equipos, etc.
Gastos no operacionales (cuentas 53)
Se trata de gastos no relacionados con las operaciones regulares de la finca. Entre ellos se pueden
incluir todos los gastos asociados a las transacciones financieras de la empresa como los intereses
bancarios, las pérdidas totales de cultivos causados por problemas fitosanitarios o ambientales, las
pérdidas ocasionadas en la venta o baja de maquinaria y equipos agrícolas, etc. Los gastos no
operacionales incluyen también ciertas erogaciones extraordinarios como donaciones a escuelas y
puestos de salud, auxilios en la administración de vías y puentes comunales, entre otros.
6
Cuenta 53 de “Gastos no operacionales”
Entre los gastos no operacionales se incluyen cuentas como las que se citan a continuación:
Cód igo
53
Cuenta
No operacionales
5305
Financieros
5310
Pérdida en venta y retiro de bienes
5313
5315
Pérdidas método de participación
Gastos extraordinarios
5395
Gastos diversos
Ejemplos
Gastos bancarios, comisiones, intereses, diferencias de
cambio etc.
Pérdidas por venta o baja de maquinaria y equipos o
por venta de otros activos.
Demandas, indemnizaciones, multas y donaciones de
cualquier índole.
C la
sifi
ca
ció
n
de
los costos de producción (cuenta 7)
Tal como se vio en el capítulo 2, los costos de producción se pueden clasificar atendiendo a su
naturaleza en materia prima como recurso material y mano de obra como recurso humano. Sin
embargo, a la hora de asociarlos a los centros de costos donde se aplican, se dividen a su vez en
costos directos y costos indirectos de producción. Esta clasificación está de acuerdo con la
definición clásica de costos vista en el capítulo 1 que entiende los costos como “la valoración
económica de la totalidad de los recursos sacrificados (o dejados de percibir) para la obtención de
un fin productivo”.
El catálogo de cuentas de costos de producción considerado en este manual incluye 3 grupos de
cuentas de costos en clara correlación con la clasificación de costos vista anteriormente.
Estas son:
1. Cuentas de materia prima (insumos y materiales directos), como recurso material.
2. Cuentas de mano de obra directa, como recurso humano.
3. Cuentas de costos indirectos de producción, en su relación con los destinos de los
recursos.
En la siguiente tabla se presentan las cuentas con su respectivo código:
Cód igo
7
71
72
73
Cuen ta
Ejemp los
Costos de producción
Materia prima
Agroquímicos, materiales, combustibles, insumos varios, etc.
Mano de obra como desyerbas, fumigaciones fertilizaciones, , pago
Mano de Obra
de contratos etc.
Mantenimiento de vías e infraestructura, mano de obra en post
Costos indirectos de producción
cosecha, etc.
Las cuentas de costos de producción deberán ser estructuradas de acuerdo a las necesidades y
criterios de la empresa respetando el nivel de grupo (los dos primeros dígitos).
7
Clasificación de la Mano de obra directa (Cuenta 72)
La mano de obra directa representa la fuerza humana que
se aplica al interior del proceso productivo con el objeto de
llevarlo a su término. Cada actividad o proyecto
agropecuario tiene asociado un conjunto de labores que le
son propias y que deben ser aplicadas, cada una en su
momento, de acuerdo con las recomendaciones técnicas
propias del cultivo.
Este conjunto de tareas representan el plan de labores
culturales del proyecto o cultivo y la mano de obra
contratada es la encargada de su ejecución. En la tabla
adjunta se presenta a manera de ejemplo un conjunto de
labores culturales típico para un cultivo de yuca.
Catálogo de labores típicas de un
cultivo
10
Labores del cultivo de
yuca
Adecuación del terreno
15
Trazado
20
Hoyado
25
Siembra
30
Aporque
35
Desyerbas
40
Fertilizaciones
Fumigaciones
enfermedades
Fumigación Plagas
Código
La mano de obra puede auxiliarse de herramientas, equipos,
45
o maquinaria agrícola para facilitar la ejecución de las
50
labores y mejorar el rendimiento y la calidad del trabajo. En
55
Cosecha manual
estos casos, para efectos de costeo de labores, al costo de la
mano de obra de una labor, se le debe sumar el costo de las
herramientas, el costo del uso de las máquinas y equipos utilizados durante su ejecución, y más
importante aún, el costo de los insumos utilizados en su aplicación.
Para que se trate de mano de obra directa es necesario que las labores se desarrollen al interior de
cada lote o proyecto productivo sin salir de él. La mano de obra directa es la que se usa para
ejecutar las labores culturales propias del cultivo como fumigaciones, siembra, recolección,
desyerbas, podas, castrada, ordeño, etc.
Por defecto la mano de obra directa se codifica en el plan de cuentas con el grupo código 72“Mano de Obra”, que puede incluir el número de cuentas auxiliares que se consideren necesarios.
Cuenta 72 de Mano de obra
La cuenta 72 de mano de obra se utiliza para registrar los gastos relacionados con los pagos
laborales de la finca. Estos pagos se pueden dividir en dos tipos: los pagos realizados al personal
fijo de la finca como salarios, cesantías, prestaciones sociales, etc., y los pagos del personal de
campo que se contrata normalmente por períodos cortos de tiempo para la ejecución de las
labores específicas.
Cuentas 7210 de mano de obra para el pago de los trabajadores de campo
El conjunto de cuentas 72 de mano de obra (por ejemplo 7210) son específicas para contabilizar el
pago de las labores que se realizan en la finca y suelen ser imputadas a medida que se ejecutan las
labores. Estas cuentas se pueden estructurar de dos formas: por labores y por grupos de labores. A
continuación se presenta un ejemplo de cada una de ellas con su descripción y ejemplo.
Cuentas de mano de obra estructuradas “por grupos de labores” (recomendado)
Un plan de cuentas de mano de obra creado por grupos de labores es menos explicativo que un
plan de cuentas creado por labor, pero si se clasifican las labores en grupos funcionales puede ser
suficiente para interpretar la información y para generar el presupuesto. En el siguiente cuadro
8
se presenta, a manera de ejemplo, un plan de cuentas de labores por “grupos de labores”
utilizable para un conjunto más o menos amplio de actividades agrícolas.
Cuentas estru cturad as por grupos de labores
72
Mano de Obra Directa
Ejemplo de labores q ue in clu ye
7210
Labores cultivos
721005
Labores de adecuación
Nivelación, zanjado, caballoneos.
721010
Labores de Presiembra
Arado, rastrillado.
721015
Labores de Siembra
Trazado, hoyado, siembra.
721020
Labores de Precosecha
Desyerbas, fumigaciones, fertilizaciones.
721025
Labores de Cosecha
Cosecha, acarreo, pesaje.
721030
Labores de Post cosecha
Clasificación, empaque, despacho.
721035 Labores de Venta
Transportes y acarreos.
Cuentas de mano de obra esttructuradas “por labor”
Cuando se crean cuentas de mano de obra por labor se debe tener en cuenta que las distintas
actividades agropecuarias suelen tener labores diferentes, lo que puede dificultar la creación de
un plan de cuentas de uso general; mientras más detallado se hace un plan de cuentas de labores
clasificado por labor, más restringido queda para una actividad particular. En el siguiente cuadro
se presenta, a manera de ejemplo, un plan de cuentas de labores “por labor” utilizable para un
conjunto más o menos amplio de actividades.
Cuen tas e structu radas por labor
72
7210
721005
721010
721015
721020
721025
721030
721035
721040
Man o de Obra Dire cta
Mano de obra por labores
Trazo
Hoyado
Siembra
Plateos
Desyerbas
Fumigaciones
Podas
Cosecha
El plan de cuentas de labores y el presupuesto
Un plan de cuentas de labores debe estar detallado, como mínimo, al nivel que se quiere
presupuestar. Un plan de cuentas muy general solo permitirá presupuestos generales que pueden
resultar poco útiles a la hora de hacerle seguimiento al uso de la mano de obra; por el contrario,
un plan de cuentas demasiado detallado, posiblemente exija la creación de planes de cuentas
específicos para las labores de cada actividad agrícola, lo que puede hacer demasiado extenso el
plan general de cuentas de la finca. La idea es que el plan de cuentas de mano de obra siempre
debe resumir en mayor o menor grado el plan de labores de la finca.
9
Cuenta 7205 de mano de obra para pago del personal operativo - administrativo o
técnico del área productiva de la finca.
Los salarios y el resto de los gastos relacionados con el personal operativo-administrativo de la
finca como el mayordomo, supervisores, patrones de corte, etc., junto con el personal de campo
que está bajo contrato a término indefinido, se pagan por nómina imputando una cuenta
apropiada de salarios administrativos.
Para este efecto se suele replicar la cuenta 5105, que cubre todos los gastos de personal
administrativo de la empresa, en una cuenta de la 72 (por ejemplo la 7205), para registrar en ella
los costos del personal del área de producción como el patrón de corte, el mayordomo, el
veterinario, y en general, todo el personal contratado a término fijo o a término indefinido.
Cuenta
720503
Costos de personal
productiva de la finca
Salario integral
720506
Sueldos
720725
Horas extras y recargos
720728
Comisiones
720521
Viáticos
720524
Incapacidades
720527
Auxilio de transporte
720530
Cesantías
720533
Intereses sobre cesantías
720536
Prima de servicios
720539
Vacaciones
720542
Primas extralegales
720545
Auxilios
720548
Bonificaciones
720572
Dotación y suministro
720554
Seguros
7205
Cuenta
Nombre
del
área
Nombre
720559
Cuotas partes pensiones de
jubilación
Amortización cálculo actuarial
pensiones de jubilación
Pensiones de jubilación
720560
Indemnizaciones laborales
720561
Amortización bonos pensionales
720562
Amortización títulos pensionales
720563
Capacitación al personal
720566
Gastos deportivos y de recreación
720568
Aportes ARP
720569
Aportes EPS
720570
Aportes PENS y CESANTÍAS
720572
Aportes COMFAMILIARES
720575
Aportes ICBF
720578
Aportes SENA
720581
Aportes sindicales
720584
Gastos médicos y drogas
720595
Otros
720557
720558
Clasificación de los insumos y materiales directos (Cuenta 71)
Adicional a la mano de obra, los cultivos requieren considerables cantidades de insumos y
materiales que se consumen en el proceso de producción. Entendemos por insumos aquellos
elementos que se consumen tras su aplicación como semillas, fertilizantes, fungicidas, insecticidas,
herbicidas, y como materiales aquellos que permanecen íntegros a pesar de su uso como las
bolsas de polietileno, alambres, bolsas de empaque etc.
Estos elementos son aplicados por la mano de obra como parte de los procedimientos técnicos
propios del cultivo y por esta razón, para efectos de costeo de labores, sus costos deben sumarse
al costo total de la labor que lo aplicó.
10
Cuenta 71 Insumos y materiales
En las cuentas 71 de insumos y materiales se agrupan los costos de los elementos que se
consumen en el proceso de producción. Una característica de estos elementos es que
normalmente se manejan en bodegas de inventarios.
Código
71
7105
710505
710510
710515
710520
710525
710530
710535
710540
710545
710550
710555
710560
710598
Cuenta
Ejemplo
Materia prima
Insumos agrícolas
Herbicidas
Insecticidas
Fungicidas
Nematicidas
Enmiendas
Fertilizantes Edáficos
Fertilizantes Foliares
Materia Orgánica
Combustibles y lubricantes
Coadyuvantes
Semillas (Mat Propagación)
Biológicos en general
Insumos varios
Glifosatos, Gramoxone, Finale, Karmex, etc.
Roxión, Malathion, Lorsban, Sevín, Sistemín, etc.
Dithane, Manzate, Ridomil, tilt, Aceite agrícola, Elosal, etc.
Furadan, Temik, etc.
Cal agrícola, Dolomita, Enmienda triple 30, etc.
Triple 15, Urea, Dap, Cloruro de potasio, etc
Total, Nitrato de potasio, Microcoljap, etc.
Gallinaza, humos, porquinasa, compost, etc.
Gasolina, ACPM, kerosene, carbón cooke, etc
Inex, Mixel, Agrotín, Cosmoagua, etc.
Maíz, frijol, pimentón, café, cacao, etc,
Beauveria, micorriza, metharrizium, dipel, turilab, etc.
Pintura para árboles, soda caústica, cal masilla, etc.
Las cuentas de insumos se deben estructurar y crear para cada empresa agrícola en función de sus
renglones productivos y de acuerdo a las necesidades de información de los usuarios de la
contabilidad. Un conjunto de cuentas de insumos y materiales como la que se cita a continuación
puede ser lo suficientemente incluyente y descriptiva como para ser utilizada en cualquier
empresa agrícola con sus respectivos ajustes y modificaciones.
Las empresas pecuarias utilizan otros conceptos de insumos diferentes como concentrados, droga
veterinaria, sales minerales, etc. que pueden ser incluidos en una categoría aparte (por ejemplo en
la cuenta 7110-“Insumos pecuarios”).
Clasificación de los costos indirectos (Cuenta 73)
Como ya se dijo, los costos indirectos se definen técnicamente como la valoración económica de
los recursos utilizados en el proceso productivo cuya incidencia de aplicación afecta más de un
lote o cultivo. Al igual que los costos directos de producción, los costos indirectos incluyen mano
de obra, insumos y materiales de diversa índole, pero además muchos otros costos de diversa
naturaleza como depreciaciones de equipos, servicios de agua y luz, pagos administrativos, etc.,
siempre y cuando se trate de erogaciones orientadas a la producción de la empresa.
11
Algunos tipos de costos indirectos propios de una empresa agrícola
·
Costos indirectos de producción del área productiva
Algunos costos de producción surgen de la aplicación de
Catálogo de labores generales
mano de obra e insumos sobre unidades no productivas
Código
Nombre Labor
pero que de alguna forma afectan el proceso de
10
Mantenimiento maquinaria
producción. Algunas de estas unidades pueden estar
20
Mantenimiento vehículos de trabajo
ubicadas al interior de la zona productiva y representan
30
Mantenimiento construcciones
áreas comunes a los distintos lotes como las vías de
40
Mantenimiento redes eléctricas
comunicación y los canales de drenaje, etc.; otras suelen
50
Mantenimiento vías de comunicación
estar situadas en sus márgenes o en zonas externas
como plantas de post cosecha, bodegas, infraestructura,
60
Mantenimiento cercas y linderos
etc.
70
Mantenimiento de acueductos
Es importante observar que estas unidades productivas
forman parte del complejo productivo de lotes y cultivos de la finca pero las labores que se
desempeñan en ellas tienen carácter propio y no forman parte del catálogo de labores culturales
de cada cultivo o proyecto de producción.
Se trata en todo caso de labores necesarias para llevar a cabo el proceso de producción y por esta
razón sus costos deben ser sumados a los costos de los cultivos. Para este efecto deben ser
prorrateados entre los cultivos a la hora del costeo. En la tabla adjunta se presenta un conjunto de
labores indirectas típicas de una finca común.
·
Costos indirectos de producción de Maquinaria y Equipo
Uno de los principales costos indirectos de los
cultivos son los costos asociados a la administración
y uso de la maquinaria y equipos. A medida que se
utilizan, los equipos agrícolas demandan recursos
como combustibles, repuestos, mano de obra de
mantenimiento, etc. Para efectuar un correcto
costeo, el costo de estos recursos deberá ser
repartido entre los lotes y cultivos que hicieron uso
de los equipos en un período de tiempo, y en
proporción a la cantidad de tiempo que fueron
utilizados por cada lote o cultivo.
·
Catálogo de labores de maquinaria y equipo
Código
Nombre de la labor
110
Mantenimiento Maquinaria
120
Reparación Maquinaria
130
Mantenimiento Equipos Agrícolas
140
Reparación Equipos Agrícolas
150
Mantenimiento otros Equipos
160
Reparación Otros Equipos
Labores culturales que requieren prorrateo
Puede suceder que algunas labores que forman parte del catálogo técnico de labores culturales
del cultivo, y que normalmente se realizan de forma directa, por diversas razones puede ser
conveniente realizarlas a nivel global. Tal es el caso de las fumigaciones aéreas o de los controles
de hormiga arriera en los cuales se suele ejecutar la labor recorriendo la finca en una sola
dirección sin atender a los límites de los lotes.
En estos casos es imposible saber con precisión absoluta cuánto del recurso se aplicó a cada lote o
unidad productiva. A la hora del costeo hay que proceder a repartir el costo total ejecutado entre
cada una de las unidades afectadas. Este reparto suele ser sencillo y puede basarse en criterios de
12
división simples como por ejemplo en proporción al área de los lotes o en proporción a la
población cuando se trate de cultivos de la misma especie.
Imputación de los costos indirectos a los cultivos (de la 72xx a la 73xx)
Es importante anotar que todos estos costos hay que imputarlos inicialmente a algún centro de
costos auxiliar donde se acumulan durante todo el mes y al final el acumulado se distribuye entre
los cultivos por algún criterio de reparto (en función del área de cada cultivo o del número de
árboles, o lo que más aplique para cada caso).
Lo importante a tener en cuenta, es que cuando se aplican inicialmente a un centro de costos
auxiliar se afectarán las cuentas 71xx de Insumos y materiales y las cuentas 72xx de Mano de obra
directa (por ejemplo, los costos de tractores y maquinaria se pueden aplicar directamente a un
centro de costos auxiliar denominado “Maquinaria y equipo”).
Téngase en cuenta que estos costos son directos al centro de costos “Maquinaria y equipo” y
cuando al final de mes se totalizan y se trasladan, son llevados a la cuenta “73xx Maquinaria y
equipo” de cada cultivo, porque respecto a los cultivos estos costos llegaron de forma indirecta.
Cuenta 73 Costos Indirectos de producción
Los costos indirectos de producción se acumulan en “centros de costos auxiliares de producción”
para ser prorrateados al fin del mes sobre los centros de costos de producción de la finca de
acuerdo con criterios predefinidos.
Los costos totales imputados durante el mes en el centro de costos auxiliar (que puede incluir
cuentas de mano de obra directa, insumos y materiales directos, etc.), al final del mes se totalizan
y se trasladan a los centros de costos productores (cultivos) a una cuenta de costos indirectos de
producción (73).
Por ejemplo, un centro de costos de “riegos y drenajes” acumulará costos como combustibles,
repuestos, mantenimiento, depreciación de los motores y motobombas, mano de obra e insumos
para los canales, costos por el uso del agua, etc. Al final del mes los costos totales acumulados se
trasladarán a los centros de costos que hicieron uso del sistema de riego y a una cuenta 73
receptora de costos que podría llamarse igualmente “riegos y drenajes”. Así que a cada centro de
costos destino le llegará un valor único del centro de costos fuente de “riegos y drenajes” y a la
cuenta correspondiente.
Se sugiere que esta cuenta 73 sea específica para cada centro de costos origen ya que en ella se
presentarán los valores prorrateados cuando se consulten los informes de costos en los centros de
costos de producción. Por ejemplo: un centro de costos de vías de comunicación tendrá una
cuenta 73 llamada igualmente “vías de comunicación” que en cada centro de costos destino se
encargará de recibir los costos recibidos por prorrateo; un tractor Ford tendrá una cuenta 73
receptora de costos que puede ser de carácter genérico llamada simplemente “tractores” o una
más específica llamada “tractor Ford” para el mismo fin. La identidad de nombres entre el centro
de costos fuente y la cuenta destino nos permitirá identificar el centro de costos fuente en el
informe de costos del centro de costos destino.
En la figura adjunta se detalla la forma en que se tratan los costos indirectos de producción y la
forma en que afectan las cuentas de costos indirectos en los informes de costos de producción del
sistema.
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Cuentas de costos indirectos de producción y centros de costos aux iliares
Así pues, las cuentas de costos
Centro de costos
indirectos
de
producción
Código
Cuenta destino
asociado (origen)
dependen de los centros de
Costos indirectos
costos auxiliares que se 73
7305
Costos indirectos por distribución
identifiquen en la empresa. Por
730505 Costos personal campo
Personal
lo general una cuenta por centro
730510 Costos casas/campamentos
Casas/campamentos
de costos auxiliar puede ser
730515 Costos Vías y puentes
Vías y puentes
suficiente. Obsérvese que los 730520 Costos canales drenaje
Canales drenaje
centros de costos auxiliares 730525 Costos linderos
Linderos
(origen) conservarán el detalle 730530 Costos tractores
Tractores
de los costos que le hayan sido 730535 Costos guadañas
Guadañas
imputados en las cuentas de 730540 Costos fumigadoras
Fumigadoras
costos directos (71 y 72),
mientras que los centros de costos destino presentarán, en la cuenta 73 correspondiente, el total
del costo que se le asignó en el prorrateo. En la tabla adjunta se muestra, a manera de ejemplo,
14
un catálogo de cuentas de costos indirectos de producción típico de una empresa agrícola.
Obsérvese su correlación con los centros de costos indirectos de producción.
Tabla resumen de los costos de producción
Antes de considerar las cuentas de ingresos presentamos una tabla resumen de los costos de
producción con su descripción y cuentas asociadas.
Resumen de clasificación de los costos
Tipos de costos
Descripción
Gastos empresariales
·
Operacionales
administración
·
Operacionales de ventas
·
No operacionales
de
Costos de producción
·
·
Costos
directos
producción
de
o
Insumos
materiales
o
Mano de obra
y
Costos indirectos de
producción
o Mano de obra
indirecta
o Insumos
indirectos
Son todos aquellos costos de la empresa que no están
relacionados con su gestión productiva.
Son costos relacionados con la gestión administrativa de la
empresa.
Son costos relacionados con la gestión de ventas de la empresa.
Son costos ajenos a la gestión administrativa, de ventas y
productiva de la empresa.
Son costos relacionados directamente con la gestión productiva
de la empresa.
Son costos que se aplican sobre cada unidad productiva sin salir
de ella.
Químicos y elementos aplicados a los cultivos por la mano de
obra contratada para ejecutar las labores culturales de los
cultivos.
Fuerza laboral contratada para la ejecución de las labores
culturales propias de cada cultivo.
Son costos que se aplican sobre varias unidades productivas al
mismo tiempo.
Fuerza laboral contratada para la ejecución de las labores no
culturales de los cultivos la empresa.
Químicos y elementos aplicados por la mano de obra indirecta de
la finca.
Cuenta
5
51
52
53
7
71
72
73
Clasificación de los ingresos (Cuentas 4)
Cualquier empresa productiva está destinada a la generación de productos para la venta. Estos
representan su principal fuente de ingresos aunque no son los únicos. La empresa también puede
recibir ingresos por la venta de bienes, por intereses bancarios, por la venta de desechos de
cosecha o recursos naturales como tierra, piedras, arena de río, etc. Es necesario por lo tanto
discriminar las diferentes fuentes de ingresos para una correcta interpretación de la información.
En términos generales los ingresos se suelen clasificar en dos grupos: ingresos operacionales e
ingresos no operacionales los cuales se detallan a continuación.
Clasificación de Ingresos operacionales (Cuenta 41)
Los ingresos operacionales son aquellos que se obtienen por el ejercicio de las actividades
productivas propias de la empresa, o sea por la venta de sus productos.
Con los ingresos operacionales se calcula la utilidad real de la empresa y la utilidad de cada una de
sus actividades agrícolas o renglones productivos. Por esto es importante contar con un plan de
15
cuentas donde se discrimine claramente cada uno de los conceptos de estos ingresos que
dependen de las actividades productivas que se desarrollen en la empresa. Una cuenta de ingresos
por cada actividad productiva puede ser suficiente. En la tabla adjunta se presenta un ejemplo
típico de cuentas de ingresos operacionales de una finca común.
Código
4
41
4105
410545
41054505
41054510
41054515
41054520
41054525
41054530
Cuentas de ingresos operacionales
Ingresos
Operacionales
Agricultura y ganadería
Cultivos agrícolas
Venta de Naranja
Venta de Mandarina
Venta de Aguacate
Venta de Maíz
Venta de Yuca
Etc.
Clasificación de los Ingresos no operacionales (Cuenta 42)
Los ingresos no operacionales son aquellos
generados por actividades ajenas a la razón
social de la empresa, o sea diferentes a la
venta de sus productos, como ingresos
financieros (generados por los intereses de
las cuentas bancarias), dividendos de
acciones,
pagos
recibidos
por
arrendamiento de tierras, maquinaria y
equipos, o por el alquiler de la casa de la
finca, entre otros.
La venta a favor de maquinaria y equipos o
la venta de recursos naturales sustraídos de
la finca como arena de río, tierra para
viveros, también pueden considerarse como
ingresos no operacionales.
Código
42
4205
4210
4215
4220
4225
4230
4235
4240
4245
4248
4250
4255
4265
4275
4295
Cuentas de ingresos no operacionales
No operacionales
Otras ventas
Financieros
Dividendos y participaciones
Arrendamientos
Comisiones
Honorarios
Servicios
Utilidad en venta de inversiones
Utilidad en venta de propiedades, planta y
equipo
Utilidad en venta de otros bienes
Recuperaciones
Indemnizaciones
Ingresos de ejercicios anteriores
Devoluciones en otras ventas
Diversos
Estos ingresos se contabilizan en cuentas
aparte de los ingresos operacionales para no distorsionar el cálculo de la utilidad real de la
empresa y sus proyectos que, como ya se dijo, debe ser el resultado de los ingresos generados por
la venta de sus productos.
En la tabla adjunta se presenta un plan de cuentas de ingresos no operacionales con su respectivo
código tal como lo presenta el plan de cuentas considerado en este manual.
Cuentas 61 de costo de ventas (o costo de lo vendido)
Como se explicó con anterioridad, a medida que se sacrifican recursos estos se van registrando en
una cuenta 7 de costos de producción correspondiente al recurso sacrificado.
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Al final del proceso productivo los costos totalizados en la cuenta 7 se constituirán en el costo de
producción de cualquier cantidad de producto generado y vendido.
Código
6
61
6105
610545
61054505
61054510
61054515
61054520
61054525
61054530
Cuentas de costo de ventas
Costo de lo vendido
Costo de lo vendido
Agricultura y ganadería
Cultivos agrícolas
Venta de Naranja
Venta de Mandarina
Venta de Aguacate
Venta de Maíz
Venta de Yuca
Etc.
En las empresas productivas la cuenta 61 de costo de venta registra el costo que corresponde
únicamente a la cantidad de producto vendido.
Mientras que las cuentas 7 registran todos los costos sacrificados para la obtención de la
producción, la cuenta 61 únicamente representa el costo del producto que se ha vendido hasta la
fecha.
Nótese que las cuentas 61 Costo de ventas y 41 Ingresos operacionales funcionan en
concordancia. Ellas representan respectivamente el costo de los productos vendidos y el ingreso
correspondiente a los productos vendidos. De esta forma se puede establecer que la utilidad bruta
del producto vendido es la diferencia entre la cuenta 41 y la cuenta 61.
Cuenta
Nombre
Valor
4105xx
Ingresos por
venta de café
500
Nota
Representa los ingresos obtenidos por la venta de café.
6105xx
Costo de ventas
UTILIDAD BRUTA
Note que el cultivo puede haber producido mucho café, pero esta cuenta
únicamente refleja los ingresos por las cantidades efectivamente vendidas.
300
Representa el costo del café vendido.
Note que el costo de producción de café puede ser mucho mayor, pero esta
cuenta únicamente refleja lo que han costado las unidades que
efectivamente se han vendido.
200
Representa la utilidad que han dejado los productos vendidos hasta la fecha
del informe.
Note que esto es independiente de que el cultivo haya producido mucho
más y la producción se encuentre embodegada.
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Los costos reflejados en la cuenta 61 provienen originalmente de las cuentas 7 de costos de
producción. El movimiento de las cuentas 7 a la cuenta 61 (pasando por producto en proceso y
producto terminado) se da a medida que se cosechan y venden productos, de tal forma que al
final del ciclo de costeo, cuando se ha cosechado y vendido todo el producto generado, todos los
costos de producción registrados inicialmente en la cuenta 7, habrán pasado a las cuentas de
costo de ventas o costo de lo vendido.
Se excluyen de este traslado el costo de los productos que ingresaron a bodega y no se vendieron
sino que se consumieron en la finca como insumo de otros procesos de producción como puede
suceder, por ejemplo, con la caña destinada al consumo animal al interior de la empresa o el
plátano destinado a la alimentación de trabajadores en las fincas cafeteras o plataneras.
El manejo operativo de las cuentas de costo de venta (61) se explicará en detalle en el capítulo
siguiente de “La ruta contable de los costos de producción” y es la esencia de la metodología
contable para el cálculo de los costos.
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