TEMA 4: TRAMITACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA

I.E.S. ATENEA
PCPI ADMINISTRACIÓN
TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA
CURSO 2011/2012
TEMA 4: TRAMITACIÓN DE OPERACIONES BÁSICAS DE COBROS Y
PAGOS
1.
OPERACIONES BÁSICAS DE COBRO Y PAGO
En todo contrato de compraventa existen dos elementos fundamentales que son la entrega de
la cosa objeto de la compraventa, y el pago del precio fijado por la misma.
El proceso de compraventa finaliza con el pago de la misma. Si el pago de la mercancía no
vendida no llegara a producirse, provocaría graves perjuicios económicos para la empresa,
ya que con el dinero que obtiene en sus cobros, la empresa puede hacer frente a sus pagos.
Existen multitud de medios de pago, es decir, formas con las que podemos efectuar el pago.
En esta unidad vamos a estudiar las formas más habituales.
Las características que debe cumplir cualquier medio de pago son las siguientes:
1. Universabilidad, es decir, que sea aceptado en todo el mundo.
2. Garantía de pago, es decir, que podamos confiar en que con ese medio de pago ell
dinero se va a hacer efectivo.
3. Facilidad de uso, de manera que sea accesible a todos los usuarios
4. Acreditación del mismo, es decir, que podamos obtener un justificante de que hemos
realizado dicho pago.
2. MOMENTO DEL PAGO
El momento del pago se establece por acuerdo entre las partes contratantes, según vimos
en el tema anterior, distinguiéndose en este aspecto dos tipos de pago:
 Pago al Contado: que se realiza en el mismo momento en que se recibe la
mercancía
 Pago aplazado o a crédito a Corto Plazo: que se efectúa con posterioridad a la
entrega de la mercancía (30 días, 60 días, 90 días…etc). Como máximo puede
abarcar un año.
 Pago aplazado o a crédito a Largo Plazo: que se efectúa con posterioridad a la
entrega de la mercancía pero pasado un año.
3. MEDIOS DE PAGO CONVENCIONALES MÁS HABITUALES
3.1. Dinero en efectivo
El dinero de curso legal (monedas y billetes), en España el euro, es una de las
formas de pago más habituales en pequeños comercios. El Euro es admitido en
todos los países de la eurozona, es decir, aquellos que en al año 2001 decidieron
cambiar su moneda y adoptar el euro.
Para realizar pagos en el resto de países, es necesario cambiar la moneda a la del
país en el que se efectúe el pago (Dólares en Estados Unidos, Libras en Inglaterra,
Etc).
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3.2. Tarjetas de Crédito
Se trata de un medio me pago muy generalizado ya que es utilizada por la gran
mayoría de personas, tanto a nivel nacional como internacional, siendo aceptada en
la gran mayoría de establecimientos.
La tarjeta de crédito tiene un coste anual para el usuario (cuota anual) y a cambio,
dispondrá de un crédito limitado, es decir, podrá realizar pagos mensuales por una
cantidad máxima de dinero previamente acordada con el banco. Estos pagos podrán
estar aplazados con el banco y producirse el descuento de la cuenta bancaria del
usuario de la forma acordada (al mes siguiente, pagando una cuota fija, etc).
La tarjeta también tiene un coste para los empresarios que la aceptan como medio de
pago ya que, por cada uno de los pagos realizados con tarjeta, el banco cobra una
comisión.
Las empresas deben disponer de un datáfono o TPV (Terminal Punto de Venta) y
conexión telefónica para poder usarlas.
3.3. Tarjetas de Débito
Su funcionamiento es exactamente igual a las tarjetas de crédito con la única
diferencia de que el descuento del dinero de la cuenta bancaria del usuario es
inmediato. Por ello son llamadas dinero de plástico.
3.4. Tarjetas Monedero
Son tarjetas que se cargan con una cantidad de dinero, previamente pagado en el
establecimiento o comercio en el cual van a ser usadas, y el saldo se va
consumiendo poco a poco.
El ejemplo más claro son las tarjetas monedero o prepago de las compañías
telefónicas.
3.5. Ingreso en Cuenta Corriente
Es un pago que se realiza ingresando el dinero directamente en la cuenta bancaria
del vendedor, es decir, de la persona que tiene que cobrar. Para ello se cumplimenta
un impreso en el banco en el que aparece el número de cuenta en el que queremos
hacer el ingreso del dinero, el titular de la misma, el importe, la fecha y nuestra
firma.
3.6. Transferencia
Es un pago que se realiza mediante el traspaso de dinero de la cuenta bancaria del
comprador a la cuenta bancaria del vendedor, ya sean del mismo banco o de
diferente banco. La persona que efectúa el pago se llama Ordenante y su cuenta es la
Cuenta de Cargo y la que lo recibe, se llama Beneficiario y su cuenta es la Cuenta
de Abono.
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3.7. Domiciliación Bancaria
Es un pago que se realiza directamente desde nuestra cuenta bancaria una vez que
hemos dado orden al banco de que atiendan todos los pagos que presente una
empresa determinada. Se utiliza mucho para pagos periódicos como los de
suministros, es decir, luz, agua, teléfono, etc.
3.8. Cheques
Los cheques son documentos que utiliza el titular de una cuenta corriente para
efectuar pagos sustituyendo al dinero en efectivo
Cada banco dispone de un modelo de cheque, en forma de talonarios, en el que debe
aparecer el número de cuenta del titular del mismo. Van numerados de forma
correlativa.
El receptor de un cheque, es decir la persona que cobra, puede cobrarlo en el banco
del emisor o en el suyo propio.
El Cheque debe tener las siguientes partes:
 Datos identificativos del banco que lo emite
 Cuenta bancaria completa del titular del cheque: las cuentas bancarias tienen
obligatoriamente 20 números que corresponden, 4 al banco, 4 a la oficina, 2
son un dígito de control que se calcula automáticamente con el resto de
números, y 10 son el número de cuenta del cliente.
 La expresión “Páguese por este cheque a”
 El nombre del beneficiario, es decir del que va a cobrar
 Cantidad a pagar en letra y en número
 Fecha y lugar en el que se firma el cheque, que debe ponerse en letra.
 Firma del emisor, es decir, del que paga
Los cheques pueden ser de varios tipos:
 Cheque al Portador: Llevan escrito “Páguese por este cheque al PORTADOR”,
que quiere decir que se pagará a cualquier persona que lo presente al cobro en el
banco. Esta persona deberá firmarlo por detrás poniendo su NIF.
 Cheque Nominativo: Llevan escrito “Páguese por este cheque a NOMBRE DE
LA PERSONA QUE DEBE COBRARLO (Por ejemplo, DISANCA S.L), que
quiere decir que solo esta persona puede cobrarlo.
 Cheque Cruzado: Es un cheque que ha sido barrado, es decir, se han dibujado
dos barras oblicuas que lo cruzan de la esquina inferior izquierda a la esquina
superior derecha. Significa que este cheque no puede ser cobrado en efectivo,
sino que el dinero debe ser ingresado en una cuenta bancaria.
 Cheque Conformado: Es un cheque con el que el banco garantiza durante
quince días que existe dinero en la cuenta del pagador para que el cobrador pueda
cobrar. Para ello, el banco en el reverso del cheque pone un sello.
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 Cheque Bancario: Es un cheque especial que emite el banco a petición de su
cliente para efectuar un pago. Normalmente se trata de grandes cantidades de
dinero.
3.9. Letra de Cambio
Las letras de cambio son unos documentos oficiales, que emite la fábrica de la
Moneda y que deben ser comprados en estancos. El precio de la misma varía en
función del importe de la letra, es decir, de la cantidad a pagar con dicha letra.
Sirven para aplazar un pago en varias partes o fracciones. Una vez emitida la letra
de cambio, puede ser utilizada por la persona que la posee para a su vez realizar
otros pagos, endosándola a otro acreedor que tenga.
Es la forma de pago aplazada más extendida.
3.10.
Servicio de Correos
El servicio de correos facilita la realización de pagos y cobros por varios medios:
o A través de los denominados Giros Postales
o Mediante el envío contra reembolso
3.10.1. Pago contra reembolso
La mercancía comprada es enviada por el vendedor a través de una empresa de
correos o mensajería. En el momento de la entrega, el comprador debe realizar
el pago
4. MEDIOS DE PAGO POR INTERNET
4.1. Pago por Teléfono
Se realiza el pago a través del teléfono o de SMS (normalmente son números que
empiezan por 803,806 y 807).
4.2. Cheques Electrónicos
Son cheque iguales que los normales pero que van firmados mediante firma
electrónica. Se utilizan sobre todo para realizar pagos de grandes cantidades de
dinero.
4.3. Pago con tarjeta mediante aplicación segura
Las empresas que venden por Internet sus productos, disponen de aplicaciones que
les facilita su banco para que los usuarios puedan realizar el pago con tarjeta de
crédito o débito, con la misma seguridad que si lo realizaran en persona.
Normalmente se utilizan claves personales, tarjetas de coordenadas, mensajes al
móvil facilitando contraseñas seguras, etc.
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4.4. Transacciones con banca electrónica
La mayoría de bancos ponen a disposición de sus clientes una oficina bancaria
virtual con acceso a sus cuentas bancarias a través de Internet para que puedan
realizar consultas y operaciones sin necesidad de acudir a la oficina bancaria.
Para acceder a este servicio, el banco debe facilitar a sus clientes una clave y
contraseña, así como firma electrónica si se pretende operar.
5. JUSTIFICANTES DEL PAGO
FORMA DE PAGO
JUSTIFICANTE DEL PAGO
Dinero en Efectivo
Recibo
Tarjetas de Crédito y Débito
Copia del pago con la aceptación
Tarjetas Monedero
Factura o Ticket emitido por quien vende
Ingreso en cuenta corriente
Copia del documento bancario de Ingreso
Transferencia
Copia del documento
transferencia
Domiciliación Bancaria
Recibo bancario
Cheques
Recibo y queda documentado el pago a
través del banco
Letra de cambio y pagaré
Recibo y Queda documentado el pago a
través del banco
Servicio de correos
Copia del documento de correos
bancario
de
5.1. El Recibo
Es un documento que realiza la persona que cobra una cantidad de dinero y entrega
a la persona que efectúa el pago como justificante de que esa persona ha realizado el
pago. De esta manera, ese dinero nunca podrá ser reclamado por el cobrador.
Los recibos se realizan en unos documentos destinados a este fin, que constan del
cuerpo y la matriz. Normalmente suelen ir en talonarios.
Cuerpo y matriz son dos partes iguales, dos copias del mismo documento: el cuerpo
se entrega a la persona que realiza el pago y la matriz se la queda la persona que
recibe el dinero.
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5.2. El Recibo bancario
Es un recibo que emite el banco como prueba del pago realizado a través del mismo.
6. CUMPLIMENTACIÓN DE LOS LIBROS DE CAJA Y BANCOS
Son libros auxiliares de registro que las empresas cumplimentan para tener claro en todo
momento los movimientos que se han producido en la Caja, donde la empresa tiene el
dinero en efectivo, y en los bancos con los que trabaja la empresa (tendrá un libro para
cada uno de los bancos con los que trabaje).
7. EL ARQUEO DE CAJA
Cualquier empresa, por pequeña que sea maneja un dinero en efectivo diariamente. Este
dinero sirve para realizar pagos y cobros, por lo que hay un movimiento del mismo que
debe ser anotado en cada una de las operaciones.
Se hace necesario mantener un control de este dinero y dicho control se realiza al
finalizar el día, la semana o el mes, mediante el denominado Arqueo de Caja.
El Arqueo de caja consiste en comprobar que el dinero que debe haber en caja, según las
anotaciones que se han ido haciendo, realmente está en la caja.
Puede ocurrir que hay más dinero del debido o menos dinero del debido, en ambos casos
se regulariza mediante una anotación final:

En el caso de que haya más dinero del debido se anotará como un ingreso con la
anotación “Diferencias de Caja”

En el caso de que haya menos dinero del debido se anotará como una salida de
dinero con la anotación “Diferencias de Caja”
Este es una explicación de lo que es un arqueo de caja realizado y como se efectúa.
www.youtube.com/watch?v=xmBcyVr3HXM
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