Naturaleza de tipo Invitación.

TIPS NOTILUS
Naturaleza de tipo Invitación.
Desde versiones anteriores de Notilus, se gestiona la Naturaleza de tipo Invitación.
Esta naturaleza es de tipo: Importe Total / Numero, donde, por lo general, el numero
corresponde al numero de comensales. Aquí podemos observar una de las nuevas
modalidades de Notilus. A partir de la versión 3.5.5, este campo, al ser marcado como
tipo Invitación, automáticamente adquiere la etiqueta de ‘Numero Total de Invitados’.
Al entrar el número total de comensales, Notilus requiere que se entre el nombre de
los invitados (N-1) e indicar si el invitado es interno o externo.
En esta versión, la Naturaleza de tipo Invitación se puede identificar de dos formas,
Invitaciones Internas e Invitaciones Externas, permitiendo al Administrador de Notilus
crear una Naturaleza para cada tipo o bien una Naturaleza que comprenda ambas
especificaciones.
Para ambos tipos de invitaciones se puede gestionar una lista de favoritos. Para ello
hay que entrar una primera vez tanto un gasto de tipo invitación Interna y/o un gasto
de tipo Invitación Externa. La gestión de los invitados de los favoritos la lleva a cabo el
mismo usuario que incurre el gasto. Al guardarlo una primera vez, siempre los tendrá
habilitado.
Para la creación de una lista de favoritos:
Al entrar el numero de comensales, automáticamente se habilita el campo de
o
Invitación Interna:
Al momento de hacer clic sobre el icono para entrar el nombre de los invitados se abre
la ventana a continuación:
Haciendo clic sobre este icono
Invitados como favoritos.
se abrirá la ventana para añadir a
Es cuestión de irlos buscando uno a uno a través de
y añadirlos en la lista.
Luego de añadidos, se cierra la ventana actual y en la ventana de lista de invitados los
tendremos habilitados a través del icono
Se pueden crear listados de invitados uniendo invitados del listado de Favoritos con el
resto, seleccionándolos a través del icono
.
Una forma de conseguirlos rápidamente en el listado completo de los Empleados
dentro de Notilus es escribiendo las primeras letras del apellido y luego haciendo clic
en
, así se ahorra tiempo en la búsqueda de las personas invitadas.
o
Invitación Externa:
La gestión de los favoritos en las invitaciones Externas funciona igual, con excepción
de, al momento de abrir la ventana de ‘Gestión de los favoritos’, se tendrá que entrar
uno a uno cada invitado, especificando:
o Sociedad
o Apellido
o Nombre
Se pueden añadir o eliminar favoritos cuando se desee.
Lista de Invitados Externos:
Otra de las nuevas funcionalidades es la gestión de la lista de invitados, en este caso
sólo para las invitaciones externas. Esta lista puede ser importada o creada
directamente dentro de Notilus. También se puede exportar la lista de invitados desde
la aplicación.
Para la importación y exportación, Notilus utiliza una herramienta a parte de la
aplicación la cual debe ser ejecutada por el administrador de Notilus.
Ya hayan sido importados o Creados los invitados externos dentro de la aplicación, el
usuario tendrá acceso a estos a través del icono
Analítica del gasto:
Otra de las posibilidades dentro de estas naturalezas es la imputación analítica del
gasto:
En este caso se pueden diferenciar la imputación analítica de los gastos de invitación
interna a la de invitaciones externas indicando si la totalidad del gasto debe ir
imputado al centro de coste de la persona del gasto o si el mismo debe dividirse por el
numero de comensales e imputarse este importe a los centros de coste de los mismos.
Nota: Para que se pueda dividir la analítica del gasto entre los centros de coste de los
invitados es importante establecer el servicio como modificable en el tipo de nota que
se está utilizando. (Por parametrizacion Web). Es decir, se debe permitir la
modificación del centro de coste sobre el gasto en general.
Disponibilidad del listado de invitados:
Los nombres de las personas invitadas estarán habilitados durante todo el flujo de
control. Siempre adjuntados a su gasto a nivel de Notilus Web al igual que en la
impresión de la nota.
Para poder tener el nombre de los invitados en el gasto se debe utilizar la impresión de
la nota de tipo Edición V2 de la nota o en su defecto la Edición V2 Custom.
A través de la generación de informes se puede obtener los listados exhaustivos de
invitados incurridos en gastos y por quien. Para los cuales tenemos dos formas de
reporting para obtenerlos: Notilus Excel y el Reporting Expert (Modelo de Reporting
Services de Notilus). Hablaremos de estos en próximas ediciones del Newsletter.