viajes corporativos - Cámara de Comercio de Medellín

Cómo
administrar
viajes
corporativos
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Cómo administrar
viajes corporativos
Durante mucho tiempo, los viajes
de negocios fueron considerados
un
mal necesario dentro de las
empresas.
El
impacto
en
el
presupuesto
corporativo, la falta de control y el
desconocimiento del sector eran
algunas de las razones por las que este rubro se convirtió en un dolor de
cabeza para las organizaciones.
Pero los tiempos cambiaron para el bien de los viajes de negocio. El impacto de
internet, las tecnologías de la información y la evolución de los sectores
comerciales, industrial y de servicios permitieron que las empresas tuvieran
más control sobre el presupuesto y sobre sus viajeros.
Cinco pasos para gestionar los viajes corporativos
1.
Travel manager: el gestor de viajes es una figura fundamental para la
administración de los viajes de negocios. Desde el mismo diseño de la política
de viajes hasta la negociación con proveedores, el travel manager es
responsable por una gestión de viajes corporativos exitosa. No deje la
administración de este rubro en manos inexpertas, pues se trata de una pieza
clave para el éxito de sus viajes de negocios y de sus viajeros.
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2.
Diseño de una política de viajes: la política de viajes es la guía que
se comunica a todos los viajeros de la empresa para que conozcan con
anticipación los límites de sus requerimientos, presupuestos y gastos. Con una
buena y oportuna política de viajes evitará muchos contratiempos. La mayoría
de empresas prefiere una política mandatoria, pues está consignada por escrito
y se comunica a toda la organización, tiene acuerdos con proveedores
preferentes, acuerdos de nivel de servicio y un sistema claro de permisos y
penalizaciones.
3.
Uso de tecnología de reservas: en el mercado hay una gran
diversidad de herramientas de reserva especializadas en viajes de negocio.
Gran parte del éxito de un programa de viajes corporativo depende de la
tecnología utilizada. Las herramientas de tecnología de viajes corporativas
pueden ser utilizadas por diferentes personas que intervienen en la reserva.
Las conocidas como SBT (Self Booking Tools) son las encargadas de brindar
facilidad, rapidez y eficiencia a la hora de autorizar un itinerario con su
respectiva tarifa.
4.
Informes de monitoreo y control: es importante recopilar los datos
sobre las reservas de los viajeros, el presupuesto asignado y los diferentes
detalles inherentes al viaje de negocio. Estos datos pueden ser muy útiles para
ayudar a entender cómo gastan los viajeros y medir el ROI de estos viajes
según los objetivos del mismo.
5.
Uso de tecnología móvil: hacer más fácil y controlable la experiencia
de viaje es posible gracias a las aplicaciones móviles que desde una terminal
telefónica
(Smartphone)
permite
al
viajero
conocer
con
anticipación
cancelaciones, retrasos, mapas del destino, lugares recomendados y hasta tips
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de seguridad. Gracias al auge de la tecnología móvil, ya los viajeros tienen a
disposición una amplia gama de aplicaciones especiales para viajes.
La tecnología móvil se especializa en viajes corporativos
Como la tecnología móvil es tan atractiva para los viajeros de negocios, a
continuación se ofrecen los usos más comunes de tecnología móvil, según
Business Travel News:
1. Alerta de retrasos y cancelaciones.
2. Notificaciones en caso de emergencia.
3. Opción de revisar y compartir su itinerario.
4. Alertas en el punto de destino en cuanto a transportación terrestre.
5. Modificación de reservas de hotel.
6. Modificación de reservas de vuelo.
7. Elaboración de reservas de hotel.
8. Aprobación de reportes de gastos.
9. Elaboración de reservas de vuelos.
10. Envío de reportes de gastos.
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