CIRCULAR - CONTINUACION PROCESO 2014

CIRCULAR INFORMATIVA No. 43
1.2.7.20-1
Tunja, 26 de Noviembre de 2013
PARA DIRECTIVOS DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DE LA
IMPLEMENTACION DEL SIMAT EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LOS MUNICIPIOS NO
CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO.
Asunto: Continuación Proceso de asignación de cupos y matrícula en SIMAT - Vigencia 2014.
Siguiendo con el proceso establecido en la Resolución 002872 del 7 de mayo de 2013, se informa que a
partir del 1 de diciembre se habilitará en el Sistema SIMAT las etapas requeridas para la Matrícula 2014.
Como se ha venido informando, a través del correo electrónico y durante el Seminario Taller de
Capacitación sobre el manejo de SIMAT realizado los días 18, 19, 20 y 21 de Noviembre de 2013, las
etapas que siguen en el proceso son las que se describen a continuación, las cuales deben ser
realizadas en el orden y fechas establecidas, y de acuerdo a los Instructivos adjuntos.
PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL SECTOR OFICIAL
*** ALUMNOS ANTIGUOS
1. Registro de Reprobados: Registrar los estudiantes que reprobaron el grado/ciclo que estaban
cursando durante el año 2013.
Instructivo: Registrar reprobados 2013.pdf.
Fecha: Del 01-12-2013 al 04-12-2013
2. Promoción: Como se informó en el Seminario Taller de Capacitación, cada Institución Educativa debe
analizar la situación académica de sus estudiantes matriculados en los Programas de Educación de
Adultos, con el fin de determinar si se promocionan al mismo tiempo que los estudiantes de
Educación Regular, o si no alcanzan a terminar el ciclo que cursan durante este año, para que no
sean promocionados al mismo tiempo que la Educación Regular. Una vez tengan claridad sobre el
particular, deben lanzar el proceso de Promoción a nivel de INSTITUCION, SEDE o JORNADA,
según corresponda.
Instructivos: Promoción 2013-2014.pdf, Promoción 2013-2014 (a nivel de sede).pdf
Fecha: Del 05-12-2013 al 08-12-2013
3. Renovación de Matrícula: El sistema muestra el listado de alumnos antiguos que fueron
promocionados o reprobados, habilitando su matricula o retiro según sea el caso. Para los programas
de educación de adultos no se debe renovar matrícula hasta tanto no se autorice por ésta Secretaría,
es decir que únicamente se debe renovar matrícula para educación regular.
Instructivos: Matricular 2014.pdf, Transferencias 2014.pdf
Fecha: Del 09-12-2013 al 15-12-2013
*** ALUMNOS NUEVOS
Para la matrícula de alumnos nuevos en el Sector Oficial, debe realizarse todo el proceso (Inscripción,
Asignación de cupo y Matrícula como tal), por lo tanto estas etapas no se cerrarán.
1. Inscripción y Asignación de Cupos: Etapas habilitadas desde el mes de septiembre y octubre
respectivamente, para el registro de aquellos estudiantes que ingresan por primera vez al Sistema
Educativo o que estuvieron retirados por algunos años, y la asignación del cupo en una sede
específica, de acuerdo con la disponibilidad y la priorización realizada por el Rector.
Gobernación de Boyacá
Calle 20 N° 9 - 90
Tel. 7420150 - 7420222
http://www.boyaca.gov.co
COBERTURA EDUCATIVA
Carrera 10 No 18 – 68
Tel 7420200 Ext.3218 - 3222
http:// www.sedboyaca.gov.co
Continuación Circular Informativa No. 43 del 26 de Noviembre de 2013
2. Matrícula: El sistema permite matricular por grupos de estudiantes, aquellos que fueron previamente
inscritos y a quienes se les asignó cupo en una sede específica. Únicamente se autoriza matrícula de
estudiantes nuevos para Educación Regular.
Instructivo: Matricular 2014.pdf.
Fecha: Del 09-12-2013 al 15-12-2013
PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL SECTOR PRIVADO
*** ALUMNOS ANTIGUOS
1. Registro de Retirados/Reprobados: Se debe registrar en el sistema los estudiantes que reprobaron el
grado que estaban cursando y los que se retiran y no continúan sus estudios en la institución
educativa privada.
Instructivo: Registrar reprobados-retirados Privados 2013.pdf
Fecha: Del 01-12-2013 al 04-12-2013
2. Promoción y Matrícula: Debe ser realizada a nivel de INSTITUCION, es decir que se promocionará y
matriculará todos los alumnos de todos los grados de la institución educativa privada.
Instructivo: Promoción y Matrícula Privados 2013-2014.pdf
Fecha: Del 09-12-2013 al 15-12-2013
*** ALUMNOS NUEVOS
Los alumnos nuevos en el Sector Privado se matriculan directamente por el Menú Estudiantes – Registro
de Estudiantes.
Instructivo: Registro de Estudiantes 2014.pdf.
Fecha: Del 09-12-2013 al 15-12-2013
REGISTRO DE NOVEDADES SECTOR OFICIAL Y PRIVADO - AÑO 2014
Estará habilitada a partir del 16 de diciembre de 2013, con el fin de registrar todas las variaciones de
matrícula (retiros, traslado, cambios de grado, sede o jornada, actualización de datos básicos de
estudiantes, etc.).
Es importante aclarar que la información de matrícula oficial regular con corte 15 de diciembre de
2013, será el insumo inicial para los ajustes de planta de personal 2014.
Las próximas fechas de corte establecidas para reporte de información al Ministerio de Educación
Nacional, mediante Resolución 002872 del 7 de mayo de 2013, son las siguientes:
• Ajustes de Matrícula: 31 de enero de 2014
• Reporte de información de Matrícula: 14 de febrero de 2014
Agradecemos su colaboración, compromiso y sentido de pertenencia para el reporte real, confiable y
oportuno de la información registrada a través del Sistema de Matrículas SIMAT.
Cordialmente,
(Original con firmas)
ROSA MYRIAM LEON BECERRA
Líder Área Misional
MERCEDES DEL ROSARIO NAJAR CASTRO
Líder Cobertura Educativa
Proyectó: Cristina S.
Gobernación de Boyacá
Calle 20 N° 9 - 90
Tel. 7420150 - 7420222
http://www.boyaca.gov.co
COBERTURA EDUCATIVA
Carrera 10 No 18 – 68
Tel 7420200 Ext.3218 - 3222
http:// www.sedboyaca.gov.co