Permiso Especial para Ceremonias privadas. información para la

3.- INFORMACIÓN PARA LA TELEMATIZACIÓN
RESUMEN DE PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN EN LA TRAMITACIÓN
Unidad Organizativa
Puesto
Tratamiento
(pie firma)
Interesado
Interesado
Oficina de Permisos
Especiales de la
Policía Local
Perfil Administrativo
Perfil Técnico
Oficina de Permisos Especiales de Policía Local
Oficina de Permisos Especiales de Policía Local
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO
Documento
Cód Formato
Puesto de trabajo del
(pdf/Office / Firmante
JPG/Papel)
Orden
de
firma
Nombre plantilla
Solicitud
Pdf
Oficina de Permisos
Especiales
1
P.E_Solicitud
Resolución
Pdf
Oficina de Permisos
Especiales
1
P.E
Ceremonias_Resolución
Notificación
Pdf
Oficina de Permisos
Especiales
1
P.E
Ceremonias_Notificación
Interesado
2
PLAZOS DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE
Resolución
Notificación
DESCRIPCIÓN
Deberá emitirse un día antes de la fecha de la
actuación solicitada.
Desde que se resuelve hasta que se notifica
Nº UNIDADES
10*
UNIDAD
(Días hábiles o
naturales, meses,
años)
Días hábiles
* Sin perjuicio de que al ser de carácter urgente hayan de enviarse en menor tiempo
(para ello se utilizarán los medios de comunicación habituales como el teléfono para
hablar con las unidades que tenga que emitir los informes y los emitan en el menor
tiempo posible.
7
INFORMACIÓN PARA ARCHIVO
Archivo
Tran
sfere
ncia
Exp
urgo
Plazo
Muestreo
Tipo de
muestreo
Acuerdo CCDA
Acceso
Tipo de acceso
¿Contiene datos de carácter
personal o sensible?
¿En que documentos los
contiene?
Nivel de Seguridad
Plazos de Acceso
Condiciones de Acceso
8
3.1.- Diagrama de flujo del procedimiento
0. Apertura de Expediente
INICIACIÓN
1
Datos de la solicitud
EVENTOS
2
1. Incorporación de
documentación al
expediente
7
3
EVENTOS
2. Desistimiento
8
EVENTOS
3. Finalización del
procedimiento por
causas sobrevenidas
4
_
?
5
?
9
6
EVENTOS
_
?
4. Caducidad
EVENTOS
7
.
5. Renuncia
EVENTOS
8
?
6. Certificado de
silencio administrativo
9
_
_
_
_
9
3.2.- Descripción del procedimiento según modelo semántico
INICIACIÓN
NOMBRE
1. Datos de la solicitud
El objeto de esta tarea es introducir los datos específicos del expediente a
partir de la información que figura en la documentación que se ha
recepcionado.
En el caso de que el procedimiento se inicie por vía telemática será el
interesado el que introducirá a través de un formulario Web estos datos y
documentos, sin prejuicio de que el funcionario pueda, en todo caso,
acceder a estos datos para realizar modificaciones.
En el caso de que la solicitud se presente en papel, el personal que se
encargue de la iniciación del procedimiento tendrá que introducir estos
datos en la aplicación informática una vez que la solicitud se haya
registrado previamente.
DESCRIPCIÓN
•
•
PERFILES
PLANTILLAS
ASOCIADAS
CONDICIONES
DE ENTRADA
CONDICIONES
DE CIERRE
DOCUMENTOS
DE ENTRADA
DOCUMENTOS
DE SALIDA
INTEGRACIÓN
CON SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
DEL
AYUNTAMIENTO
DATO
Matrícula del
vehículo
autorizado
Marca y modelo
del vehículo
autorizado
Operación a
realizar
Fecha de la
operación a
realizar.
Hora de inicio
solicitada
Interesado
Personal de la Oficina de Permisos Especiales
P.E_Solicitud
•
Se han debido indicar los datos obligatorios
•
Solicitud
DATOS
DESCRIPCIÓN
Datos personales
Los datos personales se obtienen de la apertura del expediente.
Datos del vehículo
TIPO
OBLIG.
ALFANÚMERICO
Matrícula del vehículo objeto del permiso.
SI
CADENA
Marca y modelo del vehículo objeto del permiso.
NO
CADENA
Datos del permiso especial
Campo de texto para definir la operación por la
que se solicita el permiso especial
SI
FECHA
Fecha en la que se realizará la operación.
SI
HORA
Hora de inicio de diligencias
SI
10
Hora de
terminación
Lugar celebración
Observaciones
LISTA DE FASES
DESTINO
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
PLANTILLAS
ASOCIADAS
CONDICIONES
DE ENTRADA
CONDICIONES
DE CIERRE
DOCUMENTOS
DE ENTRADA
DOCUMENTOS
DE SALIDA
INTEGRACIÓN
CON SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
DEL
AYUNTAMIENTO
DATO
Localización de la
reserva
HORA
Hora de finalización de diligencias
SI
CADENA
Lugar objeto de la celebración de la ceremonia
SI
CADENA
Otras observaciones sobre la dirección que
puedan resultar útiles para la localización efectiva
de la dirección en caso de calles sin número, etc.
NO
•
2. Revisar solicitud y documentación presentada
2. Revisar solicitud y documentación presentada
• El objeto de esta tarea es verificar que el formulario de solicitud
presentado esté bien cumplimentado y los datos sean correctos.
•
Personal con perfil administrativo de la Oficina de Permisos
Especiales de la Policía Local
•
Se han debido completar los datos obligatorios
TIPO
CADENA
DATOS
DESCRIPCIÓN
Se detallará la ubicación del lugar exacto de la
reserva.
•
SI
•
NO
OBLIG.
SI
Documentación
correcta
LISTA
El usuario deberá indicar que documentación no
ha sido aportada y/o que documentación es
necesario subsanar o mejorar.
SI
Observaciones
CADENA
Campo libre para anotar observaciones
NO
LISTA DE FASES
DESTINO
•
•
3. BTC_Subsanación y Mejora cuando el dato “documentación
correcta” = NO
5. Valorar la necesidad de petición de Informe, cuando el dato
“documentación correcta”=SI.
11
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
3. BTC_Subsanación y Mejora
El Trámite de Subsanación y Mejora es un Bloque de Tramitación Común a
todas las familias de procedimientos y por lo tanto sus distintas tareas se
describen en un documento aparte que recoge los diferentes BTCs
comunes a todos los procedimientos.
Se llegará a este trámite cuando de la fase anterior se derive que sea
necesario subsanar o mejorar la documentación aportada.
LISTA DE FASES
DESTINO
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
DATO
•
4. Comprobación de la subsanación
4. Comprobación de la subsanación
Esta tarea es automática y su objeto es recoger el valor procedente del BTC
de Subsanación y Mejora que indique por que camino del flujo principal ha
de continuar la tramitación del procedimiento.
En este caso si se ha subsanado se procederá a continuar el procedimiento
valorando la necesidad de petición de informe, en caso de que no se haya
subsanado el BTC habrá seguido por el trámite de resolución por
desistimiento, debiendo en este caso proceder a cerrar el expediente en el
flujo principal.
TIPO
DATOS
DESCRIPCIÓN
• SI
•
Subsanado
LISTA DE FASES
DESTINO
LISTA
•
•
OBLIG.
NO
La tarea es automática y recogerá el dato que se
encuentra contemplado en el BTC de Subsanación
y Mejora
SI
5.Valorar la necesidad de petición de informes, cuando el dato
automático “subsanado”=SI
14. Cierre y Archivo, cuando el dato automático “subsanado”=NO
INSTRUCCIÓN
NOMBRE
5.Valorar la necesidad de petición de informes
El objeto de esta tarea es revisar la documentación presentada, una vez
que está completa, para comprobar el cumplimiento de los requisitos
exigidos y determinar, en los casos que proceda, la realización de los actos
de instrucción que sean necesarios para valorar el expediente antes de su
resolución.
DESCRIPCIÓN
En este caso se valorará la necesidad de petición de informes previos a la
resolución iniciándose el trámite de “Petición de Informes”: BTC_Petición de
Informes.
En este procedimiento no se requiere ningún tipo de informe de terceros, no
obstante se contempla la posibilidad de que en un futuro pueda requerirse
la petición de informes a otros departamentos u organismos.
12
PERFILES
•
Personal con perfil técnico de la Oficina de Permisos Especiales de
la Policía Local.
•
Que se haya finalizado la fase 2. “Revisar solicitud y documentación
presentada” y en caso de requerir la realización del trámite de
subsanación y mejora, este ya se haya realizado de forma correcta,
habiéndose subsanado o mejorado la documentación indicada.
•
Que se hayan completado los datos obligatorios
PLANTILLAS
ASOCIADAS
CONDICIONES
DE ENTRADA
CONDICIONES
DE CIERRE
DOCUMENTOS
DE ENTRADA
DOCUMENTOS
DE SALIDA
INTEGRACIÓN
CON SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
DEL
AYUNTAMIENTO
DATOS
DESCRIPCIÓN
• SI
DATO
TIPO
¿Requiere
Informe?
LISTA
Observaciones
CADENA
•
LISTA DE FASES
DESTINO
•
•
NO
Campo libre en el que se pueden detallar aspectos
relacionados con la petición o no de informes
OBLIG.
SI
NO
6. BTC_Petición de Informes. Si “¿Requiere informes?”=SI. Para
el caso en el que sea necesario la valoración de informes emitidos
por otros órganos o departamentos.
7. Revisar técnicamente. Si “¿Requiere informes?”=NO. Para el
caso de que no sea necesaria la petición de informes y el técnico
pueda decidir directamente sobre la autorización o denegación de
la solicitud.
NOMBRE
6. BTC_Petición de Informes
El Trámite de “Petición de Informes” es un Bloque de Tramitación Común a
todas las familias de procedimientos y por lo tanto sus distintas tareas se
describen en un documento aparte que recoge los diferentes BTCs
comunes a todos los procedimientos.
DESCRIPCIÓN
Se llegará a este trámite cuando sea necesario para la autorización del
procedimiento la petición de informes.
Como se ha indicado antes, en el presente procedimiento no son
necesarios otros informes. En cualquier caso se contempla la posibilidad de
que en un futuro pueda se puedan requerir.
LISTA DE FASES
DESTINO
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
•
7. Revisar técnicamente.
7. Revisar técnicamente
En esta fase el técnico podrá establecer sus conclusiones, valorando la
documentación aportada y pudiendo anexar documentación que considere
oportuna.
13
PERFILES
•
Personal con perfil técnico de la Oficina de Permisos Especiales de
la Policía Local
•
•
Que se hayan completado los datos obligatorios
Si el campo “Valoración” = Denegación, que se haya completado el
campo “motivos”
PLANTILLAS
ASOCIADAS
CONDICIONES
DE ENTRADA
CONDICIONES
DE CIERRE
DOCUMENTOS
DE ENTRADA
DOCUMENTOS
DE SALIDA
INTEGRACIÓN
CON SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
DEL
AYUNTAMIENTO
DATO
TIPO
Valoración
LISTA
Motivos de la
denegación
¿Requiere Pago
de Tasa?
LISTA DE FASES
DESTINO
NOMBRE
DATOS
DESCRIPCIÓN
• Aprobación
•
CADENA
LISTA
•
•
Denegación
Campo libre en el que se especifican los motivos
de la denegación (sólo es obligatorio en caso de
que la valoración sea denegatoria)
•
SI
•
NO
Saldrá automáticamente cumplimentado como SI
con posibilidad de modificación.
OBLIG.
SI
SI
SI
8. Tarificación, Si “¿Requiere Pago de Tasa?” = Si.
10. Resolución. Si “¿Requiere Pago de Tasa?” = No.
8.Tarificación
El objeto de esta fase es proceder a la tarificación del Permiso Especial que
esté sujeto al pago de tasas.
La tarificación se realiza en función de las Ordenanzas Fiscales
correspondientes. Tanto el cálculo de la tarificación como la incorporación a
la liquidación correspondiente se realizarán mediante un proceso
automático en función de unos valores
En este procedimiento, se aplicarán los siguientes conceptos facturables:
- Tasa de Solicitud……………….……………………….…..30,10
DESCRIPCIÓN
- Tasa de señalización (mínimo 3 días)…………………….28,70
- Tasa de vigilancia policial…………………………………..48,70
- Tasa por ocupación vía pública……………………………..5,00
TOTAL………………………………………………..112,50
La tarifa del permiso especial a pagar sería la suma de estos cuatro
conceptos.
Los importes para el cálculo de la tasa deberán actualizarse, cuando
proceda, mediante las ordenanzas fiscales.
14
PERFILES
•
Tarea automática.
•
Que sea necesario el pago de tasas
•
Que se hayan completado los datos obligatorios y se haya
incorporado la tarificación a la liquidación del BTC Pago de Tasas
PLANTILLAS
ASOCIADA
CONDICIONES
DE ENTRADA
CONDICIONES
DE CIERRE
DOCUMENTOS
DE ENTRADA
DOCUMENTOS
DE SALIDA
INTEGRACIÓN
CON SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
DEL
AYUNTAMIENTO
DATOS
DESCRIPCIÓN
Importe a pagar por el interesado.
DATO
TIPO
Importe a pagar
NÚMERO
Observaciones
CADENA
LISTA DE FASES
DESTINO
•
La cantidad obtenida del cálculo automático en la
tarificación.
Campo libre en el que se pueden detallar otros
aspectos
OBLIG.
SI
NO
9. BTC_Pago de Tasas
NOMBRE
9. BTC_Pago de Tasa
El Trámite “Pago de Tasa” es un Bloque de Tramitación Común a todas las
familias de procedimientos y por lo tanto sus distintas tareas se describen
en un documento aparte que recoge los diferentes BTCs comunes a todos
los procedimientos.
DESCRIPCIÓN
Se llegará a este trámite cuando se hayan calculado las tasas
correspondientes para la emisión de la correspondiente liquidación.
Hasta que no se haya comprobado el pago de la tasa no se realizará la
resolución del expediente.
LISTA DE FASES
DESTINO
Excepto que de la realización del trámite se derive otra fase, (prevista en el
flujo correspondiente), se pasará a:
•
10. Resolución.
15
TERMINACIÓN
NOMBRE
10.Resolución
El objeto de esta tarea es proceder a la resolución del expediente.
Se elaborará el documento que resuelva la estimación o desestimación del
permiso solicitado.
DESCRIPCIÓN
PERFILES
PLANTILLAS
ASOCIADA
CONDICIONES
DE ENTRADA
CONDICIONES
DE CIERRE
DOCUMENTOS
DE ENTRADA
DOCUMENTOS
DE SALIDA
INTEGRACIÓN
CON SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
DEL
AYUNTAMIENTO
En el caso de no cumplir los requisitos requeridos o haberse presentado la
solicitud fuera de plazo establecido, el objeto es resolver el expediente
mediante una resolución en la que se motiva la desestimación o
denegación de la misma.
•
Personal con perfil técnico de la Oficina de Permisos Especiales de
Policía Local
P.E Ceremonias_Resolución
•
Que se hayan completado los datos obligatorios y se haya
incorporado la resolución firmada al expediente.
•
Resolución
DATO
TIPO
Sentido de la
Resolución
LISTA
Forma de entrega
de la Resolución
LISTA
DATOS
DESCRIPCIÓN
• Estimatoria
•
Desestimatoria
•
Notificación (Entrega telemática)
•
Entrega presencial
OBLIG.
SI
SI
Se deberá dejar elegir el/los firmante/s de la
resolución (aunque pueden aparecer como
predeterminados los fijados de manera general
para cada tipo de permiso).
Este combo ha de permitir seleccionar uno o más
firmantes, que deberán estar precargados de
acuerdo con la organización y jerarquía del
Ayuntamiento.
Selección del
firmante/firmantes
de la resolución
LISTA
Observaciones
CADENA
LISTA DE FASES
DESTINO
SI
Aunque habitualmente las firmas suelen estar
predeterminadas, en algunas ocasiones es
preferible dejar esta pieza más abierta para facilitar
así algunos trámites de firma, en los que por
diferentes motivos puede ser conveniente que
firme un cargo superior al habitual.
•
Campo
libre
para
la
incorporación
observaciones acerca de la resolución
de
NO
11. BTC_Circuito de Firmas
16
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
11.BTC_Circuito de Firmas
El Trámite de Circuito de Firmas es un Bloque de Tramitación Común a
todas las familias de procedimientos y por lo tanto sus distintas tareas se
describen en un documento aparte que recoge los diferentes BTCs
comunes a todos los procedimientos.
Se llegará a este trámite cuando sea necesario requerir la firma de
determinados documentos a través del portafirmas electrónico.
Tras la realización de este trámite se pasará a:
LISTA DE FASES
DESTINO
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
•
•
12. BTC_Notificación. Cuando el dato “Forma de Entrega”=
Notificación.
13. BTC_Traslado a otros órganos. Para informar a otros
departamentos sobre la resolución dictada.
12.Notificación
El Trámite de Notificación es un Bloque de Tramitación Común a todas las
familias de procedimientos y por lo tanto sus distintas tareas se describen
en un documento aparte que recoge los diferentes BTCs comunes a todos
los procedimientos.
Se llegará tras la realización de la resolución tanto estimatoria como
desestimatoria del expediente con objeto de notificar al interesado.
LISTA DE FASES
DESTINO
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
Excepto que de la realización del trámite se derive otra fase, (prevista en el
flujo correspondiente), se pasará a:
•
14. Cierre y Archivo
13. BTC_Traslado a otros órganos
El Trámite de Traslado a otros órganos es un Bloque de Tramitación Común
a todas las familias de procedimientos y por lo tanto sus distintas tareas se
describen en un documento aparte que recoge los diferentes BTCs
comunes a todos los procedimientos.
Se dará traslado a los distintos órganos que haya intervenido en el
expediente para que puedan conocer la resolución del mismo y tengan
acceso a la información contenida en el Expediente.
LISTA DE FASES
DESTINO
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
14. Cierre y archivo
El objeto de esta tarea es decidir el cierre y archivo del expediente o por el
contrario dejarlo sin archivar hasta que se considere adecuado por existir
un seguimiento del mismo, un plazo para su realización, etc.
•
Personal con perfil técnico de la Oficina de Permisos Especiales de
la Policía Local
•
Que se hayan finalizado los trámites anteriores de Notificación y
Traslado a otros órganos
PLANTILLAS
ASOCIADA
CONDICIONES
DE ENTRADA
17
•
•
CONDICIONES
DE CIERRE
DOCUMENTOS
DE ENTRADA
DOCUMENTOS
DE SALIDA
INTEGRACIÓN
CON SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
DEL
AYUNTAMIENTO
Que se completen los datos obligatorios.
Que todas las tareas de datos anteriores estén realizadas (por
ejemplo Traslado a otros órganos)
Integración con el modulo de archivo
DATO
TIPO
¿Cerrar
expediente?
LISTA
¿Archivar
expediente?
LISTA
Observaciones
CADENA
LISTA DE FASES
DESTINO
Fin
FASE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
CONDICIONES
FASE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
CONDICIONES
FASE
DESCRIPCIÓN
DATOS
DESCRIPCIÓN
• SI
•
NO
•
SI
•
NO
Campo libre para la descripción de observaciones
que se consideren de interés en el momento de
cierre y archivo
OBLIG.
SI
SI
NO
EVENTOS
1. Incorporación de documentación al expediente
A través de este evento se pueden aportar documentos en cualquier
fase del procedimiento anterior a la emisión de respuesta por el órgano
competente
• Interesado
• Personal de la Oficina de Permisos Especiales de la Policía
Local
Ha de producirse necesariamente antes de la resolución por el órgano
competente
EVENTOS
2. Desistimiento
A través de este se podrá solicitar el desistimiento de la solicitud por
parte del interesado.
• Interesado
• Personal de la Oficina de Permisos Especiales de la Policía
Local
Que no exista resolución previa
EVENTOS
3. Finalización del procedimiento por causas sobrevenidas
El objeto de este evento es poder finalizar el expediente y proceder a
su archivo debido a la imposibilidad material de continuarlo por causas
sobrevenidas.
18
PERFILES
CONDICIONES
FASE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
CONDICIONES
FASE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
CONDICIONES
FASE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
CONDICIONES
FASE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
CONDICIONES
FASE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
CONDICIONES
•
Personal de la Oficina de Permisos Especiales de la Policía
Local
Que no exista resolución previa
EVENTOS
4. Caducidad
El objeto de este evento es poder proceder a declarar la caducidad del
procedimiento
• Personal de la Oficina de Permisos Especiales de la Policía
Local
Que el procedimiento haya caducado
EVENTOS
5. Renuncia
El objeto de este evento es poder solicitar la renuncia al procedimiento
y a cuantos derechos pudieran haberse derivado del mismo para el
interesado.
• Interesado
• Personal de la Oficina de Permisos Especiales de la Policía
Local
Que no exista resolución previa.
EVENTOS
6.Certificado de silencio administrativo
El objeto de este evento es poder solicitar el certificado que acredita el
silencio administrativo.
• Interesado
• Personal de la Oficina de Permisos Especiales de la Policía
Local
Que se haya finalizado el plazo y no se haya notificado al interesado
EVENTOS
7. Subsanación y mejora
El objeto de este evento es poder solicitar por parte del Órgano
competente en cualquier momento, la información o documentación
adicional pertinente, cuando considere que alguno de los actos de los
interesados no reúnen los requisitos necesarios.
• Personal de la Oficina de Permisos Especiales de la Policía
Local
Que no haya resolución previa
EVENTOS
8. Petición de Informes
El objeto de este evento es poder solicitar informes en diferentes
momentos del procedimiento (además de en los que ya está
establecido previamente en los circuitos del procedimiento)
• Personal de la Oficina de Permisos Especiales de la Policía
Local
Que no haya resolución previa.
19
FASE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
CONDICIONES
FASE
DESCRIPCIÓN
PERFILES
EVENTOS
9. Comunicación
El objeto de este evento es poder realizar comunicaciones sin requerir
el uso de la notificación
• Personal administrativo o técnico responsable del
procedimiento.
Que no haya resolución previa.
EVENTOS
10. Notificación
El objeto de este evento es poder realizar el tramite de notificaciones
en momentos diferentes a la finalización del procedimiento
• Personal administrativo o técnico responsable del
procedimiento.
CONDICIONES
20