Manual de Procedimientos - Ministerio del Ambiente

EDICIÓN ESPECIAL
Año IV -
N2 324
Quito, viernes 17 de
agosto del 2012
EL MINISTERIO
DEL
AMBIENTE
Acuerdo No. 173
MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
PARA
EL MANEJO
DOCUMENTAL
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2 — Edición Especial N° 324 — Registro Oficial — Viernes 17 de agosto del 2012
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Edición Especial Nto 324 - Registro Oficial ~ Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 3
No. 173
EL MINISTERIO DEL AMBIENTE
Considerando:
Que, la Constitución de la República del Ecuador, en el
artículo 18 numeral 2, señala que todas las personas, en
forma individual o colectiva, tienen el derecho a acceder
libremente a la información generada en entidades públicas.
No existirá reserva de información excepto en los casos
expresamente establecidos en la ley. En caso de violación a
los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la
información;
Que, la Constitución de la República del Ecuador, en el
artículo 379 numeral 3, señala como parte del patrimonio
cultural tangible e intangible relevante para la memoria e
identidad de las personas y colectivos, y objeto de
salvaguarda del Estado, entre otros, los documentos,
objetos, colecciones, archivos y bibliotecas;
Que, el artículo 156 del Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas, dispone que las unidades de contabilidad
de las entidades del sector público conservarán durante siete
años los registros financieros junto con los documentos de
sustento correspondientes, en medios digitales con firma
electrónica de responsabilidad, y de ser el caso los soportes
físicos;
Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su
reglamento, establece que los archivos y la documentación
generada por las entidades del sector público son
Patrimonio del Estado y obliga a las autoridades,
dignatarios y servidores públicos en general, velar por la
conservación de las fuentes históricas del país, así como
modernizar y tecnificar la organización y administración de
los archivos;
Que, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública tiene como objetivo, hacer efectivo el
principio de publicidad de los actos, contratos y gestiones
de las instituciones del Estado y de aquellas financiadas con
recursos públicos o que por su naturaleza sean de interés
público;
Que, el reglamento de la Ley Orgánica de Transparencia y
Acceso a la Información Pública garantiza el cumplimiento
efectivo del derecho constitucional a solicitar información
pública y el libre acceso a las fuentes de información;
Que, las entidades del sector público se rigen bajo los
sistemas de control establecidos en la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado y su reglamento, por lo que
es necesario salvaguardar los documentos generados y los
que en el futuro se generen en el Ministerio del Ambiente;
Que, la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes
de Datos y su reglamento establecen el uso de mensajes de
datos, firmas electrónicas y certificados de firmas
electrónicas,
con
igual validez probatoria,
confidencialidad, seguridad y relevancia jurídica que los
documentos escritos;
Que, el Instructivo Organización Básica y Gestión de
Archivos para cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica
y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, contempla procedimientos técnicos
para la aplicación de procesos archivísticos, desde el
ingreso del documento hasta su custodia para las
instituciones del sector público y establece modelos de
formatos para uso en los archivos centrales y archivos de
gestión;
Que, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos del Ministerio del Ambiente y sus reformas, crea a
la Secretaria General otorgándole varias atribuciones,
servicios y productos, con dependencia directa del
Viceministerio;
Que, es necesario que esta Cartera de Estado cuente con
normas claras y precisas que regulen la recepción,
calificación, apertura y sello, registro y control y
distribución de la documentación de manera ágil y
oportuna, así como establezca las funciones de la Secretaría
General, direcciones provinciales a nivel documental,
secretarias y formatos a ser utilizados para la gestión
documental y la inclusión de la documentación en un
sistema automatizado; y,
En ejercicio de las atribuciones que le confiere el numeral 1
del artículo 154 de la Constitución y el artículo 17 del
Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función
Ejecutiva,
Acuerda:
EXPEDIR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA
EL
MANEJO
DOCUMENTAL
DEL
MINISTERIO DEL AMBIENTE.
CAPÍTULO I
GENERALffiADES
Artículo 1.- ALCANCE.- El presente manual es de
aplicación obligatoria en el Ministerio del Ambiente, en el
ámbito nacional, para todas las unidades que mantienen
archivos y para las direcciones provinciales.
Artículo 2.- OBJETIVO.- Establecer el proceso de
recepción, registro y distribución de la documentación que
ingresa; control de trámites; normalización de la
documentación que se genera; conservación, ordenación,
descripción, administración y utilización de su fondo
documental; así como determinar responsabilidades en su
ejecución.
Artículo 3.- PROPIEDAD DE LOS DOCUMENTOS.Todos los documentos generados y recibidos en el
Ministerio del Ambiente en función de sus actividades, y los
que en adelante se produjeren en planta central y en las
direcciones provinciales, son de su exclusiva propiedad y
constituyen Patrimonio del Estado y no deben ser utilizados
para conformar archivos personales de ninguna autoridad o
funcionario.
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4 - Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012
Artículo 4.- NORMAS PARA ACTUALIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DEL
INSTRUCTIVO.- La
información del manual está actualizada a la fecha de su
aprobación. Se recomienda su revisión de manera eventual,
para esto deberá acogerse las sugerencias de los usuarios o
personal involucrado directamente en su manejo. Se
observarán las siguientes normas para actualización y
mantenimiento:
•
Atender a los usuarios que requieran acceso a la
información, según establece la Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública y su
reglamento.
•
Impedir la eliminación de documentos sin previa
evaluación y autorización escrito del Consejo Nacional
de Archivos.
•
Cualquier reforma al manual, se preparará en la
Secretaría General, por propia iniciativa o a pedido de
las unidades de la institución; sujeto a la Ley del
Sistema Nacional de Archivos y Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
•
Establecer la participación obligatoria en programas de
adiestramiento archivístico a todo el personal que tenga
bajo su responsabilidad el manejo de documentos y
archivos.
•
•
Todo tipo de actualización de la información contenida
en el presente manual deberá distribuirse a cada uno de
las unidades de la institución que posean un ejemplar
del mismo.
Receptar, ingresar, procesar y distribuir la
documentación y correspondencia oficial, corriente y
especial, que llega a planta central del Ministerio del
Ambiente.
•
•
La distribución de la actualización del manual se la hará
mediante una comunicación en la que se explique las
páginas que deben extraerse y las que deben colocarse.
Normalizar y mantener actualizados los sistemas de
archivo físico de planta central del Ministerio del
Ambiente; y velar para que las direcciones provinciales
cumplan el presente manual.
•
Las páginas extraídas del manual deberán ser destruidas
de inmediato.
•
Conservar física y técnicamente la
protegiendo de cualquier contingencia.
Artículo 5.- ESTRUCTURA JERÁRQUICA.- Todas las
unidades están subordinadas, en lo que a conservación
documental se refiere, a la Secretaría General.
•
Ordenar y describir la archivalía mediante
implementación de un programa automatizado.
•
Elaborar y actualizar las siglas de las diferentes áreas
del Ministerio del Ambiente.
•
Seleccionar y realizar la microfilmación y digitalización
documental.
•
Certificar documentos de toda esta Cartera de Estado a
través del Secretario General.
•
Establecer los períodos cronológicos de transferencias
documentales de los archivos de Oficina a la Secretaría
General (Archivo Pasivo).
•
Recibir, controlar y comprobar el inventario de la
documentación transferida de las diferentes unidades
administrativas, que han cumplido los plazos de
permanencia y legalizar el "Acta de Entrega-Recepción
de documentos".
•
Organizar y custodiar la documentación transferida de
las unidades administrativas de planta central.
•
Atender a pedidos de referencia y llevar registro de sus
préstamos de documentos.
•
Atender solicitudes de copias de la documentación de
archivo.
•
Actualizar el inventario de los archivos de cada unidad
administrativa.
•
Recomendar la posible eliminación de papeles obsoletos
de archivos.
•
Coordinar con las diversas unidades administrativas
para la recepción de archivos.
Artículo 6.- FUNCIONES DE LA SECRETARÍA
GENERAL.- Son funciones de la Secretaría General:
•
•
•
Las señaladas en el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos del Ministerio del
Ambiente, publicado en el Registro Oficial Suplemento
No. 509 de 19 de enero del 2009, y sus posteriores
reformas.
Planificar, organizar, coordinar y supervisar a nivel
nacional, las actividades relacionadas con el manejo de
la documentación y archivo en planta central y
direcciones provinciales.
Elaborar y establecer la Tabla de Plazos de
Conservación Documental previa revisión de la
Coordinación General Jurídica, Auditoría Interna y
aprobación de la Ministra del Ambiente, misma, que
regirá a nivel nacional y será de estricto cumplimiento
para las direcciones provinciales.
•
Mantener actualizados los registros de control de
documentación entregados físicamente a las unidades.
•
Depurar continuamente la documentación contenida en
sus archivos.
•
Elaborar y ejecutar un programa de seguridad para la
protección y conservación documental, de acuerdo con
las necesidades de planta central.
•
Atender pedidos de préstamos de documentos del
personal de planta central y llevar el registro respectivo
en los plazos estipulados por la ley.
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archivalía,
la
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•
Sugerir diseño de nuevos
mejoramiento del sistema.
formularios
para
•
Atender solicitudes de copias de la documentación de
archivo, previa autorización del jefe inmediato superior.
•
Despacho de los documentos generados por las
unidades.
•
Actualizar el inventario de los archivos de cada unidad
administrativa.
•
Las demás que le asigne la Ministra del Ambiente.
•
Coordinar con las diversas unidades administrativas para
la recepción de archivos.
•
Adiestrar al personal que administra los archivos en las
unidades administrativas, sobre el proceso de
transferencias de archivos al archivo pasivo.
•
Sugerir diseño de nuevos formularios para mejoramiento
del sistema.
•
Despacho de documentos generados por la provincia.
•
Otras que le fueran encomendadas por el Director
Provincial y que tengan relación con la administración
documental.
Artículo 7.- FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES
PROVINCIALES EN CUANTO AL MANEJO
DOCUMENTAL.- Son funciones de las direcciones
provinciales en cuanto al manejo documental:
•
Planificar, organizar, coordinar y supervisar a nivel
provincial, las actividades relacionadas con el manejo
de la documentación y archivo.
•
Recibir, calificar, registrar y distribuir la documentación
que ingresa a la Dirección Provincial respectivamente.
•
Aplicar el sistema de administración documental y
archivos.
La Unidad Administrativa Financiera de cada Dirección
Provincial, velará del cumplimiento de las funciones a
través de la Secretaría Provincial.
•
Mantener actualizados los registros de control de
documentación entregados físicamente a las unidades.
•
Informar sobre el estado del trámite de los documentos
a los directores provinciales.
•
Despachar con oportunidad la correspondencia
elaborada en las diferentes unidades administrativas.
•
Elaborar y ejecutar un programa de seguridad para la
conservación documental, de acuerdo con las
necesidades de cada provincia.
•
Atender pedidos de préstamo de documentos y llevar el
registro respectivo.
•
•
Organizar y custodiar la documentación transferida de
las unidades administrativas a su archivo.
•
Brindar seguimiento y control de las comunicaciones
físicas que pasan a otras unidades administrativas.
•
Ubicar la documentación que recibe en las estanterías,
con su respectivo código que corresponde a cada unidad
administrativa.
•
Impedir la eliminación de documentos sin previa
evaluación y autorización escrita, del Consejo Nacional
de Archivos.
•
Llevar un registro de ubicación de los archivos.
•
Cumplir las normas establecidas en el presente manual.
•
Atender a pedidos de referencia y llevar registro de sus
préstamos de documentos.
•
Organizar, clasificar y archivar la documentación de la
Unidad.
•
Conservar la documentación según plazos establecidos
en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
•
•
•
Artículo 8.- DE LAS SECRETARIAS DE LAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE PLANTA
CENTRAL Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE
LAS DIRECCIONES PROVINCIALES.- Son funciones
de las secretarias de cada unidad administrativa:
•
Recibir y controlar las comunicaciones ingresadas y
direccionadas a su unidad administrativa respectiva o a
las unidades de las direcciones provinciales de su
jurisdicción, respectivamente.
Distribuir la correspondencia a la autoridad o
funcionarios respectivos, en los plazos estipulados por
ley.
Atender a los usuarios que requieran acceso ala información, según establece la Ley Orgánica y Reglamento de Transparencia y Acceso a
• Informar al inmediato superior el estado de atención de
Establecer los períodos cronológicos de transferencias
trámites, cuando así se lo requiera.
documentales de los archivos de oficina a su archivo.
• Llevar el control del registro de entrega de
documentación en físico a nivel interno a los
Recibir, controlar y comprobar el inventario de la
funcionarios de cada unidad.
documentación
transferida
de
las
unidades
administrativas, que han cumplido los plazos de
• Coordinar y ser asesoradas por la Secretaría General
permanencia y legalizar el "Acta de Entrega- Recepción
sobre el presente manual y sus funciones.
de documentos".
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6 - Edición Especial N° 324 — Registro Oficial - Viernes 17 de agosto dej 2012
•
Control y recuperación de los documentos a través de
un registro de préstamos interno.
•
Preparar las transferencias documentales según normas
establecidas.
•
Recepción.
•
Llevar el inventario de archivos y mantenerlo
actualizado.
•
Calificación.
•
Elaborar la guía de formación de archivos de la Unidad.
•
Apertura y sello.
•
Elaborar los documentos que el Jefe inmediato superior
le asigne.
•
Registro y control.
•
Distribución de comunicaciones.
•
Cumplir los procesos de despacho de la documentación
a su destinatario y llevar su respectivo registro en los
plazos estipulados en la ley.
•
Control de gestión a través del sistema automatizado.
RECEPCIÓN E INGRESO DE DOCUMENTOS.
Se compone de los documentos que recibe en su ámbito y
cumple los siguientes pasos:
RECEPCIÓN.
•
Elaborar la correspondencia de su Unidad y remitirla a
Secretaría General o al personal encargado en las
direcciones provinciales, para su despacho.
•
Reunir los archivos en sus depósitos.
•
Conservar física y técnicamente la archivalía.
•
Elaborar el inventario documental a través del programa
automatizado.
•
Realizar y atender llamadas telefónicas de la Unidad
•
Reproducir copias para las respectivas unidades del
Ministerio del Ambiente.
•
Preparar antecedentes y documentación necesaria para
reuniones de trabajo.
•
Agendar reuniones y el respectivo registro.
•
Velar por la aplicación de políticas de ahorro de papel,
uso de papel reciclado y papel ecológico.
•
Ser el responsable del manejo documental de la Unidad.
•
Otras que le fueran encomendadas por su inmediato
superior y que tengan relación con la administración
documental.
CAPÍTULO II
DEL SISTEMA DOCUMENTAL
Artículo 9.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.- La
actividad del Ministerio del Ambiente se fundamenta en los
documentos, ingresados y generados, que se constituyen en
un recurso por la información que proveen y en un activo
por su característica física cuyo tratamiento debe ser
sistematizado y se describe a continuación:
La recepción oficial de documentos es actividad exclusiva
del Área de Recepción por lo que ninguna otra Área o
funcionarios están autorizados para recibirlos ni tramitarlos
sin que, antes, sean registrados; ¡en el sistema documental.
(Anexo No. 1)
Para la recepción de documentos se observan los siguientes
principios:
•
La Secretaría General y Secretaría de las direcciones
provinciales, son responsables de la recepción oficial de
la documentación dirigida a la entidad, ninguna otra
instancia o persona de las entidades antes descritas
deberán, si no tiene una disposición por escrito, recibir
la documentación oficial para su trámite.
•
La Secretaría General y el área de Secretaría de las
direcciones provinciales, tendrán la obligación de
receptar el documento, consignando los datos
respectivos, según el control adoptado por la institución.
Los datos básicos para la recepción de documentos para
personas naturales son:
•
Nombres, apellidos y firma.
•
Número de cédula de ciudadanía, identidad o pasaporte.
•
Dirección domiciliaria para notificaciones.
•
Verificación de anexos que consten en el documento.
•
Ciudad y fecha del documento.
•
Correo electrónico, para notificaciones de recepción,
estado de trámite y respuesta. Teléfono de contacto.
Los datos básicos para la recepción de documentos para
personas jurídicas:
GESTIÓN DOCUMENTAL.
•
Nombre de la empresa o institución.
Se refiere a los procedimientos de ingreso, proceso, salida y
actualización de la gestión en el sistema que debe cumplir la
siguiente secuencia:
•
Nombre del representante legal o apoderado.
•
Registro Único de Contribuyentes (RUC).
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La recepción de los documentos en las diferentes: unidades
administrativas deberán ser registradas electrónicamente en
el sistema automatizado, al igual que el trámite que se
realice. Todas las disposiciones y documentos qué se Vayan
generando durante el trámite, serán registrados en el sistema
automatizado.
•
Dirección domiciliaria para notificaciones.
•
Verificación de anexos que consten en el documento.
•
Ciudad y fecha del documento.
•
Correo electrónico para notificaciones de recepción,
estado de trámite y respuesta.
•
Documentación digitalizada.
El área de recepción recibirá e ingresará lá documentación,
así lleven el nombre de anteriores autoridades, siempre y
cuando se trate de documentos oficiales.
CALIFICACIÓN.
Los documentos recibidos serán calificados como:
•
•
OFICIALES: Cuando estén dirigidos a nombre del
Ministerio del Ambiente, Dirección Provincial, sus
dependencias, a nombre del cargo de una autoridad o a
nombre de una autoridad más la denominación 'de su
cargo.
ESPECIALES:
Cuando
indiquen
grado
confidencialidad: reservado, secreto o confidencial
de
•
PERSONALES: Los que indiquen expresamente el
carácter de "Personal" o "En las manos", o que estén
dirigidos a nombre de una persona sin determinar su
cargo.
Los documentos que han sido calificados coma especiales o
personales y son de carácter oficial deberán ser devueltos,
por sus destinatarios, a la Secretaría General o a la
Secretaría de las direcciones provinciales, para su registro y
control en el sistema documental.
APERTURA E IDENTIFICACIÓN.
Las comunicaciones calificadas óbmo oficiales serán
abiertas y se revisarán los datos básicos antes señalados.
Los documentos recibidos por fax u otro medio electrónico
deberán ser previamente verificados en el sistema y
posteriormente, registrados en el sistema automatizado.
REGISTRO Y
DOCUMENTAL.
SEGUIMIENTO
DE
TRÁMITE
La documentación que ingresa será inmediatamente
registrada en el sistema automatizados lo que responsabiliza a
la Secretaría General de planta central, y secretarías de las
direcciones: provinciales, jurídica/ y administrativamente del
cumplimiento eficiente del su trámite y garantiza al usuario
el seguimiento y atención oportuna.
En el documento recibido se pondrá el número secuencial
que corresponda al trámite y se lo registrará consignando en
el sistema automatizado; los datas-pertinente Si
En las comunicaciones especiales, se registrarán Sftlo los.
datos que sean factibles toda vez que no pueden ser
abiertas.
7
En el caso de que existan problemas en el' sistema
automatizado, la Dirección de las Tecnologías de la
Información y Comunicaciones o quien haga sus veces en
las direcciones provinciales deberán indicar oficialmente al
personal de la Secretaría General o Secretaría odé la»
direcciones provinciales, el hecho suscitado, parado cual la
recepción de documentos deberá efectuarse manualmente,
fijando fecha y hora de la recepción y persona que recibe(
previamente verificando si el documento está considerado
como completo y pueda recibirse.. La Secretaría General b
Secretaría de las direcciones provinciales, estarán obligados
a ingresar esa documentación en el sistema automatizado
una vez subsanado el funcionamiento adecuado del sistema,
previa notificación de la Dirección de las Tecnología; de la
Información y Comunicaciones o quien haga sus veces en
las direcciones provinciales,
La autoridad o funcionario a quien se le remite p, recjbe el
trámite por intermedio del sistema automatizado, tendrá la
obligación y responsabilidad de dar respuesta al documento
de manera ágil y oportuna, desde la fecha y hora de la
resignación de trámite en el sistema automatizado,' dentro
de los plazos de la ley.
Los documentos originales que fueron remitidos
anteriormente a través del fax u otros medios efectrótíteós e
ingresados en el sistema auftífnatízaiio, deberán ser
verificados en el sistema, a fin de no duplicar su registro, así
como los que se encuentren firmados electrónicamente.
DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES.
La Secretaría General y la Secretaría de las direcciones
provinciales distribuirán-físicamente, con la mayor rapidez,
los documentos oficiales registrados a las -unidades
administrativas que les corresponden atender el trámite, de
acuerdo a procedimientos internos establecidos!
DEL
PROCESO
DE
LA
GESTIÓN
DEL.
DOCUMENTO.
El seguimiento y control documental lo realizará cualquier
funcionario del Ministerio del Ambiente, dependiendo del
nivel de acceso que posea en el sistema automatizado. Las
secretarias de, cada, unidad- responsables de la recepción,
registró^ seguimiento y tenencia de la documentación en
físico, como de la a utilización del sistema automatizado
para atender requerirnientos del
estado de los trámites.
>
TRÁMITE Y CONTROL INTERNO DEL
DOCUMENTO
EN LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA.
El seguimiento y control del documerM é'nfo-SmSle «fué pasa
a otra Unidad Administrativa, se efectuará a través del
sistema automatizado creado por el Ministerio del
Ambiente. Si se; requiera de la documentación en físico-se
deberá utilizar el registro respectivo.
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8 -- Edición Especial N" 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 201$
La eficacia del trámite documental exige la colaboración de
las diferentes unidades con la Secretaria General o
Secretaría de las direcciones provinciales por lo que las
unidades, o personas encargadas, deberán entregar en forma
ágil, los documentos para trámite y estar pendientes de una
respuesta oportuna.
Artículo 10.- SIGLAS DE IDENTIFICACIÓN Y
NUMERACIÓN DEL DOCUMENTO.- Las siglas de
identificación de las diferentes unidades administrativas del
Ministerio del Ambiente se crearán, asignarán y
modificarán de acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente;
esta actividad es de competencia de la Secretaría General.
Cada unidad administrativa del Ministerio del Ambiente,
que consta en el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente,
se identifica con su sigla. Cuando una Unidad es
dependiente de otra, la primera letra de la sigla identifica la
Unidad de la que depende.
En el caso de que existan unidades administrativas
descentralizadas, cada una de ellas, llevarán la numeración
de sus documentos creados.
La numeración de documentos creados internos y externos
será consecutiva anual, manteniendo una relación
correlativa completa.
DESPACHO MINISTRA/O
DM
PARQUE NACIONAL GALÁPAGOS
COORDINACIÓN GENERAL
JURÍDICA
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN
SOCIAL
COORDINACIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E
INVERSIÓN
DIRECCIÓN DE INVERSIÓN,
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DIRECCIÓN DE AUDITORIA
INTERNA
PNG
CGJ
DCS
CGP
DNI
DISE
DAI
DESPACHO VICEMINISTRA/O
SECRETARÍA GENERAL
COORDINACIÓN GENERAL
ADMINISTRATIVA FINANCIERA
VM
SG
CGAF
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
DF
DA
DARH
SUBSECRETARÍA DE
PATRIMONIO NATURAL
DIRECCIÓN NACIONAL DE
BIODIVERSIDAD
DIRECCIÓN NACIONAL FORESTAL
SPN
DTIC
DNB
DNF
SUBSECRETARÍA DE CALIDAD
AMBIENTAL
DIRECCIÓN NACIONAL DE
PREVENCIÓN DE LA
CONTAMINACIÓN
AMBIENTAL
DIRECCIÓN NACIONAL DE
CONTROL AMBIENTAL
SUBSECRETARÍA DE CAMBIO
CLIMÁTICO
DIRECCIÓN NACIONAL DE
MITIGACIÓN Y ADAPTACIÓN AL
CAMBIO CLIMÁTICO
DIRECCIÓN NACIONAL DE
SERVICIOS AMBIENTALES Y
HERRAMIENTAS
PARA LA CONSERVACIÓN
SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN
MARINA Y COSTERA
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
ESMERALDAS
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
CARCHI
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
SUCUMBÍOS
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
PICHINCHA
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
ORELLANA
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
PASTAZA
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
COTOPAXI
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
CHIMBORAZO
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SANTO
DOMIGO DE LOS TSÁCHILAS
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
BOLÍVAR
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE LOS
RÍOS
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SANTA
ELENA
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
CAÑAR
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
MORONA SANTIAGO
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE EL
ORO
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE
ZAMORA CHINCHIPE
GALÁPAGOS DIRECCIÓN PARQUE
NACIONAL
SCA
DNPCA
DNCA
SCC
DNMAC
C
DNSAHC
SGMC
DPE
DPC
DPS
DPP
DPO
DPP
DPC
DPCH
DPSDT
DPB
DPLR
DPSE
DPC
DPMS
DPEO
DPZCH
PNGDIR
Artículo
11.TIPOS
Y
PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL.- Los documentos oficiales, elaborados
por las diferentes unidades del Ministerio del Ambiente,
deben ser firmados por el funcionario cuyo nombre consta
en el pie de firma y sumillado en las copias, por quienes
intervienen en su elaboración.
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Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 - 9
Los tipos documentales que se detallan a continuación se
basan en la Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN
2410:2010.
1.- OFICIO
Es un tipo documental que se utiliza para comunicarse con
personas naturales, jurídicas, externas a planta central,
direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente.
Los oficios deberán conservar la buena presentación.
Llevarán súmulas de quien participó en la elaboración del
documento solo en las copias. (Anexo No. 2)
Los documentos firmados electrónicamente no requieren ser
impresos a menos que se remitan anexos.
En el caso de que el oficio se firmare manualmente, el
original será firmado con rúbrica completa y las copias
serán solo con súmulas.
3.- DOCUMENTOS PERMANENTES.
Los contratos, actas, convenios, resoluciones, comodatos,
son documentos permanentes que serán elaborados de
acuerdo a formatos pertinentes para cada caso y numerados
y registrados, sin excepción, en forma secuencial,
antecedidos por el año de elaboración, comenzando desde
001 cada año.
Para la numeración de documentos permanentes en cuyos
textos se detallen documentos habilitantes, anexos,
adjuntos, antecedentes y otros, es requisito indispensable
que el área usuaria los adjunte en originales, copias
auténticas o certificadas y vigentes a la fecha de su
numeración y registro. Únicamente los contratos notariados
serán numerados conforme sean recibidos de las notarías.
Los contratos serán elaborados en original y con el número
de copias necesarias que se distribuirán a las unidades que
participen en la ejecución del mismo.
Se elaboran en:
•
Original para el destinatario.
•
En caso de ser necesario, sobre con las siglas del oficio,
el nombre, cargo, dirección exacta y número telefónico
del destinatario.
•
Los demás documentos permanentes serán elaborados en
original y copias que se distribuirán así:
•
Original con antecedentes para Secretaría General o
Secretaría de las direcciones provinciales.
Copia para el archivo principal de la Unidad
generadora.
•
Copias para las unidades que participen en la ejecución
del mismo.
•
El oficio circular se elabora en:
•
Originales para los destinatarios. (Las fotocopias son
documentos sin valor legal).
Artículo 12.- NUMERACIÓN Y REGISTRO DE
DOCUMENTOS.- Los oficios que se generan en el
Ministerio del Ambiente, deberán ser numerados en forma
consecutiva y correlativa anual.
•
Sobre con siglas del oficio, nombre, cargo, dirección
exacta y número telefónico de cada destinatario.
•
Copia con detalle de los destinatarios para el archivo de
la Unidad generadora.
Todas las demás copias se eliminan pues únicamente
multiplican en forma innecesaria la producción documental
que, al final, se transfiere a la Secretaría General o a la
Secretaría de cada Dirección Provincial, complicando su
trabajo.
Para ser firmado un oficio, deberá observarse los detalles
establecidos en este manual; oficio que no esté firmado
manualmente o electrónicamente no tendrá validez legal.
2.- MEMORANDO
Es un tipo documental que se utiliza para comunicarse entre
las diferentes unidades del Ministerio del Ambiente. (Anexo
No. 3).
Se elabora en:
•
Copia para el archivo de la Unidad generadora.
•
Si está destinado para unidades del Ministerio del
Ambiente externas a planta central, se elaborará un
sobre con las siglas del memorando, el destinatario, su
cargo y la dirección exacta.
El número será de 5 dígitos empezando por el 00001,
acompañado de las siglas que correspondan a la unidad
emisora y el año.
Los documentos permanentes tales como contratos, actas,
resoluciones, y otros, llevarán series secuenciales numéricas
individuales, comenzando con el 001, para cada caso,
antecedidas del año de registro. Es obligatorio el registro de
estos tipos documentales y su numeración en la Secretaría
General o Secretaria de las direcciones provinciales que,
antes de proceder a hacerlo, se deberá revisar que las unidad
generadoras adjunten todos los documentos descritos como
antecedentes, anexos y documentos habilitantes,
actualizados, en originales o copias auténticas o
certificadas. Para el registró deberá contar con la sismilta y
firma correspondiente.
El original de los documentos permanentes, con sus
antecedentes, anexos y documentos habilitantes, serán
guardados y conservados en la Secretaría General o
Secretaría' en las direcciones provinciales1.1 Las copias de los
documentos serán devueltas al área usuaria para que se
encargue de entregarlas a las áreas pertinentes.
Artículo 13.- ELABORACIÓN DE RÉSPUESTAS.Todo documento oficial de respuesta, así domo los anexos,
contendrá en cada copia, al pié de página, la rúbrica de
responsabilidad de quienes intervienen1 en 'el trámite;
Documento con posibles errores, digitalizado de la publicación original. Favor verificar con imagen.
No imprima este documento a menos que sea absolutamente necesario.
10 ~ Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012
Sumillar un documento implica aceptar su contenido o
texto, por lo tanto, los borradores corregidos y sin firma
carecen de validez.
Ambiente, son responsables de proporcionar atención
oportuna e información actualizada del estado de sus
trámites a los usuarios.
Artículo 14.- DE LA SALIDA DEL DOCUMENTO.Los funcionarios asignados con los trámites son los
responsables de la atención a los documentos que reciben,
debiendo reducir al máximo el tiempo para cada tipo de
trámite, sobre todo para el caso de los calificados como
urgentes.
Artículo 16.- FINALIZACIÓN DEL CONTROL DE
TRÁMITE.- La respuesta oficial será archivada, en forma
cronológica y numérica secuencial, desde su inicio hasta su
finalización, en el sistema automatizado. Esto permitirá el
acceso múltiple para proveer de información veraz y
oportuna a los usuarios. En cuanto a la documentación
física, será obligación de cada técnico completar el
expediente de cada proceso y remitirlo a la Secretaría
General o Secretaría de las direcciones provinciales,
respectivamente.
La correspondencia de salida, en caso de haber respuesta
oficial, conservará en todos los casos una copia que será
integrada al expediente respectivo.
La salida de correspondencia derivados de trámites
emprendidos por planta central o direcciones provinciales,
constituye un importante factor para que la entidad cumpla
oportuna y completamente la función que le corresponde
dentro del aparato estatal, manteniendo en forma efectiva el
servicio de comunicación con el usuario, con otras
instituciones o internamente.
•
Control y despacho de los documentos:
•
La Secretaría General o la Secretaría en las direcciones
provinciales son los responsables del despacho de los
documentos, con la máxima agilidad, siendo el único
autorizado para distribuir a nivel local, nacional o
internacional la correspondencia de salida de las
diferentes unidades administrativas, que les será
entregada directamente por la secretaria de la Unidad
respectiva.
•
Todo documento que se envíe a través de fax u otro
medio electrónico, que no garantice la durabilidad de la
información, será remitido en original, en el plazo que
establece la ley a su destinatario.
•
La Secretaría General o Secretaría de cada Dirección
Provincial, establecerán un Registro de Salida de
Correspondencia, debiendo utilizar el formato de Guía
de envío de correspondencia Local, Nacional e
Internacional. (Anexo No. 4).
•
En el caso de entrega de correspondencia a través de
empresas intermediarias de encomiendas nacionales o
internacionales, se utilizará la misma guía, indicando
los siguientes datos: Transporte utilizado y nombre de
la empresa, fecha y número de guía de envío.
Artículo 17.- ENTREGA DE INFORMACIÓN
DOCUMENTAL - PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS.Los documentos en fase de tramitación serán utilizados por
las autoridades y funcionarios involucrados que se
responsabilizarán de su custodia y buena conservación.
La Secretaría General, o quien haga sus veces, esto es la
Secretaría, en las direcciones provinciales prestarán
documentos, o entregarán documentos digitalizados,
fotocopias simples, a funcionarios y usuarios que
justifiquen plenamente sus solicitudes.
Para el efecto se utilizará el formulario respectivo, Anexo
No. 6, y la responsabilidad del documento será del
prestatario. Sin embargóles obligación'de quien presta el
documento solicitar su devolución, una vez concluido el
plazo concedido.
Artículo 18.- CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.Corresponde al Secretario General o al responsable que se
designe en las direcciones provinciales, exclusivamente,
otorgar copias certificadas de documentos de manera física
o digital.
No se certificarán documentos cuyos originales no estén
firmados o cuya fuente sean fotocopias, los mismos que no
tienen validez legal. Para extender una certificación es
indispensable tener en los archivos físicos o digitales, los
documentos de cuya autenticidad se va a dar fe. Para
certificar un documento que se encuentre en trámite en una
unidad que no sea la Secretaría General o Secretaría de las
direcciones provinciales, esta verificará la existencia y
autenticidad del documento.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS Y
SISTEMAS DE ARCHIVO
•
Distribución externa:
•
Los documentos dirigidos a las direcciones
provinciales, fuera de planta central, serán entregados a
la Secretaría General o Secretaría de las direcciones
provinciales que los distribuirá utilizando los
formularios: "Guía de envió de correspondencia Local,
Nacional e Internacional", (Anexo No. 4), para
documentos dirigidos a personas naturales, jurídicas a
nivel local, nacional e internacional.
Artículo 15.- DE LA RETROALIMENT ACIÓN DE LA
INFORMACIÓN.- Todos los servidores del Ministerio del
Artículo 19.- REUNIÓN, CONSERVACIÓN Y
RESPONSABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS.- El
fondo documental deberá ser reunido en locales apropiados,
que no tengan acceso directo a la luz solar, con ventilación
suficiente, que estén resguardados del polvo y humedad y
con la debida protección contra incendio e inundaciones.
Tanto los documentos en plazo precaucional y los
documentos permanentes serán conservados en la Secretaría
General o Secretaría de las direcciones provinciales.
Documento con posibles errores, digitalizado de la publicación original. Favor verificar con imagen.
No imprima este documento a menos que sea absolutamente necesario.
Edición Especial N° 324 ~ Registro Oficial ~ Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 11
Para la preservación de los documentos se utilizarán
estanterías metálicas y cajas de conservación para
resguardarlos del polvo.
respaldo de actividades administrativas, legales, financieras
y técnicas de la institución. Por ejemplo, registros de
asistencia, evaluaciones, informes.
Los documentos especiales, reservados y otros, deberán
tener seguridad adicional y su acceso, hasta cuando
concluya su restricción, será permitido solo a personal
autorizado.
Todos los documentos que pasan a esta fase deben ser
transferidos de las diferentes unidades del Ministerio del
Ambiente a la Secretaría General o Secretaría de las
direcciones provinciales, para su conservación, custodia y
procesamiento posterior.
Los documentos son de responsabilidad de las autoridades y
funcionarios que los tramitan y mantienen en sus archivos
hasta cuando sean transferidos a la Secretaría General o
Secretaría de las direcciones provinciales que, desde
entonces, se harán responsable de ellos.
La ley faculta a aquellas instituciones que no poseen de
espacio físico para mantener sus archivos físicos, en
arrendar bodegas, las que deberán contar con todas las
condiciones de seguridad, para este fin, de ser el caso.
Artículo 20.- SISTEMA PRINCIPAL DE ARCHIVO.Tanto en planta central (Secretaría General) como en las
direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente
(Secretaría), se conformará un archivo principal con
originales y copias auténticas, incluyendo los antecedentes
y anexos del trámite.
En todo caso, no se admitirán divisiones tales como varias,
misceláneas, generales u otros que no permitan una clara
identificación de los archivos.
La Secretaría General y direcciones provinciales
conformarán archivos, respetando la procedencia y orden
original de los documentos. La descripción documental será
automatizada, utilizando el formato preestablecido.
Artículo 25.- FASE PERMANENTE.- A esta fase pasan
todos los documentos que han superado la etapa anterior y
corresponden a las actividades de planta central y de las
direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente y se
refieren al nacimiento, desarrollo y finalización de la
institución; por ejemplo, actas, resoluciones, contratos y los
documentos de las licencias ambientales como: Estudios de
Impacto Ambiental (EIA), Plan de Manejo Ambiental
(PMA), son permanentes, pero en su estado digital.
Serán también considerados documentos permanentes
aquellos que no son de trámite común sino, más bien,
excepcional y escapan a procedimientos rutinarios^ por
ejemplo, documentos de importación extraordinaria de
combustibles, proyectos extraordinarios y toda la
documentación de compras públicas.
Artículo 21.- SISTEMA AUXILIAR DE ARCHIVO.- El
sistema auxiliar de archivo es el numérico - cronológico y
lo llevará cada unidad. El auxiliar numérico de los oficios
del Ministerio del Ambiente será de responsabilidad de cada
unidad.
Los documentos financieros deben ser conservados y
custodiados por el área respectiva, atendiendo disposiciones
legales pertinentes que determinan, explícitamente un
período de 7 años.
La transferencia de archivos auxiliares, de las diferentes
unidades administrativas será anual y contará con el aval de
la Secretaría General o Secretaría de las direcciones
provinciales, respectivamente.
Artículo 26.- CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN
DE CONTENEDORES.- Los contenedores serán rotulados
con etiquetas preimpresas que contendrán la siguiente
información:
Artículo 22.- SELECCIÓN Y CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL.- Los documentos serán seleccionados y
conservados de acuerdo a los parámetros que se detallan a
continuación y aplicando las tablas de conservación
documental que serán incorporadas a este manual luego de
su elaboración y aprobación.
•
Nombre del fondo documental (Ministerio del
Ambiente, Dirección Provincial respectivamente) opia
para el archivo de la Unidad generadora.
•
Nombré de la Unidad Generadora, (siglas de la instancia
superior del AreáGéijérádora)
•
Nombre del Área Generadora (Siglas del Área que
forma el archivo).
•
Nombre de la Serie Documental (Agolpamiento de
expedientes).
•
Nombre del. Expediente (Agravamiento de documentos
referentes .a un asunto^
•
Fechas tope.;
•
La codificación a ser puesta en cada contenedor, de
acuerdo al área de geheifotiéhí y formación dé: ardhivos
'es la siguiente
Artículo 23.- FASE DE PREARCHIVO.- A esta fase
pertenecen todos los documentos en trámite y son los que
están en la$ diferentes unidades del Ministerio del Ambiente
y no deben ser descartados hasta que hayan cumplido la
función para la cual fueron creados, luego de lo cual
pasarán a la siguiente fase.
Hay documentos tales como extemporáneos, acuse de
recibo, invitaciones y otros que no ame/itan, por su
naturaleza, pasar a la fase de plazo precauciona) y det¡en ser
descartados luego de concluida esta fase.
Artículo 24,- FASE DE PLAZO PRECAUCIONAL.Soa aquellos documentas que han cumplido la función para
lo cual fueron, creados y, en esta nueva fase, sirven como
>
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12 - Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del .2012
MA-TD-ST- AÑO
MAE
DM -TD-ST- ANO
PNG -TD-ST- ANO
CGJ -TD-ST- ANO
DCS -TD-ST- AÑO
CGP -TD-ST- ANO
DPE -TD-ST- ANO
DISE-TD-ST- ANO
DAI -TD-ST- ANO
VM-TD-ST-AÑO •
DESPACHO MINISTRO
PARQUE NACIONAL GALÁPAGOS
COORDINACIÓN GENERAL JURÍDICA
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN
DIRECCIÓN DE INVERSIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA
DESPACHO VICEMINISTRO
SECRETARIA GENERAL
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
SUBSECRETARÍA DE PATRIMONIO NATURAL
SG -TD-ST- ANO
CGAF-TD-ST-ANO
DF -TD-ST- ANO
DA -TD-ST- ANO
DARH -TD-ST- AÑO
DTIC -TD-ST- ANO
SPN -TD-ST- ANO
DIRECCIÓN NACIONAL DE BIODIVERSIDAD
DIRECCIÓN NACIONAL FORESTAL
SUBSECRETARÍA DE CALIDAD AMBIENTAL
DNB -TD-ST- ANO
DNF -TD-ST- ANO
SCA -TD-ST- ANO
DIRECCIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE LA
CONTAMINACIÓN AMBIENTAL
DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTROL AMBIENTAL
PROGRAMA NACIONAL PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE DESECHOS
SÓLIDOS
SUBSECRETARÍA DE CAMBIO CLIMÁTICO
DNPCA -TD-ST- AÑO
DIRECCIÓN NACIONAL DE INVESTIGACIÓN Y ADAPTACIÓN AL CAMBIO
CLIMÁTICO
DIRECCIÓN NACIONAL DE SERVICIOS AMBIENTALES Y HERRAMIENTAS
PARA LA CONSERVACIÓN
SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN MARINA Y COSTERA
DNIACC -TD-ST- ANO
DNCA -TD-ST- ANO
PNGIDS-TD-ST-AÑO
SCC -TD-ST- ANO
DNSAHC -TD-ST- ANO
SGMC -TD-ST- ANO
PROGRAMA REPARACIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL
PRAS -TS - ST-ANO
PROYECTO SOCIO BOSQUE
PSB - TD - ST- ANO
Lo mismo se efectuará para cada unidad de las Direcciones Provinciales.
•
DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO
•
La primera sigla es la del área generadora.
•
La segunda sigla corresponde a la provincial.
•
La tercera sigla (TD) es el tipo documental.
•
La cuarta sigla (ST) es la signatura topográfica que
comprende el nivel.
•
La quinta sigla corresponde a los dos últimos dígitos del
año.
•
Siglas según el tipo documental (TD).
OFICIO
OFICIO CIRCULAR
MEMORANDO
ACTA
CONTRATO
ACUERDO MINISTERIAL
RESOLUCIÓN
CONVENIO
FACTURA
INFORME
FORMULARIO
PREIMPRESO
CUADRO
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OF
OC
ME
AT
CO
AM
RE
CV
FA
IN
FO
PI
CS
Edición Especial N° 324 ~ Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 13
DISCO COMPACTO (CD, DVD, BLURAY)
PLANO
MICROFILM
DISCO DURO
DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO
DE DATOS (FLASH MEMORY)
DC
•
Oficio de ingreso del Estudio de Impacto Ambiental
para un proyecto nuevo (EX ANTE o un proyecto en
funcionamiento EX POST) o ingreso de la auditoría
ambiental memorando mediante el cual se solicita el
pronunciamiento de la Subsecretaría de Patrimonio
Natural, para proyectos que intersecten con el Sistema
Nacional de Áreas Protegidas (SNAP).
•
Memorando con el cual la Subsecretaría dé Patrimonio
Natural emite el criterio del proyecto que intersecta con
el Sistema Nacional de Áreas Protegidas (SNAP).
•
Oficio mediante el cual el Ministerio del Ambiente
realiza observaciones al Estudio de Impacto Ambiental
(EIA), EXPOST o auditoría ambiental, o solicita la
presentación de información adicional.
PL
MF
DD
FM
Artículo 27.- DE LOS EXPEDIENTES DE LA
SUBSECRETARÍA DE CALIDAD AMBIENTAL.- Un
expediente completo de la Subsecretaría de Calidad
Ambiental, del sector que fuere, contiene los siguientes
documentos:
•
Oficio mediante el cual solicita el Certificado de
Intersección del proyecto.
•
Oficio mediante el cual el Ministerio del Ambiente
emite el Certificado de Intersección con el Sistema de
Áreas Protegidas (SNAP), Bosques Protectores (BP) y
Patrimonio Forestal del Estado (PFE).
•
Oficio mediante el cual el proponente, remite las
observaciones realizadas al Estudio de Impacto
Ambiental (EIA) o EIA EXPOST o Auditoría
Ambiental o presenta información adicional solicitada.
•
Oficio mediante el cual solicita la categorización del
proyecto.
•
•
Oficio mediante el cual el Ministerio del Ambiente,
emite la categorización al proyecto presentado.
•
Oficio con el cual se ingresaron los términos de
referencia para Estudio de Impacto Ambiental (EIA),
EX ANTE, EX POST o auditorías ambientales del
proyecto al Ministerio del Ambiente.
Oficio mediante el cual el Ministerio del Ambiente
emite el pronunciamiento favorable al Estudio de
Impacto Ambiental (EIA) o EIA Expost o la aprobación
de auditoría ambiental y solicita al proponente realizar
el pago de tasas por control y seguimiento ambiental,
así como la presentación de la garantía de fiel
cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental.
•
Memorando mediante el cual se solicita el
pronunciamiento de la Subsecretaría de Patrimonio
Natural, para proyectos que intersecten con el Sistema
Nacional de Áreas Protegidas (SNAP).
Oficio mediante el cual el proponente remite copia de
los comprobantes de depósito realizado en el Banco de
Fomento en la cuenta del Ministerio del Ambiente y la
póliza de fiel cumplimiento del Plan de Manejo
Ambiental (PMA).
•
Memorando con el cual la Subsecretaría de Patrimonio
Natural emite el criterio del proyecto que intersecta con
el Sistema Nacional de Áreas Protegidas (SNAP).
Memorando dirigido a la Coordinación General de
Asesoría Jurídica, mediante el cual se solicita la
revisión del borrador de la licencia ambiental.
•
Memorando mediante el cual la Coordinación General
de Asesoría Jurídica emite el pronunciamiento favorable
al borrador de licencia ambiental.
•
Ejemplar de la resolución de la licencia ambiental
otorgada al proyecto, la cual debe estar numerada y
firmada por la autoridad ambiental nacional.
•
•
•
Oficio mediante el cual se observan los términos de
referencia para Estudio de Impacto.
•
Ambiental (EIA), EX ANTE, EX POST o auditorías
ambientales y se comunica al proponente del proyecto.
•
Oficio mediante el cual el proponente, presenta la
información complementario, adicional o la respuesta a
las observaciones realizadas por el Ministerio del
Ambiente.
•
•
Ofició mediante el cual el Ministerio del Ambiente
aprueba los términos de referencia para la elaboración
de estudios EX ANTE o EX POST, o de auditorías
ambientales iniciales o auditorías de cumplimiento..
Oficio, comunicación o informe que respalde la efectiva
realización del proceso de participación social, donde se
indique el lugar, el mecanismo y la fecha de lá
realización del Proceso de Participación Social del
Proyecto.
CAPÍTULO IV
DE LOS MÉTODOS DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTALES
Artículo
28.MICROFILMACIÓN
Y
DIGITALIZACIÓN.- Para su mejor conservación y
utilización, sectores seleccionados del fondo documental de
planta central o direcciones provinciales del Ministerio del
Ambiente serán microfitmados o digitálizádós, tomando en
cuenta , las seguridades que permitan una nítida
reproducción, la autenticidad, inalterabilidad e integridad de
la información.
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14 ~ Edición Especial N° 324 -- Registro Oficial ~ Viernes 17 de agosto del 2012
Los documentos microfilmados o digitalizados serán
eliminados de acuerdo a la Tabla de Plazos de
Conservación de Documentos realizada por la Secretaría
General del Ministerio del Ambiente, que será puesta a
consideración del Consejo Nacional de Archivos para su
autorización de eliminación o traslado al Archivo
Intermedio del Archivo Nacional del país.
Serán digitalizados los documentos que se produzcan y
reciban en planta central y en las direcciones provinciales
del Ministerio del Ambiente de manera inmediata, una vez
recibido el documento este será sometido a su catalogación,
de conformidad con el Cáptalo II del Sistema Documental
y digitalización respectiva.
Artículo 29.- MICROFILMACIÓN.- Una de las formas
de conservación del fondo documental de planta central o
de las direcciones provinciales del Ministerio del Ambiente
es la microfilmación. Para este propósito se observará el
siguiente procedimiento:
Artículo
31.TABLA
DE
PLAZOS
DE
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.- La Secretaría
General preparará una Tabla de Plazos de Conservación
Documental que, luego de ser aprobada por la máxima
autoridad, permitirá eliminar documentos para aprovechar
de mejor manera sus depósitos.
SELECCIÓN.
La selección de los documentos a ser microfilmados será de
responsabilidad de la Secretaría General y de la Dirección
Provincial quienes tomarán como base lo dispuesto en el
presente instructivo.
PROCEDIMIENTO.
El procedimiento para microfilmar documentos contendrá
los siguientes pasos:
•
La
documentación
será
desempastada
o
desencuadernada, cuidando de sacar las grapas, clips y
otras formas de agrupación.
•
Una vez que estén sueltas las hojas, se procederá a
verificar que los documentos sean originales, copias
auténticas o certificadas. Se retirarán las hojas que sean
fotocopias simples, las que no estén debidamente
firmadas, las de documentos incompletos y las
duplicadas.
•
Se lotizarán los documentos, esto significa que serán
agrupadas las hojas en las cantidades que vayan a caber
en cada rollo y se procederá a la microfilmación,
revisando que la microfilmadora esté en condiciones
óptimas y el rollo a ser utilizado no esté caducado.
•
El rollo, luego de completada la microfilmación, será
procesado una vez que se haya revisado la reveladora a
fin de obtener un revelado óptimo.
•
Se realizará una revisión técnica de la calidad de
microfilmación y revelado del rollo. Si este no es de
óptima calidad, se procederá a repetir la
microfilmación.
•
En caso de que se entreguen con posterioridad
documentos de un lote y este ya haya sido
microfilmado, se procederá a su microfilmación en un
rollo de completación el mismo que será descrito
haciendo relación a la ubicación del lote que completa.
Los plazos se aplicarán a documentos de trámite concluido
y que hayan superado la etapa de plazo precaucional; es
decir, que no se constituyan en documentos probatorios de
reclamos posteriores a la conclusión de su trámite. (Anexo
No. 10 y Anexo No. 11)
Para la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación
Documental se observará el valor que tienen los
documentos
como
justificativos
en
los
actos
administrativos, financieros, técnicos y legales, considerará
aquellos documentos históricos de la propia institución y
del Estado y más documentos beneficiosos para futuras
investigaciones.
Los plazos de conservación señalados deberán contarse a
partir del último día al que corresponde el expediente o
grupo documental. Los plazos se aplicarán siempre y
cuando los documentos correspondan a trámites concluidos
y no existiere impugnaciones relacionadas a tal
documentación.
Previa a la eliminación de los documentos que han
cumplido los plazos de conservación, el Ministerio del
Ambiente solicitará la autorización al Consejo Nacional de
Archivos, quien delegará una inspección a la Dirección del
Sistema Nacional de Archivos. Los documentos que esta
institución considere con valor permanente e histórico,
podrán transferirse al archivo intermedio de la
administración pública y aquellos que no sean calificados
como tales se dispondrá su eliminación, previo informe
escrito.
Artículo 32.- ÁREAS FÍSICAS DE LOS ARCHIVOS.La Coordinación General Administrativa Financiera y las
direcciones provinciales, cuidarán que sus depósitos de
archivos tengan un espacio físico adecuado.
Luego de realizado el proceso de microfilmación, los
documentos serán descartados o conservados, según sea
el caso.
Artículo 33.- EQUIPOS PARA ARCHIVOS.- Los
depósitos de archivos estarán dotados de estanterías y
archivadores de gavetas, metálicos. Los documentos serán
conservados en cajas de retención. El aseo, para
preservación de los documentos, se hará utilizando
aspiradora de polvo y deshumificadores para controlar la
humedad en el ambiente.
Artículo 30.- DIGITALIZACIÓN.- Para la digitalización
documental será necesario que el Ministerio del Ambiente
provea del soporte técnico de escáneres, computadoras y el
programa respectivo.
Artículo 34.- PROTECCIÓN A LOS DEPÓSITOS.- Los
depósitos de archivo deberán contar con detectores de humo
y extintores contra incendio. Además, se cuidará que los
documentos no sean expuestos a la luz directa del sol.
•
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Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 - 15
Artículo 35.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.- Una
tarea fundamental del archivo es la descripción documental
que permite el control de la documentación y proporciona la
información para el servicio de consulta interna y externa.
La primera descripción que se realiza es en el archivo
automatizado de ingreso, seguimiento y respuesta del
trámite documental que, además, indica su ubicación física.
Esta descripción tiene varios campos por los que se puede
acceder a la documentación requerida.
Otra descripción es la que realizan las unidades que
mantienen archivos y deben realizarla en el formato del
(Anexo No. 5). Allí se describirán los expedientes, una serie
y las series documentales. Los formatos deberán ser
numerados secuencialmente.
El Registro de Transferencia de Archivos, (Anexo No. 8),
es un tercer documento que sirve para realizar la
transferencia de archivos que, en cada unidad, ha perdido
vigencia y deben reposar en el depósito de la Secretaría
General o Secretaría de las direcciones provinciales. Este
inventario describe el fondo, sección y serie a la que
pertenecen los documentos. Cada sección seguirá una
numeración secuencial específica. El original se archiva en
la Unidad que describe los documentos, para satisfacer
consultas de sus usuarios.
CAPÍTULO V
DE LAS TRANSFERENCIAS
Artículo 36.- TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.- Los
responsables de los archivos de las diferentes unidades,
anualmente en la primera quincena del mes de enero,
seleccionarán la documentación que cumpla lo siguiente:
La documentación a ser transferida deberá ser
exclusivamente anual. Personal de la Secretaría General o
Secretaría de las direcciones provinciales, se harán cargo de
la supervisión de estas transferencias.
Las mencionadas unidades elaborarán el inventario de
transferencia de la documentación, en el formulario
pertinente, y la remitirán a la Secretaría General o
Secretaría de las direcciones provinciales.
La Secretaría General o Secretaría de las direcciones
provinciales tienen la obligación de supervisar la
transferencia de archivos de su área de influencia.
Artículo
37.PREPARACIÓN
FÍSICA
DE
TRANSFERENCIA.- Las operaciones previas a la
transferencia que debe realizar cada unidad deber ser:
•
Revisión de todos los documentos que se vayan a
transferir.
•
Comprobar que los expedientes estén completos,
debidamente organizados por serie documental y
ordenada de manera cronológica, alfabética y/o
documental, según sea el caso.
•
Eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los
originales.
•
Eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y
todos aquellos elementos que sean perjudiciales para la
conservación del papel.
•
La documentación una vez revisada, se introducirá en
cajas de cartón, teniendo en cuenta las siguientes
instrucciones:
El número de archivadores o paquetes que se introduzcan
en cada caja dependerá de su grosor, procurando que no
quede exhaustivamente llena, lo que dificultará su cierre y
manejo, ni demasiado vacía, lo que favorecería la
deformación de los documentos. (Anexo No. 7)
CAPÍTULO VI DE
LA INFORMACIÓN
Artículo 38.- DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN.- Por
disposición del artículo 7 de la Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, y del
artículo 6 de su Reglamento General, la Dirección de
Comunicación y su equivalente en las direcciones
provinciales estarán obligados a difundir su información por
medio de la página web del Ministerio del Ambiente.
Artículo 39.- ACCESO Y CONSULTA DE
ARCHIVOS.- A excepción de documentos calificados
como reservados, la Secretaría General o Secretaría de las
direcciones provinciales están obligados a liberar
información para cualquier ciudadano, siempre y cuando
este requerimiento haya, sido realizado de acuerdo a la ley;
caso contrario se aplicarán las sanciones determinadas en la
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública.
Artículo 40.- ACCESO A LA INFORMACIÓN.- La
autoridad máxima de Planta Central, direcciones
provinciales designarán a los responsables de dar acceso a
la información, en cada Unidad. En Secretaría General, el
responsable será el Secretario General.
i El servicio de acceso a la información será
controlado por medio del Anexo No. 9, que será conservado
y tendrá valor probatorio.
Para préstamo interno de documentos, el responsable de la
entrega del documento verificará que el documento esté
completo y posteriormente en su devolución, el estado en
que se encuentre. Se exigirá un documento de identificación
como garantía de buen uso de la información prestada. Si se
requieren copias simples o certificadas, se procederá a la
entrega del peticionario y llenar el formulario respectivo.
Artículo 41.- PROHIBICIÓN DE ACCESO A LOS
ARCHIVOS RESERVADOS.- El derecho a la intimidad
personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes
serán garantizados por los responsables del acceso a la
información que están obligados a guardar absoluta reserva
sobre el contenido de la documentación a la que acceden.
Su incumplimiento podrá acarrear responsabilidad civil,
administrativa y penal, según los casos.
Documento con posibles errores, digitalizado de la publicación original. Favor verificar con imagen.
No imprima este documento a menos que sea absolutamente necesario.
16 - Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012
Solo la información calificada como tal en los términos de
la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública y su reglamento, no es de libre acceso.
Sin embargo, la reserva que trata el artículo 17 de la Ley
Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública será levantada en el tiempo establecido en dicha
normativa.
Artículo 42.- PROHIBICIONES Y SANCIONES
GENERALES DE ACCESO.- Se prohibe sacar
documentos originales de cualquiera de los archivos de
Planta Central o direcciones provinciales del Ministerio del
Ambiente. Cuando se requiera prestar documentación, se
solicitará a Secretaría General o al Director de las
Direcciones Provinciales para lo cual se elaborarán guías de
responsabilidad a cargo de los custodios de la
documentación que serán responsables hasta por culpa leve.
Los funcionarios, empleados públicos y privados que
infrinjan esta disposición serán sancionados de conformidad
con lo dispuesto en la Ley Orgánica de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, sin perjuicio de las
acciones administrativas, civiles y penales a que hubiere
lugar.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
Se refiere a la creación, distribución, uso, mantenimiento y
disposición de un documento.
CONSERVACIÓN.
Es la actividad de guardar y preservar los documentos en
óptimo estado, evitando su deterioro físico.
CONSULTA.
Es el acto de revisar la información contenida en un
documento de archivo.
CUSTODIA.
Es la responsabilidad de mantener los archivos
preservándolos de mala utilización o de su desaparición
física.
DEPÓSITO.
Es el espacio destinado a la ubicación física de un archivo.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
DOCUMENTACIÓN.
ACTA DE ELIMINACIÓN.
Es el documento elaborado con la finalidad de dar fe de la
eliminación de documentos. Ver anexo 10.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.
Se refiere a los documentos oficiales generados y recibidos
por una institución relacionados con sus funciones.
DOCUMENTO.
Control sistemático de documentos desde su creación hasta
su destino final.
Un documento es el testimonio escrito de una actividad
realizada con un propósito determinado.
ARCHIVALÍA
ELIMINACIÓN.
Todo material escrito, gráfico (mapas, dibujos, planos),
multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audiovisual proveniente
de una entidad, producido o recibido en función de sus
actividades o, en general, relacionado con su vida
administrativa desde el momento en que cumplió su
objetivo inmediato que originó su creación y su
conservación con fines administrativos, jurídicos,
científicos o culturales.
Es la destrucción física de los documentos, basados en
disposiciones legales pertinentes. Se recomienda que el
método sea el reciclaje.
ARCHIVÍSTICA.
FECHAS EXTREMAS.
Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de
los archivos y del tratamiento de sus fondos.
Son aquellas que constan en el primero y último de los
documentos agrupados en un contenedor, asumiendo que
tienen una ordenación cronológica interna.
ARCHIVISTICO.
EXPEDIENTE.
Es la reunión de documentos referidos a una persona o
asunto determinado.
Lo relacionado con la gestión de los archivos.
FONDO DOCUMENTAL.
ARCHIVO.
La totalidad de la documentación producida y recibida por
personas jurídicas o naturales en ejercicio de sus funciones
y que testimonian las actividades que realizan y que han de
dar servicio a la comunidad por medio de la custodia de sus
derechos e intereses y el fomento de la investigación que
ayude al progreso y promueva la cultura.
Entidades o secciones de entidades que retienen, conservan,
ordenan, describen, administran y utilizan la árchivalíá y,
evejntualmente, los documentos que no son archivalía.
CARPETA.
Es el contenedor de cartón que sirve para la conservación de
documentos.
UNIDAD GENERADORA.
Es la dependencia que genera los documentos.
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No imprima este documento a menos que sea absolutamente necesario.
Edición Especial N° 324 ~ Registro Oficial — Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 17
INVENTARIO.
TIPO DOCUMENTAL.
Es la descripción de unidades documentales de una o más
series documentales que sirve, además, como auxiliar de
búsqueda.
Unidad mínima que reúne todas las características
necesarias para ser considerada documento, el tipo
documental es generalmente la unidad básica de la serie.
ORDENACIÓN.
Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta,
un oficio, un informe.
Establecer secuencias dentro de las categorías y grupos de
acuerdo con las series naturales cronológicas y alfabéticas.
VALORACIÓN.
Es la calificación que se da a los documentos tomando en
cuenta parámetros que permitan hacerlo de forma técnica.
SECCIÓN DOCUMENTAL.
División primera del fondo, establecida en virtud de la
estructura orgánica o las líneas de acción del Ministerio de
Ambiente.
SERIE DOCUMENTAL.
División de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma
atribución general y que versan sobre una materia o asunto
específico.
SISTEMA DE ARCHIVOS.
Conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos
con que se conservan y funcionan los archivos.
SOPORTE DOCUMENTAL.
Medio material en el que se asienta la información.
TABLA DE PLAZOS
DOCUMENTAL.
DE
DISPOSICIONES FINALES.
PRIMERA.- En el plazo máximo de 90 días, la Secretaría
General en colaboración con las unidades administrativas de
esta Cartera de Estado, preparará la Tabla de Conservación
Documental, misma que deberá ser revisada por la
Coordinación General de Asesoría Jurídica y Auditoría
Interna y aprobada por parte de la Ministra del Ambiente.
SEGUNDA.- Agregúese al presente Acuerdo Ministerial lo
siguiente; Anexo No. 1, Anexo No. 2, Anexo No. 3, Anexo
No. 4, Anexo No. 5, Anexo No. 6, Anexo No. 7, Anexo No.
8, Anexo No. 9, Anexo No. 10, Anexo No. 11, formularios
creados por la Secretaría General para su funcionamiento y
aplicación.
TERCERA.- El presente Acuerdo entrará en vigencia a
partir de la fecha de su suscripción, sin perjuicio de su
publicación en el Registro Oficial.
Quito, a 5 de octubre del 2011.
CONSERVACIÓN
Listado de tipos, series, asuntos a los que se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
Comuníquese y publíquese.
f.) Marcela Aguiñaga Vallejo, Ministra del Ambiente.
ANEXO No. 1: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
NO.
TRÁMITE
PROCEDENCIA
DOCUMENTO
ANEXOS
ENVIADO A
FECHA
ENVÍO
FECHA
RECEPCIÓN
■
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PERSONA
RECIBE
18 -- Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012
ANEXO No. 2: FORMATO OFICIO ORIGINAL
Oficio No. MAE-SCA-2010-3651 Quito, 8 de noviembre del 2010 Señora
Anabella Aguirre ASISTENTE DE
PRESIDENCIA ASEGURADORA
DEL SUR Presente:
De mi consideración:
ASUNTO:
RENOVACIÓN PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD
Por cuanto el 26 de abril del 2010 vence la Póliza de Responsabilidad Civil que su Empresa tiene presentada ante
MINISTERIO DEL AMBIENTE, por el valor de USD 1.500.000,00, solicito a usted se proceda a su renovación.
Es necesario que conste en esta póliza una cobertura que cubra cualquier siniestro y perjuicio que pueda producirse én las
instalaciones de MINISTERIO DEL AMBIENTE durante las operaciones de recepción y despacho del producto, daños a
terceros, a sus bienes y daños al medio ambiente.
Agradeceré enviar el original del mencionado documento al Área de Seguros y Garantías de MINISTERIO DEL AMBIENTE.
Econ. CARLOS CEPEDA JEFE
UNIDAD DE SEGURO.
ANEXO No. 2: FORMATO OFICIO COPIA
OFICIO No. (MAE-SCA-2010-3651)(MAYÚSCULAS Y NEGRILLAS)
Quito, 8 de noviembre del 2010 (negrillas)
Quito DM (Sin negrillas)
(Tres espacios)
Señora (Si tiene título solo este) ANABELLA AGUIRRE
(negrillas MAYÚSCULAS) ASISTENTE DE PRESIDENCIA
(negrillas MAYÚSCULAS) ASEGURADORA DEL SUR
(negrillas MAYÚSCULAS) Ciudad
(Tres espacios) De mi
consideración: (doble
espacio)
ASUNTO: RENOVACIÓN PÓLIZA RESPONSABILIDAD (Negrillas MAYÚSCULAS)
(Doble espacio)
Por cuanto el 26 de abril del 2010 vence la Póliza de Responsabilidad Civil que su Empresa tiene presentada ante MINISTERIO
DEL AMBIENTE , por el valor de USD$ 1.500.000,00, solicito a usted se proceda a su renovación. (Doble espacio)
Es necesario que conste en esta póliza una cobertura que cubra cualquier siniestro y perjuicio que pueda producirse en las
instalaciones de MINISTERIO DEL AMBIENTE durante las operaciones de recepción y despacho del producto, daños a
terceros, a sus, bienes, y daños al medio ambiente. (Doble espacio)
Agradeceré, enviar el original del mencionado documento al Área de Segurps y Garantías de MINISTERIO DEL AMBIENTE.
(Doble espacio)
Econ. JORGE CEPEDA (Negrillas MAYÚSCULAS) JEFE
UNIDAD DE SEGUROS (Negrillas MAYÚSCULAS)
(Doble espacio)
Adj.: Lo indicado; (detallar si es del caso)
CC: título, nombre, cargo y Empresa
(Doble espacio)
SIGLAS (MAYÚSCULAS, orden jerárquico descendente en línea horizontal)
FECHA ELABORACIÓN (Año-mes-día).
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Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 - 19
ANEXO No. 3: FORMATO MEMO ORIGINAL
Memorando No.MAE-DPS-2010-0679
Quito, 22 de noviembre de 2010
PARA:
Ing. CARLOS RAMÍREZ
Subsecretario de Calidad Ambiental
ASUNTO:
AUTORIZACIÓN TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA
De mi consideración:
En razón del tiempo de uso, el reloj estampador del sector de recepción de correspondencia, ha concluido su vida útil.
Con este antecedente, por ser una herramienta indispensable, solicito se sirva autorizar que del presupuesto de la Unidad
Administrativa se disponga de US$537.60, del rubro "XXXX YYYY" a fin de adquirir el mencionado reloj.
Atentamente,
Lcda. María Vargas Director
Provincial Sucumbíos
Adjunto:
ANEXO No. 3: FORMATO MEMO COPIA
Memorando No. MAE-DPS-2010-0679
Quito, 22 de noviembre de 2010
PARA:
(Doble espacio)
ASUNTO:
(Doble espacio)
Ing. CARLOS RAMÍREZ
Subsecretario de Calidad Ambiental (Doble espacio)
AUTORIZACIÓN TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA
De mi consideración:
En razón del tiempo de uso, el reloj estampador del sector de recepción de correspondencia, ha concluido su vida útil.
(Doble espacio)
Con este antecedente, por ser una herramienta indispensable, solicito se sirva autorizar que del presupuesto de la Unidad
Administrativa se disponga de US$537.60, del rubro "XXXX YYYY" a fin de adquirir el mencionado reloj.
Atentamente,
Lcda. María Vargas Director
Provincial Sucumbíos
Adjunto:
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20 ~ Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012
ANEXO No. 4: MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
FORMULARIO: GUIA ENVÍO CORRESPONDENCIA LOCAL, NACIONAL E INTERNACIONAL
CAMPO
Sigla y No. Guía:
Código de envío:
Ciudad:
Entregado por:
Tipo y No. de documento
Destinatario:
Anexos:
Elaborado por:
Fecha de elaboración:
DATOS A SER CONSIGNADOS
Sigla de la Unidad que envía y número secuencial de la guía.
Número de guía de transporte del courier.
Nombre de la Ciudad o País de destino.
Nombre del courier que entrega los documentos.
Tipo documental y número del documento que se envía.
Cargo y nombre de la persona natural, representante legal al que está dirigida la
correspondencia.
Si hay algún dato relevante del envío.
Nombre de la persona que elabora la guía.
Fecha de elaboración de la guia.
ANEXO No. 4: FORMULARIO: GUÍA ENVIÓ CORRESPONDENCIA LOCAL, NACIONAL
E INTERNACIONAL
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
Sigla y No. Guía:'............................................................................
Código de envío:
SECRETARÍA GENERAL
Destinatario:
MINISTERIO DEL AMBIENTE
Entregado por:
TIPO Y NRO. DE
DOCUMENTO
DESTINATARIO
CIUDAD
ANEXOS
Elaborado por:.................................................................
Fecha de elaboración: ...............................................
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Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 ~ 21
ANEXO No. 5: FORMULARIO: TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
CAMPO
DATOS A SER CONSIGNADOS
Sigla Unidad:
Ciudad:
Entregado por:
Tipo y No. de documento
Anexos:
Elaborado por:
Recibido por:
Fecha de elaboración:
Fecha de recepción:
Firma de recepción:
Firma de aprobación:
Sigla de la unidad que envía el documento al archivo
Nombre de la Ciudad.
Nombre de la persona que entrega los documentos.
Tipo documental y número del documento que se entrega.
Si hay algún dato relevante
Nombre de la persona que elabora la guía.
Persona que recibe la documentación
Fecha de elaboración de la guía.
Fecha en que se recibe la guia.
Firma de responsabilidad de quien recibe la guía.
Firma de la persona que aprueba el envío de documentos
ANEXO No. 5: FORMULARIO: TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
Sigla Unidad: .
Ciudad: ..........
Entregado por:
TIPO
DOCUMENTAL
NO. DE
REGISTRO
NRO. DE
DOCUMENTO
Elaborado por: .............................................
Fecha de elaboración: ..............................
FIRMA DE APROBACIÓN
CANTIDAD
ANEXOS
OBSERVACIONES
Recibido por: ...........
Fecha de Recepción:
FIRMA DE RECEPCIÓN
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2Z - Edicjpn Especial N° 32£ - Registro Oficial r- Viernes 17 de agosto del 2W2
ANJEXO No. 6: FORMULARIO: REGISTRO DE ENTREGA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL
(Préstamo)
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
CAMPO
DATpS A SER CONSIGNADOS
Fecha:
Fotocopia:
Fotofilm:
Certificación:
Préstamo:
Fecha de devolución:
Tipo y número:
Fecha:
Hoj as/Rollos /Volúmenes:
Asunto:
Solicitado por:
Dependencia: ■
Firma y Nro. de Rol:
Autorizado por:
Día, mes y afio en que se hace la solicitud.
Si se entrega una fotocopia del documento.
Si se entrega una reproducción de microfilm.
Si se entrega una copia certificada del documento.
Si se entrega el documento del archivo
Día, mes y año de plazo para devolver el documento
Tipo documental y número del documento solicitado
Fecha del documento solicitado.
Cantidad (en hojas, rollos o volúmenes) de documentos entregados al peticionario.
Asunto de que trata el documento solicitado.
Nombre de la persona que solicita el documento.
Unidad donde labora la persona que solicita el documento.
Firma de la persona que solicita el documento.
Nombre del jefe de la Unidad de quien solicita el documento (si no es el jefe quien solicita)
Dependencia:
Firma:
Recibido por Secretaría
General:
Firma:
Unidad del Jefe que autoriza la solicitud.
Firma del funcionario que autoriza la solicitud.
Nombre del funcionario que recibe el documento .
solicitado o entrega una reproducción del mismo
Firma del funcionario de Archivo que entrega el documento reproducido o recibe el
documento prestado.
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Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 -- 23
ANEXO No. 7: FORMULARIO: INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
CAMPO
Nombre
de
Administrativa:
Hoja No.:
la
CAMPO DATOS A SER CONSIGNADOS
Unidad
Unidad que elabora el inventario
Numeración secuencial de control.
Pertenece a la Serie Documental:
Nombre de la serie documental.
Número registro:
Número de ruta asignado al documento al inicio de su trámite.
Fecha del documento:
Si se entrega el documento del archivo
Descripción del contenido:
Resumen del asunto del que trata el documento descrito.
Número anexos:
Detalle de adjuntos que se encuentran con el documento.
Ubicación física:
Ubicación física del documento (archivador, estante, bandeja).
Observaciones:
Datos adicionales relevantes referentes a! documento-.
Responsable de la elaboración:
Nombre y cargo de la personal que elabora el Inventario.
ANEXO No. 7:
INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA:......................................................
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN: ................................
PERTENECE A LA SERIE DOCUMENTAL: .............................
NUMERO
REGISTRO
FECHA DEL
DOCUMENTO
DESCRIPCIÓN
DEL
CONTENIDO
NUMERO
DE
ANEXOS
HOJA No.:..............................
UBICACIÓN FÍSICA
EN
ESTANTERÍAS/CAJAS
OBSERVACIONES
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24 -- Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012
ANEXO No. 8: REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
CAMPO
DATOS A SER CONSIGNADOS
Entidad productora:
Registrar el nombre de la matriz o sucursales
Unidad:
Registrar el nombre de la Unidad y/o Dependencia.
Responsable del archivo:
Nombre de quien elabora el inventario.
Fecha:
Afio, mes y día de elaboración de la descripción.
Responsable de recepción:
Nombre y cargo de funcionario que recibe la documentación
Tipo documental:
Registrar el tipo documental
Ario:
Registrar el año al que corresponde el contenedor.
Fechas tope:
Registro de fechas inicial y final de los documentos del contenedor.
Números tope:
Se registrarán números inicial y final cuando se trate de secuencias numéricas.
Plazo de conservación:
El tiempo que se conservará la documentación
Descripción:
Se registrará tal como se encuentre descrito en el contenedor.
Contenedor:
Medio físico en el que están guardados los documentos
Número de caja:
Lugar donde se ubicarán varios contenedores
Observaciones:
Se registrará la cantidad y novedades de los contenedores.
Signatura topográfica:
Identificación del contenedor:
Código del lugar donde se encuentra ubicado el contenedor físicamente, dentro del
depósito.
Sigla de identificación individual del contenedor dentro de una serie.
Estado:
Determinación del estado físico de la documentación.
ANEXO No. 8: REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
Entidad Productora:
Unidad:
Responsable de Archivo:
Fecha:
Responsable de Recepción:
Tipo documental:
Año:
Fechas Tope:
Números Tope:
Desde
Desde:
Hasta
Hasta:
Plazo de conservación:
Descripción:
Contenedor:
Número Caja:
Observaciones:
Signatura Topográfica:
Identificación de Contenedor:
Estado:
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Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012 -
25
ANEXO No. 9: FORMULARIO: SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
CAMPO
DATOS A SER CONSIGNADOS
Nombre de la Unidad Administrativa:
Nombre del área que proporciona la información.
Hoja No.:
Numeración secuencial anual del formulario.
Datos del solicitante:
Nombres y apellidos del solicitante, número de cédula de identidad o
pasaporte, dirección domiciliaria, lugar de trabajo, teléfono y E. Mail.
Datos de la consulta:
Detalle de la información solicitada.
Firma del solicitante:
Firma completa.
Fecha de la solicitud:
Día, mes y año.
Aprobado por:
Persona que aprueba el préstamo
Código de ubicación Física:
Datos de ubicación física del documento (caja, estante y otros).
Número de fojas:
Indicación de fojas, incluidos anexos y otros.
Visto Bueno:
Firma de quien recibe la documentación.
Observaciones:
Datos adicionales relevantes acerca de la devolución.
Detalle de copias entregadas:
Detalle de documentos cuyas copias han sido entregadas.
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26 -- Edición Especial N° 324 - Registro Oficial - Viernes 17 de agosto del 2012
ANEXO No. 9: SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARIA GENERAL
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27
ANEXO No. 10: INVENTARIO MANUAL DE REGISTROS PARA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
CAMPO
DATOS A SER CONSIGNADOS
Nivel:
Descripción de los niveles documentales de acuerdo a su catalogación.
Técnico Responsable:
Nombre de la persona responsable de ingreso del inventario
Fecha:
Fecha actual, día, mes y año.
Hoja:
Número de hoja del inventario actual
Caja No.:
Número de caja
Reg. No.:
Número de registro
Tipo de Cont.:
Tipo de contenido
Descripción del contenido:
Descripción del contenido actual
Piezas documentales:
Número de piezas documentales
Afto(s):
Año del documento
Fecha Destrucción:
Fecha de destrucción del documento si aplica colocar día, mes y año, sino colocar la
palabra NO de no aplica
Código del sello seguridad
Código de Sello de Seguridad.:
ANEXO No. 10:
INVENTARIO MANUAL DE REGISTROS PARA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
NIVEL:
FECHA:
TÉCNICO
RESPONSABLE
CAJA
REG.
NO.
TIPO DE
CONT.
DESCRIPCIÓN
DEL
CONTENIDO
PIEZAS
DOCUMENTALES
HOJA:
ANO(S)
FECHA
DESTRUCCIÓN
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No imprima este documento a menos que sea absolutamente necesario.
CÓDIGO
DE SELLO
DE SEG.
28 - Edición Especial N° 324 - Registro Oficial -- Viernes 17 de agosto del 2012
ANEXO 11: FORMULARIO TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
CAMPO
DATOS A SER CONSIGNADOS
Hoja No.:
Numeración consecutiva de cada hoja que contiene la información.
Descripción del Contenido:
Datos detallados de cada expediente o Grupo Documental.
Oficina Emisora:
Nombre de la Unidad donde se encuentran los Expedientes o Grupos Documentales.
Plazo de Conservación:
Plazo establecido en años por cada expediente o Grupo documental o en letras cuando se
trata de conservación PERMANENTE.
Ubicación Física:
Lugar donde se encuentra ubicado los expedientes o grupos documentales (caja/estante/
bandeja)
Observaciones:
Datos adicionales referentes a los documentos
Responsable de la revisión en
el AAC:
Nombre, cargo y firma del responsable del Área de Archivo Central.
ANEXO 11:
FORMULARIO TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
MINISTERIO DEL AMBIENTE SECRETARÍA GENERAL
HojaNro.:_
OFICINA
EMISORA
ELABORADO P
RESPONSABLE
APROBADO PC
DESCRIPCIÓN DEL
CONTENIDO
PLAZO DE
CONSERVACIÓN
UBICACIÓN FÍSICA
CAJA/ESTANTE/BANDEJA
OBSERVACIONES
OR: .............................................
DE LA REVISIÓN:
R: ...........................................
MINISTERIO DEL AMBIENTE, SECRETARÍA GENERAL: Certifico que las 37 fojas son fiel copia del original, al que
me remito en caso de ser necesario.- Quito, a 30 de enero del 2012.- f.) José Vicente del Pozo Moreira, Secretario General.
Ministerio del Ambiente.
Documento con posibles errores, digitalizado de la publicación original. Favor verificar con imagen.
No imprima este documento a menos que sea absolutamente necesario.