Características Funcionales

FOREST BPMS
Arquitectura Forest BPMS
Metodologia de implementación
Fase I Instalación
1. Instalación del sistema de información Forest en los servidores provistos por la
entidad
Entregable: Documento de Instalación
El cual contiene toda la información e instrucciones de ubicación y arquitectura de la
solución instalada
Fase II Parametrización
1. Parametrización de tipos documentales, clases documentales, medios de envió,
organigrama
2. Parametrización de usuarios
procedimientos
(internos y externos) que participen en los
3. Parametrización de trámites y términos
4. Parametrización de firmas digitalizadas para funcionarios autorizados.
5. Parametrización de ventanillas de radicación
6. Parametrización de los reportes básicos del sistema
Entregable: Documento de Parametrización
El cual contiene toda la información parametrizada desplegada directamente por el
sistema
Fase III Análisis y diseño
A partir de procedimientos ya prediseñados que con nuestra experiencia en las diferentes
implementaciones del sistema mejoramos continuamente y con la información que suministre la
entidad en esta fase se realizará el diseño de los procedimientos
Entregable: Documento de Modelado
Entrega del Documento de Modelado para cada procedimiento, el cual contiene toda la
información de la fase, documento que debe ser aprobado por la entidad para proceder a la
fase de automatización sobre la plataforma FOREST
Fase IV Automatización
1. Diseño del modelo de datos de acuerdo con la información del Documento de
Modelado aprobado
2. Diseño e implementación de plantillas de documentos de acuerdo con la información
del Documento de Modelado aprobado
3. Diseño e implementación de las actividades, formas electrónicas, eventos y reglas de
negocio de cada uno de los procedimientos de acuerdo al documento de Modelado
Aprobado
Entregable: Guía de Socialización
Entrega del Documento Guía de Socialización para cada procedimiento, el cual contiene
toda la información necesaria para ejecutar e instanciar los procedimientos ya sobre la
plataforma FOREST
Ejemplos de algunos diagramas prediseñados en la notación estándar BPMN 2.0,
propuestos para la automatización de los procesos
Fase V Pruebas
1. Definición del plan de pruebas, a partir de las Guías de Socialización
2. Ejecución en conjunto con los funcionario que designe la entidad del plan de pruebas
de los procedimientos
Entregables: Documento con el resultado de las pruebas y Guía de Socialización
actualizada
Entrega del Documento con el plan de pruebas ejecutado y sus resultados y la Guía de
socialización con ajustes realizados a los procedimientos durante la fase de pruebas.
Fase VI Capacitación
Entregables: Relación de usuarios capacitados
Entrega de un documento con la relación de los usuarios capacitados y el número de horas
definidas con la entidad.
Fase VII paso a producción
1. Realizar las actividades necesarias para el paso al ambiente de producción de la
plataforma Forest del procedimiento implementado
Entregables: Relación del sistema
Entrega de un documento desplegado por el sistema Forest del procedimiento en el
ambiente de producción.
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE FOREST BPMS
INTEGRA TECNOLOGÍAS DE BPM1, ECM2, SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO9001:2000 ó NTC-GP-1000:2004 , MECI 1000:2005, Y TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL A LA OPERACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.
1
• Diseño y modelado de procesos.
• Operación Electrónica de
procesos.
• Gestión Documental.
2
• Documentación ISO-9001.
• Integración GP-1000 Y MECI
1000
• Versiones de documentos..
3
• Indicadores de gestión.
• Procesos de Auditoría Calidad.
• Todos los procesos...
TODO EN EL MISMO SISTEMA
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ES EL PROCESO.
1
BPM (Business Process Management) es la metodología empresarial tendiente a mejorar la eficiencia a través de la gestión
sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, monitorizar, analizar y mejorar de forma continua.
2
ECM (Enterprise Content Management)
COMPONENTES DE LA PLATAFORMA FOREST BPMS
El sistema FOREST© es una tecnología de software de gestión de procesos y documentos que
administra y da soporte a los procesos de negocio.
Permite gestionar TODOS los documentos que ingresen o se generen en cualquier organización
pública o privada, mediante la implementación de procesos de negocio a partir del estándar BPMN
2.0, convirtiendo sus procesos en aplicaciones personalizadas integrando en uno solo sistema todos
los componentes necesarios para administrar su negocio.
COMPONENTES INTEGRADOS
COMPONENTE DE RADICACIÓN:
Permite la parametrización de ventanillas de radicación para el ingreso de documentos físicos o
electrónicos, generación del número único de identificación comúnmente denominado radicación,
impresión de rótulos de radicación con código de barras entre otros.
COMPONENTE DE DIGITALIZACIÓN:
Permite la digitalización de todos los documentos físicos que se radican en el componente de
“Radicación”, asociando mediante reconocimiento de código de barras las imágenes en formato
multipagina PDF, a la radicación generada, cuanta entre otrs funcionalidades con reconocimiento de
caracteres OCR.
COMPONENTE DE INGRESO VIA WEB:
Permite exponer en Internet trámites como Quejas y reclamos, Solicitud de Información etc, con o
sin firma digital, trámites que son radicados en el sistema y gestionados en los procedimientos
automatizados en el componente BPM.
COMPONENTE BPM Y ECM (MÓDULO DE USUARIO FINAL WORKPLACE **)
Este componente es el Core o componente principal de la plataforma Forest, Permite definir
procedimientos en estándar BPMN 2.0, definir y asociar formularios electrónicos a las actividades
del procedimiento, crear y desplegar documentos electrónicos o digitalizados en el componente de
“Digitalización”, definir reglas de negocio, ejecutar las actividades definidas, diseñar y almacenar
datos en micro modelos de datos, expone las actividades asignadas a los usuarios finales. Se
compone de los siguientes módulos:






Admin
Formas
Process
Workplace
User
Config
COMPONENTE MECI:
Permite parametrizar y exponer al usuario final, toda la definición del modelo estándar de control
interno de la entidad, cuenta con los módulos necesarios para realizar el mantenimiento de la
información ingresada.
COMPONENTE SIG (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN)
Permite parametrizar y exponer al usuario final, la definición completa del sistema integrado de
gestión de Calidad, despliegue y administración del listado maestro de documentos, gestión de
auditoría y no conformidades así como actualización de documentos a partir de la definición a la
medida de los procedimientos en estándar BPMN 2.0 que la entidad desee implementar, para ser
ejecutados en el componente BPM, módulo Workplace, permite la creación de plantillas en Microsoft
Word, con marcas dinámicas que se completan a partir de los datos capturados en las formas
electrónicas de los procesos y se exponen en las actividades para que el usuario final las use
directamente en el sistema sin requerir el uso de copias controladas en físico
COMPONENTE REPORTES:
Permite desplegar todos los reportes propios prediseñados que incluye el sistema de información y
permite crear, administrar y desplegar al usuario final, reportes a la medida de la entidad, cuenta con
módulos de administración para asignar permisos carpetas entre otros.
COMPONENTE TRD:
Permite configurar las series, sub series y disposición final, de acuerdo con la definición de las
tablas de retención documental de la entidad, asociadas a dependencias o a procesos, apertura y
administración de carpetas o expedientes virtuales, clasificación de todos los documentos,
administración del traslado de documentos entre archivos de gestión y el archivo central entre otros.
Metodología
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Modelar procesos
Modelar los datos
Crear formas electrónicas
Crear reglas de negocio
Automatizar el proceso
Probar el proceso
Ejecutar el proceso
Monitorear el proceso
Mejorar el proceso
CARACTERÍSTICAS
Gestión de Procesos
(BPM - Business Process Management).
Modelación gráfica de procesos en el estándar BPMN.
Automatización de procesos con reglas del negocio, modelo de datos y
formas electrónicas.
Diseño gráfico de Modelos de Datos (MMD) por proceso.
Definición y diseño gráfico de Formas Electrónicas y reglas del negocio
básicas, asociadas a actividades.
Definición de reglas avanzadas del negocio, validaciones y
comportamientos.
Integración natural con el manejador de contenido (Gestión
Documental).
Ejecución, gestión y mejoramiento de los procesos.
Manejo de términos jurídicos y operativos de las actividades del proceso
FOREST
Básica
Definición de responsables por proceso y actividades.
Asignación de grupos de trabajo interdisciplinarios.
Asignación de tiempos y responsables por actividad
Manejo de foros por proceso
Indicadores de desempeño de procesos
Gestión de Documentos y Contenidos
(ECM Enterprise Content Management)
Número automático de registro de documentos (Número de Radicación)
Registro de documentos físicos (Radicación)
Registro de documentos electrónicos (Radicación)
Reconoce documentos electrónicos con firma digital (Certificados
Digitales, Ley 527 de 1999).
Permite firmar documentos con firma digital (Certificados Digitales, Ley
527 de 1999).
Reconoce firma digital en los documentos
Uso de plantillas predefinidas en MS Word para la generación individual
o masiva de documentos electrónicos.
Incorporación de la firma escaneada a los documentos electrónicos
generados por el usuario.
Número automático para series documentales
Manejo de clases y tipos documentales
Manejo de asuntos ó trámites por proceso.
Manejo de términos legales u operativos por documento.
Componente de Sistema de Gestión de Calidad (SGC),
Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y Tablas de Retención Documental
(TRD)
Requerimientos de documentación ISO-9001
Tablas de Retención Documental
Reportes de documentos en trámite
Reportes de documentos vencidos
Reportes de documentos próximos a vencer
Trámites vía Web con firma digital
Servicios de Integración
Autenticación de usuarios mediante el estándar LDAP (Lightweight
Directory Access Protocol).
Integración a Portales en Internet a través de Portlets y SSO (Single
Sign-On).
Notificación de eventos al correo electrónico mediante el estándar SMTP
(Simple Mail Transfer Protocol).
Notificación de eventos al escritorio (FOREST Notify).
Web Service de consulta de procesos y documentos (Sistemas
externos).
Web Service de registro de procesos y documentos (Sistemas externos).
Componente de integración Forest
Integrator MS
Este componente se instala integrándose como un grupo más de opciones de
Microsoft Word y permite al usuario final, guardar, radicar y firmar documentos en
Forest BPMS
directamente desde Microsoft Word.
Forest está Basado en tecnología JAVA® con interfaz WEB.
Sistemas Operacionales (SO) de servidores:



Windows 2003/2008 Server®
Linux®, de diferentes distribuciones.
Unix® en general (AIX, HP-UX, Solaris).
Sistemas Operacionales (SO) de usuarios finales:


Windows XP/Vista/Windows 7 ®
Linux®, de diferentes distribuciones.
Servidor de aplicaciones:
En sistema FOREST es posible instalarlo en servidores de aplicaciones que soporten estándar de
Java® Runtime Environment (JRE).
Bases de datos soportadas:






Oracle®
IBM Informix®
DB2®
MS SQL Server®
Sybase®
PostgreSQL®.