1 Sistema de abastecimiento – Clase 9 – G Fulao COMPRAS

COMPRAS
INTRODUCCION
La gestión exitosa en las compras y en la administración y control de inventarios nos permite
asegurar:
•
•
El normal flujo de insumos y materiales necesarios para las áreas que efectúan las
actividades de producción o transformación de los productos y/o servicios que la empresa
comercializa.
La distribución y entrega a los clientes, hacia el/los mercado/s que fueron definidos como
objetivos por la dirección.
La eficacia de la gestión se medirá en función de:
•
•
•
•
•
•
•
El control de gastos y costos que nos permita optimizar los recursos financieros que
invertimos en el proceso de compras y de administración de inventarios.
El manejo de los stocks mínimos que nos asegure el cumplimiento de las ventas
presupuestadas y, por lo tanto, el normal aprovisionamiento del mercado.
Su rol de enlace entre la parte interna y la externa a la empresa para promover la calidad
total a través de la elección adecuada de las compras a efectuar (productos terminados,
materias primas, materiales y servicios).
La habilidad para la localización de fuentes alternativas de abastecimiento, en el país o el
extranjero.
La investigación y difusión relativa a los materiales estándares disponibles en el mercado,
que pueden cumplir su función y a más bajo precio que las diseñadas internamente.
Mantener los niveles bajos de inmovilización de stocks.
La información válida y fiable para otras áreas de la organización.
DECISIONES ESTRATEGICAS EN LAS COMPRAS
El proceso de compras tiene diversos objetivos y requiere de una serie de acciones y decisiones
que nos permitan asegurar el aprovisionamiento de los bienes o servicios que la empresa necesita
para su normal funcionamiento
Entre las tareas y funciones que involucramos en el ciclo de compras están las siguientes:
1.
2.
3.
4.
Fuentes de aprovisionamiento: planificación estratégica de las fuentes de suministros
locales e internacionales.
Análisis y toma de decisiones sobre temas tales como fabricar o comprar, certificación
de proveedores, fijación de estándares, planificación de la capacidad y el control de los
proveedores, presupuestar y emitir pedidos.
Contrataciones de las fuentes de suministro, solicitar y analizar ofertas, negociar y
establecer relaciones con los proveedores.
Administrar los inventarios, coordinar transporte y recepción de bienes, control y
manejo de los inventarios, análisis de devoluciones y ventas de materiales obsoletos o
de rezago.
1
Sistema de abastecimiento – Clase 9 – G Fulao
TIPO DE COMPRAS
Compras normales locales: son aquellas que realizamos dentro del ciclo habitual de
aprovisionamiento de materias primas, materiales e insumos en el mercado local para el proceso
productivo. Generalmente, son compras presupuestadas dentro del presupuesto general y, por lo
tanto, son.de consumo habitual en la empresa.
Compras normales en el exterior: son aquellas importaciones de bienes y/o servicios. En la
actualidad, los proveedores locales no siempre pueden satisfacer ciertas necesidades de
innovación tecnológica en la fabricación de ciertos productos.
Compras menores o compras por fondo fijo: son aquellas adquisiciones de elementos e
insumos que por su escaso monto generalmente se realizan con el fondo fijo asignado a cada uno
de los sectores que lleva a cabo la erogación. Estas compras, por lo general, no están
presupuestadas, por lo tanto su aprovisionamiento surge en el momento en que se necesita su
utilización o consumo.
Compras de bienes de uso: son las compras destinadas a la incorporación de activo fijo en la
empresa. En muchas organizaciones, no existe un procedimiento estandarizado para la compra
de estos bienes, ya que muchas veces las negociaciones presentan condiciones muy específicas.
Compras por licitaciones: son aquellas que se realizan sobre la base de un concurso
competitivo abierto. Estas pueden ser de carácter público o privado, y generalmente son utilizadas
en el ámbito gubernamental, donde existen leyes y regulaciones específicas para las asignaciones
de estas compras.
Compras de servicios: normalmente son las que se realizan para la contratación o locación de
los servicios necesarios para apoyar a la producción o administra¬ción de la organización.
Cuando los proveedores de servicios son habituales, se realiza una orden de compra abierta por
los servicios que prestarán en un lapso de tiempo. La afectación de la orden de compra se
producirá con cada certificación de avance de locación de acuerdo con la prestación efectiva de
servicios.
. SISTEMA DE COMPRAS NORMALES EN UNA ORGANIZACION
Los límites del proceso están prefijados desde la detección de la necesidad de la compra hasta la
registración de los bienes y/o servicios adquiridos.
Los módulos que integran este circuito son:
1.
2.
3.
4.
Detección de la necesidad de comprar.
Requerimiento de los bienes o servicios al sector de compras.
Búsqueda y selección de los proveedores.
Recepción y selección de las cotizaciones de los proveedores
2
Sistema de abastecimiento – Clase 9 – G Fulao
5.
6.
7.
8.
9.
Adjudicación de la compra.
Seguimiento de los pedidos.
Recepción e inspección de los bienes.
Almacenamiento de los bienes.
Registración de las compras.
11,3. EL CONTROL EN LAS COMPRAS
La instauración de controles efectivos en el área de compras implica el estable-cimiento de
medios de control que nos permitan evaluar:
•
La gestión de las compras:
a)
b)
c)
d)
reportes de pedidos colocados;
análisis de los costos de las compras;
ventas de materiales obsoletos;
resumen de actuación de proveedores;
•
El cumplimiento de las normas y procedimientos de la empresa.
•
La adherencia a las políticas y a los objetivos de la dirección
A continuación, reseñamos algunas de las principales normas de control interno aplicables al
sistema de compras:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Separación de funciones
Determinación del nivel de compra
Pedido de cotizaciones
Adjudicación de la compra
Recepción de las mercaderías
Seguros de las mercaderías en tránsito
Seguros de las mercaderías en almacenes
Registración
Documentación
a. Solicitud de compra
b. Pedido de cotización
c. Orden de Compra
d. Parte de recepción
j) Auditoría operativa
k) Archivos
3
Sistema de abastecimiento – Clase 9 – G Fulao