Instrucciones inscripción ficheros tanto públicos como privados en

INSTRUCCIONES PARA INSCRIBIR LOS FICHEROS PÚBLICOS O
PRIVADOS EN EL REGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS.
Según la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de
Carácter personal, toda persona física o jurídica que posea ficheros tanto públicos como
privados, que contengan información susceptible de recogida, registro, tratamiento o
transmisión concerniente a una persona física identificada o identificables, deberán
obligatoriamente inscribir esos ficheros en el Registro General de Protección de
Datos.
Esto no supone facilitar en si los datos de los clientes o proveedores, sino el
tipo de datos de carácter identificativos que figuran en el mismo.
Podrás encontrar toda la información relativa a la creación y tratamiento del citado
fichero (deber de información, cesión de datos, medidas de seguridad, derechos de acceso,
rectificación, cancelación y oposición por los interesados...), en la página Web de la
Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd.es).
La inscripción inicial del fichero y, en su caso, la posterior modificación o
supresión de la inscripción en la Agencia Española de Protección de datos (en
adelante AEPD) se puede realizar indistintamente en soporte informático (si no se
posee certificado de firma electrónica), telemático (si se posee certificado de firma
electrónica) o en papel, aunque en cualquiera de los casos, la cumplimentación de la
solicitud de inscripción debes realizarla a través del formulario electrónico de
NOtificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA)1.
1º) PASOS A SEGUIR PARA LA CUMPLIMENTACIÓN DEL FORMULARIO
NOTA.
Debes seguir los pasos que te detallamos a continuación, teniendo en cuenta que serán
tres los formularios que deberás rellenar:
A) Un asistente para generar el formulario NOTA
B) El formulario electrónico NOTA
C) La hoja de solicitud
1) Abre la página de la Agencia Española de protección de Datos: www.agpd.es
2) Pincha la solapa de “respons.ficheros” y escoge “Inscripción ficheros”.
1
El formulario electrónico NOTA requiere para una correcta visualización la instalación del Adobe Reader versión 7 o
superior , así que si posees una versión anterior te recordamos que puedes descargar de forma totalmente gratuita a
través de la página del Consell (www.cvcv.org) la última versión de Adobe Reader, dentro del apartado “Servicio al
Colegiado” – “Descargas Software”.
3) Se abre una nueva
ventana en la que debes
seleccionar
el
apartado
“Notificaciones Telemáticas a
la AEPD-(NOTA)”. A la
derecha se abrirá la ventana de
notificación telemática a la
Agencia y aparecerán varias
opciones al final de la pantalla,
selecciona
“obtención
del
formulario NOTA”.
4) En la parte izquierda de la pantalla se abre una nueva ventana de obtención del
formulario NOTA en la que abajo del todo aparece una tabla con las descargas
disponibles. Escoge la segunda opción “Formulario NOTA de titularidad privada”.
A) ASISTENTE PARA GENERAR EL FORMULARIO NOTA
5) Se abre un documento tipo PDF que es una especie de asistente con el fin de
preparar el formulario electrónico de inscripción NOTA que mejor se adecue al tipo de
fichero que pretendes inscribir o forma de envío que tengas previsto realizar. Deberás
cumplimentar varios apartados que son:
- Tipo de solicitud de la inscripción: marcaremos “Alta”.
- Modelo de declaración: es recomendable que escojas la opción “Tipo”. Cuando
se marca la casilla “Tipo” se despliega los distintos modelos que hay. Deberás
seleccionar “Clientes y/o proveedores” que es la que más se ajusta al desarrollo
de tu actividad. De este modo el formulario de inscripción NOTA aparecerá
precumplimentado en ciertos apartados con los valores más apropiados para ese
tipo de ficheros.
- Presentación de la documentación: en este punto es donde se escoge de que modo
se presentará la inscripción del fichero. Puedes marcar tres opciones:
Formulario en papel: tras la cumplimentación vía Internet del
“formulario NOTA”, deberás imprimir una copia de este más la “Hoja de
solicitud” y firmar esta última. Estos documentos deberás enviarlos
dentro de los diez días hábiles siguientes a la inscripción a la dirección de
la Agencia Española de Protección de Datos.
Internet: cuando no se posee certificado de firma electrónica se debe
seleccionar esta opción si se quiere tramitar informáticamente. Tras la
cumplimentación del “formulario NOTA”, este se remitirá vía Internet
pero deberás enviar en los diez días hábiles siguientes a la Agencia una
copia de la “Hoja de solicitud” debidamente firmada.
Telemáticamente: si posees firma electrónica, es recomendable que
marques esta opción ya que de este modo todo el trámite será vía Internet.
Finalizamos la notificación haciendo clic sobre la opción “Cumplimentar”.
B) FORMULARIO ELECTRÓNICO NOTA
6) Se abrirá un nuevo documento PDF que es el formulario electrónico NOTA (la
notificación de inscripción del fichero propiamente dicha).
En la parte superior figura la indicación “No válida para presentación”. Este
mensaje desaparecerá de la solicitud cuando se hayan validado todos los apartados, al final
del proceso.
Hay dos botones en cada apartado que te serán de ayuda para la
cumplimentación de la notificación:
a) Botón Validar: Cada vez que rellenes uno de los apartados deberás hacer
clic en el botón validar. El validar permite verificar si se ha cumplimentado
el campo correctamente, en caso contrario aparecerá una ventana de aviso.
b) Botón Ayuda: En la parte derecha de la pantalla aparece un botón con un
signo de interrogación . Este es el botón de ayuda y al pulsarlo emergerá
una ventana que te indicará la finalidad de ese apartado, en que casos debes
cumplimentarlo y los campos que son obligatorios en él.
Los apartados 5, 6, 7, 8, y 9 de la solicitud ya aparece precumpliementados ya que
hemos seleccionado el modelo “Tipo: clientes y/o proveedores”. Sólo será necesario
modificarlos en caso que no se ajusten a las peculiaridades de tu fichero.
Cuando acabes de rellenar toda la notificación es conveniente que revises que haya
quedado correctamente cumplimentada ya que si posteriormente necesitases hacer algún
cambio en los datos deberías realizarlo cumplimentado de nuevo el formulario electrónico,
puesto que este prevalece sobre cualquier anotación que realices de forma manual.
7) Una vez que se ha rellenado toda la notificación, debajo del apartado 9 (en la
parte inferior de la pantalla) se encuentran una serie de botones para guardar, imprimir,
etc., deberás :
a) Validar.
b) Te recomendamos que guardes o imprimas el formulario NOTA
cumplimentado (aunque este es todavía un borrado que no será valido
para su presentación en la Agencia), ya que una vez pases a la siguiente
etapa del procedimiento no podrás realizar cambios en la notificación.
c) Para terminar el proceso de inscripción deberás cumplimentar la Hoja
de solicitud. Para ello Pulsa el botón “Cumplimentar Hoja de
Solicitud”.
C) HOJA DE SOLICITUD
8) Al hacer clic en el botón “Cumplimentar Hoja de Solicitud” desaparece del
formulario NOTA el mensaje “No válida para presentación” al que hacíamos referencia al
inicio del punto 6.
Se abrirá un nuevo documento PDF, en esta hoja entre otras cosas debes indicar el
cargo o la condición del firmante en relación con el responsable del fichero y señalar una
dirección completa a efectos de notificación por parte de la Agencia.
9) Una vez cumplimentada la “Hoja de solicitud” deberás:
a) Leer y aceptar la información relativa a los deberes que conlleva la firma
de dicha hoja, para ello marcarás la opción “Conocimiento de los deberes
del declarante”.
b) Al hacerlo, de manera automática, se rellenaran los campos de “lugar y
fecha”.
Si has optado por presentar la notificación a través de Internet con certificado de
firma digital, debes proceder a firmar la solicitud mediante el certificado de firma.
2º) ¿CÓMO GENERAR O ENVIAR LA NOTIFICACIÓN?
10) Ahora ya has terminado de cumplimentar toda la documentación necesaria para
inscribir tu fichero en la AEPD.
En función de la forma de presentación elegida: en papel, Internet o
telemáticamente (punto 5 de la circular), variará la forma en que podrás presentar la
notificación de inscripción:
-
Presentación a través de Internet con certificado de firma electrónica: una
vez cumplimentada la notificación y la Hoja de solicitud de forma correcta,
será necesario indicar al formulario que no se van a realizar más cambios
mediante el botón “Finalizar formulario” para proceder a la firma de la
notificación.
Pulsa el icono que aparece para la firma (si dispones de más de un
certificado de firma el sistema te informará). Una vez firmada, se enviará la
notificación al Registro Telemático de la AEPD.
Una vez recibida la notificación en el Registro Telemático de la
AEPD, emitirán por el mismo medio un mensaje de confirmación de la
solicitud, en el que constarán tus datos, junto con la acreditación de la fecha y
hora en que se produjo la recepción y una clave de identificación de la
transmisión. El mensaje de confirmación se configurará de forma que puedas
imprimirlo o archivarlo informáticamente, garantizará la identidad del registro
y tendrá el valor de recibo de presentación.
Si no recibes el mensaje de confirmación, o en su caso, un mensaje de
indicación de error implica que no se ha producido la recepción del mismo,
debiendo realizarse la presentación en otro momento o utilizando otros
medios.
La presentación de solicitudes al Registro Telemático podrás realizarla
durante las 24 horas todos los días del año. La recepción en un día inhábil se
entenderá efectuada el primer día hábil siguiente.
-
A través de Internet sin certificado de firma electrónica: una vez
cumplimentada la notificación y la Hoja de solicitud de forma correcta, para
enviarla deberás pulsar el botón “Generar/enviar” que se encuentra en la Hoja
de solicitud. El formulario te indicará que se está conectando con el servidor
de la AEPD y, acto seguido, el sistema te enviará la Hoja de solicitud en
formato PDF que confirma que la notificación ha sido enviada correctamente.
Esta Hoja de solicitud en formato PDF, deberás imprimirla, firmarla y
remitirla por correo a la AEPD, en los diez días hábiles siguientes:
Agencia Española de Protección de Datos
C/ Jorge Juan, 6
28001- Madrid
También es posible su entrega en los Registros y oficinas de cualquier
órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado,
o a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas.
Resaltarte que cuando se utiliza esta forma de presentación, no se
considerará recibida la notificación que efectúas por Internet hasta la recepción
en la AEPD de la hoja de solicitud firmada de forma manual. Por lo que
deberás tener en cuenta que carecerá de efecto alguno la tramitación que
realizas a través de Internet si no presentas la Hoja de solicitud firmada.
-
Presentación en papel: una vez que hayas cumplimentado la notificación y la
Hoja de solicitud de forma correcta, para obtener el modelo que puedes
presentar en la AEPD, deberás pulsar el botón “Finalizar formulario” que se
encuentra al final de la Hoja de solicitud.
a) Se generará un documento con un
código de barras bidimensional (nube de
puntos). Este sistema garantizará que la
notificación ha sido cumplimentada de
forma correcta y servirá para que se
inscriba en el Registro General de
Protección de datos de forma ágil, rápida y
segura.
Debes asegurarte que la nube de
puntos aparece bien impresa y que no se
cruzan marcas sobre ella.
Estos formularios generados deberás imprimirlos, firmar la Hoja de
solicitud y remitirlo todo por correo a la AEPD, en los diez días hábiles
siguientes:
Agencia Española de Protección de Datos
C/ Jorge Juan, 6
28001- Madrid
También es posible su entrega en los Registros y oficinas de cualquier
órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado,
o a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas.
3º) ASPECTOS A TENER EN CUENTA RESPECTO A LA INSCRIPCIÓN DE
FICHEROS:
− Deberán comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos los cambios que
se produzcan en la finalidad del fichero automatizado, en su responsable y en la
dirección de su ubicación.
− El Registro General de Protección de Datos inscribirá el fichero si la notificación se
ajusta a los requisitos exigibles. En caso contrario podrá pedir que se completen los
datos que falten o se proceda a su subsanación.
− Una vez inscrito el fichero en la AEPD notificará la resolución de inscripción del
Director de la Agencia Española de Protección de Datos en la que se comunicará el
código de inscripción asignado, a la dirección que a esos efectos se ha hecho constar
en el apartado correspondiente de la Hoja de solicitud. (apartado 8 de esta circular).
− Transcurrido un mes desde la presentación de la solicitud de inscripción sin que la
Agencia Española de Protección de Datos hubiera resuelto sobre la misma, se
entenderá inscrito el fichero automatizado a todos los efectos.
− Podrás encontrar una guía rápida de inscripción de ficheros de titularidad privada en
la página Web de la Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd.es). La
guía se denomina “Guía rápida del formulario Nota” y se encuentra en la misma
tabla de descargas a la que hace referencia el punto 4 de esta circular.