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Universidad de Antioquia SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Instructivo Conciliación de Ingresos y Transferencias Código: Versión: Fecha: 01 26/01/2015 INSTRUCTIVO PARA LA CONCILIACIÒN DE LOS INGRESOS Y TRANSFERENCIAS Para Conciliar los Ingresos se debe tener en cuenta: 1. El procedimiento de Conciliación inicia con la entrada de un informe financiero por centro de costos y el reporte de transferencias enviado por el Auxiliar de Presupuesto cada cuánto? 2. Para descargar del sistema el informe de los ingresos, se ingresa a Sistemas de Información Institucionales se digita un usuario y la clave correspondiente, en el módulo de presupuesto. Módulo Presupuesto 3. Después de ingresar a Sistemas de Información Institucionales, busca la pestaña de ingresos y selecciona el centro de costo. Universidad de Antioquia SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Instructivo Conciliación de Ingresos y Transferencias Código: Versión: Fecha: 01 26/01/2015 4. Se selecciona la pestaña Reportes, Ejecutar. 5. Seguido a esto aparece una ventana llamada Reporte de Sistema de Presupuesto, ahí se busca el reporte PP.01452 correspondiente a Ingresos-Movimientos. Nota: este número de reporte siempre es el mismo. 6. Luego de seleccionado el reporte Ingresos-Movimientos, aparecerá una ventana llamada Movimiento Mensual de Ingresos por UN Costo, aquí selecciona el centro de costo, el mes y la vigencia del informe a descargar. 7. Después de ingresado el centro de costo, el mes y el año del informe a descargar, aparecerá una ventana que le solicitará la ruta para guardar el archivo en el equipo, se Universidad de Antioquia SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Instructivo Conciliación de Ingresos y Transferencias Código: Versión: Fecha: 01 26/01/2015 pone la dirección de destino teniendo en cuenta que este debe ir dirigido al disco D del equipo y se debe finalizar con TXT. 8. Después de haber guardado el archivo en el equipo, se dirige hacia la carpeta de destino, se busca el archivo y el informe aparecerá en un formato del sistema, que luego se pasa a un archivo en Excel para una mejor comprensión. Universidad de Antioquia SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Instructivo Conciliación de Ingresos y Transferencias Código: Versión: Fecha: 01 26/01/2015 9. Después de completar los pasos anteriores y de verificar que comprobantes se tienen físicos, se elabora una tabla con los comprobantes de ingreso que no se tienen y se envía un correo a ciudad (poner nombre del departamento) solicitando estos comprobantes, se adjunta la tabla y se espera respuesta. 10. Al recibir la respuesta desde (departamento de) se procede a conciliar. Estos comprobantes de ingreso se separan por cuentas, después se revisa en el SIGEP cada comprobante. En el inicio del SIGEP se busca la pestaña Reportes/Informes, se busca Movimientos, Tipo de soporte, en tipo de soporte se despliega y se selecciona Comprobante de Ingresos, seguido se coloca el número del comprobante. Finalmente aparece una pantalla con el comprobante solicitado. Universidad de Antioquia SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Instructivo Conciliación de Ingresos y Transferencias Código: Versión: Fecha: 01 26/01/2015 Para Conciliar las Transferencias se debe tener en cuenta: 1. Para iniciar la conciliación de las transferencias, se parte de un análisis hecho a los comprobantes de ingresos en el que se verifica que los totales coincidan con lo digitado en el SIGEP. Universidad de Antioquia SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Instructivo Conciliación de Ingresos y Transferencias Código: Versión: Fecha: 01 26/01/2015 2. Después de esto se ingresa al SIGEP se busca la pestaña Reportes/Informes, se despliega la pestaña Presupuestales y se selecciona Ejecución Presupuestal. A continuación sale una ventana en la cual se ingresa el Centro de Costo y el periodo en el que se quiere hacer la consulta, con el objetivo de conocer si lo digitado en el SIGEP corresponde con lo que se reporta desde Ciudad (Departamento de??). 3. El sistema arrojara una tabla en la que se podrán ver los ingresos la cual se traslada a Excel para permitir saber el total de ingresos por Centro de Costo. Universidad de Antioquia SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Instructivo Conciliación de Ingresos y Transferencias Código: Versión: Fecha: 01 26/01/2015 4. Puede presentarse que los valores que se tienen en la tabla de Excel no coincidan con los informes de ciudad, esto puede darse debido a una modificación presentada mediante un oficio (un oficio de que??). Para verificar que este cambio se haya hecho efectivamente por un oficio, se ingresa en el Sistema de Información Institucional en el módulo de Presupuesto, se busca en la ventana principal la pestaña Informes, se despliega y se selecciona Prespuesto Ingreso (Ppto Ingreso), finalmente se selecciona Consulta Ingresos (Cons. Ingresos). 5. El sistema arrojará una ventana en la cual se digita el número del ingreso y se podrá ver el número del oficio.